Semana 6 Tema 1- Material Auxiliar -Que es la Gestion por Procesos o BPM.pdf

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Qu es la Gestin por Procesos o BPM?

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1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

2. Respuestas a las Preguntas ms Frecuentes

3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

4. Ejemplos Prcticos

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Un proceso es un conjunto de actividades o eventos coordinados que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) con un determinado fin.

BPMSBPMGESTIN POR PROCESOS


Toda organizacin trabaja mediante procesos, aunque sta no sea consciente de ello.

PROCESOS


1. Gestin por Procesos, BPM y BP

Gestin TradicionalBasa la gestin en la optimizacin de las acciones o funciones que realizan las personas.

Gestin por ProcesosBasa la gestin en la optimizacin de los Procesos.

=Coordinacin de las actividades que se realizan.

GESTIN POR PROCESOS vs GESTIN TRADICIONAL


Aunque no existen definiciones oficiales, ms o menos se est de acuerdo en considerar BPM (Business Process Management) como el modelo empresarial enfocado a gestionar los procesos de negocio, alinendolos a la

cultura y objetivos de la entidad.

BPM


BPM tiene un tratamiento fundamentalmente terico:Se determina la forma en la que debe funcionar la entidad y se comunica

a los actores: esto debe hacerse as


Introducir en el Sistema los Planteamientos Tericos de BPM

El propio sistema se encarga de automatizarlos (en la medida de lo posible), optimizar la operativa que no pueda ser automatizada, controlar su cumplimiento y proporcionar los

anlisis necesarios para su mejora continua.

ImplantacinBPMS

BPMS es el Software que soporta BPM y tiene un enfoque eminentemente prctico

Business Process Management Suite


Cmo se introduce? bsicamente a travs de:

la Modelizacin de los Procesos y las Reglas de Negocio


Con BPMS la organizacin ser: MS EFICIENTE; MS EFICAZ y MS COMPETITIVA

El implantar BPM en una entidad hoy da debe ser sinnimo de implantar BPMS, ya que es el software que soporta BPM.



Se pueden tener los mejores procesos del mundo, pero si las personas que participan en los procesos no hacen su trabajo como se ha determinado, los procesos no sirven para nada.


Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestin del Riesgo, Ventas,

Facturacin

Con una herramienta BPMS de mximo nivel la empresa puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso,

Incluyendo los relativos a:

y cualquier otra clase de proceso que sea especfico y particular de la empresa

Alcance




y un Retorno sobre la Inversin (ROI) de hasta el 400%.

Adems de la superior potencia y flexibilidad operacional aportadas por los BPMS, se consigue, de forma prcticamente instantnea, un ahorro de costes empresariales comprendido entre el 20% y el 50%.

Ventajas Competitivas y Econmicas




Las empresas irn gradualmente modelizando mediante procesos BPMS las actividades realizadas con estas aplicaciones, para complementar y/o sustituir dichas aplicaciones por los procesos modelizados, consiguiendo as mayor automatizacin, flexibilidad, seguridad y potencia, adems de la unificacin global de la operativa empresarial.

Los procesos diseados dentro del BPMS pueden trabajar cmodamente de manera integrada con el software de gestin previamente existente en la empresa (ERP, CRM, aplicaciones Legacy, etc.,)

Previsiones


Integracin

Integracin


2. Respuestas a las Preguntasms Frecuentes


2. Preguntas y Respuestas

Preguntas ms comunes sobre BPMS

1. Qu Tipos de BPMS Existen?

2. Qu diferencias hay entre BPMS y Workflow?

3. Qu papel representa SOA en la Gestin por Procesos?

4. Es BPMS y BRE (Motor de Reglas de Negocio) lo mismo?

5. Tiene sentido un BPMS sin ECM (Enterprise Content Management)?

6. Cmo se relacionan los usuarios de BPMS?

7. Qu diferencias hay entre BPMS y DCM (Dynamic Case Management)?

8. Por qu el estndar BPMN (Business Process Modeling Notation)?


Herramientas BPMS con tecnologa JAVA, con tecnologa Microsoft y de Software Libre.

Herramientas BPMS Human Centric que incorporan mecnicas y funcionalidades que giran alrededor de las personas y System Centric que giran alrededor de los sistemas y las integraciones entre aplicaciones, donde la participacin humana es para la resolucin de incidencias

Tecnologa

Funcionalidad

Pueden ser catalogarlos en base a su Funcionalidad, Tecnologa y Finalidad

2.1. Tipos de BPMS2. Preguntas y Respuestas

Document Centric (mucha gestin de documentos), por ejemplo la Gestin de Ofertas.People Intensive (mucha intervencin de personas), por ejemplo la Gestin de Quejas.Decision Intensive (muchas aprobaciones), por ejemplo la Gestin de Riesgos.Integration Centric (interaccin con aplicaciones), por ejemplo la Gestin de Facturas.

