Roles de una Sesión ToastMaster

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UN TOASTMASTER USA VARIOS SOMBREROS...Roles de los Socios.

Durante tu experiencia en TOASTMASTERS tendrs la oportunidad de servir de muchas maneras. Participar en todas las funciones es: recibir experiencia completa en comunicacin y liderazgo.

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CUANDO TU ERES EL ORADOR.Una gran parte de la sesin se centra en tres o cuatro oradores. Sus discursos sern preparados en los objetivos del MANUAL BSICO o de los MANUALES AVANZADOS y debern durar de 5 a 7 minutos en los Bsicos; y de 8 o ms minutos en los Avanzados. La preparacin es esencial cuando t eres el ORADOR.

ANTES DE LA SESIN: o Ve en el Programa del da para que sepas a qu hora hablars. Para obtener el mximo beneficiodel programa, prepara tu discurso con base en el proyecto del manual. Presnta tus proyectos en riguroso orden, porque cada uno de ellos se basa en las habilidades adquiridas en los anteriores. o Antes de la junta, pregntale al Evaluador General el nombre de tu Evaluador (Si as se acostumbra en tu club), habla con l y comenta sobre el manual y el discurso que dars. Dile cual es tu objetivo personal (que especficamente se fije en lo que debers mejorar, ya sea movimiento corporal, voz, etc); pon nfasis en lo que tu consideras que es tu rea de Oportunidad y recuerda: llevar tu manual a la sesin.

CUANDO INGRESAS AL SALN: o Llega temprano. Checa el micrfono, las luces, el material de apoyo si acaso lo vas a necesitarantes que Ileguen los dems. Protgete de todos los inconvenientes que pudieran arruinar tu presentacin. o Sintate cerca del frente del saln para que puedas llegar rpidamente al atril. o Planea cuidadosamente acercarte al atril y cmo iniciar tu discurso. o Asegrate de darle tu manual al Evaluador antes de que inicie la sesin. o Si t no has escrito una presentacin adecuada para ti y tu discurso, para que la diga el TMS de la sesin, asegrate que el/ella haya preparado una: Es importante una buena presentacin del orador!

DURANTE LA SESIN: o Presta toda tu atencin a los oradores en el atril. Evita estar estudiando tus notas cuando alguienms est hablando. o Cuando te presenten, levntate suavemente de su asiento y camina hacia el atril como ya lo ensayaste. o Cuando inicies tu discurso, saluda al TMS de la sesin y a la audiencia. o Cuando termines tu discurso, nunca des las gracias, simplemente, regresa la palabra al TMS. Siempre espera y saluda al TMS antes de regresar a tu lugar. o Durante la evaluacin, escucha atentamente las sugerencias y orientacin que te dar el/la Evaluador de tu discurso. De esa manera, lo hars mejor la prxima vez. o Pon atencin a las sugerencias de otros socios. o Nunca discutas la evaluacin en ese momento. Despus: Recoge tu manual y pide al Vice-Presidente Educativo firme tu avance.

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CUANDO TU ERES EL EVALUADOR DE PROYECTOS.Despus de cada discurso preparado, el orador recibe una evaluacin. Despus que has presentado algunos proyectos, se te pedir servir como Evaluador de uno de los proyectos de tus compaeros. Adems de la evaluacin oral, debers dar una evaluacin escrita usando la gua del manual. Esa evaluacin puede hacer la diferencia entre algo valioso, o al contrario, un discurso desperdiciado para el orador. El propsito de la evaluacin es ayudar al orador a ser mejor. Se requiere entonces que t sepas cual es el nivel de habilidades del orador, hbitos, manierismos, as como su progreso hasta la fecha. Si el orador usa una tcnica o algn gesto que sea bien recibido por la audiencia, dselo al orador y estimlalo para que lo siga haciendo.

