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Capacitación

2009-2010

¡Contamos Contigo!

Dirección de PlaneaciónSubdirección de Sistemas de Información

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Contenido

1. Objetivo de la capacitación

2. Estrategias de recolección y procesamiento de datos por modalidades

3. Instrumento de consolidación de archivos

4. Validación de datos

6. Como nombrar y cargar archivos5. Formatos control registro y cargue de archivos

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1. Objetivo de la capacitación

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• RUB• Registro único de Beneficiarios de servicios y

atenciones del ICBF, con lo cual se pretende consolidar la información presente e histórica de beneficiarios que alimentara el sistema integrado de información misional (SIM).

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Objetivo de la capacitación

Brindar soporte para el registro de Datos de Regionales y Seccionales en la recolección de información técnica e informática que requiere el proyecto RUB de las vigencias 2009 y 2010

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Objetivos del programa vivienda con bienestar

• Ejecutar la política nacional de vivienda y desarrollo territorial a través de la incorporación de acciones específicas que potencien oportunidades a las familias beneficiarias de subsidios de vivienda, para su desarrollo integral que incidan en el mejoramiento de sus condiciones y la superación de factores de riesgo en la convivencia, interacción y habitabilidad.

• Generar condiciones que aseguren a la familia desde la concepción de cuidado y bienestar un desarrollo integral y armónico evidente en su calidad de vida.

• Garantizar el respeto y desarrollo integral de los derechos de los niños, niñas y adolescentes a través de la articulación del SNBF que permitan hacer efectiva la corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el Estado.

• Generar ambientes sanos y propicios en el que se mejore favorablemente las posibilidades y potencialidades de niños, niñas y adolescentes.

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Normatividad

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Normatividad

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Actores del RUB

Sede NacionalDirección de Planeación - Subdirección de

Sistemas de Información Grupo Arquitectura de Datos

Coordinadores/Gerentes de Programas

Regional/SeccionalDirector Regional, Coordinador Jurídico,Coordinador de Planeación y Sistemas,

Coordinador de Asistencia Técnica, Líderes Informático y Técnico Regional RUB

Gestor de Datos RegionalCentro Zonal

Coordinador Centro Zonal Responsables de los Programas

Gestor de Datos

Entidad ContratistaRepresentantes legales Entidades Contratistas -

Responsables Unidades de Servicio

Unidad de Servicio

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• Dirección Técnica• Regionales• Unidades Móviles• Centros Zonales• Entidades

Contratistas ICBF• Unidades de Servicio• Entes Territoriales• Establecimientos

Educativos

REGISTRANDATOS

Actores en el proceso del RUB

PROCESAN DATOS RECIBEN PRODUCTOS

La Subdirección de Sistemas de

Información conforma y mantiene el RUB en

el SIM

Sede NacionalRegionalesUnidades MóvilesCentros ZonalesEntidades Contratistas ICBFUnidades de Servicio A nivel externo:

MPS, MENAcción SocialCorte ConstitucionalCiudadanía

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Jornadas de Asistencia Técnica a Entidades Contratistas

Objetivos Estrategia

• 48 jornadas de asistencia técnica del RUB en el 2009

• Fechas: del 14 al 18 de diciembre de 2009

• Con el apoyo del SENA

Lograr el compromiso de los actores, en la ejecución del proyecto RUB.

Proporcionar a las Entidades Contratistas de la modalidad de Vivienda con Bienestar, el conocimiento y destrezas necesarias para el suministro de la información requerida por el ICBF en la herramienta diseñada.

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2. Estrategias de recolección, procesamiento y entrega de datos

