ÓRGANO LEGISLATIVO ASAMBLEA NACIONAL UNIDAD DE … · Órgano legislativo . asamblea nacional ....

ASAMBLEA NACIONAL

H.D. JOSÉ LUIS VARELA PRESIDENTE

H.D. ROGELIO BARUCO PRIMER VICEPRESIDENTE

H.D. NORIEL SALERNO SEGUNDO VICEPRESIDENTE

LICDO. WIGBERTO QUINTERO SECRETARIO GENERAL

LICDO. LUIS E. CAMACHO SUBSECRETARIO

DR. ROBERTO ALFONSO PROLL SUBSECRETARIO GENERAL

ÓRGANO LEGISLATIVO ASAMBLEA NACIONAL

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZA

Mayo 201

Agosto 2010

PROCESO NO.5 DONACIÓN DE UN BIEN

PROCESO NO.4 DESCARTE DE BIENES NO INFORMÁTICOS

PROCESO NO.3 DESCARTE DE BIENES INFORMÁTICOS.

PROCESO NO.2 DAR DE ALTA Y DESPACHAR UN BIEN ADQUIRIDO POR COMPRAS

PROCESO NO.1 TRASLADO DE MOBILIARIO, EQUIPO Y MAQUINARIA MAPEO

FUNCIONES

ESTRUCTURA

GENERALIDADES

DEPARTAMENTO DE COMPRAS SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE BIENES PATRIMONIALES 2010

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL Página 2

ASAMBLEA NACIONAL

H.D. JOSÉ MUÑOZ MOLINA PRESIDENTE

H.D. MANUEL COHEN PRIMER VICEPRESIDENTE

H.D. DANA CASTAÑEDA SEGUNDO VICEPRESIDENTE

LICDO. WIGBERTO QUINTERO SECRETARIO GENERAL

LICDO. LUIS E.CAMACHO SUBSECRETARIO GENERAL

DR. ROBERTO ALFONSO PROLL SUBSECRETARIO GENERAL

Agosto 2010



ORGANO LEGISLATIVO SECRETARÍA GENERAL

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

MAGISTRA IRIAM BETEGÓN DE DELGADO

DIRECTORA DE LA UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL



SECRETARÍA GENERAL


EQUIPO TÉCNICO

MAGISTRA IRIAM BETEGÓN DE DELGADO DIRECTORA

LICDA. BERTA HISLOP ANALISTA

SEÑORA YAJAIRA NIETO ANALISTA

LICDA. MELINA OROCÚ ANALISTA

POR LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

LICDA. MARITZA BARRÍA JEFA DEL SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES



ÍNDICE

Paginas

INTRODUCCIÓN 6

A. GENERALIDADES 8

1. Objetivo del Manual 8

1.1. Ámbito de Aplicación 8

2. Base Legal 8

3. Normas de Control Interno 12

B. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 20

1. Organigrama 21

C. FUNCIONES GENERALES 22 1. Objetivos 23

2. Funciones 23

D. PROCEDIMIENTOS Y MAPEOS 26

1. Traslado de Mobiliario, Equipo y Maquinaria 26

1.1. Mapeo 28

2. Dar de Alta y Despachar un Bien Adquirido por Compra 29

2.1. Mapeo 32

3. Descarte de Bienes Informáticos 34

3.1. Mapeo 37

4. Descarte de Bienes No Informáticos 39

4.1. Mapeo 42

5. Donación de un Bien 44

5.1. Mapeo 47

E. ANEXOS 49

Formularios e Instructivos 49



INTRODUCCIÒN



i

El presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Sección de Bienes

Patrimoniales del Departamento de Contabilidad de la Asamblea Nacional de

Panamá. Es un instructivo de procedimientos que documenta y norma el

seguimiento de las actividades en el control de bienes patrimoniales, delimitando

las funciones, así como también, señalar los puestos involucrados en la ejecución

de las diversas funciones administrativas. Verificando el correcto y oportuno

cumplimiento de la solicitud que da origen a la entrada o salida del mobiliario,

equipo y maquinaria teniendo en cuenta las responsabilidades de los funcionarios

y empleados que en él intervienen.

Este Manual tiene como objetivo fundamental es documentar los Procedimientos

que sustentan la operación del (Departamento de Bienes Patrimoniales), a fin de

establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente de la Unidad

Administrativa en cuestión.



A. GENERALIDADES



A. GENERALIDADES

Establecer el procedimiento que comprende desde la elaboración de la

solicitud de servicio de imprenta y de copias que permite brindar un

servicio gráfico integral, que va desde el diseño gráfico hasta la

terminación del producto. Esto nos permite minimizar el margen de error

además de lograr un ahorro significativo en costo y tiempo de

producción.

1. Objetivos del Manual

Proporcionar al personal de la Sección de Bienes Patrimoniales, así

como a los Departamentos que intervienen en este proceso, llevar

control y seguimiento de los bienes.

Esto permite conocer la ubicación los bienes patrimoniales del la

Asamblea Nacional y asegurar las condiciones el manejo correcto

de inventario de los bienes.

1.1. Ámbito de aplicación

El contenido del Manual es de observancia institucional y todo aquel

que intervenga en este proceso, formalizándose con su expedición.

2. Base Legal

− Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos 1 de 1993 y 2 de 1994; y por el Acto Legislativo N° 1 de 2004.

− Ley Nº 30 de 14 de diciembre de 1993, "Por la cual se crea la Biblioteca Parlamentaria Dr. Justo Arosemena" (G. O. No. 22,438 de 23 de diciembre de 1993).



− Ley 12 de 10 de febrero de 1998, por la cual se desarrolla la Carrera del Servicio Legislativo.

− Ley 16 de 8 de febrero de 2008, que reforma la Ley 12 de 10 de

febrero de 1998, por la cual se desarrolla la Carrera del Servicio Legislativo y dicta otras disposiciones.

− Ley 16 de 17 de febrero de 1998, "Por la cual se reforma el Texto

Único del Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Legislativa" (G. O. 23,539 de 11 de mayo de 1998).

− Resolución Nº 42 de 9 de junio de 1998, de la Directiva de la

Asamblea Legislativa, por la cual se aprueba la nueva estructura administrativa del Órgano Legislativo.

− Resolución Nº 8 de 5 de octubre de 1998, por la cual la Directiva de

la Asamblea Legislativa modifica la Resolución Nº 42 de 9 de junio de 1998.

− Ley 35 de 30 de julio de 1999, por la cual se modifica el Reglamento

Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Legislativa (G. O. 23,855 de 3 de agosto de 1999).

− Resolución Nº 72 de 11 de julio de 2000, por la cual se modifica la

estructura administrativa del Órgano Legislativo.

− Resolución Nº 49 de 30 de mayo de 2001, por la cual se crea la Dirección Nacional de Promoción de la Participación Ciudadana.

− Resolución Nº 80 de 9 de agosto de 2001, por la cual se modifica la

estructura organizativa de la Asamblea Legislativa.

− Resolución Nº 117 de 7 de agosto de 2002, por la cual se modifica la estructura organizativa de la Asamblea Legislativa y modifica la resolución Nº.80 de 9 de agosto de 2001 y a todas las que les sean contrarias.

− Resolución Nº 263 del 30 de junio de 2008, por la cual se modifica

la estructura organizativa de la Asamblea Nacional y modifica la resolución Nº117 de 7 de agosto de 2002 y a todas las que les sean contrarias.



− Resolución Nº 314 de 14 de agosto de 2008, por la cual la Directiva de la Asamblea Nacional modifica la Resolución Nº 263 de 30 de junio de 2008.

− Resolución Nº 52 de 12 de agosto de 2009, por la cual la Directiva

de la Asamblea Nacional deroga la Resolución Nº 263 de 30 de junios de 2008, modificada por la Resolución Nº 314 de 14 de agosto de 2008 y modifica la Resolución Nº 216 de 5 de julio de 2007.



3. Normas de Control Interno Para el Área de Materiales, Suministros y Activos Fijos

Este título complementa las Normas Específicas relativas al Control

Interno para la Administración Financiera Gubernamental, debido a la

importancia de áreas como materiales, suministros y activos fijos.

El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional,

debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que

requieren las entidades. Su actividad se orienta a proporcionar los

elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades.

La verificación periódica de los bienes, con el objeto de establecer si

son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en

condiciones adecuadas que no signifique riesgo de deterioro o

despilfarro, constituyen prácticas que salvaguardan apropiadamente los

recursos de la entidad y fortalecen los controles interno de esta área.

Estas Normas describen los controles internos más importantes que

son requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento

en las entidades, así como respecto al uso, conservación, custodia y

protección de bienes.

3.4.1 Criterio de Economía en la Compra de Bienes y Contratación de

Servicios en toda transacción de bienes o servicios, así como en las

demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de

economía.

Comentario:

a) En su sentido más amplio economía en la gestión de una entidad

pública, significa, administración recta y prudente de los recursos

públicos. Es decir, orden en el gasto presupuestario, ahorro de trabajo,

dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos.



b) La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en

calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las

actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los costos

operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.

c) Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias, que

permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de

bienes y prestación de servicios adoptar la aplicación del criterio de

economía en sus actividades.

3.4.2 Unidad de Almacén

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

Comentario:

a) Unidad de Almacén, significa que todos los bienes que adquiera la

entidad deben ingresar a través de almacén, aún cuando la naturaleza

física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o

dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los

bienes adquiridos.

b) Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes,

deben estar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones

seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita el arreglo y

disposición conveniente de los bienes, así como el control e

identificación de los mismos.

c) Las personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de

acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan



(si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas

solicitadas por las dependencias de la Institución), así como los que

salen.

d) Los titulares de cada entidad establecerán un sistema apropiado para

la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes

almacenados.

e) Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado

de registro permanente del movimiento de estos, por unidades de

iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén

deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes según

requerimiento.

f) Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser

almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los

encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén

tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la

documentación correspondiente.

3.4.3 Toma de Inventario Físico

Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

Comentario:

a) La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar

físicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una fecha dada;

con el fin de asegurar su existencia real. La toma de inventarios permite

comparar los resultados obtenidos valorizados, con los registros



contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las

diferencias que pudieran existir y proceder a los ajustes del caso. Este

procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez al año.

b) Para efectuar una adecuada toma física de inventarios, es necesario

que la gerencia o quien haga sus veces, emita previamente por escrito,

procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser

comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso.

c) El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser

independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de

los activos, salvo para efectos de identificación.

d) Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de

bienes y conciliación con la información contable, deben investigarse, y

luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del

funcionario responsable.

e) La Gerencia o quien haga sus veces debe aprobar los procedimientos

que permitan a los responsables del manejo de los bienes, emitir

informes respecto al estado de uso y conservación de éstos, lo que

fortalecerá el control interno y mejorará la eficiencia en su utilización.

Esta debe mostrar en todo momento una actitud responsable y positiva,

respecto al control de los bienes con que cuenta la entidad, mediante la

práctica de inventarios parciales.

f) Cuando la entidad contrate los servicios de una firma privada para

llevar a cabo la toma de inventarios físicos, el producto final presentado

así como la base de datos debe tener la conformidad del área contable,

en forma previa a la cancelación de dicho servicio.



g) El Auditor Interno, debe participar en calidad de observador, para evaluar la

adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades

que no cuenten con Auditoría Interna, el titular designará al funcionario que

cumpla esta función.

h) Esta Norma es también aplicable para la realización de los inventarios

físicos de almacén, se aplicarán los mismos criterios antes establecidos, no

debiendo intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de

los bienes.

