Jornada en Gimbernat

SOLUCIONES Y SERVICIOS

RICOH ESPAÑA

9 Mayo 2013

Aviso de confidencialidad

La información comprendida en esta presentación es confidencial y pertenece a RICOH ESPAÑA S.L.U. Cualquier forma de divulgación, reproducción, copia o distribución total o parcial de la misma queda prohibida, no pudiendo ser utilizado su contenido para otros fines sin la autorización de RICOH ESPAÑA S.L.U.

1.

2.

3.

4.

Presentación de RICOH

Evolución y estructura

Competencias en IT Aplications

5. Caso de Uso: Paperless Solutions

6. Algunos casos de éxito

Nuestras Competencias BPO

Presentación RICOH

RICOH es Líder en Tecnología y

Servicios para una Gestión de

Documentos eficiente, segura y

sostenible.

Acerca de RICOH

Año de fundación

6 de febrero de 1936

Subsidiarias

235 compañías operativas

Centros de producción

28 centros de fabricación 11 centros de I+D+I

Facturación Año 2011

20 Billones USD

Empleados

109.014 Personas

Ranking Mundial

429ª Empresa (“The Global Fortune” 2011)

Sede Central

Ricoh Building, 8-13-1 Ginza, Chuo-ku, Tokyo

Acerca de RICOH en el Mundo

Acerca de RICOH en España

Fundada en

1986, como RICOH España

Delegaciones

15

Facturación 2011

213 m€

Empleados

1.300 Personas

Cuota de Mercado

30%

Evolución y Estructura

Organizativa

Se

rvic

ios

Pro

du

cto

s

MFP

Laser Printers

Projection systems GELJET printers

Production printing

Digital cameras

IT Infrastructure

Services MDS

DPO

BPO

Evolución del Portfolio de RICOH

A HISTORY OF TECH PIONEERING

1936 1955 1974 1987 2000

Kiyoshi

Ichimura RICOPY

101

RIFAX

600S DIGITAL

DS320

1990

LASER SERVICES DIVISION

TO ALIGN WITH THE

DIGITAL TREND

De Líderes en Tecnología Documental a Líderes en Servicios de Transición a Modelos de Gestión Documental Digital

ECM & IS Systems

Integration

Ricoh se ha organizado con un foco

creciente en la diferenciación por industrias

manteniendo líneas de servicio donde se

concentra el conocimiento técnico y de

prestación del servicio

Government Financial

Services &

Insurance

Health Education Products &

Utilities

Document & Business Process Outsourcing

IT Applications

Production Printing

MDS

IT Infrastructure Services

Customer Service

Líneas de Servicio

Corporate Units (Legal, IT, HR, …)

Industrias

Conocimiento sectorial

Conocimiento soluciones

RICOH como partner global

Líneas de servicio y enfoque vertical de RICOH

RICOH es hoy una empresa de servicios globales centrados en la gestión y tecnología de

procesos intensivos en documentos

Oferta integrada

ÁMBITOS DE OPTIMIZACIÓN

Optimización Procesos

Optimización Infraestructura

SOLUCIONES Y SERVICIOS

Servicios Consultoría

Soluciones Tecnológicas

Servicos Outsourcing

Nuestro Modelo de Excelencia en Gestión de la Infraestructura de Impresión

Optimización y Reducción de Costes

Enfloque Global de

Gestión de la Infraestructura de Impresión

Seguridad Documental

Del HW a Hub Documental

Gobierno de la Solución

Excelencia en el Proceso de

Transformación

Palancas del Modelo de

Excelencia RICOH

La importancia de tener equipos multidisciplinares para aportar todos los puntos de vista necesarios

Desde RICOH entendemos cualquier proyecto como conjuntos de personas, procesos y herramientas tecnológicas con capacidades de interactuar entre sí para gestionar grandes cantidades de información y estar en línea con un marco legal.

