Técnicas Metálicas Ingenieros SACCódigo: 046-TI-SopTec Ver: 1 Clasificación: Uso Interno

Informe

Procedimiento – Comunicación estando en el Extranjero.

1. Objetivo.

Informar el procedimiento y metodología de comunicación al momento que un empleado viaje al extranjero.

2. Alcances del Área de Soporte TI.

El presente documento debe de ser de uso interno y puesta en conocimiento de las jefaturas, gerencias y de todo personal de la empresa que tenga que viajar al extranjero.

3. Pre-Requisitos.

El personal deberá viajar con los siguientes implementos de comunicación:

1. Laptop2. Celular

Solo el gerente de área o encargado de no haber un gerente asignado, deberá de solicitar activación del roaming internacional por lo menos con dos días de anticipación indicando lo siguiente.

1. Datos completos del empleado que estará viajando.2. Numero de Línea telefónica.3. País y ciudad de destino.4. Tiempo de permanencia o duración de viaje.5. Informar en caso valla a realizar múltiples escalas.

4. Buen uso de los recursos para la comunicación con el personal interno de la empresa.

Para que el usuario de viaje se comunique con algún colaborador de TM en Lima-Peru:

1. El correo electrónico es la primera forma de comunicación y la que se debe de manejar de manera predeterminada y de carácter obligatoria.

Usando el Outlook instalado en su equipo, usando el celular para enviar y recibir los correos y/o usando el correo web cuya dirección es mail.tecnicasmetalicas.com.pe

2. En caso de estar imposibilitado de enviar correos o dependiendo de la criticidad de la comunicación se debe de usar las siguientes alternativas, en el orden que se detalla a continuación:

___________________________________________________________________Elaborado Por: Luis C. Minamy.

Fecha Creación: 04/06/2015

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Como primer medio de comunicación deberá de ser el WhatsApp para envío de mensajes de texto de manera inmediata.

Uso de SKYPE en caso requieran comunicación tipo video conferencia o solo voz.

Solicitar que los llamen desde Lima en caso que requieran comunicación verbal. Teniendo las siguientes alternativas en el orden que sigue:

a. Proporcionar un número telefónico del lugar donde se encuentra el usuario (hotel, oficina del cliente, etc), para realizar las llamadas hacia ese número.

b. No está autorizado el uso de llamadas a menos que sea considerado emergencia y no pueda ser tratado por los casos anteriores, al momento de realizar la llamada indicar que les devuelvan la llamada.

5. Buen uso de los recursos para la comunicación con proveedores o clientes en el país de destino.

Para que usuario de viaje se comunique con algún proveedor o cliente en el país de destino.

1. Consultar que medios de comunicación manejan, teléfono fijo, Celular, servicios de mensajería de texto tipo WhatsApp use de preferencia los servicio de correo y mensajería Whatsapp

2. En caso que su permanencia en el país se extienda y requiera mantener una comunicación constante con el proveedor o cliente, se debe comprar o alquilar un celular con linea local.

No está permitido llamar o recibir llamadas del proveedor o cliente desde los celulares de la empresa a menos que considere sea una emergencia, primero agote las demás formas de comunicación descritas en el siguiente procedimiento.

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6. Observaciones:

El uso de los celulares de la empresa para hacer llamadas personales, el costo de la misma deberá ser asumido por el empleado.

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