SAE 4.0 C1Dist_Sep07RAE

Sistema de Administracin EmpresarialAspel-SAE Versin 4.0

Gua Curso Propedutico Distribuidor

Elaborada por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 Mxico, D. F Septiembre 2007

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INDICE1. 1.1 1.2 2. INTRODUCCIN........................................................................................................................................... 1 Definicin ................................................................................................................................................. 1 Objetivo del Curso .................................................................................................................................. 1 INSTALACIN ............................................................................................................................................... 3 2.1 Definicin ................................................................................................................................................. 3 2.2 Requisitos del Sistema ........................................................................................................................... 3 2.3 Esquema de Licenciamiento ................................................................................................................. 4 2.4 Asistente de Instalacin......................................................................................................................... 4 2.5 Activacin del sistema ........................................................................................................................... 9 2.6 Configuracin del servidor .................................................................................................................. 15 2.7 Directorio Comn Aspel....................................................................................................................... 17 2.8 Configuracin del BDE Administrador ............................................................................................... 20 2.9 Paradox en red..................................................................................................................................... 21 2.9.1 Protocolo de bloqueos .................................................................................................................. 21 2.9.2 Correcta inicializacin .................................................................................................................. 22 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 4. GENERALES.................................................................................................................................................. 23 Definicin ............................................................................................................................................... 23 Cmo empezar a trabajar con Aspel-SAE?...................................................................................... 23 Abrir empresa ........................................................................................................................................ 23 Cambio de Directorio y Fecha............................................................................................................. 24 Cerrar Empresa ...................................................................................................................................... 25 Operaciones de Aplicacin General ................................................................................................... 25 Datos de la Empresa ............................................................................................................................. 26 Salir.......................................................................................................................................................... 27 Activar Sugerencias .............................................................................................................................. 27 Modo alterno de captura ..................................................................................................................... 28 Personalizacin de la Barra de Herramientas................................................................................... 28 Teclas de Acceso Rpido ...................................................................................................................... 28 Calculadora ............................................................................................................................................ 29 Mdulos del Sistema............................................................................................................................. 30 CONFIGURACIN ...................................................................................................................................... 31 4.1 Definicin ............................................................................................................................................... 31 4.2 Parmetros del Sistema ....................................................................................................................... 31 4.2.1 Datos de la empresa ...................................................................................................................... 31 4.2.2 Parmetros generales.................................................................................................................... 32 4.2.3 Clientes y CxC ................................................................................................................................ 34 4.2.4 Proveedores y CxP ......................................................................................................................... 36 4.2.5 Inventarios ...................................................................................................................................... 37 4.2.6 Facturas ........................................................................................................................................... 40 4.2.7 Compras .......................................................................................................................................... 45 4.2.8 Cuentas Contables......................................................................................................................... 48 4.2.9 Aplicaciones Asociadas ................................................................................................................. 49 4.2.10 Grficas y Copiado Especial ......................................................................................................... 50 5. 5.1 5.2 CONFIGURAR EMPRESA ............................................................................................................................ 51 Antes de Comenzar ............................................................................................................................... 51 Asistente................................................................................................................................................. 51 Prctica 1: Creacin de una base de datos nueva................................................................................ 55 5.3 Perfiles de Usuario ................................................................................................................................ 55 5.3.1 Perfiles predefinidos...................................................................................................................... 58 Prctica 2: Alta de usuarios ..................................................................................................................... 59

6. 6.1 6.2

CATLOGOS................................................................................................................................................61 Definicin................................................................................................................................................61 Catlogo de Vendedores ......................................................................................................................61 Prctica 3: Alta de vendedores...............................................................................................................62 6.3 Zonas .......................................................................................................................................................63 Prctica 4: Alta de Zonas ........................................................................................................................65 6.4 Clientes ...................................................................................................................................................65 Prctica 5: Alta de clientes .....................................................................................................................74 6.5 Catlogo de Proveedores .....................................................................................................................74 Prctica 6: Alta de Proveedores ..............................................................................................................78 6.6 Catlogo de Lneas de Productos........................................................................................................78 6.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) ......................................................................................79 Prctica 7: Alta de lneas de productos ................................................................................................81 6.7 Inventarios..............................................................................................................................................82 6.7.1 Producto ..........................................................................................................................................88 Prctica 8: Alta de productos .................................................................................................................88 6.7.2 Servicios...........................................................................................................................................89 Prctica 9: Alta de Servicios ...................................................................................................................90 6.7.3 KIT.....................................................................................................................................................90 Prctica 10: Alta de Kits ..........................................................................................................................92 6.7.4 Grupo de productos .......................................................................................................................92 Prctica 11: Alta de grupo de productos ..............................................................................................94

7. 7.1 7.2 7.3 7.4 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 9. 9.1 9.2 9.3 9.4 10. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 11. 11.1 11.2

COMPRAS.....................................................................................................................................................97 Definicin................................................................................................................................................97 Operaciones Generales.........................................................................................................................97 Alta de Documentos .............................................................................................................................98 Consulta de Documentos .................................................................................................................. 105 Prctica 12: Alta de compras............................................................................................................... 107 FACTURAS ................................................................................................................................................ 109 Definicin............................................................................................................................................. 109 Operaciones Generales...................................................................................................................... 109 Alta de Documentos .......................................................................................................................... 110 Consulta de Documentos .................................................................................................................. 116 Prctica 13: Alta de documentos de venta ....................................................................................... 116 ENLACE DE DOCUMENTOS .................................................................................................................. 119 Definicin............................................................................................................................................. 119 Consideraciones.................................................................................................................................. 119 Procedimiento ..................................................................................................................................... 120 Enlace Automtico ............................................................................................................................. 120 Prctica 14: Enlace de documentos.................................................................................................... 121 INTEGRACIN DE MDULOS ............................................................................................................... 123 Definicin............................................................................................................................................. 123 Afectaciones de Facturas a Inventarios .......................................................................................... 123 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar............................................................................ 124 Afectaciones de Compras a Inventarios ......................................................................................... 124 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar............................................................................. 125 MOVIMIENTOS AL INVENTARIO .......................................................................................................... 127

Definicin............................................................................................................................................. 127 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario......................................................................... 127 Prctica 15: Alta de conceptos............................................................................................................ 128 11.3 Alta de Movimientos.......................................................................................................................... 128 11.4 Consulta de Movimientos (Kardex)................................................................................................. 129

12. 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 13. 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 14. 14.1 14.2

CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR .........................................................................131 Definicin .............................................................................................................................................131 Catlogo de Movimientos de CxP y CxC .........................................................................................131 CxC y CxP .............................................................................................................................................133 Recepcin de Pagos.............................................................................................................................134 Aplicacin de Anticipos......................................................................................................................136 Divisin de Cargos ..............................................................................................................................137 CONSULTAS DE INFORMACIN CAPTURADA EN CXC Y CXP .........................................................139 Saldo General del Cliente / Proveedor ............................................................................................139 Cobros / Pagos del Da .......................................................................................................................139 Pronstico de Pagos............................................................................................................................140 Antigedad de Saldos de Proveedores.............................................................................................140 Resumen de Movimientos..................................................................................................................140 Consultas en Clientes .........................................................................................................................141 Por Concepto........................................................................................................................................141 CLIENTES Y/O PROVEEDORES ..............................................................................................................143

