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UNIVERSIDAD TECNOLGICA

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PROCEDIMIENTO ESPECFICO P-SA-20 Fecha Emisin: 01/12/17

Edicin: 04 Nivel de revisin: B Vigencia: 12 meses Hoja: 2 de 8

SERVICIO SOCIAL EXTERNO O POR ESTADA PROFESIONAL

1. OBJETIVO Asegurar que el registro, trmites y Servicio Social del servicio social que realizan fuera de la UTN la Comunidad Estudiantil de la misma, o considerando el tiempo de estada profesional, se apegue a los lineamientos y polticas establecidas para tal fin. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la Secretara Acadmica, las Divisiones Acadmicas y el Departamento de Servicio Social de la UTN. 3. TERMINOLOGA Y DEFINICIONES SERVICIO SOCIAL: Requisito y actividad de carcter temporal y obligatorio que todos los estudiantes de la UTN, deben realizar para obtener el ttulo de TSU. ESTADA: Etapa final del proceso de formacin del TSU, en la cual el (la) Estudiante permanece en el sector productivo para desarrollar un proyecto concertado con la empresa y se lleva a cabo en el sexto cuatrimestre. COMUNIDAD ESTUDIANTIL: Alumnado regular que est inscrito en alguna de las carreras que se imparten en la UTN. DSS: Departamento de Servicio Social. TSU: Tcnico Superior Universitario. PRESTATARIO: Lugar en el que realizan el servicio social los estudiantes de la UTN en los Sectores Pblico, Social y Privado. TARJETN: Formato utilizado por el DSS, para que el alumnado registren el inicio de su servicio social. CARTA DE TRMINO: Documento emitido por el prestatario, en el que informa que el (la) Estudiante concluy el servicio social. CONSTANCIA DE SERVICIO SOCIAL: Documento emitido por el DSS y que libera de sta actividad de carcter obligatorio, a la comunidad estudiantil que concluyen en tiempo y forma con los requisitos de servicio social. SOLICITUD REGISTRO AUTORIZACIN: Formato utilizado por la Unidad de Servicio Social del Gobierno del Estado de Mxico, para que los estudiantes registren el servicio social. SIIE: Sistema Integral de Informacin Escolar. 4. INTERACCIN CON OTROS PROCESOS 4.1 Procesos clave, de apoyo y externos. 5. INSUMOS Tarjetn para el registro del servicio social. Formatos para informe trimestral Sistema Integral de Informacin Escolar 6. RESPONSABILIDADES 6.1 Secretario(a) Acadmico(a):

a) Aprobar y asegurar el cumplimiento de los lineamientos del presente procedimiento. 6.2 Subdirector(a) de Servicios Acadmicos: a) Autorizar el inicio del servicio social de los (as) estudiante de la UTN.

b) Revisar y asegurar la actualizacin del presente procedimiento. 6.3 Jefe(a) del Departamento de Servicio Social:

a) Verificar el correcto llenado del tarjetn de servicio social y la Solicitud de Registro Autorizacin de la comunidad estudiantil de la UTN.

b) Turnar a la Subdireccin de Servicios Acadmicos los documentos del inciso a) debidamente requisitados por parte del alumnado de la UTN.

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c) Vigilar el cumplimiento del servicio social de la comunidad estudiantil de la UTN. d) Expedir carta de Servicio Social a la comunidad estudiantil de la UTN, que cubran los requisitos

establecidos en este procedimiento para la Servicio Social del servicio social. e) Elaborar, actualizar, controlar y distribuir, el presente procedimiento.

6.4 Comunidad Estudiantil de la UTN. a) Requisitar el tarjetn y solicitud de registro/autorizacin de servicio social, conforme a las

indicaciones proporcionadas. b) Entregar informes trimestrales e Informe Global de Servicio Social. c) Al finalizar el servicio entregar carta de trmino emitida por el prestatario. d) Entregar 3 fotografas tamao infantil. e) Realizar el pago para la constancia de Servicio Social.

7. POLITICAS 7.1 Para registro 7.1.1 Slo podrn prestar su servicio social bajo esta modalidad, la Comunidad Estudiantil de la UTN que cumpla con los siguientes requisitos:

a) Haber concluido como mnimo el tercer cuatrimestre. b) Contar con el plan de estudios acadmico requerido para ser estudiante regular, segn el

cuatrimestre concluido. c) Tener seleccionada la institucin, donde realizar el servicio social. d) Formular y registrar el tarjetn y solicitud de registro /autorizacin de servicio social. e) Apegarse a la Ley y Reglamentos vigentes.

