Selección PROCEDIMIENTO PROCESO DE...
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Procedimiento proceso de selección 1 Enero de 2014 ÍNDICE __________________ 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. CAMPO DE APLICACIÓN 4. DEFINICIONES 5. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Todos los procesos de selección del Club, tanto internos como externos, deben realizarse basados en el siguiente procedimiento: 1. OBJETIVO Establecer el proceso de selección y contratación de personal que va a laborar en el Club, de acuerdo con las competencias establecidas en las descripciones de cargo y bajo las condiciones legales establecidas. 2. ALCANCE Inicia desde que el líder y/o responsable de procesos, genera la requisición de necesidades de personal, y termina con la firma del contrato. La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano. La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido está a cargo de la Jefatura de Selección y Desarrollo, la Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación.
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Procedimiento proceso de selección
1
Enero de 2014
ÍNDICE
__________________
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. CAMPO DE APLICACIÓN
4. DEFINICIONES
5. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Todos los procesos de selección del Club, tanto internos como externos, deben realizarse basados en el siguiente procedimiento:
1. OBJETIVO
Establecer el proceso de selección y contratación de personal que va a laborar en el Club, de acuerdo con las competencias establecidas en las descripciones de cargo y bajo las condiciones legales establecidas.
2. ALCANCE
Inicia desde que el líder y/o responsable de procesos, genera la requisición de necesidades de personal, y termina con la firma del contrato.
La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano.
La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido está a cargo de la Jefatura de Selección y Desarrollo, la Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación.
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La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso.
3. CAMPO DE APLICACIÓN
La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano.
La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación.
La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso.
4. DEFINICIONES
Búsqueda interna: Es aquella que se realiza con personal de la misma organización.
Búsqueda externa: Es aquella en la cual se convoca a personal que no tiene vinculación laboral con la empresa.
Cargos temporales: Son aquellos que se requieren por un tiempo determinado para cubrir vacantes generadas por licencias, vacaciones, permisos, incapacidades, etc., así como para la realización de actividades específicas o por aumentos de servicio y de producción.
Descripciones de cargo: Información referente al objetivo general del cargo, funciones, responsabilidades y autoridad del mismo, personal supervisado y competencias requeridas en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.
Rotación temprana: Personal que se desvincula de la empresa antes de los primeros seis (6) meses.
Fuentes de reclutamiento: Medios utilizados para reclutar personal en el mercado externo de trabajo o al interior de la compañía.
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Pruebas: Conjunto de instrumentos técnicos y psicológicos que permiten verificar determinadas competencias y características personales.
Referencias: Información laboral, personal y legal de un candidato que sirve de apoyo en la decisión de su contratación.
5. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO
1. Presupuesto de gastos del personal. 2. Fuentes de reclutamiento. 3. Detección de necesidades de personal. 4. Personal de apoyo (laboratorios clínicos, examen con médico ocupacional y estudios
de seguridad). 5. Pruebas psicotécnicas, técnicas, entrevistas con gerentes, subgerentes, directores y/o
jefes de procesos. 6. Selección y evaluación de proveedores: laboratorio clínico, médico S.O., y empresa
contratista de estudios de seguridad. 7. Cuando se realice la selección para un cargo directivo no se diligencia el formato de
entrevista, sino que se realiza un informe con el análisis y los resultados del proceso de reclutamiento y selección para la Subgerencia o Gerencia General hecho por el Jefe de Selección y Desarrollo, y la Dirección de Talento Humano.
8. Cuando se envía a examen de ingreso con médico de salud ocupacional, el Jefe de Salud Ocupacional debe enviar al Jefe de Selección y Desarrollo o al Psicólogo de Selección, el concepto de aptitud laboral para dar continuidad a la contratación de la persona.
