SEMINARIO “RELACIONES PÚBLICAS ESTRATÉGICAS PARA UNA ...

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN

UNIDAD SANTO TOMÁS

SEMINARIO

RELACIONES PÚBLICAS ESTRATÉGICAS

“RELACIONES PÚBLICAS ESTRATÉGICAS PARA UNA EMPRESA DEDICADA

AL OFFSET”

TRABAJO FINAL

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

LICENCIADO EN RELACIONES COMERCIALES

PRESENTAN

Evelyn Sarahí Compagny Robledo

Edna Iniestra Vargas

Erika Aidé Ruelas Vargas

Leticia Salazar Pérez Pombo

Isabel Viridiana Thomas Cárdenas

CONDUCTOR: LRC. ALEJANDRO E. HERNÁNDEZ DE LA TORRE

México D.F. Noviembre de 2008

ÍNDICE

Introducción

Página

Capitulo I

CONSORCIO MANUFACTURERO DE EMPAQUES,

S.A. de C. V. 1

1.1 Antecedentes 1

1.2 Misión 2

1.3 Visión 2

1.4 Valores 2

1.5 Organigrama de COMESA 3

1.6 Ubicación 4

1.7 Portafolio de Productos 5

1.7.1 Impresora de Offset 5

1.7.2 Exhibidores 6

1.7.3 Empaques y Plegadizos 7

1.8 Situación Actual 8

1.8.1 Procesos y Maquinaria 8

1.8.2 Personal 9

1.8.3 Promoción de Ventas 10

1.8.4 Publicidad 10

1.8.5 Relaciones Públicas 10

1.8.6 Venta Personal 11

Capitulo II

INVESTIGACIÓN INTERNA 12

2.1 Definición del Problema 12

2.2 Análisis del Problema 12

2.3 Objetivo General de la Investigación 12

2.4 Objetivos Específicos de la Investigación 13

2.5 Hipótesis 13

2.6 Variables 13

2.7 Publico Objetivo 13

2.8 Metodología o Tipo de Investigación 14

2.9 Determinación de la Muestra 14

2.10 Cuestionario 15

2.11 Análisis de Resultados 18

2.12 Reporte de la Investigación 28

Capitulo III

PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS 29

3.1 Objetivo General del Plan Interno 29

3.2 Objetivos Específicos del Plan Interno 29

3.3 Estrategias y Tácticas del Plan Interno 30

3.3.1 Identidad Corporativa (Gafetes) 31

3.3.2 Manual de Inducción 32

3.3.3 Publicación para Comunicaciones Especiales 41

3.3.4 Boletín Mural 44

3.3.5 Dinámicas de Integración 45

3.3.6 Convivencia 49

3.3.7 Discurso 52

Capitulo IV

PLAN RELACIONES PÚBLICAS EXTERNO 54

4.1 Definición del Problema Externo 54

4.2 Análisis del Problema Externo 54

4.3 Objetivo General del Plan Externo 54

4.4 Objetivos Específicos del Plan Externo 55

4.5 Estrategias y Tácticas del Plan Externo 55

4.5.1 Imagen Corporativa – Remodelación 56

4.5.2 Programa de visitas a Puertas Abiertas 57

4.5.3 Boletines Informativos a través de Correo

Electrónico 58

4.5.4 Seguimiento de correos a través de la página

de Internet 60

Capitulo V

5.1 Calendarización 62

5.2 Presupuesto 63

5.3 Evaluación 64

5.4 Conclusiones 71

5.5 Glosario 73

5.6 Bibliografía 75

Introducción

Hoy en día los fines principales de toda labor de Relaciones Públicas, responden

principalmente al propósito de acercar, comunicar e interrelacionar la empresa

con quienes la integran y con los sectores externos que se encuentren efectiva y

potencialmente ligados.

Esto aunado a la idoneidad del equipo de profesionales de relaciones públicas, ya

que este equipo de trabajo está formado por especialistas que lo respaldan, para

lograr una planificación, programación e instrumentación coherente y acorde con

las técnicas que mejor resulten a las metas establecidas.

La creatividad y la adaptación al contexto organizacional son la clave para la

elaboración de este Plan de Relaciones Públicas proyecto.

Los beneficios hacia COMESA son básicamente: La vinculación con los medios

externos e internos, el establecimiento del diálogo a través de los caminos de

doble curso, la difusión de la empresa y la proyección de su imagen corporativa.

También se ofrecerán definiciones, conceptos y sugerencias a seguir para un

mejor entendimiento y fortalecimiento del proyecto, que a su vez, servirán como

guía a COMESA para un mejor arribo hacia los objetivos planteados en dicho

plan.

Es por ello que se realizará un análisis de la información recabada, siguiendo una

metodología, tomando en cuenta productos, clientes, infraestructura y cada uno

de los departamentos de la empresa. Con los resultados obtenidos de ésta

investigación realizaremos el Plan de Relaciones Públicas que cumplirá el

principal objetivo: “proyectar la imagen adecuada que permita conservar la

cartera de clientes y a su vez ampliarla, incrementando la satisfacción a través

de un buen servicio y calidad en los productos”, esta información dará pie a

identificar la situación actual, realizando un estudio en el que las fortalezas serán

aprovechadas al máximo al aplicar estrategias y tácticas que reducirán las

debilidades, lo cual hará que COMESA sea mas competitiva en el mercado.

1

Relaciones Públicas Estratégicas para una empresa dedicada al Offset

CONSORCIO MANUFACTURERO DE EMPAQUES, S.A. de C.V.

1.1 Antecedentes

En 1961 nace Impresiones Perfectas SA de CV (IPSA) y se constituye como una sociedad en 1968, fundada por Arturo Vainer y Lázaro Pustilnik asociados por 31 años. Sin embargo la razón social paso a manos de Miguel Larrea y Juan Javier Zapata, este último se mantuvo por 12 años como propietario de IPSA

En 1993 el Sr. Zapata decide contratar como Director General al Ingeniero Rosalio Lorenzo Macías quien después de estar un tiempo a cargo de la compañía decide comprarla; la empresa vivió un gran cambio, basada en una nueva administración con una mentalidad actual e ideas innovadoras.

En 1999 IPSA se convierte en la 1era empresa de empaques y plegadizos, certificada con 18 de 25 productos.

El Instituto Nacional de Mercadotecnia después de sus estudios en punto de venta otorgo el 6 de noviembre de 1999 el “GRAND PRIX AMERICA FOR QUALITY AND SERVICE” premio internacional que concede sin convocatoria.

El 1° de enero del 2000 la empresa No Sabe Fallar SA de CV entrega por primera vez a uno de sus 240 proveedores el reconocimiento al servicio proporcionado durante 1999 a IPSA

El 11 de Septiembre del 2006 la razón social cambia a Consorcio Manufacturero de Empaques SA de CV (COMESA), quien ha logrado ser seleccionada por clientes sólidos y contar con recursos humanos calificados y entusiastas, así como con un equipo confiable.

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1.2 Misión

Satisfacer las necesidades de productos y servicios que exige actualmente el mercado, para asegurar una relación permanente y valiosa con nuestros clientes, colaboradores y proveedores, garantizando así nuestra permanencia y crecimiento, obteniendo de esta manera una adecuada rentabilidad.

1.3 Visión

Ser reconocidos por nuestros clientes como la empresa más confiable por su competitividad derivada de una constante innovación con la mayor calidad en productos y servicios, ofreciendo el mejor lugar de trabajo para nuestros colaboradores.

1.4 Valores

PUNTUALIDAD es la disciplina de estar a tiempo para cumplir nuestras obligaciones.

COMUNICACIÓN es indispensable para procurar y mantener las buenas relaciones en todos los ámbitos de nuestra vida.

RESPETO implica marcar los límites de las posibilidades de hacer o no hacer de cada uno y donde comienzan las posibilidades de acción los demás. Es la base de la convivencia en sociedad.

HONESTIDAD garantiza confianza, seguridad, respaldo, confidencia, integridad.

EMPATIA es el interés por las personas que nos rodean y consolidan la relación que tenemos con cada una de ellas.

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1.5 Organigrama

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1.6 Ubicación

Consorcio Manufacturero de Empaques, S.A. de C.V.

CME-060911-RC6

Av. De las Granjas No. 474

Col. San Sebastián Azcapotzalco,

México, D.F.

CP 02040

Tel. 53.52.85.59

55.61.83.22

55.61.49.16

www.comesamexico.com.mx

[email protected]

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1.7 Portafolio de Productos

1.7.1 Impresora de Offset

El Offset es un método de reproducción de documentos e imágenes sobre papel, o materiales similares, que consiste en aplicar una tinta, generalmente oleosa, sobre una plancha metálica, compuesta de una aleación de aluminio.

El sistema de impresión indirecto cuenta con la mejor tecnología y en combinación con excelentes procesos generan resultados óptimos y entregas garantizadas en el tiempo en que los clientes lo requieran.

Trabajan con diferentes espesores y grosores, así también en dimensiones versátiles con los tirajes más comerciales, materiales o personalizados, posters, folletos, brochures, catálogos y muchos más.

POSTERS Y FOLLETOS. La variedad en materiales hace que estos cuenten con la mejor calidad en IMPRESIÓN DISEÑO y GROSOR.

