DOKMEE Software para la

Administración de Documentos Lima 2013

Oficina sin Papeles. Mejora en la Gestión del archivo de Documentos. Rápido Acceso a la Información. Reducción de Costos. Mejora de la Seguridad.

Introducción

No es necesario cambiar la manera de trabajar para mejorar la eficiencia de los procesos de trabajos.

Con una solución de Gestión Documental Digital de Calidad, se puede trabajar de la manera en que se hace siempre, pero organizando y limitando el uso del papel. Una investigación que hizo Gartner Group, cuando se implementa una solución de este tipo, una organización puede reducir el costo relacionado a los documentos en 40%.

Estimaciones recientes muestran que un empleado típico le puede tomar doce (12) minutos el hecho de procesar un documento. Nueve (9) de esos doce (12) minutos se gastan en buscarlo, recuperarlo y rellenarlo, significando esto que sólo tres (3) minutos son invertidos para usar la información contenida en el documento. se encontró.

Introducción – Ahorro de Tiempo

PriceWaterhouse Coopers reporta que el empleado promedio gasta 40% de su tiempo en manejar documentos no esenciales, consume 20% de su tiempo al buscar información impresa en documentos, y en el 50% de ese tiempo, no pudieron encontrar el documento que necesitaban. Con el paradigma de DMS, en lugar “nadar en papel”, se puede invertir el tiempo actividades verdaderamente productivas.

Un sistema de manejo documental puede ayudar a ahorrar tiempo en:

▪ Responder a los requerimientos de información de manera inmediata, al eliminar las llamadas telefónicas

derivadas de ello.

▪ Localización inmediata de documentos que deben y Respuestas rápidas a los auditores que requieren

información.

▪ Se gasta menos tiempo en las actividades de archivado de documentos.

▪ Se reduce el tiempo que se gasta en copiar y distribuir documentos entre el staff, o a un cúmulo de oficinas

y contactas externos.

▪ El manejo de documentos en los flujos de trabajo es más rápido, al automatizar el proceso de negocios.

Introducción – Incremento Ganancias

Mientras se implementa un sistema de Gestión Documental Digital, el resultado puede derivar en el alza de los costos de primera mano, y puede generar ahorros a largo plazo. De hecho, en una reciente investigación de IDC, los puntos medulares para un retorno de inversión (ROI) se presenta en menos de un año; y en cinco, se obtiene un ROI de 404%.

Sin embargo, la mitad de las organizaciones estudiadas lo obtuvieron en seis meses. De hecho, una solución de Gestión Documental Digital de Calidad puede entregar un rápido ROI sin sobre tazar los recursos TI.

Importancia de contar con un Sistema de Administración de Documentos

Reducción del tiempo de Consulta de un Documento en Papel vs Documento Electrónico.

Reducción de los Costos de Archivado, (Personal, Transporte, Almacenamiento, Administración, Mantenimiento y Recuperación de Archivos Físicos) y Fotocopiado.

Posible acceso a INFORMACION CONFIDENCIAL por parte de PERSONAS NO AUTORIZADAS.

Pérdida o daño de DOCUMENTOS con INFORMACION IMPORTANTE.

Reducción de la recuperación de un documento, Mejora de Atención de Clientes y Incremento de la Satisfacción de los Usuario Internos.

Falta de Respaldo de los Documentos en caso de Catástrofes.

Descripción del Producto

El uso del sistema de Gestión de la Documentación DOKMEE ayuda a administrar los documentos de una empresa de manera eficiente. Esto conduce a un aumento de la productividad. En DOKMEE la información dentro de la organización puede ser universalmente accesible.

Usar DOKMEE para gestionar documentos en su empresa es fácil. Uno de nuestros principales objetivos es el estudio de caso de uso. DOKMEE es una aplicación de gestión de documentos que permite entre sus principales funciones: el intercambio, el establecimiento de una eficaz seguridad, auditoría y la búsqueda de documentos y registros de la empresa. Soportadas por Correos Electrónicos y un Flujo de Trabajo que automatiza la secuencia de acciones, ejecutando los procesos de control y seguimiento de los documentos según los procedimientos de la EMPRESA MODERNA.

