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OTROS ARTCULOS

Sistemas de gestin paralos documentos (ISO 30300):una aproximacin estratgica a lamejora del control de los documentos

Jos Alberto Alonso,Director de

ebla Gesti Documental

M. Rosa Lloveras, Directora de

ebla Gesti Documental

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Cualquier organizacin debe gestionaradecuadamente los documentos queproduce (o recibe) como evidencia desus procesos y actividades, con in-dependencia de su soporte o forma-to. Con este propsito, es recomenda-ble establecer un plan de gestin dedocumentos orientado a:

Demostrar el cumplimento del marcolegal y normativo y facilitar el rendi-miento de cuentas a las partes inte-resadas.

Mejorar la eficacia y la eficiencia delas actividades de la organizacin, in-cluyendo la optimizacin de los cos-tes operativos de creacin y manteni-miento de los documentos.

Facilitar la toma de decisiones y la co-herencia de las operaciones.

Proporcionar apoyo en posibles liti-gios manteniendo pruebas de las ac-tividades realizadas.

Mantener la memoria corporativa dela organizacin.

Un plan de gestin de documentosse delinea sobre tres ejes principales:

a) La visin estratgica: alineamiento dela gestin de documentos con losprocesos de negocio, los sistemasde gestin y los recursos de la orga-nizacin.

b) La visin operativa: sistematizacinde los procesos y controles de ges-tin de documentos.

c) La visin tecnolgica: implementaciny seguimiento de las aplicaciones degestin de documentos o evidenciaselectrnicas.

La normalizacin de la gestin de documentos

La ISO (International Organization forStandardization) cuenta con dos comi-ts tcnicos que desarrollan un trabajode normalizacin en el mbito de la ges-tin de documentos:

Una nueva norma de sistema de gestin: ISO 30300

ISO 30300: Sistema de gestin paralos documentos al igual que las seriesISO 9000 (gestin de la calidad), ISO14000 (gestin ambiental), ISO/IEC27000 (seguridad de la informacin), ISO31000 (gestin del riesgo) o la recinincorporada ISO 50000 (gestin ener-gtica) es una serie de normas de ran-go Management System Standard (MSS)o Norma de Sistema de Gestin. Unafamilia de normas de este tipo se ca-racteriza por incidir en los requisitos quedebe cumplir un rea determinada dela gestin para garantizar un funciona-miento orientado a la mejora continuade un sistema organizativo, siendo certi-ficable mediante una norma especficade requisitos.

Las dos primeras normas de la fa-milia ISO 30300, publicadas en inglsy francs en noviembre de 2011 por ISO,son:

ISO 30300:2011. Information and do-cumentation-Management systems forrecords-Fundamentals and vocabulary(Information et documentation-Syst-mes de gestion des documents dacti-vit-Principes essentiels et vocabulaire).

ISO 30301:2011. Information and do-cumentation-Management systems for

TC 46 Information and documenta-tion: a travs del subcomit TC 46/SC 11 Archives/records managementse desarrollan las tareas de normali-zacin sobre polticas y procedimien-tos de gestin documental.

TC 171 Document managementapplications: se encarga de normali-zar los procesos y las operaciones decaptura, indizacin, almacenamiento,recuperacin, distribucin, presenta-cin, migracin, intercambio o pre-servacin de documentos en sopor-te electrnico.

De los tres ejes o lneas de actuacinque debe incluir un plan de gestin dedocumentos (estratgico, operativo,tecnolgico), ISO solamente haba lle-vado a cabo hasta ahora una labor denormalizacin en los mbitos operativoy tecnolgico. As, entre las normaspublicadas cabe destacar la aparicinen 2001 de la norma ISO 15489, queconstituye un marco de referencia debuenas prcticas para disear e imple-mentar procesos y controles de gestinde documentos. Con la publicacin delas dos primeras normas de la familiaISO 30300 Sistemas de gestin paralos documentos, se ha iniciado el cami-no para sustentar una lnea de actua-cin a nivel estratgico en el rea de lagestin documental.

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Tabla 1. Normas UNE sobre gestin de documentos

Visin estratgica

SPNE-ISO 30300. Sistemas degestin para los documentos.Fundamentos y vocabulario.