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1.7.2 Exhibidores

Exhibidores de píe temporarios que pueden ser trasladados fácilmente de un lugar a otro, ideales para empresas que requieren de publicidad móvil. Trabajan sobre su prototipo o recomendamos el prototipo ideal para sus eventos especiales o marketing.

Con materiales novedosos, dinámicos y resistentes, exhibiendo el producto al cliente y cumpliendo el objetivo del producto.

En el área de reingeniería del producto recomiendan, asesoran y le dicen que material y qué tipo de armado hará más resistente y dinámico el exhibidor.

EXHIBIDORES (DISPLAY). Pueden ser a gran escala o de bolsillo, de material ligero o material resistente en la gama más versátil en diseños.

DESPACHADORES.

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1.7.3 Empaques y Plegadizos

Empaque distinción o presencia representable en la forma o en los modelos.

Producción y fabricación de empaques plegadizos y de microflauta, en el área de plegadizos se verifica las mejores soluciones para que el producto cuente con tecnología de pliegue, resistencia y alta calidad en impresión.

CAJAS PLEGADIZAS. En materiales como cartulina sulfatada, cáple, con o sin ventanas de acetato, con armado especial que se adapte al producto.

CAJAS MICROCORRUGADAS. Si el producto requiere de una mayor resistencia, se empalman en single face ó pliegos con flautas “E”,”B”, “C”.

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1.8 Situación Actual

1.8.1 Procesos y Maquinaria

Los procesos de COMESA México constan de normas y procedimientos en la elaboración de todos los productos. Homologando el control de calidad desde impresiones hasta ensambles plegadizos robustos.

La constante supervisión de la maquinaría garantiza una excelente producción, cubriendo así desde los clientes con pedidos eventuales hasta las grandes compañías con pedidos voluminosos y especiales.

Estos procesos se encuentran perfectamente definidos con una segmentación de los departamentos, donde sus tareas se encuentran bien ubicadas.

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DEL PRODUCTO

Aquí se diseñan los prototipos y se analizan los productos para garantizar que durante el proceso de fabricación y vida útil cumplan con las normas y estándares de los clientes.

DEPARTAMENTO DE PREPRENSA

La interpretación de los diseños gráficos y estructurales en coordinación con el departamento de ingeniería dan en este departamento el inicio del proceso productivo.

DEPARTAMENTO DE IMPRESION OFF-SET.

PRENSA ROLAND 700: 5 colores, impresión mínima 34x48 cm, máxima de 72x102 cms.

PRENSA ROLAND ULTRA: 4 colores, impresión mínima de 49x60 cm, máxima de 90 x 125 cms.

PRENSA HARRIS: 4 colores, impresión mínima de 28x43 cm, máxima de 65 x 99 cms.

Ventaja Competitiva:

PRENSA ROLAND 800: 4 colores impresión mínima de 57x87, máxima de 110x160 y calibres hasta 0.028”.

DEPARTAMENTO DE CORTE (GUILLOTINAS Y SUAJE).

GUILLOTINA WOLEMBERG: programable con capacidad de corte (luz) de 115 cm, en postetas de hasta 15 cm, para corte de acetato, cartón y papel. PRENSA BOBST 1620, para trabajos grandes de cáple y/o corrugado en planillas múltiples, con alimentación automática, capacidad de 4,500 golpes por hora y salida máxima de 90 x 125 cm.

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PRENSA DE SUAJE MIHELE: cilíndricas de hasta 1,200 tiros por hora cada una con mesa de corte de 85 x 110 cm.

PRENSA IMPERIA: máquina de suaje tipo “thompson” con capacidad de 6,000 golpes por turno, con alimentación manual, para suajes grandes de hasta 80 x 120 cm. PRENSA HEIDELBERG: para trabajos pequeños en planillas múltiples, con alimentación automática, capacidad efectiva de 3,000 golpes por hora y salida máxima de 55x71 cm.

MAQUINA ESTAMPADORA KLUGE: Para “hot stamping”, si se necesita un empaque o impresión con realzado en color metálico foil.

DEPARTAMENTO DE LAMINACION.

LAMINADORA AYCOMP: Con capacidad para empalmar diferentes calibres de caple sobre corrugado flauta “E”, “B”, “C”, pliego, cartón rígido, cáple a una velocidad de hasta 500 mt. /hr.

DEPARTAMENTO DE PEGADO Y ACABADO.

MAQUINA PEGADORA POLYGRAPH: Para realizar pegues lineales, doble pared y fondo automático, en cajas plegadizas y microcorrugadas, con una abertura de hasta 1 mt, y una velocidad en la banda transportadora de 4 Km. /Hr.

MESA DE ALZADOS, se cuenta con cuatro mesas para pegados especiales que requieren de elaborarse a mano, ventanas de acetato o insertos.

1.8.2 Personal

La gran mayoría de los trabajadores tiene muchos años de laborar en la compañía por lo que se sienten identificados con la misma. Encontramos dos tipos de empleados en la organización, los sindicalizados y los no sindicalizados, por lo que existen beneficios extras exclusivamente para el personal sindicalizado y esto provoca inconformidad con aquellos que perciben solo las prestaciones de ley.

No todo el personal se encuentra preparado profesionalmente, sin embargo por el tiempo que tienen trabajando para la empresa se han vuelto expertos en las actividades que realizan. Encontrando oportunidad de crecimiento dentro de la misma. No existe una capacitación formal y nunca se ha realizado una actividad de integración.

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1.8.3 Promoción de Ventas

COMESA ha participado en ferias y exposiciones por primera vez en este año (2008).En Mayo con la participación en la Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales AC (ANTAD) y en Junio en la EXPO PUBLICITAS. Promoviendo los servicios y productos que se tienen.

1.8.4 Publicidad

La publicity abarca gran parte de la publicidad ya que los posibles prospectos se acercan a COMESA por alguna recomendación de algún cliente o escuchan hablar de la empresa.

Se cuenta con una página de internet http://www.comesamexico.com.mx/ con un diseño innovador y fácil de navegar, con una actualización constante. Se puede encontrar los diferentes procesos y productos que se ofrece al cliente.

Se cuenta con la subscripción en algunas páginas de Internet que se relacionan con impresiones o muebles para punto de venta.

1.8.5 Relaciones Públicas

En si no existe un departamento de Relaciones Publicas, por lo que esta actividad se lleva a cabo por el departamento de Recursos Humanos, este se dedica únicamente a la contratación del personal, no coordina la comunicación entre departamentos y esto a su vez genera errores en los procesos lo cual provoca una imagen negativa ante los clientes al entregar tarde algunos productos.

Con respecto a las actividades de RP, la empresa cuenta con un periódico mural en el que se da a conocer los cumpleaños y aniversarios laborales, premios por puntualidad y los partidos con los resultados del equipo de futbol de la misma, estos equipos están formados por la liga femenil y varonil, creados por los empleados desde el 2006.

Hay un programa de apoyo para útiles escolares que se otorga a todos los empleados sin excepción alguna, este beneficio lo obtienen en el mes de Agosto, mismo que se ve reflejado en el pago de ese mes.

Los hijos de los trabajadores que obtuvieron las mejores calificaciones durante el ciclo escolar tienen derecho a acompañar un día a sus papas al trabajo, con el privilegio de recorrer la planta y ver el proceso de producción.

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La única distinción institucional se manejan a través del personal operativo , con un uniforme que se les proporciona 2 veces al año (Enero-Junio) que consiste en un pantalón de mezclilla y una playera tipo polo con el logo de la empresa en el pecho. Antes había credenciales pero ahora no se cuenta con ellas.

Hay un premio de puntualidad que se otorga cada mes, este se gana siempre y cuando no se haya tenido más de 3 retardos o ninguna inasistencia, tienen derecho a 2 días extra de salario.

Por último se lleva a cabo cada año la comida de fin de año organizada por el departamento de Recursos Humanos.

1.8.6 Ventas Personales

Se cuenta con un equipo de ventas que se dedica a la búsqueda de posibles clientes ofreciendo los productos y beneficios de COMESA, ocupando herramientas como son: llamadas telefónicas, búsqueda de contactos por internet y en campo, así como seguimiento de los correos que llegan por la página de internet.

Las citas que se llevan a cabo son con la finalidad de establecer una conversación para ofrecer el catalogo de productos que se tienen, explicar las cualidades y orientar al cliente de las posibles alternativas que necesita su producto.

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INVESTIGACIÓN INTERNA

2.1 Definición del Problema

COMESA no cuenta con un proceso de comunicación efectivo y eficiente de manera interna.

2.2 Análisis del Problema

A partir de que IPSA cambia de razón social a COMESA y que modifica su estructura organizacional, el flujo de la información ha sido ineficiente, por lo que los departamentos no funcionan en sincronía para la entrega oportuna de sus productos.

A través de las experiencias que los empleados del área de ventas mencionan el flujo de información no es el adecuado ya que no hay normas que rijan los procesos.

En su ingreso no hubo una adecuada inducción por parte del Departamento de Recursos Humanos, ya que se desconoce mucha información de la empresa de suma importancia como la misión, visión, valores entre otras, generando un sentido de inestabilidad y desubicación porque no hay un acercamiento humano que les transmita confianza y seguridad al encontrase en una empresa seria y comprometida.

