secretaria de direccin

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INDICE

DENOMINACIN DE LA OCUPACINENTORNO Y CONTEXTO DE TRABAJO

PERSPECTIVAS DE FUTURO

DESCRIPCION GENERAL

FUNCIONES PROPIAS DEL PUESTO

HERRAMIENTAS

CONDICIONES DE TRABAJO

OCUPACIONES RELACIONADAS

COMPETENCIAS GENERICAS

COMPETENCIAS ESPECIFICAS

FORMACION REGLADA RECOMENDABLE

FORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL

FORMACION TRANSVERSAL

FORMACION ESPECIFICA

OFERTA DE FORMACION

OTRAS REFERENCIAS

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DENOMINACIN DE LA OCUPACINSECRETARIA DE DIRECCIN

ENTORNO Y CONTEXTO DE TRABAJOLa Administracin est presente en todos los sectores de la actividad econmica. Es una funcin necesaria entodo tipo de empresas u organismos, sean pblicos o privados, y cualquiera que sea su tamao.

De una manera especfica, las actividades de carcter administrativo se centran en los siguientes subsectores:

El de intermediacin financiera. Un sistema financiero es un conjunto de instituciones o entidades queofrecen diversos servicios tales como: ingresar y rentabilizar el dinero, domiciliar la nmina, los recibos olas letras, financiacin, etc.

El de servicios empresariales. Este subsector integra las siguientes actividades: actividades de contabilidad,tenedura de libros, asesora contable, fiscal y jurdica; actividad de auditora; actividades de consulta yasesoramiento sobre organizacin y gestin empresarial.

El de la Administracin pblica.

El objetivo de los profesionales que desarrollan su actividad en este campo es el de administrar y gestionar losrecursos disponibles, materiales, econmicos, financieros y humanos en el mbito pblico y privado, yefectuar las operaciones de gestin administrativa con arreglo a las normas de organizacin interna y a lalegislacin vigente, con eficacia, calidad de servicio y legalidad.

La ocupacin de Secretaria de Direccin ha evolucionado de manera importante en los ltimos aos. Haceaos, este profesional se limitaba a realizar trabajos mecanogrficos y en ocasiones llevaba a cabo laborescontables. Actualmente realiza labores de gestin, debido fundamentalmente al desarrollo de las nuevastecnologas y a los cambios producidos en las estructuras empresariales.

Las nuevas tecnologas permiten descargar a este tcnico de trabajos repetitivos y orientarse paulatinamentehacia funciones ms polivalentes, como soporte de la gestin directiva, con ms autonoma en la toma dedecisiones, y actuar como relaciones pblicas en representacin de la empresa con mayor responsabilidad enel tratamiento y proceso de la informacin confidencial.

Todos estos factores hacen que el desarrollo y buen funcionamiento de una empresa dependa en parte de laeficiencia y la eficacia de un buen profesional del secretariado.

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Una Secretaria de Direccin es la asistenta directa del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto depersonas que se relacionan con l. Este profesional establece contacto con los empleados y las personas ajenasa la empresa que se dirijan al director. Tienen que ocuparse de labores propias de secretariado, como laagenda de su superior, la organizacin de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, elarchivo de documentos o la preparacin de presentaciones. Pero tambin deben hacerse cargo de otrasfunciones de carcter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareasencomendadas varan en cada empresa.

La localizacin de la Secretaria de Direccin dentro de la empresa es la siguiente:

La Secretaria de Direccin es una tcnico cualificado que acta como asistente de los rganos de gestin yadministracin y con un cierto poder de decisin.

Dentro de la compaa, la Secretaria de Direccin, est asignada a un determinado directivo, a quien asistepersonalmente y bajo cuya dependencia funcional y jerrquica se encuentra.

Esta profesional puede desarrollar sus funciones integrada en un equipo de trabajo formado por trabajadorescon su misma cualificacin. funcionalmente el resto de profesionales, y que es el encargado de supervisar ydirigir todo el servicio.

La Secretaria de Direccin mantiene contacto directo con los clientes y proveedores de la empresa durante eldesarrollo de su actividad, atendiendo las llamadas y recibindolos.