3.4.4 Descarte de Bienes de Activo Fijo

Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser descartadas oportunamente.

Comentario:

a) El descarte de bienes, es un proceso que consiste en retirar todos

aquellos bienes, que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la

entidad, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza,

como las siguientes:

- Obsolescencia:

Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y avances tecnológicos

- Daño : Desgaste o afectación de los bienes,

- Deterioro debido al uso continuo de los mismos.

- Pérdida Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o circunstancias fortuitas



- Destrucción: Afectación de los bienes de los bienes por causas ajenas al manejo institucional, (inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc.).

- Excedencia: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado.

- Mantenimiento y/o reparación onerosa:

Cuando el costo de mantenimiento y/o reparación de un bien es significativo, en relación a su valor.

- Reembolso y /o reposición:

Opera para los bienes asegurados cuando los documentos contractuales correspondientes así lo determinan.

- Cualquier otra causa justificable:

La causa justificable debe sustentarse ante la Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales.

b) Las causas antes señaladas, y otras que priven a la entidad del uso de los

bienes, requiere una respuesta oportuna de la administración, la misma

que, previa calificación y justificación documentada e investigación de ser

el caso, debe proceder a descartar tales bienes, conforme a las

disposiciones emitidas por la Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales.

c) Corresponde a la entidad establecer los procedimientos administrativos

para el tratamiento de descarte de bienes por las razones invocadas

anteriormente, de conformidad con las normas legales vigentes.

Igualmente, tales procedimientos deben regular las acciones que deben

adoptar las entidades para los casos de transferencia, subasta,

incineración y/o destrucción o donación de su patrimonio mobiliario.

3.4. 5 Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo

La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por

el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar

su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil.



Comentario:

a) El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la

administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento

normal, y/o prolongar la vida útil de los mismos.

b) Debe diseñarse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin

de no afectar la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección

de la entidad establecer los controles necesarios que le permitan estar al

tanto de la eficiencia de tales programas, así como se cumplan sus

objetivos.

c) La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de

mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el

responsable de la dependencia que solicita el servicio.

d) La administración, antes de proceder a la contratación de empresas que

presten servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta

rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, así como velar que se

encuentre formalizada su situación jurídica.

e) Corresponde a la administración de cada entidad establecer el programa

de mantenimiento de bienes de activo fijo.

3.4.6 Acceso, Uso y Custodia de los Bienes

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la

entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso,

conservación, y custodia, de ser el caso.



Comentario:

a) Acceso, es la facultad que tienen las personas autorizadas para poder

utilizar los bienes de una dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El

uso es la acción de utilización permanente de un bien, asignado a una

persona. Custodia, es la responsabilidad que asume una persona por el

cuidado físico de un bien.

b) Los servidores que laboran en una determinada dependencia deben ser los

únicos autorizados para utilizar los bienes asignados, quienes están en la

obligación de utilizarlos correctamente, y velar por su conservación.

c) Es necesario establecer por escrito, la responsabilidad de custodia de los

bienes de activo fijo, a las personas que exclusivamente los utilizan, a fin

de que sean protegidos del uso indebido, o acceso de personas ajenas a la

dependencia.

d) En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias

personas, es responsabilidad del Jefe de la dependencia, definir los

e) aspectos relativos a su custodia y verificación, de manera que éstos sean

utilizados correctamente, y para los fines de la Institución.

f) Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de

los bienes, deben ser reportados a la dirección, por el personal

responsable del uso y custodia de los mismos, a efecto de que adopten las

acciones correctivas del caso.



B. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL



ORGANIGRAMA

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES



C. FUNCIONES GENERALES





OBJETIVO

Fortalecer la gestión pública de la Asamblea Nacional, ofreciendo la información permanente y actualizada de la cantidad, valor y estado de conservación de los bienes patrimoniales de la Institución.

FUNCIONES

- Incorporar en sus registros internos todos los bienes patrimoniales,

abriendo su respectiva forma de control unitario;

- Elaborar estados trimestrales de cuentas de activo fijo, patrimonio de la

Entidad;

- Tramitar ante el Departamento de Avalúo de la Dirección General de Bienes

Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas, las solicitudes de

descarte, avalúo, desecho, chatarreo, entre otros, presentados y

debidamente autorizadas por sus respectivas dependencias;

- Identificar cada bien con una placa, para facilitar su ubicación posterior;

- Mantener contacto directo con la Sección de Registros Contables y la

Sección de Proveeduría del Departamento de Compras y Proveeduría de la

Institución, para el registro contable de los activos;



- Realizar los inventarios físicos de los activos fijos de la Institución;

- Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos;

- Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus

labores;

- Elaborar los informes de evaluación de resultados;

- Formular el anteproyecto de presupuesto de la Sección;

- Las demás funciones que se le asignen afines a su área de especialidad.



D. PROCEDIMIENTO Y MAPEOS



MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MOBILIARIO, EQUIPO Y MAQUINARIA PREPARADO POR: LICDA. BERTA HISLOP

ANALISTA ADMINISTRATIVA

REVISADO POR: LICDA MARITZA

UNIDAD EJECUTORA

FECHA:2010 PAGINA 1-2

LICDA. IRIAM BETEGÓN DE DELGADO DIRECTORA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

APROBADO POR: LICDO.WIGBERTO QUINTERO

SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0.2

AN/ DGDAF/DC/SBP/02

OBJETIVO

Dar a conocer los pasos a seguir por las Unidades Administrativas que requieran del traslado de mobiliario, maquinaria y equipo a lo interno de la Entidad.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

UNIDAD CEDENTE

- Llena y firma el formulario “Solicitud de Traslado del Mobiliario, Maquinaria y Equipo” (Forma AL/DAF/DC/SBP/01).