9. Los contratos utilizados deben ser validados por el área de Jurídica. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE CÓMO LO HACE REGISTROS
PLANEAR
Imprimir documentos
requeridos para el proceso
Jefe de Selección y Desarrollo y Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se imprime formato de entrevista
Formato de entrevista RO3-
PGTH001; versión 007, febrero 2013
Revisar pruebas Psicóloga de Se imprimen las pruebas Pruebas
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psicotécnicas a aplicar
Selección y Desarrollo
psicotécnicas o se revisa si se tienen electrónicamente, en caso
de requerirse
psicotécnicas
Validar vacante existente en el
sistema
Psicóloga de Selección y Desarrollo y Asistente de
Talento Humano
La Jefe de Selección revisa un documento en Excel en el que se
lleva el control de las vacantes
Documento en medio magnético, en computador del
responsable
Mantener bases de datos de empleo y
sitios externos actualizados
Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se revisan las bases de datos de acuerdo con las convocatorias
que estén abiertas
Documento en medio magnético, en computador del
responsable
Validar anualmente la estrategia de reclutamiento y
selección
Jefe de Selección y Desarrollo y
Director de Talento Humano
En reunión de área se valida la estrategia
Acta de reunión
Se programan los procesos de
selección, tanto internos como
externos
Jefe de Selección y Desarrollo y Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se programan a través del Zimbra y/o se registran en el
cuaderno de notas
Zimbra, cuaderno de notas
HACER
Recibir la requisición o autorización
temporal por correo electrónico para
dar inicio al proceso
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se recibe la requisición de personal (el líder debe adjuntar el perfil del cargo aprobado por la Gerencia General y la Dirección de Talento Humano, en caso de
cargos nuevos).
Se debe diligenciar también para pasantes el formato de
requisición de personal. Para los casos en que no se haya
entregado la requisición de la vacante, se podrá realizar hasta el reclutamiento del cargo con la
autorización por correo electrónico de la Directora de
Formato de Requisición de
personal R02-P-GTH001; versión 005, febrero 2013
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Talento Humano
Crear vacante Asistente de Talento Humano
Revisar el sistema y validar para dejar abierta la vacante
En el sistema
Validar si es vacante nueva o
reemplazo
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se revisa en la base de datos qué se lleva de las vacantes
generadas, de acuerdo con el reporte del Asistente de Nómina y Contratación y se valida cada
requisición recibida
Documento en medio magnético, en computador del
responsable
En caso de ser nuevo cargo, un
cargo de director o de subgerente de
área, se debe realizar el perfil del
cargo.
La requisición debe venir
obligatoriamente con la firma de la Gerencia General
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se verifica que los documentos correspondientes estén firmados
Formato de Requisición de
personal R02-P-GTH001; versión 005, febrero 2013
Formato de Descripción del
cargo RO1-PGTH001; versión 009, febrero 2013
En vacantes para reemplazo se
valida con el Jefe inmediato el perfil
existente
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se revisa el perfil de cargo actual y se envía a los líderes de proceso para validar las
condiciones
Formato de Descripción del
cargo RO1-PGTH001; versión 009, febrero 2013
Confirmar condiciones de
convocatoria con el Jefe inmediato
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Si se trata de una convocatoria interna se envía para validación
de la Dirección de Talento Humano y del líder de proceso
Enviar por correo electrónico al Jefe inmediato las características
de la convocatoria para su aprobación, cada vez que sea necesario. Siempre se debe
enviar el perfil del cargo para la confirmación, por parte del Jefe
R04-PGGH001- versión 005
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inmediato, de los cambios que haya tenido
Ubicar fuentes de reclutamiento
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
De acuerdo con el cargo que se requiera cubrir, se valida el tipo
de base de dato necesaria
Listado de bases de datos de empleo
Preselección de la hoja de vida
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se preseleccionan las hojas de vida de acuerdo con el
cumplimiento del perfil de cargo. Se debe realizar un filtro a
través de una llamada, en la que se aclaren los datos de la hoja de
vida, según el perfil y las condiciones del cargo