PNE-ISO 30301. Sistemas degestin para los documentos.Requisitos.

Visin operativa

UNE-ISO 15489. Gestin dedocumentos.

UNE-ISO 23081. Metadatospara la gestin dedocumentos.

UNE-ISO/TR 26122. Anlisis delproceso de trabajo para la gestin de documentos.

Visin tecnolgica

UNE-ISO/TR 15801.Informacin almacenadaelectrnicamente.Recomendaciones sobreveracidad y fiabilidad.

UNE-ISO/TR 18492.Conservacin a largo plazode la informacin basada en documentos.

UNE-ISO 19005. Formato defichero electrnico para laconservacin a largo plazo.

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definitions. Esta gua, que actualmentese encuentra en fase de tramitacin, pro-pondr una armonizacin de todas lasnormas de sistema de gestin ISO a tra-vs de una estructura de contenidos yuna terminologa comunes.

Por otra parte, se est trabajando ac-tualmente en el desarrollo de otros dosproductos de la serie:

ISO 30303. Information and documen-tation-Management systems for re-cords-Guidelines for implementation.

ISO 30304. Information and documen-tation-Management systems for re-cords-Assessment guide.

La importancia de la serie de normas ISO 30300

La publicacin de la serie de normas ISO30300 adquiere una especial relevanciaporque:

a) Reconoce la gestin de documentoscomo un rea a considerar en las es-trategias orientadas a la mejora con-tinua de la gestin empresarial, conjun-tamente con otras reas como lacalidad, el medio ambiente o la segu-ridad de la informacin.

b) Se normalizan por primera vez los re-quisitos para implantar lneas de actua-cin encaminadas a la mejora de lagestin de documentos.

c) Permite certificar un sistema de ges-tin para los documentos, aspecto quevena siendo solicitado por algunasentidades desde la publicacin de lanorma ISO 15489.

El control de documentos en los sistemas de gestin

Todos los sistemas de gestin estable-cen requisitos de la documentacin. Es-tos requisitos son de tipo operativo ypueden cumplirse con ayuda de la nor-ma ISO 15489, que tiene este propsitoentre otros (proporciona la gestin dedocumentos como apoyo de un sistemade calidad que cumpla con la norma ISO9001 e ISO 14001). En este sentido, noes preciso implantar la norma ISO 30301para cumplir con los requisitos docu-mentales de un sistema de gestin.

Sin embargo, la implantacin de lanorma ISO 30301 es recomendablecuando los procesos y controles de ges-tin documental forman parte intrnsecade los procesos de negocio de la organi-zacin. As, esta norma puede resultarespecialmente til para empresas e ins-tituciones que necesitan demostrar elcumplimiento de requisitos relacionadoscon la creacin y mantenimiento de do-cumentos fiables, autnticos, ntegros y

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Tabla 2. Esquema de norma segn el borrador de la ISO Guide 83

1 Scope

2 Normative references

3 Terms and definitions

4 Context of the organizationa

4.1 Understanding the organization and its context

4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties

4.3 Determining the scope of the management system

4.4 XXX management system

5 Leadership

5.1 General

5.2 Management commitment

5.3 Policy

5.4 Organizational roles, responsibilities and authorities

6 Planning

6.1 Actions to address risks and opportunities

6.2 XXX objectives and plans to achieve them

7 Support

7.1 Resources

7.2 Competence

7.3 Awareness

7.4 Communication

7.5 Documented information

8 Operation

8.1 Operational planning and control

9 Performance evaluation

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation

9.2 Internal audit

9.3 Management review

10 Improvement

10.1 Nonconformity and corrective action

10.2 Continual improvement

records-Requirements (Information etdocumentation-Systmes de gestiondes documents dactivit-Exigences).

Por su parte AENOR ha publicado, confecha 28 de diciembre de 2011, las tra-ducciones oficiales de estas normas desistemas de gestin para los documen-tos: UNE-ISO 30300:2011 y UNE-ISO30301:2011, respectivamente.

La elaboracin de las normas ISO30300 e ISO 30301 sigue la estructurapropuesta por la ISO Guide 83: High le-vel structure and identical text for mana-gement system standards and commoncore management system terms and

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usables. Este sera el caso, por ejemplo,de organizaciones que:

Gestionan documentos como una ac-tividad integrada en la prestacin desus servicios (Administraciones Pbli-cas, despachos profesionales).

