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Sem

ana

9 Presentación

L a semana pasada hablamos sobre la importancia de la comunicación externa en la empresa y analizamos el uso tanto de la publicidad institucional como de

los patrocinios como herramientas de apoyo para fortalecer la presencia e imagen de una marca en la mente de los consumidores; sin embargo existen otros medios como la internet y los soportes audiovisuales, los cuales revisaremos en esta se-sión. Cada uno permitirá encontrar información valiosa que permita complemen-tar y hacer un buen uso de la comunicación externa.

El responsable de la comunicación organizacional debe escoger las formas más convenientes de presentar sus productos en los apoyos audiovisuales y la in-formación que se va a investigar en internet como soporte de la exposición y de la situación comunicativa.

El uso del internet en la empresa debe ser muy cuidadoso y con una vigilancia constante, por lo que habrá que definir las páginas a las cuales pueden entrar los empleados para evitar el contagio del sistema operativo por algún virus informáti-co: Cuando esto no se visualiza llega a generar un conflicto muy fuerte en la cues-tión operativa y manejo de la información; por otro lado, también ha contribuido a la mejora de las condiciones de trabajo y de productividad de los empleados.

Los soportes visuales son elementos de gran capacidad de comunicación y personalización tanto para la difusión de imagen corporativa como para reforzar campañas publicitarias. Y son vitales en toda exposición laboral porque comple-menta y adorna la presentación oral. (Goldhaber, 1986: 130).

Objetivos específicos

• El estudiante comprenderá la importancia del internet como herramienta de la co-municación organizacional externa.

• El estudiante conocerá los soportes audiovisuales como recurso de la comunica-ción externa de la empresa.

IV.3 Internet

IV.4 Soportes audiovisuales

I. Comunicación externa

Tema y subtemas

IV

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IV.3 InternetInternet es un medio de comunicación global con una alta penetración y creci-miento. Es una de las redes más grandes de telecomunicaciones a nivel mundial, su importancia ha rebasado los niveles de negocios a cuestiones más personales y de uso común. La palabra internet es resultado de la unión de dos vocablos: inter, refiriéndose a los enlaces o conexión y net o network, que significa conexión de redes; en otras palabras es una conexión integrada de redes de computadoras.

Es un canal de comunicación eficaz con los clientes y empleados que ofrece una amplia variedad de beneficios, por ejemplo se puede generar una página cor-porativa, hacer uso del correo electrónico, concretar negocios a distancia y agilizar las operaciones de comercio, permite también abrir nuevos mercados y mejorar los procesos de comunicación empresarial.

El uso de internet en la empresa debe ser siempre de manera propositiva, para tener un mayor rendimiento y productividad. Permite acceder a muy bajo costo a información y noticias relevantes desde bancos de datos sobre publi-caciones científicas, filosóficas o religiosas, ficheros de bibliotecas de todo el mundo, documentación gráfica, enciclopedias, documentos de interés doctri-nal, informaciones comerciales, financieras y noticias. Se encuentra muy ligado al uso del correo electrónico, que permite una comunicación rápida y barata (Wells, 1996: 540).

Es un vehículo o un canal de transmisión de datos y contenidos. Las dos he-rramientas básicas y de uso común son el correo electrónico y las páginas web. Hoy en día cualquier proveedor de acceso a Internet proporciona una o varias direcciones de correo electrónico y las páginas web permite poner a disposición de cualquier visitante por medio de documentos multimedia (textos e imágenes) donde se informa el servicio, lo que ofrece la empresa y sus productos. Además de poder encontrar información sobre el seguimiento de pedidos, cobro en línea de determinado servicio o producto y puede ser un buen vehículo de publicidad (Wells, 1996:720).

Actualmente están muy en boga las llamadas redes sociales, el Twitter®, Face-book®, Youtube®, correo electrónico, Messenger, foros de discusión, chat y mailing lists pueden ser instrumentos eficaces de la comunicación externa de la empresa. Cada vez existen mayores posibilidades y nuevos servicios que se ofrecen, sobre todo entre un segmento de audiencia joven entre los que las relaciones personales, la descarga de música y los juegos son piezas fundamentales.

En la actualidad, un 96,9% hacen búsquedas online (9 de cada 10, con Goo-gle®; 2 de cada 10, con Yahoo®), un 84,3% utilizan el correo electrónico y un 61,3% son usuarios de la mensajería inmediata. La actividad más usual en la red es la lectura de periódicos digitales o servicios de noticias, algo que ocupa de manera habitual al 45,8% de los navegantes. Sin embargo, aún el 75,7% se decantan por leer los periódicos en su formato tradicional, fundamentalmente por la comodidad del

Definición

Beneficios del Internet

Estadísticas sobre el uso de Internet

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papel sobre la pantalla. A pesar de esto, el 61,1% reconoce que es más fácil encon-trar en la red la información que le interesa (Magazine, 2008:62).

IV.4 Soportes audiovisuales

Existe un viejo refrán que dice “una imagen, dice más que mil palabras”, esto en la actualidad es muy utilizado. El material de apoyo visual es todo aquello que sirve para sustentar lo que se expondrá (Adler, 2005: 372).

El material de apoyo cumple tres propósitos:

• Aclararlasideasdelorador• Hacerqueelmaterialseamásinteresante• Ofrecerpruebasosoportesdeloqueseestahablando

Se puede explicar un punto con más rapidez y claridad que las simples pala-bras, aumentar la variedad, incrementar el interés y reforzar la imagen profesional del orador.