Listado de candidatos
preseleccionados para entrevistas
Si cumple la hoja de vida, se cita a entrevista y se
solicitan documentos
soporte
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se cita al candidato a entrevista de Talento Humano. Las
personas que se presentan a entrevista deben llevar: soportes de estudio, cursos y experiencia laboral, copia de la libreta militar (para los hombres) certificado de manipulación de alimentos (si el
cargo lo requiere)
Formato de entrevista RO3-
PGTH001; versión 007, febrero 2013
Se solicita verificación de
antecedentes en la Oficina de Seguridad
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
A través de Zimbra se envía al área de monitoreo del Club, un
correo electrónico con la información de los candidatos
(nombres y números de cédula), para verificar antecedentes judiciales de los candidatos
preseleccionados
Queda evidencia del correo en la
carpeta “Antecedentes” de
Zimbra
Aplicar e Interpretar pruebas
Psicotécnicas
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se cita a los candidatos al Centro Administrativo del Club para la
realización de las pruebas psicotécnicas correspondientes al cargo al que se postulan: 16pf
(todos), Valanti (todos), Nego (para cargos que tienen
comunicación directa con socios)
Las pruebas quedan guardadas
en medio magnético: 16pf y
Valanti se encuentran en la carpeta “pruebas aplicadas”, Eros
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y Eros (jefaturas, cargos directivos o gerenciales)
Posteriormente se interpretan cada una de las pruebas: Valanti
y 16pf tienen su respectivo software, Eros a través de la
plataforma Psigma online y Nego tiene su respectivo cuadernillo
La interpretación que hace el profesional queda plasmada en
la entrevista
queda en la plataforma de
Psigma online y el Nego queda en físico anexo al
respectivo proceso
La interpretación queda por escrito en la entrevista
realizada al candidato. Para los
candidatos seleccionados y contratados las pruebas y las respectivas
interpretaciones quedan en la hoja
de vida
Presentar candidatos a Jefes inmediatos y/o al
Director de Talento Humano
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
El área de Selección envía a los jefes inmediatos los procesos de los candidatos preseleccionados, con la respectiva hoja de vida y
la entrevista con la interpretación de las pruebas y el concepto
general favorable
Se envía una carta de presentación con el nombre del
cargo y los candidatos preseleccionados
La evidencia queda en el formato de
entrevista de Talento Humano y
en la carta de presentación que se envía anexa a los procesos para
la firma de recibido del jefe inmediato
Realizar assessment center, pruebas prácticas y de valores para los
cargos críticos
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo /
Director de Talento Humano
Para llevar a cabo el assessment center se debe establecer el lugar donde se realizará y el
tiempo; lo ideal es que no demore más de dos (2) horas
Se evaluarán las competencias organizacionales, los valores y los principios establecidos en la Corporación, a través de juegos de roles, de la historia de vida y
Registros de calificación del
assessment center y pruebas técnicas con calificación del
Jefe inmediato
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del plan de vida de los candidatos
Las pruebas prácticas las realizará el Jefe de área a cada
uno de los candidatos
Candidatos aprobados se les entrega lista de
documentos y se firman
autorizaciones requeridas de
acuerdo al cargo
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se citan los candidatos seleccionados a inicio de contratación en el Centro Administrativo, para que
diligencien la hoja de vida del Club y para entregar y explicar
los siguientes formatos:
A - Estudio de seguridad: informar el procedimiento del
estudio de seguridad y las recomendaciones pertinentes para que el candidato firme la
respectiva autorización
B - Orden de exámenes médicos por cargo: informar horario de atención y recomendaciones
antes de asistir a los laboratorios (firmado y sellado)
C - Requisición de uniformes: brindar información acerca de los horarios en el ropero (firmado y
sellado)
D - Documentos de ingreso de personal por cargo: explicar cada uno de los documentos que debe
presentar para firmar contrato
E - Para cargos del área de seguridad, y vestier de socios y
socias, la autorización de polígrafo
Hoja de vida de las personas
contratadas
Autorización de estudios de
seguridad, orden de exámenes
médicos, requisición de
uniformes, listado de documentos
para contratación y/o polígrafo,
dependiendo del cargo y formato de
hoja de vida.
