Proceso Soporte/ Selección, inducción, evaluación de competencias y medición de ambiente laboral Código: HUMA-01/ Versión No. 3/ Junio 2010/ Pág. 1 de 1

SELECCIÓN, INDUCCIÓN, EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS

Y MEDICIÓN DE AMBIENTE LABORAL

1. OBJETIVO Y ALCANCE

EL Proceso de Selección de Personal tiene como objetivo identificar, medir y evaluar el

potencial intelectual, técnico y comportamentales del aspirante con referencia a los

requisitos del cargo, a fin de determinar las posibilidades de ajuste de la persona al cargo y

a la cooperativa y el grado de eficiencia con el cual se desempeñaría en el cargo, mediante

la aplicación de instrumentos válidos y confiables que brinden información suficiente y

objetiva para facilitar la toma de decisiones que se ajusten a las necesidades de la

cooperativa y a la satisfacción de las necesidades individuales.

Establecer una metodología que permita unificar y agilizar los trámites para reclutar,

seleccionar, contratar, evaluar el desempeño y medir el ambiente laboral a todas las

personas que desean ingresar como asociados de la Cooperativa, siendo todos evaluados

psicolaboralmente bajo los mismos estándares.

2. DEFINICIONES

Ambiente Laboral. Las percepciones compartidas por un grupo de individuos acerca de

su entorno laboral.

Capacitación: Acción y efecto de habilitar a una persona para tener aptitud o

disposición de hacer algo especifico o sobre lo que se ha instruido o capacitado.

Competencia: Capacidad o aptitud de una personal sobre una labor, oficio o tarea, con

base en educación, formación, habilidad, entrenamiento y experiencias, apropiadas.

Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Contratación. Serie de actividades cuyo objetivo es formalizar el vínculo laboral entre el

empleado y la empresa dando cumplimiento a las disposiciones relacionadas emitidas por

el gobierno.

Desempeño: Acción y efecto de desempeñar. Desempeñar: Actuar, trabajar, dedicarse

a una actividad satisfactoriamente.

Documentos personales. Documentos de identificación de la persona, se du grupo

familiar y certificación de vínculos.

Hoja de vida. Documento donde el candidato expone sus datos personales, títulos

obtenidos, experiencia laboral y sus habilidades en general.

Organización: Compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o

combinación de ellas, ya sea corporada o no, pública o privada, que tiene sus propias

funciones y administración. (NTC-OHSAS 18001).

Reclutar: Reunir gente para un propósito determinado.

Seleccionar: Elegir, escoger por medio de una selección. Selección: acción y efecto de

elegir a una o varias personas o cosas entre otras, separándolas de ellas y prefiriéndolas.

Proceso Soporte/ Selección, inducción, evaluación de competencias y medición de ambiente laboral Código: HUMA-01/ Versión No. 3/ Junio 2010/ Pág. 2 de 2

3. RESPONSABLE Y PERSONAL QUE INTERVIENE

Responsable:

Director Administrativo

Hacer el seguimiento al cumplimiento del proceso de

selección, inducción, evaluación de desempeño y medición de ambiente laboral

Asistente de Recursos Humanos

Preparar los archivos del personal con la documentación requerida y hacer las afiliaciones al Sistema General de Seguridad social.

Asistente de Calidad Tabular y presentar resultados de la Evaluación de Competencias y Medición de Ambiente Laboral.

Personal que

interviene:

Ingenieros y Coordinadores Realizar las entrevistas al personal que se envía al proceso de selección, inducción. Evaluar el desempeño del personal a su cargo.

Coordinador de Salud

Ocupacional

Realizar la inducción a todo el personal nuevo con

énfasis en análisis de riesgos de acuerdo al cargo a desempeñar.