También cumple con varias funciones: demostrar el aspecto de las cosas, cómo funcionan o cómo se relacionan unas con otras, así como resaltar informa-ción importante (Adler, 2005: 397).

Investigaciones han constatado que el apoyo de trabajos visuales hace más efectiva una exposición. Los apoyos gráficos sirven para explicar con facilidad estadísticas complicadas y también para que los oyentes las entiendan sin difi-cultad. Además que hace más claro el planteamiento de la exposición e intere-sante la presentación.

Se ha descubierto que una buena exposición, apoyada por recursos visuales bien elaborados, se recuerda más y mejor; además de cumplir distintas funciones como mostrar el aspecto de las cosas y cómo funcionan, resalta puntos importantes apoyándose de gráficas y mapas conceptuales para hacer más ligera la información.

También se puede recurrir a objetos y modelos que nos permitan la presenta-ción del producto, ya sea por medio de exhibidores, ganchos o maniquíes, pues la experiencia práctica es esencia.

De igual forma, las fotografías se pueden utilizar para una representación ex-plícita o los diagramas, que son dibujos abstractos bidimensionales, muestran las propiedades importantes de objetos que no están totalmente representados.

Las listas y tablas también son un medio muy eficaz para resaltar datos y cifras importantes; el utilizar gráficas circulares, de barras y de columnas son apoyos enriquecedores de cifras y estadísticas.

Definición

Propósitos

Apoyos gráficos

Modelos

Fotografías y diagramas

Listas y tablas

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Otrostiposdeapoyosvisualessonlosvolantes,quesonregistropermanentede ideas; las diapositivas, que en ocasiones ya no son tan recurridas; los acetatos, hojas transparentes que se reproducen con un proyector, es una herramienta cómoda por la rapidez de realizarse, pero en ocasiones no es fácil conseguir un proyector; rotafolios, que son un caballete que sostiene un block grande de ho-jas de papel, fáciles de preparar y usar; pizarrones de marcadores de agua (Adler, 2005: 390).

Independientemente de que tipo de soporte visual se elija es importante to-mar en cuenta porque se utiliza ese recurso, que vaya acorde al público que se tiene y que el diseño sea muy sencillo y claro. Además, cabe recordar que todo lo visual puede ser un distractor, así que siempre es conveniente no mostrar ningún material hasta que uno esté listo para presentarlo.

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ConclusiónTanto el internet como los apoyos audiovisuales son herramientas muy poderosas para la comunicación organizacional externa, ofrecen múltiples canales y alcan-ces diversos; sin embargo hay que utilizarlos con responsabilidad para lograr los efectos deseados. Por ejemplo, cada vez que se busca información en internet es importante saber evaluar las fuentes, comprobar que sean veraces y oportunas, corroborar en las bibliotecas virtuales y en las bases de datos, así como consultar sitios web especializados. Siempre evaluar la calidad de la información que se ob-tiene, que sea confiable, auténtica y de actualidad.

De igual forma, al utilizar los soportes visuales se debe considerar el conteni-do de la información y la manera en cómo se va a presentar. Anotar en las diapo-sitivas únicamente las palabras clave que servirán de guía durante la exposición, no saturar de información, colocar imágenes nítidas y sobre todo recordar que únicamente son apoyos, por lo que se deben ser lecturas.

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GlosarioDecantar: elogiar, exaltar.Material de apoyo visual: es todo aquello que sirve par sustentar lo que se expondrá.Network: significa conexión de redesRotafolios: son un caballete que sostiene un block grande de hojas de papel.Soportes visuales: son elementos de gran capacidad de comunicación y perso-

nalización, tanto para la difusión de imagen corporativa como para reforzar campañas publicitarias.

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Reactivos de autoevaluación

Instrucción. En cada uno de los siguientes enunciados escribe en el paréntesis la letra que corresponda a la respuesta correcta.

1. Son elementos de gran capacidad de comunicación y personalización, tanto para la difusión de imagen corporativa como para reforzar campañas publicitarias. ( )a) Soportes visualesb) Publicidadc) Publicidad institucionald) Publicidad de marca

2. Sirven para explicar con facilidad estadísticas complicadas y también para que los oyentes las entiendan sin dificultad ( )a) Tablón de anunciob) Patrocinioc) Apoyo gráficod) Gráficas

3. Hojas transparentes que se reproducen con un proyector, es una herramienta cómoda por la rapidez de realizarse, pero en ocasiones no es fácil conseguir un proyector. ( )a) Comunicación internab) Acetatosc) Diapositivasd) Rotafolios

4. Uno de los propósitos del soporte visual es el ( )a) Saber de publicidad institucionalb) Saber aclarar las ideas del orador c) Saber sobre el medio de comunicaciónd) Saber generar acciones oportunas

5. ¿Qué son los volantes? ( )a) Registro permanente de ideasb) Los soportes de la comunicaciónc) Parte promocional en participaciónd) Intercambio de dinero

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Instrucción: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.

1. La palabra internet es el resultado de la unión de inter, refiriéndose a los enlaces o conexión y net o network que significa conexión de redes. _____

2. Un 84,3% de las personas utilizan el correo electrónico. _____

3. El 61,1% le es difícil entender que es más fácil encontrar en la red la información que le interesa. _____

4. Se utiliza palabras extensas en todo soporte visual. _____

5. Las listas y tablas también son un medio muy eficaz para resaltar datos. _____

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