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AIG©Enero 2014 Service Pack 15 Enero 2.014 Service Pack 15 para ClassicGes 5.0 es una actualización acumulativa, es decir, incluye todos los Service Pack anteriores. En AIG tenemos en cuenta las sugerencias de nuestros usuarios para desarrollar un software que se adapte a sus necesidades. Todos sus comentarios serán bienvenidos y nos ayudarán a mejorar nuestros productos. Si quiere enviarnos una sugerencia, escríbanos a [email protected]. Muchas gracias por la confianza depositada en los productos AIG. ÍNDICE 1. ¿Cómo se instala un Service Pack? 2. Contenidos Service pack 15 3. Contenidos de Service Pack anteriores
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Service Pack 15 Enero 2.014 Service Pack 15 para ClassicGes 5.0 es una actualización acumulativa, es decir, incluye todos los Service Pack anteriores. En AIG tenemos en cuenta las sugerencias de nuestros usuarios para desarrollar un software que se adapte a sus necesidades. Todos sus comentarios serán bienvenidos y nos ayudarán a mejorar nuestros productos. Si quiere enviarnos una sugerencia, escríbanos a [email protected]. Muchas gracias por la confianza depositada en los productos AIG.
ÍNDICE
1. ¿Cómo se instala un Service Pack? 2. Contenidos Service pack 15 3. Contenidos de Service Pack anteriores
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1. ¿Cómo se instala un Service Pack?
Antes de instalar el Service Pack, es recomendable hacer una copia de seguridad. Puede copiar el directorio completo del sistema a otra carpeta o bien ejecutar el proceso de copia de seguridad incluido dentro del sistema. Una vez hecha la copia de seguridad, siga estos 4 pasos de instalación:
1. Descargue el archivo de actualización Descargue el Service Pack directamente desde la web www.aigclassic.com o accediendo desde su programa a Herramientas > Actualizaciones online.
2. Salga de todos los programas Asegúrese que no haya ningún usuario utilizando el sistema, ni a través de ClassicAIR, red local o Terminal Server, ni en tu equipo ni en otra sesión.
3. Ejecute el archivo de actualización Debe indicar el directorio en el que está instalado el programa, generalmente el asistente le ofrecerá la ruta por defecto. Una vez completado, salga del programa de instalación.
4. Ejecute el programa y verifique que se ha actualizado. El programa realiza una serie de cambios y verificaciones en la estructura de los datos con un proceso transparente para el usuario. Una vez terminado, entre en el menú Herramientas> ‘Acerca de… ’, y verifique que aparece “Incluye Service Pack (el núm. de Service Pack)”, como muestra la imagen:
Importante: Service Pack siempre será compatible con las modificaciones de su programa. El proceso de instalación de Service Pack detectará las modificaciones de su programa, si las tiene, y le permitirá ir escogiendo entre continuar con ellas o cargar las nuevas versiones de las pantallas o menús incluidas en el Service Pack. Ante cualquier duda, llame al Dpto. de Atención al Usuario al teléfono 902 11 39 81.
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2. Contenidos Service Pack 15
1. Acondicionamiento de programa para proyecto SEPA 1.1. ¿Qué es SEPA, qué beneficios aporta y cuál es la
fecha límite de migración? 1.2. Instrumentos de pago del proyecto SEPA:
Transferencias y Adeudos directos (Core y B2B). 1.3. Códigos IBAN y BIC.
1.3.1. Asistente de cálculo automático IBAN y BIC.
1.4. Código ISO de país. 1.5. Referencia orden de domiciliación y fecha. 1.6. Nuevos formatos de impresión con órdenes de
domiciliación. 1.7. Emisión de remesas acorde con SEPA
1.7.1. Cuadernos 19.14 y 19.44 1.7.2. Cuaderno 34.14
2. Registro especial de criterio de caja 2.1. ¿Qué es el criterio de caja? 2.2. Adaptación de informes de Registro de Facturas
emitidas y recibidas
3. Importadores de datos desde los programas Facturaplus*, TPVPlus* y ficheros Excel.
3.1. Importación desde Facturaplus* 3.2. Importación desde ficheros Excel
*Los programas FacturaPlus y TPVPlus son propiedad de SAGE SP.
4. Otras mejoras 4.1. Asistente para envío masivo de facturas por email. 4.2. Imprimir tickets de mesas abiertas excluyendo
artículos ya impresos desde TPV táctil. 4.3. Selección de formato para enviar por email 4.4. Mejoras en las ventanas de Buscar 4.5. Filtro por fecha de alta en ventanas de Listar
clientes y Selección de clientes.
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1. Acondicionamiento de programa para proyecto SEPA
1.1. ¿Qué es SEPA?
La zona única de pagos en € (SEPA por su acrónimo en inglés: Single Euro Payments Area) es el área en el que ciudadanos, empresas y otros agentes económicos pueden efectuar y recibir pagos en €, tanto dentro como fuera de las fronteras nacionales, en las mismas condiciones y con los mismos derechos y obligaciones, independientemente del lugar en que se encuentren. El ámbito geográfico de la SEPA comprende los 28 estados miembros de la Unión Europea (UE), así como Islandia, Lietchestein, Noruega, Suiza y Mónaco, en total 33 países.
¿Qué beneficios aporta?