Excelencia

Marco legal

Tecnológico

Personas

Nuestras Competencias Tecnológicas

Consultoría

Consultoría Documental y de Procesos

Diseño y Selección de Arquitecturas Tecnológicas

Project Management Office

Outsourcing

Document Process Outsourcing Services

Application Outsourcing Services

Remote Application Services

Implantación

ECM, BPM, SOA, Portales & WCM, Enterprise Search,

Seguridad Documental

RICOH es adjudicatario del AM 26

COMPLIANCE

Nuestras Competencias Tecnológicas

INPUT BPM & SOA ECM Portal & WCM OUTPUT

+150 Consultores de Servicios Tecnológicos en territorio español

Nuestras competencias en BPO

De una Visión Internalizada a una Visión Externalizada. Nuestras Competencias en BPO

Portfolio de Servicios D&BPO

COMUNICACIONES

MASIVAS Y MULTICANAL

CON EL CIUDADANO

E-ADMINISTRACIÓN ATENCIÓN AL

CIUDADANO

BACKOFFICE

Impresión y Producción

Industrial

Digitalización y Custodia

Digital de Expedientes

Tramitación y Gestión

Administrativa Order-to-Cash

Composición de documentos

multicanal

Registro de Entrada y Mail

Room

Atención al Ciudadano y

Usuario Procure-to-Pay

Inserción y Ensobrado

Automático Administración de Procesos

Seguimiento de incidencias y

Comunicación directa con el

ciudadano

Record-to-Report

Seguimiento y Tratamiento Cobro en nombre de la

administración Workflow Administration

Envio y Comunicación Multi-

Canal

Ricoh BPO gestiona más de 30 Millones de documentos al año en España

Barcelona

• Más de 7 millones de € de

inversión.

• Más de 250 empleados.

• Finance & Backoffice operations.

• En implantación.

Barcelona SSC

Madrid BPO

Centre

• Más de 100.000 impresiones al mes.

• Más de 300.000 documentos gestionados al

mes.

• Cerca de 100 mil expedientes gestionados al año.

• Más de 80 mil carnets expedidos anualmente.

• Cerca de 60.000 personas atendidas presencialmente al año.

Barcelona Dedicated

Customer Service Centre

Madrid

• Más de 9.000.000 impresiones al mes.

• Más de 300.000 documentos gestionados al mes.

Barcelona

BPO Centre

Y además, más de 50 servicios in-plant con más de 300 FTE’s.

Presencia en España

11/05/2013 Confidential – Ricoh ©

Centro BPO Multicliente

Zona

Gestión Documental Zona

Almacén

Producción

Recepción

Almacén y

Mailroom

Planta Baja

Ensobrado Automatizado

Producción masiva y digital de

Documentos

Gestión integral de la Valija

BPO procesos técnicos (pólizas, facturas, recibos, cartas, ...)

Servicios Gráficos

Archivo y Almacén

Al año implica:

+ 70 millones páginas

+ 6 millones de Sobres

Centro de Producción, Tratamiento y Gestión Documental en Hospitalet

Competencias en IT Aplications

Un poco de historia....

1970 2005

1980

Terminal Host

- Lógica Presentación

- Lógica funcional

- Datos

Modelo host

1990

Cliente

Servidor

- Lógica Presentación

- Lógica funcional

-Datos

Modelo Cliente/Servidor dos niveles

1998 Cliente

Servidor

- Lógica

Presentación

- Lógica funcional

-Datos

Modelo Cliente/Servidor modificado

Terminal

(Browser)

WebServer

DBServer

AppServer

Lógica

Presentación

Lógica Negocio

(componentes)

Datos

Multicapas

Esto ha

generado una

gran diversidad

de aplicaciones

lo que se

convierte en un

problema en el

día a día …

Un poco de historia....

¿Qué nos piden nuestros clientes?

Sistemas

existentes Legacy API Utils Colaboration Information Network

Usuarios

Imagenes

unificadas de datos

Procesos de negocio

traducidos en

tecnología

Integración de datos Integración de funcionalidades de negocio

(Integración de aplicaciones)

No podemos plantear desprendernos de las aplicaciones actuales.

INTEGRAR!!

¿Porqué integrar?

30% a 35% del tiempo y coste de

implantación de un

sistema está enfocado a

la integración con

sistemas legacy.