Todo el personal de la

Cooperativa

cumplimiento del proceso de selección, inducción,

evaluación de desempeño y medición de ambiente laboral

4. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES

4.1. RECLUTAMIENTO

Cuando se detecta la necesidad de una persona para ocupar un cargo, se tendrá en cuenta

los requisitos del cliente, las especificaciones del contrato cuando sea el caso o el perfil del

cargo establecido en el Manual de Funciones de la Cooperativa. Se seleccionan los

candidatos del archivo de hojas de vida recomendadas o del personal presentado por

asociados de la Cooperativa. Se analiza la hoja de vida, en caso de cumplir con las

especificaciones del cargo, se verifica en la base de datos de Codensa, si no reporta

novedad, se llama a entrevista: El personal administrativo y de ingeniería presentan

entrevista con el superior del área en que se desempeñaría el candidato al puesto, lo

entrevistará y chequeará su experiencia, conocimiento y aptitud para las labores que va a

desempeñar. Para el personal de terreno, el Ingeniero Coordinador hace entrevista a los que

considere aptos y con experiencia en el tipo de actividad a realizar. Estos datos quedan

registrados en el formato “Entrevista Técnica”.

4.2. SELECCIÓN.

Cuando el candidato pasa la entrevista técnica, será enviado a entrevista con la Psicóloga

donde se aplican las pruebas y exámenes psicolaborales y psicológicos a que se sometan los

postulantes, según las definiciones previas del cargo.

Las pruebas psicométricas son medidas objetivas y estandarizadas que evalúan el

comportamiento a través de la aplicación de instrumentos, con el fin de verificar las

habilidades, motivaciones, rasgos de personalidad y aspectos comportamentales del

aspirante. A continuación se presenta el listado de pruebas que se aplican para cada nivel de

cargo:

Proceso Soporte/ Selección, inducción, evaluación de competencias y medición de ambiente laboral Código: HUMA-01/ Versión No. 3/ Junio 2010/ Pág. 3 de 3

NIVEL CARGOS HABILIDADES PERSONALIDAD MOTIVACIÓN VALORES

OPERATIVO

Ayudantes,

Técnicos, Cuadrilleros,

Conductores

BETA, BLS IV, factor G

Escalas 2 Y 3, TIG, Batería de

Conductores. Caras,

MC QUARRIE-Test de

aptitudes mecánicas,

gráfico.decatest, TEI.

RSF, RUF, EUF .

Desarrollo de

superficies, rotación

de figuras macizas

BG9 Test de percepción.

CEP , EPI, 16 PF-

Cuestionario

factorial de

personalidad formas

A Y C, TPT-test de

personalidad, test

wartegg

CMT-cuestionario

de motivación

para el trabajo, MPS-escala de

motivaciones

psicosociales

Cuestionario de

valores

interpersonales

ADMINISTRATIVO

Cargos técnicos

Administrativos,

Auxiliares,

Secretarias,

Supervisores,

Almacenistas,

Técnicos en

Sistemas

BPA-1, PMA, prueba

de comprensión

verbal, memoria visual

de rostros, apt.

ordenes de oficina, set

aptitudes

administrativas, GCT

test de aptitudes

administrativas,

D48.prueba de conocimientos sobre

ortografía y sintaxis

BFQ-cuestionario BIG FIVE, 16 PF

cuestionario factorial

de personalidad

formas A Y B

CMT-cuestionario

de motivación

para el trabajo,

MPS-escala de

motivaciones

psicosociales

cuestionario de

valores

interpersonales

PROFESIONAL

Profesionales,

Coordinadores

de área, Jefes

D-70, ABI, batería

para la actividad

comercial, test de

aptitudes

diferenciales,

instrucciones

complejas.ESL RSL

NEO PI-R, 16PF-5-

cuestionario factorial

de personalidad,

CMT-cuestionario

de motivación

para el trabajo, MPS-escala de

motivaciones

psicosociales

cuestionario de

valores

interpersonales

Gerentes y

cargos

Directivos

DAT, IC, ESL, BAC,

D70, RSL, WAIS.

evaluación de implicaciones

semánticas,

producción

convergente de

implicaciones

simbólicas,

reconocimiento de

unidades semánticas

NEO PI-R, 16PF-5-cuestionario factorial

de personalidad,

BIP-competencias

laborales y

personalidad. test de

asertividad

CMT-cuestionario

de motivación

para el trabajo,

MPS-escala de

motivaciones psicosociales

cuestionario de

valores

interpersonales

Está absolutamente prohibido difundir los contenidos de las evaluaciones psicotécnicas de

los postulantes, independientes de que haya sido aceptado o no y también a personas

distintas a quien lo requirió. Cuando el concepto predice un adecuado ajuste al cargo, se

envía al examen médico ocupacional de ingreso de acuerdo al cargo que va a desempeñar.