Así mismo no tienen contacto con todo el personal, por consecuente no se conocen y llegan a transmitirse rumores que no son adecuados para generar un ambiente laboral agradable.

2.3 Objetivo General de la Investigación

Identificar la percepción que tienen los empleados de COMESA con respecto a la comunicación que emplean para las diversas áreas, localizando los factores que influyen en el desempeño del personal, con la finalidad de proponer la estrategia adecuada para optimizar el flujo de comunicación

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2.4 Objetivos Específicos de la Investigación

Identificar si el empleado tiene conocimiento de las funciones que realiza COMESA

Conocer si los empleados han participado en actividades motivacionales y de actualización

Obtener los puntos de vista del público interno con respecto a la relación que llevan con el departamento de Recursos Humanos

Identificar los factores que impiden que todos los empleados de COMESA estén debidamente informados

Evaluar si los medios de comunicación que actualmente utiliza COMESA son funcionales para informar e integrar al personal

Conocer como es la relación de los empleados con su jefe directo.

Averiguar la frecuencia con que se reconoce su aportación laboral.

Saber cual es la percepción que el público interno tiene de COMESA con respecto a la ventaja competitiva dentro del mercado laboral

2.5 Hipótesis

H1: La productividad de los empleados que laboran en COMESA está altamente relacionada con la comunicación que reciben en todos los sentidos.

H0: La productividad de los empleados que laboran en COMESA no está relacionada con la comunicación que reciben en todos los sentidos.

2.6 Variables

Variable Independiente: La comunicación

Variable dependiente: La productividad

2.7 Publico Objetivo

Todo el personal que labora en COMESA SA de CV (135 empleados)

Personal Administrativo (50 personas)

Personal Operativo (85 personas)

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2.8 Metodología o Tipo de Investigación

El método de investigación será de tipo formal, descriptivo, experimental de campo; puesto que pretendemos comprobar las hipótesis de trabajo en el lugar dónde sucede el fenómeno por investigar y de esta manera explicar las características más importantes con respecto a su aparición, frecuencia y desarrollo.

2.9 Determinación de la Muestra

El método empleado es esta investigación para la muestra es probabilístico, por medio de cuestionarios, los cuales se aplicarán aleatoriamente a trabajadores de Comesa para conocer sus opiniones.

Por lo que utilizaremos la siguiente fórmula, teniendo un nivel de confiabilidad del 95%

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2.10 Cuestionario INSTRUCCIONES

Conteste de manera breve y veraz las siguientes preguntas. Toda información proporcionada será de carácter confidencial. 1. ¿Conoce las políticas, objetivos, misión y/o visión de COMESA?

a)SI b)NO

2. ¿Recibió un curso de inducción, actualización, motivación?

a)SI b)NO 3. ¿Al ingresar a la empresa recibió un manual de bienvenida, políticas de la empresa,

reglamento interno y/o manual de procedimientos del departamento?

a)SI b)NO 4. ¿Se le ha proporcionado información proveniente del departamento de Recursos

Humanos respecto a incentivos, premios, actividades sociales, culturales y/o deportivas?

a)SI b)NO 5. ¿A través de qué medio RH le proporcionan esta información?

a) Tríptico b) Circular c) Periódico Mural d) Juntas con Jefes e) Correo Electrónico f) Otros

6. ¿Cómo consideras la atención brindada en Recursos Humanos?

a) Excelente b) Buena c) Regular d) Pésima

¿Cuál?

¿Cuál?

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7. ¿Cómo evaluaría la comunicación entre los distintos departamentos?

a) Excelente b) Buena c) Regular d) Pésima e) Nula

8. ¿Cuál es el medio que se utiliza para mantener la comunicación entre los

departamentos?

Tríptico Circular Periódico Mural Juntas con Jefes Correo Electrónico Otros

9. ¿Considera que el medio a través del que se entera de la información es efectivo?

a)SI b)NO 10. ¿Cómo considera la comunicación en su área?

a) Excelente b) Buena c) Regular d) Mala e) Pésima

11. ¿Cómo califica la relación con su jefe inmediato?

12. ¿Le agrada su área de trabajo?

a) Mucho b) Regular c) Poco d) Nada

13. ¿Considera que cuenta con las herramientas necesarias para realizar su trabajo?

a)SI b)NO 14. ¿Cree que se reconoce su trabajo?


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a) Siempre b) Casi siempre c) A veces d) Nunca

15. ¿Cómo considera el clima laboral dentro de su departamento?


16. ¿COMESA organiza algún tipo de eventos especiales?

a)SI b)NO 17. ¿Qué es lo que más le agrada de trabajar en COMESA?

a) Instalaciones b) Equipo de trabajo c) Horario d) Prestaciones e) Otra

18. ¿Qué beneficios ha encontrado al trabajar en COMESA? 19. ¿Qué actividades le gustaría que llevara a cabo COMESA?

Gracias por su cordial atención y que tenga un excelente día.

¿Cuáles?

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2.11 Análisis de Resultados

1. ¿Conoce las políticas, objetivos, misión y/o visión de COMESA?

En COMESA el 82% de los empleados conoce y/o recuerda las políticas, objetivos, misión y/o visión vs. el 18% que no conoce bajo que misión o visión se rige COMESA.

2. ¿Recibió un curso de inducción, actualización, motivación?

El 66% de los empleados en COMESA ha recibido curso de inducción, actualización y/o motivación vs el 34% que no conoce la historia, el proceso completo de producción ni ha recibido curso de motivación.

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3. ¿Al ingresar a la empresa recibió un manual de bienvenida, políticas de la empresa, reglamento interno y/o manual de procedimientos del departamento?

El 88% de los empleados en COMESA no ha recibido un manual, política, ni reglamento interno al ingresar a la empresa mientras que el 12% de los empleados lo ha recibido siendo esta parte la que de mayor antigüedad en COMESA.

4. ¿Se le ha proporcionado información proveniente del departamento de Recursos Humanos respecto a incentivos, premios, actividades sociales, culturales y/o deportivas?

El 64% de los empleados en COMESA coincide en que si han recibido información proveniente del Departamento de Recursos Humanos con respecto a incentivos, premios, actividades sociales, culturales y/o deportivas vs el 36% que no recibe dicha información.

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5. ¿A través de qué medio RH le proporcionan esta información?

Del 64% de los empleados que si han recibido información proveniente de Recursos Humanos el 40% la han obtenido a través de sus jefes inmediatos mientras que la minoría que representa el 2% lo reciben por medio de correo electrónico.

6. ¿Cómo consideras la atención brindada en Recursos Humanos?

En COMESA el 53% de los empleados considera como buena la atención brindada por Recursos Humanos vs el 1% que opina que es pésima la atención que le brinda dicho departamento.

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7. ¿Cómo evaluaría la comunicación entre los distintos departamentos?

La comunicación que existe entre los distintos departamentos de COMESA es Regular, esto lo justifican el 51% de los empleados mientras que el 33% lo evalúan como buena.

8. ¿Cuál es el medio que se utiliza para mantener la comunicación entre los departamentos?

El 61% de los empleados coincide que el medio que se utiliza para mantener la comunicación entre los departamentos es en juntas con los jefes, mientras que el 14%, 10% y 13% es personal, correo electrónico y circular respectivamente.

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9. ¿Considera que el medio a través del que se entera de la información es efectivo?

El 66% de los empleados considera efectivo el medio a través del cual se entera de la información en COMESA vs el 34% que no lo cree efectivo.

10. ¿Cómo considera la comunicación en su área?

En COMESA el 68% de los empleados considera como excelente la comunicación dentro de su área, mientras que el 17% lo considera como buena y el 15% como regular.

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11. ¿Cómo califica la relación con su jefe inmediato?

En COMESA la relación que existe con el jefe inmediato es buena según el 55% de los empleados, mientras que el 25% la considera como excelente principalmente en el área de offset y suaje mientras que el 6% la considera como mala principalmente en el área de acabado.

12. ¿Le agrada su área de trabajo?

El 68% de los empleados en COMESA le agrada su área de trabajo vs el 2% que no le agrada nada su área de trabajo.

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13. ¿Considera que cuenta con las herramientas necesarias para realizar su trabajo?

El 73% considera que cuenta con las herramientas necesarias para realizar su trabajo mientras que el 27% no lo considera de esta forma.

14. ¿Cree que se reconoce su trabajo?

El 61% de los empleados en COMESA considera que a veces se le reconoce su trabajo, el 27% de los empleados casi siempre se le reconoce, mientras que el 9% siempre ha sido reconocido vs el 3% que nunca se le ha dado un reconocimiento.

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15. ¿Cómo considera el clima laboral dentro de su departamento?

El 50% considera como bueno el clima laboral dentro de su departamento mientras que el 33% lo considera como regular vs el 14% que lo cree excelente.

16. ¿COMESA organiza algún tipo de eventos especiales?

El 87% coincide en que COMESA organiza eventos especiales, aunque ellos lo consideran como cenas de fin de año, mientras que un 13% comenta que no se realizan eventos especiales coincidiendo este porcentaje en las personas que llevan menos de 1 año en la empresa.

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17. ¿Qué es lo que más le agrada de trabajar en COMESA?