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USUARIOS

DIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN

1. Preparar registros de

datos

RUB Nal, Reg, Zonal

Fuentes alternas / SIM

Unidades de Servicio (UDS)/

Contratistas

2. Registrar datos

Contratistas, UDS, RUB Nal,

Reg, Zonal

3. Integrar datos

RUB Nal

4. Depurar datos

RUB Nal

5. Conformar base de

datos

RUB Nal

6. Explotar base de datos

RUB Nal

USUARIOS7. Alimentar al SIM

RUB Nal

SIM

Lineamiento, recursos

Necesidades de información de beneficiarios

Lineamiento, instrumentos, insumos,

recursos,

promoción, capacitación

Registros

Registros

Registro

digital

Registros

RUB NACIONAL

Registro

depurado

Registro

oficial

BODEGA DE DATOS

BANCO HISTORICO DE

BENEFICIARIOS

Registro consolidado

Registros

Registros

Registros

Informes,

registros

Registros

Registros DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS PROYECTO

RUB

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Información a registrar

1. DATOS DE UBICACIÓN

Estructura operativa ICBF: Regional/Seccional Centro Zonal Entidad contratista: Nombre NIT o RUT Unidad de servicio: Departamento Municipio Zona de ubicación Dirección Nombre Código

2. DATOS DEL BENEFICIARIO

Tipo y número de documento Nombres y apellidos Sexo Fecha de nacimiento Edad Grupo étnico Condición especial de

vulnerabilidad Seguridad Social Zona de residencia Fecha de vinculación a la

modalidad

3. ADICIONALMENTE PARA POBLACIÓN

Carné de Crecimiento / Desarrollo Carné de Vacunación

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Estrategias de recolección

1. POR FUENTE ALTERNA

Adulto Mayor Subsidios Condicionados

en Nutrición Programa de Atención

Integral a la Primera Infancia

Desayunos Infantiles con Amor

Leche para todos Programa de Alimentación

Escolar

2. EN TERRENO

Hogares Comunitarios de Bienestar Tradicionales y FAMI

Hogares Infantiles Lactantes y Preescolares Clubes Prejuveniles y

Juveniles Recuperación Nutricional Unidades Móviles Raciones Alimentarias de

Emergencia – Desplazados Vivienda con Bienestar

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Estadísticas de Recolección RUB 2009

1.571

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4. Instrumento de consolidación de archivos

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Siglas de las modalidades

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5. Validación de Datos

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Validaciones que aplica el sistema RUB/RUAF para asegurar la calidad de los datos:

Validación de datos

Tipos de documento válidos

Número de documento válido

Nombres y apellidos

Lugar de nacimiento

RC

TI

CC

CE

–Debe tener una longitud mayor a 4 caracteres y no mayor a 11 caracteres.

– Primer nombre y apellido son OBLIGATORIOS.

– No pueden ser nulos, longitud mayor o igual a 3.

–Debe ser un departamento y municipio que se encuentre en la tabla DIVIPOLA del DANE.

–No puede ser nulo.

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VALIDACIÓN DE DATOS

Lugar donde recibe el beneficio.

Valor del beneficio

Fecha de vinculación a la modalidad

• Debe ser un departamento y municipio que se encuentre en la tabla DIVIPOLA del DANE.

• No puede ser nulo

• Debe ser mayor a cero (0).

• Debe ser válida.

• Inferior a la fecha actual y mayor a la fecha de nacimiento.

Validaciones que aplican los sistemas RUB/RUAF para asegurar la calidad de los datos:

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Validación tipo de documento

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Validaciones aplicadas por el procesamiento de los datos en la Sede Nacional

1. Tipo de documento de Identificación:

• Que no sea nulo, ni este en blanco• Que sea tipo válido como:

• CC: Cédula de Ciudadanía, • TI: Tarjeta de identidad, • RC: Registro Civil, • PA: Pasaporte.

2. Número de documento de Identificación:

• Que no contenga caracteres especiales, ni blanco, ni nulo

• Que no sea duplicado• Que la longitud sea válida según tipo

así: CC: Entre 4 y 10, RC: Entre 10 y 11, TI: Entre 10 y 11, PA: Menor 17

3. Sexo

• Solo deben estar F: Femenino y M: Masculino.

• No puede ser nulo ni en blanco

4. Fecha de nacimiento

• Debe ser una fecha con formato válido (DD-MM-AAAA).

• No puede ser nula, ni estar en blanco. • No puede ser mayor a 2009, ni menor a 1910.

• Esta variable, junto con la fecha de vinculación a la modalidad, permite calcular la EDAD a la fecha de la atención y validarla para la modalidad en particular.

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5. Geografía de nacimiento

• Debe ser un código de 5 dígitos que se encuentre en la tabla DIVIPOLA del DANE.

