SEGUIMIENTO PROCESO CONCERTACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ACUERDOS DE GESTIÓN

Control Interno

Bogotá

Fecha (2018-03-28)

Seguimiento proceso concertación y evaluación de los acuerdos de gestión

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1. Introducción

La Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno; en ejercicio de las facultades legales otorgadas por la Ley 87 de 1993, efectúa verificación de la

suscripción y evaluación de los acuerdos de gestión de los Gerentes Públicos del Instituto Nacional de Metrología con corte al 31 de diciembre de 2017; para

lo cual tuvo en cuenta básicamente la Resolución 065 de 2017 por la cual se establece el instrumento de evaluación de desempeño laboral para los empleos

de carrera administrativa, en período de prueba y libre nombramiento y remoción.

2. Alcance

Del 1° de enero al 31 de diciembre de 2017.

3. Descripción metodológica

El 12 de marzo de 2018, Control Interno procedió a realizar solicitud de los acuerdos de gestión suscritos en 2017 y evaluados en la vigencia 2018; donde

tuvo respuesta el mismo 12 de marzo de 2018 por parte de la Coordinadora de Gestión del Talento Humano adjuntando un total de 3 archivos en PDF,

denominados: Álvaro Bermúdez; Lucelly Mora y Luis Alfredo Chavarro.

De acuerdo a la información obtenida de los 3 funcionarios en comento, se tuvo también como criterio para los efectos de esta revisión:

1. Publicación página web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-

inm/gestion-del-talento-humano/evaluacion-de-desempeno)

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2. Publicación INMtranet: (http://intranet/index.php/el-instituto/recursos-humanos/evaluacion-de-desempeno-y-acuerdos-de-gestion)

3. Resolución 065-2017 “Por la cual se establece el instrumento de

evaluación de desempeño laboral para los empleados de carrera

administrativa, en periodo de prueba y libre nombramiento y remoción. 4. Decreto 1083 de 2015 - artículo 2.2.4.2

5. Guía Metodológica para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos – Acuerdos de Gestión (enero 2017).

6. Procedimiento Evaluación de Desempeño (A4-01-P-03 – Versión 3).

4. Resultados

A continuación los resultados al seguimiento efectuado:

1. Lucelly Mora Arias – Secretaria General

El nombramiento de la ex funcionaria Lucelly Mora Arias se da mediante Resolución 396-2016 del 1° de noviembre de 2016. Según la publicación

realizada a través de la INMtranet, el resumen de la evaluación de desempeño para el 2016 para la ex funcionaria quedó indicado en el

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reporte N/A, tal cual como se aprecia en la siguiente ilustración obtenida

desde el reporte en comento.

La totalidad de los formatos diligenciados están firmados en calidad de

evaluador por el ex Director Rafael José Gil Angarita, a quien mediante Decreto 053 del 17 de enero de 2018, se le acepta renuncia.

A modo de resumen para el 2017, según la misma publicación de la

INMtranet, Control Interno tuvo como resultado de la evaluación de desempeño de la entonces Secretaria General:

Compromisos laborales:

En cuanto a evidencias o soportes definidas las primeras en la Resolución 065-2017 como las pruebas que permiten establecer objetivamente el

avance, cumplimiento o incumplimiento de los compromisos concertados

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y que se han generado durante el período de evaluación; no están dados

de manera específica en los siguientes casos:

a. Modificación de procedimientos: expresión esta que no permite establecer con precisión cuales fueron los procedimientos

modificados.

b. Presentación: palabra que bajo el significado puede facilitar ambigüedad para la interpretación en el contexto si se trata de

socialización o simplemente un archivo que constituye memoria.

c. Imagen digital: podría inferirse puede estar haciendo alusión a una

representación bidimensional de una imagen, cualquier dispositivo de tipo digital o simplemente a una imagen vectorial.

d. Generación Manual de Contratación: tras la validación en la

carpeta de calidad del INM, la búsqueda no arrojó resultado sobre la consulta, tal cual como se aprecia en la imagen que sigue

capturada desde el sitio:

Al realizar la búsqueda detallada sobre la ruta existente; en la carpeta

de manual Z:\SIG INM\3 MAC APOYO\A5 GLA\A5-01 Contratacion y Adq ByS\Man no se tiene como elemento o parte constitutiva del Sistema

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Integrado de Gestión el Manual en comento; tal cual como se aprecia en

la siguiente imagen capturada también desde la carpeta de calidad el 28 de marzo de 2018.

Generación Manual de Supervisión: A partir de la validación realizada en

la carpeta de calidad se pudo determinar el Manual existe desde septiembre de 2013, tal cual como se aprecia en la imagen que sigue

tomada desde la ruta: Z:\SIG INM\3 MAC APOYO\A5 GLA\A5-01 Contratacion y Adq ByS\Man

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Compromisos Comportamentales:

Respecto al cumplimiento (SI) del tipo de competencias por nivel jerárquico, de la competencia liderazgo, de la conducta asociada generar

un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores, se tuvo conocimiento en 2017, la entonces Secretaria General Lucelly Mora

Arias, ante el Comité de Convivencia Laboral presenta tres quejas de acoso laboral por parte de 3 funcionarias.