El 37% de los empleados coincide en que lo que más le agrada de trabajar en COMESA es el Horario, mientras que el 35% le agrada su equipo de trabajo, así mismo obtuvimos que el 14% cree que las prestaciones son lo más atractivo de trabajar en dicha empresa

18. ¿Qué beneficios ha encontrado al trabajar en COMESA?

El 44% de los empleados coincide en que el beneficio de pertenecer a COMESA son las prestaciones, seguido del 27% que considera el crecimiento, el 18% valora al aprendizaje obtenido, mientras que sólo el 11% considera el sueldo.

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19. ¿Qué actividades le gustaría que llevara a cabo COMESA?

El 55% de los empleados de COMESA opinan que les gustaría que se llevaran a cabo convivencias en donde participen todos los departamentos, el 37% solicitan la realización de actividades que eleven su autoestima y sólo el 8% solicitan poner más atención en la organización de la empresa.

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2.12 Reporte de la Investigación

La comunicación es el rubro de mayor importancia en una organización, tanto para los miembros directivos como operativos, para COMESA no es la excepción, ya que sus empleados desean recibir mayor información al ingresar a la empresa como manuales, cursos de superación personal, entre otros, que permitan mantenerse debidamente informados.

A pesar de que los colaboradores reciben información de Recursos Humanos esta la conocen de forma indirecta, ellos consideran que esta información es poco eficiente, sin embargo afirman que es buena la atención brindada por parte del Personal de Recursos Humanos.

El medio de comunicación descendente y horizontal de los departamentos permite a los empleados obtener mejores resultados, sin embargo, la información ascendente denota la inconformidad del personal, que no permite un ambiente laboral agradable; lo que demuestra que no existe un grado de confianza que favorezca este flujo de comunicación.

Los trabajadores prefieren obtener más información de la organización de manera formal en cuanto a actualización y motivación se refiere, para evitar incidentes a los nuevos integrantes o para mejorar los procesos que llevan a cabo.

Se puede decir que dentro de cada departamento la mayoría de los miembros están satisfechos con la relación que existe con su jefe inmediato.

Así mismo los empleados aseguran que les agrada su área de trabajo y consideran que las herramientas con las que cuentan son suficientes para realizar su actividad. Aunque se sugiere la limpieza y el mantenimiento de algunas áreas. Por otra parte están totalmente insatisfechos con la falta de reconocimiento, felicitación y respeto de parte de algunos jefes inmediatos hacia el empleado.

La ventaja competitiva con la que cuenta COMESA hacia sus trabajadores; son la flexibilidad de horario y la oportunidad de crecimiento que hay en la misma.

Se hace evidente la necesidad de convivir entre todos los departamentos de COMESA de manera cultural y/o deportiva. Ellos plantean que les gustaría participar en dinámicas de integración para conocerse mejor o llevarse mejor con los compañeros de todas las áreas, además también solicitan mayor organización por parte de la empresa.

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PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS INTERNAS

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores, en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

3.1 Objetivo General del Plan Interno

Lograr un cambio en las actitudes de antipatía e indiferencia que existe entre los empleados de COMESA, para así desarrollar una integración basada en los valores institucionales, promoviendo un sentido de pertenencia y lealtad hacia la misma, cubriendo estás expectativas en Diciembre del 2009.

3.2 Objetivos Específicos del Plan Interno

Crear un sentido de identidad, pertenencia y seguridad con cada uno de los empleados

Comprometer al trabajador con la cultura organizacional, favoreciendo el flujo de información, delimitando responsabilidades y obligaciones para cumplir adecuadamente sus actividades

Fomentar al empleado las normas de compromiso de calidad aumentando la eficiencia, mejora del servicio y responsabilidad social de la organización.

Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa.

Informar sobre asuntos corporativos y otros temas de interés de los empleados (políticos, sociales, económicos, de salud, deportes), haciendo participes a los colaboradores de todos los departamentos.

Crear un clima de confianza y de participación grupal de manera ascendente, facilitando el conocimiento de los intereses y actitudes de cada integrante.

Eliminar los malos resultados en el tiempo de entrega de los proyectos.

Disminuir el estrés causado por el trabajo o conflictos en el ambiente laboral.

Estimular la libre expresión en toda la organización.

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3.3 Estrategias y Tácticas del Plan Interno

Estrategia Resorte de Motivación

Táctica Objetivo Encargado Periodo de

Aplicación

Generar elementos de identidad

Crear un sentido de pertenencia

Identidad Corporativa

Crear un sentido de identidad,

pertenencia y seguridad con cada uno de los empleados.

Recursos Humanos

Diciembre 2008-Enero 2009

Manual de Inducción

Comprometer al trabajador con la cultura organizacional

Recursos humanos

Diciembre 2008

Publicación para

Comunicaciones Especiales

Dar a conocer la cultura

organizacional

Comité editorial

Enero 2009

Mayo 2009

Septiembre 2009

Establecer un sistema de

comunicación interna

Crear un sentido de pertenencia

Boletín Mural

Informar sobre asuntos

corporativos y otros temas de

interés

Comité editorial

En la primera

semana de cada mes

Dinámicas de integración

Crear un clima de confianza y

de participación

grupa

Recursos Humanos

Enero 2009

Mayo 2009

Octubre 2009

Convivencias

Lograr que los empleados asuman un verdadero compromiso con COMESA

Recursos Humanos

Marzo 2009

Persuadir a la audiencia de comprender un nuevo

punto de vista del negocio

Aumentar el autoestima Discurso

Crear la sensación de

ser valorados y reconocidos por sus logros

Director general

Marzo 2009

Septiembre 2009

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3.3.1 Identidad Corporativa (Gafetes)

El Departamento de Recursos Humanos será el encargado de realizar esta actividad, ya que ellos tienen la información personal y área a la que pertenece cada colaborador, para la elaboración de una identificación personal. Este elemento de identidad, generará seguridad permitiendo al personal sentirse parte de la organización.

Este gafete deberá portarse al ingresar a las instalaciones de COMESA, en caso de no portarla el trabajador no podrá ingresar. Así como para identificar al personal ante los clientes y proveedores.

Así mismo servirá para llevar a cabo tramites correspondientes a prestaciones (solicitud de vacaciones, solicitud de equipo de trabajo etc.), entrega de premios que actualmente se manejan en la organización.

Esta constara del logotipo de la empresa, fotografía del empleado, nombre completo y departamento al que pertenece.

Se tomara la fotografía digital en las semanas del 1ero al 12 de Diciembre y se entregarán el 5 de Enero del 2009 en el departamento de RH.

Tendrá las medidas de 5.50 x 8.50 cm y se colocara en una mica con un clip para poderlas portar a la vista de todos, tendrá un costo total de $2,025.00

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3.3.2 Manual de Inducción

Este manual constituirá la herramienta de apoyo fundamental del departamento de Recursos Humanos en el proceso de inducción del nuevo personal que ingrese en la organización.

De este manual dependerá, en gran parte, la opinión que se forme el empleado sobre la organización; en él se proporcionará la información básica de la compañía, para que conozca la misión, visión, objetivos, así como la estructura de la organización. En caso de realizar modificaciones en este manual, estará a cargo del Comité Editorial.

Estos manuales serán distribuidos en la primer semana de Enero del 2009 a los empleados que ya forman parte de COMESA, mientras que las personas que se integren posteriormente les será entregado en la inducción, con la finalidad de lograr un sentido de pertenecía, seguridad y actitud participativa desde al ingreso a la empresa, por lo que se manejara el siguiente contenido:

Bienvenida

¿Qué hacemos?

Misión, Visión y Valores Institucionales

Antecedentes de la Organización

Organigrama

Contraprestaciones

Directorio

Este manual se constará de 15 páginas, tendrá las medidas 14.82 x 21 cm y el tiraje será de 200 ejemplares. El costo total será de $ 500.00

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3.3.3 Publicación para Comunicaciones Especiales

Se propone se forme un comité editorial quien se encargara de actualizarlo cada que haya un acontecimiento preciso, debido a que este medio se utilizará para dar a conocer las actividades que COMESA realice, manteniendo informados a los empleados de las actividades realizadas durante el periodo.

La publicación que se propone tendrá como puntos básicos: mensajes relativos a la calidad, competitividad, responsabilidad social y actividades de tipo cultural. Es importante mencionar que cuando COMESA cumpla su aniversario o alguna meta se anunciara en este medio.

Se actualizará en un periodo no mayor al cuatrimestre.

El comité estará formado por:

COMITÉ EDITORIAL FUNCION

Director General Coordinador

Gerente de Administración Investigación y actualización de información

Gerente de Manufactura Investigación y actualización de

información

Gerente del Área Comercial Investigación y actualización de

información

Jefe de Recursos Humanos Investigación y actualización de

información

Diseñador Grafico de Fotolito Diseño de la imagen

Este comité al estar integrado por los jefes de cada área, permitirá la participación de los colaboradores de la misma. Inculcando la contribución de todos para dar a conocer sus puntos de vista, aprovechando las habilidades y aptitudes de cada uno de ellos

Se repartirá a los empleados en la primera semana de Enero del 2009.