ANTES DE LA JUNTA: o Revisa cuidadosamente el Manual de Evaluacin Efectiva de Discursos que recibiste en tu KIT denuevo ingreso. o Habla con el orador para saber cual proyecto del manual va a presentar. Revisa los objetivos del discurso y qu es lo que el orador espera lograr. Debes saber exactamente cuales habilidades o tcnicas quiere fortalecer el orador a travs de su discurso. o Hacer una evaluacin requiere cuidadosa preparacin si se quiere beneficiar al orador. Estudia los objetivos del manual y la gua de evaluacin del proyecto. Recuerda, el propsito de la evaluacin es ayudar a la gente a desarrollar sus habilidades de oratoria en diferentes situaciones, incluyendo presentaciones en escena, discusiones y sesiones. Logros equivale a la suma de habilidades y motivacin. Por medio de escuchar atentamente y ofreciendo con gentileza sugerencias tiles, tu motivars a los socios a trabajar duro y a mejorar. Cuando tu demuestras cmo puede mejorar, tu estas abriendo la puerta al fortalecimiento de una habilidad.

CUANDO INGRESAS AL SALN DE LA SESIN: o Busca al orador para que te de su manual. o Habla brevemente con el Evaluador General para confirmar el formato de la evaluacin dentro dela sesin. Luego, habla por ltimo con el orador para preguntarle si desea que te fijes especficamente en algunos detalles durante su pltica.

DURANTE LA SESIN: o Escribe tus impresiones del discurso en el manual y tus respuestas a las preguntas especficas delmanual. Se tan objetivo como sea posible. Recuerda que las buenas evaluaciones pueden dar nueva vida o desmotivar a los socios y las evaluaciones pobres pueden descorazonar a quienes han hecho su mximo esfuerzo. Recuerda, siempre deja al orador sugerencias especficas para mejorar. o Cuando te lo pidan. levntate y da tu evaluacin oral. Inicia y termina tu evaluacin con una nota de felicitacin o elogio. A pesar que puedes haber escrito las respuestas en el manual, no las leas! El tiempo de la evaluacin es limitado. No trates de cubrir todo en tu evaluacin. Posiblemente. un punto en organizacin, uno en la manera de expresarlo y uno en el logro del objetivo, sealando el mximo acierto y una sugerencia para meiorar en el futuro. o Felicita por un discurso exitoso y di por qu fue exitoso. No dejes que el orador siga ignorante de una cualidad como una sonrisa, sentido del humor, buena voz. No permitas que el orador siga ignorando una falla o manierismo. Si es algo personal, escrbelo pero no lo digas en voz alta. D al orador el elogio que se merece y sugerencias tiles con tacto, en la manera que a ti te gustara recibirlas cuando t seas el orador.

DESPUS DE LA SESIN: o Regresa el manual al orador. Aade una palabra amable y motivadora al orador, algo que no fuemencionado en la evaluacin oral.

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CUANDO TU ERES EL CRONOMETRISTA.El Toastmaster de la sesin te llamar para que expliques las reglas del tomador de tiempo. Una de las lecciones que debe ser practicada en el entrenamiento de oratoria es aquel de expresar un pensamiento en un tiempo especfico. El tomador de tiempo es el socio responsable de llevar la sesin a tiempo. Cada segmento de la sesin debe ser preciso. T debers explicar tus deberes y reportar al Club de manera clara y precisa. Este ejercicio es una excelente oportunidad de practicar las instrucciones de comunicacin - algo que hacemos todos los das.

ANTES DE LA JUNTA: o Confirma el programa de los participantes con el Toastmaster de la sesin y el Evaluador General. o Confirma el tiempo requerido para cada discurso preparado con los oradores. o Escribe tu explicacin en el lenguaje ms claro posible y ensyalo. Para beneficio de los invitados,asegrate de enfatizar las reglas de tiempo y cuales son las seales y cmo se darn. (Verde-Ambar-Rojo)

LLEGANDO A LA SESIN: o Que el Sargento de Armas te d el Semforo y el cronmetro. Asegrate que sabes manejarlo yque el semforo est conectado. o Sintate donde la seal del Semforo sea vista por todos.

DURANTE LA SESIN: o Cuando te presenten, explica las reglas del tiempo (Temas Improvisados) y demuestra con lasseales luminosas. o Durante la sesin, seala cada participacin programada como se indica. Adems, seala el tiempo al TMS de la sesin y al director de temas con "Rojo" cuando hayan cumplido su tiempo fijado o acordado. o Anota el nombre de cada participante y el tiempo que tuvo. o Cuando debas dar el reporte al Evaluador General, qudate junto a tu silla, de pie. Anuncia el nombre del orador y su tiempo. Seala a aquellos que son elegibles para premios si tu Club tiene ese sistema. Generalmente, los oradores de temas improvisados se les da un margen de + - 15 segundos del tiempo permitido; a los oradores de discursos preparados, + - 30 segundos del tiempo permitido, al contador de muletillas y al Evaluador Gramatical, + - 15 segundos del tiempo permitido. Todos los dems, + - 30 segundos. Sin embargo, estos tiempos pueden variar de un club a otro.