- Procede a la consecución de las firmas involucradas. - Le solicita a la Unidad responsable de la movilización según sea el caso

que proceda al traslado del equipo o mobiliario.

UNIDAD RESPONSABLE DE LA MOVILIZACIÓN

- Procede a la movilización del equipo o mobiliario. - Entrega el equipo o mobiliario a la Unidad Receptora - Instala el equipo en aquellos casos que sea necesario

NOTA

En aquellos casos en que el equipo a ser Movilizado sea electrónico se le comunicará al Departamento de Sistemas Informáticos para su movilización, si es de aires acondicionados se le informará al Departamento de Mantenimiento de Servicios Generales.

UNIDAD RECEPTORA

- Recibe el equipo o mobiliario. - Firma el Formulario “Solicitud de Traslado del Mobiliario, Maquinaria y

Equipo” (Forma AL/DAF/DC/SBP/01). - Entrega el formulario firmado a la Unidad Responsable de la Movilización.



UNIDAD RESPONSABLE DE LA MOVILIZACIÓN (DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO; DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES; DEPARTAMENTO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS).

- Recibe el Formulario firmado “Solicitud de Traslado del Mobiliario, Maquinaria y Equipo” (Forma AL/DAF/DC/SBP/01).

- Entrega el Formulario original con firmas responsables a la Sección de Bienes Patrimoniales y copia a la Unidad Cedente.


- Recibe el original del Formulario con todas las firmas, registra y archiva.

UNUDAD CEDENTE

- Recibe copia con firmas responsables - Archiva.

NOTA:

Este formulario se le enviará vía correo interno.

En aquellos casos que la unidad no cuenta con su correo interno favor llamar tel: 212-0011 de la Sección de Bienes Patrimoniales para su obtención.

Si las firmas involucradas completas no se podrá mover el equipo o mobiliario de ningún despacho de la institución.

Todo traslado del mobiliario o equipo debe cumplir estrictamente con el proceso antes señalado de lo contrario esta prohibida su movilización.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE: SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES

P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MOBILIARIO, EQUIPO Y MAQUINARIA

PÁG.: 2 - 2


UNIDAD CEDENTEUNIDAD RESPONSABLE DE LA MOVILIZACIÓN

UNIDAD RECEPTORASECCIÓN DE BIENES

PATRIMONIALES

4

LLENA Y FIRMA EL FORMULARIO "SOLICITUD DE TRASLADO FIRMA EL FORMULARIO "SOLICITUD DE TRASLADO DEL MOBILIARIO,

DEL MOBILIARIO, MAQUINARIA Y EQUIPO". MAQUINARIA Y EQUIPO.

ENTREGA EL FORMULARIO FIRMADO A UNIDAD RESPONSABLE DE LA

MOVILIZACIÓN.

SOLICITA A LA UNIDAD RESPONSABLE DE LA MOVILIZACIÓN RECIBE EL FORMULARIO FIRMADO.

QUE PROCEDA AL TRASLADO DEL EQUIPO O MOBILIARIO.

PROCEDE A LA MOVILIZACIÓN DEL EQUIPO O MOBILIARIO.

ENTREGA EL EQUIPO O MOBILIARIO A LA UNIDAD RECEPTORA. RECIBE EL ORIGINAL DEL FORMULARIO CON TODAS LAS FIRMAS,

REGISTRA Y ARCHIVA.

INSTALA EL EQUIPO EN AQUELLOS CASOS QUE SEA NECESARIO. RECIBE COPIA DEL FORMULARIO CON TODAS LAS FIRMAS Y ARCHIVA.

RECIBE EL EQUIPO O MOBILIARIO.


28

PROCEDE A LA CONSECUCIÓN DE LAS FIRMAS INVOLUCRADAS

ENTREGA EL FORMULARIO ORIGINAL CON FIRMAS RESPONSABLES A LA SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES Y COPIA A LA UNIDAD CEDENTE.

PROCESO: TRASLADO DE MOBILIARIO, EQUIPO Y MAQUINARIA

ASAMBLEA NACIONAL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECCIÓN DE BIENES

cPATRIMONIALES

PROCEDIMIENTO: PROCESO PARA DAR DE ALTA Y DESPACHAR UN BIEN

ADQUIRIDO MEDIANTE COMPRA REPARADO POR: LICDA. BERTA HISLOP



UNIDAD EJECUTORA




SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0.2 AN/

DGDAF/DC/SBP/02

OBJETIVO

Describir el procedimiento a seguir por las para dar de alta a un bien y despacho de bienes adquiridos mediante compra.


UNIDAD DE ALMACÉN

- Recibe del proveedor los bienes y factura. - Notifica mediante llamada telefónica a Auditoría Interna y Bienes

Patrimoniales el evento de recepción de bienes indicándole el número y el tipo de bienes (mobiliario, equipo, entre otros) para que se apersonen al sitio donde ocurre la entrega.

- Comunica a la Unidad Solicitante.

AUDITORÍA INTERNA

- Revisa si está correcto y sella factura y copia de las otras instancias.

BIENES PATRIMONIALES

- Llena la tarjeta de registro de activo fijo.

JEFE DE BIENES PATRIMONIALES

- Recibe y revisa la tarjeta de registro de activo fijo dando el visto bueno. - Asigna placa de identificación. - Registran en el sistema RHAMAN los bienes adquiridos.