SEPA permite que los pagos en € entre cualquier cuenta ubicada en la zona de aplicación se realicen de forma tan sencilla como se viene realizando actualmente un pago nacional. Los clientes pueden realizar pagos con una única cuenta y tarjeta y con unos instrumentos de pago de idénticas características.
¿Cuál es la fecha límite para la migración?
El Reglamento UE 260/2012 establece como fecha límite el 1 de febrero de 2014 para que las empresas cumplan con las disposiciones SEPA. A partir de este momento, los instrumentos de pago nacionales (tanto transferencias como adeudos), serán reemplazados en su totalidad por los nuevos esquemas SEPA. Los instrumentos que se han beneficiado de una exención temporal: los denominados “productos nicho”, podrán completar su migración hasta el 1 de febrero de 2016 . En España, los productos nicho se consideran los anticipos de crédito (cuaderno 58), los recibos procesados por el subsistema de efectos (cuaderno 32), y los recibos en papel.
1.2. Instrumentos de pago del proyecto SEPA.
Los instrumentos de pago SEPA son las TRANSFERENCIAS y los ADEUDOS DIRECTOS (Básico y B2B). Veamos a continuación las fichas técnicas con las características que deben reunir cada uno de ellos.
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TRANSFERENCIAS Engloba pagos puntuales, masivos, pago de nóminas y pensiones.
Principales características que deben reunir:
• Operaciones en Euros (!). • Accesibilidad: para transferencias con ambas cuentas localizadas
dentro del Espacio Económico Europeo (UE, Islandia, Liechtenstein, Noruega) y adicionalmente posible para cuentas de entidades adheridas en Suiza y Mónaco.
• Igualdad de condiciones y tarifas para operaciones domésticas y transfronterizas en el Espacio Económico Europeo, independientemente del importe de la operación.
• Comisiones: cada entidad cobrará los gastos a su cliente según las condiciones establecidas.
• Código IBAN como identificador de la cuenta de beneficiario. • El BIC identifica la entidad financiera del beneficiario. • Precisa un formato específico ISO 20022 XML para la transmisión
de órdenes en fichero a la entidad. (*Transitoriamente se admite el formato en texto plano).
• El beneficiario recibirá el importe de la transferencia como máximo el siguiente día hábil a la fecha de emisión por parte de la entidad ordenante.
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ADEUDOS DIRECTOS Versión básica o Core (cuaderno 19.14) Comprende pagos periódicos, puntuales, nacionales y transfronterizos.
Principales características que deben reunir:
• Operaciones en Euros (!). • Acreedor y deudor pueden ser particulares y/o empresas. • Disponibilidad universal, todas las entidades que operan en adeudos
admiten esta modalidad. • Accesibilidad: cualquier cuenta radicada en el Espacio Económico
Europeo y adicionalmente en Suiza y Mónaco. • Mandato: el deudor titular de la cuenta de cargo, debe firmar la orden
de domiciliación o mandato. Es necesario que previamente exista una orden del deudor para domiciliar los pagos.
• Custodia del mandato: el acreedor deberá custodiar el mandato junto con sus posibles modificaciones o su cancelación, por el tiempo que le pueda ser requerido.
• Notificación previa al deudor por parte del acreedor conforme a lo que establezca la normativa en cada momento.
• Identificador único del acreedor y referencia del mandato son obligatorios e identifican al acreedor y los adeudos que se emitan amparados por el mismo. Para cobros recurrentes deben permanecer inalterables.
• Código IBAN como identificador de la cuenta de deudor. • El BIC identifica la entidad financiera del deudor. • Precisa un formato específico: formato ISO 20022 XML para
transmisión de órdenes en fichero a la entidad. (*Transitoriamente se admite el formato en texto plano).
• Secuencia de los adeudos: debe especificarse el tipo de adeudo (FRST-primero, RCUR-recurrente, OOFF- único o FNAL - último).
• Presentación con carácter general se deberán presentar al banco emisor con una antelación respecto a la fecha de cobro de 7 días hábiles para primeras operaciones o únicas y 4 días hábiles para operaciones recurrentes o últimas.
• A partir de junio de 2013, existirá la posibilidad de unificar plazos y acortar el plazo de anticipación de las presentaciones.
• Plazos de devolución: Hasta 8 semanas a instancias del cliente deudor por cualquier motivo, y más de 8 semanas y hasta 13 meses para pagos no autorizados (por orden del cliente).
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ADEUDOS DIRECTOS Versión B2B (cuaderno 19.44) Comprende pagos entre empresas o autónomos, no particulares.
Principales características que deben reunir:
• Operaciones en Euros (!). • Acreedor y deudor deben obligatoriamente ser empresas o autónomos
(no consumidores). • Esquema opcional, no todas las entidades operan en esta modalidad. • Accesibilidad: cualquier cuenta radicada en las entidades adheridas al
esquema B2B dentro del Espacio Econo!mico Europeo (UE, Islandia, Liechtenstein, Noruega) y adicionalmente posible para entidades adheridas en Suiza y Mo!naco.
• Formalización previa de un mandato entre acreedor y deudor que especifique aceptación de operativa en modalidad B2B.
• Mandato: el deudor titular de la cuenta de cargo, debe firmar la orden de domiciliación mandato.
• Autorización previa al cargo: antes de realizar el adeudo en cuenta, las entidades recabarán la autorización del deudor.