DESPUS DE LA SESIN: o Regresa el cronmetro y semforo al Sargento de Armas.o Da tu informe de tiempo al Secretario del club para que guarde los datos de los discursos preparados si ese sistema se usa en tu club.

CUANDO TU ERES EL DIRECTOR DE TEMAS.Club Toastmasters Conquistador, Culiacn, Sinaloa, Mxico Pgina 4

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El programa de Toastmasters tiene una tradicin - Cada socio habla en la sesin! La seccin de temas improvisados (Tpicos de Mesa) es la parte de la sesin que asegura esa tradicin. El propsito de esta prctica es que los miembros "piensen sobre sus pies" y hablen por un minuto ms o menos. El director prepara y asigna los temas. Es importante que sean originales! A cada participante se le da un tema, o bien, se le da a escoger de entre varios para que los temas se den al azar.

ANTES DE LA SESIN: o Checa con el Toastmaster de la sesin para que sepas si habr un TEMA especfico ese da. Si esas, prepara los temas para que sigan la lnea que marc el Toastmaster. Si no hay un tema especfico, escoge de una variada seleccin. Puedes revisar en la Revista MAGAZINE TOASTMASTERS y en otras publicaciones por ideas. No repitas los temas de la sesin anterior!! o Investiga quienes sern los oradores de discursos preparados, evaluadores, y los que tienen alguna actividad en la sesin, para que llames a los dems primero. Solo si el tiempo lo permite, puedes llamar a los que estn en la mesa de trabajo y al ltimo, a los oradores de discursos preparados. o Cuando selecciones preguntas especficas: Selecciona aquellas que inspirarn a los socios, y que puedan dar opiniones. - No hagas demasiado complicadas y largas la preguntas. Hazlas de tal manera que el orador sepa claramente de qu quieres que hable. o Que tus comentarios sean breves. Tu trabajo es dar a otros la oportunidad de hablar, no que t des mini-plticas. o Recuerda, los temas improvisados tienen dos propsitos: Primero darle a cada uno de los que estn en el saln la oportunidad de hablar, especialmente, a aquellos que no participarn en el progama y segundo que la gente aprenda a "pensar y hablar sobre sus pies". (De manera improvisada).

DURANTE LA SESIN: o Al presentarte, de manera rpida establece el propsito de los temas improvisados en la sesin. o Arregla el escenario para la presentacin. Conserva tus observaciones breves pero entusiastas. o Si acostumbran "La Palabra del Da" exhorta a los participantes a usarla en su intevencin. o Conserva gil el programa; asegrate que todos entiendan cual es el tiempo mximo del quedisponen para sus respuesta y cmo funcionan las luces (si el cronometrista) no hizo esa observacin antes. o Haz la pregunta brevemente- y despus, llama a la persona. Esto sirve a dos propsitos: Primero, que tienes la atencin de todos - cada uno est pensando en lo que responder si es llamado y segundo, se aade el valioso elemento de improvisacin, dando a todos la oportunidad de mejorar sus habilidades de "Escuchar mejor y pensar rpido". o Llama a los oradores al azar. Evita hacerlo en el orden en el que estn sentados. Dale a cada uno una pregunta diferente. No preguntes lo mismo a dos personas a menos que anteriormente hayas especificado que alguien dir el "pro" y el otro, el "contra" del tema. o Cuida el tiempo total. Checa el programa del da para que sepas el tiempo que se asign a "Temas Improvisados" y ajusta el nmero de preguntas al final de tu segmento. An si iniciaste tarde como "Director de Temas", trata de terminar a tiempo para evitar que el total del tiempo de la sesin se atrase. o Si tu club presenta el premio al "Mejor orador de temas improvisados" al final del segmento de temas, pide al cronometrista d los tiempos de quienes califican y pide a los socios que voten por l o ella. Pasa los votos al Sargento de Armas para que los contabilice. Si el Club tiene un Evaluador de Temas Improvisados, pide su reporte y regresa el control de la sesin al Toastmaster.