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PERSPECTIVAS DE FUTUROLas Secretarias de Direccin disfrutarn de multitud de ofertas de empleo. Los valores que primarn, a la horade elegir un profesional, sern su experiencia laboral y su cualificacin. Actualmente la demanda de este tipode profesionales de nivel supera a la oferta existente en el mercado.

La introduccin de las nuevas tecnologas en todos los niveles ejecutivos ha dotado de mayor protagonismo aesta ocupacin, convirtiendo a la Secretaria de Direccin en imprescindible para el trabajo del ejecutivo que,con su confianza, toma decisiones y resuelve asuntos de importancia.

La especializacin y la formacin o aprendizaje continuo son dos aspectos que incidirn notablemente en lademanda laboral de los profesionales de este campo en el futuro.

DESCRIPCION GENERALAsistir de forma personalizada al directivo, efectuando labores de tratamiento y procesamiento deinformacin, en ocasiones confidencial, llevando a cabo labores de transmisin y comunicacin restringidasy/o ligadas al protocolo e imagen de la empresa, y gestionando la organizacin operativa de la oficina del reaen la que se ubica y de la actividad de su equipo administrativo.

FUNCIONES PROPIAS DEL PUESTO

QU HACE? CMO LO HACE?

Gestionar las comunicaciones internas y externas, tantoorales como escritas, en lengua propia y/o extranjera

Atendiendo las comunicaciones telefnicasde acuerdo con los criterios de prioridad,confidencialidad y accesos establecidos

Controlando las entradas y salidas dedocumentacin e informacin escrita

Recibiendo, transmitiendo y controlando lasentradas y salidas de informacin por mediostelemticos

Atendiendo con cortesa a las personas quevisitan la empresa y resolviendo lascontingencias planteadas

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Organizar, supervisar y realizar trabajos de apoyo aldirectivo en su gestin siguiendo los procedimientosestablecidos por la empresa

Definiendo o adoptando procedimientos yoptimizando la productividad de las tareaspropias de su actividad

Supervisando el personal a su cargomotivando su actuacin para la mejorconsecucin de los objetivos marcados

Organizando entrevistas, reuniones y eventoscorporativos, atendiendo al calendario fijadoy cumpliendo los objetivos establecidos

Organizando viajes nacionales einternacionales atendiendo al calendariofijado

Organizar, mantener y controlar el archivo en soporteconvencional e informtico siguiendo losprocedimientos adecuados

Seleccionando y desarrollando sistemas dearchivo manuales y automatizados deacuerdo con los procedimientos establecidos

Localizando y resumiendo informacinprocedente de fuentes no especificadas yorganizando los datos en ficherosrelacionales que permitan su enlace, consultay bsqueda

Actualizando la informacin de formaperidica atendiendo a la normativaestablecida y a los procedimientos internos

Garantizando y manteniendo la integridad delos datos, y asegurando el ptimofuncionamiento del equipo

Elaborar y presentar documentos de trabajo, integrandodatos, textos y grficos, de manera adecuada a losrequerimientos de la empresa

Organizando y presentando la informacinseleccionando el formato ms adecuado

Elaborando y verificando la documentacin,asegurando la integridad de los datos y supresentacin de forma eficaz y eficiente

Utilizando la aplicacin informtica adecuadaen funcin de la operacin a realizar

HERRAMIENTAS

Las herramientas o materiales de trabajo necesarios para el desarrollo de su actividad son los siguientes:

Material de oficina: ordenador, telfono, calculadora, fax, impresora, telex, fotocopiadora, agendaelectrnica, etc.

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Software ofimtico e Internet: Word, Excel, Acces, Contaplus, etc.

Soportes de archivo y documentacin: disquetes, fichas microfilm, disco ptico, magnticos, bandejas dedocumentacin, fechador numerador, ficheros y archivos, agendas, etc.

CONDICIONES DE TRABAJO

La contratacin de este tipo de profesionales se produce tanto de forma indefinida como temporal.

La retribucin media, segn datos de mercado, est aproximadamente en 1.400 euros brutos mensuales paralos contratos a tiempo completo.

La jornada de trabajo es de 8 horas diarias, que suponen 40 horas semanales de trabajo efectivo, aunque escomn en esta ocupacin la realizacin de horas extraordinarias.