• Custodia mandato: el acreedor deberá custodiar el mandato junto con sus posibles modificaciones o su cancelación, por el tiempo que le pueda ser requerido.
• Notificación previa al deudor por parte del acreedor conforme a lo que establezca la normativa en cada momento.
• Identificador único del acreedor y referencia del mandato son obligatorios e identifican al acreedor y los adeudos que se emitan amparados por el mismo. Para cobros recurrentes son inalterables.
• Código IBAN como identificador de la cuenta de deudor. • El BIC identifica la entidad financiera del deudor. • Precisa un formato específico ISO 20022 XML. (*Transitoriamente se
admite el formato en texto plano) • Secuencia de los adeudos: debe especificarse el tipo de adeudo: (FRST-
primero, RCUR-recurrente, OOFF- único o FNAL-último). • Presentación con carácter general con anticipación de 3 días hábiles. • Plazos de devolución: 2 días hábiles. • Finalidad del pago: el deudor renuncia al derecho a ser reembolsado
por su entidad financiera una vez efectuado el cargo. Por otros motivos la operación puede ser rechazada o devuelta hasta 2 días hábiles.
Fuente: www.sepaesp.es
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1.3. Códigos IBAN y BIC.
El identificador único de cuenta para las operaciones de pago en SEPA es el código IBAN (International Bank Account Number). El IBAN de una cuenta puede obtenerse en el extracto de cuenta, otras comunicaciones de los bancos y en las aplicaciones de banca electrónica de las entidades. A la hora de realizar cualquier transacción, cada empresa debe solicitar el IBAN a sus clientes y proveedores. Por su parte, el código BIC (Business Identifier Code) identifica la entidad donde se encuentra la cuenta. El Service Pack 15 añade campos para introducir los códigos IBAN y BIC en las ventanas de Bancos y Cajas, Clientes y Proveedores.
1.3.1. Asistente de cálculo automático IBAN y BIC.
En ClassicGes 5.0 se ha incorporado una función que calcula automáticamente el IBAN de los clientes y proveedores a partir del CCC que tengan en su ficha. Si accede a Herramientas > Utilidades > Generar IBAN/BIC de clientes…, podrá realizar este proceso.
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Seleccione las opciones deseadas en las ventanas del asistente, tanto para los clientes como para los proveedores. En el apartado de clientes, además de rellenar los campos IBAN y BIC, existe la posibilidad de cumplimentar los datos de la Referencia de la Orden de domiciliación y la fecha del contrato. Estos datos son Obligatorios para poder emitir adeudos a los clientes. Avance por el asistente hasta llegar a la última ventana del mismo y pulse Finalizar para realizar este proceso.
Esta función facilita mucho la labor de cumplimentar estos datos sin tener que
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ir actualizándolos uno a uno; no obstante es conveniente que confirme previamente estos códigos con sus clientes y proveedores para evitar posible errores.
1.4. Código ISO de país.
El nuevo reglamento de adeudos y transferencias requiere que se identifiquen obligatoriamente el país al que pertenecen tanto la empresa que emite los ficheros como los beneficiarios de las transferencias. Por tanto es obligatorio indicar este dato en los proveedores y en las empresas. El nuevo Service Pack 15 incorpora en las ventanas de Proveedores y de Empresas de ClassicGes 5.0, un desplegable con los códigos ISO de todos los países.
Para facilitar la labor de cumplimentar este dato, ClassicGes intentará rellenarlo automáticamente en función de lo que tenga cubierto en el campo ‘País’ que ya existe. No obstante debe revisar este dato por si el programa no lograra encontrar el código ISO del país correspondiente.
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1.5. Referencia de orden de domiciliación y fecha contrato. Tal y como dice el nuevo reglamento de adeudos (SEPA), en los ficheros que se envían a la entidad financiera para el cobro, es obligatorio disponer de una orden de domiciliación firmada por los clientes, que autorice el envío de estos adeudos. Esta orden debe de disponer de una referencia única que se deberá reflejar el en fichero. Para ello se incorpora en la ventana de Clientes dos nuevos campos donde deberá indicar estos datos.
Para rellenar esta información a los clientes ya creados, puede ir modificando la ficha una a una o bien emplear las diversas herramientas que existen para cumplimentar masivamente esta información. Por un lado dispone del asistente que hemos visto anteriormente para calcular el IBAN de los clientes y proveedores; o bien emplear la nueva función para rellenar esta información que nos ofrece ClassicGes 5.0 al realizar remesas en el formato SEPA (función que veremos más adelante).
1.6. Nuevos formatos de impresión con órdenes de domiciliación.
Con este nuevo servicepack, se añaden dos formatos de impresión en la ventana de Clientes, con los dos tipos de órdenes de domiciliación (Básico y B2B). De esta forma podrá enviar a sus clientes el documento con los datos necesarios para que el cliente solo tenga que cumplimentar su parte
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y devolverlo firmado.
1.7. Emisión de remesas acorde con SEPA
• Adeudos (Cuadernos 19.14 y 19.44) En la ventana de Efectos a cobrar se incorpora una nueva opción para la emisión de adeudos a los clientes en formato SEPA (obligatorio a partir del 1 de Feb. de 2014). El funcionamiento de esta función es exactamente igual que las que ya existe para el Cuaderno 19 CSB. Consta de un asistente donde le guiará en el proceso de creación del fichero que deberá enviar a su entidad bancaria.
