SAP BPP Escenario Compras Importación

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EHP4 for SAP ERP 6.0 Enero 2011 ES Compras de Importación – Proveedor Exterior (ZM001) SofOS, C.A. Documentación de Proceso Empresarial

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Manual de Ayuda

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EHP4 for SAP ERP 6.0

Enero 2011

ES

Compras de Importación –Proveedor Exterior (ZM001)

SofOS, C.A.

Documentación de Proceso Empresarial

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Contenido 1  Objetivo .................................................................................................................................... 4 

2  Prequisitos (No periódicos) ...................................................................................................... 4 

2.1  Configuración previa ...................................................................................................... 4 

2.1  Datos maestros y datos organizativos ........................................................................... 6 

2.2  Condiciones empresariales ............................................................................................ 6 

3  Tabla de resumen del proceso ................................................................................................. 7 

4  Etapas del proceso ................................................................................................................... 8 

4.1  Generar archivo exportable............................................................................................ 8 

4.2  Creación/Modificación Doc. importación y orden de compras ..................................... 12 

4.3  Asignar Expediente a Ruta de importación .................................................................. 15 

4.4  Asignar Expediente y Factura a Orden de compras .................................................... 17 

4.5  Actualizar costos indirectos de asquisición en orden de compras .............................. 19 

4.6  Entrada de mercancías Por Expediente y Facturas .................................................... 20 

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Compras Importación – Proveedor Exterior

1 Objetivo

Este escenario permite la planificación de las compras de importación a partir de data especifica extraida del sistema y enviada al proveedor para su modificación y posterior aprobación hasta convertirse en una orden formal de compras con la asignación respectiva de factura y de expediente y posterior entrada mercancía por cada expediente y factura. El ciclo culminar el con la verifiación de factura y distribución de gastos de importación.

2 Prequisitos (No periódicos)

2.1 Configuración previa

1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación para actualizar los documentos que deben tenerse en cuenta en el cáculo de las Ventas de SADAFIR:

Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción Z31_50238

2. En la pantalla Modificar vista Parámetros de Ventas para archivo Planificación, ingresar los documentos de ventas correspondientes por sociedad y tipo de movimiento.

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Organizació de Ventas

2000 Cada sociedad incluida en el proceso

Clase de Factura ZF00

ZG01

Clases de facturas de ventas

Tipo Movimiento 0 Positivo

1 Negativo

Movimiento que puede generar las clases de documento

3. Guardar, salir

4. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación para crear las rutas posible de una importación:

Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

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Código de transacción Z31_50250

5. En la pantalla Tabla de Ruta de transporte, ingresar las rutas de importación correspondientes.

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

ID de Ruta Codigo unívoco para ruta

01

02

Idioma Idioma del texto ES Español

Denominación Texto breve de la ruta

6. Guardar, Salir.

7. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación para crear las posibles actividades que generan en el traslado de una importación:

Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción Z31_50247

8. En la pantalla Tabla de Actividad: Resumen, ingresar las actividades posibles en una importación.

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

ID de Actividad Codigo unívoco para la actividad

01

02

Idioma Idioma del texto ES Español

Denominación Texto breve de la actividad

9. Guardar, Salir.

10. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación para asignar las actividades posibles a las rutas creadas:

Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción Z31_50249

11. En la pantalla Tabla Ruta de transporte/Actividad, ingresar las actividades posibles en una importación.

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

ID de Ruta Codigo unívoco 01

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Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

para ruta

Posición Posición en el orden de actividades para una ruta

ID de Actividad Codigo unívoco para la actividad

01

02

Tiempo Duración Tiempo para la a actividad respectiva

12. Guardar, Salir.

2.1 Datos maestros y datos organizativos

Utilice los siguientes datos maestros en las etapas del proceso que se describen en este documento:

Datos maestros / org.