Una vez se reciben los resultados de los exámenes y si el concepto es apto para el cargo, el

aspirante diligencia el formato interno “Hoja de Vida” HUMA01-F05, y anexa la siguiente

documentación: (3) copias ampliadas al 100% de la Cedula, Certificado Judicial Vigente,

Pase (Si Aplica), Certificados de Estudios, Certificaciones Laborales, Carne EPS (Salud),

Carne o Certificación del Fondo de pensiones y 5 Fotos 3x4 fondo blanco, en caso de

suministrar vehículo la Carta de Propiedad y el Seguro Obligatorio Vigente.

No se procede a contratar a ningún colaborador que previamente no haya sido sujeto de los

procesos de reclutamiento y selección de la Cooperativa.

Se firma el Convenio de Asociación y se abre una carpeta donde se archiva toda la

información suministrada por el nuevo asociado junto con el formulario de afiliación a salud,

pensiones por primera vez, certificaciones de estudio y laborales, y la información familiar

Proceso Soporte/ Selección, inducción, evaluación de competencias y medición de ambiente laboral Código: HUMA-01/ Versión No. 3/ Junio 2010/ Pág. 4 de 4

para afiliaciones a seguridad social. Se le hace entrega del carné de la Cooperativa, reporte

de afiliación a la ARP y se solicita a Codensa el carné del contrato.

4.3. INDUCCIÓN

Antes de iniciar labores, el asociado recibe inducción e información sobre como funciona la

Cooperativa, como es la estructura organizacional, forma de pago, deberes y derechos como

asociado, funcionamiento y responsabilidades frente a los sistemas de gestión. Una vez el

asociado entiende la organización, el Ingeniero SGI–Área S&SO realiza la inducción con

énfasis en análisis de riesgos de acuerdo al cargo a desempeñar. Esta inducción se hace de

acuerdo al “Programa de Inducción” PROGHUMA-01.

Una vez realizada la inducción, se le entrega la documentación que le compete, se le ubica

en su sitio de trabajo o en que oficina y ante quien debe presentarse a laborar, se realiza la

entrega formal del cargo así como de la dotación, los elementos de trabajo y los elementos

de protección personal en el caso de laborar en terreno.

Durante los dos primeros meses, el personal está bajo observación para evaluar su

desempeño y decidir si continúa o no en el cargo.

4.4. EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS

Coopser cuenta con un sistema para gestionar y medir la eficiencia individual, de manera

que alinee el trabajo con la estrategia planteada y que sirva de retroalimentación a los

colaboradores. Los asociados son evaluados mínimo una vez al año por sus jefes mediante el

formato “Medición de competencias” HUMA01-F02 en los siguientes aspectos:

DESEMPEÑO EN LA FUNCIÓN

Conocimiento del Trabajo: Grado de conocimiento del trabajo

Producción: Volumen y cantidad de trabajo ejecutados normalmente

Calidad: Exactitud, esmero y orden en el trabajo ejecutado

Responsabilidad: Realizar el trabajo oportunamente, en forma constante y

satisfactoria. Toma la iniciativa

Cooperación: Actitud hacia la empresa, la jefatura y los compañeros de trabajo

Confidencialidad: Grado de discreción y reserva en cuanto a toda la información

que conoce de la empresa

Salud Ocupacional: Conocimiento, participación y ejecución del programa

CARACTERÍSTICAS INDIVIDUALES

Comprensión de Situaciones: Grado con que capta la esencia de un problema.

Capacidad de asociar situaciones y aprender de ellas.

Creatividad: Ingeniosidad. Capacidad de crear ideas y proyectos.

Capacidad de realización: Capacidad de llevar a efecto ideas y proyectos propios o

ajenos

Criterio: Capacidad de establecer el nivel de riesgo, la acción apropiada y aceptar la

responsabilidad en las decisiones que toma.

