Sistema de información para soportar los Procesos Esenciales en las Secretarias de Salud Departamentales.

Apoyar la optimización de los recursos económicos asignados a la Secretarías de Salud Departamentales para la atención de eventos prestados a la población por la red de Salud.

Propósito

Bondades

del Sistema

del SistemaGestión y control de como la contratación de la red de servicios, la generación de autorizaciones,

la auditoría eficiente de los contratos, los pagos y/o avances a los prestadores de servicios de salud,

la atención oportuna de las diferentes solicitudes de servicios a través de la oficina de Atención a la

comunidad, la gestión de los procesos asociados con Referencia y ContraReferencia, caracterización

de la población por cada región y/o ente territorial, la individualización de los servicios facturados y

prestados por cada ESE o IPS privada.El sistema involucra de manera eficaz todos los actores que conforman

el sistema departamental de salud, Secretaría, Aseguradoras, Red de

Servicios, entidades territoriales, población (Pacientes)

El sistema cuenta con una base de datos se encuentra dispuesta en la

WEB para permitir a los prestadores y demás interesados la consulta del

estado de aseguramiento de los pacientes.

Impacta los procesos de auditoría financiera y médica que contrata

la Secretaría de Salud, cuenta con todas las consultas necesarias para

permitir el análisis del servicio y sus costos.

Funcionalidades generalesy Reportes del Sistema de Información

por cada submódulo

AseguramientoOpciones y Ventajas:

Reportes Contributivos Censales

Servicios de Atención a la comunidad

a. Contrataciónb. Facturaciónc. Resultado de Auditoriad. RIPSe. Pagos

• Municipios morosos de enviar

novedades al Fosyga.

• Afiliados no cargados en Fosyga

• Afiliados de Subsidiado

Municipios con el mismo

documento

• Afiliados Subsidiado homónimos

• Afiliados Subsidiado en el

municipio que se encuentran en

la BDUA

• Afiliados Subsidiado en BDUA

que

• Afiliados Subsidiado en BDUA

que no se encuentran en Listados

• Afiliados Subsidiado en el

municipio que no se encuentran

en el Sisben y no se encuentran en

Listados

• Afiliados subsidiado en municipio

que no se encuentran en BDUA

Subsidiado

a. Base de datos de Poblaciónb. Novedades de Municipios para Fosygac. Glosas de novedades de municipios reportados por Fosyga

Aseguramiento

4

1

a. Autorizaciones de servicios de salud

b. Autorizaciones por Tutela

c. Gestión de Tutelas

d. Reporte de Eventos diarios de prestadores públicos

e. Reporte de emergencias y desastres

f. Habilitación de Ambulancias

g.Referencias y Contrareferencias

Autorizaciones y Centro regulador de urgencias3

a. Quejas y peticiones

b. Tutelas

c. Derechos de Petición

d. Solicitudes Municipios

Prestación de Servicios de Salud 2Componentes

del Sistema de Información

1• Cargar y consolidar las bases de datos orígenes (BDUA

Contributivo, BDUA Subsidiado, Subsidiado Municipio,

Sisben y Listados Censales) para la gran base de datos

de población con las validaciones de datos suficientes y

necesarias.

• Cargar y controlar las novedades de los Municipios que se

deben enviar al Fosyga

• Cargar y verificar las glosas de las novedades de los

municipios generados por el Fosyga

• Ingreso provisional de personas a la BD de población para

garantizar servicios

• Comprobador de derechos en WEB para externos

(prestadores, particulares) con servicio en línea al Fosyga.

• Comprobador de derechos en WEB para el personal

de la Secretaria con servicio en línea al Fosyga y consultas

históricas del estado de la población.

• Administrar los prestadores de Servicios de salud públicos y privados

• Controlar los servicios habilitados por los prestadores de servicios de salud y los CUPS relacionados

• Controlar la entrega de los documentos de los prestadores de servicios de salud para la legalización de contratos

• Administrar Rubros, fuentes de financiación y tarifas para los contratos.

• Administración y creación de contratos marcos y contratos individuales

o Asignar población asignadao Asignar tarifas o Asignar garantíaso Asignar servicios contratadoso Asignar alcanceso Asignar obligaciones

• Gestionar la asignación de medidas de supervisión a los alcances y las obligaciones de cada contrato

• Administrar la Supervisión de contratos, tanto financiera como técnico científicamente

• Gestionar los planes de mejoramiento a aquellos alcances y obligaciones que estén dentro del límite

• Gestionar las supervisiones parciales de los contratos mes a mes

• Asignar y gestionar Otro Si de contratos• Administrar la gestión de los contratos en las diferentes áreas (Jurídica, Gobernación y despacho)

• Administración de los diferentes tipos de pago y seguimiento a los pagos solicitados.