CUANDO TU ERES EL EVALUADOR GENERAL.

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El Evaluador General es justamente lo que su nombre implica: El evaluador de todo lo que tiene lugar dentro de la sesin. La responsabilidad es grande, pero tambin la recompensa. El Evaluador General es responsable ante el Toastmaster que te presentar al finalizar la sesin, una vez hecho tu trabajo, le devolvers el control. Tu eres responsable por el equipo de evaluacin, que consiste en: Evaluador Gramatical, Evaluador de Tiempo, el Contador de Muletillas, y el Evaluador de Temas Improvisados, si tu club lo acostumbra. El procedimiento usual es tener un evaluador por cada discurso preparado, pero no es necesario. T eres libre de implementar cualquier procedimiento que desees. Cada evaluacin debe ser breve y completa. Los mtodos para conducir las evaluaciones en las sesiones no tienen lmites. Revisa el manual de Evaluaciones Efectivas de Discursos para ms ideas.

ANTES DE LA SESION: o Checa con el Toastmaster para saber cmo conducir la Sesin y si hay alguna novedad en laplaneacin del formato normalmente usado. Recuerda siempre estar listo cuando inicie la sesin. o Llama a todos los evaluadores para que les indiques cmo harn su labor, a quienes evaluarn y cual ser el formato de evaluacin que usarn. Sugiere a cada evaluador que llame al orador al que evaluarn para determinar si hay alguna evaluacin especial y los requerimientos sugeridos en los manuales de los oradores. o Durante la reunin preparatoria, enfatiza que la evaluacin es positiva y una accin de ayuda. Como Toastmasters concientes, nuestro objetivo es ayudar a nuestros compaeros Toastmasters para que desarrollen sus habilidades. Enfatiza que las evaluaciones debern preservar o al menos conservar la auto-estima de los oradores. o Llama al total del equipo de evaluadores: Evaluador Gramatical, de muletillas y de tiempo para recordarles su funcin. o Prepara una breve pero completa pltica sobre el propsito, tcnicas y beneficios de la evaluacin (para beneficio de los invitados) La evaluacin es una experiencia positiva diseada para ayudar a la gente a superar debilidad en sus hbitos malos y aadir poder a los hbitos buenos.

LLEGANDO A LA SESIN:o Asegrese que los evaluadores individuales tengan los manuales de los oradores y entiendan los objetivos de los proyectos y cmo evaluarlos. o Salude a todos los evaluadores que estn presentes. Si faltara alguno, consulte con el VicePresidente Educativo y arregle que haya un sustituto. o Verifique el tiempo de cada orador y notifiquelo al tomador de tiempo. Sintese al fondo del saln para que tenga mejor vista de la sesin y los participantes.

DURANTE LA SESION: o Toma nota de todo lo que suceda (o lo que debera suceder y no paso), Por ejemplo, si el Clubtiene a la vista su bandern, trofeos, material educativo deben estar correctamente colocados, si no lo Club Toastmasters Conquistador, Culiacn, Sinaloa, Mxico Pgina 6

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estn, por qu? Podran caerse y provocar algunas distracciones innecesarias que deberan haberse evitado. Crea una lista para que puedas seguir el desarrollo de la sesin. La sesin y cada uno de sus segmentos. Inici y termin a tiempo? o Cubre cada participacin del programa. Mira lo bueno o lo inaceptable de la preparacin, orgnizacin, manera de dar los discursos, entusiasmo, observaciones y la accin general de los deberes. Recuerda, t no ests reevaluando a los oradores, aunque tu pudieras desear aadir algo que el evaluador omiti. o Antes de los temas improvisados, se te pedir que de pie des una breve orientacin a tu equipo de evaluacin sobre cmo lo harn. Describe esa manera y como tu equipo manejar las evaluaciones. o Identifica al Evaluador Gramatical, al contador de muletillas, y al de tiempo. Que ellos sepan el propsito de sus deberes. o Pide la."Palabra del Da" (si tu club lo acostumbra) al Evaluador Gramatical. Cuando te presenten para conducir la fase de evaluacin de la sesin, ve al atril y presenta a cada evaluador. Despus de cada participacin, agradece a esa persona por su esfuerzo. o Si el Tastmaster olvid llamar al Evaluador de Tiempo para que de su reporte y voten por el "Mejor Orador" (si tu club tiene ese premio) hazlo antes de que se den las evaluaciones individuales. o Ocpate de estar concentrado en la evaluacin general de la sesin, usando las notas que tomaste y que fueron sugeridas previamente. Tu puedes desear comentar la calidad de las evaluaciones. Fueron positivas, motivadoras, y de utilidad? Sealaron el camino hacia la superacin?