Concertación, seguimiento, retroalimentación y evaluación de

compromisos gerenciales:

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A partir del formato número 2 se pudo determinar en el campo destinado

para “Avance”, en el campo para registro del porcentaje de cumplimiento programado para el primer semestre no hubo registro; así como

tampoco para el campo de registro de “Observaciones del avance y oportunidad de mejora”, tal cual como se aprecia en la siguiente imagen

obtenida desde el documento fuente:

En el campo destinado para registrar evidencias en cuanto a la descripción hay escasa información u omisión en el detalle dado que se

tuvo:

Presentación: No hay detalle de la forma como se efectuara o si corresponde por ejemplo a un archivo en formato de power point.

Convenio firmado: No hay señalamiento del nombre, número, fecha,

etc. del convenio que hubiera sido objeto de suscripción; pues en la

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vigencia 2017 pudiera coincidirse con la suscripción de más de un

convenio.

Documento y Documentos: estas dos palabras fueron usadas en 2 de los 4 casos y como tal ninguna de las dos define con precisión y exactitud a

cuales corresponde, pudiéndose por ejemplo asociar como elementos de todo un sistema de Información como el Sistema Integrado de Gestión.

Valoración de competencias:

El campo destinado para registrar “Comentarios para la

Retroalimentación” no fue objeto del diligenciamiento, tal cual como se

aprecia a continuación como complemento de la valoración de carácter cuantitativo (actual):

2. Álvaro Bermúdez Coronel - Subdirector Metrología Física

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Según reporte obtenido a través de la INMtranet el resultado de la evaluación

para el año 2016 fue de 87.60% de nivel destacado tal cual como quedó ilustrado en el reporte publicado a través de la página web de la entidad:

A modo de resumen para el 2017, a partir de la publicación de la INMtranet, Control Interno tuvo como resultado de la evaluación de desempeño del

Subdirector de Metrología Física:

Concertación, seguimiento, retroalimentación y evaluación de

compromisos gerenciales:

Se realiza validación aleatoria a algunos de los documentos señalados como evidencia, encontrándose por ejemplo no se tiene como dato básico del

ConcertaciónPeso

ponderadoResultado

Objetivos institucionales 100% 94

Tipo de competenciaValoración

(Promedio)

Resultado

Final

Competencias comunes y Directivas 4,3 87%

Cumplimiento Final

Anexo 1: Concertación, seguimiento, retroalimentación y evaluación de

compromisos gerenciales

Anexo 2: Valoración de competencias

Anexo 3: Consolidado de evaluación del Acuerdo de Gestión 

92%

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mismo: la fecha, tal cual como se aprecia en los dos casos donde no se ilustra

la fecha de emisión y/o actualización del documento:

Valoración de competencias:

El anexo no presenta registros en el campo destinado para registro de la

“Valoración anterior” así como tampoco el campo destinado para el registro de Comentarios para la Retroalimentación.

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3. Luis Alfredo Chavarro Medina – Subdirector Metrología Química

y Biomedicina

A modo de resumen para el 2017, a partir de la publicación de la INMtranet, Control Interno tuvo como resultado de la evaluación de desempeño del

Subdirector de Metrología Química y Biomedicina:

Concertación, seguimiento, retroalimentación y evaluación de compromisos gerenciales:

En el campo destinado para las “Observaciones del avance y oportunidad de

mejora” no hubo ningún tipo de registro pese en aquellos casos en donde hubo

registro del porcentaje de cumplimiento de indicador de primer semestre tal cual como se aprecia en la siguiente imagen extraída del documento fuente:

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Valoración de competencias:

Si bien hubo un par de Comentarios para la Retroalimentación no hubo registro en el campo destinado para valoración anterior.

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5. Conclusiones

1. La totalidad de los formatos que fueron publicados tienen la firma del Ex Director Rafael José Gil Angarita, del cual por cierto a la fecha de la

realización de esta verificación no había sido publicado en la página web de la entidad el informe con ocasión a la separación del cargo tal cual

como se aprecia en la siguiente imagen capturada desde la página el martes 27 de enero de 2018.

2. No hubo completitud en el diligenciamiento de los formatos, dado que

en los 3 casos hubo ausencia de datos para algunos campos.

3. Respecto al cumplimiento final se evidenció hubo tendencia creciente del 2017 frente al 2016 tal cual como se aprecia en la siguiente ilustración,

construida en el marco de esta verificación con el resultado del reporte

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publicado en la página web del instituto para el 2016 y con el resultado

que arroja el consolidado de evaluación del acuerdo de gestión para el 2017:

6. Recomendación

Se sugiere documentar por separado el procedimiento de evaluación de desempeño, procurando mejorar el nivel detalle del documento vigente y por

ende especificando los plazos, requisitos, detalles y obligaciones para cada tipo o modalidad de evaluación que se da o aplica en la entidad.

Original firmado

Sandra Lucía López Pedreros

Fecha: 2018-03-28