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SELECCIÓN DOCUMENTAL ISELECCIÓN DOCUMENTAL I

Javier Vargas PeralesJavier Vargas Perales

¿Cuál es la función principal del SNA?

Para los responsables del PDN ¿Cuál es su preocupación?

• La producción documental en el ámbito de la administración.

• La disminución gradual de los presupuestos para enfrentar el fenómeno de la acumulación exponencial de documentos.

• La paulatina desaparición de la memoria de nuestro pasado.

¿Qué sucede o va suceder con nuestros archivos?

¿Qué respuestas daremos a las demandas de información?

Las administraciones ¿Están preparados para emitir criterios razonables sobre la valoración y selección de documentos?

¿Existen leyes especiales para producir menos documentos o leyes que sancionan severamente a los que eliminan el PDN?

PDN: reflexiones necesarias

CAUSAS PRODUCCIÓN Y ACUMULACIÓN DE

DOCUMENTOS

EFECTOS

SOLUCIONES

Problema de los Archivos Administrativos

• Complejidad de la gestión administrativa:

−Casi obligatoriamente por escrito

−Excesivos requisitos

−“Mayor” seguridad y certeza

−De “carácter” reservado

−Nada normalizado

• Crecimiento constante de las necesidades sociales.

• Desarrollo de las técnicas de comunicaciones a distancia.

• Proliferación de medios de reprografía.

• Creación de nuevas formas de documentos.

• Prescripción no legislada.

Causas de la producción y acumulación...

• Documentos de muchos años y diseminados en distintos depósitos.

• Documento instalados en estantería improvisada o apilados en el piso.

• Autodestrucción por el lamentable estado de conservación.

• Falta de una política de evaluación y selección de documentos en las entidades.

• Eliminaciones clandestinas sin observar la legislación sobre la materia.

• Carencia de personal especializado en archivística.

• Total indiferencia de las autoridades políticas y administrativas por los problemas del archivo.

Efectos de la producción y acumulación...

1. Solución paliativa, temporal o de coyuntura: la selección documental

2. Solución definitiva: gestión de documentos durante todo su ciclo vital y la administración de archivos. Es decir:

• Racionalizar la producción documental en todos los niveles de la administración.

• Emitir normas técnicas sobre los procedimientos de trámite documentario.

• Establecer sistemas de archivo institucionales.

• Conservar los documentos indispensables para la administración y de valor para la investigación.

Planteamiento de soluciones

• Contar con oficinas y repositorios adecuados y bien equipados

• Capacitación permanente del personal

• Eliminación periódica de documentos declarados innecesarios

• Realizar supervisiones constantes a los archivos

• Prescindir de copias múltiples y de originales intrascendentes

• Promulgar leyes de prescripción y caducidad

• Garantizar la perdurabilidad de la información de los documentos en nuevos soportes migrando a otras nuevas.

Planteamiento de soluciones

a) Razones lógicas

• Es lógico admitir que todos los documentos tiene algún valor para cualquier investigación (aun las copias).

De ser así cualquier selección de documentos con fines de eliminación es una mutilación.

• Aun teniendo todos los documentos valor, es indiscutible que unos posean en alto grado, otros en menor y los demás meramente informativo y potencial.

Si la conservación de documentos de menor valor amenazara la conservación de los de más valor, es lógico evaluar y depurar los de menor valor a fin de garantizar la perdurabilidad de los más valiosos.

Razones que justifican la Selección...

b) Razones archivísticas

• Suponiendo que se decide mantener todo. No se garantiza la conservación, organización, descripción ni servicio de grandes volúmenes de documentos.

• La transferencia indiscriminada de documentos a los archivos históricos, se convierte en un acto de evasión de responsabilidad de los archivos administrativos para organizar y describir la documentación, dificultando el acceso y la recuperación de la información.

• Al Archivo Histórico receptor, la documentación mal organizada y descrita, o carente de ellas, no le permite saber lo que tiene.

Razones que justifican la Selección...

1. De algunos historiadores que postulan por la conservación total.

2. De los administradores que se inclinan por la destrucción total y practican la eliminación indiscriminada.

3. De otro sector de historiadores y los archiveros que promueven y practican la selección metódica, basándose en criterios y principios cuidadosamente estudiados.

Puntos de vista respecto a la Selección...

Hay tres posiciones bien diferenciadas frente a la práctica de la selección documental: