Seguridad Excel 2013(Security Excel 2013)

download Seguridad Excel 2013(Security Excel 2013)

of 32

  • date post

    12-Apr-2017
  • Category

    Education

  • view

    30
  • download

    1

Embed Size (px)

Transcript of Seguridad Excel 2013(Security Excel 2013)

Seguridad

SeguridadAprenderemos a evitar que personas no actualizadas accedan a la lectura y la modificacin de los datos contenidos a nuestro archivos. Tambin explicaremos la forma de compartir libros de modo seguro y aplicar un control de cambios, para identificar las modificaciones introducidas por cada usuario. Por ultimo, utilizaremos Visual Basic para ocultar las hojas de calculo de manera efectiva.

Archivos segurosPara evitar que nuestros libros sean abiertos y modificados por otras por otras personas, debemos aplicarles alguna de las opciones de seguridad que brinda Excel. La seguridad es una preocupacin fundamental cuando trabajamos con una computadora, por eso es necesaria la instalacin de antivirus y firewalls. Pero eso no es todo, ya que debemos poner especial atencin en el cuidado de los archivos. La gran cantidad de formulas, tablas, grficos y la complejidad que puede tener un archivo de Excel hacen que sea preciso proteger las hojas de calculo, para que otros usuarios no puedan alterar su contenido. Pensando en esto, Microsoft presenta una serie de opciones desarrolladas para dotar a los archivos del nivel de seguridad necesario.

Opciones de seguridadExcel propone diferentes alternativas para proteger los libros y las hojas de calculo. Para acceder a ellas, debemos ir a la ficha Archivo y pulsar la opcin Informacin; luego, en Permisos seleccionamos Proteger libro. Se desplegara una serie de opciones que describimos a continuacin.Marcar como final: permite configurar un libro para que se presente como de solo lectura. Un archivo de este tipo no puede ser editado por los usuarios, aunque si es posible acceder a el y revisar su contenido. Si marcamos un libro de Excel como final, sern deshabilitados los comandos de edicin y escritura, as como tambin las marcas de revisin.Cifrar con contrasea: con esta opcin, podemos proteger un libro mediante la habilitacin de una contrasea; de esta forma, cada vez que necesitemos acceder al archivo, ser necesario escribir la clave correcta.Proteger hoja actual: brinda la posibilidad de proteger una hoja especifica de un archivo de Excel. Podemos habilitar una proteccin por contrasea y desactivar opciones especificas, como la aplicacin de formato o la modificacin de determinadas reas de la hoja.Proteger estructura del libro: Se trata de una interesante opcin, ya que permite seleccionar una contrasea para proteger la estructura de un libro de Excel, de modo que los usuarios no podrn eliminar o agregar hojas, ni cambiar su ubicacin.Restringir el acceso: esta opcin es adecuada para limitar los permisos de edicin, impresin y copia de diferentes usuarios. Para poder utilizarla, es necesario suscribirse al servicio Informacin Rights Management, que se encarga de verificar la autenticad de las credenciales de los usuarios a travs de un servido. Agregar un afirma digital: permite insertar un afirma digital en nuestros libros, que puede ser tanto visible como invisible. Las firmas digitales son marcas cifradas que autentican diferente clase de informacin digital, como documentos, macros y correos electrnicos.

Cifrar con contraseaDe todas las opciones mencionadas e los prrafos anteriores, el cifrado mediante una contrasea es la alternativa mas utilizada, ya que nos permite proteger el contenido de un libro de Excel completo de manera muy simple. Esta opcin nos brinda la posibilidad de establecer dos tipos de contrasea: un ad apertura y otra de estructura. La primera solo evita que los usuarios que desconozcan la clave accedan a un libro, en tanto que la segunda permite abrir el libro de modalidad de solo lectura, pero evita su edicin involuntaria.Para establecer una contrasea, una vez que tenemos nuestro libro de Excel, debemos hacer clic en Guardar como. En el cuadro de dialogo que se abre, elegimos la ubicacin y el nombre del archivo; luego, pulsamos la opcin Herramientas, ubicada junto al botn Guardar y, en el men que se despliega, seleccionamos Opciones generales Se abrir una ventana donde escribimos la contrasea de apertura y la e estructura; luego, tenemos que confirmarlas.La contrasea de apertura tambin puede establecerse desde la opcin Proteger libro que se encuentra en la ficha Archivo dentro de la opcin Informacin. Despus de hacerlo, el archivo de Excel quedara protegido. Desde ese momento, cada vez que queramos abrir el libro, una ventana nos indicara que se encuentra protegido, por lo que tendremos que escribir la contrasea requerida para que el proceso de apertura se complete. De la misma forma, para editar el archivo ser necesario escribir la contrasea de escritura.Si deseamos quitar la contrasea aplicada, debemos ingresar en las opciones anteriormente mencionadas, borrar los caracteres, aceptar y guardar los cambios. De este modo, la prxima vez que se intente abrir el archivo ya no ser necesario introducir la contrasea.