Este folleto se elaborará en forma de tríptico, tendrá las medidas 21.59 x 27.94cm y el tiraje será de 200 ejemplares. Con un costo total de $1,710.00

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3.3.4 Boletín Mural

Tomando en cuenta que en COMESA ya existe un espacio mural, el cual no ha sido aprovechado para poder difundir noticias relevantes o información de interés, se utilizará este medio ya que se encuentra en un lugar adecuado donde todos los colaboradores pueden verlo.

El Comité Editorial será responsable del manejo y contenido de la información mural. Al estar conformado por los jefes de cada departamento, ellos se podrán apoyar de sus colaboradores para generar ideas en la elaboración del tópico que les corresponda en el mural, tomando en cuenta las habilidades y herramientas.

El contenido facilitará la legibilidad, será atrayente visualmente y estará estructurado, utilizando todos los sentidos de la comunicación (ascendente, descendente y horizontal) así como la flexibilidad del mismo.

La información será vigente por 30 días, será renovada continuamente y en caso de existir una noticia o acontecimiento inesperado, tendrá que anunciarse en este medio de manera oportuna.

Se manejará el siguiente contenido:

Eventos

Novedades

Premios a colaboradores

Felicitaciones (cumpleaños)

Chistes, refranes o frases

Información de actividades sociales, culturales y deportivas

Avisos de ocasión

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3.3.5 Dinámicas de Integración

Las dinámicas estarán a cargo del Jefe de Recursos Humanos, quien será el responsable de la coordinación de estas actividades.

NOMBRE DE LA DINAMICA

TIPO DE DINAMICA

OBJETIVO INTEGRANTES

La pelota preguntona

Romper el Hielo

Conocer más de sus compañeros de trabajo

y lograr un mayor acercamiento entre los

miembros

Equipo no mayor a 8 personas

Pedro llama a Pablo

Romper el hielo

Lograr que los miembros de una reunión graben los nombres de sus

compañeros y logren, memorizar rostros y

actitudes divertidas de los participantes.


El amigo secreto Confianza Favorecer la integración

del grupo.


Dictado de un Dibujo

Reflexión

Mostrar vivencialmente la dificultad de

transmitir ideas que a uno le parecen

clarísimas, y la serie de factores de formantes que pueden actuar

tanto en el transmisor como en el receptor.


Verdaderamente Libre

Reflexión Personalizar en cuanto a un valor tan grande como es la libertad.


La Telaraña Confianza

Concientizar a los empleados de la

importancia que tiene su labor para el logro de un objetivo en

común.


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LA PELOTA PREGUNTONA

Integrantes: Equipo no mayor a 8 personas

El animador entrega una pelota a cada equipo, invita a los presentes a sentarse en círculo y explica la forma de realizar el ejercicio.

Mientras se entona una canción la pelota se hace correr de mano en mano; a una seña del animador, se detiene el ejercicio.

La persona que ha quedado con la pelota en la mano se presenta para el grupo: dice su nombre y lo que le gusta hacer en los ratos libres.

El ejercicio continúa de la misma manera hasta que se presenta la mayoría. En caso de que una misma persona quede más de una vez con la pelota, el grupo tiene derecho a hacerle una pregunta.

PEDRO LLAMA A PABLO


Se forma un círculo con los participantes, todos ellos sentados. El jugador que está a la cabeza comienza diciendo su nombre y llamando a otro jugador, ejemplo: "Pedro llama a María",

María responde "María llama a Juan", Juan dice "Juan llama a Pablo", etc.

El que no responda rápido a su nombre paga penitencia que puede ser: contar un chiste, bailar con la escoba, cantar.

EL AMIGO SECRETO


El animador motiva el ejercicio haciendo notar que es importante actuar con sinceridad y evitar hacer bromas pesadas; de esta manera favorecerá la integración del grupo.

Cada persona debe sacar una ficha con el nombre de un compañero y guardarla en secreto. A esta persona debe brindarle su amistad durante el tiempo de la experiencia (un mes, si el grupo se reúne semanalmente) sin que éste lo descubra.

Estas muestras de amistad pueden ser: tarjetas con mensaje, regalos, algún servicio, etc. Al final del tiempo, cada persona descubre a su amigo secreto. Se puede hacer de esta manera: el grupo se sienta en círculo, el animador pide un voluntario para iniciar la identificación. Le cubre la vista y lo ubica a su lado el amigo secreto. El animador interroga al voluntario sobre la identidad de su amigo según las pistas que ha recibido. Después lo invita a descubrirse la vista y conocer a su amigo. Puede haber un intercambio de regalos.

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DICTADO DE UN DIBUJO


Este ejercicio, muy simple y hasta divertido en apariencia, tiene por objetivo demostrar gráficamente la dificultad de la comunicación. esta dificultad se basa en que cada uno, a partir de su psicología, tiene una manera de ver las cosas, y además, al oírlas el otro, tiene una manera de entenderla. Muestra también lo difícil que es expresar algo, aunque sea sencillo, para hacerse entender como es.

Uno ve claro que cuando habla todos le están entendiendo, y no es así.

El ejercicio tiene tres frases:

Uno dicta y otro copia en el tablero. Todos a su vez pueden ir dibujando lo que noten. El que dibuja no puede hacer preguntas.

El que dicta ve el dibujo y, aunque el que copia no puede preguntar, el que dicta sí puede corregir, tratando de que el dibujo represente lo más exactamente posible la imagen que se quiere transmitir.

Se repite otra vez, el ejercicio idéntico al anterior, procurando que la otra persona sea de distinto sexo, si el grupo es mixto, para comprender la diferencia de percepción. Y se puede inclusive hacer por tercera vez. En los tres casos se dicta del mismo dibujo.

El análisis final ayudará a sacar las conclusiones, que es lo que en realidad se pretende.

Un modelo sencillo puede ser el siguiente:

Una línea oblicua

Perpendicular en el extremo superior, de la misma longitud que la anterior.

Una los dos extremos.

Perpendicular cerca del primer ángulo.

Perpendicular cerca del segundo ángulo, etc.

Sería el dictado de una casa sencilla. Pero puede inventarse cualquier tipo de dibujo, tratando de que no sea demasiado complicado.

VERDADERAMENTE LIBRE


Motivación: una breve charla sobre ideas tales como: libertad, libertinaje, realización personal, degradación, etc.

Grupos pequeños: cada cual contesta y comenta estas preguntas:

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1. Un momento en mí vida en que me sentí libre.

2. Un momento en mí vida en que me sentí oprimido

3. Un momento en mí vida en que fui yo quien oprimió a otros.

Plenario: en base a las vivencias anteriores expresar grupalmente cuáles son los elementos de una verdadera definición de la libertad y otra de opresión.

El coordinador completa con sus propias reflexiones invitando a la gente a cambiar actitudes.

LA TELARAÑA


Tendrá que haber una persona que tome el papel del guía, será quien se dirija a todos para poder con seguir el objetivo.

Esta dinámica consiste en armar una telaraña con estambre y pasarla a través de una pequeña botella.

Cada hilo de la telaraña estará sostenido por cada uno de los integrantes del equipo. Estos hilos se amarraran a un aro pequeño.

El detalle de este juego es que todos tendrán los ojos vendados, a excepción del guía.

Con ésta dinámica se dan cuenta los integrantes que sin el apoyo de uno el objetivo no se puede llevar a cabo.

Al finalizar cada dinámica se tendrá una charla breve, en la cuál los integrantes expresen las opiniones y experiencias aprendidas durante cada dinámica.

Se propone llevar a cabo 2 dinámicas cada cuatrimestre, de la siguiente manera:

20 de enero � La pelota preguntona � Pedro llama a pablo

20 de mayo � La telaraña � El amigo secreto

20 de octubre � Dictado de un dibujo � Verdaderamente libre

La duración de cada dinámica es de 45 minutos y se llevarán a cabo dentro del horario de labores. El costo total de las dinámicas será de $ 8,184.00

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3.3.6 Convivencia

Proponemos que en COMESA se lleven a cabo convivencias positivas, de forma que la confianza, la escucha, la tolerancia, el respeto, la firmeza y la empatía estén en la base de las relaciones que se establezcan entre todos los empleados, siendo conscientes de que la diversidad es riqueza.

Convivencia "Fiesta de todos"

OBJETIVO: Brindar un espacio extra curricular abierto a los colaboradores de COMESA, tengan un encuentro personal con los compañeros de planta, por medio del tema "Fiesta de todos".

ORGANIZACIÓN: La convivencia se organiza con todo el personal de COMESA, luego de haber culminado la jornada laboral. Se realizará e 2° sábado del mes de marzo. Se organiza para la participación de los 135 colaboradores.

COORDINADOR: Personal de Recursos Humanos

ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA CONVIVENCIA

1) Discurso: Se ofrece un discurso durante la convivencia. Enfatizando el trabajo en equipo para que ellos se integren y se respeten como compañeros de planta.

2) Juegos interactivos:

Se integraran 10 equipos de 13 personas cada uno de manera aleatoria, cada equipo realizará actividades como:

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Personas requeridas Actividad Duración

27 Voleibol 2 medios tiempos de 10

min. c/u

27 Basquetball 2 medios tiempos de 10 min. c/u

27 Futbol soccer 2 medios tiempos de 10

min. c/u

26 Juegos de destreza

2 medios tiempos de 10 min. c/u

26 El hoyo lodoso 2 medios tiempos de 10

min. c/u

135 Comida 1 hora

Todos los empleados aplicaran sus habilidades y al mismo tiempo tendrán la oportunidad de lograr una sana convivencia entre compañeros. No importa que tan deportivos sean, lo importante es el trabajo en equipo. Todos habrán de participar en todas las actividades.

