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SERVICIO DE GARANTÍA DE ALQUILERES

AREA INSPECCIONES

Material de estudio para la prueba del llamado a inspectores

QUÉ SE ESPERA DEL INSPECTOR

OBJETIVIDAD

RESPONSABILIDAD

HONESTIDAD

SEGURIDAD

SENTIDO COMÚN

• En el cumplimiento de normas y procedimientos.

• En el análisis de las situaciones que se presenten.

• En el desarrollo de las tareas encomendadas.

• En los documentos que se generan (inventarios, tasaciones,

informes, etc)

• En las opiniones técnicas.

• En la solución de casos poco comunes.CALIDAD

QUÉ SE ESPERA DEL INSPECTOR

EL INSPECTOR DEBE ESTAR PREPARADO PARA ENFRENTAR SITUACIONES QUE PUEDEN NO ESTAR PREVISTAS.

EN ESOS CASOS SIEMPRE DEBE :

1 – AJUSTARSE A NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VIGENTES.

2 – REALIZAR UN ANÁLISIS OBJETIVO DE LA SITUACIÓN, TOMANDO EN CUENTA

LAS POSIBLES CONSECUENCIAS.

3 – ACTUAR CON SENTIDO COMÚN.

4 – DOCUMENTAR LAS ACCIONES QUE SE LLEVAN A CABO.

5 – APOYARSE EN LA SUPERVISIÓN Y DEMÁS FUNCIONARIOS DEL AREA,

DEPARTAMENTO Y/O SERVICIO, SEGÚN CORRESPONDA.

TAREAS QUE REALIZA EL INSPECTOR

INSPECCIONES INFORMES

Inventarios

Modificación de Inventarios

Cláusulas de Rescisión Anticipada

Rescisiones (Tasaciones de Desperfectos)

Auditorías

(el inspector debe cumplir además tareas administrativas relacionadas con su función que no

se incluyen en este material)

TÉCNICAS


• El inspector recibe trabajo diariamente, en su casillero.

• La mayoría se compone de solicitudes de inventario y rescisiones.

• En número mucho menor puede recibir reclamos, auditorías, solicitudes de aplicación de cláusula, etc.

• El inspector tiene la responsabilidad de revisar diariamente el trabajo recibido y compararlo con el que figura en la planila de control. En caso de constatar errores u omisiones debe dirigirse a la Supervisión a fin de solucionar el inconveniente.

• Es responsabilidad del inspector cumplir con los plazos previstos para cada trámite.


PLAZOS

INVENTARIO

El plazo para su entrega es 48 horas antes de la firma del contrato

RESCISIONES

Las llaves deben ser entregadas al arrendador en un plazo máximo de siete (7) días hábiles a partir de la fecha de rescisión

Documento que refleja, a modo de fotografía, el estado de una finca al momento de la firma del contrato. Incluye consideraciones generales sobre la higiene, calidad de construcción y estado de conservación, así como una descripción, clasificación y calificación de la mayoría de los elementos que forman parte de la vivienda.

La realización de un inventario con adecuado nivel de cantidad y calidad de información es una de las principales responsabilidades del inspector.

Si bien el formulario está estandarizado, dificilmente existan dos situaciones iguales, lo que determina que la tarea requiera de iniciativa personal y capacidad de resolución frente a situaciones inesperadas, ajustándose a la normativa y procedimientos vigentes.

INVENTARIO

EXISTEN DOS MODALIDADES EN LO QUE REFIERE A SU REALIZACIÓN

INVENTARIO

Inventario con llaves

Las llaves de la finca están en poder del inspector.

En estos casos la finca a inspeccionar debe estar deshabitada.

Inventario con finca ocupada

La finca a inspeccionar ya se encuentra habitada por el arrendatario (inquilino), por lo tanto el inspector no tiene llaves de la misma.

En estos casos el inspector debe coordinar con el/los ocupantes, día y horario de la visita, a fin de que haya gente mayor de edad para recibir al inspector.

