Servicios de limpieza

Eurowin 8.0 SQL

Manual del módulo

SERVICIOS DE

LIMPIEZA

Documento: me_serviciosdelimpieza

Edición: 6

Nombre: Manual del módulo Servicios de Limpieza de Eurowin 8.0 SQL

Fecha: 30-04-2012

Manual del módulo Servicios de Limpieza

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Tabla de contenidos

1. Introducción ........................................................................................................................... 5

1.1. Compatibilidades ............................................................................................................................... 5

1.2. Requisitos ........................................................................................................................................... 5

1.3. Resumen de características de Eurowin Servicios de Limpieza ....................................................... 6

1.4. Diagrama de trabajo ........................................................................................................................... 8

1.5. Instalación .......................................................................................................................................... 9

1.6. Actualización .................................................................................................................................... 10

2. Módulo Servicios de Limpieza .............................................................................................. 11

2.1. Configuración ................................................................................................................................... 11

2.1.1. Configuración del módulo .......................................................................................................... 11

2.1.2. Configuración de Servicios ......................................................................................................... 12

2.2. Mantenimientos ................................................................................................................................ 13

2.2.1. Mantenimiento de técnicos ......................................................................................................... 13

2.2.2. Mantenimiento de trabajos.......................................................................................................... 13

2.2.3. Periodos de no servicio clientes .................................................................................................. 14

2.2.4. Periodos de no servicio de poblaciones ...................................................................................... 14

2.2.5. Asignar almacén a operarios ....................................................................................................... 15

2.2.6. Mantenimiento de clientes .......................................................................................................... 15

2.2.6.1. Información adicional ........................................................................................................................... 16

2.2.7. Creación simplificada de clientes ................................................................................................ 16

2.3. Cuotas .............................................................................................................................................. 17

2.3.1. Entrada de cuotas ...................................................................................................................... 17

2.3.2. Trabajos de las cuotas ................................................................................................................ 19

2.3.3. Materiales de las cuotas ............................................................................................................. 20

2.3.4. Traspaso de trabajos .................................................................................................................. 22

2.3.5. Facturación de cuotas ................................................................................................................ 22

2.4. Generadores ..................................................................................................................................... 25

2.4.1. Generador automático de servicios............................................................................................. 25

2.4.2. Generador de albaranes de entrega ........................................................................................... 27

2.5. Encuestas ......................................................................................................................................... 28

2.5.1. Plantilla de encuestas ................................................................................................................. 29

2.5.1.1. Variables para el report de la plantilla de encuestas .............................................................................. 29

2.5.2. Diseño de plantillas de encuesta ................................................................................................. 30

2.5.3. Generador de Encuestas ............................................................................................................ 31

2.5.4. Encuestas ................................................................................................................................... 32

2.5.4.1. Cálculo de la nota ................................................................................................................................ 34

2.5.5. Listado de encuestas .................................................................................................................. 34


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2.6. Inspecciones .................................................................................................................................... 35

2.6.1. Plantillas de inspecciones ........................................................................................................... 36

2.6.2. Índice de inspección ................................................................................................................... 37

2.6.3. Mantenimiento de inspecciones .................................................................................................. 39

2.6.4. Listado de inspecciones ............................................................................................................. 41

3. Módulo Servicios .................................................................................................................. 43

3.1. Servicios ........................................................................................................................................... 43

3.1.1. Generar albarán de venta del servicio ......................................................................................... 45

3.1.2. Entrada de horas del servicio ...................................................................................................... 46

3.1.3. Entrada de material del servicio .................................................................................................. 47

3.2. Orden de trabajo especial ................................................................................................................ 47

4. Anexo ................................................................................................................................... 49

4.1. Novedades de la tercera edición del manual del módulo Servicios de Limpieza ........................... 49


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1. Introducción

Eurowin Servicios de Limpieza es un sectorial incluido en Eurowin 8.0 SQL estándar. Como su nombre

indica está destinado principalmente a empresas que se dedican a realizar servicios de limpieza. El

programa automatiza la creación, asignación y control de trabajos y entrega de material a los clientes por

cuotas y por dirección.

Además podemos conocer el grado de satisfacción de los clientes por los servicios recibidos, mediante

encuestas creadas por el mismo usuario según las necesidades de cada empresa y de cada servicio.

También permite realizar un seguimiento de los trabajos realizados a través de las inspecciones internas

configuradas por el usuario con un sistema de puntuación que permite obtener una valoración global y saber

los aspectos que se deben mejorar.

1.1. Compatibilidades

El módulo Servicios de Limpieza requiere del módulo Servicios estándar. Como veremos en el capítulo de la

instalación, al instalar el módulo Servicios de Limpieza se instala automáticamente el módulo Servicios.

Servicios de Limpieza se puede instalar conjuntamente con los siguientes módulos de Eurowin 8.0 SQL,

aunque no tengan una relación directa:

- Amortizaciones

- Gestión documental

- Gestión de rappels

- Televenta

- TPV

- Visitas

Módulo requerido:

- Servicios

1.2. Requisitos

Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza necesita la misma configuración de software y de

hardware que se necesita para trabajar con Eurowin 8.0 SQL estándar. Los requisitos se pueden consultar

en la siguiente página de Internet: http://www.sageeurowin.com/requisitos

http://www.sageeurowin.com/requisitos


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1.3. Resumen de características de Eurowin Servicios de

Limpieza

Las características principales del módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin 8.0 SQL son:

Gestión de cuotas de servicios para clientes.

Control por cuota de los trabajos a realizar y de los materiales necesarios.

Generación automática de los partes de servicios con los trabajos a realizar.

Albaranes de venta automáticos de entrega de los materiales de los servicios.

Introducción de períodos de no servicio de los clientes y por población.

Órdenes de trabajo especiales como contratos de servicios.

Evaluación de la satisfacción del cliente mediante encuestas.

Inspecciones internas para control de calidad de servicio.

GESTIÓN DE CUOTAS DE SERVICIOS PARA CLIENTES

Para cada cliente se pueden establecer las distintas cuotas que se le van a cobrar en función de los

servicios pactados con el cliente. Para cada cuota se establecen los trabajos a realizar y el material que se

necesario.

TRABAJOS DE LAS CUOTAS

En cada trabajo se puede establecer su periodicidad, que puede ser: semanal, quincenal u otra; el técnico

que va a realizar el trabajo, las horas previstas de duración y la dirección de ejecución del mismo. Según la

frecuencia seleccionada determina los días en que van a ejecutar dichos servicios (día de la semana en el

semanal y días del mes en las otras dos).

MATERIALES DE LAS CUOTAS

En cada línea de material se puede indicar si éste va incluido en la cuota o se va a facturar aparte; el

encargado del material del servicio y la dirección donde debe enviarse.

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS PARTES DE SERVICIOS

Con la información introducida de los trabajos en las cuotas de los clientes, el programa ofrece la posibilidad

de generar automáticamente los partes de servicio para los operarios, fechas y frecuencia de servicio

establecidos. Una vez generados los partes de servicio se pueden controlar los servicios que debe realizar

un técnico en un día determinado. El parte se puede imprimir para que lo firme el cliente. Una vez realizado

el servicio se da por cerrado, de forma que se puede realizar el seguimiento de los partes pendientes.

ALBARANES AUTOMÁTICOS DE LOS MATERIALES DE LOS SERVICIOS

Utilizando la información de los materiales necesarios para realizar los servicios a los clientes, Eurowin

permite generar automáticamente los albaranes de venta correspondientes para dar de baja de stock el

material utilizado; el almacén de salida es el indicado en el encargado. Estos albaranes se marcan

automáticamente como facturables o no según lo estipulado en la cuota del cliente. Se genera un albarán

por cada cliente y dirección localizados a partir de la selección inicial.


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PERÍODOS DE NO SERVICIO POR CLIENTE O POR POBLACIÓN

Con los períodos de no servicio por cliente, el usuario indica para cada cliente los períodos en los que éste

no desea que se le realice ningún servicio.

Del mismo modo se puede indicar un periodo de no servicio para las poblaciones.