OCUPACIONES RELACIONADAS

Las ocupaciones relacionadas con la Secretaria de Direccin son las siguientes:

ADMINISTRATIVO DE PERSONAL

Llevar a cabo la gestin administrativa de personal y efectuar el apoyo administrativo de la gestin de losrecursos humanos.

TELEFONISTA/RECEPCIONISTA DE OFICINA

Gestionar las conexiones telefnicas, efectuar labores de acogida, clasificar y distribuir el correo ydocumentacin.

EMPLEADO DE OFICINA

Efectuar los procesos administrativos de elaboracin documental, procesar y transmitir informacin, apoyarlos procesos administrativos propios de los distintos departamentos de la empresa.

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ADMINISTRATIVO CONTABLE

Efectuar la gestin administrativa contable mediante la recopilacin informativa, la verificacin y el registrocontable de la actividad empresarial desarrollada, su control peridico y cierre anual.

EMPLEADO ADMINISTRATIVO DE ENTIDADES FINANCIERAS

Administrar y tramitar las diversas operaciones bancarias corrientes, utilizando las tcnicas y procedimientosms adecuadas en operativa bancaria a fin de optimizar la atencin al cliente.

EMPLEADO ADMINISTRATIVO DE SEGUROS

Gestionar y administrar las diversas modalidades de seguros, utilizando las tcnicas y procedimientos msadecuadas a fin de garantizar el proceso de contratacin y produccin, la tramitacin de siniestros, la gestinde datos y la atencin al cliente.

COMPETENCIAS GENERICAS

FLEXIBILIDAD

Flexibilidad es la habilidad de adaptarse y trabajar eficazmente en distintas y variadas situaciones y conpersonas o grupos diversos. Esta habilidad, es fundamental en el trabajo de Secretaria de Direccin, ya quenecesita adaptarse a distintas personalidades y situaciones.

IDENTIFICACION CON LA COMPAA

Identificacin con la compaa es la capacidad y voluntad de orientar los propios intereses y comportamientoshacia las necesidades, prioridades y objetivos de la compaa. La Secretaria de Direccin tiene que orientar sutrabajo a la consecucin de los objetivos marcados por la empresa siendo consciente de la importancia de sulabor en la Compaa.

TRABAJO EN EQUIPO Y COOPERACION

Trabajo en equipo y cooperacin implica la intencin de colaboracin con otros, formar parte de un grupo,trabajar juntos, como opuesto a hacerlo individual o competitivamente. Este profesional desarrolla su trabajointegrado en un equipo de trabajo junto con otros profesionales de la administracin, por lo que esta habilidades necesaria para realizar eficientemente su labor.

INICIATIVA

Iniciativa se refiere a identificar un problema, obstculo y oportunidad, o bien llevar a cabo acciones para darrespuesta a ello. Esta habilidad es cada vez ms importante para el xito de estos profesionales debido a lasnuevas funciones que tienen que asumir y a su capacidad para adelantarse a los acontecimientos.

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COMPRENSION INTERPERSONAL

Comprensin interpersonal implica querer entender a los dems. Es la habilidad para escuchar, entendercorrectamente los pensamientos, sentimientos o preocupaciones de los dems aunque no se expresenverbalmente o se expresen parcialmente. Las tareas de atencin al cliente y de comunicacin haceimprescindible esta cualidad en una Secretaria de Direccin.

COMPETENCIAS ESPECIFICASLlevar a cabo las tareas de documentacin y archivo: conocer las tcnicas para desarrollar los procesosde comunicacin y archivo documental generados por la actividad empresarial.

Manejar las aplicaciones ofimticas y desarrollar trabajos mecanogrficos: conocer y usar elordenador en los niveles establecidos de velocidad y calidad en la escritura, y capacidad para utilizar latotalidad de los equipos de comunicacin y reproduccin, as como las aplicaciones ofimticas.

Gestionar las comunicaciones: conocer las tcnicas para gestionar las comunicaciones internas y externas,tanto orales como escritas, en lengua propia y/o extranjera.

Elaborar y presentar documentos de trabajo: conocer las tcnicas para la elaboracin y presentacin dedocumentos de trabajo, integrando datos, textos y grficos, de manera que se cumplan las especificaciones einstrucciones recibidas.