• dirección incorrecta• datos insuficientes para ubicar la finca• no es posible ingresar con las llaves suministradas• no es posible acceder por la existencia de perros sueltos en el predio.• no es posible acceder por problemas de seguridad.• finca en reparaciones• la finca se encuentra ocupada (finca con llaves)• finca ocupada por personas ajenas al contrato (finca ocupada)• no se encontró ocupantes, se dejó aviso (finca ocupada)• finca con pulgas• finca con roedores• finca con termitas, hormigas, etc

MOTIVOS DE SUSPENSIÓN DE INVENTARIO

( NO SE REALIZA EL INVENTARIO POR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES MOTIVOS )

EN ESTOS CASOS NO SE REALIZA EL INVENTARIO, EL INSPECTOR DEBE DAR AVISO A LAS PARTES QUE LA REALIZACIÓN DEL MISMO QUEDA SUSPENDIDA, DEBIENDO EL ARRENDADOR LEVANTAR LAS

OBSERVACIONES Y EVENTUALMENTE CAMBIAR LA FECHA (e-mail, fax, sms)

Todos los espacios en el encabezado del formulario de inventario deben ser correctamente llenados.

Los datos de la finca se extraen de la solicitud de inventario. En caso de no ser completamente correcta la dirección de la finca que figura en la solicitud de inventario, se deberá anotar en el espacio asignado, la dirección con los datos que el inspector verifique al momento de la inspección, realizando la aclaración correspondiente en el espacio destinado a observaciones al pie de la página.

INFORMACIÓN GENERAL

Es especialmente importante en zonas con numeración discontinua, incompleta o sin identificación, que el inspector agregue todos los datos y/o referencias que considere necesarios para la correcta ubicación de la finca.

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CARPETA

SERVICIO DE GARANTIA DE ALQUILERES FIRMA CONTRATO

AREA INSPECCIONES LLAVES

CALLE No. Apto. Ute Piso

ENTRE Zona Dpto.

INVENTARIO del estado de conservación de la f inca practicado el ____/____/____ que es parte integrante del contrato de arrendamiento y

fianza suscrito el ____/____/____ de acuerdo a las disposiciones de la Ley 9.624 del 15/12/1936, Ley 16.226 del 29/10/1991, Ley 17.296 del21/02/2001, modif icativas y concordantes. En prueba de conformidad a lo estipulado se f irma al pie del contrato.

CLASIFICACION CASA / AP TO. ELECTRICA SI / NO

PLANTA BAJ A / ALTA AGUA SI / NO

SUPERFICIE VIVIENDA m 2 GAS SI / NOSUP. LIBRE CERCADA m 2 SANITARIA RED / P. NEGRO

ESTADO DE HIGIENE CALEFACION SI / NO

CALIDAD DE TERMINACIONES ESTADO DE CONSERVACION CALIFICACION GRAL.

D E T A L L E

Puerta de entrada Jardín Patio/Terreno Patio/Terreno

EMB. / EXT.

ESTADO DE HIGIENE

TABLA DE ESTADO DE HIGIENE

BUENO BR REGULAR RB MALO





ENTRE Zona Dpto.








D E T A L L E


EMB. / EXT.

CALIDAD DE TERMINACIONES

Tabla basada en la tabla de “categoría de materiales” de la DNC

TABLA DE CALIDAD DE TERMINACIONES

MUY BUENA BUENA MEDIANA ECONOMICA MUY ECONOM.

Muros

Buena construcción, materiales nobles,

muros exteriores dobles, mármol, granito, piedra,

etc.

Buenos materiales, muros de

ladrillo,cerámicas, piedra, ladrillo visto.

Muros de ladrillo con revoque, ladrillo visto o

piedra laja.

Muros de bloques, revoque pintado, balai.

Carente de terminaciones.

Techos y cielorrasos

Tejas, losas hormigón con aislación,

cielorrasos de yeso con molduras, maderas

finas.

Losa de hormigón, tejas, cielorrasos

pintados o en yeso liso.

Losa de hormigón, tejas, cielorrasos

pintados.

Losa simple de hormigón o liviano, cielorrasos madera económica.

Techo liviano sin cielorraso.

Pisos y revestimientos

Parquet, madera buena, flotantes, moquette especial, cerámicas.