70% de las funciones y

datos críticos de

negocio residen

en aplicaciones

legacy

40% Los paquetes ERP

cubren, a lo sumo,

40% de las funciones

de una empresas.

60 a 80% De los recursos de TI de

grandes empresas se

dedica a mantenimiento

de aplicaciones legacy

Sin los datos y transacciones

provistas por los sistema legacy,

las nuevas soluciones tienen una

utilidad limitada.

Sin integración, se necesitarían

procesos muy costosos y se

producirán problemas de

integridad de datos.

Sistemas legacy representan un

activo valioso para las

organizaciones.

Contienen lógica de negocio

probada a lo largo de los años y

residen en plataformas confiables.

Enfoque tecnológico

• Service-oriented architecture (SOA) – Conjunto de principios de diseño.

– Las funcionalidades se agrupan en servicios de negocio.

– Bajo acoplamiento.

– Comunicaciones síncronas (request/response style)

• Event-driven architecture (EDA) – Software architecture pattern

– Generación, detección, consume de y reacción ante eventos.

– Desacoplamiento.

– Comunicaciones asíncronas (publish/subscribe style)

• SOA y EDA son enfoques diferentes pero complementarios…

SOA + EDA = SOA 2.0

• Transformación de documentos y contenidos

• Gestión del ciclo de vida del documento

• Gestión de repositorios documentales

• Reporting

• Mining / Analytics

• Data Governance

• Análisis y optimización de

procesos

• Gestión de Expedientes

• Workflow y BPM

• Integración de Aplicaciones

(EAI / SOA)

• Web Content

Management

• Gestión de Portales

• Colaboración extranet /

Intranet

• Digital Asset Management

• Control de acceso y auditoría

• IRM

• eSignature

• LOPD

• Archiving

• Enterprise Search

• Mobility

• Knowledge Management

• Records Management

Ricoh dispone de una

amplia experiencia en

la implantación de

soluciones de

integración…

INPUT BPM & SOA ENTERPRISE

CONTENT

MANAGEMENT

PORTAL & WEB

CONTENT

MANAGEMENT

OUTPUT

COMPLIANCE

Classification: Confidential 29

Somos integradores

• Ricoh dispone de referencias y

profesionales altamente

cualificados en soluciones SOA

lideres del mercado:

– Oracle SOA Suite.

– WSO2 Oxygen Tank.

Tecnologías SOA

WSO2 es una compañía fundada en el 2005 por conocidos líderes en XML,

Tecnologías y Estándares para el desarrollo de Servicios Web y en el mundo

del Código Abierto.

Características

Fácil configuración a través de una interfaz

gráfica intuitiva.

Diseño de alto rendimiento que para

mantener los recursos en su nivel de máxima

eficiencia.

Construido sobre la plataforma WSO2 Carbon

OSGi: facilita la adición de nuevas

capacidades a medida que se necesitan.

Se integra con fácilmente con otros sistemas,

como por ejemplo HL7, SAP, JMS, ….

WSO2 Suite

WSO2 Suite

Oracle SOA Suite ofrece un conjunto de software completo para la creación,

implementación y administración de una arquitectura orientada a servicios

Características

Administrador de procesos basado en BPEL.

Solución para la monitorización de la actividad

de los negocios.

Motor de reglas de negocio para capturar y

automatizar las políticas.

Conectividad con una gran variedad de

fuentes de datos.

Entorno de Desarrollo Integrado (JDeveloper)

Solución de seguridad y administración de

servicios Web

Registro de servicios para detectar y

administrar el ciclo de vida de los servicios

Oracle SOA Suite

Oracle SOA Suite

RICOH Paperless Solution

De la Infraestructura a la Gestión de Procesos Documentales

La Infraestructura Documental

actúa como Hub Documental

(gracias a la SDK de cada equipo) y

debe integrarse con Arquitecturas

ECM y BPM/SOA para dinamizar

procesos de negocio digitales.

