Roles del Personalen una Agencia de Publicidad

CUENTAS PUBLICITARIAS

‘’Una agencia de publicidad es una organización comercial independiente, compuesta de personas creativas y de negociosque desarrolla, prepara y coloca la publicidad, por cuenta de un anunciante que busca encontrar consumidores para susbienes y servicios o difundir sus ideas….’’

‘’Agencia de Publicidad’’ Wikipedia.org jun/2013

Diego Raúl VázquezEscuela de Publicidad

Una Agencia de Publicidad presenta un variado número de personal,esto va a depender del tamaño de la misma:

Esto significa , que solo en algunas Agencias presentan el personal que se describeen esta labor, hay casos en que varias funciones son ejercidas por una sola persona,y en otros sí se están ejerciendo todas las posiciones, principalmente aquellas queestán afiliadas a empresas internacionales.

Pequeñas1 a 6 personas

Medianas1 a 20 personas

Grandes+20 personas

Personal de una Agencia de Publicidad

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Organigrama de Empresa de Publicidad

Junta Directiva

Departamento Cuentas 1 Departamento CreativoDepartamento Marketing

Departamento Administrativo Departamento Medios Departamento Producción y Trafico

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1 El Departamento de Cuentas al cliente, es el que establece el contacto con el anunciante para presentarle a la agencia, en caso conseguirlo como cliente, será el responsable de mantener la relación con él. Dentro de la agencia, a los que están en este departamento se les llama “los de cuentas” porque en publicidad una cuenta es un cliente. No confundas el departamento de cuentas con el financiero, son dos áreas distintas.

División por departamentos

Servicios y atención a clientes

Directores de cuentas Ejecutivos de cuentas Relaciones públicas

Creatividad y Producción (departamento creativo)

Director creativo Director de arte Diseñadores Redactores

División por departamentos

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Marketing o Investigación de Mercado

Estrategias de comunicación integrada Investigación y análisis de mercados

Planeación y Administración de medios

Director de medios (planeación, negociación y administración) Responsables de supervisión y trafico

División por departamentos

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División por departamentos

Servicio y atención a clientes

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El trabajo de estos ejecutivos consiste básicamente en comprender los objetivos publicitarios del cliente, en obtener deél la información clave sobre el producto, el mercado y el público objetivo y en poner en marcha al equipo de personasque dentro de la agencia va a preparar la propuesta de campaña; si éste la aprueba, se ocupará de coordinar todo elproceso de realización

Crear y mantener la relación con cada cliente. Coordinar los equipos internos y externos que participan en la elaboración de la campaña. Hacer presentaciones de agencia y de campaña. Generar nuevos negocios.

División por departamentos

Creatividad y Producción (departamento creativo)

El director creativo debe entender claramente las necesidades de los clientes, a la vez que racionalizar, implantar,supervisar y producir una serie de ideas, conceptos y aplicaciones, los cuales deben plasmarse en los diversos mediosde comunicación que el cliente desee. Intervención de especialistas como:

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· Productor de Medios· Fotógrafos· Redactores e ilustradores· Diseñadores

División por departamentos

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Marketing o Investigación de Mercado

El área de Marketing o Investigación de Mercado también es esencial en la operación de la agencia, ya que generaguías e información del mercado que serán claves para el personal de Servicio y Creativo. La habilidad del uso de la

mercadotecnia en una Agencia de Publicidad dará la fundamentación para las estrategias de éxitosen las Campañas Publicitarias.

División por departamentos

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Planeación y Administración de medios

El área de medios es la responsable de que las cosas sucedan después de haberse aprobado los conceptosy la producción creativa, así como los medios a emplear y su respectivos presupuesto. Esta área es clave para obtenerla mejor tarifa posible en interés de sus clientes. También es fundamental para recomendar los medios de comunicaciónmas adecuados que llegaran al mercado meta con la intensidad deseada y al menor costo posible.

Además un buen departamento de medios se distinguepor su habilidad para encontrar buenas posiciones paralos anuncios, estar en el lugar y momento oportunos(eventos deportivos, noticias o eventos especiales conalto nivel de audiencia).