CUANDO TU ERES EL TOASTMASTER.La tarea principal de un Toastmaster es actuar como un anfitrin genial y conducir el programa entero, incluyendo presentar a los participantes. Si el Toastmaster no lo hace bien, la sesin completa puede ser un fracaso. Por obvias razones, esta tarea no es asignada a un socio hasta que l o ella estn bastante familiarizados con el Club y su procedimiento. Los participantes en el programa debern ser presentados de manera que interesen Club Toastmasters Conquistador, Culiacn, Sinaloa, Mxico Pgina 7

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a la audiencia y los motive a escuchar. El Toastmaster crea una atmsfera de inters, expectacin y receptividad.

ANTES DE LA SESIN: o Checa con el Vice-Presidente Educativo para saber si asign un tema especial a la sesin y sihubiera algn cambio en el programa. o Llama al director de temas para discutir sus deberes. Tambin, dale una lista de los participantes en el programa para asegurarte que esas personas no sern llamadas. o Llama a los oradores durante la semana para recordarles que ellos estn en la agenda. Pregntales el ttulo de su discurso, el proyecto del manual (bsico o avanzado y que nmero), las metas a alcanzar, el tiempo requerido y algn punto que puedas usar para presentarlo. (Trabajo, familiar, pasatiempo, educacin, por qu ese tema para esta audiencia? etc). o Llama al Evaluador General para confirmar su tarea. Pdele que llame a los otros evaluadores del equipo para que recuerden su participacin. o Prepara introducciones para cada orador. Una presentacin adecuada es importante para el xito de la presentacin del orador. o Prepara oraciones o pensamientos que pueden ser usados como puentes de transicin entre los segmentos del programa. Tal vez nunca los uses, pero debers estar preparado para evitar posibles y molestos perodos de silencio. o Recuerda que actuar como Toastmaster es una de las experiencias ms valiosas en el trabajo del Club. Esta tarea requiere preparacin cuidadosa para tener una sesin armoniosa.

EN LA SESIN:o

o o

Llega temprano para solucionar cualquier detalle de ltimo minuto. Checa con los oradores cualquier cambio de ltimo minuto. Sintate cerca del frente del saln y que as lo hagan tambin los oradores para rpido acceso.

DURANTE LA SESIN:o Preside con sinceridad, energa y decisin. Toma a la audiencia en una grata jornada y hazlos sentir que todo marcha bien. o Siempre alienta el aplauso antes y despus de la seccin de Temas Improvisados, de cada orador preparado y del Evaluador General. o Permanece de pie cerca del atril despus de que presentes al orador hasta que l/ella te salude y asuma el control de la sesin. Entonces, sintate. o Presenta al Evaluador General como si fuera otro orador. Luego, l/ella presentar a su equipo de trabajo. o Presenta al Director de Temas como si fuera otro orador. Si el olvida pedir el reporte del tiempo y los votos para "Mejor Orador", hazlo t. o Presenta a cada orador en turno. o Al finalizar el programa, pide el reporte del tiempo y el voto por el mejor orador. o Brevemente, vuelve a presentar al Evaluador General. Si l olvida llamar por el reporte del tiempo, y por el "Mejor Orador" hazlo t. o Mientras se estn contando los votos, pregunta a los invitados sus opiniones respecto a la Sesin y da algunos anuncios (como la verificacin del programa de la siguiente sesin) Otorga los premios si tu Club lo acostumbra. o Pide el "Pensamiento del Da" si tu Club lo tiene. o Despide la sesin o regresa el control al Presidente.

CUANDO TU ERES EL EVALUADOR GRAMATICAL.

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Ser el Evaluador Gramatical es en verdad un ejercicio para expandir tus habilidades para escuchar. Tienes dos responsabilidades bsicas: Primero, presentar nuevas palabras a los socios y segundo, comentar el uso del espaol en el curso de la sesin.