- Revisan el ingreso al sistema esté correcto. - Archivan la documentación.

COMPRAS

- Recibe formulario de recepción de Almacén y registra en el Libro de Control.

- Actualiza la fecha de entrega de la Orden de Compras en la hoja de Excel ”Seguimiento de Solicitud de bienes y O/C”.

UNIDAD SOLICITANTE

- Recibe llamada telefónica del Almacén informando la llegada del bien solicitado.

- Confecciona formulario de requisición y entrega a almacén.

ALMACEN

- Comunica a Bienes Patrimoniales mediante llamada telefónica la salida del bien, para efectos que se apersonen al Almacén.


- Se a personal al Almacén - Verifican requisición y revisa que el bien a entregar coincida con lo

solicitado. - Si todo es correcto, adhiere la respectiva placa de identificación a los

bienes que se están entregando a la Unidad Solicitante y pone el sello de salida en el formulario de requisición.

UNIDAD SOLICITANTE

- Recibe el bien y firma formulario de requisición.


P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: PROCESO PARA DAR DE ALTA Y DESPACHAR UN BIEN ADQUIRIDO MEDIANTE COMPRA

PÁG.: 2 - 2




- Registra la salida del bien en el “informe de salida de activos de almacén” y en el sistema RAHMAN de control de Bienes Patrimoniales.

- Archiva documentos.


P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: PROCESO PARA DAR DE ALTA Y DESPACHAR UN BIEN ADQUIRIDO MEDIANTE COMPRA

PÁG.: 2 - 2


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UNIDAD SOLICITANTE

PROCESO: DAR DE ALTA Y DESPACHAR UN BIEN ADQUIRIDO MEDIANTE COMPRA

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

ÁREA DE ALMACÉNSECCIÓN DE BIENES

PATRIMONIALESDEPARTAMENTO DE

COMPRAS

ASAMBLEA NACIONALUNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

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Registra en el Sistema RHAMAN los bienes adquiridos

Recibe el formulario de recepción de almacén y registra en el Libro de Control.

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UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL

PROCESO: DAR DE ALTA Y DESPACHAR UN BIEN ADQUIRIDO MEDIANTE COMPRA

Recibe del Proveedor los bienes y factura.Recibe llamada telefónica del Almacén informando la llegada del biensolicitado. Confecciona el formulario de requisición y entrega al Almacén.

Notifica mediante llamada telefónica a la Dirección de Auditoría interna y a la Sección deBienes Patrimoniales para la recepción de los bienes.

Revisa si es correcto y sella factura y copia de las otras instancias.

Actualiza la fecha de entrega de la Orden de Compra en la hoja de excel "Seguimiento de Solicitud de Bienes y O/C".

Comunica a Bienes Patrimoniales mediante llamada telefónica la salida del bien, para efectos que se apersonen al Almacén.

Se apersona al Almacén y verifica la requisición, revisa que el bien a entregar coincida con lo solicitado.

Si todo es correcto, adhiere la repestiva placa de identificación a los bienesque se están entregando a la Unidad Solicitante y pone sello de salida en elformulario de requisición.

Recibe y revisa la tarjeta de registro de activo fijo dando el visto bueno. Y asigna placa.

Recibe el bien y firma el formulario.

Revisa el ingreso de la información al sistema, que la misma esté correcta y se procede a archivar la documentación.

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PROCEDIMIENTO: PROCESO DE DESCARTE DE BIENES INFORMÁTICOS PREPARADO POR: LICDA. BERTA HISLOP



UNIDAD EJECUTORA




SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0.2 AN/

DGDAF/DC/SBP/02

OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir por las Unidades Administrativas que requieran del traslado y/o descarte de equipos informáticos equipo a lo interno de la de la Asamblea Nacional.


UNIDAD SOLICITANTE

- Remite al la Dirección de Informática la solicitud de traslado de equipo informáticos para evaluación técnica y descarte.

- Da salida en el Libro de Control.

DIRECCIÓN DE INFORMATICA

- Efectúa el diagnóstico técnico, elabora un informe y traslada el equipo a las instalaciones de informática.

- Confecciona una lista con el detalle de los bienes a descartar y la remite junto con el diagnóstico técnico a Bienes Patrimoniales.

- Da salida en el Libro de Control.


- Recibe solicitud de descarte de equipos informáticos y diagnóstico técnico y le da entrada en el Libro de Control.

- Realiza la solicitud y/o aprobación del descarte a las siguientes instancias y le adjunta la lista con el detalle del bien que se descarta, Dirección General



Continuación…

de Administración y Finanzas, Contraloría General de la República, Ministerio de Economía y Finanzas (DCBP).

- Recepción le da la lista a la Solicitud/aprobación en el Libro de Control.

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

- Recibe solicitud/aprobación del descarte, revisa y aprueba y remite a la Contraloría General de la República y al Ministerio de Economía y Finanzas.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

- Recibe Solicitud/aprobación del descarte, revisa y aprueba.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS (DCBP)

- Recibe Solicitud/aprobación del descarte, revisa y aprueba.


- Recibe solicitud de descarte de equipos informáticos aprobada y le da entrada en el libro de control.

- Ejecuta el acto de destrucción con la participación de las instancias convocadas para ello.

- Confecciona el acta de destrucción, la cual es firmada por las instancias convocadas en el acto.

- Envía y reposa el original del acta el Ministerio de Economía y Finanzas. - Archiva una copia en el expediente correspondiente dentro del

Departamento. - Envía copia del acta de destrucción a las siguientes instancias: Dirección

General de Administración Y Finanzas, Departamento de Contabilidad y Dirección de Auditoría Interna.

- Elabora hoja de ajuste con los bienes descartados y se rebajan del inventario que se lleva en el Sistema RAHMAN.