Definicin .............................................................................................................................................143 Suspensin............................................................................................................................................143 Prctica 16: Suspensin de Clientes ....................................................................................................143 14.3 Actualizacin de Saldos .....................................................................................................................144 14.4 Intereses Moratorios...........................................................................................................................144 14.4.1 Aplicacin Manual .......................................................................................................................144 14.4.2 Automtico ...................................................................................................................................145 14.5 Operaciones en moneda extranjera .................................................................................................146 14.5.1 Compras y/o ventas en moneda extranjera ............................................................................146 14.6 Reportes................................................................................................................................................148 14.6.1 Reportes de clientes y cxc ..........................................................................................................149 14.6.2 Reportes de proveedores y CxP .................................................................................................156 15. 15.1 15.2 FACTURACIN Y COMPRAS...................................................................................................................159 Polticas ................................................................................................................................................159 Consulta de Ofertas............................................................................................................................160 Prctica 17: Alta de polticas de Venta ...............................................................................................161 15.3 Desbloqueo de documentos ..............................................................................................................161 15.4 Personalizacin de Captura ...............................................................................................................162 Prctica 18: Generacin de un archivo personalizado de captura ..................................................163 15.5 Agregar especial ..................................................................................................................................164 Prctica 19: Manejo de un archivo CFT ...............................................................................................164 15.6 Lee configuracin ................................................................................................................................164 15.7 Campos no visibles .............................................................................................................................164 Prctica 20: Verificacin de campos ....................................................................................................164 15.8 Documento modelo ............................................................................................................................165 Prctica 21: Alta de archivos modelo ..................................................................................................166 15.9 Generacin masiva de documentos .................................................................................................166 15.10 Vencimiento de Apartados ................................................................................................................167 Prctica 22: Proceso de vencimiento de apartados...........................................................................167 15.11 Acumulados (Actualizacin y Edicin) ............................................................................................167 15.12 Reportes................................................................................................................................................168 15.12.1 Facturacin ...................................................................................................................................168 15.13 Compras................................................................................................................................................175 16. 16.1 PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS.........................................................................................177 Generacin de Almacenes .................................................................................................................177 Prctica 23: Creacin de almacenes.....................................................................................................177 16.2 Agregar productos...............................................................................................................................177

Prctica 24: Alta de productos en almacn ....................................................................................... 178 Traspaso entre almacenes ................................................................................................................ 178 Prctica 25: Traspaso entre almacenes .............................................................................................. 180 16.4 Actualizacin de existencias............................................................................................................. 180 16.4.1 Actualizacin de existencias por producto ............................................................................. 180 16.4.2 Actualizacin de existencias por rango de productos .......................................................... 181 16.5 Inventario Fsico ................................................................................................................................. 182 16.5.1 Congela Existencias .................................................................................................................... 182 16.5.2 Reporte de inventarios ............................................................................................................... 183 16.5.3 Captura existencias .................................................................................................................... 183 16.5.4 Captura existencias por archivo ............................................................................................... 183 16.5.5 Ajuste automtico ...................................................................................................................... 184 Prctica 26: Inventario Fsico ............................................................................................................... 185 16.6 Exporta movimientos al inventario ................................................................................................. 185 16.7 Captura por Archivo........................................................................................................................... 185 16.8 Cambio de precios .............................................................................................................................. 186 Prctica 27: Cambio de precios ............................................................................................................ 186 16.9 Reportes de inventarios y servicios................................................................................................. 187 16.10 Reportes de multialmacn ................................................................................................................ 188 16.11 Reportes de movimientos al inventario ......................................................................................... 189 16.12 Reportes de nmeros de serie .......................................................................................................... 190 16.13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes ................................................................................... 191 16.14 Reportes de etiquetas........................................................................................................................ 191 16.15 Reportes de kits .................................................................................................................................. 192 Prctica 28: Verificacin de reportes.................................................................................................. 192 16.3 17. 17.1 17.2 17.3 17.4 18. DECLARACIN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS ............................................... 193 Definicin............................................................................................................................................. 193 Obteniendo la declaracin informativa desde Aspel-SAE 4.0 .................................................... 193 Generacin de la Bitcora ................................................................................................................. 196 Creacin del reporte para la carga Batch ....................................................................................... 198 Prctica 29: Generacin de una declaracin informativa................................................................ 199 UTILERAS ................................................................................................................................................. 201

18.1 Definicin............................................................................................................................................. 201 18.2 Control de Archivos ........................................................................................................................... 201 18.3 Respaldo de Archivos ......................................................................................................................... 204 18.3.1 Generacin de Respaldo............................................................................................................. 204 18.3.2 Reinstalacin de Respaldo ......................................................................................................... 205 18.3.3 Periodicidad del Respaldo.......................................................................................................... 206 18.4 Actualizacin de Archivos ................................................................................................................. 206 18.5 Corte Anual ......................................................................................................................................... 207

Simbologa:Tips de uso. Tipo de reporte. Ruta de Acceso. Advertencia. Prctica.

Requisitos: Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows NT 4.0, 2000, XP, 2003, Vista o superior. Conocimientos bsicos de redes. Para el instructor. Software a utilizar: Aspel-SAE 4.0. Bases de datos: Se utilizar bases de datos nuevas.

Nombre del participante: Centro de Capacitacin: Nombre del asesor: Correo electrnico: Fecha:

1.

INTRODUCCIN

1.1 Definicin En la actualidad las herramientas informticas se han vuelto un factor determinante para las organizaciones que desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa cotidianamente y que sin un sistema administrativo sera muy complicado o casi imposible de poder controlar. Aspel-SAE 4.0 es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislacin vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnolgica que permiten una administracin y comercializacin eficientes. La integracin de sus mdulos (clientes, facturacin, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadsticas) asegura que la informacin se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadsticas y grficas de alto nivel e interacta con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa integracin de procesos. El sistema se adapta perfectamente a la mayor parte de giros de las empresas siendo este una til herramienta para llevar el control y flujo de la informacin. Aspel-SAE ha recibido reconocimientos tales como: Premio a la marca preferida del Canal en Software Administrativo 2002 (High Tech Editores) Infochannel. Premio a los Preferidos del Canal en Software Administrativo 2001. Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. Primer Lugar Aspel-SAE 2.0 Personal Computing. 1.2 Objetivo del Curso Al termino de este curso el usuario estar capacitado para la captura de los catlogos dentro del sistema AspelSAE 4.0 para Windows, as como en la elaboracin de documentos relacionados con los mdulos de facturas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. Tendr los conocimientos necesarios para la operacin de Aspel-SAE a nivel de capturista, para posteriormente adentrarse de lleno en la administracin, conociendo los parmetros de configuracin del sistema y todos los procesos que permiten, por un lado adaptar el sistema a las necesidades especificas de su empresa y por el otro un uso eficiente de las diversas funciones que el sistema provee. La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versin llamada demoeducativa, la cual permite registrar operaciones desde 1 de noviembre del 2005 hasta el 28 de febrero del 2006, por lo que los movimientos que se registren tendrn que observar este rango de fechas.

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0

1



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2.

INSTALACIN

2.1 Definicin Para una adecuada y correcta instalacin e implementacin del sistema es necesario conocer la tecnologa empleada y establecer as las bases correspondientes. El sistema tiene dos formas de operacin: Local o monousuario (un equipo) Cliente / Servidor (Trabajo en red) Para ilustrar y entender como funcionan estas opciones, supongamos que se ha adquirido una licencia de 1 usuario y 99 empresas, veamos cmo con esa licencia se pueden realizar las dos formas de instalacin. o Local o monousuario. El sistema se instala en un solo equipo y desde ah se realizan todas las operaciones y procesos del sistema, es decir solo se trabaja en ese equipo, por lo tanto el tipo de instalacin que se debe elegir es Local o Servidor. Cliente / Servidor. Dado que slo se adquiri la licencia de 1 usuario, se entiende que, el sistema se va a instalar en un Servidor dedicado pero la operacin se realizar desde una estacin de trabajo, por lo tanto, en el Servidor se va a instalar eligiendo la opcin Local o Servidor, y en la estacin de trabajo (cliente), se instalar bajo la opcin de Estacin de trabajo (por eso se le denomina Cliente-Servidor). De esta forma se tendra instalado el sistema en dos equipos, uno como servidor de Licencias Aspel y otro como estacin de trabajo, pero como se tiene una licencia de 1 usuario solo puede acceder un usuario (PC) a la vez, ya sea en el Servidor o en la estacin de trabajo, si se desea que accedan varios usuarios al mismo tiempo, sera necesario adquirir licencias de usuarios adicionales. Esta forma de instalacin es la que se recomienda cuando son varias personas las que desean acceder al sistema pero no de manera simultnea. La instalacin del sistema se hace mediante un asistente el cual gua de forma fcil y adecuada durante este proceso, se debe tomar en cuenta algunas consideraciones antes de realizar la instalacin, cuando de trabajo en red se trate, las cuales se analizaran a continuacin. 2.2 Requisitos del Sistema Considerando que el sistema puede trabajar como Servidor o Estacin de trabajo, a continuacin se mencionan los requerimientos de hardware y software. Requerimientos mnimos de hardware: Procesador compatible con Pentium. 256 MB de RAM mnimo. 180MB de espacio libre en disco duro. Monitor VGA o superior. Requerimientos mnimos de software (sistema operativo): Para el servidor: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003, Vista o superior. Estacin de trabajo o Monousuario: Microsoft Windows 98 o superior.