Funcionalidad DOKMEE

Ingreso de Documentos.

▪ DOKMEE permite importar varios tipos de documentos como formatos TIFF, JPEG, Word, Excel, PowerPoint, Correos Electrónicos, y más pudiendo extraer de manera automática el texto contenido en estos para no solo buscarlos por los índices propuestos, sino por el contenido de cada documento además cuenta con opciones de importación automática con carpetas.

Almacenamiento e Indexación Organizado.

▪ DOKMEE permite organizar una estructura de carpetas sin límite alguno adicional a los índices establecidos en su estructura adicional.

Búsqueda y Recuperación.

▪ Buscar documentos en DOKMEE es sencillo. Un parámetro de búsqueda puede incluir algún texto dentro del documento como tal o mas complejo como búsquedas en niveles múltiples o búsqueda sobre resultados de búsqueda.

Localización de los Documentos.

Car

pet

as

Búsqueda dentro de base entera o dentro de carpetas especificadas

Índ

ices

40 índices adaptable a los campos de archivos y carpetas

Tex

to C

om

ple

to

Búsqueda de documentos basado en el contexto interno

Fil

tro

Búsqueda progresiva por medio de filtración de resultado de búsqueda original

Vin

culo

Buscar archivos en Dokmee de aplicaciones externas

Funcionalidad DOKMEE

Funcionalidad DOKMEE

Visualización de Documentos.

▪ Múltiples usuarios pueden acceder simultáneamente dando los privilegios al primer usuario y a los demás usuarios para darles únicamente acceso de lectura. Los documentos podrán ser visualizados dentro de la misma ventana de DOKMEE (para aquellos que son compatibles con el visor de DOKMEE como tiff, jpg, bmp, gif, pdf, doc, xls, ppt, txt, rtf, msg, eml, htm y html). O el documento puede ser abierto con su programa de origen directamente desde DOKMEE.

Acceso Web.

▪ Permite el acceso usando internet con el usuario de la red.

Edición de Documentos.

▪ DOKMEE permite editar y guardar documentos directamente desde si mismo, controlando de manera automática que solamente un usuario sea el que tenga los permisos completos de edición del documento.

Funcionalidad DOKMEE

Anotaciones y Notas en Documento.

▪ DOKMEE permite agregar marcas en color, texto, objetos a una imagen TIFF como parte de la imagen o en una cubierta separada para no alterar la imagen original pudiendo ser impreso con o sin anotaciones.

Control de Versiones.

▪ Con esta funcionalidad los usuarios podrán editar y guardar los cambios en los documentos como una nueva versión para así evitar la sobre escritura.

Envío de Documentos por Correo Electrónico.

▪ DOKMEE 4.5 permite el envío de documentos por correo electrónico como adjunto o de manera directa desde el sistema ya sea en formato PDF o TIFF.

Seguridad del Documento.

▪ DOKMEE nos permite colocar claves de acceso a los usuarios para asignarles permisos dentro de la Base de Datos.

Funcionalidad DOKMEE

Exportación de Documentos.

▪ DOKMEE puede exportar todo tipo de documentos en el formato original de almacenamiento de manera individual o en grupos con la opción de exportar los índices de documentos en un archivo de texto.

Integración con Microsoft Outlook.

▪ La interface de MAPI permite que los documentos se almacenen de manera automática o manual desde Outlook permitiendo capturar datos como fechas de envió y recepción, destinatario, copia visible y oculta, remitente, asunto y adjunto.

Accesos Directos.

▪ Los usuarios pueden configurar sus teclas de acceso directo para abrir DOKMEE de manera automática y realizar búsquedas sobre campos índices previamente establecidos.

Funcionalidad DOKMEE

Importación de Documentos – Importación de Archivo.

▪ Este tipo de importación permite arrastrar directamente los archivos desde el escritorio hasta la Base de Datos sin necesidad de un archivo plano.

▪ Desde una carpeta activa se pueden realizar importaciones hacia la Base de Datos, creando previamente un trabajo de importación activa. (Importación Automática).