Roles de Personalen una Agencia de Publicidad

· Gerente· Director Ejecutivo de Cuentas· Ejecutivo de Cuentas· Director Creativo General· Director Creativo

· Director de Arte· Dibujantes Armadores (diseñadores)· Director de Medios· Director de Producción Audiovisual· Director de Trafico

· Secretarias de Producción· Administración· Administrador

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Gerente

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DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Toman decisiones y las imparten a sus subordinados.• Asignar recursos tanto humanos como materiales.• Negociaciones de la organización.• Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden ser útiles para su empresa.• Son planificadores, organizadores, líderes y contralores de la organización.• Crear planes formales y controlar la ejecución.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Ser egresado Universitario en alguna Licenciatura como Mercadeo o Publicidad,Administración y/o otras afín. Postgrados, Maestrías o Diplomados complementariospara el cargo que ejerce dentro de su empresa.

Tener un buen adiestramiento, conocimientos de los últimos adelantos en laciencia de la administración en áreas de servicios, cursos de publicidad,mercadeo y ventas.

Director Ejecutivo de Cuentas

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Desarrollar estrategias efectivas para los clientes.• Coordinar inversión del presupuesto.• Atender requerimiento de los clientes ya sea en reuniones u otros medios.• Preparar presentaciones de campañas.• Resolver problemas que se le presenten.• Preparar "status reports" de los clientes.• Pedirles a los ejecutivos junior "status report".• Revisar periódicamente los "budgets controls".• Revisar y aprobar la facturación.• Dar seguimiento al cobro de los clientes.• Presentaciones de "Brand review".• Preparar presentaciones para los nuevos negocios.• Tener informado a la gerencia del "status" de diferentes cuentas.• Realizar análisis de la competencia y de la situación del mercado.• Almuerzos y cenas con clientes, ayuda con cuentas que no son de su responsabilidad, hace negociaciones con los medios y/o suplidores, storechecks.

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PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Universitario mas desarrollo de diplomados gerenciales, cursos de computación, redacción y estilo,Mercadeo y Publicidad. Experiencia necesaria cuatro años como ejecutiva de cuentas, tiempo requeridopara entrenar a alguien que realice la labor 3 (tres) meses.

Ejecutivo de Cuentas (Junior)

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DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Dar seguimiento a los trabajos solicitados por el cliente.• Desarrollar estrategias que sirvan de guía a todos los departamentos.• Presentar al cliente las recomendaciones de la agencia de publicidad.• Describir detalladamente los costos y planes; además de conocer los planes a corto y largo plazo del cliente.• Conocer el negocio de la cuenta que tiene a su cargo.• Enviar y dar seguimiento de estimados de producción y medios.• Controlar el tiempo y evaluar el trabajo.• Enviar y realizar "status reports" al cliente.• Asistir a reuniones solicitadas por el cliente o la agencia y redactar luego de estas los reportes.• Mantener al cliente informado sobre suplementos, especiales y actividades propias para su producto o servicio.• Enviar control de presupuesto al cliente y al departamento de contabilidad.• Enviar al cliente estados de cuenta y dar seguimiento al pago de facturas.• Durante todo el año confirmar con contabilidad el presupuesto real.• Hacer presentaciones anuales, contemplando un análisis se situación del mercado, disciplina publicitaria y toda las recomendaciones de la agencia que ayuden a lograr el objetivo publicitario.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Universitario con adiestramiento en Computación, Redacción y estilo, adiestramiento en los diferentesdepartamentos de la agencia. Experiencia en Mercadeo o publicidad, experiencia directa como internistaen alguna Agencia; 2 (dos) años de experiencia. Para optar al cargo se necesita 3 meses de entrenamiento.

Director Creativo General

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Perfecciona, actualiza y refuerza a los que colaboran con el, mediante seminarios, conferencias, etc.• Organiza sistemas de trabajo de tal forma que cumpla con los objetivos.• Es el representante del departamento ante los clientes proveedores.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

La persona que aspire a esta posición debe ser egresado Universitario en el área dePublicidad, Diseño, Arte o Literatura, Cursos especiales en Mercadeo, Administraciónde Empresas. Tener 3 años de exp. para aspirar a esta posición en un cargosimilar como Director Creativo, para efectuar esta labor se necesita 2 (dos) años deentrenamiento.

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Director Creativo

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Preparar la presentación de la campaña y asegurarse de la calidad de la misma.• Tiene que estar presente cuando se filma o desarrolla la campaña.• Servir de asesor a clientes en las áreas de comunicación y producción.• En resumen sus principales responsabilidades son: contactar a los clientes, supervisar a los empleados, contactar proveedores controlar la calidad final de los trabajos y tiempo de entrega de los mismos.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

• Para ocupar esta posición es necesario tener título Universitario y cursos especializados. Además de tener adiestramiento en computación, mercadeo, cine, ventas, seminarios de publicidad (creatividad, medios, producción) cursos especiales sobre manejo de marcas.

• En relación a la experiencia requerida se necesita mínimo 6 años de trabajo en un departamento creativo de una agencia de publicidad o afin, sino recibir un entrenamiento de 6 (seis) años como redactor.

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Director de Arte

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Diseñar material gráfico para las diversas necesidades de los clientes de la compañía.• Selección de producción fotográfica.• Supervisar y dirigir ilustraciones.• Recomendar un tratamiento visual, creativo y efectivo de la publicidad de las cuentas.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Universitario en el área de Diseño Gráfico, Publicidad o Artes, cursos especialesde computadoras, programas: Adobe© ilustrator, Adobe© Freehand, Adobe© PageMaker oQuarkXPress©, CorelDraw©, Fotografía, Cursos de diseño gráfico y dibujo, Curso defotomecánica y separación de colores, Impresión, Diagramación, Supervisión; experienciarequerida para ocupar este puesto tres años. El tiempo de duración para entrenarse paraeste puesto va depender de la habilidad que tenga la persona.

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Dibujantes Armadores (diseñadores)

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Elaborar los Artes finales (dibujo y diagramación).• Retocar fotografías, letras y corregir textos.• Mantener los estándares de calidad de la producción final.• Efectuar los ajustes indicados por el Director de Arte o el Director Creativo.• Sugerir técnicas para mejorar la calidad de los artes finales.• Realizar artes de calidad, según lo solicitado por el cliente.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Se necesita tener curso de dibujo técnico y adiestramiento en computación, fotografía,diagramación, impresión, fotomecánica, separación de colores, diseño grafico y comoexperiencia un año de trabajo en algún departamento de arte. Solo se necesita 3 (tres)meses para entrenamiento para ejercer esta labor.

El equipo que utilizan es todo el relativo al departamento de arte y son responsables dela limpieza, rapidez y calidad de los artes finales.

Director de Medios

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Negociar con los diferentes medios.• Hacer los volúmenes de discouts.• Controlar la inversión por medios.• Atender a los medios y supervisar el trabajo del día.• Realizar periódicamente reuniones.• Hacer planes y presentaciones anuales.• Hacer presentaciones a clientes prospectos (nuevos negocios).• Asistir a reuniones del comité gerencial.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Universitario, tener cursos de computación, gerencia y sistemas de medios.Se necesita tener por lo menos 10 años de experiencia en algún trabajo directamenterelacionado con inversiones en medios. El tiempo de duración para entrenarse paraeste puesto va depender de la habilidad que tenga la persona.

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Director Producción Audiovisual

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Cotizar con proveedores, obteniendo máximos beneficios para el cliente y la agencia, además de llevar la facturación de producción por el cliente.• Coordinar las producciones audiovisuales de la agencia con los proveedores.• Exigir el máximo de calidad posible en todas y cada una de las producciones efectuadas para los clientes de la agencia.• Mantener contacto constante con proveedores actuales, nuevos y potenciales.• Asistir a todas las producciones de los clientes de la agencia. (preproducción, producción, posproducción).

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Ser egresado Universitario en cine, publicidad, comunicación o técnico afín.Adiestramiento en computadoras y programas: Microsoft Excel©, Lotus© Soft. o similaren planillas electrónicas, Cine, Televisión, Administración de empresas. Ampliosconocimientos en seminarios generales de producción. Experiencia que se necesita paraesta posición un año de trabajo en alguna casa productora o en algún departamento deproducción. Para entrenar a una persona que efectúe la misma labor se necesita de 3 (tres)a 6 (seis) meses dependiendo de sus destrezas.