Finalidad


Cronolgicamente Workflow es anterior a BPMS y hace referencia a flujos de trabajo o flujos de tareas. Aunque ha evolucionado a lo largo de sus vidas, el Workflow es solo una parte (aunque muy importante) de BPMS.

1

2.2. BPMS y Workflow

Para considerarse BPMS, como mnimo, deben contener las siguientes funcionalidades:

Diseador de formularios. Herramienta de definicin de formularios e informes.

Motores de Orquestacin. Coordinan la secuencia de actividades (flujos).

Diagramador de Proceso. Herramienta para crear el Diagrama del proceso.1

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3

Herramientas de Integracin. Integran el modelo con otros sistemas.

Inteligencia de Procesos. Herramientas BAM, BI, Cuadro de Mandos, KPIs4

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Entonces,... qu pasa con el Workflow?

Las Tareas Integradas son tareas Libres que pueden ser utilizadas desde las Tareas de Proceso. Permiten tratar las Excepciones y dotar a los procesos de la Flexibilidad necesaria para la Gestin Dinmica de Casos.

Las Tareas Libres son las que se ejecutan dentro del Workflow Libre (plataforma de comunicacin y colaboracin de la Intranet Corporativa) y que no estn afectas a los Procesos BPM.

Es el flujo de las tareas que siguen el Diagrama de un proceso una vez ha sido puesto en marcha.

El workflow como aplicacin independiente tiende a desaparecer, pero no como funcionalidad. El BPMS ha fagocitado al Workflow. Un BPMS de ltima generacin debe poder disponer de tres sistemas distintos de workflow:

22.2. Preguntas: BPMS y Workflow

Workflow Tareas Libres

Workflow Tareas Integradas

Workflow Tareas Proceso



Normalizacin de la Estructura Tecnolgica

Filosofa de integracin para ayudar a la Gestin por Procesos de las organizaciones. SOA se basa, principalmente, en la tecnologa de los Servicios Web, que entre otras funciones, complementan a las herramientas BPMS para establecer canales de comunicacin entre aplicaciones. Los BPMS disponen de diferentes alternativas para conectarse con aplicaciones informticas, y los Servicios Web son una de ellas.

SOA(Service Oriented Architecture)

2.3. Preguntas: BPMS y SOA2. Preguntas y Respuestas

Pero esto no es suficiente, ya que en este tipo de arquitectura es necesario un ente que orqueste a las herramientas de software y las personas, definiendo quin tiene que hacer qu, cundo y cmo. La frmula queda completa cuando este modelo lo gobierna una herramienta BPM que automatiza los procesos. Los usuarios de Negocio son los que conocen y definen cmo han de ser los procesos.

IT tambin configura Servicios Web para integrar aplicaciones externas y para integrar en los Procesos a externos como clientes, proveedores, administracin pblica, etc.

La estructura tecnolgica de la mayora de las empresas est conformada por herramientas de software diversas (ERP, Legacy, etc.). Basando su arquitectura tecnolgica en servicios o SOA se interconectan e integran estas herramientas entre ellas mismas.


Mecnica (Automtica). Estas Reglas son aplicables sin intervencin humana y

por tanto su aplicacin se realiza en los Procesos a travs de Tareas de Sistema o para la toma automtica de

decisiones en las Compuertas Divergentes.

Textual (Interpretable)Contienen explicaciones, aclaraciones o instrucciones a

seguir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas Textuales aparecen como Instrucciones en la ventana

(pantalla) de ejecucin de las Tareas Personales.

.

Las Reglas de Negocio pueden dividirse en dos grupos atendiendo a su comportamiento:

Reglas de Negocio. Conjunto de normativas que componen el marco estructural, la poltica, la estrategia y la operativa de una empresa u organizacin.

Un BPMS y un BRE o Motor de Reglas de Negocio no son lo mismo, pero se complementan.

Este repositorio es el Motor de Reglas de Negocio, que ha de ser

independiente a los procesos.

