S01-IntroduccionalaGestiondeProyectos

Introducción a la Gestión de Proyectos

Semana 1

Motivación

Bienvenido al fascinante mundo de la gestión de proyectos. La mejor forma de

iniciarlo es que pongas atención a los siguientes conceptos que te brindaremos a partir de esta semana. Una buena base conceptual asegura que inicies con pie derecho en el proceso de convertirte en

un buen gerente de proyectos.

Tu instructor

Al finalizar este tema aprenderás:

Qué es un Proyecto Qué es la Gestión de Proyectos y el Rol del Gerente de

Proyectos La Gestión de Proyectos como un habilitador del PEE Por qué fracasan los proyectos Las 5 fases del proceso de Gestión de Proyectos

Objetivos

1. Enfoque General del Curso

2. Definiciones Básicas

3. Gestión de Proyectos y el PEE

4. Razones de fracaso de los Proyectos

5. Las 5 fases del Proceso de Gestión de Proyectos

Índice






Índice

Qué es un Proyecto Qué es la Gestión de Proyectos


Definición de Proyecto

2. Definiciones BásicasPr

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• Es un esfuerzo o emprendimiento TEMPORAL

• Tiene un inicio y un fin claramente definidos

• Genera, produce o entrega:• Un Producto UNICO o• Un Servicio UNICO o• Un Resultado UNICO

• Se logran los resultados de forma GRADUAL



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No importa si el proyecto está sufriendo cambios constantes en la fecha de fin del proyecto

No importa si la fecha de proyecto es una fecha poco creíble o difícil de cumplir

Sigue siendo temporal si dura 5 años o si dura 3 semanas



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Cuando se logran los objetivos por los que fue iniciado

Cuando se establece que debe ser cancelado o dado de baja porque ya no es capaz de lograr sus objetivos o porque ya no existe la necesidad que hizo emprender el proyecto.

El fin de un proyecto suele estar determinado por:



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• Genera, produce, entrega, habilita un producto, resultado o servicio UNICO :

Un Producto: Sistema Web, Nuevo Smartphone

Un Servicio: Flujo de Cesión de Créditos, nuevo proceso electoral municipal

Un Resultado: Informe Anual de Auditoría, Campaña Publicitaria, Estudio de Mercado.

Nota: En adelante en lugar de mencionar a los 3 en explícito sólo mencionaremos “el Producto del Proyecto” a fin de abreviar.



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• Se logran los resultados de forma GRADUAL Generalmente el trabajo del proyecto se suele dividir

por Fases o por Etapas Cada Fase o cada Etapa representa un nivel

evolutivo de lo que será el producto final del proyecto Una de las razones por las que se tienen Fases o

Etapas en el proyecto es porque muchas definiciones o información básica para producir el producto final del proyecto van llegando de forma progresiva al proyecto y no necesariamente se cuenta con toda la información desde el inicio.

Diferencias entre Proyecto y Trabajo Operativo


Proyecto Trabajo Operativo

• Esfuerzo Temporal

• Crea un resultado único

• Esfuerzo Permanente

• Crea un mismo resultado

Gerencia de Proyectos

Gerencia de Operaciones

Qué es un Proyecto Qué es la Gestión de Proyectos


Definición de Gestión de Proyectos


GESTIÓN DE PROYECTOS

Conocimientos

Habilidades

Técnicas

Herramientas

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Objetivo …

Gerente de Proyecto aplica sus

Sobre las actividades y necesidades del Proyecto

Para cumplir con los Objetivos del Proyecto



Conocimientos Habilidades Técnicas Herramientas

• Del sector de Banca, de Manufactura, etc.

• De la Cultura o de las Normas de la Empresa donde labora

• De Contabilidad, de Publicidad, etc.

• Liderazgo• Negociación• Comunicación• Asertividad• Trabajo bajo presión• Empatía, etc.

• Gestión de conflictos• Negociaciones efectivas• Compresión de

Cronogramas• Evaluación de

Desempeño• Evaluación y Selección

de Proyectos, etc.

• SW para proyectos• Plantillas para

Cronogramas• Formularios para

registros de desempeño, avances, etc.



Producto del

Proyecto

Cuando se cumplen los Objetivos del Proyecto se alcanza o se logra el PRODUCTO del Proyecto

No puede haber parte del Producto Final del Proyecto que no esté reflejado en los objetivos que se definieron para el proyecto.

Importante: Siempre debe cumplirse esta linealidad entre Objetivos del Proyecto y el Producto que entrega el Proyecto

Nota: No olvidemos que en este curso cuando decimos “producto del proyecto” nos referimos en general al resultado, producto o servicio que el proyecto debe lograr al final del mismo.



Gestionar un Proyecto

• Identificar requisitos.

• Gestionar las expectativas, ideas, necesidades, inquietudes de los interesados.

• Mantener en equilibrio las restricciones contrapuestas referidas a:

• Alcance (¿Qué debe lograr el proyecto?)• Cronograma (¿En qué plazos?)• Presupuesto (¿Bajo qué presupuesto?)• Calidad (¿Con cuáles requisitos de aceptación?)• Riesgos (¿Qué eventos pueden impactar al

proyecto?)• Recursos (¿Qué habilidades se requieren?)

También implica…






Índice

Plan

Estratégico

Portafolios

Programas

Proyectos


Por lo tanto el contexto más amplio en el que se desenvuelven los proyectos en una Organización es su respectivo Plan Estratégico. La ejecución de Proyectos hace que se “cristalicen” los Objetivos Estratégicos de la Organización. Es por ello que es importante una metodología adecuada para gestionar los proyectos de la organización.

Habilitadores Habilitadores






Índice

4. Razones del fracaso en los Proyectos

Tiempos estimados irrealistas

Falta de Entrenamiento en

Gestión de Proyectos

Proyectos definidos sin la asistencia de

un GP

Equipo de Proyecto no estuvo

involucrado en la Planificación

No mantener una Gestión de Riesgos

Inadecuada comunicación del

alcance del proyecto

Planificación se redujo a preparar

sólo un buen cronograma

Intromisión de la Gerencia de la Empresa en la

gestión del proyecto

No mantener un Sistema de Control

de Cambios

Inexperiencia en Gestión de Proyectos

Falta de una comunicación

efectiva

No entender la naturaleza única de

los proyectos

No entender que cualquier cambio

en el alcance afecta el

cronograma, costo o calidad

Sobrevender el resultado del

proyecto

Rotación de personal






Índice

Esto se logra integrando los 47 Procesos de la Gestión de Proyectos agrupados en 5 Grupos de Procesos

Proceso 1Proceso 2

Proceso 3Proceso 4

Proceso …Proceso 42

INICIACION PLANIFICACION EJECUCION CONTROL CIERRE

6. Las 5 Fases del Proceso de Gestión de Proyectos

Procesos de Seguimiento y Control

GESTIÓN DE PROYECTOS

Procesos de Inicio

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución Procesos

de Cierre

Ámbito del Proyecto

5 Grupos de Procesos

Producto, Servicio o Resultado

Documentación del Proyecto

Enunciado del Trabajo

Restricciones

Factores Ambientales


1

2

3

5

4

Introducción a la Gestión de Proyectos

Semana 1

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