Organizar, supervisar y realizar trabajos de secretariado: conocer las tcnicas especficas para laimplementacin de los trabajos propios de su rea de actividad de manera adecuada a los procedimientos yrequerimientos establecidos por la empresa.

FORMACION REGLADA RECOMENDABLE

TECNICO SUPERIOR EN SECRETARIADO

CICLO FORMATIVO DE GRADO SUPERIORFORMACION PROFESIONAL ESPECIFICA

FORMACION MINIMA PARA ACCEDER:

Ttulo de BachillerSegundo curso de cualquier modalidad del Bachillerato Experimental de la Reforma de las Enseanzas

MediasHaber superado el Curso de Orientacin Universitaria

Ttulo de Tcnico Especialista de Formacin Profesional de segundo gradoTtulo de Tcnico Superior en un ciclo formativo de grado superior de Formacin Profesional Especfica

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Haber superado otros estudios declarados equivalentes a efectos acadmicos con alguno de los anterioresTitulacin universitaria o equivalente

FORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL

DIRIGIDO A PERSONAS DESEMPLEADAS

SECRETARIADO DE DIRECCIONFORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL

REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER:

BUP, FP I rama administrativa

EMPLEADO DE OFICINAFORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL

REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER:

Graduado escolar

ADMINISTRATIVO DE PERSONALFORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL

REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER:

BUP, FP I rama administrativa

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FORMACION TRANSVERSAL

Prevencin de Riesgos Laborales

Aplicar las normas y medidas necesarias, que puedan afectar a la seguridad de las personas, instalaciones ymaterial en su actividad. Analizar aquellas disposiciones de la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales quepuedan afectar a su trabajo.

Introduccin al estudio de los sectores productivos en Andaluca

Conocer y comprender los rasgos estructurales y coyunturales de la economa andaluza con el objeto deidentificar los distintos campos de actividad donde puede desarrollar su trabajo.

Calidad de servicio y atencin al cliente

Aplicar las tcnicas de comunicacin y atencin orientadas a conseguir la mxima calidad de servicio ysatisfaccin de los clientes de la empresa desde su perspectiva.

FORMACION ESPECIFICA

Tcnicas relacionales de Secretariado de Direccin

Desarrollar los procesos relacionales propios del Secretariado de Direccin, adaptando comportamientos ytcnicas de comunicacin a las caractersticas del directivo y/o equipo humano a su cargo, clientes,proveedores, etc.

Introduccin a la economa de la empresa

Identificar e interpretar los conceptos y contenidos bsicos, propios de los informes econmicos y financierosde la actividad empresarial.

Elementos de Derecho

Interpretar y aplicar las normas mercantiles, laborales y fiscales bsicas y de procedimiento administrativopara la tramitacin y cumplimentacin de documentacin derivada de la administracin y gestin, tanto en elmbito pblico como privado.

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Protocolo interempresarial e institucional

Aplicar las reglas bsicas del protocolo en la organizacin y desarrollo de actos, tanto dentro como fuera de laempresa.

Presentaciones bsicas

Elaborar y editar presentaciones grficas aplicables a las comunicaciones internas y externas de la empresa.

Comunicacin y relaciones profesionales

Utilizar adecuadamente la comunicacin en el aspecto profesional, comportndose segn la naturaleza de lasituacin y aplicando los cdigos, tcnicas y normas de protocolo.

Organizacin del servicio y trabajos de secretariado

Analizar los sistemas y medios de circulacin de la informacin y documentacin para definir la organizacinadministrativa ms adecuada al servicio de secretariado, en funcin de la actividad, caractersticas, medios yequipos de oficina e informticos.

Gestin de datos

Utilizar aplicaciones informticas de gestin de datos que permitan localizar, procesar, actualizar y presentarla informacin segn los formatos y normas habitualmente utilizados en la empresa.

Lengua extranjera

Comunicarse oralmente con un interlocutor, interpretar informacin escrita y redactar o cumplimentardocumentos e informes propios del sector, todo ello en lengua extranjera.

Ofimtica

Utilizar y explotar las posibilidades bsicas y avanzadas de los programas ofimticos ms usuales.

Relaciones pblicas

Proporcionar los conocimientos tericos y las metodologas necesarias para desarrollar las relaciones pblicasdentro de una organizacin.