7.1.2 Iniciar el servicio, hasta que en el DSS se le informe la fecha autorizada para dar inicio a la prestacin del mismo. 7.1.3 Las fechas autorizadas para el inicio del servicio social, son los das 15 y 30 de cada mes, considerando que la documentacin deber ingresarse con fecha lmite los das 10 y 25, respectivamente, a excepcin en los casos que las instituciones asignen fechas diferentes a stas. 7.1.4 En el caso de servicio social por Estada Profesional, slo se considerar sta como servicio social, en los casos que se consideren 480 horas en 6 meses como mnimo y como trmite paralelo a la propia estada. 7.1.5 No se puede realizar servicio social en Partidos Polticos, Asociaciones Religiosas y Sindicales. 7.1.6 No se puede registrar servicio social extemporneo nicamente con previa autorizacin por parte del Departamento de Servicio Social, por lo tanto el registro deber efectuarse al inicio del servicio o estada profesional, en esta ltima y si el caso lo amerita, podr registrarse antes de que se concluyan los seis meses de rigor. 7.2 Para seguimiento y acreditacin 7.2.1 El DSS slo acreditar el servicio social a la Comunidad Estudiantil que cumplan con los siguientes requisitos:

a) Presentar al trmino del servicio social, los informes trimestrales e informe global (no podr ser menor de seis meses).

b) Cubrir los requisitos de registro del inicio del servicio social. c) Presentar carta de trmino emitida por la institucin prestataria, de conformidad con los requisitos

establecidos. d) La documentacin expedida deber ser presentada con firma autgrafa por lo tanto no se

admitirn documentos firmados por ausencia o por poder. e) Entregar 3 fotografas tamao infantil. f) Presentar recibo de pago por concepto de expedicin de la constancia de servicio social.

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8. DESARROLLO

NO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

1 Jefatura del Departamento de Servicio Social

Se lleva a cabo pltica informativa dirigida a la comunidad estudiantil, con la finalidad de dar a conocer las modalidades de servicio social, as como el procedimiento a seguir.

2 Comunidad Estudiantil Selecciona la Institucin Prestataria donde desea realizar el servicio social y acude a entrevista.

3 Institucin Prestataria Entrevista al alumno (a) y le explica el programa de actividades a realizar.

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Comunidad Estudiantil

Se entera y determina: Si el programa de trabajo de la institucin prestataria no rene sus expectativas, as lo indica a la institucin, y selecciona otra alternativa. Se conecta con la operacin No. 2 del procedimiento de la modalidad seleccionada. 5

6 Si el programa cumple con sus expectativas, informa que es de su inters prestar su servicio social en esa institucin.

7 Institucin Prestataria Informa al alumno(a) que es aceptado como prestador de servicio social.

8 Comunidad Estudiantil

Solicita la Carta de Presentacin anexo A en el DSS, para el efecto indica los datos del prestatario (a quien se dirige la carta, nombre, cargo, profesin e instancia), as como los datos del estudiante (nombre, matrcula y carrera) y presenta el Recibo de Pago anexo B por la Carta de Presentacin.

9 Personal del Departamento de Servicio Social

Elabora y entrega Carta de Presentacin e Indica al estudiante como deber requisitar el formato de Tarjetn de Registro Externo anexo C o Tarjetn de Registro por Estada Profesional anexo D, segn corresponda y las instrucciones de llenado de los mismos; e informa que cuenta con cinco das hbiles para dar de alta en siienet.utn.edu.mx/paginas/alumnos/inicioalumnos.html y recabar las firmas y sellos de la institucin prestataria. Da de alta los datos de la institucin y asigna fecha de registro en el SIIE.


Recibe la Carta de Presentacin y requisita Tarjetn de Registro Externo o Tarjetn de Registro por Estada Profesional y Solicitud de Registro/Autorizacin en un tanto, de conformidad con las indicaciones recibidas, entrega a la Institucin prestataria solicita la firma del responsable del servicio social de la institucin, as como del Jefe(a) Inmediato(a), y el sello de la misma. Posteriormente solicita la Carta de Aceptacin.

11 Institucin Prestataria

Recibe Carta de Presentacin, Tarjetn de Registro Externo o Tarjetn de Registro por Estada Profesional y Solicitud de Registro/Autorizacin en un tanto, y entrega carta de aceptacin con los documentos debidamente firmados y sellados.