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2.3 Esquema de Licenciamiento Una vez instalado el sistema, opera sin necesidad de registro durante 30 das a partir de su instalacin, posterior a este periodo, se deber registrar para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION, el sistema slo operar para la empresa 1, sin poder personalizarlo con los datos de la misma. Entre las caractersticas ms importantes del esquema de licenciamiento estn: Una Licencia de uso ampara la instalacin del sistema en UN equipo o PC, el registro se realiza va Internet; de tal forma que al realizarlo queda registrado el nmero de serie del sistema Aspel, los datos de la empresa y un identificador del equipo donde se instal, este identificador est formado por elementos nicos de la computadora: disco duro, mother board, por mencionar algunos. Esto quiere decir, que no importa cuantas veces se instale o desinstale el sistema del equipo, mientras sea el mismo, se podr instalar el sistema sin problema alguno. Adems de los datos de la PC Slo se permite la instalacin y activacin del sistema en un segundo equipo por dao permanente del primer equipo en el que se haba activado. Si se realizan cambios de hardware como: disco duro, implica un identificador nuevo del equipo, por lo tanto se considera la activacin como si fuera otra PC. Por lo anterior, es de suma importancia que antes de realizar el proceso de activacin la persona responsable del sistema determine en cul de los equipos se generar el registro del sistema (proceso de Activacin), as como los datos de la razn social de registro. 2.4 Asistente de Instalacin Antes de realizar la instalacin del sistema se debe considerar:

IMPORTANTE!Dado que todos los sistemas de la lnea Aspel de nueva generacin (NOI 4.x, COI 5.x, SAE 4.0, PROD 2.0 y BANCO 3.0) trabajan bajo un entorno compartido de ciertos archivos, la primera instalacin de cualquiera de estos genera un Directorio de archivos comunes, al que de aqu en adelante se denominar DAC, es importante que este directorio quede perfectamente establecido para poder trabajar en red, no importa que de momento slo se tenga un sistema o no se cuente con licencias adicionales, ya que a ste debern acceder los usuarios de todos los sistemas. Para ello se debe: 1. 2. 3. Crear el "Directorio de Archivos Comunes" (DAC) del sistema, el cual se sugiere que sea C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel. Una vez creado el "DAC", se deber compartir su uso y asignarle una unidad lgica (por ejemplo, X:\). Llevar a cabo el proceso de instalacin tanto en el Servidor como en las Estaciones de trabajo, indicando en ambos casos como "Directorio de Archivos Comunes" la MISMA UNIDAD LOGICA creada (de acuerdo con el ejemplo, X:\).

No es necesario compartir el directorio de instalacin en el servidor, esto debido a que el sistema ser instalado de manera local en cada equipo an cuando se trate de una instalacin en estacin de trabajo-. Proceso de instalacin: a) Del disco de instalacin se debe elegir la opcin Instalar. b) InstallShield Wizard es el Asistente de instalacin de Aspel-SAE 4.0, el cual se muestra en la figura 2.4-2. Al iniciar el Asistente de instalacin, muestra una ventana de Bienvenida, para continuar con la instalacin debe dar clic en , para regresar y hacer cambios en la instalacin debe dar clic en y para salir . del asistente debe dar clic en Notas del asistente:


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Figura 2.4.1 Ejecucin del InstallShield Wizard

Figura 2.4-2 Asistente de Instalacin.

c)

Si cuenta con algn otro sistema Aspel, que opere bajo la misma modalidad de licenciamiento, aparecer un mensaje indicando que se deshabilitar el servicio de licencias Aspel durante la instalacin, figura 2.4-3.

Figura 2.4-3 Deshabilitando servicio de licencias Aspel.

d) Aparece la licencia de uso, al cual se debe leer detenidamente, si est de acuerdo con ella deber Aceptar haciendo clic en para continuar con la instalacin, o en caso contrario se dar clic en y el asistente terminar con el proceso de instalacin.



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Figura 2.4-4 Licencia de uso y garanta.

e) Elegir el tipo de instalacin, existen 2 tipos de instalacin del sistema, como lo muestra la figura:

Figura 2.4-5 Tipo de Instalacin.

Local o Servidor: Esta opcin se debe seleccionar si la instalacin que se desea ejecutar es completa y de manera local, es decir, cuando se trabajar el sistema en una sola PC (Monousuario) o si se trabaja en una red Cliente-Servidor se debe ejecutar nicamente en el equipo o computadora destinada como Servidor. Estacin de trabajo: Esta opcin se debe seleccionar slo si se tiene una red (LAN/WAN) y se est instalando en una Estacin de trabajo que se rea cliente del servidor de licencias Aspel. Es necesario que se haya realizado la instalacin previamente en la maquina Servidor de forma Local o Servidor.

Importante: En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red, es decir, que ms de un equipo vaya a acceder al sistema, es necesario que todas las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local (LAN). Para los equipos que requieran acceder al sistema pero que NO tienen conexin en red, se deber adquirir Licencias de Sistema base y no Licencias de usuarios adicionales. Para obtener mayor informacin sobre la instalacin en red, enlace de licencias y activacin del sistema, remitirse al archivo LEEME.TXT, Ayuda electrnica, Manual de referencia o a la Gua rpida de instalacin de los Notas del asistente:


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sistemas Aspel que se encuentra en el anverso de la Licencia de Uso, donde se incluyen tips importantes en la realizacin de estos procesos. f) Una vez que se ha elegido la forma de instalacin, aparecer una ventana con una serie de indicaciones referentes a la definicin del directorio de archivos comunes (DAC).

Figura 2.4-6 Informacin del trabajo en red.

g) Al dar clic en deber seleccionar el directorio de instalacin. El asistente propone como directorio de instalacin C:\ Archivos de programa\Aspel\AspelSAE 4.0, como se muestra en la Figura, si se desea instalar en una carpeta destino diferente se puede indicar con el botn .

Figura 2.4-7 Directorio de instalacin.

h) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). Es el directorio que contiene archivos necesarios para el funcionamiento de los sistemas Aspel, (tales como: empresaw.sae, la carpeta de datos, archivos de usuarios, entre otros), por lo que se debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red puedan tener acceso, sta servir para compartir la informacin del sistema entre todas las aplicaciones Aspel y estaciones de trabajo, Notas del asistente:


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tal como se indic en el punto 2.4, debe ser la unidad lgica del recurso compartido por el servidor; ejemplo X:\, incluso el propio servidor, se recomienda que las unidades lgicas de red sean homlogas.

Figura 2.4-8 Ruta del Directorio de Archivos Comunes ( AC)

Sin importar el tipo de instalacin elegida, el sistema se instala completamente en la PC y acceder al Directorio de Archivos Comunes (DAC) definido. i) Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarn los iconos de acceso al sistema desde la opcin Programas, para lo cual puede seleccionar el sugerido Aspel uno de la lista ya existente, como se muestra:

Figura 2.4-9 Seleccin del Grupo de programas.

j)

El asistente de instalacin comenzar a copiar los archivos requeridos por el programa y realizar las operaciones asignadas en el Asistente, incluyendo la configuracin del BDE Administrador.