1

2.4. Preguntas: BPMS y BRE (Reglas de Negocio)2. Preguntas y Respuestas


Reglas de Proceso:

Se configuran en el Modelo del Proceso

2

2.4. Preguntas: BPMS y BRE (Reglas de Negocio)



2.4. Preguntas: BPMS y BRE (Reglas de Negocio)


Reglas de Negocio: Se configuran en el Gestor de Reglas de Negocio y los Procesos consultan las Reglas

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BPMS optimiza todo el ciclo de vida de los documentos:

Captura. Los documentos que provienen de Externos los introducen ellos.Los soportados en papel son digitalizados e introducidos automticamente.

Creacin. La mayora de los documentos que se generan internamente son creados de forma automtica.

Almacenamiento. Quedan ubicados automticamente en los propios Procesos (expediente electrnico) y/o en las Bibliotecas..

Flujo, Acceso y Eliminacin. Se automatizan todos los flujos y los trabajos con Documentos y Contenidos..

El manejo de ladocumentacinforma parte de laActividad cotidianade cualquier entidady por tanto no puedeestar desligadade ella.

2.5 Preguntas: BPMS y ECM (Documentos y Contenidos)


Tiene sentido que BPMS no gestione los Documentos y Contenidos de la Entidad?


Intranet Corporativa (para empleados)

Portales Externos(para clientes, proveedores, etc.)

Plataforma de Interaccin Web (para visitantes, prospectos, etc.)

2.6. Relaciones entre Usuarios en BPMS


Informacin, Comunicacin y Colaboracin entre Usuarios Internos y Externos



Qu diferencias existen entre BPMS y DCM (Dynamic Case Management)1

Los Casos son asuntos puntuales a resolver en una organizacin en determinado perodo de tiempo.Los casos provienen de solicitudes (internas o externas) en el sentido ms amplio: incidencias, peticin de bienes o servicios, atencin al cliente, compras, acciones de marketing, proyectos, expedientes, etc. y terminan cuando el caso ha sido resuelto.

La Gestin Dinmica de Casos (DCM o Dynamic Case Management) da solucin a los casos que se generan en cualquier organizacin.

Los Casos forman parte de las actividades de la empresa y, por tanto, su gestin debe estar incluida en BPMS. De hecho, la mayor parte de los procesos de las Empresas privadas y entidades pblicas son Casos.

La distincin que suele hacerse entre BPMS y DCM es fruto de la incapacidad de la mayora de los BPMS de gestionar casos complejos.

2.9. Case Management



Cada CASO en su conjunto debe ser considerado como la unidad de control, observacin y anlisis de los resultados (ya que en un Caso pueden intervenir varios procesos).

Creacin gil de Gestiones Adicionales para el control de elementos de los casos.

Workflow de Procesos con posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin retorno). Tecnologa de Tratamientos Distribuidos.

Intervencin de tareas Obligatorias, Previstas (con Formularios Dinmicos capaces de aparecer u ocultarse segn las circunstancias) y No Previstas.

Gestin de Reglas de Negocio (no confundir con reglas de proceso).

Gestin gil de Documentos y Contenidos.

Elementos de Informacin, Comunicacin y Colaboracin entre empleados y con externos a la entidad.

Y otras muchas como el control de costes y rentabilidad de cada caso, aprendizaje estadstico de los casos, cumplimiento automtico de las normativas y un largo etc.

Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompaadas de una gran agilidad y flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y sin perder seguridad.

2Una herramienta eficiente para automatizar una Gestin Dinmica de Casos necesita integrar mltiples capacidades como:

2.9. Case Management



2.8. El Estndar BPMN

El Standard BPMN (Business Process Modeling Notation), desarrollado inicialmente por el consorcio BPMI e integrado posteriormente en el grupo OMG es un sistema grfico de Modelizacin de Procesos que representa la culminacin de los trabajos de consolidacin de las mejores ideas aportadas por otros estndares anteriores.

La notacin BPMN puede ser mapeada (convertida) a los estndares BPEL y XPDL, que son lenguajesconcebidos para la ejecucin de procesos.

Se ha convertido rpidamente en el Standard hegemnico en el mundo de la Modelizacin de Procesos deNegocio hasta el punto de que los principales proveedores de BPM estn dirigiendo sus esfuerzos a lareadaptacin de la modelizacin de sus productos siguiendo dicho Standard.

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Los Objetos se dividen en tres categoras: Actividades (Tareas y Subprocesos), Eventos y Compuertas, as como otros elementos: Lienzo, Bandas y Artefactos.

Compuertas: Redirigen las corrientes entre los hilos del Proceso segn su configuracin y condiciones.

Eventos: Se encargan de controlar los arranques y paradas de las corrientes del Proceso en los hilos en los que estn situados.

Tareas: Realizan las actividades del Proceso. Pueden ser Personales y de Sistema.