Entrega Tarjetn de Registro Externo o Tarjetn de Registro por Estada Profesional y Solicitud de Registro/Autorizacin en un tanto, carta de aceptacin, historial acadmico acuse de carta de presentacin de acuerdo con la modalidad seleccionada.


Recibe documentos, efecta acuse de recibo de Tarjetn de Registro Externo o Tarjetn de Registro por Estada Profesional y Solicitud de Registro/Autorizacin en un tanto, carta de aceptacin, historial acadmico, acuse de carta de presentacin conforme con la modalidad seleccionada y solicita al alumno(a) se registre en la Bitcora de Registro de Servicio Social Externo anexo E cdigo F-SA-20-01 o Bitcora de Registro por Estada Profesional anexo F cdigo F-SA-20-02 segn corresponda, efecta una revisin preliminar, de acuerdo con los requisitos establecidos y determina:

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NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD


Si el Tarjetn de Registro Externo o Tarjetn de Registro por Estada Profesional y Solicitud de Registro/Autorizacin, segn corresponda no rene toda la informacin solicitada, los regresa al alumno(a) para que la complemente y se conecta con la operacin No. 10


Si el Tarjetn de Registro Externo o Tarjetn de Registro por Estada Profesional y Solicitud de Registro/Autorizacin, segn corresponda, cumplen requisitos, recibe y sella de acuse de recibo e indica la fecha en que se autorizarn y los turna a la Jefatura del Departamento de Servicio Social e indica al alumno (a) que debe descargar de la pgina de la UTN en la seccin de servicio social los formatos de Informe Trimestral H e Informe Global de Servicio Social anexo I, se informa sobre la forma de uso de los mismos.


Anota datos requeridos, en la Bitcora de Registro de Servicio Social Externo anexo E cdigo F-SA-20-01 o Bitcora de Registro por Estada Profesional anexo F cdigo F-SA-20-02 segn corresponda y la devuelve.


Revisa y valida contenido del tarjetn y solicitud de registro autorizacin y determina:


Si el tarjetn y solicitud de registro no renen requisitos, los regresa al estudiante para que complemente la informacin. Se conecta con la operacin No. 10.


Si el tarjetn y solicitud de registro autorizacin cumplen los requisitos firma y turna a la Subdireccin de Servicios Acadmicos.

20 Subdireccin de Servicios Acadmicos

Recibe Tarjetn de Registro Externo o Tarjetn de Registro por Estada Profesional, segn corresponda, los firma y turna al Departamento de Servicio Social.


Recibe tarjetn solicita sellos de la Subdireccin de Servicios Acadmicos y del Departamento de Servicio Social. Con base en el tarjetn de Registro de servicio social, procede a dar de alta en el SIIE, el inicio de servicio social del alumno(a), quedando ste debidamente registrado.


Integra expediente color verde a nombre del mismo, anexa la documentacin que hasta el momento haya entregado el interesado. El expediente con la documentacin propiedad del alumno lo resguarda por orden alfabtico en el archivero metlico que corresponde.


Al cumplir el trimestre entrega el primer informe trimestral anexo H y posteriormente un segundo al trmino del servicio social, adems requisita el Informe Global de Servicio Social anexo I y lo entrega al prestatario solicitndole le sea firmado y sellado de autorizado.

24 Institucin Prestataria

Recibe formatos, revisa actividades reportadas por el alumno(a), firma y sella y los turna al alumno(a).

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25 Comunidad Estudiantil Recibe y entrega los formatos al DSS.


Recibe informes y verifica que est firmado por el alumno (a), por el Jefe inmediato de la institucin prestataria y sellados por esta ltima y determina:


Si los informes no renen todos los requisitos de su llenado, informa al Alumno (a) para correccin.

28 Comunidad Estudiantil Obtiene sus documentos regulariza informe y devuelve al Departamento de Servicio Social. Se conecta con la operacin No. 25


Si los informes cubren los requisitos en forma y tiempo, efecta acuse de recibo devuelve copias y archiva el original en el expediente del alumno (a).

30


Si durante el desarrollo del servicio social, presenta problemas para continuar, determina:

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Si por causas de diversa ndole no puede continuar, informa al DSS a travs de oficio emitido por la instancia o a ttulo personal, en el documento deber indicar si la baja es definitiva o temporal, en caso de sta ltima seala la fecha probable de reincorporacin.


Archiva en el expediente el oficio de baja, si el estudiante no informo por escrito al DSS, su baja, al reiniciar o ingresar nuevo tarjetn de registro (cambio) hace la anotacin correspondiente en el sistema ya archiva en ambos casos conserva el expediente del estudiante hasta que concluya el trmite de Servicio Social de servicio social.