Figura 2.4-10 Configuracin del BDE.


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Al terminar de configurar el BDE, el sistema levanta el servicio de licencias Aspel.

Figura 2.4-11 Levantando el servicio de licencias.

k)

Al trmino del copiado de archivos y para concluir con la instalacin, el asistente sugiere ver la informacin de ltimo momento e Iniciar Aspel-SAE 4.0, como se observa en la Figura 2.4-12. Es de suma importancia leer este documento pues tiene informacin que permite un mejor uso del sistema como: Diversos tips para instalar y operar el sistema en red. Una gua rpida de las nuevas caractersticas del sistema para que fcilmente se conozcan y puedan ser explotadas. Posteriormente se debe dar clic en el botn .

Figura 2.4-12 Fin de la instalacin.

2.5 Activacin del sistema Ruta de Acceso: Utileras / Activar Sistema. Despus de los 30 das del perodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACIN el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso al mismo en modo de slo lectura. Mientras no se haya realizado la activacin del sistema, en cada acceso desplegar un mensaje a manera de recordatorio indicando el nmero de das restantes para realizar el proceso de Activacin, tal como se muestra en la Figura 2.5-1. Debido a la importancia de la Activacin, al trmino de la instalacin se ejecutar automticamente el Asistente de Activacin, como se muestra en la Figura 2.5-1 o podr acceder a l desde el men Utileras / Activar sistema.



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Figura 2.5-1 Asistente de Activacin.

Para llevar a cabo el proceso de activacin ser necesario contar con una conexin a Internet , sta puede ser la de cualquier PC de la empresa (puede se una diferente en la que se est haciendo la instalacin) o incluso desde un caf Internet. Se tenga o no Internet en la PC, se debe elegir Activacin del sistema.

Figura 2.5-2 Mtodo para Activar el Sistema.

En la siguiente ventana se debe especificar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin. En caso de corresponder a una Actualizacin, el asistente solicitar el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la versin anterior.



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Figura 2.5-3 Indicar Nmero de serie y Cdigo de activacin del sistema.

Las siguientes dos ventanas corresponden a Datos de Registro del Cliente y es muy importante considerar que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema, los datos son obligatorios y deben ser capturados de manera ordenada y con informacin correcta ya que se utilizarn para cualquier aclaracin al respecto de la propiedad del sistema.

Figura 2.5-4 Datos de registro del sistema.


Figura 2.5-5 Datos de Registro del sistema.


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Nota: Los datos de registro del cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primer empresa registrada en el sistema. Posteriormente se presentan dos opciones y la eleccin de alguna de las dos depender de si se cuenta o no con una conexin a Internet para realizar la activacin: Activacin en lnea: Seleccionar esta opcin si el equipo donde se instal como local o servidor cuenta con una conexin a Internet, como se muestra en la Figura 2.5-6. Activar desde otro equipo: Se elige esta opcin si el equipo o computadora donde se va a activar el sistema no cuenta con conexin a Internet y se recurrir a un segundo equipo que si cuente con sta.

Figura 2.5-6 Peticin de Activacin en lnea del sistema.

Activacin en lnea En caso de haber elegido esta opcin, el asistente muestra las siguientes ventanas: a) Una pantalla de Resumen de informacin (Figura 2.5-7), donde se muestra la informacin capturada en las ventanas anteriores: Nmero de serie, Cdigo de activacin y Datos de Registro del cliente, con la opcin a regresar para modificarlos o dar un clic en el botn de Activar para finalizar con el registro y Activacin del sistema.

Figura 2.5-7 Resumen de informacin en la Activacin en Lnea.



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b) Se realiza la conexin con el Servidor Aspel para realiza la activacin del sistema, al finalizar mostrar una ventana donde se indica que se ha realizado con xito el proceso de Activacin, como lo muestra la figura 2.5-8.

Figura 2.5-8 Finalizacin del proceso de activacin.

En caso contrario enva un mensaje donde se recomienda intentar la activacin ms tarde. Activar desde otro equipo. En caso de haber elegido esta opcin, el sistema presentar: a) Del paso de la figura 2.5-5, el sistema presentar una ventana donde se debe indicar el nombre y la ruta donde se crear el Archivo de Peticin de Activacin (Figura 2.5-9). b) Este archivo tiene que ser transportado a otro equipo o computadora donde SI se cuente con una conexin a Internet, ya sea en la empresa o una computadora de un caf Internet, mediante un dispositivo de almacenamiento porttil (CD-RW, disquete, Memory Stick, etc.).

Figura 2.5-9 Creacin del Archivo de Peticin de Activacin.

c)

Una vez creado el Archivo de Peticin de Activacin, el asistente presentar una ventana de Resumen de informacin (Figura 2.5-10), donde se debe dar un clic en la opcin Guardar.



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Figura 2.5-10 Ventana de Resumen de informacin

d) Al terminar la generacin del archivo de peticin el sistema mostrar una pantalla con las instrucciones a seguir, para continuar con el proceso de activacin.

Figura: 2.5-11 Pasos a seguir para la activacin desde otro equipo.

e) Se deber acceder a la pgina www.aspel.com.mx/activacin y procesar el archivo, indicando la ruta donde se guard el archivo (unidad de 3 por ejemplo) para obtener as un Archivo de Respuesta de Activacin del sistema, el cual se deber descargar y transportar al equipo o PC donde se instal el sistema. f) Ya que se tiene el Archivo de Respuesta de Activacin para continuar con el proceso se debe acceder al Asistente de Activacin, desde el men Utileras/ Asistente de Activacin y seleccionar la opcin Procesar una Solicitud de activacin previa, donde solicitar la ruta del Archivo de respuesta de activacin, al indicarle la ruta el sistema valida los datos de ese archivo para poder realizar la activacin (Figura 2.5-12).



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Figura 2.5-12 Procesar archivo de respuesta.

g) Al finalizar, el sistema mostrar una ventana donde se indica que se ha realizado con xito el proceso de Activacin, como lo muestra la siguiente figura.

Figura 2.5-13 Finalizacin del proceso de activacin.

2.6 Configuracin del servidor Ruta de Acceso: Utileras/Servidor de Licencias En caso de que se vaya a trabajar el sistema en red -ya sea por uno o ms usuarios- se deber proceder a realizar la siguiente configuracin: Desde el equipo servidor, se debe acceder al men Configuracin/activar sistema la opcin Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales. En ese momento el servicio Licencias de usuarios Aspel se instalar e iniciar, esto podr consultarse desde panel de control/herramientas administrativas/servicio identificando el servicio denominado Licencias de usuarios Aspel.



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Figura 2.6-1 Activacin del servidor de licencias Aspel.

El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio Licencias de usuarios Aspel el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/Herramientas Administrativas/Servicios. Los servicios nicamente se encuentran disponibles en los sistemas operativos Microsoft Windows XP, 2000, NT, 2003, Vista o superior. Por ello, en el trabajo en red, el equipo que fungir como Servidor debe tener alguno de estos sistemas operativos. Tambin se puede monitorear el servicio, entrando al Panel de Control / Monitor de Licencias Aspel. El monitor de Licencias Aspel es una aplicacin independiente que permite Monitorear el servicio licencias de usuarios Aspel, ya sea del equipo o de la red completa, ya que si esta aplicacin detecta ms de un servicio corriendo en alguna PC de la red, presentar la informacin correspondiente. Tambin cuenta con una pestaa llamada Registro de Sucesos, donde se puede visualizar los eventos ocurridos al activar el servicio de licencias Aspel.

Figura 2.6-2 Monitor de Licencias Aspel.