Subprocesos: Son conjuntos de Tareas y otros Objetos que pueden funcionar como una unidad operativa independiente, aunque integrada en el Proceso.

Ejemplos de notacin de Tareas y Subprocesos:

Ejemplos de Eventos

Ejemplos de Compuertas

2




Lienzo y Bandas

El lienzo en donde se dibujanlos objetos del Diagrama

puede dividirse en Bandas (Swimlanes), que son pasillos verticales u horizontales que sirven para ayudar a ubicar las Tareas y Subprocesos en relacin con los epartamentos o roles de los ejecutores de los mismos.

Un ejemplo de Diagrama con Bandas: en el Proceso.

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3. El Ciclo de la Gestin porProcesos


Ejecucin

MonitorizacinOptimizacin

Modelizacin

BAM(Business Activity Monitoring)

Todo BPMS tiene un ciclo de 4 etapas:



Modelizacin

Modelizacin

Ejecucin

Optimizacin

Monitorizacin


1. Dibujar el Diagrama.

2. Asignar los atributos a los objetos diagramados.

3. Realizar Simulaciones (Estadstica y Real)

3. 1. Ciclo de Vida BPM


Los Motores tienen en cuenta las Reglas de Proceso, as como las Reglas de Negocio que se hayan definido en la empresa y activan los workflows de los usuarios para que cada uno reciba el encargo de realizar las tareas de las que es responsable en el sitio y momento oportunos y con el formato y formularios listos para realizar fcilmente su labor.

El Orquestador (dispositivo encargado del arranque y orquestacin de todos los Procesos) regula los inicios y finales de los Procesos que funcionan concurrentemente, controlados, cada uno, por su propio Motor.

Ejecucin 1

Las actividades que se realizan en los procesos de la empresa

se pueden clasificar en tres tipos:

Tareas Personales(con intervencin humana)

Tareas de Sistema(acciones realizadas por el sistema).

Tareas Integradas(para Excepciones y Elasticidad)




Cada usuario recibe sus tareas asignadas en algn tipo de mesa de trabajo, que es diferente segn el proveedor de BPMS de que se trate. En algunos casos se limitan a utilizar el correo electrnico.

Los ms avanzados incorporan todos los elementos de gestin, organizacin y control de los trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, mltiples Bsquedas, Plannings por distintos criterios, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.


Tareas Personales

Las Tareas Personales deben llevar todos los elementos necesarios para que el ejecutor pueda realizar la tarea de la forma ms efectiva posible. Bsicamente pueden albergar tres elementos:

Formularios, Instrucciones Histricos

adems de los elementos de control, como cronometra, alertas y alarmas, etc.,

Ejecucin 23. 1. Ciclo de Vida BPM


INTRANET Portal de Empleados(Mis Tareas)

INTRANET Portal de Empleados(Entrada)

Empleados

Formulario de una tarea

Modelizacin

Ejecucin

Optimizacin

Monitorizacin





Al abrir una Tarea, el Formulario debe contener todos los campos y documentos que son necesarios para su realizacin. El ejecutor no deber salir de la tarea a buscar datos o documentos.

Una misma tarea puede contener ms de un formulario, que pueden contener a su vez divisiones condicionales, campos calculados, campos condicionales, pginas condicionales basadas en valores de campo, reglas de negocio y clculo, creacin automtica de documentos (basados en la informacin del formulario), botones de accin, botones de enlace, botones de script y mucho ms.

Tecnologa DAD: Divisiones Dinmicas

Formularios

Las tareas deben contener zonas de instrucciones para guiar al usuario a realizar la tarea correctamente. stas Instrucciones pueden ser Fijas o Dinmicas, esto es que aparecen solo si se dan ciertas circunstancias.

Las Instrucciones pueden contener textos de todo tipo, audios, vdeos, imgenes, reglas de negocio, acceso a datos, documentos y pginas web, etc.

Gracias a estas instrucciones, el empleado de la empresa, aunque sea su primer da de trabajo, sabr cmo debe realizar la tarea.

Instrucciones

Los histricos de un Proceso deben contener quin(Nombre y Cargo) ha participado en cada tarea, qu ha realizado (nombre de la Tarea), cundo (fecha, hora, minutos y segundos) y los comentarios agregados por los sucesivos participantes.

Por cada Clase de Tarea deben poderse crear cuantos Histricos se desee para que acten solo en algunas tareas, de esta forma, la informacin contenida solo estar disponible para los usuarios adecuados.