La preparación de los alimentos estará a cargo del personal, esto con la finalidad de hacer sentir que son tomados en cuenta y que su participación es importante para el desarrollo de este evento.

De acuerdo a los resultados deportivos de cada equipo se les darán las labores para hacer la comida:

El 1er equipo “la sopa”

INGREDIENTES

PASTA, CREMA, MAYONESA, JAMON, PIÑA y SAL (al gusto)

2do equipo “Alambre”

BISTEC, TOCINO, PIMIENTOS, CEBOLLA, QUESO, ACEITE y SAL (al gusto)

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3er equipo “Postre y Salsas”

MELON Y NIEVE

TOMATES CHILES CEBOLLA Y SAL

JITOMATE CHILES CEBOLLA Y SAL

4to equipo Se encargara de la repartición de los alimentos y de recoger toda la basura que quede.

DURACIÓN: Esta convivencia tendrá una duración de tres horas.

LUGAR: Se realizará en el deportivo más cercano a COMESA, de nombre: Alameda Norte ubicado a 15 minutos de la empresa sobre Av. De las Granjas. Lugar acondicionado con palapas que tienen asadores y mesas, de manera que los integrantes de cada área tendrán la posibilidad de guisar sus alimentos.

PERIODICIDAD: Esta convivencia se llevará a cabo anualmente el segundo sábado de Marzo 2009.

EVALUACIÓN: Luego de haber culminado la jornada se realiza una evaluación para realimentar las futuras necesidades del grupo, y atenderlos a tiempo. Al final de la convivencia se hará entrega de un reconocimiento a cada uno de los integrantes por su participación, esfuerzo y colaboración.

Costo total absorbido por la empresa será de $ 5,000.00 para un total de 150 personas, que incluye: 150 aguas embotelladas de 500ml para proporcionarse entre las dinámicas, 50 refrescos de 3lts. Diversos sabores y paquetes de 200pzas. de platos, vasos, cucharas y tenedores desechables; 150 reconocimientos con el nombre de cada uno de los participantes y todos los ingredientes para la comida.

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3.3.7 Discurso

Expositor: Ing. Rosalío Lorenzo Macías

Periodicidad: Estos discursos se harán dos veces por año fiscal:

El primer discurso se llevará a cabo en la primera semana del mes de marzo en donde se dan a conocer los logros que se obtuvieron tras la colaboración de todo el equipo de trabajo y cuáles no se lograron en el ciclo anterior. Puede mencionar nuevas alternativas de acercarse a sus inmediatos para que desarrollen de mejor manera sus funciones.

El segundo discurso será en la primera semana del mes de septiembre para informar como están funcionando y agradecer su colaboración, haciendo mención de reconocimientos obtenidos en su ramo, actividades de responsabilidad social.

Se sugiere dejar a un lado opiniones personales y, si lo hace, éstas han de estar enmascaradas tras una apariencia objetiva.

“El cambio no solo se produce tratando de obligarse a cambiar, sino tomando conciencia de lo que no funciona”

Lugar: En el punto de reunión de la empresa

Duración: 20 min. Como máximo en cada exposición

Costo: Este medio de comunicación utilizará el tiempo como recurso para llevarse a cabo, puesto que no necesita una gran inversión económica.

Una buena comunicación bilateral entre la directiva y el personal debe estar

basada en los siguientes principios:

1. La directiva debe estar realmente dispuesta a compartir información con

los empleados.

2. La comunicación debe estar reforzada con mensajes escritos para evitar la

distorsión del significado.

3. Los mensajes deben ser expresados en palabras llanas, de acuerdo con el

nivel de educación de los empleados.

4. Las comunicaciones no deben falsearse deliberadamente, sino incluir

hechos verídicos.

5. La información debe ser oportuna.

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6. La repetición es esencial en las buenas comunicaciones.

7. La información debe ser comunicada en pequeñas dosis.

8. Es importante utilizar métodos audiovisuales que refuercen la

comunicación oral

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PLAN RELACIONES PÚBLICAS EXTERNO

4.1 Definición del Problema Externo

La falta de puntualidad en la entrega de proyectos y el poco interés por llevar una relación apropiada, ha provocado una imagen negativa de COMESA, esto debido a la pérdida de confianza y credibilidad ante los clientes, a partir del año 2006 a la fecha.

4.2 Análisis del Problema Externo

COMESA es una empresa que desde sus inicios se caracteriza por sus productos de calidad, de acuerdo a los históricos de venta. A partir del cambio de razón social ha presentado una decreciente en la contratación de productos por parte de sus clientes cíclicos, por ende la cartera de clientes ha disminuido drásticamente un 40%.

La falta de compromiso en la entrega oportuna de los proyectos, así como el incumpliendo del contrato, ha traído como consecuencia la pérdida de confianza de los clientes leales hacia COMESA, lo cual ha afectado la reputación e imagen ante los mismos.

COMESA se ha limitado a la relación de compra-venta, dejando a un lado la importancia y el valor que realmente tienen los clientes quienes representan una parte vital de la organización, permitiendo el sustento y desarrollo de la misma.

Carece de una buena comunicación comercial y una imagen corporativa que provoca a los clientes inestabilidad y desconfianza

4.3 Objetivo General del Plan Externo

Construir una relación con los clientes basada en valores fundamentales como son: el respeto, la empatía y la honestidad. Lo cual traerá como consecuencia la recuperación e incremento en la cartera de clientes, así como una imagen favorable.

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4.4 Objetivos Específicos del Plan Externo

Construir y proyectar una imagen positiva ante los clientes de COMESA

Promover el acercamiento de los clientes al proceso de producción que se maneja en COMESA de manera protocolizada

Mantener informado al cliente de los productos e innovaciones

Crear un ambiente de confianza con los clientes reales y potenciales

4.5 Estrategias y Tácticas del Plan Externo

Estrategia Táctica Objetivo Encargado Periodo de Aplicación

Crear una Imagen

Corporativa

Remodelación en la fachada

Construir y proyectar una imagen positiva

ante los clientes de COMESA

Recursos Humanos

Diciembre 2008

Programa de visitas a las Instalaciones

Programas de visitas

Promover el acercamiento de los clientes al proceso de producción que

se maneja en COMESA de manera

protocolizada

Ejecutivos de Cuenta

Enero 2009 hasta

Diciembre 2009

Establecer vínculos de comunicación

Boletines informativos a través de correo

electrónico

Mantener informado al cliente de los productos e innovaciones

Ejecutivos de Cuenta

Enero 2009 Marzo 2009 Mayo 2009 Julio 2009 Septiembre

2009 Noviembre

2009

Seguimiento de correos a través de la página de

Internet

Crear un ambiente de

confianza con los clientes reales y

potenciales

Gerente de Ventas

Enero 2009 hasta

Diciembre 2009

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4.5.1 Imagen Corporativa - Remodelación

La imagen es fundamental debido a la manera en que COMESA será percibida, permitiendo facilitar el reconocimiento y la recordación, aumentando la notoriedad de la empresa y asegurado una mayor atracción e interés del público en visitar este lugar.

Se realizará una renovación en la fachada debido a que en esta no existe una imagen corporativa que permita diferenciarse de las demás o bien, que nos indique que COMESA está presente.

Se sugiere se pinte de blanco la fachada y se contraté un trabajo de diseño para colocar el logotipo de tal forma que sea visible a todos los visitantes.

La contratación del personal de remodelación estará a cargo del departamento de Compras quien cotizará las prestaciones de los servicios.

Esto se llevará a cabo en las dos últimas semanas de diciembre del 2008, periodo en el que no hay actividades, ya que la mayoría de los empleados e encuentra de vacaciones.

Como aproximado calcularemos los costos en:

Pintura Blanca $350.00

Arte $500.00

Mano de Obra $800.00

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4.5.2 Programa de visitas a Puertas Abiertas

Invitando a un representante de cada compañía contratante a conocer los diferentes pasos del proceso de producción en COMESA, a fin de resaltar la veracidad y eficacia de los trabajos realizados.

Esta actividad estará a cargo de cada Ejecutivo de Cuenta y con respecto a la periodicidad no se establecerá un periodo fijo de visitas, debido a que no se cuenta con una frecuencia uniforme en contrataciones o innovaciones.

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4.5.3 Boletines Informativos a través de Correo Electrónico

Implantaremos comunicación entre nuestros clientes habituales y potenciales, mediante el envío de información para dar a conocer las actividades que se realizan por y para cada uno de ellos enfatizado la importancia y el valor que estos representan para la organización.

Se propone se forme un comité editorial el cual estará encargado de manejar la información que se envíe a cada cliente.

El comité estará formado por:

COMITÉ EDITORIAL FUNCION

Director General Coordinador

Gerente del Área Comercial Investigación y actualización de

información

Sistemas Diseño de la imagen

El envío de este boletín será de forma bimestral y en caso de ser necesario o que suceda algún acontecimiento que amerite el envío de información se hará en ese momento. Estará a cargo de cada uno de los Ejecutivos de Cuenta, cubriendo el envió con base en su cartera.