- Lleva la hoja de ajuste y acta de Destrucción al Departamento de


P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: : PROCESO DE DESCARTE DE BIENES INFORMÁTICOS

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Continuación…

- Contabilidad para que haga el registro contable. - Recepción le da salida a cada copia en el Libro de Control.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS –DCBP

- Recibe original del Acta de Destrucción, sellan y firma, genera las copias y la distribuyen a las instancias participantes.


- Recibe copia sellada y firmada y la archiva - Remite copia al Departamento de Contabilidad


- Recibe copia y registra en el Libro de Control - Ejecuta proceso de Descarte de Bienes patrimoniales y lo refleja en el flujo

de contabilidad.


P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: : PROCESO DE DESCARTE DE BIENES INFORMÁTICOS

PÁG.: 3 - 3



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PROCESO DE DESCARTE DE BIENES INFORMÁTICOS

UNIDAD SOLICITANTE

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA



FINANZAS

CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y

FINANZAS


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Recibe solicitud para la aprobación del descarte, revisa y aprueba.

Confecciona una lista con el detalle de los bienes a descartar y la remite juntoal diagnóstico técnico a Bienes Patrimoniales y registra la salida en el Libro deControl.

Realiza la solicitud y aprobación del descarte a las siguientes instancias y leadjunta la lista con el detalle del bien que se descarta y registra su salida en elLibro de Control.

Recibe solicitud de descarte de equipos informáticos y diagnóstico técnico y leda entrada en el Libro de control.

Recibe original del Acta de Destrucción, sella y firma, genera las copias y la distribuyen a las instancias participantes.

Recibe copia sellada y firmada, archiva y remite copia al Departamento deContabilidad.

Recibe copia y registra en el Libro de Control, Ejecuta el proceso de descarte debienes Patrimoniales y lo refleja en el flujo de Contabilidad.

Envía y reposa el original del acta en el Ministerio de Economía y Finanzas.Archiva una copia en el expediente correspondiente dentro del Departamento.

Recibe la solicitud de aprobada del descarte, revisa y aprueba y la remite a laContraloría General de la República y al Ministerio de Economía y Finanzas.

Recibe solicitud para la aprobación del descarte, revisa y aprueba.

Envía copia del acta de destrucción a las siguientes instancias: Dirección Generalde Administración y Finanzas, Departamento de Contabilidad y Dirección deAuditoría Interna.

PROCESO DE DESCARTE DE BIENES INFORMÁTICOS

Remite a la Dirección de Informática la solicitud de traslado de equiposinformáticos para evaluación técnica y descarte y registra la salida en el Librode Control.

Efectua el diagnóstico técnico, elabora un informe y traslada el equipo a las instalaciones de Informática.

Reciben solicitud de descarte de equipos informáticos aprobada y le da entrada en el Libro de Control.

Ejecuta el acto de destrucción, la cual es firmada por las instancias convocadaspara ello. Confeccionan acta de destrucción, la cual es firmada por las instanciasconvocadas en el acta.

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PROCEDIMIENTO: PROCESO DE DESCARTE DE BIENES PATRIMONIALES NO

INFORMÁTICOS PREPARADO POR: LICDA. BERTA HISLOP



UNIDAD EJECUTORA




SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0.2 AN/

DGDAF/DC/SBP/02

OBJETIVO

Dar a conocer los pasos a seguir por las Unidades Administrativas que requieran el descarte de mobiliario, maquinaria y equipo a lo interno de la Entidad.


UNIDAD SOLICITANTE

- Llena el formulario de Traslado de Bienes con el detalle del bien dañado que se va a trasladar al Depósito de Bienes Patrimoniales.


- Recibe el formulario de traslado de la Unidad Solicitante. - Verifica la Información del formulario de traslado. - Coordina con el Departamento de Servicios Generales para el Traslado del

bien.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

- Recibe el formulario de traslado y registra en el Libro de Control. - Revisa, da visto bueno y traslada el bien de la Unidad solicitante al

Depósito de Bienes Patrimoniales.


- Registra el traslado del bien al Depósito de Bienes Patrimoniales. - Elabora el informe para descarte con la lista de los bienes dañados que



Continuación…. se encuentra en el Depósito y que se van a descartar.

- Elabora la solicitud/Aprobación de Descarte y le adjunta el informe de Descarte con la lista de los bienes dañados. Envía para aprobación de las siguientes instancias: Dirección General de Administración y Finanzas, Contraloría General de la República, Ministerio de Economía y Finanzas (DCBP).

- Da salida a la solicitud/Aprobación del Descarte.


- Recibe la solicitud/Aprobación del Descarte, revisa y aprueba.



MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS



- Recibe solicitud/Aprobación del descarte autorizado por la Contraloría y El Ministerio de Economía y Finanzas (DCBP) y registra en el Libro de Control.

- Ejecuta el acto de destrucción con la participación de las instancias convocadas, incluyendo personal del Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República.

- Confecciona acta de destrucción la cual es firmada por las instancias presentes en el acto.

- El original del Acta de Destrucción e entrega al Ministerio de Economía y Fianzas y se envía copia a la Dirección General de Administración y Finanzas y Dirección de Auditoría Interna.

- Se elabora hoja de ajuste con Bienes Descartados y se revaja el inventario en el sistema RHAMAN.

- Se envía copia de hoja de ajuste y acta de Destrucción al Departamento de Contabilidad para que realice el registro contable.


P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: PROCESO DE DESCARTE DE BIENES PATRIMONIALES NO INFORMÁTICOS

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Continuación…

- Se archiva en Bienes Patrimoniales el acta y demás documentos del descarte.