Marmol, granito, mayólicas,

empapelados finos

Parquet, madera, flotante, monolítico,

piedra laja, cerámica. Pintura o papel en

paredes.

Parquet, madera, cerámica económica,

monolítico. Pintura al agua en

general.

Madera común, baldosa calcárea o monolítica.

Baldosa calcarea, arena y portland.

Paredes blanqueadas.

Aberturas

Muy buena calidad, madera buena, aluminio,

hierro perfíl doble contacto, rejas

artesanales y/o buen diámetro, cortinas de

enrollar.

Buena calidad, madera, aluminio, hierro perfíl

doble contacto, rejas, cortinas de enrollar.

Calidad estándar, madera nacional,

aberturas estándar, herrajes comunes,

cortinas de enrollar.

Puertas madera compensada, ventanas chapa doblada o hierro,

cortinas de enrollar económicas o no tiene.

Madera común, hierro común.

Servicios

Baños en suite, grifería y artefactos de muy buena calidad, cabina

de ducha, yacuzzi. En cocina, doble pileta,

placares, lavadero.

Baños con bañera, duchero con mampara, grifería y artefactos de

calidad. Baño de servicio.

Cocina con pileta doble y placares.

Baños con grifería y artefactos estándar, azulejos o cerámicas

económicas. Cocina con pileta

estándar, placares bajo mesada.

Baños con grifería y artefactos económicos,

azulejos. Cocina con pileta

estándar, placares bajo mesada.

Baños con grifería y artefactos económicos, a veces incompleto y

sin revestimiento. Cocina sin placares.

Instalación eléctricaEmbutida, con gran número de puestas.

Embutida con buen número de puestas

Embutida con número de puestas suficiente.

Embutida con tomas mínimas.

Exterior o no tiene.

Instalaciones complementarias

Aire acondicionado, calefacción central, grupo electrógeno, piscinas y saunas

Dormitorios con placares, calefacción

central.

Dormitorios con placares, calefacción

eléctrica.No No

Confort

Optimas condiciones de ventilación e iluminación

natural en todos los ambientes

Buena ventilación e iluminación en todos los

ambientes.

Ventilación e iluminación aceptables en general.

No No

Clasificación de calidad de terminaciones





ENTRE Zona Dpto.








D E T A L L E


EMB. / EXT.

ESTADO DE CONSERVACIÓN

TABLA DE ESTADO DE CONSERVACIÓN

CLÁUSULA DE RESCISIÓN ANTICIPADA

NO SE ACEPTA

posiblemente

muy posiblemente





ENTRE Zona Dpto.








D E T A L L E


EMB. / EXT.

CALIFICACIÓN GENERAL

CALIFICACIÓN GENERAL

Este concepto se relaciona directamente con los anteriores y es consecuencia de los mismos.

EJEMPLO

Es oportuno marcar la diferencia e independencia entre los conceptos manejados anteriormente.

Una finca puede estar en estado de conservación bastante deficiente y sin embargo ser una construcción sólida, con materiales y terminaciones de buena calidad.

Por otra parte, una finca puede estar en muy buen estado de conservación y sin embargo tratarse de una construcción de calidad inferior, con techo liviano y cielo raso de espuma, ventanas de hierro, puertas de chapa de hoja simple y otras terminaciones de baja calidad.

MODELO BÁSICO

DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS

MATERIAL / TIPO / CALIDAD / ESTADO

A fin de obtener una descripción adecuada de los items inventariados, se adopta el siguiente modelo básico.

Según sus características, algunos items pueden variar el modelo, agregando, quitando o cambiando conceptos pero siguiendo la misma lógica descriptiva


MATERIAL

Se toma en cuenta el material que predomina o cumple la función principal


TIPO

Se refiere a una característica que diferencia subgrupos dentro los elementos del mismo grupo

Dentro del grupo de las puertas, podemos establecer subgrupos “TIPO”, según su forma de movimiento.

BATIENTE, CORREDIZA, BASCULANTE, PLEGABLE, VAIVÉN, ETC.

EJEMPLO


CALIDAD

A los efectos de simplificar la calificación, se manejan 3 niveles o franjas.