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Pulse el botón Imprimir para acceder a la ventana de Listados de efectos a cobrar, seleccione la opción Archivo SEPA (Básico/B2B) en el desplegable superior, indique los parámetros necesarios en la ventana y pulse el botón Generar.
En un primer paso, ClassicGes realizará una comprobación de los datos necesarios para generar el fichero de acuerdo con los parámetros de la SEPA (que exista los IBAN y BIC de los clientes, la referencia de la orden de domiciliación, etc.). Si encuentra alguna anomalía nos avisa ofreciendo la posibilidad de modificar los datos erróneos en ese momento.
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En la imagen anterior vemos ese aviso. En este caso falta la referencia de la orden y la fecha del contrato en algunos clientes de la remesa. Si escogemos ‘Si’ en el mensaje de aviso aparece una ventana donde podemos cumplimentar esta información. Los datos que faltan aparecerán sombreados en rojo y serán los que tenemos que introducir, ya sea manualmente o bien utilizando las herramientas disponibles a la derecha. Pulsamos Aceptar y esta información se grabará en los clientes y continuamos con el asistente. En la primera pantalla, se indicará el nombre del fichero a crear, las fechas de creación de la remesa y del cargo en cuenta, y el esquema que debe tener el fichero SEPA: Cuaderno 19.14 (básico) o bien Cuardeno 19.44 (B2B).
Pulsamos Siguiente> para avanzar por el asistente. En la segunda pantalla se reflejarán los datos del presentador y el ordenante. Estos datos se recogen automáticamente de los datos de la empresa y del banco seleccionado anteriormente.
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Vemos que ahora aparece el IBAN en vez del CCC que se utilizaba anteriormente. Pulse Siguiente> para acceder a la última ventana de asistente y presione Finalizar para generar el fichero. Este archivo deberá enviarlo a su entidad financiera para que procedan a realizar los adeudos correspondientes.
• Transferencias (Cuaderno 34.14) A partir de este nuevo servicepack, es posible generar transferencias en formato digital directamente desde ClassicGes 5.0. Para ello hemos incorporado en la ventana de Efectos a pagar nuevas funciones que permiten realizar remesas de efectos a pagar y poder procesarlos agrupadamente (igual que hay en los cobros).
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Además se han añadido dos nuevos desplegables donde poder indicar el tipo de pago que se realiza (normal, nomina o pensión), y el tipo de documento utilizado (transferencia, cheque o pagaré). El funcionamiento de la ventana para generar remesas de pagos a proveedores, es exactamente igual a la que ya existe para los cobros. Los pasos a seguir para crear una remesa en fichero en el Cuaderno 34.14 de SEPA son los siguientes. Pulse el botón Imprimir para acceder a la ventana de Listados de efectos a pagar, seleccione la opción Cuaderno 34.14 SEPA en el desplegable superior, indique los filtros necesarios (fechas, nº de remesa, etc.) y pulse el botón Generar.
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En este momento aparecerá un asistente para guiarle en el proceso. Previamente se realizará una comprobación de los datos necesarios para generar el fichero de acuerdo con los parámetros de la SEPA (que exista los IBAN y BIC de los proveedores). Durante el proceso se solicitarán los datos de la entidad financiera donde se enviará el archivo, las fechas de confección y ejecución de las transferencias, los datos del ordenante, etc. Al finalizar se creará un archivo con todos los pagos que deberá realizar la entidad. Debe enviar ese fichero al banco para que realice esas operaciones.
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2. Registro especial de Criterio de Caja
2.1. ¿Qué es el Criterio de caja? El Criterio de Caja es un nuevo régimen al que se pueden acoger algunas empresas españolas a partir del 1 de enero de 2014 con el objetivo de retrasar el devengo y la declaración e ingreso del IVA repercutido hasta el momento del cobro a los clientes del sujeto pasivo. Se retardará, igualmente, la deducción del IVA soportado en sus adquisiciones hasta el momento en que efectúe el pago a sus proveedores (criterio de caja doble).
¿Quiénes pueden aplicar el RECC?
Los sujetos pasivos cuyo volumen de operaciones durante el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 €. Quedan excluidos los sujetos pasivos cuyos cobros en efectivo respecto de un mismo destinatario durante el año natural anterior superen la cuantía de 100.000 €. ¿A qué operaciones se aplica?
A todas las operaciones realizadas en el territorio de aplicación del impuesto. Se excluyen:
a) Las acogidas a los regímenes especiales simplificado, de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia, del oro de inversión,
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aplicable a los servicios prestados por vía electrónica y del grupo de entidades.
b) Las exportaciones y entregas intracomunitarias de bienes. c) Las adquisiciones intracomunitarias de bienes. d) Supuestos de inversión del sujeto pasivo. e) Las importaciones y las operaciones asimiladas a importaciones. f) Autoconsumos de bienes y servicios.
¿En qué se diferencia el Criterio de caja del Criterio de devengo?