Si el servicio ya est funcionando en el Servidor, debe permitir ejecutar en el mismo Servidor tantas sesiones de Aspel-SAE como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales. Es importante mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deber tener el estatus de Iniciado para que las Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema. Si el sistema No permite abrir tantas sesiones de Aspel-SAE como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales significa que el Servicio puede estar siendo interferido por algn tipo firewall, por lo que se recomienda agregar el servicio a las excepciones del firewall o verificar el antivirus. Notas del asistente:


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En caso de que se cuente con un Administrador de dominio o con un Administrador Novell se deber a ingresar a las propiedades del servicio de licencias de usuarios Aspel y asociar la cuenta de un usuario Administrador en la pestaa de Iniciar sesin, como se muestra en la siguiente imagen.

Figura 2.6-3 Propiedades del servicio Licencias de usuarios

Es importante mencionar que el servicio para poder funcionar correctamente requiere de tomar el control de un archivo que controlar el acceso de los usuarios al sistema denominado con el nmero de serie y con extensin CTL, y se ubica en el directorio de archivos comunes en el subdirectorio Sistemas Aspel/nombre del sistema. Es por ello que en el servidor al momento de compartir el DAC se debieron asignar los permisos de acceso necesarios. Una manera sencilla de poder direccionar el DAC a otra ruta se puede realizar desde el men configuracin/directorio comn Aspel con la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes. Por ejemplo, si al direccionar el DAC mediante la unidad de red el Monitor de Licencias Aspel no encuentra el servicio se podr probar cambiando el acceso al DAC de manera local, y en caso de que el monitor de licencias Aspel si encuentre el servicio esto indica que hace falta asignar los permisos de acceso al compartir el DAC en el equipo servidor. NOTA: El servicio nicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor. 2.7 Directorio Comn Aspel Ruta de Acceso: Utileras / Directorio comn Aspel El directorio de archivos comunes (DAC) tiene una estructura definida que NO debe modificarse bajo ninguna circunstancia o se podr afectar el funcionamiento de los sistemas o hasta impedir su ejecucin. Este directorio puede ubicarse en el equipo servidor o en cualquier otro equipo que as se disponga, y puede moverse o cambiarse en cualquier momento, para ello los sistemas Aspel cuentan con un asistente el cual gua paso a paso durante el proceso, y permite realizar dos operaciones: Crear un nuevo DAC o direccionar hacia otro DAC existente.



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Indica, cuales equipos estn utilizando el DAC.

Genera un archivo .log con el registro de los eventos, el cual se visualiza con el icono de la impresora, (Detalles).

Figura 2.7-1 Asistente para cambio de DAC.

Cuando se hace clic en Quines utilizan este directorio? El sistema verifica quienes estn utilizando este directorio y mostrar una ventana con la informacin de los equipos, la opcin Bitcora de eventos, presenta una lista de archivos Log que contienen una bitcora de las operaciones realizadas en este asistente.

Figura 2.7-2 Lista de equipos que utilizan el DAC y bitcora de eventos.

En la siguiente ventana se encuentra el Paso 1, el cual consiste en seleccionar entre: Seleccionar otro directorio de archivos comunes: Sirve para seleccionar un DAC ya existente y hacer el direccionamiento. ste consiste en direccionar accesos directos, y las etiquetas del registro de Windows hacia el nuevo directorio. El sistema valida que contenga la estructura original o de lo contrario no permitir el cambio Crear un nuevo directorio de archivos comunes: Con esta funcin se realiza una copia del DAC actual al directorio especificado, haciendo el correspondiente direccionamiento de accesos directos, y etiquetas del registro de Windows.



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Crear un nuevo DAC / Seleccionar otro DAC La opcin para crear un nuevo DAC solicitar un directorio vaco donde se copiarn los directorios y archivos a la nueva ubicacin. A continuacin se explica el procedimiento para realizar este proceso:

Figura 2.7-4 Paso 1 del asistente.

En el siguiente paso se deber indicar la ruta del nuevo DAC.

Figura 2.7-5 Seleccin de ruta para el

En caso de que en el directorio indicado para el DAC, no existieran los datos necesarios, el sistema mandara un mensaje como el siguiente:

Figura 2.7-6 Validacin de la estructura en el cambio de DAC.

En cualquiera de las dos opciones, al final se presentar una ventana (como la de la figura 2.7-7), la cual indica una bitcora de las tareas que se realizaron durante este proceso. Notas del asistente:


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Figura 2.7-7 Finalizacin de cambio/creacin de nuevo DAC.

Algunas de las operaciones que realiza el sistema al crear un DAC nuevo son: Actualizacin del directorio "Asistente" Actualizacin del directorio "Aspel-AL" Actualizacin del directorio "Aspel-Internet" Actualizacin del directorio "Centro de asistencia" Actualizacin del directorio "Comprobantes" Actualizacin del directorio "Extensiones" Actualizacin del directorio "Informacin de sistemas" Actualizacin del directorio "NetDir" Actualizacin del directorio "Perfiles" Actualizacin del directorio "Sistemas Aspel" Se redireccionaron los conos Se actualiz el registro de Windows Se actualizaron todos los accesos directos 2.8 Configuracin del BDE Administrador

Ruta de Acceso: Inicio / Panel de Control / BDE Administrador y/o con el icono Al ser instalado Aspel-COI 5.5, se instala conjuntamente una copia del BDE (Borland DataBase Engine) para permitir el uso de diferentes tipos de formatos de base de datos, esta aplicacin se almacena en el mismo directorio donde se instala el sistema. De forma predeterminada, el sistema trabaja con archivos en formato Paradox y por esa razn utiliza el BDE para leer informacin como la versin de Paradox, el Langdriver, entre otros. Cuando se realiza la instalacin del sistema, adems de copiar los archivos y drivers necesarios para el manejo de bases de datos en diferentes tipos (Paradox, Dbase, etc.) y se realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin del equipo.



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Ruta del NETDIR

Figura 2.8-1 Configuracin del BDE Administrador.

En el registro de Windows se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta donde tiene que ejecutar el BDEAdmin, la ruta es: HKEY_LOCAL_MACHINE / Software / Borland / Database Engine, se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensin .dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias. Si se detecta una instalacin previa slo se actualizarn las versiones de los drivers. Si se utiliza la base de datos en tipo Paradox se debe verificar que dentro del BDE en la pestaa Configuration, en las opciones Configuration / Drivers / Native / Paradox, el parmetro llamado NETDIR, est direccionado a una carpeta que exista y tengan acceso en todas las estaciones de trabajo. NOTA: A partir de las nuevas versiones No es necesario indicar una carpeta comn a todos los sistemas, pero si es necesario que el directorio al que hace referencia exista en el directorio especificado, por lo que si se desea puede direccionarse hacia la carpeta NetDir dentro del DAC. 2.9 Paradox en red Paradox usa un sistema de semforos para informar a otras aplicaciones o instancias de programas que ciertos registros estn siendo usados por otro usuario, en comparacin con otros sistemas como DBase que marcaba fsicamente los registros que estaban en uso, Paradox crea unos archivos en los que se registran los usuarios en uso, as como los registros bloqueados. En esta seccin nos centraremos en el protocolo de bloqueos de la versin del BDE 4.0 que acompaa a los sistemas. Paradox crea el archivo PDOXUSRS.LCK en cada directorio donde una aplicacin este accediendo a tablas, este archivo regula el acceso concurrente a las tablas, este archivo apunta y se registra en el PDOXUSRS.NET que contiene la informacin de todos los usuarios o aplicaciones que acceden a un directorio. El BDE necesita un directorio para la creacin de tablas temporales y otros usos, para ello en el llamado "Directorio privado", que es donde se crean los archivos PDOXUSRS.LCK y PARADOX.LCK lo cual evita que otros programas accedan a ese directorio. 2.9.1 Protocolo de bloqueos Paradox anota los registros bloqueados de las tablas en el archivo de bloqueos PDOXUSRS.LCK, en este archivo se controlan los accesos a diferentes tablas y por distintos usuarios, cuando un usuario intenta bloquear un registro verifica en el archivo y comprueba que otro usuario no lo tenga bloquead, en caso de que este libre escribe su bloqueo, impidiendo que otros lo hagan, cuando el registro es liberado, se actualiza su estado en PDOXUSRS.LCK. Notas del asistente:


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Cuando varios usuarios intentan leer y escribir en una misma tabla dentro de un entorno de red, todos deben realizar sus bloqueos por medio del archivo PDOXUSRS.NET que a su vez mantiene una relacin con los archivos *.LCK. Un error comn al instalar los sistemas en red, es que las aplicaciones no apuntan al mismo archivo *.NET, creando un desconcierto en el BDE y como resultado que los bloqueos no se realicen. Dentro del archivo .NET, tambin se guarda otro tipo de informacin, como nmero y nombre de usuarios conectados. Cuando se intenta acceder a una tabla Paradox el BDE busca el archivo PDOXUSRS.NET, si no lo encuentra crea uno, continuando con el proceso de arranque. Si el BDE encuentra un archivo .NET pero est apuntando a otro directorio, nos muestra el mensaje de "Mltiple net files in use", generando una excepcin impidiendo la carga del BDE. Si no hay errores, crea los archivos *.LCK en el directorio privado, si encuentra archivos, genera la excepcin y no se carga el BDE. En resumen podramos decir que el archivo .NET gobierna los directorios y los archivos *.LCK. 2.9.2 Correcta inicializacin Para evitar errores en la inicializacin de sistemas Aspel en red se deber haber comprendido el mecanismo de bloqueos de Paradox. Los sistemas Aspel crean archivos LCK en diversos directorios y en diferentes momentos, entre ellos en el directorio de Perfiles al antes de mostrar el dilogo Abrir empresa, en el directorio NetDir al momento de indicar la clave de usuario y en el directorio de datos al ingresar al sistema en algn mdulo. Los archivos LCK se crean y mantiene durante el uso de las tablas en formato Paradox y se eliminan automticamente al cerrar las tablas correspondientes. Si se cierra de manera anormal un sistema Aspel es probable que se requiera eliminar estos archivos para acceder nuevamente al sistema.



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3.

GENERALES

3.1 Definicin El sistema Aspel-SAE 4.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 das posteriores a la instalacin, al trmino de ste perodo, deber ser Registrado para que pueda ser utilizado y personalizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION el sistema slo operar para una empresa sin poder personalizarlo; sin embargo, despus de los 30 das del perodo de gracia y en caso de no realizar la ACTIVACION, el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso nicamente en modo de consulta. 3.2 Cmo empezar a trabajar con Aspel-SAE? Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa SAEWIN.EXE, y se puede hacer de diferentes maneras: A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio, Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el sistema, Desde la opcin Inicio/ Ejecutar, Mediante el icono creado en el grupo de programas. 3.3 Abrir empresa Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa o con el botn .

La versin de Aspel-SAE 4.0 permite trabajar hasta con 99 empresas y el usuario no tiene que solicitar la asignacin de claves de alta para personalizar la razn social de la empresa, stas se podrn personalizar o hacer uso de ellas nicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO. Despus de ejecutar el programa se muestra el dilogo de Abrir empresa, como se muestra en la Figura 3.3-1, en donde se debe seleccionar la empresa a trabajar, posteriormente capturar el usuario y la contrasea para poder acceder a la empresa.

Empresas Registradas

Cuando se acaba de instalar el sistema por default al usuario Administrador, se le asigna la Clave de acceso ASPEL1 o con . Figura 3.3-1 Dilogo de Abrir empresa.



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Al entrar al sistema mostrar una ventana como la siguiente:

Figura 3.3-2 Ventana principal de Aspel-SAE 4.0

3.4

Cambio de Directorio y Fecha Ruta de Acceso: Archivos/ Cambio de periodo o con el botn .

El sistema muestra el dilogo de la Figura 3.4-1, el cual permite asignar el directorio de trabajo y la fecha con la que se va a trabajar. Es recomendable que este directorio siempre sea el mismo y que contenga todos los formatos para reportes (archivos con extensin *.fto y .qr2, como son las facturas, remisiones, pedidos, etc.). Adicionalmente se podr indicar el formato de base de datos en que se encuentra la informacin (Paradox, DBase, MS-SQL, ORACLE), en caso de que sea necesario se podr indicar el alias que se est utilizando para esa base de datos.

Figura 3.4-1 Cambio de Directorio, Fecha y Formato de base de datos.

Posteriormente, el sistema sugerir que se realice el respaldo, la notificacin se presentar dependiendo de la periodicidad que se defina en el dilogo de la figura 3.4-2.



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NOTA: Es importante que se realicen respaldos peridicamente, como medida de seguridad por la informacin que se captura, lo recomendable es que se realice diariamente o dependiendo de la cantidad de informacin que se capture.

Figura 3.4-2 Sugerencia de generacin de Respaldo.

3.5

Cerrar Empresa .

Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa o con el botn

Esta opcin trabaja en conjunto con Abrir empresa, ya que para cambiarse de empresa es necesario Cerrar la empresa actual, de lo contrario la opcin Abrir empresa estar inactiva. Se puede ejecutar desde la ruta de acceso antes mencionada y gracias a esta funcin no es necesario salir del sistema para cambiar de una empresa a otra. 3.6 Operaciones de Aplicacin General

En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rpido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada men o mdulo que integran el sistema. A continuacin se presentan los iconos ms comunes, as como su descripcin: Icono Descripcin Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se encuentre. Tambin se puede activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas +

Agregar

.

Modificar

Este botn permite modificar la informacin que haya sido capturada con anterioridad dentro del catlogo en el que se encuentre. Tambin se puede modificar informacin dando doble clic en el registro o ubicndose en el registro y oprimiendo la tecla . Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si se desea cancelar la operacin. Tambin se pueden eliminar registros oprimiendo las teclas + . No todas las consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos. Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas que se indiquen en el filtro. Tambin se puede activar la bsqueda oprimiendo la tecla

Eliminar

Buscar

de funcin . Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se puede activar esta opcin oprimiendo la tecla de funcin . Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro, as como restaurar despus de haber usado la funcin de Buscar. Tambin se puede restaurar informacin oprimiendo la tecla de funcin .

Filtrar

Restaurar



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Copiado Especial

Exportacin

Imprimir

Preparar

Publicar Exportar a Palm

Esta opcin permite enviar la informacin de una consulta del sistema a una hoja de clculo, para su uso y manipulacin en dicha herramienta. Adems, en el momento en que se haga un cambio en el sistema, en la hoja de clculo se identifica y actualiza, de esta manera, la informacin se mantendr actualizada en todo momento y con el menor esfuerzo. Esta funcin permite transportar y convertir los datos de diversas consultas del sistema en archivos ASCII, D'base, Lotus 123, Excel, Paradox e Internet (html) mediante una copia. De esta manera, podr hacer uso de la informacin en el formato indicado. Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes que da el sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la informacin puede ser seleccionada y ordenada de acuerdo a las necesidades. Esta funcin permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web contratado con el servicio Infoweb, este proceso se debe ejecutar cada vez que se desee publicar una consulta. Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas, y es posible que esta funcin se realice de manera automtica despus de la preparacin de la informacin. Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm , o en formato Microsoft Excel.

Es importante familiarizarse con estos iconos, ya que durante el desarrollo del contenido de este curso, slo se har mencin del nombre del comando sin indicar grficamente el icono. 3.7 Datos de la Empresa Ruta de Acceso: Utileras / Datos de la Empresa

Mediante esta opcin se podrn dar de alta las empresas as como modificar datos de las que ya estn dadas de alta, se debe recordar que a partir de esta versin, el sistema contara con 99 empresas disponibles para dar de alta sin necesidad de tener instalado un centinela en cada equipo. Los datos que se podrn capturar son: Razn social. Direccin. Registro Federal de Contribuyentes. Registro Estatal. Como se observa en la figura 3.7-1



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Figura 3.7-1 Alta y Cambios de los datos de las empresas.