REGISTRO ELECTRÓNICO E/S

TRAMITADOR (GESTOR DE EXPEDIENTES)

GESTOR DOCUMENTAL

SEDE ELECTRÓNICA

REGISTRO PRESENCIAL

COMPULSA

ELECTRÓNICA

COPIA

AUTÉNTICA

INT

ER

OP

ER

AB

ILID

AD

Administración

Canal Virtual Canal Presencial

Consulta información

Solicita trámites

Ingresa documentos

Recibe notificaciones

…

Ciudadano/Empresa Ciudadano/Empresa

EJEMPLO: El modelo de Administración Electrónica para Ricoh

El modelo de Administración Electrónica para Ricoh

REGISTRO ELECTRÓNICO E/S

TRAMITADOR (GESTOR DE EXPEDIENTES)

GESTOR DOCUMENTAL

SEDE ELECTRÓNICA

REGISTRO PRESENCIAL

COMPULSA

ELECTRÓNICA

COPIA

AUTÉNTICA

INT

ER

OP

ER

AB

ILID

AD

Administración

Canal Virtual Canal Presencial

Consulta información

Solicita trámites

Ingresa documentos

Recibe notificaciones

…

Ciudadano/Empresa Ciudadano/Empresa

El registro de entrada constituye el

principal foco de contaminación de la

administración electrónica

La eliminación del Papel en la Administración Pública debe iniciarse en el propio proceso de Registro de Entrada

…incluyendo la firma digital y el registro electrónico de tiempo para crear copias electrónicas legales

Una vez digitalizado el documento en papel, la copia digital se

convierte en una copia auténtica con el mismo valor que el

documento original en papel

Ejemplo: Copia Auténtica

Integración de la MFP con plataformas de firma y gestores documentales. Cumplimiento del ENI/ENS

Documento

papel

Ou

tpu

t

Inte

rfa

z d

e s

alid

a

Metadatos

Inpu

t

Extr

acció

n d

e m

eta

da

tos

Documento

digitalizado

Nú

cle

o

crip

tog

ráfico

Lector de tarjetas

criptográficas

Soluciones para la Administración Pública

Sede Electrónica y

Registro Telemático

Registro E/S

SICRES 3

Gestión Documental

Corporativa y ECM

Tramitador de

Expedientes

Notificaciones a

Ciudadanos

Digitalización Certificada

y Compulsa Electrónica

Casos de Éxito

Implantación de BPM/SOA para digitalización de procesos de negocio

Retos del Cliente

• El objetivo fundamental es centralizar servicios

• Ello exige estandarizar, estructurar e implementar procesos

• La premisa fundamental es migrar a una organización sin papeles para aflorar

agilidad organizativa en los procesos de negocio

Solución

• Consultoría documental

• Primera fase en la gestión de notas de gastos, facturas de proveedores,

expedientes de RRHH y apertura de nuevos centros

• Análisis y modelado de procesos. Reingeniería para migrar de un modelo

totalmente descentralizado a un modelo centralizado

• Implantación de procesos digitales mediante un motor BPM basado en Oracle

BPM

• Arquitectura SOA basada en la plataforma Oracle BUS

• Los procesos se fundamentan en un enfoque sin papeles

• Digitalización y captura documental basada en Oracle Forms Recognition

• Almacenamiento de expedientes digitales y documentos digitales en Oracle

Webcenter content

• La arquitectura de la solución se basa en la suite Middleware de Oracle

Implantación de BPM/SOA para digitalización de procesos de negocio

Oracle BPM

Portal de Procesos

Procesos

Oracle Service Bus (OSB)

Servicios Servicios ….

Oracle Webcenter

Content

JD Edwards

Seg

uri

dad

PeopleSoft

Hyperion

Procesos …

Oracle Webcenter

Imaging @factura

Plataforma de

legalización

Oracle Forms

Recognition

Consultoría proceso documental: Escuela de negocios

Retos del Cliente

• Departamento de Research Unit tiene una problemática de:

• El proceso documental no está optimizado, resulta lento y

costoso

• Las aplicaciones implicadas en el desarrollo del proceso son

múltiples y no están relacionadas

• La documentación genera una problemática de espacio, tanto

físico como electrónico y digital

Solución

• Proyecto de Consultoría que incluya:

• Solución al proceso documental

• Plan de implantación:

• tiempo de implantación

• esfuerzo en jornadas

• coste económico

• Migración de los documentos electrónicos existentes

• Integración del gestor documental con el bus corporativo para

permitir su publicación en la web

• Roadmap: estrategia de crecimiento y plan de governance

documental para la organización

Beneficios

• Plan de gobierno e implantación documental corporativo

• Optimización del sistema de gestión de fotografías y vídeos

• Trazabilidad de los activos digitales gracias al uso del gestor

documental

• Menor time to market en la publicación web

• Ganancia de usabilidad en la trasformación de imágenes

Automatización del Proceso de Gestión de Facturas de Proveedores

Retos del Cliente

• Migrar a una organización sin papeles para aflorar

agilidad organizativa

• Primera fase en el proceso de gestión de facturas de

proveedores

Solución

• Digitalización de facturas de proveedores

• Captura automática de datos y transferencia a ERP

mediante Oracle Forms Recognition

• Almacenamiento en plataforma corporativa ECM

basada en Oracle Webcenter Content

• Gestión de la aprobación de la factura mediante un

proceso workflow basado en Oracle

• Integración de ciclo de vida documental de la factura

de proveedores con ciclo de la transacción en el ERP

• La arquitectura de la solución se basa en la suite

Oracle de gestión documental basada en Oracle

Webcenter content, SOA suite, BPM y Oracle Forms

Recognition

Todo ello, bajo un Modelo de Gestión experto …

Página 48

Implantar la primera fase para una arquitectura orientada a servicios (SOA)

Objetivo general del proyecto

Objetivos específicos del proyecto

Implantar la Plataforma WSO2-ESB y WSO2-BAM.

Análisis y acompañamiento en la definición de servicios.

Publicación de los servicios en WSO2-ESB.

Ejecución de pruebas de aceptación y de rendimiento.

Configuración de las métricas de los servicios publicados (WSO2-BAM).

Formación Administradores.

Formación Técnica de Desarrollo.

Todo ello, bajo un Modelo de Gestión experto …

Página 49

Portal del

Paciente

Informes

Electrónicos

WebScan

Digitalización en Admisiones

Digitalización en Archivo

Portal del

Profesional

Eliminación del Papel

Proyectos Realizados:

Generación de Informes que componen la

Historia Clínica del Paciente en Formato

Electrónico.

Tipos de Documentos:

• Informe de Alta.

• Informe de Derivación.

• Anamnesis.

• Informe Médico de Seguimiento.

Integración de los formularios Electrónicos para

la información estructurada a la Historia Clínica

Digital del Paciente.

Proyectos Pendientes de Ejecución:

Integración de la Firma Electrónica.

Transformación del Papel a Digital

Proyectos Realizados

Digitalización, Captura e integración de los

documentos aportados por el paciente en el

proceso de admisiones.

Digitalización, Captura e Integración de la

Historia Clínica en papel existente actualmente

en el Archivo de Historias Clínicas de los

Hospitales.

Proyectos Pendientes de Ejecución:

Digitalización Certificada.

Historia Clínica Digital

Alta

Alta enfermería

Alta uvi

Cambio de servicio

Complemento alta

Urgencias

Complemento urgencias

Médico urgencias

Quirúrgicos

Protocolos intervención

Asistencia

Asistencia

Informes dietista

Curso clínico

PCA

Curso clínico

Árbol genealógico

Exploraciones complementarias

Laboratorio

Informes laboratorio

Microbiología

Informes laboratorio

Anatomía patológica

Informes anatomía

Diagnóstico por la imagen

Ecografía

Ecografía ginecobstétrica

Mamografía

Historia Clínica Digital Beneficios

Proyectos Pendientes de Ejecución:

Integración del motor de Integración Mirth,

para realizar envío bidireccional de mensajes

HL7 entre sistemas y aplicaciones.

Administradores:

• Aumentar el tiempo de atención al

paciente.

• Permitir el acceso a información integrada

mejorando el rendimiento.

• Reducir el coste médico.

• Minimizar riesgos médicos, incrementar la

seguridad al diagnóstico.