ALTA / MEDIA / BAJA


ESTADO

Este concepto es uno de los más complejos de determinar y su incidencia es capital, debido a que determina, en parte, el porcentaje del valor normal de

mercado en que se debe tasar un elemento, en caso de deterioro.

MUY BIEN / BIEN / CON DETALLES / REGULAR / CON DETERIORO / FUERA DE GARANTÍA

Una de las mayores dificutades que se presentan en el manejo de este concepto es el porcentaje de subjetividad que implica el hecho natural de

que la percepción de la realidad varía de una persona a otra.

Es por lo tanto muy importante establecer criterios unificados que apunten a reducir el margen de subjetividad.

Según sus características, algunos items pueden variar el modelo, agregando, quitando o cambiando conceptos pero siguiendo la misma lógica descriptiva.

RESULTADOS DE LA INSPECCIÓN

• ACEPTADA

• INCLUYE CLÁUSULA DE RESCISIÓN ANTICIPADA

• RECHAZADA

La finca no merece observaciones, se realiza el inventario y se cumplen todos los pasos administrativos correspondientes.

Se pasa el trámite al Area Notarial para la firma del contrato.

ACEPTADA

Se debe tomar en cuenta, que a los efectos de esta prueba se ha simplificado la descripción de las gestiones que realiza el Area Inspecciones, basándose en los aspectos esenciales de cada trámite.

Fincas con signos de patologías que posiblemente se desarrollen en forma negativa durante el período del contrato y atenten contra la habitabilidad de las mismas :

• Signos de humedad

• Fincas sin servicio de energía eléctrica o agua

• Reparaciones recientes

EJEMPLOS

CLÁUSULA DE RESCISIÓN ANTICIPADA

Se debe tener en cuenta que todo tipo de deterioro asociado a muros con problemas estructurales y/o de humedad, según su magnitud, pueden ser motivo de aplicación de cláusula de rescisión anticipada o rechazo de la finca. En lo que refiere a la diferencia conceptual, entre la inclusión de esta cláusula en el contrato y el rechazo de la finca, podemos establecer :

La cláusula se utiliza cuando el inspector detecta un problema que en principio, por sus características y/o magnitud, no representa un riesgo o una importante disminución de la habitabilidad de la finca. Sin embargo, basado en la experiencia y en la observación, el funcionario visualiza que a mediano plazo la situación puede evolucionar en forma desfavorable.

Cuando el deterioro es importante y por lo tanto el riesgo y/o la disminución de la habitabilidad de la vivienda se constata al momento de la realización del inventario, correspondería rechazar la finca hasta que la misma sea reparada.

CLÁUSULA DE RESCISIÓN ANTICIPADA o RECHAZO

• servicios no exclusivo• finca sin cocina o kitchenette (excepto MIDES)• no cumple con altura interior mínima en todos los ambientes• finca con espacios interiores no exclusivos• finca con problemas estructurales• humedad impotante, en habitaciones, que compromete la habitabilidad• humedad importante generalizada• fisuras en muros• entrada de aguas pluviales• finca inundable• finca con patologías diversas y/o deterioro generalizado• finca rescindida por aplicación de cláusula de rescisión anticipada que no ha sido reparada

FINCA RECHAZADA

( MOTIVOS DE RECHAZO )

EN ESTOS CASOS, SE REALIZA EL INVENTARIO CON UN INFORME QUE INDIQUE BREVEMENTE LOS MOTIVOS DEL RECHAZO.

EL INSPECTOR DEBE DAR AVISO A LAS PARTES QUE LA FINCA FUE RECHAZADA (e-mail, fax, sms)

• problemas de seguridad (puertas y/o ventanas inapropiadas)• existencia de artefactos sanitarios fisurados, rajados y/o flojos que representen riesgo• instalación eléctrica insegura• problemas de cañerías de suministro y/o desagüe

MODIFICACIÓN DE INVENTARIO

OBSERVACIONES AL INVENTARIO

Durante el plazo establecido de 5 días hábiles a partir de la fecha de firma del contrato, cualquiera de las partes está habilitada a presentar observaciones al inventario, utilizando el formulario diseñado a tales efectos.

