REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Revisión por la

Dirección

Diciembre 2012

Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012

ACTIVIDAD PORCENTAJE

Establecer un Sistema de Calidad que se distinga por contar con las mejores prácticas de calidad como un agente de cambio para el desarrollo, generación de valor y aprendizaje del IFREM y la competitividad sistemática, que permita alcanzar efectividad y prestigio mediante una certificación externa, que cumpla con los requisitos dictados en la norma ISO 9001:2008.

100%

Contar con un Centro de Datos moderno y eficiente para proporcionar los servicios que presta el Instituto a la ciudadanía de manera eficaz y oportuna, así como resguardar la información registral de manera segura.

70%

Contar con un servicio de red privada virtual MPLS. 100%

Contar con un sistema de seguridad y vigilancia que permita disuadir la corrupción en las oficinas registrales del IFREM.

0%

Elaborar el Reglamento del Servicio Profesional de Carrera Registral para los Servidores Públicos del Instituto de la Función Registral del Estado de México.

100%

Elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos de las Oficinas Registrales a efecto de estandarizar la operación en las 19 Oficinas Registrales, para así brindar un mejor servicio a la sociedad.

100%

Contar con servicios profesionales de Mesa de Ayuda que permitan el mejor uso y disipar dudas en cuanto al uso de los sistemas informáticos utilizados en el IFREM. 100%

Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012

ACTIVIDAD PORCENTAJE

Adquirir equipo de cómputo para las Oficinas Registrales a efecto de contar con tecnología que permita desarrollar las actividades registrales con mayor rapidez y efectividad. 100%

Contratar recursos humanos de apoyo para realizar diversas actividades tendientes a abatir el rezago de documentos en las Oficinas Registrales, además de mejorar los tiempos de respuesta a

los usuarios de nuestros servicios y eficientar la calidad de los mismos en todo el proceso operativo.

100%

Adecuación de Áread Físicas, contar con inmuebles propios que puedan ser modernizados y debidamente equipados, para así tener instalaciones adecuadas que permitan dar un mejor

servicio al usuario, en 2012 se concluirá la construcción de las Oficinas Registrales de Ixtlahuaca y Lerma, así como de la Dirección General.

100%

Profesionalización de la Función Registral, resulta de suma importancia la capacitación continua del personal, por lo que el otorgamiento de becas y cursos de capacitación resulta de suma importancia, permitiendo al Instituto contar con personal profesional y capacitado para el

desarrollo de la función registral de forma eficiente y eficaz, por lo que se logrará que el Instituto brinde un servicio de calidad.

100%

Política de Calidad

•Dirección General •Dirección Técnico Jurídica

• La Directora General,

verificó en una sesión

de preguntas y

respuestas al personal

del Instituto que la

Política de Calidad fue

entendida.

• Mediante la Auditoría de

Certificación se

constató que la Política

de Calidad fue

comunicada y

entendida por el

personal.

• La Directora Técnico-Jurídica, comunicó a su personal la importancia de conocer y entender la Política de Calidad así como la de participar en la Auditoría de Certificación.

Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012

•Dirección de Control y Supervisión de Oficinas Registrales

•Dirección de Administración y Finanzas

El Director de Administración y Finanzas, organizó grupos de trabajo con el personal de su área para

comunicar la importancia del SGC y su participación en esta.

El Director de Control y Supervisión de Oficinas Registrales acopañado por los Subdirectores del Valle de Toluca, Zona

Nororiente y Oriente, realizan visitas periódicas de seguimiento a las 19 Oficinas Registrales, verificando la participación y cumplimiento de

los procesos en el Sistema de Gestión de Calidad. .

Compromiso de la Dirección

En el mes de noviembre, se realizó la entrega de la Oficina Registral de Ixtlahuaca por parte del Secretario del Medio Ambiente.

Compromiso de la DirecciónLa Dirección General fijó como objetivo para el año 2012, establecer un Sistema de Calidad que se distinga por contar con las mejores prácticas como un agente de cambio para el desarrollo, generación de valor y aprendizaje del IFREM y la competitividad sistemática, que permita alcanzar efectividad y prestigio.

Así, el pasado 5 de diciembre de 2012, la casa certificadora American Trust Register, otorgó la Certificación ISO 9001:2008 al IFREM.

INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Auditoría Externa Organismos Certificador: American Trust Register, S.C.

Fechas:Auditoría Primera Fase Documental: 12 de noviembre 2012

Auditoría Segunda FaseDel 20 al 23 de noviembre de 2012

Espacios a Auditar:

29 procesos de Dirección General

3 procesos de Oficinas Registrales:

• Toluca• Cuautitlán• Naucalpan• Tlalnepantla• Ixtlahuaca

Auditoría Externa Alcance de la Auditoría

DIRECCIÓN GENERAL

PROCESO

• Recepción de solicitudes en materia registral

• Análisis, desarrollo, Implementación, Capacitación y Mantenimiento de Aplicaciones Informáticas.