En el régimen general, el devengo del IVA se produce en el momento de la entrega del bien o prestación del servicio, sin tener en cuenta cuando se produce el pago del precio salvo en el caso de los anticipos. El aplazamiento del pago no tendrá incidencia ni en el ingreso del IVA ni en el derecho a su deducción En el régimen especial del criterio de caja, el devengo se produce en el momento del cobro y, de forma paralela, el derecho a la deducción nacerá con el pago, en ambos casos con la fecha límite del 31 de diciembre del año inmediato posterior al que se realice la operación. Fuente: www.agenciatributaria.es
2.2. Adaptación de informes de Registro de Facturas emitidas y
recibidas
Con el nuevo ServicePack 15 de ClassicGes 5.0 se modifica los informes de Registros de Facturas Emitidas y Facturas Recibidas y otras ventanas para tener en cuenta la normativa de registro especial de Criterio de Caja. A continuación mostramos todos los cambios realizados en el programa.
VENTANA DE EMPRESAS En esta pantalla se ha añadido una nueva pestaña para poder indicar en cada ejercicio si la empresa está acogida a este nuevo Régimen o no.
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Al seleccionar que en un ejercicio la empresa está acogida al R.E.C.C., al obtener los informes de registro de facturas de compra y venta se tendrá en cuenta esta nueva normativa. VENTANA REGISTRO FACTURA EMITIDAS Al acceder a esta ventana, si la empresa y ejercicio tienen marcado que están en el nuevo Régimen, reflejará esta opción y mostrará los resultados teniendo en cuenta los parámetros del nuevo reglamento.
En este caso, estos informes mostrarán los datos teniendo en cuenta las fechas de cobro y los importes cobrados (no la fecha de emisión de la factura). Es decir, si hemos emitido una factura por 1.000 € a un cliente y este nos paga 200 €, en el informe aparecerá este importe y la fecha en la que se hizo efectivo el cobro. Si la factura tiene diferentes bases imponibles, se realizará la distribución de acuerdo con la proporción de cobro.
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Existe también la opción de poder visualizar el informe teniendo en cuenta el criterio de devengo (tal y como estaba anteriormente). Para ello debe marcar la casilla No aplicar R.E. Criterio de caja. Los datos se visualizarán teniendo en cuenta las fechas de emisión de las facturas sin tener en cuenta si están cobradas o no. VENTANA REGISTRO FACTURA RECIBIDAS Igual que la ventana de Facturas emitidas, si la empresa y ejercicio están en R.E.C.C., la información mostrada tendrá en cuenta los parámetros de la nueva normativa.
No obstante, en esta ventana existe una particularidad. Aunque la empresa y ejercicio seleccionados no estén acogidos al Reg. Criterio de caja, aparecerán también las facturas de compras o gastos que estén acogidas a este régimen. Esto es debido a que una empresa puede no estar en R.E.C.C., pero si puede recibir facturas de sus proveedores/acreedores que si lo estén, por tanto deberá aplicar esta normativa a estas facturas. Esto conlleva que hay que diferenciar estas facturas de las otras. Por tanto, cuando introduzca en ClassicGes 5.0 una factura de compra o gasto que esté en esta situación debe marcar la casilla habilitada para indica esta particularidad.
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En el informe de Registro de facturas recibidas, aparecerá en dos bloques separados la información. Primero se mostrarán las facturas en Régimen normal (devengo) y a continuación las facturas bajo el régimen de Criterio de caja.
Al desglosar de esta forma la información, la tarea de conocer los importes para la declaración trimestral de IVA resulta más cómoda.
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3. Importadores de datos desde los programas Facturaplus*, TPV Plus* y ficheros Excel.
Ahora con ClassicGes 5.0, puede importar de manera rápida y fácil los datos de los programas de gestión Facturaplus*, TPVPlus* y de ficheros Excel. Con esta nueva actualización se incorpora en el programa unos importadores para realizar esta tarea. Ahorre tiempo y evite errores a la hora de recuperar datos en sus ficheros maestros, sin tener que solicitar importaciones y sin paralizar su empresa.
3.1. Importación desde Facturaplus*/TPVPlus* Para acceder a esta nueva función, debe pinchar en Herramientas – Importación de datos – Otras aplicaciones. Se mostrará un asistente para realizar este proceso.
En primer lugar debemos seleccionar en el desplegable la aplicación de la cual queremos importar los datos: Facturaplus* o TPVPlus*. Seguidamente indique el directorio donde se encuentre la aplicación. Pulsando el botón de la lupa aparecerá un cuadro de diálogo para poder seleccionar la ruta.
*Los programas FacturaPlus y TPVPlus son propiedad de SAGE SP.
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Pulsando en el botón Siguiente> iremos avanzando por el asistente. En las sucesivas ventanas debemos seleccionar la empresa de la cual se van a importar los datos; y la información de deseamos importar (datos de clientes, proveedores, etc.)
Si selecciona importar datos de los artículos, y estos tienen tallas y colores (propiedades), antes de finalizar deberá indicar qué propiedad corresponde a las tallas y cuál a los colores. Para ello aparecerá una rejilla donde podrá indicar estos parámetros. Por último, presione Finalizar para realizar esta tarea. En unos segundos tendrá los datos en el programa.
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Es importante tener en cuenta varios temas: 1. No se importará datos de facturación; solo los ficheros maestros de
clientes, proveedores, artículos, etc. 2. La importación de datos supone que se perderá la información que ya
existe en ClassicGes 5.0. No realice este proceso si no desea perder estos datos.