6. Primer apellido:

• No puede ser un campo con valor en blanco, ni en nulo,

• No debe contener caracteres especiales, ni blancos entre los caracteres.

• La longitud debe ser mayor de 3 caracteres.

7. Primer nombre

• No puede ser un campo con valor en blanco, ni en nulo,

• No debe contener caracteres especiales, ni blancos entre los caracteres.

• La longitud debe ser mayor de 3 caracteres.

8. Nombre Modalidad:

• No puede estar en blanco ni en nulo• Debe corresponder a un valor válido dentro de la lista de programas o servicios que ofrece el ICBF.

Validaciones aplicadas por el procesamiento de los datos en la Sede Nacional

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9. Fecha de vinculación

• Debe ser una fecha con formato válido (DD-MM-AAAA).

• No puede ser nula, ni estar en blanco. • No puede ser mayor a 2009. Debe ser

mayor a la fecha de nacimiento

10. Geografía de atención

• Debe ser un código de 5 dígitos que se encuentre en la tabla DIVIPOLA del DANE.

11. Código de la Regional 12. Centro zonal

• Debe ser un valor válido de lista de códigos de las Regionales, que corresponde al código DIVIPOLA del departamento.

• No puede ser nulo, ni debe ir en blanco

• Debe ser un valor válido de lista de los Centros Zonales.

• No puede ser nulo, ni estar en blanco.

Validaciones aplicadas por el procesamiento de los datos en la Sede Nacional

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13. Entidad Contratista

• Debe ser un valor válido de lista de las Entidades Contratistas por modalidad.

• No puede ser nulo ni en blanco

14. Unidad de Servicio:

• Debe ser un valor válido de lista de las Unidades de Servicio por modalidad.

• No puede ser nulo ni en blanco

Validaciones aplicadas por el procesamiento de los datos en la Sede Nacional

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Casos reales de ejemplos de datos inconsistentes

EJEMPLOS DE REGISTROS CON FECHA DE NACIMIENTO EN BLANCOTIPO

DOCTO

FECHANACIMIENT

O

DESAYUNOS INFANTILES TIPO 2

EJEMPLOS DE REGISTROS CON FECHA DE NACIMIENTO EN BLANCOEJEMPLOS DE REGISTROS CON FECHA DE VINCULACIÓN EN BLANCO

TIPODOCTO

FECHAVINCULACIO

N

HCB-MULTIPLES JORNADA ALTERNA

EJEMPLOS DE REGISTROS CON FECHA DE VINCULACIÓN EN BLANCOEJEMPLOS DE REGISTROS CON EL NÚMERO DE DOCUMENTO CON CARACTERES

ESPECIALESTIPODOCT

O

FECHANACIMIENTO

34411728¦

EJEMPLOS DE REGISTROS CON EL NÚMERO DE DOCUMENTO CON CARACTERES ESPECIALES

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Siglas de las modalidades

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¿Qué se está haciendo?

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REGIONAL

CENTRO ZONAL

ENTIDAD CONTRATISTA

BeneficiariosENVIA

ENVIA

REGISTRA

FORMULARIO EXCELSEDE

NACIONAL

UNIDAD DE SERVICIO

Envío y distribución de Formularios Excel

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Envía

Envío de un producto a la Sede Nacional

Formulario Excel

diligenciado

Envío de formularios Excel diligenciados

CENTRO ZONAL

ENTIDAD CONTRATISTA

UNIDAD DE SERVICIO

REGIONAL

SEDE NACIONAL

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SEDE NACIONAL

UNIDAD DE SERVICIO

ENVIA

REGISTRA

FORMULARIO FÍSICO

BENEFICIARIOS

Envío y distribución de Formularios físicos

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1. Información de la Entidad Contratista

2. Información de la Unidad de Servicio

Formulario Registro Unidad de Servicio y Beneficiarios

3. Información básica del beneficiario

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Para mayor información del Registro Único de Beneficiarios comunicarse con la línea gratuita nacional del RUB

01 8000 11 2880

Teléfono: 437 76 30 Extensiones 10 00 71 / 10 00 19

rub@icbf.gov.co

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GraciasFin de la presentación