Valor Detalles de datos maestros / org. Comentarios

Organización de Compras

Grupo de compras

Proveedor

Centro

Material

2.2 Condiciones empresariales El proceso empresarial descrito en este Modelo de proceso empresarial forma parte de una cadena mayor de procesos o escenarios empresariales integrados.

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3 Tabla de resumen del proceso

Etapa del proceso

Referencia de proceso externo

Condición empresarial

Código de transacción

Resultados esperados

Generar archivo exportable

Z31_10161 Se genera el archivo exportable

Guardar el documento de importación e imprimir

Z31_40032 Se importa el archivo excel tantas veces sea necesario

Imprimir el formulario de compras

Z31_40032 Se genera un documento impreso con el detalle de la compra

Generar orden de compras en SAP

Z31_40032

Visuaizar el documento de compras generado

ME23N Se visualiza el pedido de compras de importación generado según el documento.

Crear expediente y asignat ruta

Z31_20155 Se crea un expediente con datos generales por sociedad asociado a una ruta

Asignar números de facturas y de expediente a ordenes de compras

Z31_40037 Se asigna la factura y expediente a nivel de posición de la (s) orden (es) de compras

Agregar costos indirectos de adquisición a ordenes de compras

ME22N Se asignan a las facturas u estimado de costos indirectos de compras de importacion

Entrada de mercancías con referencia a expediente y facturas

Z31_20154 Se genera la entrada de la mercancías al almacen RCP 902

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4 Etapas del proceso

4.1 Generar archivo exportable

Utilización

En este proceso se visualiza previamente un ALV para la generación del archivo exportable que enviará al proveedor con cierta información filtrada y detallada.

Procedimiento

1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación:

Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción Z31_10161

2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla: Archivo Exportable de Importación/Traer, etiqueta Parámetros de Selección:

3. Efectúe las entradas siguientes en la etiqueta Primer Período

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Período Desde 01

Período Hasta 06

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Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Año Desde 2011

Año Hasta 2011

4. Efectúe las entradas siguientes en la etiqueta Segundo período:

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Período Desde 01

Período Hasta 06

Año Desde 2012

Año Hasta 2012

5. Actualizar los centros correspondiente a las columnas de Ventas/stock Diffupar, de Ventas/stock Sadafir, de Ventas/stock Caline:

6. Ejecutar.

7. Se visualiza un ALV con la siguiente información:

Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario

Comentarios

Artículo Clave unívoca del artículo

No modificable

Descripción de Artículo

Texto breve del artículo

No modificable

Indicador ABC Rotación del artículo al nivel mandante

No modificable

Incentivo Si el artículo esta incluido como incentivo

Se visualizará una X si si

Promoción Si el artículo esta incluido en una promoción en la fecha de ejecuc.

Marca Marca del artículo No modificable

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Descripción de Marca

Descripción de la marca

No modificable Ventas Período 1 DIFFUPAR

Línea Subdivisión de la marca

No modificable Ventas Período 1 SADAFIR

Descripción de Línea

Texto de breve de la línea

No modificable Ventas Período 1 CALINE

Tipo de Artículo Clave del tipo de artículo

No modificable Ventas Período 2 DIFFUPAR

Descripción Tipo de Artículo

Texto de breve de tipo de artículo

Ventas Período 2 SADAFIR

Status comercial Artículo

Status de bloqueo para ventas del art.

01 Activo Ventas Período 2 CALINE

Descripción Status Artículo

Descripción de status

No modificable Stock disponible DIFFUPAR

Cond. Almacenaje Categoría del artículo

No modificable Stock disponible SADAFIR

Descripción Cond. Almacenaje

Descripción Categoría del artículo

Stock disponible CALINE

Cantidad Cantidad que se reflejará en el pedido

Se visualiza en la transacción del import

Ventas pendientes

Cantidad sugerida planificación

Cantidad de ultima compra

No modificable Compras en curso

Unidad de medida Unidad en el pedido de compras

No modificable Registro Info vigente

Cantidad compras Cantidad de artículos comprados en el periodo de tiempo fiscal prov.