En estos casos, el inspector concurre nuevamente a la finca, con copia del inventario original, a fin de verificar si corresponde la modificación del mismo.

El informe se realiza en el formulario correspondiente, donde se responden todos los items reclamados por el usuario, indicando:

• Items que deben modificarse, con su descripción correcta.

• Items que ya figuran correctamente en el inventario.

• Items que no corresponde que se incluyan en el inventario (muebles, cortinados, vegetales, etc.)

MODIFICACIÓN DE INVENTARIO

MODIFICACIÓN DE LA FINCA

Durante el transcurso del contrato se pueden dar modificaciones de distinta naturaleza en la finca (reparaciones; sustitución, inclusión o eliminación de elementos; reformas, etc.)

A fin de mantener el inventario actualizado, las partes deberían comunicar las modificaciones realizadas utilizando el mismo tipo de formulario que en el caso anterior.

En los casos en que se requiere inspección, el inspector concurre a la finca con una copia del inventario original, del formulario de modificación de inventario presentado por el/los usuarios y en algunos casos, otros antecedentes necesarios.

La misión del inspector es verificar las modificaciones comunicadas por las partes y realizar el inventario parcial de el/los elementos modificados. Este informe, realizado por el inspector en el formulario correspondiente, constituye un anexo que modifica y/o sustituye parte del inventario original.

(según el tipo de modificación puede variar el formulario)

INSPECCIÓN POR RECLAMO

Durante el lapso comprendido entre la firma y la rescisión del contrato, cualquiera de las partes puede presentar reclamos (asuntos) de diversa índole.

De acuerdo a la “naturaleza y magnitud” de la situación planteada o elementos reclamados, se define la pertinencia o no de la realización de una inspección, a fin de constatar la naturaleza y magnitud de los desperfectos o deterioros reclamados.

En caso de realizarse inspección, el inspector debe presentar un informe de la situación constatada. Es importante que el informe guarde relación con el reclamo presentado por el usuario; ratificando, rectificando, realizando observaciones y/o aportando información adicional importante.

INSPECCIÓN POR CLÁUSULA

Cuando un arrendatario, que firmó contrato con cláusula de rescisión anticipada, considera necesario hacer uso de la misma debido a que la situación que originó la inclusión de la cláusula ha evolucionado en forma negativa, debe solicitar una inspección.

La función del inspector en este tipo de gestión, es constatar el estado en que encuentra la finca, con respecto al motivo de inclusión de la cláusula, determinando si corresponde o no habilitar el uso de la misma.

A fin de evitar que, a través del inspector, el Servicio abandone la posición de neutralidad que debe ocupar, es muy importante la objetividad del funcionario.

Una vez realizada la inspección, utilizando el formulario correspondiente, el inspector debe informar, en forma breve y concreta, la situación constatada y si la misma amerita o no la aplicación de la cláusula.

Es el proceso mediante el cual la partes de un contrato de arrendamiento se desvinculan. Una vez que se procesa la recepción de llaves de la propiedad, se asigna al inspector correspondiente, quien realizará la inspección de la finca.

La finalidad de esta inspección es la comparación entre el estado de la finca al comienzo y al final del período contractual, lo que dará como resultado un documento, la “Tasación de Desperfectos”, que informa, básicamente, los importes y conceptos por los que el arrendatario deberá responder, por considerarse deterioros. Para esto se debe tomar en cuenta la posibles modificaciones que se hayan llevado a cabo sobre el inventario original. (modificaciones que hayan sido comunicadas por las partes)

La objetividad y competencia del inspector tienen una gran incidencia en el resultado de esta gestión. Una vez más la posición de imparcialidad es imprescindible, así como la capacidad de resolución frente a situaciones inesperadas, ajustándose siempre a la normativa y procedimientos vigentes.

RESCISIÓN

ANTES DE LA INSPECCIÓN

Ingreso del trámite : • Contrato vencido• Acuerdo de partes• Cláusula de rescisión anticipada• Lanzamiento • Fallecimiento del arrendatario titular

RESCISIÓN

ETAPAS DE LA GESTIÓN

Asignación al inspector correspondiente.