Histricos

Tareas Personales




Mientras los procesos estn en curso, cualquier Tarea que llegue a los umbrales de Alertas o de Alarmas, as como cualquier otro imprevisto en un Objeto del proceso hace que el sistema genere una Notificacin de aviso al Responsable del proceso para su informacin y para que pueda actuar en consecuencia.

Controles de Sistema

Comprende el conjunto de Consultas e Informes creados por el usuario que permiten conocer y controlar la ejecucin de los Procesos mientras estos estn en macha, as como el histrico de cada proceso.

(Dashboard)Cuadro de Mandos

Comprende el conjunto de Consultas e Informes creados por el usuario que se generan a partir de los datos almacenados en la

base de datos para realizar anlisis individuales y estadsticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de

Procesos ya terminados.

Adems, BPMS puede ofrecer puntualmente a cada interesado sus reportes personalizados, automatizandotambin la Observacin, el Control y el Anlisis de los hechos y los datos que se generan en la entidad.

La Monitorizacin se puede llevar a cabo desde tres frentes simultneos: El primero se realiza mediante Procedimientos Automticos (Controles de Sistemas)

y los otros dos mediante Consultas.

Monitorizacin 1

Business Intelligence



Modelizacin

Ejecucin

Optimizacin

Monitorizacin

BI (Business Intelligence)

Cuadro de Mandos BAM (Business Activity Monitoring)

KPIs (Key Performance Indicators)


Monitorizacin 23. 1. Ciclo de Vida BPM


La Optimizacin es la etapa donde se realizan los cambios en losprocesos una vez se han detectado los aspectos mejorables atravs de la Monitorizacin.

A la vista de los resultados registrados en la Monitorizacin, sedeterminan los cambios que conviene realizar en los Procesospara optimizar su funcionamiento y eficacia.

El Ciclo de Vida de los procesos est enfocado a laMejora Continua.


Optimizacin 1




Estos cambios se realizan en la Modelizacin, modificando los Procesos. Se puede modificar el Diagrama, los Objetos (ejecutores, formularios, calendarios, tiempos, condiciones, etc.), las Reglas de Proceso, las Cronometras, etc.

A continuacin se realizarn las Simulaciones necesarias y se Publicar una nueva Versin de la Clase de Proceso.

Cambios en la Clase de Procesos

Optimizacin 2

Si la optimizacin afecta a las Reglas de Negocio, al tener un Motor diferente, la optimizacin es instantnea, desde el Repositorio de las Reglas de Negocio.


Cambios en las Reglas de Negocio

Estos cambios pueden afectar a las Reglas de Negocioo directamente a las Clases de Proceso.


Todo esto se realiza sin afectar en nadael trabajo cotidiano de los usuarios del proceso.

Modelizacin

Ejecucin

Optimizacin

Monitorizacin


Optimizacin 33. 1. Ciclo de Vida BPM


4. Ejemplo Prctico

Como ejemplo vamos a ejecutar un proceso

sencillo pero altamente automatizado.

En este proceso se puede apreciar la gran

efectividad que puede ofrecer la automatizacin

de los procesos.

43 www.auraportal.com #QueEsBPMQuejas y Sugerencias


Diagrama Proceso de Suministro de

Mercancas a Tiendas

Ejemplo Prctico 2

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FIN

Nmero de diapositiva 1Qu es la Gestin por Procesos o BPM?Nmero de diapositiva 3Nmero de diapositiva 4Nmero de diapositiva 5Nmero de diapositiva 6Nmero de diapositiva 7Nmero de diapositiva 8Nmero de diapositiva 9Nmero de diapositiva 10Nmero de diapositiva 11Nmero de diapositiva 12Nmero de diapositiva 13Nmero de diapositiva 14Nmero de diapositiva 15Nmero de diapositiva 16Nmero de diapositiva 17Nmero de diapositiva 18Nmero de diapositiva 19Nmero de diapositiva 20Nmero de diapositiva 21Nmero de diapositiva 22Nmero de diapositiva 23Nmero de diapositiva 24Nmero de diapositiva 25Nmero de diapositiva 26Nmero de diapositiva 27Nmero de diapositiva 28Nmero de diapositiva 29Nmero de diapositiva 30Nmero de diapositiva 31Nmero de diapositiva 32Nmero de diapositiva 33Nmero de diapositiva 34Nmero de diapositiva 35Nmero de diapositiva 36Nmero de diapositiva 37Nmero de diapositiva 38Nmero de diapositiva 39Nmero de diapositiva 40Nmero de diapositiva 41Nmero de diapositiva 42Nmero de diapositiva 43Nmero de diapositiva 44Nmero de diapositiva 45Nmero de diapositiva 46Nmero de diapositiva 47

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