Valor según orden de compras

Unidad de medida Unidad en el pedido de compras

Ctd real a comprar

Ventas Período 1 DIFFUPAR

Cantidad de unidades vendidas en el periodo 1

No modificable

Unidad Unidad de ventas No modificable

Ventas Período 1 SADAFIR

Cantidad de unidades vendidas en el periodo 1

Unidad Unidad de ventas

Ventas Período 1 CALINE

Cantidad de unidades vendidas en el período anterior

No modificable

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Unidad Unidad de ventas No modificable

Ventas Período 2 DIFFUPAR

Cantidad de unidades vendidas en el periodo 1

No modificable

Unidad Unidad de ventas No modificable

Ventas Período 2 SADAFIR

Cantidad de unidades vendidas en el periodo 1

Unidad Unidad de ventas

Ventas Período 21 CALINE

Cantidad de unidades vendidas en el período anterior

No modificable

Unidad Unidad de ventas No modificable

Stock disponible DIFFUPAR

Stock real actual Dispoible- ventas + Stock en curso

Unidad de ctd stock

Unidad de medida de almacen (base)

No modificable

Stock disponible SADAFIR

Stock real actual Dispoible- ventas + Stock en curso

Unidad de ctd stock

Unidad de medida de almacen (base)

No modificable

Stock disponible CALINE

Stock real actual Dispoible- ventas + Stock en curso

Unidad de ctd stock

Unidad de medida de almacen (base)

No modificable

Ventas pendientes Pedidos sin entrega o sin SM

Compras en curso Compras en curso

Costo unitario vigente

Registro Info vigente

Moneda costo unitario vigente

Moneda registro Info No modificable

Valor según orden de compras

Valor según orden de compras

Ctd real a comprar Ctd real a comprar No modificable

8. Para realizar el export del documento a Excel seleccionar el ícono opción Hoja de Cálculo:

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9. Guardar como, dentro del directorio de su PC que desee.

Resultado

Se almacena en su PC el archivo a enviar al proveedor.

4.2 Creación/Modificación Doc. importación y orden de compras

Utilización

En este proceso se puede crear y actualizar tantas veces sea necesario el archivo que el proveedor envía con los acuerdos realizados en diferentes cantidades con el comprador. Así como crear la orden de compras definitiva por el usuario responsable.

Procedimiento

1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación:

Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción Z31_40032

2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla: crear artículo

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3. Si el archivo contiene más de 999 líneas, entonces deberá especificar en el campo Líneas una cantidad mayor a la que contiene el archivo de Excel, de lo contrario no se leerá completo el archivo.

4. Para las líneas que en la factura vengan gratis, colocar un X para dichos ítems en la última columna del archivo.

5. Seleccione el ícono .

6. Se visualizará un ALV con los datos necesarios para crear la orden de compras a partir del archivo importado:

7. Seleccione Guardar, se visualizará una ventana de diálogo para completar datos relevantes en la creación posterior de la orden de compras.

8. Ejecutar

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9. Se puede proceder a imprimir cuando lo requiera Imprimir documento.

10. Seleccionar la impresora

11. Cuando el proveedor envia nuevamente el documento con las cantidades modificadas debe entrar nuevamente en la transacción Z31_40032, ingresar el número de documento generado la primera vez y seleccionar Ver para visualizar en el ALV la información guardada:

12. Efectúe la entrada del nuevo archivo, el proveedor viene por defecto:

13. Seleccione el ícono .

14. Se generará una ventana de diálogo para actualizar las cantidades de dicho documento número 3, Aceptar.

15. Se visualizará un ALV con los datos modificados, Guardar:

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16. Para generar la orden de compras seleccionar el ícono

17. Al seleccionar Aceptar, se genera un log de mensajes con semáforo en verde indicando el número de documeno de compras creado.