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Si no presenta problemas, continua con el procedimiento.

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Al concluir su servicio social, solicita a la institucin prestataria, le expida Carta de Trmino anexo J que debe cumplir con los siguientes requisitos: Nmero de oficio y fecha de expedicin, datos del alumno(a): nombre, carrera y nmero de matrcula, nombre del programa de servicio social o del proyecto de estada, (debe coincidir con el reportado en el tarjetn), en caso contrario notificacin por escrito del cambio, perodo de realizacin, mnimo de 6 meses(debe coincidir con el reportado en el tarjetn), las horas cubiertas (mnimo deben ser 480 horas),indicar en la carta que trmino satisfactoriamente la prestacin del servicio social, elaborada en papel membretado original y con sello de la institucin receptora, dirigida al Titular de la Secretara Acadmica de la Universidad, firmada por la misma persona que firm el tarjetn de registro. Todos los datos en la carta deben coincidir con los asentados en el tarjetn de registro (en caso contrario notificar por escrito del cambio, si la dependencia lo permite).

35 Institucin Prestataria Elabora Carta de Trmino anexo J y la entrega al alumno(a).


Recibe Carta de Trmino, y entrega al DSS con Informe trimestral anexo H, Informe Global anexo I, Fotografas y pago de constancia de servicio social de servicio social.


Recibe Carta de Trmino y requisitos descritos en el punto 7.2.1 de las polticas, extrae de archivo el expediente del alumno(a),verifica que cumpla con lo establecido y determina:

38 Si la Carta de Trmino no cumple con los requisitos establecidos o de acuerdo al expediente falta algn trmite a realizar, informa los faltantes. Devuelve carta de trmino para su correccin.

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Si la Carta de Trmino, cubre los requisitos sealados y el alumno(a) cumpli con las normas, polticas, responsabilidades y actividades que establece este procedimiento, recibe originales, y sella copia de acuse de recibo e indica la fecha de entrega de la Constancia de Servicio Social anexo K.


Efecta una revisin final del expediente, verificando que se encuentre completo y determina:

41 Si el expediente no se encuentra completo o alguno de los documentos presentados no cubre los requisitos establecidos en este procedimiento informa al alumno(a) los faltantes, va telefnica o en ventanilla.


Si el expediente cumple con los documentos y requisitos establecidos en este procedimiento, procede anotar datos del alumno(a) en la Bitcora de Control de Constancias de Servicio Social anexo L cdigo F-SA-20-03 y asigna nmero consecutivo para Constancia de Servicio Social, da de alta en el SIIE, para fines estadsticos.

43 Elabora y sella Constancia de Servicio Social, remite primero a Servicios Escolares y posteriormente a la Secretaria de Vinculacin Tecnolgica Empresarial, para firma.

44 Servicios Escolares y Secretara de Vinculacin

Obtiene Constancia de Servicio Social, firma y la devuelve al DSS, segn corresponda.


Recibe carta, obtiene fotocopia en un tanto y distribuye: Original,- Departamento de Servicios Escolares. Copia,- Acuse de recibo, para expediente del Alumno(a). La copia se archiva en el expediente del alumno(a), cambia los documentos del expediente de trmite (color verde) a expediente concluido (color beige), archiva en orden numrico ascendente, de conformidad con el nmero de Constancia de Servicio Social, en los archiveros correspondientes a servicio social acreditado. Captura en el SIIE, nmero de Servicio Social para que el alumno(a) verifique a travs de internet que ya est liberado de esta actividad de carcter obligatorio.

9. RESULTADOS Expedicin de la Constancia de Servicio Social, documento con el que la comunidad estudiantil queda liberado de sta actividad de carcter obligatorio. 10. SEGUIMIENTO Y MEDICIN La realizacin del servicio social, la monitorea el DSS a travs de la Bitcora de Registro de Servicio Social Externo, Bitcora de Registro de Servicio Social por Estada Profesional, que se utiliza para contar con informacin sobre la ubicacin de los alumnos para la realizacin del servicio social, Bitcora de Monitoreo de Servicio Social cdigo F-SA-20-04 utilizado para efectuar llamadas telefnicas de supervisn para verificar la autenticidad de la informacin asentada en el tarjetn presentados por los alumnos(as), referentes al prestatario, las llamadas telefnicas las realiza personal del Departamento de Servicio Social, concretamente cuando el prestatario o la firma no es reconocida para el DSS. Por lo que se realizan con cierta frecuencia, pero sin una programacin, sino de conformidad con las cifras de tarjetn recibidos en ventanilla. Para verificar el cumplimiento del servicio social de la comunidad estudiantil de la UTN, se elabora la Constancia de Servicio Social correspondiente, expedicin que se controla a travs de la Bitcora de Control