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OFERTA DE FORMACION

CENTROS PUBLICOS DONDE SE IMPARTE EL CICLO FORMATIVO DE GRADO SUPERIOR:

I.E.S. LOS ANGELES I.E.S. SAN SEVERIANO

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:C / Maestra, 204008ALMERIATfn: 950232859

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:Avda. San Severiano, 811007CADIZTfn: 956255600

I.E.S. SAN JUAN DE DIOS I.E.S. MANUEL DE FALLA

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:Plaza San Juan de Dios, s / n11170MEDINA SIDONIA, CADIZTfn: 956410101

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:Avda. Palestina, s / n11510PUERTO REAL, CADIZTfn: 956830540

I.E.S. LA BAHIA I.E.S. POLITECNICOHERMENEGILDO LANZ

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:Avda. Constitucin, s / n11100SAN FERNANDO, CADIZTfn: 956487756

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:C / Luis Bueno Crespo, s / n18003GRANADATfn: 958275666

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I.E.S. LA MARISMA I.E.S. LOS BOLICHES

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:Avda. Santa Marta, s / n21005HUELVATfn: 959157105

CICLO FORMATIVO DE GRADOMEDIO Y SUPERIOR FORMACIONPROFESIONAL ESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:C / Frascuelo, s / n29640FUENGIROLA, MALAGATfn: 952581409

I.E.S. EL MAYORAZGO I.E.S. LA ROSALEDA

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:C / La Espuela, 1229016MALAGATfn: 952229738

CICLO FORMATIVO DE GRADOMEDIO Y SUPERIOR FORMACIONPROFESIONAL ESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:Avda. Luis Buuel , 829011MALAGATfn: 952640035

I.E.S. BEATRIZ DE SUABIA I.E.S. GUSTAVO ADOLFO BECQUER

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:C / Beatriz de Suabia, s / n41005SEVILLATfn: 954648561

CICLO FORMATIVO DE GRADOMEDIO Y SUPERIOR FORMACIONPROFESIONAL ESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:C / Lpez de Gomara, s / n41010SEVILLATfn: 954451893

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I.E.S. HELIOPOLIS I.E.S. TORREBLANCA

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:Avda. Manuel Siurot, s / n41013SEVILLATfn: 954610394

FORMACION PROFESIONALESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:C / Torregrosa, 8541016SEVILLATfn: 954401544

I.E.S. NESTOR ALMENDROS

FORMACION PROFESIONAL ESPECIFICACENTRO PUBLICOCoste: sin costeDireccin:C / Nstor Almendros, s / n41940TOMARES, SEVILLATfn: 954153907

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CENTROS PRIVADOS DONDE SE IMPARTE EL CICLO FORMATIVO DE GRADO SUPERIOR:

Para consultar la relacin de centros privados donde se imparte el ciclo formativo:

http://www.cec.juntaandalucia.es

CENTROS DONDE SE IMPARTEN LOS CURSOS DE FPO:

Para consultar la relacin de entidades que imparten los cursos de Formacin Profesional Ocupacional:Delegaciones Provinciales de la Consejera de Empleo y Desarrollo Tecnolgico.

http://www.empleo.cedt.juntaandalucia.es/orienta

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OTRAS REFERENCIAS

CONSEJERIA DE EMPLEO Y DESARROLLO TECNOLOGICOWeb: www.cedt.juntaandalucia.es

FEDERACION NACIONAL DE ASOCIACIONES DESECRETARIADO (FENAS)

Plaza de la Castellana, 210 6 628046MADRIDTfn: 913503767Fax: 916443010

ASOCIACION DE SECRETARIAS PROFESIONALES DEANDALUCIA

Centro de Formacin Profesional 2002C / Fernando Viola, 1 . Edificio Huelva III11405JEREZ DE LA FRONTERA, CADIZTfn: 956319598Fax: 956317936

CONFEDERACION DE EMPRESARIOS DE ANDALUCIA

Web: www.cea.es

UNION GENERAL DE TRABAJADORES U.G.T. ANDALUCIA

Web: www.ugtandalucia.org

COMISIONES OBRERAS CC.OO. ANDALUCIA

Web: www.ccoo.es

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