Estos registros no están codificados
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Enviar copia de hoja de vida al
proceso de seguridad del Club y solicitar estudio
de seguridad externo
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Con previa autorización del candidato, se envía a través de Zimbra la solicitud a la empresa de seguridad ISVI de un estudio
preliminar de antecedentes, anotaciones judiciales y de
policía
Si el concepto de este primer filtro es favorable, se envía
solicitud a ISVI de visita domiciliaria. Si no es favorable, el concepto del estudio preliminar el
proceso de contratación se cancela
Correos de solicitud de estudio
preliminar y de visita domiciliaria, y respuesta por parte de ISVI en el correo
de Zimbra
Formato de autorización de
estudio de seguridad (no
codificado)
Revisar informe de estudio de
seguridad y copiar en carpeta
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de
Selección Desarrollo
La empresa externa ISVI se encarga de enviar los respectivos
informes del estudio de seguridad, los cuales deben ser revisados y contrastados con la entrevista de Talento Humano y con la información suministrada por el candidato en su hoja de
vida
Posteriormente la Psicóloga de Selección se encarga de guardar
los informes en la carpeta confidencial de “estudios de seguridad” y se informa al
Analista de Talento Humano, a Dirección de Talento Humano, al Jefe de Selección y Desarrollo y al Director de Seguridad, que los
informes ya pueden ser vistos por ellos y saber si tienen
concepto favorable o no por parte de la empresa de
seguridad
Si no son favorables, se cancela el proceso de contratación
Este paso no aplica para
Carpeta magnética confidencial donde
se guardan los estudios de seguridad
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convocatorias internas
Recibir visto bueno de Seguridad y
Salud Ocupacional
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
A través de Zimbra, tanto la empresa de seguridad ISVI como
Salud Ocupacional, envían el concepto de cada uno de los
candidatos que se encuentran en proceso de contratación para
poder continuar con el respectivo ingreso
Correos a través de Zimbra los cuales
se guardan en carpeta de “ISVI” y
de “Salud Ocupacional”
Aprobados los procesos, se
continúa
Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Cuando se tiene el concepto favorable tanto del estudio de
seguridad como de salud ocupacional, se procede a
entregar los procesos a contratación para el respectivo
proceso de ingreso
En Sinergy se ingresa la
información de los candidatos que se
pasarán a contratación para el respectivo ingreso
Completar información en el sistema sobre los
datos del candidato
Analista de Nómina y Contratación
Se ingresa la información en Sinergy, de acuerdo al proceso
con cada candidato y se matricula a nómina una vez se encuentre asignada la vacante
Se llama al candidato para recibir la documentación y se realiza las afiliaciones a seguridad social y
caja de compensación
Se abre la hoja de vida por cada candidato, y se marca y se archiva la documentación
Hoja de vida empleado
Sistema Sinergy
Citar a firma de contrato
Asistente de Nómina y
Contratación
De acuerdo con la fecha de inducción, se cita el personal
para la firma de contrato
Correo electrónico interno
Registros en Excel
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Citar a inducción Asistente de
Nómina y Contratación
Mensualmente se llevan a cabo tres (3) inducciones a las cuales
se deben citar los candidatos que han cumplido con todos los requisitos del proceso de
contratación para realizar el respectivo ingreso
Cuadro en Excel
Proceso de contratación
Llamada telefónica
VERIFICAR
Semanalmente validar las
vacantes en proceso
Director de Talento Humano
Jefe de Selección y Desarrollo
En cuadro de seguimiento, revisar el estado de cada uno de los procesos adelantados
En el sistema de archivo
Trimestralmente validar los
resultados de cada uno de los procesos
Director de Talento Humano
Jefe de Selección y Desarrollo
En reunión, validar los resultados adecuados y los que
no han cumplido los parámetros
Acta de reunión, formato de acción
correctiva, preventiva o de mejora
ACTUAR
Generar las acciones a los procesos que no cumplieron los
parámetros
Director Gestión de Talento Humano y Jefe de Selección y
Desarrollo
En reunión, generar las acciones
correspondientes a las actividades que no cumplieron los
parámetros establecidos
Acta de reunión