Iniciativa: Habilidad para encontrar soluciones rápidas, mejores y seguras a los

problemas que se presentan en su trabajo.

Proceso Soporte/ Selección, inducción, evaluación de competencias y medición de ambiente laboral Código: HUMA-01/ Versión No. 3/ Junio 2010/ Pág. 5 de 5

Flexibilidad: Adaptación a los cambios organizacionales y a las necesidades

cambiantes del mercado.

HABILIDADES Y DESTREZAS

Habilidades interpersonales: Capacidad de relacionarse con las demás personas

de forma cordial, comprensiva y sincera.

Habilidad e interés de aprendizaje: Capacidad y disposición para adquirir nuevos

conocimientos y aplicarlos para mejorar su labor.

Habilidades de comunicación: Forma como el trabajador se comunica con sus

compañeros para alcanzar los objetivos del cargo.

Habilidades de organización de información: Capacidad para organizar,

coordinar y controlar datos e información.

Habilidades técnicas: Conocimiento de las tareas asignadas y de las actividades a

desarrollar en el puesto correspondiente.

Habilidad de coordinación y planeación: Capacidad para organizar, supervisar,

coordinar, manejar el tiempo, controlar, asignar responsabilidades, lograr metas y

ejecutar trabajos de acuerdo a los objetivos propuestos.

Habilidad para solucionar problemas: Análisis y métodos de solución de

problemas

La Dirección Administrativa de la Cooperativa es responsable de generar los instrumentos,

comunicar, procesar, custodiar y almacenar la información surgida en el proceso. Los

resultados de dichas evaluaciones son presentados a los asociados, los cuales al momento

de calificarlos deben ser acordados entre evaluador y evaluado, y a la gerencia en la

“Revisión Gerencial” de los Sistemas de Gestión del periodo.

4.5. AMBIENTE LABORAL

Con el fin de conocer las percepciones que los asociados tienen de la estructura de la

organización, la asignación de responsabilidades, los riesgos laborales que pueden asumir,

las compensaciones y beneficios que ofrece la Cooperativa, la cooperación, sentido de

pertenencia, manejo del conflicto y comunicación entre compañeros y niveles directivos,

Coopser evalúa semestralmente mediante el formato “Ambiente laboral” HUMA01-F03 estos

aspectos.

Esta información es tabulada y presentada a las directivas a través de la “Revisión

Gerencial” de los sistemas de gestión y sirven como retroalimentación para los programas

de gestión que se plantean por la Cooperativa.

5. REGISTROS

Nombre Código Versión Responsable Tiempo

conserv. Archivo

Hoja de vida HUMA01-F05 -

Asistente de

Recursos

Humanos

Permanente Archivo de

Personal

Prueba Psicotécnica N.A. - Director

Administrativo Permanente

Fólder de

pruebas

Psicotécnicas

Proceso Soporte/ Selección, inducción, evaluación de competencias y medición de ambiente laboral Código: HUMA-01/ Versión No. 3/ Junio 2010/ Pág. 6 de 6

Control Asistencia a

Capacitación HUMA01-F01 3

Sistema de

Gestión 3 años

Fólder de

Capacitaciones

Medición de

Competencias HUMA01-F02 2

Director

Administrativo 3 años

Fólder

presentación de

resultados

Medición de

Ambiente LABORAL HUMA01-F03 2

Director

Administrativo 3 años

Fólder

presentación de

resultados

6. REVISIÓN Y APROBACIÓN

Revisó Cargo:

Director Administrativo

Nombre:

Martha González R.

Firma:

Aprobó Cargo:

Gerente

Nombre:

Edgar Loaiza S.

Firma:

7. CONTROL DE CAMBIOS

HISTORIA DE LAS REVISIONES

Versión

# Descripción del cambio Aprobado Fecha

01 Elaboración Inicial Gerencia Febrero de 2008

02 Inclusión de pruebas psicotécnicas por

niveles Gerencia Octubre de 2009

03 Ajustes cambio de imagen COOPSER Gerencia Junio de 2010