- Registra en el Sistema RHAMAN el descarte de los bienes. - Recepción le da salida a cada copia en el Libro de Control.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

- Recibe original del Acta de Destrucción, sellan y firma, genera las copias y la distribuyen a las instancias participantes.


- Recibe copia sellada y firmada y la archiva - Remite copia al Departamento de Contabilidad


- Recibe copia y registra en el Libro de Control - Ejecuta proceso de Descarte de Bienes patrimoniales y lo refleja en el flujo

de contabilidad.


P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: PROCESO DE DESCARTE DE BIENES PATRIMONIALES NO INFORMÁTICOS

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ASAMBLEA NACIONAL


FINANZAS


PROCESO: DESCARTE DE BIENES NO INFORMÁTICOS

UNIDAD SOLICITANTEBIENES

PATRIMONIALES

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES


FINANZAS


REPÚBLICA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES


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Recibe la solicitud del descarte, revisa y aprueba.

Llena el formulario de traslado con el detalle del bien.

Recibe solicitud del descarte autorizado por la Contraloría, Ministerio de Economíay Finanzas(DCBP) y lo registra en el Libro de Control. Ejecuta el Acto de destruccióncon la participación de las instancias convocadas.

Recibe el formulario de traslado y registra en el Libro de Control, revisa, da vistobueno y traslada el bien de la Unidad Solicitante al Depósito de BienesPatrimoniales.

Registra la entrada del bien al Depósito de Bienes Patrimoniales. Elabora el informe con la lista de los bienes dañados, elabora solicitud de aprobación de descarte.

Adjunta el informe de descarte con la lista de bienes dañados y envía aprobaciónde la Dirección General de Administración y Finanzas, Contraloría general de laRepública y Ministerio de Economía y Finanzas; da salida a la solicitud.

Recibe original del Acta de destrucción, sellan y firma, genera las copias y distribuyen a las instancias participantes.

Recibe copia sellada,firma y archiva, remite copia al Departamento deContabilidad.

Recibe copia y registra en el Libro de Control; Ejecuta proceso de Descarte de Bienes Patrimoniales y lo refleja en el flujo de Contabilidad.



ASAMBLEA NACIONAL

PROCESO: DESCARTE DE BIENES NO INFORMÁTICOS

Recibe el formulario de traslado y verifica la información, coordina con el Departamento de Servicios generales el traslado del bien.

Confecciona el acta de destrucción la cual firma las instancial convocadas. Eloriginal del Acta de destrucción se entrega al Ministerio de Economía y Finanzas yse envía copia a la Dirección General de Administración y Finanzas y la Dirección deAuditoria Interna.

Se elabora hoja de ajuste con Bienes Descartados y se revaja el inventario enel Sistema RHAMAN.

Se envía copia de hoja de ajuste y Acta de destrucción al Departamento decontabilidad para que realice el registro contable.

Se archiva en Bienes Patrimoniales el acta y demás documentos del descarte,se registra en el Sistema RHAMAN el descarte de los bienes y se le da salida acada copia en el Libro de Control.

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PROCEDIMIENTO: PROCESO DE DONACIÓN DE UN BIEN PREPARADO POR: LICDA. BERTA HISLOP

ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

REVISADO POR: LICDA MARITZA BARRÍA

UNIDAD EJECUTORA




SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN N0.2

AN/DGDAF/DC/SBP/02

OBJETIVO

Establece el procedimiento a seguir en el momento que solicite una donación de equipo o mobiliario a la Asamblea Nacional.


PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

RECEPCION

- Recibe nota de solicitud de Donación del bien, le da entrada en el Libro de Control y lo somete al Presidente de la Asamblea.

- El Presidente aprueba solicitud. - Si el presidente no aprueba, el trámite finaliza en este punto. - Recepción le da salida a la solicitud aprobada (rechazada) en el Libro de

Control.


RECEPCIÓN

- Recibe solicitud y da entrada en el Libro de Control y lo remite al Director. DIRECTOR

- Revisa y da el visto bueno y la somete a Bienes Patrimoniales para que la procese.

RECEPCIÓN

- Da salida a la solicitud en el Libro de Control y la remite a la Sección de Bienes Patrimoniales.




- Recibe la solicitud y le da entrada en el Libro de Control. - Verifica físicamente el bien y contra el registro de inventario. - Envía la solicitud de donaciones a las siguientes instancias: Contraloría

General de la República, Ministerio de Economía y Finanzas (DCBP). - Registra la salida de las notas de solicitud en el Libro de Control.


- Recibe solicitud/Aprobación de la donación y la lista de los bienes a donar, revisa y aprueba.


- Recibe solicitud/Aprobación de la donación y la lista de los bienes a donar, revisa y aprueba.


- Ejecuta el acto de entrega de la donación, con la participación de las instancias involucradas.

- Confecciona el acta de donación, la cual es firmada por las instancias presentes en el acto.

- Archiva una copia del acta de donación en el expediente de bienes donados por la Unidad administrativas.

- Envía el original del Acta de Donación a la Dirección de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas y se genera las copias que se distribuye a las instancias participantes /donantes y beneficiarios) y Contabilidad.

- Registra en el Sistema RAHMAN la donación de los bienes. - Da salida al original y copia del Acta de Donación en el Libro de Control.


P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: PROCESO DE DONACIÓN DE UN BIEN

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- Recibe el original del Acta de Donación y emite la Resolución correspondiente.

- Remite copia de Resolución.


- Recibe copia de la Resolución emitida por Ministerio de Economía y Finanzas (DCBP), le da entrada al Libro de Control y se archiva.

- Saca copia de la Resolución. - Da salida a una copia de la Resolución a la Sección de Bienes

Patrimoniales.