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de Constancias de Servicio Social, con la finalidad de obtener evidencia sobre la frecuencia en la que los alumnos(as) cumplen con el servicio social, bajo esta modalidad y es aplicable para todos los casos que liberen el servicio de esta forma. Las constancias de servicio social se conservan en los archiveros durante un tiempo promedio de un ao, y transcurrido este tiempo por cuestiones de espacio, se archivan por orden numrico ascendente en carpetas de concentracin, clasificadas por nmero. El expediente se turna al archivo muerto de la Universidad. 11. REFERENCIAS Internas: Reglamento de Servicio Social de la UTN. Manual General de Organizacin de la Universidad Tecnolgica de Nezahualcyotl, Externas: Ley Reglamentaria del Artculo 5 Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal. Reglamento de la Ley Reglamentaria del Artculo 5 Constitucional, relativo al ejercicio de las profesiones en el Distrito Federal. Reglamento de Servicio Social del Gobierno del Estado de Mxico. 12. ANEXOS

ANEXO DESCRIPCIN CDIGO A Carta de Presentacin B Recibo de Pago C Tarjetn de Registro Externo D Tarjetn de Registro por Estada Profesional E Bitcora de Registro de Servicio Social Externo F-SA-20-01 F Bitcora de Registro de Servicio Social por Estada

Profesional F-SA-20-02

G Solicitud Registro/Autorizacin H Informe Trimestral I Informe Global de Servicio Social J Carta de Trmino K Constancia de Servicio Social L Bitcora de Control de Constancia de Servicio Social F-SA-20-03 M Bitcora de Monitoreo de Servicio Social F-SA-20-04

13. DISTRIBUCIN El original impreso y electrnico para l o la Representante de la Direccin del SGC Una copia controlada en electrnico para la pgina Web institucional. 14. PERSONAL DE APOYO EN LA REVISIN Y ADECUACIN DEL PROCEDIMIENTO Personal del Departamento de Servicio Social

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ABCDENOMBRELic. Mara Eva Castillo ResendizElaborRevis
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NEZAHUALCOYTL

SECRETARIA ACADMICA

SUBDIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS

DEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL

BITCORA DE CONTROL DE CONSTANCIAS DE SERVICIO SOCIAL

-

FECHA

FOLIO

TIPO

NOMBRE COMPLETO DEL ALUMNO(A)

CARRERA

MATRCULA

MODALIDAD

FECHA

MATRCULA

PROCEDIMIENTO

ACCIN REALIZADA

RESULTADO

REALIZ

OBSERVACIONES

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Hoja101/12/17/04-BFOLIO: ___________________Nombre del alumno (a): _________________________________________________________________________Carrera: ____________________________________Matrcula: _________________Telfono: _____________________Area de ubicacin: _______________________________________Nombre del Jefe (a) inmediato (a): ____________________________________________________________________Fecha en que se asign folioFirma del alumno (a)F-SA-21-01UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NEZAHUALCYOTLSECRETARIA ACADMICASUBDIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOSDEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL BITCORA DE REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL INTERNOHoja2Hoja3Hoja101/12/17/04-BFOLIO: ___________________Nombre del alumno (a): ______________________________________________________________________Carrera: ____________________________________Matrcula: _________________Telfono: _____________________Cuatrimestre:__________________________________________Nombre de la Institucin Prestataria:Fecha en que se asign folioFirma del alumno (a)F-SA-20-01UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NEZAHUALCYOTLSECRETARIA ACADMICASUBDIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOSDEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL BITCORA DE REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL EXTERNOHoja2Hoja3Hoja101/12/17/04-BFOLIO: ___________________Nombre del alumno (a): ______________________________________________________________________Carrera: ____________________________________Matrcula: _________________Telfono: _____________________Asesor(a) de la UTN: _____________________________________Nombre de la Institucin Prestataria:Asesor(a) por parte de la empresa: _____________________________________Fecha en que se asign folioFirma del alumno (a)F-SA-20-02UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE NEZAHUALCYOTLSECRETARIA ACADMICASUBDIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOSDEPARTAMENTO DE SERVICIO SOCIAL BITCORA DE REGISTRO DE SERVICIO SOCIAL POR ESTADA PROFESIONALHoja2Hoja3

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