Tanto la generación automática de partes de servicio como la de albaranes de materiales, si la fecha de

servicio está incluida dentro de un período de no servicio no se generará el servicio ni el albarán.

ENCUESTAS

Mediante las encuestas se puede evaluar la satisfacción de los clientes por los servicios recibidos. El

programa permite diseñar distintas plantillas de encuestas personalizadas con un sistema de puntuación.

INSPECCIONES

Las inspecciones internas permiten realizar un control de calidad en el domicilio del cliente de los servicios

prestados por nuestros operarios. Se pueden configurar distintas plantillas con los aspectos a revisar

asignando una puntuación a cada uno.


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1.4. Diagrama de trabajo

Diagrama general de trabajo con Eurowin Servicios de Limpieza:

Ilustración 1. Esquema de trabajo de Eurowin Servicios de Limpieza

Mantenimiento de clientes

Servicios

Asignación de cuotas a clientes

Albaranes de entrega de material

Mantenimientos: Técnicos Trabajos

Periodos de no servicio: Clientes Poblaciones

Entrada de cuotas Materiales de la cuota Trabajos de la cuota

Generadores

Encuestas: Plantillas Generar a clientes Encuesta. Valoración Listado

Inspecciones internas: Plantillas Generar a clientes Inspección. Valoración Listado

Control de calidad

Facturación de cuotas Orden de trabajo

especial


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1.5. Instalación

La instalación del módulo de Servicios de Limpieza se realiza con el CD de Eurowin 8.0 SQL estándar. Al

ejecutar el programa Instalar.exe aparece la pantalla de bienvenida y el contrato de la licencia.

A continuación hay que indicar el tipo de instalación del servidor, del terminal y los módulos adicionales,

indicando las rutas correspondientes.

Ilustración 2. Instalación de Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza


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En el siguiente paso hay que validar la licencia. Después de introducir el código de la licencia impreso en la

hoja de registro que se encuentra en la caja de Eurowin, el programa genera el código de instalación. Si el

ordenador tiene disponible la conexión a Internet, al pulsar el botón Internet se obtiene el código de

autorización. En el caso de no tener conexión a Internet hay que llamar al departamento de Soporte de

Eurowin al teléfono 902.888.002 y facilitar el Nº de licencia y el código de instalación para obtener el código

de autorización. Una vez activada la licencia hay que introducir los datos de la primera empresa.

A continuación, en la página Instalación de módulos, si no lo está hay que marcar la opción “Servicios de

Limpieza”. En ese momento aparece el código en la columna Licencia. Hay que facilitar este código al

operador del departamento de Soporte para obtener el código de autorización. Automáticamente también

se activa el módulo de Servicios el cual no se debe desmarcar porque para trabajar con Servicios de

Limpieza hay que instalar los dos módulos conjuntamente: Servicios de Limpieza y Servicios.

1.6. Actualización

La actualización se realiza con el CD de instalación de Eurowin 8.0 SQL. En la raíz del CD se encuentra el

fichero actualiza2008.exe. Al ejecutarlo, si existe conexión a Internet el programa descarga automáticamente

la última versión de los ficheros necesarios para realizar la actualización. Al terminar la descarga se inicia el

proceso de actualización.

En primer lugar se debe introducir la contraseña del usuario Supervisor, puesto que es el único autorizado

para realizar la actualización.

No se puede actualizar Eurowin si el cliente no tiene contratada la correspondiente cuota de mantenimiento

del programa. En este caso, al iniciar la actualización aparece el siguiente mensaje:

“Para adquirir una nueva actualización póngase en contacto con su proveedor de Eurowin”.

Ilustración 3. Actualización de Eurowin 8.0 SQL con el módulo de Servicios de Limpieza


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Ilustración 4. Menú del módulo de Servicios de Limpieza

2. Módulo Servicios de Limpieza

El módulo de Servicios de Limpieza no aparece en la lista de módulos de la barra de herramientas de

Eurowin, se encuentra en el módulo Ventas. En el menú Limpieza del módulo de Ventas están las opciones

del módulo:

Configuración del módulo Servicios Orden de trabajo especial Mantenimiento de técnicos Mantenimiento de trabajos Periodos de no servicio clientes Periodos de no servicio poblaciones Asignar almacén a operarios Trabajos de las cuotas Materiales de las cuotas Traspaso de trabajos Generador automático de servicios Generador de albaranes de entrega Plantilla de encuestas Generador de encuestas Encuestas Listado de encuestas Plantillas de inspecciones Índice de inspección Mantenimiento de inspecciones Listado de inspecciones

2.1. Configuración

2.1.1. Configuración del módulo

La primera opción es la configuración del módulo.

Sirve para indicar el valor predeterminado de las opciones en la pantalla de facturación de cuotas de

clientes. Está disponible a partir de Abril de 2009.

Las opciones que se pueden configurar son las siguientes:

Generar albarán de venta

Factura automática

Visualizar importes de las cuotas

Generar un albarán por concepto

Vendedor

F. de pago


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2.1.2. Configuración de Servicios

El módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin permite gestionar las empresas dedicadas a la prestación

de servicios de limpieza, desde la planificación y contratación de los servicios hasta su facturación y

posterior control de calidad.

Al empezar a trabajar es importante dar de alta y configurar tantos artículos Hora y Kilómetro como precios

de venta diferentes existan de horas y kilómetros; estos artículos se asignan en el mantenimiento de

técnicos. Al generar los albaranes de venta de los trabajos realizados por los técnicos se aplican estos

precios.

También es importante dar de alta los artículos correspondientes a los materiales de limpieza que se utilizan

ya que, durante la gestión se planifican las necesidades del material a utilizar en los servicios para nuestros

clientes e incluso facturarlos a parte de las cuotas.

Ilustración 5. Configuración del módulo


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2.2. Mantenimientos

2.2.1. Mantenimiento de técnicos

En el mantenimiento de técnicos se pueden dar de alta, consultar y modificar los datos de los técnicos que

van a realizar los servicios de limpieza.

Datos de la pantalla

Código: Código que identifica el técnico en la aplicación.

Nombre: Nombre del técnico.

Empleado: Código del empleado asociado al técnico. Se utiliza cuando está activada la opción de empresa

“Control de horas avanzado” al introducir las horas del técnico/empleado para el módulo de montajes.

Artículo hora: Código del artículo horas para el técnico. Es el que se aplica al generar el albarán de venta de

los servicios del técnico. Si se deja en blanco se utiliza el de la configuración del módulo de servicios.

Artículo Km: Código del artículo km para el técnico. Es el que se aplica al generar el albarán de venta de los

servicios del técnico. Si se deja en blanco se utiliza el de la configuración del módulo de servicios.

Precio de coste horas: Coste de las horas del técnico en el albarán de venta.

Precio de coste kms: Coste del artículo km del técnico.

Ruta: Ruta asignada al técnico.

Zona: Zona de la ruta.

Horas: Total de horas diarias de trabajo del técnico. Se calcula automáticamente a partir de los horarios de

mañana y de tarde.

Mañana: Horario de mañana.

Tarde: Horario de tarde.

2.2.2. Mantenimiento de trabajos

En el mantenimiento de trabajos se dan de alta los distintos trabajos que ofrece la empresa a sus clientes.

Ilustración 6. Mantenimiento de técnicos


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Consta de un código y un nombre. Se utiliza en el apartado Trabajos de la opción Trabajos de las cuotas y

en la entrada de horas del servicio.

2.2.3. Periodos de no servicio clientes

En la opción de Periodos de no servicio clientes se pueden anotar los periodos en los que no hay que dar

servicio a una dirección concreta de un cliente, por ejemplo por vacaciones y cierre del local.

La generación automática de servicios, encuestas e inspecciones tienen en cuenta estos periodos para no

generar ningún servicio, encuesta o inspección en el periodo señalado en cada dirección de los clientes.

En la cabecera de la pantalla hay que seleccionar un cliente.

En el apartado Direcciones de envío aparecen las distintas direcciones del cliente. Hay que seleccionar una

dirección y en el apartado Periodos introducir las fechas de inicio y final de los periodos anuales de no

servicio para la dirección del cliente.