Tienen un marco legal y reglamentarioestricto con una alta exigencia en larendicin de cuentas a organismos re-guladores y de supervisin (empresasde auditora de cuentas, laboratoriosfarmacuticos).

Prestan servicios de gestin documen-tal (digitalizacin de documentos, cus-todia fsica de documentos, serviciosde archivo electrnico, distribucin decartera).

La norma ISO 30300: fundamentosy vocabulario

La norma de fundamentos y vocabu-lario tiene como propsito describir losprincipios de un sistema de gestinpara los documentos (SGD) y definir lostrminos relacionados. En este sentido,aunque su nico contenido normativoson las definiciones aplicables a la fami-lia de normas ISO 30300, proporcionaindicaciones sobre el propsito del sis-tema, los principios que lo sustentan, elenfoque basado en procesos aplicadoa un SGD, el rol de la alta direccin ylas relaciones con otros sistemas degestin.

Uno de los aspectos que cabe desta-car de la norma ISO 30300 es el aparta-do sobre los principios de un SGD, quepermite integrar ste con el sistema degestin global de la organizacin y ali-nearlo con otros sistemas de gestin im-plantados. As, se considera que el xitoen la implementacin de un SGD sebasa en la aplicacin de los siguientesprincipios:

a) Enfoque al cliente y otras partes intere-sadas.

b) Liderazgo y responsabilidad.

c) Toma de decisiones basada en la evi-dencia.

d) Implicacin del personal.e) Enfoque sobre procesos.f) Enfoque sistemtico de la gestin.g) Mejora continua.

Respecto al vocabulario que fija estanorma, se definen trminos relacionadoscon los documentos (archivos, docu-mento, evidencia, metadatos),con la gestin (rendicin de cuentas,no conformidad), con los procesosde gestin documental (acceso, clasi-ficacin, conversin, disposicin,migracin, trazabilidad, transferen-cia) y con el propio sistema (sistemade gestin para los documentos, ges-tin de documentos, aplicacin degestin documental).

La norma ISO 30301: requisitos

Por su parte, esta norma especifica losrequisitos del sistema de gestin paralos documentos cuando una organiza-cin pretende demostrar su capacidadpara crear y controlar los documentos desus actividades de negocio.

El contenido de esta norma, ademsde las partes preliminares (prlogo, intro-duccin, objeto y campo de aplicacin,referencias normativas), se estructura enlos siguientes apartados:

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Contexto de la organizacin: compren-sin de la organizacin y su contexto;requisitos de negocio, legales y de otrandole; definicin del alcance del SGD.

Liderazgo: compromiso de la direc-cin; poltica; roles organizativos, res-ponsabilidades (de direccin y operati-vas) y competencias.

Planificacin: acciones para el trata-miento de riesgos y oportunidades;objetivos de gestin documental.

Soporte: recursos; capacitacin; con-cienciacin y formacin; comunicacin;documentacin.

Operacin: planificacin y control deoperaciones; diseo de los procesosde gestin documental; implementa-cin de las aplicaciones de gestin do-cumental.

Evaluacin del desempeo: supervisin,medicin, anlisis y evaluacin; siste-ma de auditora internas; revisin por ladireccin.

Mejora: control de las no conformida-des y acciones correctivas; mejoracontinua.

Una parte sustancial de la ISO 30301es el anexo normativo y, por lo tanto, deobligado cumplimiento, en el que se esti-pulan los procesos y controles de gestindocumental que se deben implementar.Estos requisitos, de carcter especfico,hacen referencia a los diversos aspectosvinculados a la creacin y control de losdocumentos.

Como anexos informativos la normatambin incluye las interrelaciones entrelas normas ISO 9001, ISO 14001, ISO27001 e ISO 30301 y una lista de verifi-cacin para la autoevaluacin.