Pacientes:

• Mejorar la calidad del servicio y reducción

de riesgos médicos.

• Eliminar la repetición al proporcionar la

información básica de identificación.

• Permitir el acceso al propio historial sin

necesidad de acceder físicamente al centro

sanitario.

• Evitar la repetición de pruebas caras e

invasivas.

Profesionales Sanitarios:

• Facilitar la visualización inmediata de la

información de los pacientes.

• Accesibilidad a la información del paciente.

• Son accesibles a través del portal a los

servicios disponibles.

Investigadores:

• Acceso a información de alta calidad.

• Mejorar en el análisis de estadísticas y

tendencias.

Historia Clínica

Todo ello, bajo un Modelo de Gestión experto …

Página 50

Oficina Virtual Tramitación

Implantación de una plataforma web dentro del Portal Salud de la Consejería de Sanidad, con el objetivo de de

facilitar la tramitación de proyectos de Investigación para Atención Primaria vía telemática y otros servicios

adicionales con soporte documental informativo.

• Implantación de un portal WEB con los siguientes funcionalidades:

• Oficina Virtual para la Tramitación

• Gestión Documental

• Asistente Virtual

• Acceso a la plataforma mediante certificado digital.

• Firma electrónica de los trámites mediante certificado digital

• Plataformas y herramientas alineadas con los estándares: Servicios Web

SOAP, Portal Web JSR-168 y JSR-286 y BPM.

LA SOLUCIÓN

• Proporciona procedimientos de tramitación online de las solicitudes de

desarrollo de nuevos proyectos de investigación.

• Proporciona ayuda virtual para la elección del tipo de estudios que se

pretende realizar.

• Habilita una canal de comunicación telemático entre los agentes implicados:

Laboratorios, Investigadores, Comité Ético de Investigación Clínica (CEIC),

Agencia Española del Medicamento y Productos Sanitarios (AEMPS), …

• Permite disponer de información online sobre el estado de la tramitación.

• Proporciona un soporte para la gestión/tramitación informatizada

BENEFICIOS

Todo ello, bajo un Modelo de Gestión experto …

Página 51

Guía de Prácticas Clínicas

Implantación de Guías de Práctica Clínica Electrónica (GPCe) con el objetivo de generar automáticamente

recomendaciones clínicas para apoyar a los médicos en el proceso de toma de decisiones para el diagnóstico y

tratamiento

• Generación de forma automática las recomendaciones derivadas de la

Guía de Practica Clínica (GPC).

• Consulta de toda la información referente al paciente sin necesidad de

salir del sistema, ofreciendo una presentación visual y estructurada sobre

la información del estado de cada paciente.

• Información sobre la adherencia a las recomendaciones por parte de los

profesionales

• Sistema estará basado en estándares: HL7, Modelo de arquetipos ISO

CEN 13606, SNOMED CT

• Plataformas y herramientas alineadas con los estándares: Servicios Web

SOAP y Portal Web JSR-168 y JSR-286

LA SOLUCIÓN

Otras Referencias

Digitalització distribuïda d’expedients d’extrangeria

Digitalització d’expedients de

pensions

Digitalització certificada en registre

d’entrada

Digitalització certificada d’albarans de dispensació

de combustible

Accès a la informació i cerca corporativa

Migració tecnològica de la plataforma de Enterprise Search IDOL Autonomy

Servei de manteniment de les aplicacions del Punto Neutro Judicial

Digitalització de formularis de

peticions de serveis

Implantació d’una solució de registre de E/S i gestió

documental

Digitalització certificada d’històries clíniques

Implantació de la història clínica digital amb Alfresco Enterprise

Implantació de Alfresco Enterprise per a la gestió documental

corporativa i arxiu electrònic

Implantació SOA per a interoperabilitat interna

mitjançant WSO2 Migració tecnològica de

Alfresco Enterprise

Implantació de l’expedient virtual del treballador amb

Alfresco Enterprise

Implantació de BPM/SOA per a la digitalització de

processos de negoci

Automatització del procés de gestió de factures de

proveïdors

Consultoria Documental

Otras Referencias