2.2.4. Periodos de no servicio de poblaciones

En la opción Periodos de no servicio de poblaciones se pueden anotar los periodos en los que no se puede

dar servicio en una localidad concreta, por ejemplo por ser las fiestas patronales.

La generación automática de servicios, encuestas e inspecciones tienen en cuenta estos periodos para no

asignar ningún servicio, encuesta o inspección en la población dentro del periodo establecido.

Ilustración 7. Mantenimiento de trabajos

Ilustración 8. Periodos de no servicio clientes


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2.2.5. Asignar almacén a operarios

La asignación de almacén a operarios se utiliza en la generación de albaranes de entrega para aplicar al

albarán de venta el almacén del operario encargado del control de material entregado.

Como se puede observar en la pantalla “Materiales de las cuotas”, el almacén no se puede seleccionar sino

que va ligado al encargado (operario) del material.

Esta opción permite asignar a cada operario un almacén por defecto, de manera que al introducir el

encargado del material automáticamente se asigna el almacén correspondiente.

2.2.6. Mantenimiento de clientes

Desde el mantenimiento estándar de clientes se puede acceder a la configuración de las cuotas y a la

información adicional del cliente para el módulo de Servicios de Limpieza.

Ilustración 9. Periodo de no servicio de poblaciones

Ilustración 10. Asignar almacén a operarios


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2.2.6.1. Información adicional

En la pantalla de Información adicional del cliente aparecen las distintas direcciones del cliente para las

cuales se puede indicar si se desea realizar encuestas e inspecciones.

Datos

Tipo de inspección: Tipo de inspección que se realizará al cliente. Es válido para todas las direcciones.

Dirección, código postal, población: Dirección del cliente.

Inspecc.: Marcar para habilitar la realización de inspecciones en la dirección del cliente.

Ú. Inspección: Fecha de la última inspección realizada al cliente. Es un campo informativo.

Encuesta: Marcar para habilitar la realización de encuestas en la dirección del cliente.

Últ. encues: Fecha de la última encuesta realizada al cliente. Es un campo informativo.

2.2.7. Creación simplificada de clientes

El botón F5 de mantenimiento de clientes de las pantallas propias del módulo Servicios de Limpieza

presenta la gestión reducida que permite dar de alta nuevos clientes de forma rápida. Además, mediante el

Ilustración 11. Mantenimiento de clientes


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botón Cuotas se pueden indicar las cuotas del cliente. Más adelante, desde el mantenimiento de clientes se

deberá completar la información del cliente y de las cuotas del mismo, como el importe y los meses de

cobro.

2.3. Cuotas

Mediante las cuotas se gestionan los servicios a clientes.

Para la gestión de las cuotas hay cinco etapas:

Entrada de cuotas

Trabajos de las cuotas

Materiales de las cuotas

Traspaso de trabajos

Facturación de cuotas

2.3.1. Entrada de cuotas

En la ficha del cliente al pulsar el botón Cuotas, el programa muestra la pantalla de Entrada de cuotas del

cliente. En esta pantalla se asignan y configuran las cuotas que se cobran a los clientes por servicios varios.

También se puede acceder desde la opción Cuotas del menú Albaranes del módulo de Ventas.

Datos

Código: Código de la cuota, al introducirlo aparece el concepto o nombre de la cuota.

Descripción: Definición de introducción manual para la cuota del cliente.

Importe: Importe de la cuota.

Fecha ini.: Fecha inicial de vigencia de cuota.

Fecha fin: Fecha a partir de la cual no se cobra la cuota.

C.: Número de copias de la factura a imprimir en la facturación de la cuota.

Tipo: De facturación. Puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o otros. Según el tipo marcado se

seleccionan automáticamente los meses. Con la opción Otros hay que marcar los meses manualmente.

Ilustración 12. Creación simplificada de clientes


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Meses en que se cobra la cuota: Independientemente del tipo seleccionado se pueden marcar y desmarcar

los meses de cobro de la cuota al cliente.

Poner en remesa: Al facturar la cuota, la factura se incluye en una remesa bancaria.

Las modificaciones realizadas en los datos de la pantalla quedan grabadas en el mismo momento.

Trabajando con el módulo de Servicios de Limpieza, la pantalla de entrada de cuotas del cliente cuenta con

las opciones que permiten asignar materiales, trabajos y observaciones a las cuotas.

Copiar Mat. y Trab.: Con este botón se pueden copiar los trabajos y / o los materiales de la cuota

seleccionada en la pantalla que aparece a la cuota seleccionada antes de pulsar el botón.

En el ejemplo de la imagen, los trabajos y materiales de la cuota 04 se copiarán a la 01.

Ilustración 13. Entrada de cuotas

del cliente

Ilustración 14. Copiar materiales y trabajos de

las cuotas


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Materiales: Abre la pantalla de materiales de las cuotas. En ese apartado se comenta la funcionalidad.

Trabajos: Abre la pantalla de trabajos de las cuotas.

: Este botón que se encuentra en la esquina inferior derecha permite introducir las observaciones a la

cuota seleccionada.

2.3.2. Trabajos de las cuotas

En la pantalla Trabajos de las cuotas aparecen las cuotas de mantenimiento asignadas al cliente y la

planificación de los distintos trabajos a realizar para cada una de ellas. Estos datos sirven de base para el

generador de servicios.

Se puede acceder al pulsar el botón Trabajos de la entrada de cuotas o desde el menú del módulo. En este

segundo caso no aparece la columna importe de las cuotas.

Al seleccionar una cuota aparecen los trabajos que tiene asignados. Al seleccionar un trabajo aparecen la

frecuencia y el técnico asignado con el tiempo previsto de duración del servicio.

Para modificar los trabajos de una cuota hay que seleccionar la cuota y pulsar el botón Editar. Para

modificar los datos de otra cuota hay que aceptar o cancelar la información de la cuota actual, seleccionar la

cuota deseada y pulsar el botón Editar. Es decir, las cuotas se editan independientemente.

Datos

Cliente: Seleccionar el cliente para el que se configuran los trabajos de las cuotas.

Cuotas: Cuotas asignadas al cliente. No se pueden modificar desde esta pantalla.

Ilustración 15. Trabajos de la cuota


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Trabajos: Trabajos asociados a la cuota seleccionada. Hay que introducir el código, el nombre se muestra

automáticamente. Al pulsar con doble click el botón se pueden introducir las observaciones para el

trabajo. Cuando un trabajo tiene observaciones, en su lugar aparece el botón .

Frecuencia:

Semanal: Permite seleccionar los días de la semana en los que se debe realizar el trabajo.

Quincenal: Permite seleccionar un máximo de tres números de día del mes para realizar el trabajo.

Otra: Se puede indicar un número de día de cada mes.

Horario:

Técnico: Seleccionar el técnico que realiza el trabajo seleccionado.

Tiempo: Duración prevista del trabajo, en horas y minutos.

Mañana: Horario matinal del técnico para el trabajo.

Tarde: Horario de tarde del técnico para el trabajo.

Horas: Total de horas diario, suma de las horas de la mañana y las de la tarde.

Dirección: Del cliente en la que se realizan los trabajos. Se puede seleccionar pulsando el botón .

Botones

: Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden modificar

los datos de la pantalla.

: Graba las modificaciones realizadas en los datos y cambia el estado de la pantalla de edición a

consulta.

: Anula las últimas modificaciones realizadas en la pantalla y no grabadas. Cambia el estado de la

pantalla de edición a consulta.

: Cierra la pantalla. Sólo está disponible en modo de consulta.

2.3.3. Materiales de las cuotas

En la opción Materiales de las cuotas se muestra el control de materiales entregados ligado a cuotas.

Aquí se establece la previsión mensual de gasto de material por cliente y cuota. Además se puede indicar si

hay que facturar el material o si está incluido en la cuota. Para cada línea de material podremos indicar

además una dirección de envío diferente.

Se puede acceder pulsando el botón Materiales de la entrada de cuotas o desde el menú del módulo. En

este segundo caso no aparece la columna importe de las cuotas.

