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SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles

Guía: Uso de Lector Óptico para el Levantamiento Físico de Inventario

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C O N T E N I D O

I. Objetivo.

II. Alcance

III. Actividades

IV. Histórico de Revisiones

V. Firmas de Autorización

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I. Objetivo. Facilitar a las Entidades Académicas y Dependencias el Levantamiento Físico del Inventario, mediante la Lectora Óptica de Código de Barras y poder cumplir en tiempo y forma con el resultado cuando se les solicite.

II. Alcance. Es de observancia y aplicación al personal de la Dirección Control de Bienes Muebles e Inmuebles, responsable de esta actividad.

III. Actividades. Para iniciar el levantamiento físico del inventario con lector óptico se deben realizar los siguientes puntos: 1.1 Instalación del sistema Windows Mobile en PC 1.2 Pasos Para Realizar el LIF Mediante la Lectora Óptica de Código de

Barras 1.3 Dar de Alta la Revisión del Inventario 1.4 Cargar Archivos a SIIU 1.5 Mover Archivos a SIIU 1.6 Conciliación Entre Lector Óptico y Banner 1.7 Generar Reportes de Resultado

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1.1 Instalación del Sistema Windows Mobile en PC

Para administrar los archivos de la terminal portátil Datalogic, es necesario:

1. Ingresar a la liga que a continuación se muestra

https://www.microsoft.com/es-mx/search/result.aspx?q=windows+mobile&form=MSHOME

Se muestra el centro de descargas de Microsoft para Windows Mobile. (Dependiendo si su pc es de 64 Bits o 32 Bits).

2. Dar clic en Descargar, automáticamente la aplicación se descarga en la PC

https://www.microsoft.com/es-mx/search/result.aspx?q=windows+mobile&form=MSHOME

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3. Se abrirá una ventana emergente, dar clic en el boton Ejecutar, para que la aplicación se descargue a su PC y finalice su instalación

4. Abrir la aplicación, aparece una ventana

5. Dar clic en Configuración del dispositivo móvil que se va a conectar.

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6. Aparece esta ventana, dar clic en Aceptar, así se podrá conectar el lector óptico a la PC, para posteriormente administrar los archivos.

7. Esta es la pantalla que se mostrará una vez que se instaló el Windows Mobile. Dar clic en Conectar sin configurar el dispositivo

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8. Dar clic en Administración de archivos/Examinar el contenido del dispositivo, e ingresamos a la unidad del dispositivo móvil para descargar el archivo previamente creado y guardado en el dispositivo

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1.2 Pasos Para Realizar el LIF Mediante la Lectora Óptica de Código de Barras

Esta es la terminal portátil para la toma del inventario con sus accesorios correspondientes.

Nota: Todos los equipos nuevos, antes de usar, se tiene que calibrar la pantalla (ver manual de usuario)

Todos los equipos nuevos vienen con la batería descargada, por lo que hay que cargar para empezar a utilizarlo

Después de haber cargado y calibrado el equipo procedemos a encenderlo.

1. Presionar el botón de encendido, el cual se encuentra a un costado

de la lectora portátil.

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2. Aparece en la portátil la pantalla que contiene el Menú, donde se encuentra el icono de Microsoft WordPad, dar doble clic para abrir un nuevo documento.

Una vez abierto el documento de WordPad, aparece la siguiente pantalla y se procede a la toma de los códigos de barras correspondientes a los bienes propiedad de la Universidad Veracruzana.

Así es como se muestra el contenido de la captura dentro del documento de WordPad.

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Una vez terminado de captar los códigos de barra de los bienes, se procede a guardar el archivo.

3. En la parte superior del documento de WordPad dar clic en File (Archivo), nos despliega un menú, seleccionar Save As…. (Guardar como)

4. Nos aparece la siguiente pantalla, llenar los campos que a continuación se enlistan

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Name (Nombre): escribir la clave de la dependencia a la que pertenece el inventario ejemplo 11954,

Type (Tipo): dar clic sobre el catálogo, seleccionar la pestaña Plain

Text Document (*.txt) (Documento de texto) 5. Guardar el archivo

Automáticamente el archivo se guarda en la unidad My Device/My Documents/ (Mi Dispositivo/Mis Documentos).

6. Una vez guardado el archivo de texto, procedemos a abrirlo. 7. Nos posicionamos en la barra de menú que se encuentra en la parte superior

del archivo, dar clic en la parte donde dice Edicion/Reemplazar

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Aparece la siguente pantalla.

8. En el campo de Buscar, teclear los caracteres ]C0, 9. En el campo de Reemplazar, teclear los caracteres siguentes:

,11954001105,04/29/13

Correspondientes a:

Dependencia: 11954 Verificador: 001 Ubicación: 105 Fecha: 04/29/13 (mes, día y año)

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10. Una vez capturado todos los datos, procedemos a dar un clic en reemplazar todo.

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Así es como debe de quedar el archivo listo para cargar y poder realizar la conciliación.

Nota: Se debe de cerciorar que después del último registro, no quede ningún espacio para que no nos marque error en el archivo de la conciliación.