3. Como medida de precaución, realice antes una copia de seguridad del programa.
3.2. Importación desde ficheros Excel
Otra de las novedades que incorpora ClassicGes 5.0 con esta actualización, es la de importar datos directamente de ficheros Excel. Esto permite importar los clientes, proveedores, artículos, etc. directamente de archivos Excel. A continuación mostramos como en pocos pasos podemos incorporar los datos de nuestros clientes y proveedores a ClassicGes 5.0. Para conseguirlo, disponemos de un asistente que facilitará esta labor. En primer lugar debemos indicar los datos que nos disponemos a importar. En nuestro ejemplo marcaremos las casillas Clientes y Proveedores.
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Pulsamos Siguiente> para acceder a la segunda ventana de este asistente. En esta, se muestra una rejilla con las dos opciones de importación que hemos seleccionado anteriormente. Pulsando el botón Buscar, debemos seleccionar sendos archivos Excel donde se encuentre la información de los clientes y proveedores.
El siguiente paso es pulsar el botón Editar de cada archivo para crear las asociaciones de los datos entre los ficheros Excel y ClassicGes. Presionamos Editar del fichero de Clientes. Se aparecerá un segundo asistente donde se establecerán diversos parámetros del traspaso (rango de los datos, asociar columnas, etc.) En primer lugar indicaremos el rango de datos que deberá leer ClassicGes 5.0 en el fichero Excel. Esto nos permite rechazar información no necesaria (líneas en blanco, títulos de las columnas, etc.)
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En la imagen superior, puede observar que hemos indicado que comience a leer a partir de la línea 4 hasta la 153; de esta forma no se tendrán en cuenta datos irrelevantes. Pulsamos Siguiente> y accedemos a la ventana de relaciones. En ella debemos relacionar cada columna de la Excel con el tipo de dato que conlleva.
Para hacer estos, debemos emplear la columna Formula de la rejilla situada a la derecha. En la imagen podemos observar que hemos asociado la letra de las
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columnas en la Excel con el dato que contiene. También podemos combinar varias columnas para un mismo dato. En la imagen podemos ver como para el dato del teléfono hemos combinado las columnas I y J con un espacio en medio.
Para facilitar la tarea de asociación, hemos incorporado en la parte izquierda de una rejilla donde se muestra las columnas de la Excel y el dato que contiene cada una. Utilice los botones de las flechas para visualizar los diferentes registros.
Otra tarea que debe realizar es indicar en qué columna se encuentra los diferentes regímenes de IVA de los clientes. Esto permitirá asociar los diferentes regímenes de IVA que pueda haber.
Una vez establecido la letra de la columna que conlleva este datos, pulsamos
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el botón Editar para crear la relación. En ese momento aparece una ventana auxiliar donde se muestra los diferentes regímenes de IVA encontrados en la Excel, y su equivalencia en ClassicGes 5.0.
En la columna de la derecha deberá verificar, y modificar si fuese necesario, los valores que deberán aparecer en ClassicGes. Si deseamos que todos los clientes tengan el mismo Régimen de IVA marcamos la casilla correspondiente y seleccionamos el valor que proceda dentro del desplegable. Presionando el botón Siguiente> accedemos a la ultima ventana de este asistente; donde podemos revisar los datos.
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Aquí podemos comprobar si se ha realizado correctamente la asociación de columnas antes de realizar el proceso de importación. Con ello nos aseguramos que el traspaso de datos sea correcto. Pulsamos Finalizar en el asistente para terminar la configuración del traspaso del fichero Excel con los datos de los clientes. En este momento volvemos al asistente principal donde seleccionamos los ficheros Excel a importar.
Observamos que en la línea del fichero de clientes aparece indicado en color verde que la asociación se ha realizado correctamente (ver imagen superior). Deberemos realizar el mismo proceso con el fichero de Proveedores. Pulsando el botón con la lupa para seleccionar el archivo origen de los datos y a continuación presionando Editar para establecer los parámetros del traspaso. Por último, y para que la importación se haga efectiva, pulse el botón Siguiente> para continuar con el asistente y a continuación presione Finalizar.
En ese momento comenzará la importación de los datos y se añadirán a ClassicGes 5.0.
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4. Otras mejoras 4.1. Nuevo asistente para envío masivo de facturas por email.
Con el nuevo ServicePack 15 se incorpora en Classicges 5.0 una nueva función para enviar facturas masivamente por email. El procedimiento es muy sencillo, tan solo tiene que indicar las facturas que desea enviar y el programa enviará por email una a una de manera automática. Lógicamente, para que esto funcione correctamente los clientes deben tener introducido una dirección de correo electrónico válida. Pinche en el menú Herramientas – Utilidades – Asistente envío masivo facturas por email y accederá al asistente que le permitirá realizar esta tarea.
En la primera ventana debe seleccionar las facturas que se van a enviar por email. Marque la casilla correspondiente en la columna de la derecha. Para facilitar la selección, utilice los filtros disponibles (empresa, serie, rango de números, etc.).
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Si ClassicGes detecta algún cliente sin dirección de correo electrónico o una dirección no valida, éste aparece resaltado en color rojo dentro de la rejilla. En ese caso no debe seleccionar el cliente o bien corregir esta incidencia en la ficha de clientes. Pulse el botón Siguiente> para continuar con el proceso. En la segunda ventana debe indicar la cuenta de correo por la cual se realiza el envío de los correos, el asunto y el mensaje que deberán incluir los emails.