Para añadir o modificar los datos hay que seleccionar una cuota y pulsar el botón Editar. Después de

modificar los datos hay que pulsar el botón Aceptar.


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El material de una cuota se modifica independientemente del material de las demás cuotas; para cambiar de

cuota hay que Aceptar o Cancelar la actual, seleccionar la nueva y editarla.

Una vez introducida la previsión mensual de material hay que indicar si dicho material está incluido en cuota

(en este caso, los albaranes que se generen serán “no facturables”) o se debe facturar. También hay que

indicar el encargado del material y el almacén de salida.

El generador de albaranes de entrega se basa en esta información para calcular las necesidades de material

en los clientes.

Datos

Cliente: Seleccionar el cliente para el que se configura el material de las cuotas.

Cuotas: Cuotas asignadas al cliente. No se pueden modificar desde esta pantalla.

Previsión mensual de material:

Cód.: Código del artículo.

Concepto: Nombre del artículo seleccionado.

Unidades: Cantidad a consumir del artículo.

Nº Días: Número de días después de la fecha de última entrega para proponer una nueva entrega

de dicho artículo.

Últ. Entrega: Día de la última entrega de material al cliente.

Dir. Env.: Permite seleccionar la dirección del cliente a la que se asigna el material de la línea actual.

Suministro material:

Incluido en cuota: El material no se cobrará al generar el albarán de venta.

Facturable: El material se cobrará independientemente de la cuota.

Encargado: Código del técnico encargado del material asociado a la cuota del cliente. Debajo aparece el

almacén asignado al técnico en la opción Asignar almacén a operarios.

Botones

Ilustración 16. Materiales de la cuota


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: Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden modificar

los datos de la pantalla.

: Graba las modificaciones realizadas en la información y cambia el estado de la pantalla de edición a

consulta.

: Anula las últimas modificaciones realizadas en la pantalla y no grabadas. Cambia el estado de la

pantalla de edición a consulta.

: Cierra la pantalla. Sólo está disponible en modo de consulta.

2.3.4. Traspaso de trabajos

La opción Traspaso de trabajos permite reasignar un código de trabajo de un técnico a otro.

Al pulsar el botón Aceptar se cambia el técnico Original por el Destinatario de todos los trabajos pendientes

de la empresa actual con el Código de Trabajo indicado.

Si el campo "Código trabajo" se deja en blanco se cambia el técnico de todos los trabajos.

2.3.5. Facturación de cuotas

La opción Facturación de cuotas se encuentra en el menú Facturación del módulo Ventas Es una opción de

Eurowin estándar que automatiza el proceso de facturación de las cuotas de los clientes según los

parámetros definidos por el usuario.

En la configuración del módulo se indica el valor que tienen algunas opciones al abrir la pantalla de

facturación de cuotas.

El procedimiento a seguir para facturar las cuotas es el siguiente:

1. Seleccionar las opciones de selección de cuotas y de configuración del proceso de facturación.

2. El usuario tiene que indicar las acotaciones y las opciones para buscar las cuotas.

3. El programa muestra las cuotas pendientes de facturar que cumplen estos requisitos.

4. El usuario puede imprimir esta lista y marcar las cuotas que desea facturar.

Ilustración 17. Traspaso de trabajos entre técnicos


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Opciones de la pantalla Facturación de cuotas

Clientes: Intervalo de clientes.

Conceptos: Intervalo de conceptos de cuota.

Añadir otros conceptos: Al iniciar la facturación muestra la pantalla "Añadir otros conceptos" con la lista de

cuotas que se han encontrado según las acotaciones y en la que se pueden añadir manualmente otros

conceptos a facturar en el mismo proceso.

Acotaciones adicionales, día, mes año: Día y mes de facturación.

F. previsión: Fecha de emisión de las previsiones generadas.

Operario: Código del operario de los albaranes de venta a generar. Está disponible cuando la empresa

actual trabaja con operarios.

Vendedor: Código del vendedor que se asigna a los albaranes de venta a generar.

F.pago: Código de la forma de pago de los albaranes.

Generar albarán: Genera un albarán de venta por cliente con las cuotas a facturar del mismo.

Factura automática: Está disponible cuando está marcada la opción "Generar albarán". Los albaranes de

venta generados son facturados automáticamente. Si corresponde, se generan las facturas electrónicas.

Forma de pago del cliente: En lugar de la forma de pago indicada en esta pantalla, en los albaranes se

asigna la forma de pago de la ficha de cada cliente.

Visualizar importes de las cuotas: Si está marcada, antes de facturar el programa muestra la lista de las

cuotas que se encuentran según la acotación introducida. En esta lista se pueden seleccionar las cuotas

que se desea facturar.

No mostrar aviso de cuotas ya facturadas: Marcar para que el programa no muestre ningún mensaje de

aviso si existen cuotas facturadas según las opciones indicadas. Está disponible cuando está marcada la

opción "Generar albarán"

Convertir en remesa: Las facturas generadas se introducen en la misma remesa bancaria.

Banco: Código del banco que se asigna a las remesas. Está disponible cuando está marcada la opción

"Convertir en remesa".

Imprimir albaranes (cliente+empresa): Aparece cuando está marcada la opción "Generar albarán". Imprime

los albaranes de venta generados. La cantidad de copias a imprimir es la suma de las indicadas en el

mantenimiento del cliente más las de la empresa.

Imprimir recibos: Aparece cuando no está marcada la opción "Generar albarán". Después de crear las

facturas sin albarán, si está marcada se imprimen los correspondientes recibos.

Un albarán / concepto: Si está marcada, el programa genera un albarán de venta distinto para cada cliente y

cada concepto. Si no está marcada se genera un solo albarán por cliente. Está disponible cuando está

marcada la opción "Generar albarán"

Enviar por e-mail: Está disponible cuando está marcada la opción "Imprimir albarán" o "Imprimir recibo".

Habilita la opción "Automático".

Automático: Está disponible cuando está marcada la opción "Enviar por e-mail". Si están marcadas esta

opción y "Enviar por e-mail", después de facturar se envía la factura en formato PDF a los clientes a través

de correo electrónico a la dirección indicada en el campo "E-mail" de la página "Observaciones" de la ficha

del cliente.


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Vendedor del cliente: Se asigna el vendedor de la ficha de cada cliente en lugar del vendedor indicado en

esta pantalla de facturación de cuotas.

Acotar cuotas por día: Está disponible cuando está marcada la opción "Generar albarán". En la búsqueda

de las cuotas se tiene en cuenta el día, el mes y el año de las acotaciones adicionales. Si no está marcado,

las cuotas se buscan a partir del día 1 del mes.

Imprimir factura: Está disponible cuando está marcada la opción "Factura automática".

Está disponible cuando

Realiza la búsqueda de las cuotas según las opciones y muestra la pantalla "Selección de cuotas

a facturar".

Cierra la pantalla de facturación de cuotas.

En el mantenimiento de la empresa se encuentra la opción "Generar automáticamente albaranes de cuotas".

Cuando no está marcada, la facturación de cuotas no genera albaranes de venta. Es por este motivo que en

la pantalla de facturación de cuotas no aparecen las opciones de configuración relacionadas con los

albaranes, creando directamente los recibos de las cuotas. No aparece el campo "Día" en las acotaciones

adicionas y solamente están disponibles las opciones: "Imprimir recibos", "Enviar por e-mail", "Automático",

"Forma de pago del cliente", "Visualizar importes de las cuotas" y "Convertir en remesa".

Opciones de la pantalla Selección de cuotas a facturar

Sel: Marca para indicar las cuotas a facturar.

Seleccionar todo: Marca o desmarca el campo "Sel" de todos los registros de la pantalla.

Total: Suma del importe de todas las cuotas del listado.

Imprime el listado de cuotas de la pantalla.

Navega a la ficha del cliente de la línea seleccionada.

Inicia el proceso de facturación de las cuotas indicadas.

Cancela el proceso de facturación de cuotas y cierra la pantalla.


