8/19/2019 Riesgos en El Proceso de Inventarios

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Red de Conocimientos en Auditoría y Control Inter

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Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de Inventarios

Cuentas relacionadas Integridad Existencia Exactitud Presentacióny revelación

Inventarios X X X X

Costo de ventas X X X X

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Proceso de inventarios

El proceso de Inventarios es único debido a su estrecha relación con otros procesos deoperaciones (Compras, Ventas y Recursos Humanos) y a la complejidad de sustransacciones.

Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoría de inventarios son:1) En la mayoría de las compañías el inventario es una partida significativa en los

estados financieros

2) El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado ydicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que elproducto es vendido.

3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.

4) La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditorrelacionadas con la valuación y observación (Ejemplo: químicos, Inventario agranel, oxigeno, joyas).

5) La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la

obsolescencia.

6) Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero losclientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año

7) El inventario en tránsito muchas veces no es reconocido por la compañíateniendo en cuenta los términos INCOTERMS .

8) Puede existir inventario en poder de terceros que muchas veces no escontrolado de forma adecuada.

Teniendo en cuenta lo anterior, y antes de entrar a identificar los riesgos y controles delproceso de inventarios, vamos a nombrar algunos aspectos que el auditor debe tener encuenta.

Tipos de inventario: 

Se identifican los siguientes tipos de inventario

  Materias primas y partes compradas.

  Bienes parcialmente terminados, llamados: inventario en proceso.

  Inventario de bienes terminados

  Partes de reemplazo, herramientas y consumibles.

  Bienes en tránsito

  Inventario final (que es cada que se cierra el periodo fiscal más conocido al 31 dediciembre).

Métodos de valuación de inventarios:

Comúnmente se utilizan 4 métodos de valuación de inventarios:

  Promedio

  Primeras entradas primeras salidas (PEPS)

  Ultimas entradas primeras salidas (UEPS

  Identificación específica

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Contabilidad de costos:

Entre los diferentes tipos generales de Contabilidad existe la llamada Contabilidad deCostos. La Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para medir los costos deproducción de algún producto o servicio, para tomar diferentes tipos decisiones en cuantoa producción, organización de la empresa, proveedores de materias primas o serviciospara la empresa, personal, etc. La Contabilidad de Costos también se usa para generar yestablecer el Costo Estándar o Estándar de Producción para las empresas. Acontinuación se describe lo que es un Costo Estándar.

El Costo Estándar  se desarrolla con base a los costos directos e indirectospresupuestados. El Costo Estándar  es una medida de qué tanto debe costar producirseo entregarse una unidad de producto o servicio.

Al cierre de cada mes, la compañía debe ajustar el costo estándar al costo real, que escomo se va a reflejar en los estados financieros.

Inventario en Tránsito: Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las

plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. 

INCOTERMS

Surge de la frase en ingles "International Commerce Terms" que básicamente son lostérminos de compra y venta internacional que establecen y determinan los derechos,responsabilidades y obligaciones de las partes que intervienen en la operación. Es muyimportante destacar que los Incoterms regulan entre otras, cuatro puntos críticos quesoporta toda transacción comercial:

  La entrega de la Mercancía

  Transferencia de Riesgos

  Distribución de Gastos  Trámites documentales

Administración del inventario: El ¿Cuándo? y ¿Cuánto? ordenar son las preguntas enlas que se basa la administración de inventarios, si se reabastece el inventario enperiodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña lo cual reduce el costo deconservación pero se incrementa el de ordenar; si se reabastece el inventario en periodoslargos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de ordenarpero incrementa el costo de conservación.

En administración de inventarios existen modelos de reabastecimiento de inventario quetratan de equilibrar los costos y reducirlos al máximo así con dichos modelos el clientepuede saber: ¿Cuánto inventario ordenar? y ¿Cuándo ordenar inventario? 

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Buenas prácticas para el manejo de inventarios: Las compañías exitosas tienen grancuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre losinventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cualsistema se utilice

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque

3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ódescomposición

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a losregistros contables

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costounitario

6. Comprar el inventario en cantidades económicas

7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, locual conduce a pérdidas en ventas

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso elgasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios

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Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de inventarios

1) Entendimiento del proceso de Inventarios

El primer paso es entender el proceso desde la entrada de la materia prima y/o productoterminado a la bodega hasta la salida del producto terminado de la bodega. Tenga en

cuenta que este proceso lo tenemos que conectar con los procesos de compras, ventas y

nómina.

2) Identificación de riesgos y controles

Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que amenacen la

integridad, existencia y exactitud de las cifras.

Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con

una adecuada segregación de funciones.

Si en la evaluación de la segregación de funciones concluimos que no con confiamos en

esta, el auditor puede tomar la decisión de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto norealizará pruebas a los controles.

Si estamos tranquilos con la segregación de funciones podemos pasar al siguiente paso

que es dividir el proceso de compras en actividades susceptibles a la generación de

riesgos.

Estas actividades son:

1) Almacenamiento

2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (Gastos depersonal, servicios públicos, etc)

3) Costeo de los productos

4) Salida de productos

5) Ajustes al inventario y al costo de ventas

En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los

mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes

características:

  Los más eficientes de probar

  Los que mitigan más número de riesgos.

  Los que cubren un mayor número de aseveraciones

  Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluación de losaños anteriores.

A continuación mostramos un ejemplo de cómo podemos identificar riesgos y controles de

una forma sencilla mediante la utilización una matriz de riesgos y controles.

Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones,

simplemente queremos que sirvan de guía para facilitar la identificación de riegos y

controles por parte del auditor.

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Riesgo  

Control

1 

Control

2  

Control

3  

Control

4  

Control

5  

1) Almacenamiento 

Que los inventarios adquiridos o

comprados no sean ingresados

físicamente al almacén. X 

Que los inventarios sean sustraidos sin

autorización X 

Que el inventario en poder de terceros no

se controle de forma efectiva. X 

Que los inventarios registrados en el

kárdex de almacén no existan X 

Que la información del kardex sea

diferente a la registrada en el libro mayor X 

Que no se registre una provisión por

inventario obsoleto, dañado o de lenta

rotación. X 

2) Registro de utilización de materia

prima, costos directos e indirectos

(Gastos de personal, servicios

públicos, etc) 

Que no se registren la totalidad de los

costos directos e indirectos de producción

en el inventario. X 

Que los costos directos e indirectos de

producción se registren de forma

incorrecta. X 

Que los inventarios de materia prima

solicitados al almacén no coincidan conlos utilizados en producción X 

3) Costeo de los productos

Sobrevalorización o subvaluación del

inventario y costos de los productos

vendidos X 

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Riesgo  

Control

1 

Control

2  

Control

3  

Control

4  

Control

5  

Que no los inventarios y el costo de

ventas no se ajusten del costo estandar al

costo real. X 

4) Salida de productos 

Que se retire mercancía sin autorización X 

5) Ajustes al inventario y al costo de

ventas 

Que se realicen ajustes al inventario y/o al

costo de ventas no autorizados X