Se podrn dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento que el usuario lo dese sin requerir tener claves de alta o realizar tramites para hacer un cambio de razn social en las empresas dadas de alta en el sistema. 3.8 Salir Ruta de Acceso: Archivos / Salir con el icono La opcin salir permite terminar la sesin del sistema. 3.9 Activar Sugerencias Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Activar Sugerencias. .

Siempre que se ingrese al sistema se desplegar una ventana de sugerencias, la sugerencia ser tomada al azar del Catlogo de Sugerencias del sistema. Si por alguna causa se deshabilit dicha opcin se puede volver a configurar. Apareciendo la siguiente ventana:

Figura 3.9-1 Ventana de Sugerencias.



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3.10 Modo alterno de captura Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Modo alterno de captura. Activar el modo alterno de captura permite, dentro de las ventanas de captura, desplazarse de un campo a otro con la tecla , la cual realizar la misma funcin que la tecla .

Si no se activa el modo alterno de captura, para desplazarse de un campo a otro dentro de las ventanas de captura se debe oprimir la tecla , y la tecla servir para aceptar los datos capturados.

3.11 Personalizacin de la Barra de Herramientas La personalizacin de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante un Icono, lo cual es ms prctico que activar alguna funcin o procedimiento mediante el men, solamente se puede personalizar la barra de herramientas dentro de un mdulo.Agrega el icono seleccionado a la barra de herramientas Elimina el icono seleccionado de la barra de herramientas Restaura los iconos predeterminados Inserta separaciones entre iconos Figura 3.11-1 Personalizacin de Barra de Herramientas.

Barra de iconos actual Iconos disponibles para adicionar en la Barra de herramientas

Descripcin de la funcin del icono seleccionado

3.12 Teclas de Acceso Rpido La funcionalidad de las teclas de acceso rpido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el mouse. Cada funcin del men tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha funcin. Archivos Mdulos Utileras Ventana Ayuda

+

+

+

+

+



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Otras Teclas de acceso rpido de uso general son: Abrir Ventanas de Captura Cerrar Ventanas de Captura Cerrar un catlogo Despliegue de Catlogos Cerrar el Sistema

+

+

+

Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogacin y al presionarlos despliegan la informacin del catlogo que se haya accedido; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla . 3.13 Calculadora Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultar muy til ya que esta podr ser invocada prcticamente desde cualquier parte del sistema con la tecla . Regularmente esta aparecer estando en cualquier campo donde se manejen cifras que puedan representar cantidades altas, por ejemplo en clientes y proveedores, en el saldo, en los campos libres numricos, en el % de descuento; en inventarios se puede encontrar en volumen, peso, factor entre unidades, unidad de empaque, costos, precios, etc. Y desde luego en las compras y facturacin.

Permite indicarle la cantidad de decimales que se van a ocupar (Hasta 5). Permite pasar las cantidades resultantes al campo desde donde fue invocada.

Figura 3.13-1 Calculadora del sistema Aspel-SAE 4.0



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3.14 Mdulos del Sistema El sistema Aspel-SAE 4.0 est formado por los siguientes mdulos. Mdulo Clientes y Cuentas por Cobrar. Facturas y Vendedores. Inventarios y Servicios. Proveedores y Cuentas por Pagar. Compras. Estadsticas. S@E Comercio Electrnico. Infoweb. Icono



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4.

CONFIGURACIN

4.1 Definicin La configuracin es la capacidad que debe tener cualquier sistema de poder cambiar su forma de trabajo para poder adaptarse a situaciones y formas de trabajo especficas. Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar. Creacin o traduccin de archivos de datos Definicin de Parmetros del sistema. Creacin de perfiles de usuario. 4.2 Parmetros del Sistema Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin

Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que puede trabajar el sistema, las cuales pueden ser modificadas para una operacin ms adecuada a las necesidades de cada empresa. Estos parmetros afectan directamente al funcionamiento del programa, los datos de la empresa, los catlogos de inventarios, compras, facturas, cuantas por cobrar y por pagar, as como el manejo de Multimoneda. 4.2.1 Datos de la empresa Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema/ Datos de la empresa Esta opcin permite modificar los datos de la empresa como son: Razn social. Direccin. Registro Federal de Contribuyentes. Registro Estatal. Los datos que aqu se capturan son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro del sistema.

Figura 4.3-1 Configuracin de datos de la empresa.



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Se puede incluir el logotipo de la empresa para poder identificar fcilmente la empresa que se est configurando. Tambin se podr indicar una direccin fiscal ms detallada, esta definicin debe realizarse, en caso de que se emitan Comprobantes Fiscales Digitales (Facturas Electrnicas). 4.2.2 Parmetros generales Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono Esta parte contiene una serie de parmetros que afectarn de forma general el funcionamiento del sistema, a continuacin se explica cada uno de ellos.

Figura 4.2.2-1 Configuracin de parmetros generales.

Redondeo de Montos No importa los montos que se hayan indicado, stos se redondearan al entero inmediato anterior o superior, segn sea el caso, al momento de totalizar compras o ventas. El sistema mantiene los montos tal y como fueron capturados, respetando los decimales en compras o ventas. Redondeo de costos Al grabar los datos de costos de los productos, independientemente de lo indicado en las compras o movimientos al inventario, los valores de costos se redondearn al entero inmediato anterior o superior, segn sea el caso. De tal manera, que el nuevo valor sea que se almacene en el detalle de inventarios. Los datos de costos no se redondearn y tal como se indiquen se grabaran en los productos. Caracteres Compatibles con SAE DOS Interpretar los caracteres que provienen de SAE DOS (p. Ej. Las letras acentuadas). Los acentos u otros tipos de caracteres se presentaran con caracteres ASCII. Polticas de descuento Al momento de realizar una venta, se revisarn las polticas de oferta activas, se aplicarn y calcular el precio de los productos a partir de las mismas. Los precios de los productos no se afectarn por las polticas activas, an cuando haya polticas que afecten a los productos que se estn vendiendo. Notas del asistente:


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CxC Cliente Mostrador Se tendr el manejo de un cliente MOSTR para las cuentas por cobrar y en ste se guardaran las ventas hechas a los clientes ocasionales que no estn registrados en el Catlogo de Clientes. El sistema no registra en cuentas por cobrar las ventas de los clientes ocasionales. Multimoneda El sistema activar todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en diferentes monedas, adems de la moneda base. El sistema no presentar activos las opciones, campos y procesos que permitan trabajar con una moneda diferente a la base. Solicitar tipo de cambio Al momento de entrar a un mdulo del sistema, se presentar el catlogo de monedas para realizar las modificaciones del tipo de cambio. La captura del tipo de cambio se debe hacer entrando al men correspondiente en cada modulo. Mostrar Imagen en Consulta El sistema activa un fondo en todas las consultas del sistema. El sistema muestra las consultas con el fondo en color blanco. Globales Esquema de Impuestos Descuento Comercial Cajn de Dinero Cajn Instalado Puerto Secuencias COI Nmero de Empresa COI Se debe indicar el nmero de empresa de Aspel-COI con la cual se establecer la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la informacin de las plizas se registren en la empresa correcta. Se indica que se tendr instalado un cajn de dinero en el modulo de recepcin de pagos. No permite definir los siguientes parmetros solicitados. Indica el nmero de puerto en el que conectar el cajn. Escribir 0 equivale a no usar cajn. Recuerde que los LPT son puertos paralelos y los COM son seriales. En caso de que el dispositivo requiera de alguna secuencia especial, es necesario definir el valor ASCII de cada campo (apertura, inicio y confirmacin). El esquema de impuestos que se asigne en este campo ser sugerido al momento del alta de productos. Asimismo, en el alta de los documentos del mdulo de Facturas y Compras. El porcentaje indicado en este campo ser sugerido al momento de agregar clientes.