25

2.4. Generadores

2.4.1. Generador automático de servicios

Una de las principales ventajas del módulo de Servicios de Limpieza es la posibilidad de generar

automáticamente los partes de servicio a los clientes según las cuotas que tiene contratadas.

A partir de la configuración de los trabajos de las cuotas, el Generador automático de servicios crea los

servicios.

Para ver los trabajos pendientes, en la pantalla del generador automático de servicios se puede acotar por

fecha y por técnico. Después al pulsar el botón Calcular aparece la relación de trabajos de los que hay que

seleccionar aquellos para los que se desea generar el correspondiente servicio.

Los trabajos que coinciden con los días de no servicio de los clientes o poblaciones no aparecen en la lista.

Tampoco se sustituyen por otro día, estos trabajos se pasan por alto.

Ilustración 18. Facturación de cuotas


26

El programa crea un servicio por cada trabajo de la lista con la marca Sel:

Los servicios se crean en la empresa actual con el número correspondiente según el contador de

servicios.

El cliente es el del trabajo de la cuota.

La fecha de entrada es la fecha del día actual.

La fecha de destino es la fecha del día en el que se debe realizar el servicio según el día y el mes

indicados en la frecuencia del trabajo.

La descripción del servicio es el código del trabajo seguido de las observaciones introducidas para

el trabajo en la pantalla de trabajos de la cuota.

Como técnico de aviso se asigna el código “00”.

El técnico de destino y la dirección son los asignados al trabajo.

Datos

Fechas: Acotación del periodo en el que se deben realizar los servicios.

Técnicos: Acotación de técnicos asignados a los servicios.

En la tabla:

Sel: Campo que hay que marcar si se desea generar el servicio.

Cliente: Código del cliente.

Trabajo: Nombre del trabajo a realizar.

Frecuencia: Tipo de frecuencia asignada al trabajo del cliente.

Técnico: Nombre del técnico que realizará el trabajo.

Botones

Calcula y presenta los trabajos según la acotación de fecha y técnico. Después de calcular los

trabajos se habilitan los demás botones.

Borra los trabajos de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso desde el principio.

Marca / desmarca el campo Sel de todos los registros calculados.

Ilustración 19. Generador automático de servicios


27

Permite navegar a la ficha estándar del cliente.

Genera los servicios para los trabajos seleccionados.

Cierra la pantalla del generador automático de servicios.

2.4.2. Generador de albaranes de entrega

Otra característica importante del módulo de Servicios de Limpieza es la creación automática de albaranes

de venta por el material empleado en los distintos trabajos o albaranes de entrega.

El generador obtiene la información necesaria de la opción materiales de las cuotas.

En primer lugar hay que calcular el material a entregar, para ello se puede acotar la selección de datos por

fecha de entrega y por cliente. Después al pulsar el botón Calcular aparece el material previsto por cliente,

las líneas de color rojo corresponden a albaranes no facturables y la de color verde a albaranes facturables;

se marcan las líneas que se desea incluir en los albaranes y se pulsa el botón Generar. Se genera un albarán

de venta por cliente, dirección de envío y tipo de albarán (facturable o no).

Después de calcular el material previsto se bloquean los campos de la acotación. Para cambiar la acotación

hay que deshacer el cálculo.

El cálculo del material se realiza según los siguientes criterios:

Se tiene en cuenta que la fecha del albarán entrega no coincida con ningún periodo de no servicio ni por

cliente ni por población de la dirección del cliente.

La fecha inicial de la cuota del cliente debe ser menor que la fecha del albarán.

La fecha final de la cuota del cliente (si existe) debe ser mayor que la fecha del albarán.

La fecha resultante de sumar el Nº de días a la última fecha de entrega (ver material de la cuota) debe

encontrarse dentro del periodo de fechas de entrega de la acotación.

No se tienen en cuenta los clientes dados de baja.

Datos

Fecha albarán: Fecha que se aplica a los albaranes de venta generados.

Fechas Entrega: Periodo de acotación de selección de material.

Actualizar última fecha de entrega: Si está marcada, al generar los albaranes se actualiza la última fecha de

entrega del material de la cuota.

Clientes: Acotación de clientes por código.

En la tabla:

Sel: Campo que hay que marcar para incluir el artículo en el albarán de venta.

Código: Código del cliente o artículo.

Descripción: Nombre del cliente o artículo.


28

Unidades: Unidades de entrega indicadas en el material de la cuota.

Servicio: Indica si el artículo es facturable (2) o está incluido en la cuota (1).

Botones

Calcula y presenta el material incluido en la acotación de fecha y cliente. Después de calcular el

material se habilitan los demás botones.

Borra las líneas de material de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso desde el principio.


Teniendo el cursor en la línea del cliente permite navegar a la ficha estándar del cliente.

Genera los albaranes de venta con los materiales seleccionados.

Cierra la pantalla del generador automático de albaranes de venta.

2.5. Encuestas

Las encuestas son un conjunto de preguntas que sirven para averiguar la opinión de los clientes sobre los

servicios recibidos.

Ilustración 20. Generador automático de albaranes de entrega


29

El módulo de Servicios de Limpieza de Eurowin SQL incluye un sistema de elaboración de encuestas

personalizadas que el usuario puede crear y configurar a la medida de sus necesidades para evaluar el nivel

de satisfacción del cliente y la calidad de los servicios prestados.

Permite crear varios tipos de encuestas adaptados a los distintos trabajos realizados para los clientes y

generar de forma automática las encuestas para los clientes. Según la puntuación de las preguntas de la

encuesta y las respuestas del cliente se obtiene la valoración del servicio.

Por medio del listado se pueden consultar las encuestas realizadas, con la posibilidad de navegar a las

mismas desde el propio listado.

2.5.1. Plantilla de encuestas

Desde la opción Plantillas de encuestas del menú Limpieza del módulo de Ventas se accede al

mantenimiento de encuestas.

En el mantenimiento de encuestas hay que indicar un código, el nombre, el código de calidad y el report

asociado. Al pulsar el botón Diseño se crea la estructura de preguntas de la plantilla.

Datos

Código: Código único asignado a cada plantilla de encuesta.

Nombre: Nombre identificativo de la plantilla.

Código calidad: Código de calidad que se puede imprimir utilizando la variable “wc_calencu” en el report.

Report: Nombre del report asociado que sirve para imprimir la encuesta. Con el botón se puede editar

para configurar según las preguntas de la plantilla.

Botón Diseño: Abre la pantalla Diseño plantilla encuesta en la cual se define la plantilla de encuesta.

2.5.1.1. Variables para el report de la plantilla de encuestas

wc_Calencu: Contiene el código de calidad asignado a la encuesta.

aEncuesta: Es un array o matriz bidimensional de preguntas que tiene 12 elementos por cada pregunta.

La primera dimensión es el número de pregunta.

La segunda dimensión es el texto, el tipo y las respuestas de la pregunta:

o Elemento 1 - Texto de la pregunta

o Elemento 2 - Tipo de campo: Título o Pregunta

Ilustración 21. Plantilla de encuestas


30

o Elementos 3 a 12 - Respuestas de la 1 a la 10.

Ejemplos:

aEncuesta[1,1]: Imprime el texto (1) de la primera pregunta (1).

aEncuesta[1,4]: Imprime la segunda respuesta (4) de la primera pregunta (1).

aEncuesta[5,8]: Imprime la sexta respuesta (8) de la quinta pregunta (5).

2.5.2. Diseño de plantillas de encuesta

En la parte superior de la pantalla de diseño de plantillas de encuesta aparece el nombre de la encuesta.

En la tabla se introducen los títulos y preguntas que confeccionan la encuesta. Para cada pregunta se

pueden incluir hasta 10 respuestas, cada una con una puntuación que sirve para valorar la encuesta en su

conjunto.

El diseño de la encuesta se puede imprimir con el report asociado en el mantenimiento que hay que crear a

partir de las preguntas.


Texto: Texto que aparece en la encuesta para encabezar un apartado o definir la pregunta.

Tipo: Indica si el texto corresponde a un título de apartado o a una pregunta.