La implantacin de la norma ISO 30301

Cualquier organizacin que oriente susprocesos de negocio a la mejora conti-nua y que considere la gestin de docu-mentos como un rea relevante para laorganizacin puede implantar la norma

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La norma ISO 30301 es recomendablecuando el cumplimientode los requisitosrelacionados con lacreacin y control dedocumentos formaparte de los procesosde la organizacin

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correctivas, etc. Sin embargo, la imple-mentacin de los procesos y controlesque se especifican en el anexo normativocomporta unos requisitos aadidos sobrela creacin y control de documentos:

a) Creacin

1. Determinar qu documentos, cundoy cmo deben ser creados y captura-dos en cada proceso de negocio.

2. Determinar la informacin sobre el con-tenido, contexto y control (metadatos)que debe incluirse en los documentos.

3. Decidir en qu forma y estructura se de-ben crear y capturar los documentos.

4. Determinar tecnologas apropiadaspara crear y capturar documentos.

b) Control

1. Determinar qu informacin de control(metadatos) debe crearse en los pro-cesos de gestin de documentos ycmo se vincular con los documen-tos y gestionar a lo largo del tiempo.

2. Establecer las reglas y condicionespara el uso de los documentos a lolargo del tiempo.

3. Mantener la usabilidad de los docu-mentos a lo largo del tiempo.

4. Establecer la disposicin/eliminacinautorizada de los documentos.

5. Establecer las condiciones de admi-nistracin y mantenimiento de las apli-caciones de gestin de documentos.

La certificacin de la norma ISO 30301

A fecha de hoy, an no hay entidadesde certificacin que certifiquen, al me-nos en Espaa, un sistema de gestinpara los documentos de acuerdo a losrequisitos de la norma ISO 30301, debi-do al escaso tiempo transcurrido desdela publicacin de la misma. En cual-quier caso, cabe esperar que el proce-so de certificacin sea similar al del restode sistemas de gestin actuales, aten-diendo a las particularidades propiasde un SGD.

En cuanto a los auditores debern es-tar cualificados conforme a los requisitosde la norma ISO 19011, que, en su revi-sin de 2011, incluye un anexo especficopara los auditores de sistemas de ges-tin de documentos.

Entendemos que, aunque a esta nue-va norma le queda todava un amplio re-corrido, abre una perspectiva realmenteinteresante para aquellas organizacio-nes que consideren de importancia es-tratgica la creacin y control de susdocumentos, ya sea por razones decumplimiento legal o rendicin de cuen-tas, ya sea para preservar adecuada-mente el know-how y el conocimientocorporativo.

OTROS ARTCULOS

Tabla 3. Escenarios de implantacin de la norma ISO 30301

Poltica degestin

documental

Procedimientosde gestin

documental

Nivel estratgico

Revisar que se cumplecon los requisitos de lanorma ISO 30301,integrando la poltica de gestin documentalcon la de otros sistemasde gestin implantados.

Elaborar y aprobar una poltica de gestindocumental quecumpla los requisitos de la norma ISO 30301.

Elaborar y aprobar una poltica de gestindocumental quecumpla los requisitos de la norma ISO 30301.

Acciones a desarrollar

Nivel operativo

Comprobar que secumplen los procesos y controles de gestindocumentalestablecidos en el anexo normativo.

Revisar losprocedimientosexistentes para quecumplan la poltica degestin documental de la organizacin.

Comprobar que secumplen los procesos y controles de gestindocumentalestablecidos en elanexo normativo.

Elaborar y aprobarprocedimientos degestin documental quecumplan la poltica degestin documental de la organizacin y los procesos ycontroles establecidosen el anexo normativo,apoyndose si esnecesario en la normaISO 15489.

SS

No

No

S

No

ISO 30301. Se pueden contemplar di-versos escenarios, dependiendo de si laorganizacin dispone o no de una polti-ca de gestin de documentos, por unaparte, y de procedimientos de creacin ymantenimiento de los documentos queevidencian las actividades de la organiza-cin (incluyendo el funcionamiento de lasaplicaciones de gestin de documentosy evidencias electrnicas), por otra.

El proceso de implantacin de la normaISO 30301 en una organizacin, en cuan-to se trata de una norma de gestin, sigueun planteamiento similar al de otras nor-mas ISO: establecimiento de una poltica,definicin de objetivos, formacin, sensibi-lizacin y competencias, revisiones por ladireccin, puesta en marcha de acciones

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