- Recibe copia de la Resolución. - Elabora hoja de Resumen de Ajuste y se rebaja del inventario en el Sistema

RHAMAN los bienes donados. - Archiva.


- Recibe documentación de la donación y registra en el Libro de Control que le corresponde.

- Ejecuta el proceso de Donación en el flujo contable.

ENTIDAD BENEFICIADA

- Recibe donación (casi siempre son Escuelas, Juntas Comunales, Iglesias, Asociaciones de Beneficencia, entre otras.


P.A. AN/DGAF/DI/03

PROCEDIMIENTO: PROCESO DE DONACIÓN DE UN BIEN

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ASAMBLEA NACIONAL


FINANZAS (DCBP)


PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA


FINANZAS



REPÚBLICA

PROCESO DE DONACIÓN DE UN BIEN


ENTIDAD BENEFICIARIA

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ASAMBLEA NACIONAL

El Presidente de la Asamblea Nacional aprueba o rechaza la solicitud. Leda salida a la solicitud aprobada en el Libro de Control.

Recibe la solicitud y la registra en el Libro de Control, revisa y da vistobueno y la somete a Bienes Patrimoniales.

Da salida a la Solicitud en el Libro de Control y la remite a la Sección de Bienes Patrimoniales.

PROCESO DE DONACIÓN DE UN BIEN

Recibe la solicitud de donación del bien, le da entrada en el Libro de Control y losomete a la consideración de Presidente de la Asamblea.


Envía la solicitud de donación a las instancia, Contraloría General de laRepública, Ministerio de Economía y Finanzas (DCBP) y registra la salidade las notas de solicitud en el Libro de Control.

Recibe solicitud de la donación y la lista de los bienes a donar , revisa y aprueba.

Ejecuta el acto de entrega de la donación, con la participación de las instancias involucradas. Confecciona el acta de donación, la cual es firmada por las instancias presente en el acto.

Archiva una copia del acta de donación en el expediente, envía el original delActa de Donación al Ministerio de Economía y Finanzas (DCBP) y se generancopias que se distribuye a las Instancias participantes

Registra en el Sitema RHAMAN la donación de los bienes, da salida aloriginal y copia del Acta de Donación en el Libro de Control.

Recibe original de Acta de Donación y emite Resolución correspondientey remite resolución a la Dirección General de Administración y Finanzasde la Asamblea Nacional.

Recibe copia de la Resolución emitida por el MEF, le da entrada en Librode Control y saca copia de la Resolución y remite copia a la Sección deBienes Patrimoniales.

Recibe la resolución, elabora hoja de resumen de ajuste y rebaja delinventario en el Sistema RHAMAN los bienes donados,y archivadocumentos.

Recibe documentos de la donación y registra en el Libro de Control ,ejecuta el proceso de Donación en el flujo contable.

Recibe donación.

Recibe la solicitud y le da entrada en el Libro de Control, verifica fisicamente el bien contra el registro del inventario.

Recibe solicitud de la donación y la lista de los bienes a donar , revisa y aprueba.

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E. ANEXOS FORMULARIOS

DÍA MES AÑO

SOLICITADO POR:________________________________ LOCALIZACIÓN DEL BIEN____________________________ DESTINO______________________________

*ESTADO DEL BIEN: N-NUEVO: R-REGULAR D-DAÑADO:

MOTIVO DEL TRASLADO________________________________________________________________________________________________________________________________

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VER INSTRUCCIONES EN LA PARTE DE ATRÁS

Nº:____________________________

UNIDAD CEDENTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD RECEPTORA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA Y COMUNICACIÓN

ASAMBLEA NACIONAL

MOBILIARIO MÁQUINA O EQUIPO A TRASLADAR

DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE ESTADOCÓDIGO

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALESSOLICITUD DE TRASLADO DE MOBILIARIO, MÁQUINARIA Y EQUIPO

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INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE TRASLADO DEL MOBILIARIO, MAQUINARIA Y EQUIPO

CONTENIDO

1. FECHA Se indicará el día, mes y año en que se llena la solicitud de traslado del mobiliario, maquinaria y equipo.

2. Nº El Nº de registro será asignado por la sección de Bienes Patrimoniales.

3. SOLICITADO POR Se anotará el nombre de la Unidad administrativa solicitante que tiene el bien inventariado y solicita traslado.

4. LOCALIZACIÓN DEL BIEN Se anotará el lugar donde se localiza el bien.

5. DESTINO Se anotará el nombre de la unidad administrativa que recibirá el bien.

6. CÓDIGO Se anotará el número de la placa de metal o número que aparece en la etiqueta. Por ejemplo: 00036 ó 263-10-0116-00025

7. DESCRIPCIÓN Se describirá detalladamente el bien que se va a trasladar. Por ejemplo: Escritorio de metal 3 gavetas, etc.

8. MARCA, MODELO Y SERIE Se anota la marca, modelo y serie del bien.

9. ESTADO (N- NUEVO; B-BUENO; R-REGULAR; D-DAÑADO). Se indicará con letras para describir el estado actual del bien.

10. MOTIVO DEL TRASLADO Se detallará una breve explicación del motivo del traslado.

11. UNIDAD CEDENTE Se anotará la firma de la persona responsable de la unidad cedente que va a trasladar el bien.

12. DEPARTAMENTO DE SERVICIO GENERALES Se anotará la firma del Director General de Administración y Finanzas.

13. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Se registrará la firma del Director General de Administración y Finanzas para la autorización de traslado del bien.

14. UNIDAD RECEPTORA Se anotará la firma de la persona responsable de la unidad que recibe el bien.

15. DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA Y COMUNICACIÓN Se anotará la firma de la persona responsabilidad de la unidad.

16. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Se registrará la firma de la persona responsable de la unidad.

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