Respuesta (1.. 5), Respuesta (6.. 10): Descripción de las posibles respuestas a la pregunta actual.

Solamente se debe indicar alguna respuesta para las líneas de tipo pregunta.

Puntuación: Valor de cada respuesta.

Botones

Insertar: Añade una línea en blanco al final de la tabla de preguntas y títulos.

Borrar: Elimina el registro actual.

Imprimir: Imprime el diseño actual según el report asociado a la encuesta.

Aceptar: Grava las últimas modificaciones realizadas en el diseño de la plantilla.

Cancelar: Anula las últimas modificaciones no grabadas del diseño.

Con el botón de Insertar escribiremos un texto e indicaremos si este texto se refiere a una pregunta o a un

título.

En el caso de ser una pregunta podremos indicar hasta 10 respuestas diferentes con una puntuación en

cada una de ellas.

Si se trata de un título no indicaremos ninguna respuesta.


31

2.5.3. Generador de Encuestas

Después de diseñar las plantillas de las encuestas se pueden planificar y generar las encuestas para

realizarlas a los clientes según un tipo de cuota. Esto se consigue con el generador de encuestas.

El generador de encuestas se puede acotar por cliente, seleccionar un código de encuesta y una o varias

cuotas. Al pulsar el botón Calcular el programa muestra los clientes por dirección a los cuales se les puede

realizar la encuesta.

En la ficha de información adicional del cliente debe estar marcada la opción Encuesta en las direcciones en

las que se desea generar una encuesta. En la entrada de cuotas el cliente debe tener asignada alguna de las

cuotas seleccionadas en la acotación de la pantalla. El listado se encuentra ordenado por la fecha de la

última encuesta.

Una vez presentados los clientes y direcciones, el usuario marca las líneas de la pantalla para las cuales

desea generar la encuesta. Al pulsar el botón Generar se generan las encuestas para los clientes. A partir de

este momento en la opción Encuestas se podrán consultar e introducir las respuestas a las encuestas

generadas.

Ilustración 22. Diseño de encuestas


32

Datos

Clientes: Acotación de clientes para la generación de encuestas.

Encuesta: Código de la plantilla de encuestas a realizar.

Cuotas: Lista de las cuotas existentes. Hay que Seleccionar las cuotas asignadas a los clientes para las que

se desea generar la encuesta.

Direcciones de envío: Listado de clientes y direcciones de clientes que cumplen el filtro introducido,

ordenado de más antiguo a más actual por fecha de última encuesta. Se debe marcar la columna Sel de las

direcciones para las que se va a generar la encuesta.

Botones

Calcula y presenta los datos de la tabla “Direcciones de envío” según la acotación. Después de

calcular se habilitan los demás botones.

Teniendo el cursor en la línea del cliente permite navegar a la ficha estándar del cliente.


Genera las encuestas de los clientes por dirección y actualiza la última fecha de encuesta.

Cierra la pantalla del generador de encuestas.

2.5.4. Encuestas

En la opción Encuestas se pueden introducir, consultar o modificar las respuestas de los clientes.

Ilustración 23. Generador de

encuestas


33

Cada encuesta se puede identificar por el número o el cliente y la fecha.

Las encuestas se pueden crear manualmente o con el generador.

Una vez creadas, las encuestas se pueden imprimir y realizar al cliente por teléfono, personalmente o

enviarle el formulario.

Con el formulario contestado, las respuestas se introducen en la aplicación a través de esta pantalla.

Para introducir datos en la pantalla, ésta debe estar en modo de edición (pulsando el botón Editar).

El programa calcula la valoración según la puntuación de cada respuesta.

Cuando la encuesta está completa muestra la nota final según la puntuación de cada respuesta, de esta

forma se puede valorar el grado de satisfacción del cliente y realizar el estudio de calidad que corresponda.


Número: Código único de la encuesta. No puede haber dos encuestas con el mismo número.

Fecha: Fecha teórica de realización de la encuesta.

Encuesta: Código de la plantilla en la que se basa la encuesta.

Cliente: Código del cliente al que se realiza la encuesta.

Dirección: Dirección del cliente para la que se realiza la encuesta. Se puede cambiar con el botón .

Nota final: Valoración de la encuesta.

Concepto: Texto de las preguntas.

Valor: Respuesta dada por el cliente a cada pregunta. Las posibles respuestas asociadas a la pregunta en la

plantilla de la encuesta aparecen en forma de lista desplegable de donde el usuario que introduce los datos

debe seleccionar la que ha dado el cliente.

Botones

Botonera de desplazamiento entre las distintas encuestas existentes en Eurowin.

Imprime la encuesta según el report asociado a la plantilla.

Ilustración 24. Entrada de encuestas


34

Borra la encuesta actual.

Borra los datos de la pantalla quedando preparada para introducir una nueva encuesta o consultar

una existente.

En modo de consulta cambia el estado de la pantalla de consulta a edición de forma que a partir

de este momento se pueden modificar los datos.

En modo de edición graba las últimas modificaciones realizadas en los datos y cambia a estado de

consulta.

En modo de edición anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia a estado de consulta.

Cierra la pantalla de encuestas. Sólo disponible en modo de consulta.

2.5.4.1. Cálculo de la nota

La nota final de la encuesta se calcula sobre 10, el cálculo es el siguiente:

Se suman los valores de todas las respuestas, se multiplican por 10 y se dividen por la suma de la

puntuación máxima de cada pregunta, redondeando a 2 decimales.

En el ejemplo de la imagen:

Ejemplo de cálculo de la nota final de una encuesta

Pregunta

Respuesta 1 2 3 4 5 6 7 8 Total

Valor cliente 2 4 4 4 6 6 5 5 36

Valor máximo 2 5 5 5 10 10 10 10 57

2.5.5. Listado de encuestas

Por último, las encuestas existentes se pueden consultar desde el listado de encuestas.

El listado de encuestas muestra los clientes a los que se ha realizado una encuesta, con la fecha, el número

de encuesta y la nota obtenida. Con este listado se puede conocer el nivel de satisfacción de los clientes.

Acotación


35

Fechas: Periodo en el que debe estar incluida la fecha de las encuestas.

Clientes: Intervalo de códigos de cliente a consultar.

Tipos de encuesta: Muestra la lista de las plantillas existentes de las que se puede seleccionar las que se

desea consultar.

Presentación por pantalla


Nombre: Nombre del cliente.

Tipo de encuesta: Nombre de la plantilla de la encuesta.

Dir. Envío: Dirección del cliente para la que se ha realizado la encuesta.

Núm Encuesta: Número de la encuesta.

Fecha: Fecha de realización de la encuesta.

Nota: Nota final. Las encuestas en las que todavía no se han introducido las respuestas tienen la nota final

igual a 0.

Al situar el cursor en una línea correspondiente a una encuesta, en la parte inferior de la pantalla se habilita el

botón Ver Encuesta el cual permite navegar a la encuesta.

2.6. Inspecciones

Eurowin 8.0 SQL con el módulo Servicios de Limpieza también permite gestionar las inspecciones internas

para el seguimiento y control de la calidad de los servicios realizados por los técnicos de nuestra empresa.

En primer lugar hay que crear y diseñar las plantillas de inspecciones. Después se planifican las

inspecciones, se realizan y se evalúan. También hay un listado de inspecciones.

Ilustración 25. Listado de encuestas


36

2.6.1. Plantillas de inspecciones

En la pantalla Plantillas de inspecciones se configuran las plantillas que sirven para crear las inspecciones

internas de control de los servicios realizados por la empresa.

Una plantilla de inspección está compuesta por grupos y cada grupo puede tener un título y varios

conceptos (un concepto corresponde a una celda que no es título).

Un grupo es un conjunto de conceptos que se evalúan conjuntamente. Un concepto es un detalle concreto

de los trabajos que se quiere controlar.

Las celdas se configuran individualmente: el usuario selecciona una celda y pulsa el botón “Modificar celda”.

Cada celda puede corresponder a un título de grupo o a un concepto.

En los títulos se indica el nombre y el número máximo de puntos permitidos.