▪ Mediante esta opción se permite a los usuarios importar directamente desde una cuenta de correo electrónico hacia la Base de Datos del DOKMEE en forma totalmente automática.

▪ Desde la pantalla principal DOKMEE permite importar ya sea un archivo normal u un archivo texto,

Funcionalidad DOKMEE

Flujo de Trabajo. (Workflow).

Flujo de Trabajo es una función que ofrece la posibilidad de automatizar la secuencia de acciones, ejecutando un proceso de control y seguimiento de los documentos entre Áreas / Departamentos / Personas según los procedimientos dictados por la empresa.

Los archivos se dirigen a los usuarios en función de las aprobaciones, rechazos, los criterios campo de índice y tareas específicas. Se puede personalizar las reglas para el enrutamiento de archivos y otras acciones.

DOKMEE es será capaz de enlazar campos de índice para el enrutamiento de archivos y actualizar valores de índices basado en las aprobaciones y rechazos. Se aplican automáticamente anotaciones de sellos y se programan notificaciones por correo electrónico con recordatorios periódicos.

Impresión de Documentos desde DOKMEE.

Se puede imprimir directamente los documentos incluidas las anotaciones y los cambios realizados en los documentos.

Funcionalidad DOKMEE

Flujo de Trabajo. (Workflow).

Bandejas de Entrada Individuales del

Usuario

Enrutamiento Automático de Documentos

Reglas Personalizables para Enrutamiento de

Documentos y Acciones

Sellado Automático de Documentos

Historial del Documento Y Seguimiento en el Flujo

Notificaciones por Correo Electrónico

Vincular a los Campos de Índice para

Enrutamiento y Actualizaciones del

Valor del Índice

Opciones de Anulación Manual para el

Enrutamiento de Documentos

Especificaciones Automáticas de Acción

para Documentos y Edición de Índice

Funcionalidad DOKMEE

Escaneo e Importación.

Compatibilidad con todos los escáneres TWAIN.

Funcional con un Software externo de limpieza de imagen como VRS.

Revisión de la separación de código durante la digitalización.

Importa cualquier tipo de archivo electrónico en DOKMEE.

Indexa los archivos antes del almacenamiento en la Base de Datos.

Maneja OCR en los documentos durante la importación.

Office Microsoft

Funcionalidad DOKMEE

Digitalización.

El proceso de digitalización cuenta con todas las funciones que permiten realizar el proceso de manera ágil. Entre estas tenemos:

Selección del escáner con el cual se va a realizar el proceso.

Selección de la preferencias para digitalizar según las necesidades del Usuario.

Una vez realizada la digitalización se observan cada uno de los documentos.

Existen prestaciones como la combinación de todos los documentos en uno solo.

Existe la posibilidad de importar con OCR.

Funcionalidad DOKMEE

OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).

Funcionalidad DOKMEE

Administración de Correo Electrónico.

Permite la Programación Personalizable para la recuperación automática de un Correo Electrónico.

Se manejan reglas y filtros para especificar que mensajes deberán incluirse a DOKMEE.

DOKMEE extrae los metadatos de correo electrónico y el texto completo ara una rápida búsqueda en DOKMEE.

Maneja los archivos adjuntos con el correo electrónico o guardar como un archivo independiente.

Se integra

Lotus Notes y Microsoft Outlook

Seguridad

Seguridad - Auditoría

Auditoría.

▪ La función de auditoría de Dokmee registra todas las acciones realizadas en los archivos y archivadores en el software junto con la fecha y hora en que se realizó la acción. La consulta deberá realizarse dentro del registro de auditoría. Para realizar una búsqueda, simplemente seleccione o escriba los criterios que desea buscar en uno o más de los campos de búsqueda.

Registra Todas las Acciones

Realizadas en Dokmee

Imprima el Archivo de

Registro

Criterios de Búsqueda:

Fecha, Usuario, Acción, Archivo

Exportar a un Archivo CSV

Versiones DOKMEE

Servidor SQL Servidor SQL

Versiones DOKMEE

Especificaciones Hardware