• Administrar liquidaciones parciales y totales de los contratos• Llevar la gestión de los techos mensajes para pago, los valores asignados por CDP y RP.

• Llevar el registro del resultado de la Auditoria a los Contratos

• Administrar el cargue de los RIPS conla presentación de las facturas de los contratos

• Permitir el cargue, verificación y pago de facturas a Prestadores de servicios por Contratos, Urgencias y Tutelas

• Permitir el cargue, verificación y pago de facturas a EPS por Recobros

• Administrar el validador de RIPS para los prestadores de servicios de salud.

• Cargar los RIPS de los prestadores de Servicios de Salud que reportan a la Secretaria de Salud Departamental.

• Administrar la información estadísticas de los RIPS

• Contratos activos celebrados en la Secretaria

• Prestadores pendientes de documentos

• Tiempo promedio de los contratos en cada dependencia

• Servicios contratados

• Prestadores pendientes de asignación de CUPS a los servicios habilitados

• Generación de Actas de Supervisión parcial

• Generación de Actas de liquidación

• Generación de Actas de Inicio de contratos• Resultados de Supervisión

• Generación de cara de Adhesión a contratos Marco

• Cuadro de control de contratos (con fechas, monto, facturas radicas, auditadas, glosas y pagos)

• Facturas y Pagos

• Facturas radicadas por usuario

• Estadísticas RIPS

• Morbilidad por grupos etareos y diagnóstico principal

• Morbilidad por grupos etareos y diagnóstico de egreso

• Morbilidad por meses y diagnostico principal• Morbilidad por meses y diagnostico de

egreso• Mortalidad por grupos etareos• Mortalidad por meses• Diagnósticos por especialidad• Procedimientos según clasificación, ámbito y

régimen• Consultas por régimen• Consultas primera vez y control por régimen• Egresos hospitalarios por vinculación• Relación consulta egreso• Reporte fallecidos• Muertes de recién nacidos• Reporte de recién nacidos• Partos y cesáreas• Reporte por causas externas de atención• Reporte actividades promoción y prevención

por periodo de tiempo• Generación de archivos rips por periodo de

tiempo• Reporte monto rips por periodo de tiempo• Prestadores que no han radicado • Informe por tipo de diagnóstico

Prestación de Servicios de salud2

Opciones y Ventajas:

Reportes

• Radicaciones de Solicitud de Autorizaciones a través de

formulario en la página WEB para los prestadores (permite

la radicación de solicitud de autorizaciones posterior

a la atención inicial de urgencias, Servicios electivos,

hospitalización, referencia y contrareferencia) de acuerdo al

anexo técnico No. 3 del decreto 3047 de 2008.

• Radicación de solicitud de autorizaciones de Servicios

electivos para los usuarios con opción de hacerlo en los

puntos remotos de radicación o en el punto principal, de

acuerdo al anexo técnico No. 3 del decreto 3047 de 2008.

• Radicación a través de Web para los prestadores de Servicios

de salud del Informe de la atención inicial de urgencias, de

acuerdo al anexo técnico No. 2 del decreto 3047 de 2008.

• Emitir los informes de la atención inicial de urgencias de las

Entidades Responsable del Pago que no han recibido los

reportes de los prestadores.

• Realizar la gestión de las pertinencias de las autorizaciones

• Realizar la Gestión de los Comités Técnicos Científicos

• Realizar gestión de las negaciones de las solicitudes de

Autorizaciones

• Concepto médico de tutela

• Solicitud de Autorizaciones

• Autorizaciones diarias, mensuales, anuales

• Autorizaciones por servicios (hospitalización, medicamentos, etc.)

• Autorizaciones por Cobertura y niveles

• Médicos inductores de Medicamentos NO-POS

• Médicos inductores de Servicios NO-POS

• Costos de las Autorizaciones por Contratos

• Estados de las Solicitudes• Motivo de las negaciones • Negaciones por EPS o IPS

• Informe de novedades diarias de los prestadores de servicios de salud públicos del departamento• Informe de los prestadores del departamento que no han reportado novedades diarias.