INSPECCIÓN DE RESCISIÓN

La tarea consiste en la verificación del estado actual de la finca, tomando como base el inventario original así como otra información existente en la carpeta (modificación de inventario, etc.) El inspector realiza una revisación, item por item, dejando constancia de los desperfectos que puedan existir al momento de la rescision.

HERRAMIENTAS DEL INSPECTOR

• Copia del inventario original • Copia de informes de modificaciones de inventario y/u otros reclamos que se hayan realizado durante el período contractual.

TAREA DEL INSPECTOR

INSPECCIÓN DE RESCISIÓN

EL INSPECTOR DEBE :

• Verificar la existencia de todos los elementos que figuran en el inventario así como el estado en que se encuentran.

• Tener en cuenta que la finalidad de la inspección no es realizar una evaluación “absoluta” de la finca, sino un análisis comparativo que permita determinar qué elementos y en qué grado, sufrieron desperfectos.

• Utilizar esta instancia para analizar detalladamente el deterioro de cada elemento, documentando la información necesaria para luego realizar una tasación de desperfectos lo más ajustada posible a la realidad.

TASACIÓN DE DESPERFECTOS

CRITERIOS A TENER EN CUENTA PARA LA TASACIÓN DE DESPERFECTOS:

• Los elementos que figuran como exceptuados o fuera de garantía en el inventario no serán tenidos en cuenta al momento de la rescisión.

• Los equipos que estén instalados en la casa (extractores, calefones, etc.) no se garantizan en lo que refiere a su funcionamiento.

• Los problemas de deterioro que sean consecuencia de patologías constructivas o desgaste natural de los materiales, no relacionados con el mal uso, negligencia o falta de mantemiento por parte del arrendatario, no se consideran en la tasación de desperfectos.

• La tasación debe ser realizada de manera consciente, dedicándole el tiempo necesario y tomando en cuenta el peso de la responsabilidad del inspector en el resultado de la misma.

TASACIÓN DE DESPERFECTOS

LUEGO DE REALIZADA LA INSPECCIÓN (OFICINA) :

El inspector debe realizar la tasación de los desperfectos costatados.

El documento se realiza en un formulario diseñado a tales efectos dentro del SGA (sistema informático).

Cuando se digita el número de carpeta, los datos de la finca se llenan de forma automática.

El inspector, en el espacio correspondiente debe ingresar :

• ítems a tasar• la ubicación de los mismos dentro de la finca• el importe correspondiente a la indemnización que se otorga de acuerdo a los criterios de tasación establecidos• observaciones que el inspector considere necesarias a fin de brindar información extra que pudiera ser de utilidad

Una vez realizada la tasación de desperfectos, el juego de copias con las llaves correspondientes pasa al sector administrativo a fin de que se tramite la notificación y entrega de llaves.

El plazo total para el procedimiento de rescisión, inspección y entrega de llaves es de 7 días hábiles, debiendo cada etapa cumplirse en plazos que permitan la entrega en tiempo y forma de las llaves.

TAREAS RELACIONADAS CON LA RESCISIÓN

ENTREGA DE LLAVES

RECLAMO CONTRA TASACIÓN DE DESPERFECTOS ( AUDITORÍA )

Durante el plazo establecido de 5 días hábiles a partir de la fecha de notificación de la tasación de desperfectos, las partes están habilitadas para presentar reclamos contra la misma, utilizando el formulario diseñado a tales efectos.

Auditoría solicitada por el arrendatario

Auditoría solicitada por el arrendador• Presenta llaves de la finca

• Un inspector diferente realiza la inspección e informa, utilizando el formulario diseñado a tales efectos, si corresponde o no la modificación de la tasación original de acuerdo con los items reclamados.

• No se presentan llaves de la finca

• El inspector que realizó la tasación original, en base a la documentación existente en la carpeta, analiza el reclamo presentado e informa, utilizando el formulario diseñado a tales efectos, si corresponde o no la modificación de la tasación original de acuerdo con los items reclamados.

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