Las cuentas de correo por la cual se envían los emails deberán configurarse previamente. No obstante puede hacerlo en ese momento pulsando el botón Editar cuentas… e indicar los parámetros correctos en la configuración.
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Presione nuevamente Siguiente> y accedemos a la ultima ventana de asistente. Seleccione el formato de factura que desea emplear para enviar los correos y por últimos pulse Enviar correos. En ese momento comenzará el envío masivo de facturas.
Por cada factura seleccionada, ClassicGes 5.0 creará un archivo PDF y lo adjuntará al correo que se envía a cada cliente. Dependiendo del número de facturas que debe enviar, este proceso puede tardar segundos o minutos. Una vez terminado, se marcarán como ya enviadas por email estas facturas; de esta forma podremos incluirlas o no en futuros envíos.
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4.2. Selección de formato para enviar por email
Otra mejora que hemos incluido en ClassicGes 5.0 es la de poder seleccionar el formato de impresión al enviar un documento por email (facturas, albaranes, pedidos, etc.). Anteriormente utilizaba el formato establecido por omisión.
Al pulsar el botón Email se abrirá una ventana auxiliar con los formatos disponibles para ese documento. Seleccione el que desea utilizar y pulse Aceptar para proceder al envío.
4.3. Imprimir tickets de mesas abiertas excluyendo artículos ya impresos desde TPV táctil.
A partir de esta nueva actualización el TPV táctil ofrece la posibilidad de imprimir tickets de mesas abiertas excluyendo los artículos que ya fueron impresos anteriormente. El funcionamiento sería igual al que emplea para la impresión de los artículos de cocina.
Para activar esta opción debe acceder a TPV – Configuración de TPV´s – Archivo de TPV´s. En esta pantalla acceder a la pestaña de Impresora de tikets.
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En este apartado se incluye una casilla para conseguir este propósito. Marque esta casilla si desea que ClassicGes realice esta tarea. Al realizar ventas en el TPV táctil, cuando una mesa esté abierta y pulsamos el botón Imprimir saldrá un ticket de venta con los artículos nuevos o los que haya sufrido variaciones. Esto resulta útil cuando se desea enviar a la mesa de los clientes el ticket de las consumiciones.
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Al finalizar la venta, podemos imprimir el ticket completo o bien no imprimir.
4.4. Mejoras en las ventanas de Buscar
Se mejora las ventanas de búsqueda del programa. A partir de ahora solo se podrá aceptar una búsqueda cuando se encuentre algún registro. Para ello, el botón Aceptar solo estará disponible cuando se haya encontrado alguna coincidencia.
También se ha añadido un botón de refresco de los datos para facilitar la tarea los dispositivos táctiles.
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4.5. Filtro por fecha de alta en ventanas de Listados de clientes y Selección de clientes (CRM).
En las ventanas de Listados de clientes se ha añadido un nuevo filtro: Filtrar los clientes por fecha de alta. Esto permite obtener informes de los clientes por periodos de tiempo.
La misma opción se ha añadido en la ventana de Selección de clientes dentro de Seguimiento de clientes (CRM).
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3. Contenidos Service Pack anteriores Service Pack 14 Service Pack 14 es un paquete de actualizaciones que adapta el programa ClassicGes 5.0 a la nueva versión de ClassicAIR 5.0 y a su teclado virtual.
1. Compatibilidad con la nueva versión de ClassicAIR 5.0 y su
nuevo teclado virtual.
2. Resolución de errores menores
3. Mejoras en el rendimiento de ClassicGes 5.0
1. Compatibilidad con la nueva versión de ClassicAIR 5.0 y su teclado virtual.
Service Pack 14 compatibiliza el programa ClassicGes 5.0 con la nueva versión de ClassicAIR 5.0, que incorpora un teclado virtual.
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El nuevo teclado virtual de ClassicAIR 5.0 permite conectarse desde dispositivos con cualquier sistema operativo: OS X, IOS, Android versión 4.0 o superior, Windows y Linux.
Las conexiones son más rápidas y más estables y se se optimiza la velocidad Imagen. Sistemas operativos compatibles con la nueva versión de ClassicAIR 5.0
La nueva versión ClassicAIR 5.0 optimiza la velocidad y la estabilidad de las conexiones a través de la web.
2. Resolución de errores menores. Con la nueva actualización Service Pack 14 se han solventado algunas incidencias menores gracias a las sugerencias de nuestros usuarios. Recuerde que si quiere enviarnos una sugerencia, puede escribirnos a la dirección de correo electrónico [email protected].
3. Mejoras en el rendimiento de ClassicGes 5.0 Service Pack 14 incluye mejoras desarrolladas por el equipo de programación AIG para optimizar el rendimiento del programa.
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Imagen 2. Ventana cuentas de correo electrónico. En la ventana “Archivo de Facturas de Clientes” se ha incorporado el botón “E-‐mail”, que permite enviar directamente facturas por correo electrónico. Pulse en “E-‐mail” y se abrirá la hoja en blanco del mail con el fichero adjunto y el campo de destinatario con la dirección de correo del cliente. (Imagen 2).
Puede modificar o añadir alguna dirección de correo electrónico en destinatario si lo desea y escribir en el cuerpo del e-‐mail antes de enviarlo.