A cada concepto se asigna el número de puntos y se relaciona a un título.

En cada plantilla se indica la cantidad necesaria de puntos para obtener el código de revisión.

Para modificar los datos de la cabecera de una plantilla, la pantalla debe estar en modo de edición.

Para modificar la configuración de las celdas, debe estar en modo de consulta.


Código: Código único asignado a la plantilla de inspección. No puede haber dos plantillas con el mismo

código.

Nombre: Nombre identificativo de la plantilla.

C.Calidad: Código de calidad.

Tipo inspección (oficina / comunidades / otros): Clasifica la plantilla de inspección.

Puntos para obtener Código de revisión: Cantidad máxima de puntos que puede acumular una inspección

para obtener el código de revisión 0 (consultar el cálculo en el Mantenimiento de inspecciones).

Posiciones: Cuadrícula en la que se configuran los grupos y los conceptos que constituyen la plantilla.

Modificar celda (número de celda): Permite editar el contenido de la celda seleccionada:

Concepto: Nombre del concepto

Es título: Indica si se trata de un grupo.

Máximo de puntos: Cantidad máxima de puntos del grupo. Sólo para celdas de título de grupo.

Nº de puntos: Número de puntos asignados al concepto. Sólo para celdas de concepto.

Grupo de título: Grupo al que pertenece el concepto. Sólo para celdas de concepto.

Botones

Botonera de desplazamiento entre las distintas plantillas existentes.


37

Imprime la plantilla de inspección.

Borra la plantilla actual.

Borra los datos de la pantalla quedando preparada para introducir una nueva plantilla o consultar

una existente.

En modo de consulta cambia el estado de la pantalla de consulta a edición de forma que a partir

de este momento se pueden modificar los datos de la cabecera, excepto el código.

En modo de edición graba las últimas modificaciones realizadas en los datos y cambia a estado de

consulta.

En modo de edición anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia a estado de consulta.

Cierra la pantalla de plantillas de inspecciones. Sólo disponible en modo de consulta.

2.6.2. Índice de inspección

El índice de inspección muestra la relación de clientes a los que hay que realizar una inspección, ordenada

por fecha de última inspección, primero aquellos cuya fecha está en blanco y a continuación desde la más

antigua a la más reciente.

Para generar las inspecciones hay que buscar los clientes introduciendo la fecha de inspección, la acotación

de clientes y pulsando el botón “Presentar”. La búsqueda sigue los siguientes criterios:

En primer lugar muestra las inspecciones no finalizadas las cuales presentan en color amarillo.

Después se seleccionan los clientes que tienen marcada la opción de inspección en la información adicional

de su ficha y cuya fecha de última inspección más 90 días es menor que la fecha de inspección indicada y

además no tienen ninguna inspección en curso.

También se comprueba que la fecha de inspección no corresponda a periodos de no servicio por cliente o

por población.

Ilustración 26. Plantillas de inspecciones


38

Los clientes para los cuales existe una inspección en curso aparecen con el fondo de color amarillo.

Para terminar hay que marcar la columna Sel de los clientes a los que se desea generar la inspección y

pulsar el botón “Generar”.


Fecha inspección: Fecha para la que se calculan las inspecciones.

Clientes: Acotación de códigos de cliente.

Sel: Columna a marcar para generar la inspección.

Cliente: Código del cliente para el que se genera la inspección.


Ruta: Ruta del cliente.

Zona: Zona del cliente.

Horario Ins: Horario del operario para la inspección.

Últ. Inspec.: Fecha de la última inspección al cliente.

Fecha: Fecha de la inspección.

Supervisor: Nombre del técnico supervisor de la inspección.

P.E.: Plan Estreno. Característica de la inspección.

C.P.: Citado Personal. Característica de la inspección.

Dirección Inspección: Dirección del cliente en la cual se realiza la inspección.

Botones

Busca y presenta los clientes a los cuales se puede hacer una inspección. Después se habilitan los

demás botones.

Borra las líneas de la pantalla. Permite volver a empezar el proceso.

Permite navegar a la ficha estándar del cliente.

Permite navegar a la inspección una vez generada.

Marca / desmarca el campo Sel de todas las líneas de la pantalla.

Genera la inspección para los clientes seleccionados.

Cierra la pantalla del índice de inspecciones.


39

2.6.3. Mantenimiento de inspecciones

Después de generar las inspecciones se imprimen. El técnico supervisor visita al cliente revisando todos los

conceptos de la inspección y anotando BIEN o MAL según el estado de cada uno.

Posteriormente en la aplicación se introducen estos valores en la inspección, en el campo Valor de cada

concepto seleccionado la opción BIEN / MAL de la lista desplegable. Al terminar de introducir los resultados,

con el botón Calcular se obtiene el resultado de la inspección que se guarda en el campo “Código revisión”.

El cálculo utiliza el siguiente criterio:

Un concepto con el resultado = B equivale a 0 puntos

Un concepto con el resultado = M vale los puntos indicados en el concepto en la plantilla.

Se suman los puntos de todas las preguntas.

En el ejemplo, en la plantilla de inspección se han definido los puntos para obtener el código de revisión a

34, de forma que:

Si la suma total de puntos es menor o igual que 34, entonces el código de revisión que se obtiene para esta inspección es 0.

Si la suma de puntos es mayor que 34, entonces el código de revisión de la inspección es 2.

Además también se evalúan los grupos. Para ello se suman los puntos de cada grupo y se comparan con el

máximo de puntos del mismo grupo. Por ejemplo, el grupo Patio tiene definido un máximo de puntos = 4,

de forma que si los conceptos que forman parte de este grupo están MAL y la suma de puntos de los que

están MAL es superior a 4, en las observaciones del documento aparece: SERVICIO PATIO DEFICIENTE.

Ilustración 27. Índice de inspección

Ilustración 28. Puntuación de la inspección


40


Inspección: Número de la inspección.

Fecha: Fecha de realización de la inspección.

Cód. Revisión: Código de revisión: 0 si la inspección es positiva, 2 si es negativa.

Tipo: Tipo de plantilla de inspección.

Citado Personal.

Plan estreno.

Finalizada: Marcar al terminar de evaluar la inspección.

Cliente: Código y datos del cliente. Con el botón se puede cambiar la dirección.

Empleado: Código del técnico que ha realizado el servicio de limpieza.

Supervisor: Código del técnico supervisor que realiza la inspección.

Horario operario.

Hora entrada.

Hora salida.

Concepto: Nombre de los títulos y conceptos que componen la inspección.

Valor: Campo para introducir el resultado de los conceptos. Seleccionar la opción de la lista desplegable:

BIEN o MAL.

Observaciones: Después de calcular la inspección muestra los grupos cuya valoración supera el máximo de

puntos definidos en el mismo: SERVICIO título DEFICIENTE.

Al finalizar a inspección se actualiza la fecha de la última inspección en la dirección del cliente.

Botones

Botonera de desplazamiento entre las distintas inspecciones existentes.

Imprime la inspección.

Realiza el cálculo del código de revisión una vez introducidos todos los valores.

Borra la inspección actual.

Borra el contenido de los datos de la pantalla preparándola para la introducción de una nueva

inspección o buscar una existente.

Cambia el estado de la pantalla de consulta a edición. A partir de ese momento se pueden

modificar algunos datos de la cabecera e introducir los valores de los conceptos.

Sólo está habilitado en modo de edición. Graba las últimas modificaciones realizadas en la

inspección y cambia el estado de la pantalla a consulta.

Sólo está habilitado en modo de edición. Anula las últimas modificaciones no grabadas y cambia

el estado de la pantalla a consulta.

Solamente está habilitado en modo de consulta, cierra la pantalla de inspecciones.


41

2.6.4. Listado de inspecciones

El listado de inspecciones presenta los resultados de las inspecciones existentes según la acotación del

usuario.

Acotación

Fechas: Periodo en el que debe estar incluida la fecha de las inspecciones.

Clientes: Intervalo de códigos de cliente a consultar.

Operarios: Intervalo de códigos de operario o técnico que han realizado el servicio objeto de la inspección.