ANTES DE LA SESIN: o Selecciona la "Palabra del da" si esto se acostumbra en tu Club. Deber ser una palabra queayude a los socios a aumentar su vocabulario - una palabra que pueda ser fcilmente incorporada a la conversacin usual pero diferente de la fonna en la que la gente se expresa. Se sugiere que sea un adjetivo o un adverbio, puesto que son ms adaptables que un sustantivo o un verbo, pero sintete libre para seleccionar tu palabra especial. o Imprime tu palabra en letras suficientemente grandes para que puedan ser vistas desde la parte de atrs del saln. Ese letrero debe decir (si la palabra escogida es sustantivo, verbo, etc.) y una breve definicin. Prepara una oracin demostrando como esa palabra puede ser usada. o Prepara una breve explicacin de la funcin del Evaluador Gramatical para beneficio de los invitados.

LLEGANDO A LA SESION: o Coloca el apoyo visual con la Palabra del Da en el frente del saln donde todos puedan verla. o Ten una hoja de papel y pluma lista para tomar notas o usa un "esqueleto" si tu club loacostumbra. Pdelo al Sargento de Armas.

DURANTE LA SESIN: o Cuando te presenten antes que al director de Temas Improvisados, anuncia la "Palabra del Da",explicando que parte de la oracin es, sala en una oracin, y pide a todos que usen esta palabra durante cualquier parte de la sesin. o Brevemente, explica la funcin del Evaluador Gramatical. o Durante la sesin escucha las palabras de los dems. Escribe cualquier error o mal uso del lenguaje (oraciones incompletas, fallas de singular-pural, de gnero), y di quien lo hizo. Tambin escribe quien us la "Palabra del Da" (o derivados de ella) quien la us de manera correcta o equivocada. o Cuando el Evaluador General te llame a dar tu reporte, prate a un lado de tu silla y hazlo. Trata de dar el correcto uso de las palabras cada vez que hubo alguna equivocacin en vez de decir simplemente que estuvo mal. Reporta tambin el lenguaje creativo y anuncia quien us (bien o mal) la palabra del da.

DESPUS DE LA SESIN: o Da el reporte completo al Secretario para que lo guarde como resumen; si el club lo acostumbra.

CUANDO TU ERES EL CONTADOR DE MULETILLAS.

El propsito del contador de muletillas (ah counter) es anotar las palabras y sonidos usados como "muletillas"Club Toastmasters Conquistador, Culiacn, Sinaloa, Mxico Pgina 9

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o "sonidos que llenan espacios" de cualquiera que hable durante la sesin. Esas palabras pueden ser interjecciones inapropiadas tales tomo "y, este, bueno, pero, entonces, t sabes" y los sonidos pudieran ser "ah, um, er". Tu debers notar cuando el orador repita UDa palabra o frase como "yo.., esto...o sea..."

ANTES DE LA SESIN:o Prepare una breve explicacin de los deberes del contador de muletillas para beneficio de los invitados.

LLEGANDO A LA SESIN: o Ten a la mano una pluma y una hoja de papel para tomar notas. Si tu club lo acostumbra, usa lamascarilla preparada para este fin.

DURANTE LA SESIN: o Cuando te presenten antes de la seccin de Temas Improvisados, explica tu rol. En algunos.clubes, los miembros son "multados" cuando hacen o dejan de hacer ciertas cosas. (por ej. Son multados cuando usan palabras repetidas, cuando no usan su pin de Toastmasters). o Durante la sesin, escucha todos los "sonidos discordantes", y largas pausas que se emplean para llenar un espacio y pensar. Escribe tanto como sea necesario de todas las personas participantes. o Cuando te llame el Evaluador General, solo permanece de pie junto a tu silla para dar tu reporte.

DESPUS DE LA JUNTA: o Da el reporte completo al Secretario o al Tesorero quien se encargar de cobrar las multas siacaso tu club acostumbra esta prctica.

PARTICIPANTES OPCIONALES EN LA SESION.Como seran los que cuentan una broma, el Parlamentario, el del Momento Cultural. Checa con tu club por cualquier posicin extra que el Club pueda tener.

Traduccin: A Toastmaster wears many hats Realizada por: Silvia Zamora Matnez, Presidenta del Comit de Traducciones D-34, perodo 2005-2006.

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