• Informe de emergencias y desastres

• Inventario de Ambulancias

• Referencias y Contrareferencias

• Informes Médico Regulador• Consulta de referencia por

Afiliado• Informe Médico regulador por

especialidad• Consolidado referencias otros

departamentos

• Consolidado referencias otros departamentos detallado• Consolidado referencias por EPS• Consolidado referencias por

ARS• Glasgow (Indica el grado del

trauma)• Consolidado referencias por

Actividad• Informe por diagnóstico• Informe de pendientes• Contrareferencia mensual.• Reporte diario• Reporte No pertinentes• Reporte de Referencias• Reporte de diagnóstico por

institución• Reporte de especialidades por

institución.

• Gestionar las autorizaciones de solicitud

de servicios de salud con la red contratada

por la secretaria de salud departamental,

de acuerdo al anexo técnico No. 4 del

decreto 3047 de 2008.

• Gestionar las Referencias y

Contrareferencia recibidas a través de

formulario en la WEB, presencial, por

correo electrónico, por radiotelefono o

teléfono por parte de los prestadores.

• Control de las Impresiones de las

Autorizaciones después de generadas

para evitar duplicidad de autorizaciones

• Control de las secuencias de los servicios

de salud autorizados entregar por partes.

• Generar los informes de costos y

autorizaciones de servicios de salud.

• Generar los reportes de las referencias y

contrareferecnias.

• Generar las autorizaciones por Tutela

• Realizar la Gestión de las Tutelas radicadas

con los servicios de salud

• Administrar y controlar los

eventos diarios de los prestadores

de servicios de salud públicos del

departamento.

• Administrar y reportar las

emergencias y desastres reportadas a la

Secretaria de Salud

• Realizar el proceso de

Habilitación de ambulancias de los

prestadores de servicios de salud del

departamento.

• Controlar el inventario de

ambulancias de los prestadores de

servicios de salud del departamento.

• Control de las opciones de

habilitación de la autorización para la

impresión, y la actualización de la fecha de

vencimiento de las autorizaciones.

Opciones y Ventajas:

Autorizaciones y Centro Regulador de Urgencias3

Reportes

Plataforma

Alternativas para el uso

Fases

Tecnológica

de Sistemas de Información

de Implantación

Soporta Oracle, MS SQL Server, DB2, PostGres, My SQL

a. Arrendamiento del sistema de información y

la plataforma tecnológica de

servidores para el alojamiento

y almacenamiento de datos.

Desarrollos Tecnológicos S.A, asigna

un sitio en la web a la Secretaria

de Salud para que gestione su

información y la de los actores que

interactúan con ella en los diferentes

procesos esenciales que se ofrecen

en el producto software. Bajo este

modelo la Secretaría se dedica a

gestionar su negocio y Desarrollos

tecnológicos S.A, le administra toda

la plataforma central del software

y sus datos y actualiza el sistema

desde el punto de vista normativo.

Es decir esta alternativa ofrece a las

Secretarias de Salud, una solución

que les permite concentrase

en su misión y una empresa

especializada administra y garantiza

la disponibilidad del sistema de

información.

b. Adquisición de la licencia de uso del sistema de información. Desarrollos Tecnológicos

S.A, entrega a la Secretaria de Salud Departamental

la licencia de USO del sistema de información, y

la Secretaria dispone de toda la infraestructura

tecnológica necesaria de servidores y sitio Web

para que sus usuarios interactúen con el sistema de

información, la Secretaria de salud Departamental

requiere el montaje del sitio y una dirección IP pública

para permitir que usuarios externos como ESEs y

población que requiere consultas de su estado de

derechos pueda acceder al sistema en las consultas

La implantación del producto de software para Secretarias de Salud Departamentales, requiere del cumplimiento de cinco (5) fases de trabajo, así:

Atencióna la Comunidad

4

Reportes• Reportes de auditorías de peticiones, quejas,

reclamos, derechos de petición y tutelas

• Reportes de auditorías de cambios de estados

en la peticiones, quejas, reclamos, derechos de

petición y tutelas

• Reportes de resultados de peticiones, quejas,

reclamos, derechos de petición y tutelas

• Reporte de tutelas por rango de fecha con

estados

• Reporte de peticiones, quejas, reclamos,

derechos de petición por rango de fecha con

estados.

• Permite el registro, asignación, seguimiento y control a las

Peticiones, quejas y reclamos que realizan la población del

departamento a través de los diferentes medio (teléfono,

presencias, fax, correo electrónico, buzón de sugerencia o

escritos)

• Permite administrar por cargo cada una de las solicitudes

asignadas para gestión.