Resultado

Se actualiza el archivo tantas veces sea necesario, guardandose sólo la última versión en un mismo documento de importación hasta finalmente generar la orden de compras. Puede visualizar el documento de importación relacionado a la orden de compras ingresando el número y Ver. O bien ingresando al pedido de compras (ME23N) pestaña Comunicación, campo Referencia.

4.3 Asignar Expediente a Ruta de importación

Utilización

En este proceso se debe asignar el expediente a una ruta de importación para su correspondiente actualización de fechas por actividad establecida .

Procedimiento

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1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opcion de navegación:

Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción Z31_20155

2. Ingrese los siguientes datos generales para la asignación de ruta a expediente:

3. En el campo modo de transporte ingresar el medio de transporte del expediente (Aéreo, marítimo) y en el campo Puesto de aduanas, el operador correspodiente.

4. Seleccionar el ícono Buscar.

5. En en la pantalla inferior aparecerá un ALV con las ruta seleccionada, las actividad asignadas y las fechas estimadas según la duración que se predeterminó en la configuración:

6. Si lo considera necesario modificar las fechas propuestas por el sistema.

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7. Seleccionar el ícono superior guardar

Resultado

Se crea el expediente y se asigna a la ruta con las fechas correspondientes a cada actividad. Ingresar el número de despacho Obervaciones del expediente.

Luego de arrivada la mercancía al puerto (antes de la entrada de mercancías en el sistema) ingresar el número completo de despacho

4.4 Asignar Expediente y Factura a Orden de compras

Utilización

En este proceso se asignará el expediente de importación a las posiciones de uno o varios pedidos de compras así como la fatura de importación de manera separada .

Procedimiento

1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opcion de navegación:

Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción Z31_40037

2. Ingrese la o las ordenes de compras a las cuales se le asignará un número de Expediente específico de la importación:

3. Seleccionar el ícono Ejecutar.

4. En la pantalla Reporte asignación, selecciones las líneas o posiciones del pedido a las cuales se le asignará el número de expediente

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5. Seleccionar el ícono Asignar doc. e ingresar el número de expediente y Continuar.

6. Seleccione , se genera un log de mensajes.

7. Back

8. Para asignar el número de factura correspondiente Ingrese la o las ordenes de compras:

9. Ejecutar

10. Seleccionar el ícono Asignar doc. e ingresar el número de facturay Continuar.

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11. Seleccione , se genera un log de mensajes.

12. Finalizar

Resultado

Se Asigna el numero de expediente y de factura a cada una de la posiciones de las ordenes de compras seleccionadas.

4.5 Actualizar costos indirectos de asquisición en orden de compras

Utilización

En este proceso se deben actualizar los costos indirectos de adquisición en las órdenes de compras generadas para la imprtación, incluyendo seguros, fletes y gastos de nacionalización .

Procedimiento

1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opcion de navegación:

Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción ME22N

2. En la opción ingresar el número de pedido de compras, continuar.

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3. En la pestaña Condiciones a nivel de Cabecera ingresa las condicions de costos indirectos planficados hasta antes de la entrada de mercancías.

4. Si así lo requiere en la pestaña Condiciones a nivel de posición del documento (por atículo) ingrese las condiciones de descuentos y recargos.

5. Guardar.

Resultado

Se pueden asignar o modificar los gastos relacionados a la importación.

4.6 Entrada de mercancías Por Expediente y Facturas

Utilización

En este proceso se realiza la Entada de mercancías de importación con referencia al número de expediente, con status bloqueado.

Procedimiento

1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opcion de navegación:

Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Código de transacción Z31_20154

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2. Complete los datos de la pantalla incial.

3. Ejecutar.

4. En tipo de stocks ingresar en Diffupar seria 3 (bloqueado) y para Sadafir (disponible).

5. Generar Ent. Merc.

Resultado

Se genera la entrada de mercancías correspondiente a la compra de importación con el expediente y las facturas, en estatus bloqueado. Puede visualizar el historial de las entradas por artículo en la transacción ME23N