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Director de Tráfico

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Recibe y elabora las órdenes de trabajo que se realizan en los diversos departamentos.• Supervisar el trabajo el trabajo en cada una de sus etapas, para estar listo a las fechas indicadas.• Cuidar de que no se pierda ningún material o artes terminados.• Entregar los trabajos al medio correspondiente en la fecha indicada y con las especificaciones técnicas de cada medio.• Esta pendiente de las fechas de entrega de las diversas piezas que se hacen en los departamentos y de los trabajos que deben salir en el día indicado.• Decide con el Director C.G y el de Arte las fechas de cada una de las etapas del trabajo.• Coordinación interna de los materiales entre departamentos.• Recepción y confeccionar las órdenes de trabajo.• Solicitar cotizaciones a los proveedores.• Contacto con los proveedores de material gráfico.• Participar en reuniones con creativos, ejecutivos y producción gráfica con el objeto de coordinar los ingresos y salida de los diferentes trabajos.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Universitario en comunicación o administración, adiestramiento en manejo de planillas electrónicasen S.O. en ordenadores, elaboración de presupuesto y costos, curso de supervisión.El aspirante necesita como mínimo dos años de experiencia en una agencia de tráfico.Para poder realizar esta labor se necesita un entrenamiento de 3 (tres) meses.

Secretarias de Producción

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Asisten al departamento y al director de éstos en las funciones secretariales.• Dan seguimiento y a los estimados de producción y creatividad.• Se encargan del archivo del departamento, orden y actualización de los mismos.• Dan seguimiento a las copias de videos o anuncios solicitadas por los clientes y proveedores.• Asisten al Director de Producción, Creatividad o Cuentas.• Participan cuando así lo requieren sus jefes a reuniones con clientes, proveedores, y personal de la agencia.• Reciben órdenes y son responsables ante sus jefes inmediatos.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA

Universitario o Técnico similar para cumplir con su función, cursos especiales encomputadoras: PC/Macintosh. Seminarios generales de producción, creatividad,experiencia requerida para este puesto 6 meses de trabajo general en alguna casaproductora, departamento de producción o agencia de publicidad. Entrenamiento enel área de 6 (seis) meses.

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Administración

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Registrar las cuentas de los acreedores y deudores.• Controlar las operaciones internas.• Controlar los gastos de cada uno de los departamentos.• Planear presupuestos de compras, ventas, gastos, y de administración.• Administración de personal y capital de la empresa, registro de nóminas, seguros, impuestos, gastos legales prestaciones.• Archivos de facturas, pagarés, letras, y demás documentos.• Elaboran y revisan las facturas.• Determina los pagos de sueldos e impuestos y control presupuestal.

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Administrador

DEBERES DE ESTA POSICIÓN

• Verificar "cash flow" y dar seguimiento a los cobros de cuentas por cobrar.• Preparar estados financieros, analizar las cuentas del mayor general, el presupuesto actual vs el del año anterior y explicar variaciones.• Verificar la nómina. Coordinar la facturación con los demás departamentos.• Verificar los pagos a suplidores y firmar los cheques.• Supervisar toda la facturación y verificar que todo los facturado tiene su correspondiente cuenta a pagar establecida.• Preparar reportes trimestrales y verificar planillas de contribuciones sobre nómina.• Determinar "el impuesto" estimado.• Revisar los estados financieros auditados y aprobarlos.• Atender a los auditores, contestarles sus preguntas y discutir la situación financiera de la compañía con ellos.• Presupuesto, estados financieros, impuestos plantillas de patente, todos los documentos solicitados po0r los auditores, informes para la junta de directores.• Participar en todo lo relacionado con asuntos legales con los abogados.• Mantener comunicación con los bancos y proveerles toda la información que necesiten.

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Bibliografía consultada

INTITUTO UNIVERSITARIO DE NUEVAS PROFESIONESESCUELA DE PUBLICIDAD – Cátedra Cuentas Publicitarias

www.iunp.edu.ve

Autor: Diego Raúl Vázquez Julio/2013TSU Publicidad

Rubén Martínez, T. (2010). Publicidad: Comunicación Integral en Marketing(3 edición). México: McGraw Hill

Rodríguez, M.. (2008). Funciones del personal de una agencia de publicidadRecuperado el 14 de Julio de 2013 de http://www.monografias.com/trabajos63/funciones-personal-agencia-publicidad/funciones-personal-agencia-publicidad.shtml

Ministerio de Educación, Gobierno de España (s.f.). La Agencia de Publicidad.Recuperado el 14 de Julio de 2013 de http://recursos.cnice.mec.es/media/publicidad/bloque4/index.html

Sildeshare (s.f.). Cómo hacer referencias bibliográficas. Recuperado el 14 de Julio de 2013 de http://www.slideshare.net/americoguzman/cmo-hacer-referencias-bibliogrficas-9155932

Wikipedia (2013). Agencia de publicidad. Recuperado el 14 de Julio de 2013 de http://es.wikipedia.org/wiki/Agencia_de_publicidad