• Permite la verificación de vencimientos de quejas,

reclamos, derechos de petición y tutelas radicadas en la

secretaria de salud departamental.

• Radicación y gestión de las peticiones, quejas y reclamos

radicadas en los municipios del departamento

• Generación de informes y estadísticas de peticiones,

quejas, reclamos, derechos de petición y tutelas

• Inicio• Conceptualización• Planificación• Ejecución• Cierre

Igualmente en esta fase se deberá generar un documento en donde quede formalmente establecido:

• Equipos de trabajo del proyecto. Incluye la definición del personal que atenderá el requerimiento de integración con la información actual.

• Formalización de los canales de comunicación

• Establecer fechas para la presentación del modelo de negocio que soporta el software, Conceptualización.

• Definir lugar de reunión y términos para la convocatoria para que los usuarios líderes asistan sin afectar en lo posible sus actividades.

Como salida de esta conceptualización se obtendrá un

documento que identifica:

• Brechas y/o diferencias del proceso actual y del nuevo proceso.

• Lista de requerimientos acordados para implantación (Ajuste al software y/o ajuste al proceso)

• Prioridad de los requerimientos a ajustar en el software

Se plantea hacer la conceptualización Proceso por Proceso, para que sea más efectivo el análisis y más eficiente la identificación de cambios tanto al software como al proceso.

Objetivo: Realizar una presentación para identi-ficar de manera formal el alcance del proyecto de acuerdo a la propuesta presentada.

Las actividades a realizar están establecidas en los siguientes aspectos:

Definición Alcance del Proyecto.

Formalización del Inicio del Proyecto

Desarrollos Tecnológicos S.A ha ofrecido la implantación de un software, que incluye los siguientes submódulos:

a. Base de datos de Población

b. Novedades de Municipios para Fosyga

c. Glosas de novedades de municipios

reportados por Fosyga

1.Aseguramiento

2. Prestación de Servicios de Salud

4. Servicios de Atención a la comunidad

3. Autorizaciones y Centro regulador de urgencias

a. Quejas y peticionesb. Tutelasc. Derechos de Peticiónd. Solicitudes Municipios

a. Autorizaciones de servicios de saludb. Autorizaciones por Tutelac. Gestión de Tutelasd. Reporte de Eventos diarios de prestadores públicose. Reporte de emergencias y desastresf. Habilitación de Ambulanciasg.Referencias y Contrareferencias

a. Contratación

b. Facturación

c. Resultado de Auditoria

d. RIPS

e. Pagos

El objetivo de esta fase es la

de formalizar la iniciación del

proyecto y socializar con todos

los involucrados el alcance del

mismo y los compromisos

adquiridos por cada una de las

partes.

El objetivo de esta fase es

identificar para cada proceso

del sistema a implantar como se

soportará el modelo del cliente

y/o que procesos se deberán

ajustar en el cliente para

optimizar la actual operación.

Fase de inicio

Conceptualización del Producto

• Definir el Plan de Integración. Incluye identificación

de módulos que no requieran cambios, por lo

tanto se debe establecer el plan de capacitación,

de cargue de datos básicos, de cargue de contratos,

tarifas, tal como se presenta en el documento

anexo.

Planificación de la ejecución

Cierre

El objetivo de las actividades de esta fase son las siguientes:

• Estrategia de entrada a producción.

• Definir Cronograma de Requerimientos.

• Definir Cronograma de ajustes de forma.

• Definir Cronograma de Pruebas.

• Definir Cronograma de Migración.

• Definir Cronograma de Parametrizacion.

De acuerdo a lo establecido en el proceso de planificación,

en esta fase se desarrollarán cada una de las actividades

definidas, los recursos a emplear, las condiciones mínimas

que debe darse para poder activar cada proceso en

la nueva plataforma de software y servidores. Se debe

entonces:

• Implementar los módulos que no requieran ajustes de forma

• Desarrollar los requerimientos establecidos de acuerdo a las prioridades

• Pruebas.

• Cargue de datos por parte de los usuarios de la Secretaría

• Parametrizacion.

Objetivo: verificar el cumplimiento de todos los

Cronogramas y Objetivos del Proyecto, para asegurar la

calidad de los productos y servicios ofrecidos y que deben

ser implementados. Se deben crear los comités de trabajo

y aplicar el formalismo establecido para la comunicación.

Ejecución

Depende del nivel

de cambios, se debe

garantizar el ingreso de

acuerdo a las prioridades

establecidas.

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