11. Guardar el archivo ya con las modificaciones correspondientes.

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1.3 Dar de Alta la Revisión del Inventario

1. Accesar a Forma de Mantenimiento de Revisiones de Inventario FWAREIH 2. Llenar los campos que a continuación se enlistan, con la información que señala:

CDC: Escribir el catálogo de cuentas V. Organización: Escribir el número de la Entidad Académica o Dependencia a

revisar. No. De Oficio: Escribir el número de oficio que se emite para la revisión de la

Entidad Académica o Dependencia y dar clic en bloque siguiente. Responsable de la Revisión: Dar dos clic y aparece una lista de responsables,

seleccionar uno. Motivo: Dar doble clic, muestra una lista de motivos de verificación, seleccionar

uno. Inicio de Revisión: Teclear la fecha de inicio. (Cabe aclarar en este punto que la

fecha de Inicio de la revisión debe ser igual o mayor a la que se le pone de inicio a la portable; o viceversa.)

Completado: teclear “Y”.

3. Dar clic en el icono de guardar

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1.4 Cargar Archivo a SIIU

1. Acceder a la Forma de Carga de Archivos GWACARC. 2. Llenar los campos que a continuación se enlistan, con la información que señala

Ruta del Archivo: Teclear la ruta donde está ubicado el archivo, o se

da un clic al icono del catálogo dar 2 clic en el archivo que se ha descargado (11972.txt) y abrir dicho archivo

Nombre del Archivo: Si usa el buscador al darle abrir el nombre sale en forma automática. O teclear el nombre del archivo a cargar con todo y extensión, ejemplo 11972.TXT y se da un clic en el botón de Cargar

Al dar cargar aparecerán en lista los registros que recolectó el lector óptico.

3. Dar clic en el icono de Guardar

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1.5 Mover Archivos al SIIU

1. Acceda al Proceso para Mover las Revisiones de I inventario, FWPREIH 2. Llenar los campos que a continuación se enlistan, con la información que señala

Archivo: Teclear el nombre del archivo ejemplo 11972.TXT CDC: Teclear el catálogo de cuentas V. Reporte del proceso: Este proceso genera una salida, aparece un nombre

por omisión o puede teclear el nombre se debe incluir la ruta a guardar.

3. Dar un clic en procesar y aparece una ventana de proceso terminado, 4. Dar aceptar y sale de la forma.

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1.6 Conciliación entre Lector Óptico y Banner

1. Accesar a la Forma de Proceso de Conciliación de Inventarios, FWPMCPA. 2. Llenar los campos que a continuación se enlistan, con la información que señala

CDC: Teclear el catálogo de cuentas V. Dependencia: Teclear la CLAVE a conciliar. No. de Oficio: Teclear el número de oficio que se genera para la revisión. Ubicación Inicial: Teclear la ubicación inicial. Ubicación Final: Teclear la ubicación final. En este punto cuando la conciliación

va a ser por Entidad académica o Dependencia hay que dar el rango de ubicación para tomar todas, se le da Inicial: “1” Final: “99999”, esto es cuando la revisión se realiza por Entidad Académica o Dependencia.

Cerrar Revisión: Tiene dos opciones “N” donde solo se pueden ver los reportes de artículos encontrados de más y el reporte de artículos captados en el lector óptico. La opción de “Y” llena el reporte de faltantes de la Entidad Académica o Dependencia, se recomienda que se dé “Y” al final de conciliar todas las ubicaciones de la entidad Académica o Dependencia.

Comparar Ubicación: Esta opción se marca solo cuando la revisión sea por una ubicación específica y el rango de inicial y final teclear solo esa ubicación.

3. Para finalizar se da clic en el botón de Procesar

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1.7 Generar Reportes de Resultado

1. Teclear los nombres en

FWRFALD: Reporte de Bienes No Localizados de la Dependencia.

FWREMAD: Reporte de Bienes Sobrantes de la Dependencia

FWRBLDE: Reporte de Bienes Localizados de la Dependencia

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NOTA: El SIIU da la opción de:

Dar de Alta Verificadores

1. Acceder a la Forma de Mantenimiento de Verificadores de Invenario

FWMVEIN 2. Llenar los campos que a continuación se enlistan, con la información

que señala

Clave del Verificador: Teclear el número del verificador, deben ser 3 dígitos ejemplo 001, 002 etc. con doble clic muestra el catálogo de verificadores que se han dado de alta.

Login: Teclear el login del verificador, si no tiene se deja en blanco. Nombre: Teclear el nombre del verificador Tipo de Verificador: Seleccionar (Responsable). Puesto: Teclear el puesto del verificador. Indicador de Vigente: Seleccionar si está vigente o no.

3. Al finalizar, dar clic en el icono de Guardar

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Dar de Alta Motivos de Verificación

1. Acceder a la Forma de Mantenimiento de Motivo de Verificación de Inventario FWMMVIN

Clave: teclear un numero consecutivo ejem. 1, 2, 3, etc. Motivo de Verificación: escribir una breve descripción del motivo de la

revisión ejemplo: Por Cambio de Rector, Verificación de Rutina, etc. Status: seleccionar la opción múltiple activa o inactiva.

2. Al finalizar dar clic en el icono de guardar

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Directora d I Control de Bienes Muebles e

Inmuebles

Inventario

IV. Histórico de Revisiones.

V. Firmas de Autorización.

Abril 2017

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20 de Abril de 2017

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