Proteger una hoja Cuando trabajamos en Excel con informacin que no debe ser modificada sin nuestra autorizacin, es una buena practica proteger las hojas de calculo. Aqu veremos como hacerlo. Como sabemos, Excel nos ofrece una gran variedad de herramientas y opciones que nos ayudaran a realizar las mas diversas tareas. Una vez que las hemos aplicado para armar nuestras planillas, como formulas, tablas, grficos y formatos, es importante mantener el trabajo protegido frente a usuarios no autorizados y hacer que, aun cuando puedan acceder a el, no tenga la posibilidad de modificarlo. Para realizar esta tarea, la aplicacin brinda diversa alternativas, entre las cuales veremos en detalle la opcin de proteger una o varias hojas de calculo. El uso de esta herramienta es apropiado en aquellos casos en que compartimos un libro con los usuarios y queremos evitar que ellos modifiquen una hoja determinada. A continuacin, explicaremos como funciona y cuales son las diferentes alternativas que ofrece la proteccin de una hoja.

Aplicar proteccin Para proteger la hoja de calculo en la que estamos trabajando, debemos ir a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, presionar Proteger hoja. Tambin podemos hacer un clic con el botn secundario del mouse sobre la pestaa que contiene el nombre de la hoja por proteger y seleccionar la opcin Proteger hoja. Se abrir el cuadro de dialogo Proteger hoja, que presenta una serie de opciones. Para comenzar, dejamos seleccionada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas, que se encuentra en la parte superior de la ventana; de esta forma protegeremos todo el contenido de la hoja seleccionada. Posteriormente, tenemos que ingresar la contrasea que utilizaremos para desproteger la hoja y habilitar su edicin. Mientras que la hoja se encuentre protegida, no podremos modificar su contenido, pero si ser posible cambiar la estructura del libro, es decir, mover las hojas, cambiarles el nombre y hasta eliminarlas.

Opciones adicionalesLuego de aplicar la proteccin de la hoja de calculo y de ingresar la contrasea requerida, podemos seleccionar algunas opciones adicionales que nos permitirn definir en alcance de la proteccin que tendr la hoja de trabajo. Debajo de la casilla Contrasea para desproteger la hoja encontramos el listado de opciones disponibles.Al seleccionarlas, habilitaremos la realizacin de dichas acciones para todos los usuarios de la hoja de calculo; si no la marcamos, evitaremos que sean efectuadas. Las opciones se refieren a la seleccin de celdas, la aplicacin de formatos, la posibilidad de insertar y eliminar elementos, la utilizacin de autofiltros y tablas dinmicas y el anlisis de datos.Es decir, de esta manera, definimos que partes de la hoja sern protegidas y que acciones podr o no llevar a cabo el usuario, por ejemplo, Aplicar formato a celdas, Insertar hipervnculos, Eliminar celdas o eliminar columnas, entre otras posibilidades. Una vez que hayamos marcado las casillas adecuadas, presionamos el botn Aceptar. A continuacin, Excel nos pedir que confirmemos la contrasea ingresada; luego de hacerlo, la hoja quedara protegida con todas las opciones que indicamos. Si ingresamos a las diferentes fichas de las cintas de opciones, notaremos que muchas de las herramientas se encuentran inhabilitadas, para impedir que la hoja sea modificada mediante su aplicacin.Es importante tener en cuenta que la proteccin efectiva de todas las caractersticas o partes de una hoja de calculo depender de la seleccin de las opciones que marcamos en el cuadro de dialogo Proteger hoja. Por lo tanto, es fundamental prestar especial atencin al elegir las opciones que deseamos habilitar y aquellas que queremos proteger. Si este procedimiento es incorrecto, corremos al riesgo de que alguna parte de la hoja quede desprotegida y pueda ser modificada por la intervencin de otros usuarios.Una vez que protegemos la hoja, en el grupo Cambios de la ficha Revisar aparecer el botn Desproteger hoja, que nos permitir quitar la proteccin. Al pulsarlo, debemos dar la contrasea ingresada y, para finalizar, presionar Aceptar.

Ocultar la hoja protegidaSi la hoja de calculo que hemos protegido no contiene datos que deban ser vistos y utilizados por otros usuarios, podemos ocultarla para completar el proceso de proteccin.Para hacerlo, debemos pulsar con el botn secundario del mouse su pestaa y a continuacin, en el men contextual, seleccionar la opcin Ocultar. Las caractersticas de la proteccin de la hoja de calculo dependern de las opciones que hayamos seleccionado no en el cuadro de dialogo Proteger hoja.

Proteger libroLuego de haber aprendido a proteger las hojas de calculo por separado, conoceremos el procedimiento para reguardar la estructura de un libro completo de Excel. En las paginas anteriores conocimos las opciones generales que nos permiten proteger un archivo de Excel, y tambin aprendimos el procedimiento necesario para evitar que ningn usuario sin autorizacin pueda modificar ciertas opciones de una hoja de calculo en particular. Ahora veremos c