Deberá tener el mismo formato cada que se envíe información para que se identifique como un medio formal que utiliza COMESA, logotipo de la empresa, dirección de correo electrónico con quien se pueda contactar para cualquier duda o comentario y página de Internet.

Los temas a tratar en este boletín serán:

Actividades que lleva a cabo COMESA

Actualización de procesos

Innovaciones de cada producto

Promociones especiales para los clientes

Artículos de interés sobre el mercado de impresión

Responsabilidad social

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4.5.4 Seguimiento de correos a través de la página de Internet

A través de la página de internet se dará el seguimiento correspondiente a las solicitudes, quejas y sugerencias para darle un servicio más personalizado. El objetivo es que el cliente se sienta escuchado y atendido.

En el momento en el que el cliente envíe su correo, se le enviara una confirmación de recepción, acto siguiente se canalizara la información de acuerdo a lo solicitado, esta actividad la realizara el Jefe de Ventas.

El Jefe de Ventas estará al pendiente de estos correos diariamente, con la finalidad de dar seguimiento a todos y cada uno de ellos.

Formato de confirmación de recepción.

Buen día/tarde Sr./Srita._______,

Recibimos su solicitud por medio de nuestra página. ¡Muchas gracias por contactarnos!

Su solicitud ya se asignó a un ejecutivo de cuenta de nuestro equipo. Pronto se pondrá en contacto con usted, enviándole la información adecuada al correo electrónico: ____________________.

Por favor asegúrese de revisar su bandeja de mails no deseados, pues por la estructura del mail que le enviaremos, su sistema lo podría identificar como Spam.

Atentamente,


Av. De las Granjas No. 474

Col. San Sebastián Azcapotzalco,

México, D.F.

Tel. 53.52.85.59, 55.61.83.22, 55.61.49.16


[email protected]

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Formato de seguimiento a la atención brindada.

Estimado(a) ________,

¡Gracias por contactar a COMESA y por su interés en nuestros servicios empresariales!

Antes que nada nos gustaría completar su panorama de nuestra empresa con los siguientes folletos electrónicos:

Descarga aquí el folleto con " Presentación de la Empresa" (dar click en link):

http://www.comesamexico.com.mx

Descarga aquí el folleto " nuestro portafolio de productos” ò “nuestros clientes” (dar click en link):

http://www.comesamexico.com.mx/ser.html

Para poder darle una propuesta, la cual podemos trabajar y ajustar en cualquier momento. Por favor necesitamos los siguientes datos:

General:

¿Nombre de la empresa / página Web? Sobre el servicio que está buscando:

¿En cuánto tiempo lo requiere? ¿Cuál es el producto que requiere?

También le recomiendo que revise nuestra oferta en Internet en la sección de galería: http://www.comesamexico.com.mx/gal.html

¡Con esta información podremos detectar sus necesidades y recomendarle lo adecuado para su proyecto!

Sin más por el momento quedo a sus órdenes, espero sus comentarios.

Saludos,

Nombre del Ejecutivo de Cuenta



[email protected]

53.52.85.59, 55.61.83.22, 55.61.49.16

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5.1 Calendarización

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5.2 Presupuesto El presupuesto presentado para el desarrollo del Plan de Relaciones Públicas es el siguiente:

Estrategia Medio Encargado Costo Unitario

Inversión total

Generar elementos de identidad

Identidad Corporativa Recursos Humanos

15.00 2,025.00

Manual de Inducción Recursos humanos 2.50 500.00

Publicación para Comunicaciones

Especiales Comité editorial 570.00 1,710.00

Establecer un sistema

de comunicación

interna

Boletín Mural Comité editorial 35.00 420.00

Dinámicas de integración

Recursos Humanos

1,364.00 8.184.00

Convivencias Recursos Humanos

37.00 5,000.00

Persuadir a la audiencia

de comprender un nuevo punto de vista del negocio

Discurso Director general 722.50 1,445.00

Creación de Imagen

corporativa

Renovación en la fachada

Recursos Humanos

1,650.00 1,650.00

Programa de visitas a Puertas Abiertas

Visitas a las Instalaciones

Ejecutivo de Cuenta N/A N/A

Establecer vínculos de comunicación

Boletines informativos a través de correo

electrónico Gerente de Ventas

N/A N/A Seguimiento de

correos que llegan a la página de Internet

Inversión Total Anual $ 20, 934.00

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5.3 Evaluación

Se medirán las actitudes y opiniones de los empleados con respeto a la empresa, a través de encuestas las cuales se aplicarán en la segunda semana de Junio del 2009, esto con el fin de identificar si las tácticas utilizadas para los diversos públicos de COMESA (interno y externo), han sido efectivas.

Mediremos la mejora entre los diferentes niveles de comunicación y si los empleados han formado un sentido de pertenencia, al sentirse participes en las actividades que se han llevado a cabo y al ser informados de lo que ocurre con la empresa en general; así como la percepción que los clientes tienen hacia la misma.

Se evaluará el desempeño de los trabajadores en cada una de las áreas, esto será en función a evaluación de la productividad, que representa el factor de mejora con la comunicación y acercamiento con los empleados.

Para la evaluación de dinámicas de integración, se realizarán entrevistas personales llevadas a cabo por el departamento de Recursos Humanos a empleados de todas las áreas, seleccionados de forma aleatoria, identificando la percepción que se tiene de la interacción entre los departamentos.

Con respecto a los clientes utilizaremos de la misma forma encuestas y entrevistas personales, que nos permitirán saber si se ha recuperado la confianza a través de las acciones llevadas a cabo. Así como se verá reflejada la efectividad con la recuperación en la cartera de clientes.

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Material de Evaluación para las Tácticas Internas

DEPARTAMENTO/ÁREA:________________

Instrucciones: De acuerdo a tu consideración responde con el número correspondiente a cada una de las siguientes afirmaciones, señalando con el número 1 en donde estés totalmente de acuerdo y con el número 5 en donde estés totalmente en desacuerdo:

1. Totalmente de acuerdo

2. De acuerdo

3. Indeciso

4. En desacuerdo

5. Totalmente en desacuerdo

1. Esta empresa es un excelente lugar para trabajar:

2. Puedo progresar en esta empresa si hago el intento

3. Conozco las prestaciones que la empresa ofrece

4. En el trabajo aprovecho al máximo mis habilidades

5. La carga de trabajo es fuerte pero no abrumadora

6. Tengo confianza en mi jefe

7. Se lo que mi jefe espera de mi

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Instrucciones: De acuerdo a tu consideración responde con el número que corresponda a cada una de las siguientes afirmaciones tomando en cuenta los siguientes parámetros:

1. Excelente

2. Muy buena

3. Bueno

4. Regular

5. Malo

6. Muy malo

7. Pésimo

1 2 3 4 5 6 7

1. Tengo capacitación necesaria para desempeñarme con creatividad de forma

2. Mi trabajo me brinda retos y desarrollo profesional de manera

3. El desarrollo profesional que mi trabajo me proporciona es

4. Con las dinámicas de integración que he recibido en COMESA me siento

5. De qué forma conozco la misión y estrategias de COMESA

6. Mi jefe me informa de las obligaciones y responsabilidades de mi puesto de manera

7. Me parece que son los medios de comunicación interna en COMESA

8. La manera en que conozco las necesidades de mis clientes internos y externos

9. Mi jefe me orienta y apoya para mejorar mi trabajo de manera

10. El acercamiento y comunicación entre las diferentes áreas es

11. Me han comunicado la filosofía de la empresa de forma

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12. Mi jefe me da a conocer los objetivos y metas de mi área de manera

13. Considero que la productividad de mi área es

14. Considero que los resultados de mi área son

15. Considero que el tiempo en llenar formas y reportes es

16. Creo que la forma en que los jefes administren el tiempo favorece la productividad de la empresa de manera

17. Ésta encuesta es un buen medio para que la Dirección de la empresa conozca mi opinión de forma

18. Creo que la Dirección de la empresa le dará importancia a los resultados de la encuesta de manera

19. Mi jefe reconoce los logros grandes y pequeños del equipo de trabajo de forma

20. Cuando realizo un buen trabajo recibo reconocimiento de mi jefe de manera

21. Mi jefe da el crédito de las ideas y aportaciones de forma

22. Mi jefe da reconocimiento para mejorar mi trabajo de manera

23. Mi jefe escucha y atiende mis sugerencias y comentarios de forma

24. Mi trabajo actualmente me gusta de forma

25. El trabajo que realizo me parece muy interesante y retador calificándolo de

26. Los resultados y logros de mi área me hacen sentir

27. La calidad de servicio que proporciona la empresa me hace sentir

28. Considero que la empresa es un lugar para trabajar con calificación de

29. La cooperación de mis compañeros en el trabajo

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30. Cuento con los medios necesarios para dar un buen servicio a mis clientes de forma

31. Me siento parte de mi grupo de trabajo de forma

32. Los servicios internos de la empresa son

33. Mi colaboración con el personal de mi área es

34. El apoyo y cooperación de las áreas es

35. El progreso que he tenido en mi trabajo es

36. Considero a las instalaciones de trabajo como

37. La ventilación, luz y espacios de la empresa son

38. El estrés que se genera en mi trabajo me hace sentir

39. Cuando tengo un problema puedo acudir a niveles superiores sin temor a represalias de manera

40. Conozco la forma como se califica mi desempeño en el trabajo de forma

41. En la evaluación de mi desempeño mi jefe me ayuda a mejorar mi efectividad y me siento

42. Conozco las políticas y procedimientos de la empresa y me siento

43. Mi seguridad de permanencia en la empresa es

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Material de Evaluación para las Tácticas Externas

Instrucciones: De acuerdo a tu consideración responde con el número que corresponda a cada una de las siguientes afirmaciones tomando en cuenta los siguientes parámetros:

1. Excelente

2. Muy buena

3. Bueno

4. Regular

5. Malo

6. Muy malo

7. Pésimo

1 2 3 4 5 6 7

1. Me agradan las instalaciones de COMESA

2. El servicio que me da mi ejecutivo de cuenta es bueno

3. Lo que mas me gusta de COMESA es el servicio

4. Lo que mas me gusta de COMESA es la calidad de sus productos

5. Recomiendo ampliamente los servicios y productos de COMESA

6. Mantendré una relación comercial duradera con COMESA

7. COMESA es la mejor opción en impresión offset

8. La ubicación de COMESA es buena

9. La atención que me brindan en COMESA es adecuada

10. Puedo confiar mis proyectos a COMESA

11. Los precios que COMESA ofrece son los mejores

12. La comunicación con mi ejecutivo de cuenta es excelente

13. La imagen que tengo de COMESA es favorable

14. El horario de atención que maneja COMESA es el indicado

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15. COMESA consiente a sus clientes

16. COMESA escucha a sus clientes

17. COMESA se preocupa por sus clientes

18. COMESA muestra interés en sus clientes en todo momento

19. COMESA cumple totalmente con las fechas de entrega

20. COMESA es una empresa responsable y comprometida con sus clientes

21. La honestidad es un valor que COMESA lleva a cabo

22. COMESA resuelve los inconvenientes rápidamente

23. COMESA me mantiene informado del status de mi proyecto

24. Estoy satisfecho con el trabajo que realiza COMESA

25. Me agrada la relación que mantengo con COMESA

26. Estoy de acuerdo en que el precio es más importante que la calidad

27. El personal de COMESA es muy amable y atento

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5.4 Conclusiones

La comunicación interna nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial en constante cambio.

Es común subestimar el recurso interno, privilegiando a públicos externos a la empresa, creyendo que es posible construir buena imagen sin antes fortalecer la identidad de la empresa.

Las organizaciones están compuestas por diferentes áreas y personas con características e intereses específicos, con vínculos profesionales y personales, materializados en una interdependencia laboral y económica que tienen efectos directos en la vida familiar. Pero la unión entre las partes no es suficiente para mantener relaciones óptimas y duraderas que garanticen un eficiente funcionamiento y un clima organizacional acogedor y productivo.

Las empresas están conformadas e impulsadas por individuos que necesitan establecer relaciones sanas, amables, agradables y por supuesto afectivas.

La identidad de la empresa esta en relación directa con las relaciones internas y se extienden hacia el exterior. Cada nivel de relación trasmite mensajes y experiencias que suman a la hora de definir la imagen corporativa.

Es fundamental reconocer y caracterizar los diferentes tipos de intereses, necesidades y rasgos de cada público de la organización. Es recomendable identificarlos, plantearlos y tenerlos presentes en los diferentes planes que tiene la empresa

Así mismo, la calidad de las relaciones deja una huella muy fuerte en la identidad corporativa y en la mente de cada individuo. Las relaciones públicas internas afectan todos y cada uno de los empleados e influyen en las percepciones que se tienen de una organización. Cada empleado cuando está es su círculo familiar, de amigos, profesional, religioso o cualquiera que este sea, se convierte en vocero de la institución. Y esta posición determina hacia muchos objetivos la imagen de la empresa.

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Pero sin duda, lo más importante es facilitar escenarios de relación saludables y productivos para la realización personal y profesional, el entendimiento y satisfacción entre públicos y sobre todo un campo fértil para la productividad. Esto dará fluidez a las dinámicas de la compañía y un efecto positivo al ambiente de trabajo y a la cotidianidad social y laboral.

La acción y la imagen pública están comunicando constantemente. La perspectiva del público, materializa e interpreta nuestra imagen, siendo el lugar donde se captan las contradicciones e incoherencias. Donde se pierden los niveles de confianza y donde se perjudican, en gran medida, nuestras relaciones.

Pero, de nada sirve implantar herramientas de comunicación interna si ésta no nace de una auténtica cultura empresarial convencida de la necesidad de comunicación.

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5.5 Glosario

Boletín Mural: El tablón de anuncios o panel informativo se usa para informar sobre asuntos corporativos y otros temas de interés de los empleados (políticos, sociales, económicos, de salud, deportes). Estas informaciones se obtienen de folletos o publicaciones periódicas. Los murales se colocan en puntos de fácil acceso a los empleados. Este instrumento se puede utilizar en todos los sentidos de la comunicación (ascendente, descendente y horizontal) y aportan facilidad de ejecución y la flexibilidad de su contenido y la complementariedad con otros instrumentos.

Dinámicas de Integración: El proceso de formar un Equipo de manera deliberada y planeada, es la fortaleza de unión para lograr el mejoramiento y renovación de cualquier

Empresa. Técnicas dirigidas a aquellos grupos que recién se inician, y otras, para aquellos que ya tienen cierto lapso de existencia (semanas, meses, años) y donde es necesario provocar un acercamiento entre los integrantes.

Folleto: pequeño documento diseñado para ser entregado a mano o por correo. Impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o publicitario. Son utilizados para promocionar información de una compañía, producto o idea y pueden ser plegados.

Comunicación interna: Es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador.

Comunicación ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía. Comunicación descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía.

Cronograma: es una representación gráfica de un conjunto de hechos en función de tiempo

Discurso: estructura verbal, como un evento comunicativo cultural, una forma de interacción, un sentido, una representación mental, un signo, etc.

Estrategia: plan general de acción mediante el cual una organización busca alcanzar sus objetivos

Evaluación: Medición del plan de relaciones estratégicas, en el que se verá reflejado el desempeño de las estrategias con las tácticas planeadas para verificar su cumplimiento y si se ha llegado a los objetivos planteados.

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Manual de Inducción: Material impreso auxiliar en el desarrollo e implementación de los métodos y procedimientos necesarios que permiten constituir un sistema administrativo coherente y acorde con el propósito que requiere toda empresa. En este se documentan las tareas se disminuye la dependencia de personas, se clarifican las interacciones, se favorece el flujo de la información y se delimitan responsabilidades y obligaciones para cumplir adecuadamente un trabajo.

Objetivo: propósito preestablecido para ser alcanzado o logrado en un período de tiempo determinado.

Posicionamiento: imagen de un producto o servicio en relación con otros productos o servicios que compiten directamente con él y con otros comercializados o brindados por la misma firma. También, estrategias y acciones de una compañía cuya finalidad es distinguirla favorablemente de los competidores en la mente de los consumidores. /Acción y efecto de desarrollar programas de identidad corporativa que determine una posición en el mercado para la empresa y sus productos

Presupuesto: es un documento contable que presenta la estimación anticipada de los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad u organismo, por cierto período de tiempo.

Publicity: información que un medio de comunicación difunde sobre acontecimientos o actividades de una organización o persona, sino el medio de comunicación, que es quien controla el mensaje y que suele ser la cobertura informativa de una acción de comunicación de la organización o persona.

Público objetivo, o también llamado público target, es aquel al que la empresa apunta sus acciones. En otras palabras, es el cliente potencial de la organización o el colaborador interno que participa en toda la labor empresarial.

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5.6 Bibliografía

Relaciones Públicas, una introducción Harrison, Shirley 2ª Edición Editorial Thomson Relaciones Públicas, Estrategias y Tácticas Dennis Wilcox, Phillip H. Autt, Warren K. Agee, Glen T. Cameron 6ª Edición Editorial Pearson Relaciones Públicas, teoría y Práctica Simon, Raymond Editorial Limusa Teoría y Práctica de las Relaciones Públicas Seitel, Fraser P. Editorial Prentice Hall Publicidad Arens, William F. Editorial Mc Graw Hill Las claves de la Publicidad García Uceda, Mariola Editorial ESIC Medios de comunicación de las Organizaciones/ La comunicación en las organizaciones Hernández Sampieri R., Fernández Collado, C. Editorial Trillas Ciencia de la Información y Relaciones Públicas o Institucionales Fernández Escalante, Fernando M. 5ª Edición Ediciones Macchi Metodología de la Investigación Hernández Sampieri R., Fernández Collado, Baptista Lucio

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4ª Edición Editorial Mc Graw Hill Metodología y Técnicas de Investigación Munch Lourdes, Ángeles Ernesto 7ª Edición Editorial Trillas Comunicación Oral Rangel Hinojosa, Mónica Editorial Trillas Comunícate ¿Puedes? Renero, Manuel A. Editorial Limusa Elementos de la Psicología Social Jones, Edward E. Gerard, Harold B. Editorial Limusa

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