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4.1. Asistente automático, solo si tiene algún TPV activado.
El asistente de actualización para crear facturas simplificadas equivalentes a los tickets de venta ya emitidos aparece automáticamente una vez instale Service Pack 12, sólo si su empresa tiene algún TPV activado.
Imagen 37. Asistente actualización de facturas simplificadas: Nuevo reglamento de obligaciones de facturación. 4.2. Indique las empresas que van a emitir ventas desde TPV. Indique en qué empresas se van a emitir ventas desde TPV, y si deben emitir facturas simplificadas, según el nuevo reglamento.
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Imagen 38. Asistente actualización de facturas simplificadas: Por favor, indique qué empresas van a emitir ventas desde TPV. 4.3. Seleccione las series de facturación a utilizar desde los TPV’s. Se recomienda elegir una serie que no se esté usando para que no haya interferencias entre la numeración y las fechas de las facturas. La serie que elija quedará configurada en ClassicGes. Recuerde que si posteriormente desea cambiarla, puede hacerlo desde la ventana Archivos de TPV. Una vez elegidas las series, si pulsa aceptar, se localizarán las ventas emitidas desde los TPVS a partir del 1 de enero de 2013 y se crearán las facturas simplificadas equivalentes. ClassicGes quedará configurado para la emisión de facturas simplificadas con las adaptaciones desarrolladas para Service Pack 12.
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Imagen 39. Asistente actualización de facturas simplificadas: Seleccione las series de facturación a utilizar desde los TPVS.
Imagen 40. Asistente actualización de facturas simplificadas: Fin del proceso
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Imagen 50. Asistente para traslado automático de almacén: “Seleccione los artículos de los que quieres que se haga el control de stock”.
Imagen 51. Asistente para traslado automático de almacén: “Fin del proceso”.
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Por otra parte, se han incorporado nuevos iconos en los botones Cliente, Facturar, cierres de caja, Salón y Traslado de mesas, de cara a agilizar el trabajo táctil y a hacer la ventana más visual. También se ha renovado el diseño y el contraste de colores.
Imagen 54. Nuevo diseño de la ventana de TPV táctil, con cambio de colores y nuevos iconos. 9. Mejoras en el rendimiento de ClassicGes 5.0 y optimización de compatibilidad con Controlador de Dispositivos Locales (CDL) y con ClassicAIR 5.0.
El Service Pack 12 desarrolla mejoras en el rendimiento del programa que optimizan la eficacia y rapidez de las operaciones.
Asimismo se ha optimizado la compatibilidad de ClassicGes 5.0 con el Control de Dispositivos Locales (CDL) y con ClassicAIR 5.0.
Fin de contenidos de Service Pack 12 para ClassicGes 5.0 Invierno 2013
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Imagen 1. Modo Inicio o táctil de Windows 8 con acceso directo a ClassicGes 5.0.
Imagen 2. ClassicGes 5.0 en modo escritorio tradicional de Windows 8.
1.1 Adaptación de iconos de ClassicGes 5.0 para solventar incompatibilidad de visualización en Internet Explorer 10 con Windows 8.
Existe una incompatibilidad de visualización de iconos de ClassicGes 5.0 al conectarse con ClassicAIR 5.0 a través del navegador Internet Explorer 10, con el nuevo sistema operativo Windows 8. Esta incompatibilidad genera que no se muestren los iconos del menú de las ventanas de ClassicGes 5.0, como se aprecia en la siguiente imagen:
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Imagen 3. Incompatibilidad de visualización de iconos en Internet Explorer 10
El Service Pack 10 solventa esta incompatibilidad de visualización. Con la instalación del Service Pack 10, los iconos ya se ven correctamente en todas las ventanas de ClassicGes 5.0:
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Imagen 4. Correcta visualización de iconos en Internet Explorer 10 2. Mejoras en la rapidez y eficacia en la conectividad con ClassicAIR 5.0.
El Service Pack 10 incorpora mejoras que hacen que la conectividad con ClassicAIR 5.0 sea más rápida y eficaz. Como siempre, el número de usuarios conectados a ClassicGes con ClassicAIR es ilimitado, solo depende de la capacidad del equipo de cada usuario. Con Service Pack 10, la conectividad es más rápida, más efectiva y más robusta.
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Imagen 5. Ventana de conexiones simultáneas de ClassicAIR 5.0 3. Mejoras en la capacidad y rapidez de carga en el volumen de datos que soporta el programa. El Service Pack 10 incorpora mejoras en el volumen de datos que soporta ClassicGes 5.0. Se han implementado mejoras tanto para aumentar la capacidad del programa en el volumen de datos soportado (clientes, facturas, artículos…); como para agilizar la rapidez de carga, importación y visualización de los mismos.
Imagen 6. Mejora en la capacidad y rapidez en volumen de datos en ClassicGes .50.
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4. Compatibilización con ClassicAIR 5.0 para el sistema de control de dispositivos locales. El Service Pack 10 compatibiliza ClassicGes 5.0 con el nuevo sistema de control de dispositivos locales de ClassicAIR 5.0. Permite que la conexión con ClassicAIR 5.0 trabaje con dispositivos locales como impresora de documentos, impresora de tickets y cajón portamonedas.
Imagen 7. Compatibilidad con el sistema de control de dispositivos locales de ClassicAIR 5.0.