Tipo de inspección: Intervalo de códigos de tipo de inspección.

Presentación por pantalla



Sup.: Código del técnico supervisor.

Supervisor: Nombre del técnico supervisor que realiza la inspección.

Ope.: Código del técnico operario.

Operario: Nombre del técnico operario que realiza el servicio.

Día inspección.

C. Revisión: Código de revisión.

Ilustración 29. Mantenimiento de

inspecciones


42

Ilustración 30. Listado de inspecciones


43

3. Módulo Servicios

3.1. Servicios

En la pantalla Gestión de incidencias de servicios exteriores se pueden crear, consultar y modificar los

servicios a clientes. Es la misma pantalla de entrada de servicios del módulo de Servicios.

Datos de la cabecera

Servicio: Número de servicio. Al pulsar la tecla “Intro” teniendo el cursor en el campo Servicio el programa

obtiene el número siguiente al contador actual.

Fecha entrada: Es la fecha de introducción del servicio. Por defecto, aparece la del día actual.

Hora: Hora de introducción del servicio. Por defecto aparece la hora actual.

Cliente: Es el cliente al que se presta el servicio. Al seleccionar el código del cliente, automáticamente

aparecen sus datos. Con el botón se pueden cambiar respectivamente la dirección, el teléfono y los

datos bancarios del cliente.

Técnico aviso: Código del técnico que solicita el servicio.

Técnico destino: Código del técnico que realiza el servicio.

Fecha Destino: Día de realización el servicio.

Acabado: Indica si el servicio está terminado.

Parte recibido: Indica si se ha recibido el parte del técnico que ha realizado el servicio.

Tipo de parte: Los campos de tipo de parte son configurables desde la configuración del módulo de

Servicios. En la imagen por ejemplo se han introducido los nombres: Limpieza y Desinfección.

Urgente: Marca para indicar que se trata de un parte urgente.

Albarán: Informa del número de albarán que corresponde a este servicio y del ejercicio de la gestión al que

pertenece el albarán. En el caso de trabajar con series de albaranes, los dos últimos dígitos del mismo

indican la serie a la que pertenece el albarán.

Total: Importe total del albarán.


44

Servicio: Una vez cumplimentada la cabecera del servicio hay indicar el motivo.

Solución: En este apartado se indican los comentarios del técnico y las anotaciones necesarias para la

documentación del servicio.

Botones

Albarán: Permite navegar al albarán de venta o ticket correspondiente al servicio actual.

Duplicar: Genera un servicio nuevo con la fecha y hora actuales y los mismos datos de la cabecera del

servicio actual.

Traspaso: Permite traspasar el servicio actual a otra empresa. Para ello se

muestra la lista de empresas de la que hay que seleccionar la empresa de

destino.

Horas: Muestra la pantalla para introducir las horas que ha invertido el

técnico en la realización del servicio. Hay que indicar el código del técnico que ha realizado el servicio, la

hora de inicio y la final. Podemos indicar además la población donde se realizó el servicio, los kilómetros

realizados y el importe en concepto de dietas.

Material: Muestra la pantalla para la introducción del material utilizado en el servicio.

Generar: Al pulsar el botón Generar se crea el albarán de venta con los datos del servicio. Para generar un

albarán el servicio tiene que estar terminado, tener asignado un técnico de destino y una fecha de entrada.

Si está instalado el módulo de TPV existe la opción de generar un ticket en lugar del albarán.

Mientras un usuario está editando el servicio, los demás usuarios solamente lo pueden consultar. En ese

caso, encima del número de servicio aparece la etiqueta “En uso”.

Para más información referente al módulo de servicios puede consultar el manual de dicho módulo.

Ilustración 31. Gestión de servicios


45

3.1.1. Generar albarán de venta del servicio

Al pulsar el botón Generar de la pantalla de servicios, el usuario debe indicar los siguientes datos para el

albarán de venta:

Cliente. Por defecto aparece el cliente del servicio.

Vendedor. Automáticamente aparece el vendedor del cliente o el indicado en:

Mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > Ventas > Códigos > Vendedor defecto.

Almacén. Inicialmente aparece el almacén indicado en:

Mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > General > Almacén por defecto.

Obra, aparece si se trabaja con obras. Por defecto es la obra del servicio.

El albarán o ticket de venta generado desde el servicio tiene las siguientes características:

1. La primera línea del albarán es una nota con el número y la fecha del servicio.

2. A continuación, también como notas, se añaden la descripción del servicio y la solución.

3. Horas. Si hay horas se añaden en la siguiente línea:

a. El artículo es el artículo horas asignado al técnico de las horas del servicio o en su defecto

el artículo indicado en la configuración del módulo de servicios.

b. Las unidades es el tiempo del técnico para el servicio.

4. Kilómetros:

a. El artículo es el artículo kilómetros asignado al técnico de las horas o en su defecto el

artículo indicado en la configuración del módulo de servicios.

b. Las unidades son los kilómetros de desplazamiento del técnico en el servicio.

5. Dietas:

a. El artículo es el indicado en la configuración del módulo de servicios.

b. La línea tiene una unidad y el precio del importe de las dietas.

En el caso de que no se haya indicado alguno de estos artículos, el programa presenta un aviso con

la opción de cancelar la generación del albarán.

6. Por último se añade el material del servicio.

a. En los artículos debe haber stock en el almacén del albarán.

b. En las series, debe coincidir el almacén de la serie con el del albarán.

El precio de los artículos es el correspondiente al precio de venta de cada artículo para el cliente.

Ilustración 32. Generar albarán de venta del servicio


46

3.1.2. Entrada de horas del servicio

La pantalla “Entrada de incidencias de servicios externos” aparece al pulsar el botón “Horas” del servicio.

Sirve para introducir los gastos del técnico o técnicos que han realizado el servicio. El servicio se puede

realizar en varios tramos y por varios técnicos. En cada línea se deben introducir los datos de un tramo:

Datos

Técnico: Código del técnico.

Fecha: Fecha en la que se realiza el servicio.

Kilómetros: Cantidad de kilómetros recorridos por el técnico para la realización del servicio.

Dietas: Importe de las dietas.

Hora ini: Hora inicial del tramo.

Hora fin: Hora de finalización.

Horas: Cantidad de horas transcurridas entre las horas inicial y final.

Teléfono: Indica si la línea corresponde a una llamada telefónica.

T.cuo: Código del trabajo.

Las horas del servicio se incluyen automáticamente en el albarán de venta al generarlo desde el servicio.

Los campos de la parte inferior de la pantalla “Cliente/Proveedor Origen”, “Destino” y el botón “Horas

empleado” no se utilizan en el módulo de Servicios de Limpieza.

Ilustración 33. Albarán de venta

del servicio


47

3.1.3. Entrada de material del servicio

La pantalla Material del servicio aparece al pulsar el botón Material del servicio. En la cabecera aparecen los

datos del servicio. En el detalle hay que introducir los artículos consumidos para la realización del servicio.

Estos artículos se dan de baja del stock al ser incluidos en el albarán de venta cuando se genera desde el

servicio.

Se debe especificar el código del artículo, las unidades y la fecha de aplicación.

3.2. Orden de trabajo especial

La orden de trabajo especial permite introducir, consultar, modificar e imprimir una orden de trabajo especial

con datos específicos del módulo de limpieza.

Se puede generar automáticamente desde un presupuesto en el momento del traspaso. Después del

traspaso hay que completar los datos manualmente.

Nota: Esta orden de trabajo no tiene ninguna relación la orden de trabajo el módulo de servicios.

Ilustración 34. Entrada de horas del servicio

Ilustración 35. Entrada del material del servicio


48

Ilustración 36. Orden de trabajo especial


49

4. Anexo

4.1. Novedades de la tercera edición del manual del módulo Servicios de Limpieza

La tercera edición del manual incluye las siguientes novedades respecto de la edición anterior:

Se ha adaptado todo el manual al nuevo formato.

Diagrama de trabajo revisado.

Nueva opción de Configuración del módulo.

Capítulo de Facturación de cuotas.

Nueva tabla Cfglimpia.

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