Ruta de Acceso para Datos Especfica la ruta donde se encuentran y almacenarn los archivos de datos de la empresa, en esta ruta se registrarn los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa. Adems, se puede definir el formato (Paradox, MS sql, por ejemplo) en que se encuentra la base de datos que se est leyendo y un alias, el cual es muy comn utilizar cuando la base se encuentra en un formato de tipo clienteservidor. Notas del asistente:


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4.2.3 Clientes y CxC Ruta de Acceso: Utileras/ Parmetros generales / icono En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de clientes y CxC.

Figura 4.2.3-1 Configuracin de Clientes y CxC.

a) Generales Clave Secuencial El sistema le asignar un nmero consecutivo a un nuevo cliente. Esta opcin se recomienda en el caso de hacer una asignacin personal de las claves, como por ejemplo: En el caso de manejar claves de clientes que contengan letras y nmeros. Das comerciales de crdito Al momento de agregar un nuevo cliente, el sistema propone los das de crdito definidos en este parmetro, aunque se pueden cambiar. Cuentas por Cobrar Integrado Al momento de hacer una factura, el sistema genera automticamente una cuenta por cobrar al cliente. Al hacer una factura, slo se graba el documento de venta y no se realiza la afectacin a cuentas por cobrar, por lo que para ello, es necesario ejecutar un proceso de actualizacin de Facturas a Cuentas por cobrar. Contra documento Se relacionan los movimientos de cargo con sus respectivos abonos utilizando como referencia el nmero de de documento. El sistema totaliza los cargos y abonos , considerando la fecha de aplicacin e ignorando los nmeros de documentos, bajo esta forma de trabajo, por ejemplo, el sistema indicar lo que debe un cliente pero no podr indicar Cundo le queda pendiente de cobro de la factura 1520?.

Contra saldo



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Nmero de Concepto Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base, es probable que exista una fluctuacin cambiaria para ello se implement en el sistema un Proceso de Ganancia Cambiaria ajuste cambiario, el sistema genera automticamente un movimiento por este concepto en caso de alza en los tipos de cambio, el sistema sugiere el concepto 19. Perdida En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automticamente un Cambiaria movimiento por este concepto, el sistema sugiere el concepto 20. Folios Si en las cuentas por cobrar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe activar esta opcin, con lo que: al dar de alta un movimiento de CxC de tipo abono con referencia-, se habilitar la casilla "Aplicar folio", con lo que se indica que para ese movimiento se le debe aplicar un folio que podra ser consultado ms tarde. Lo cual permite una seriacin y mejor seguimiento a los movimientos. No se presentarn activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar un movimiento de CxC no se asignan folios. Fecha de Cierre de Documentos Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algn movimiento de CxC sobre los documentos con una fecha anterior a la aqu indicada, por ejemplo, si se requiere restringir el registro de operaciones sobre los documentos generados en el ao o mes anterior al actual. b) Campos del usuario

Figura 4.2.3-2 Campos libres del usuario.

Campos del Usuario Campos alfanumricos Campos numricos El sistema cuenta con tres campos libres alfanumricos, es esta seccin se indica el nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el catlogo de clientes. El sistema cuenta con tres campos libres numricos, es esta seccin se indica el nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el catlogo de clientes.



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4.2.4 Proveedores y CxP Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono .

En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de Proveedores y CxP.

a) Proveedores Clave Secuencial El sistema le asignar un nmero consecutivo a un nuevo proveedor. Esta opcin se recomienda en el caso de hacer una asignacin personal de las claves, como por ejemplo: En el caso de manejar claves que contengan letras y nmeros. Cuentas por Pagar Integrado Al momento de hacer una Compra, el sistema genera automticamente una cuenta por pagar al proveedor. Al hacer una compra, slo se graba el documento de compra y no se realiza la afectacin a cuentas por pagar, por lo que para ello, es necesario ejecutar un proceso de actualizacin de Compras a Cuentas por pagar. Nmero de Concepto Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base, es probable que exista una fluctuacin cambiaria para ello se implement en el sistema un Proceso de Ganancia Cambiaria ajuste cambiario, el sistema genera automticamente un movimiento por este concepto en caso de baja en los tipos de cambio, el sistema sugiere el concepto 19. Perdida En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automticamente un Cambiaria movimiento por este concepto, el sistema sugiere el concepto 20. Folios Si en las cuentas por pagar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe activar esta opcin, con lo que: al dar de alta un movimiento de CxP de tipo abono con referencia-, se habilitar la casilla "Aplicar folio", con lo que se indica que para ese movimiento se le debe aplicar un folio que podra ser consultado ms tarde. Lo cual permite una seriacin y mejor seguimiento a los movimientos. No se presentarn activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar un movimiento de CxP no se asignan folios. Notas del asistente:

Figura 4.2.4-1 Configuracin de proveedores y CxP.


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Fecha de Cierre de Documentos Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algn movimiento de CxP sobre los documentos con una fecha anterior a la aqu indicada. Pestaa Campos del usuario b) Campos del Usuario El sistema cuenta con tres campos libres alfanumricos, es esta seccin se indica el Campos nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el alfanumricos catlogo de proveedores. El sistema cuenta con tres campos libres numricos, es esta seccin se indica el Campos nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el numricos catlogo de proveedores.

4.2.5 Inventarios Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / icono .

En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de inventarios:

Figura 4.2.5-1 Configuracin de Inventarios.

a) Inventarios Integrado a Facturas Al elaborar una remisin o factura realizarn los movimientos de salida del inventario y disminucin de existencias automticamente. Al no tener activada la opcin, el sistema slo graba el documento ya sea la remisin o factura y no realiza afectacin alguna al mdulo de inventarios. Integrado a Compras Al elaborar una compra se realizarn los movimientos de entrada al inventario e incremento de existencias automticamente. Al no tener activada la opcin, el sistema slo graba el documento de Compra y no realiza afectacin alguna al mdulo de inventarios. Notas del asistente:


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Cambio a existencias Esta opcin activa los campos de existencias para que sean modificadas manualmente, en caso de manejar multialmacn, los campos que se activan son los ubicados en la consulta de multialmacn. Esta opcin no permite acceder a modificar los campos de existencias para que sean modificadas, lo cual protege la informacin, as las existencias estarn respaldadas por un movimiento de entrada o salida del almacn. Digito Verificador Al estar capturando claves de productos, es decir, dar de alta productos, se agrega una dgito al final de la clave capturada con la finalidad de evitar se digiten claves similares. El sistema no calcula dicho digito verificador y deja la calve tal y como fue capturada. Multialmacn Se activan en el sistema todos los campos y opciones que permiten el control de los productos y sus existencias en hasta 99 almacenes o bodegas. En caso no activar este parmetro los productos se controlan en una consulta llamada de Inventarios y servicios. No. de conceptos para movimientos en traspaso En el caso de traspaso entre almacenes, en este campo se debe indicar el concepto de Entrada movimientos al inventario con el que se registrar la entrada en el almacn destino. En este campo se debe indicar el concepto de movimientos al inventario con el que se Salida registrar la salida en el almacn origen. Decimales Se indica la cantidad de decimales que se manejaran para las cantidades de existenciasrelacionadas con los inventarios. Se pueden manejar hasta 5 decimales. Grupo de Productos / Configuracin de las leyendas Permite definir las leyendas que identifican a los subgrupos en los inventarios, los datos aqu indicados se presentarn en todo el sistema, al capturar, filtrar, al emitir Seccin1 y 2 reportes, etc. Por ejemplo, Talla y color, en el caso de ropa, tamao y color en el caso de calzado, etc. b) Movimientos la Inventario


Figura 4.2.5-2 Pestaa Movs. al inventario.


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Formato para movs. al Inventario El formato que aqu se indique ser el que el sistema sugiera al momento de grabar un

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