• Prestación de Servicios de Soporte y realización de Bajas de Equipo.

• Seguimiento a la dictaminación de Bienes y Servicios Informáticos.

• Registro, Seguimiento y Resolución de Incidencias.

UNIDAD DE INFORMÁTICA

PROCESO

Auditoría Externa Alcance de la Auditoría

UNIDAD DE MODERNIZACIÓN Y PROYECTOS ESPECIALES

PROCESO

• Administración del SGC

•Coordinación, Supervisión y seguimiento de los trámites que proporcionan las oficinas registrales.

•Expedición de Certificaciones e Información de Actos Registrales.

•Inmatriculación administrativa.

•Inscripción de actos registrales.

DIRECCIÓN DE CONTROL Y SUPERVISIÓN DE OFICINAS REGISTRALES

PROCESO

Auditoría Externa Alcance de la Auditoría

DIRECCIÓN TÉCNICO-JURÍDICA

PROCESO

• Recepción de asuntos en materia jurídica relacionados con las actividades del IFREM.

•  Recepción y Trámite de Solicitudes de búsqueda e Inscripción en Materia Registral.

•  Inmatriculación administrativa y sus alcances.

•  Turnos de la Dirección Técnica Jurídica.

•  Atención de asuntos legales derivados de la prestación de servicios registrales.

•  Atención a las solicitudes presentadas por los usuarios en materia registral.

• Atención a usuarios mediante sistemas automatizados.

•   Recepción de consultas y proyectos de reformas o adiciones al marco Jurídico.

• Elaboración del Programa Anual de investigaciones históricas.

•  Control y resguardo de documentos derivados de la función notarial.

•  Recepción de Avisos de Testamento otorgados ante notario.

• Campañas de difusión.

Auditoría Externa Alcance de la Auditoría

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PROCESO

• Programación, planeación y presupuestación de los recursos financieros

• Administración y control de los recursos financieros

• Control Contable de Operaciones Financieras

• Control de Ingresos y Elaboración de Informes de Recaudación

• Adquisición de bienes y servicios • Control de almacén

• Elaboración de nómina

• Movilidad de personal

• Suministro y Administración de Servicios 

Auditoría Externa Calendario de Auditoría de Certificación

CALENDARIO DE AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN

AUDITORÍA DE ETAPA 1 1 FECHA 12 –NOV-12

AUDITORÍA DE ETAPA 2

SITIO PERSONAL DÍAS

AUDITOR FECHA

SITIO/OFICINAS CENTRALES 150 3

DEL 20 AL 23 DE NOVIEMBRE DE 2012

Oficinas de Toluca 52 2 Ixtlahuaca 9 1 Cuautitlan 23 1 Tlalnepantla 32 1 Naucalpan 23 1 - - CONSEJO DE CERTIFICACIÓN 28-NOV-12 ENTREGA DE CERTIFICADO 05 –DIC -12

ASPECTOS RELEVANTES DERIVADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN:A CONSIDERAR DURANTE LA SIGUIENTE AUDITORÍA C A ST IA SI

1. Infraestructura 6.3 --- --- --- ---2. Competencia del Personal 6.2 --- --- --- ---3. Objetivos de calidad 5.4.1 --- --- --- ---4. Seguimiento y medición de procesos 8.2.3 --- --- --- ---5. Producto no conforme 8.3 --- --- --- ---

ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO, MEJORA E INDIQUE EN SU CASO FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Estado del Sistema:El sistema de gestión de la calidad es joven y con evidencias recientes y en algunos

casos escasa, sin embargo, se tiene bases para iniciar un proceso de mejora continua a través de las auditorías internas y externas, así como por la revisión del

sistema de gestión de la calidad por parte de la Dirección.

Descripción de las mejoras y fortalezas:

* Compromiso del Personal y de la Alta Dirección para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

* Sistema de semaforización para darle seguimiento al desempeño de los procesos del sistema de gestión.

Recomendaciones de la auditoría externa. ASPECTOS RELEVANTES DERIVADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍAA CONSIDERAR DURANTE LA SIGUIENTE AUDITORÍA C A ST IA SI

1. Infraestructura 6.3 --- --- --- ---2. Competencia del Personal 6.2 --- --- --- ---3. Objetivos de calidad 5.4.1 --- --- --- ---4. Seguimiento y medición de procesos 8.2.3 --- --- --- ---5. Producto no conforme 8.3 --- --- --- ---

REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN:

ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO, MEJORA E INDIQUE EN SU CASO FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Estado del Sistema:El sistema de gestión de la calidad es joven y con evidencias recientes y en algunos casos escasa, sin

embargo, se tiene bases para iniciar un proceso de mejora continua a través de las auditorías internas y externas, así como por la revisión del sistema de gestión de la calidad por parte de la Dirección.

Descripción de las mejoras y fortalezas:

* Compromiso del Personal y de la Alta Dirección para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

* Sistema de semaforización para darle seguimiento al desempeño de los procesos del sistema de gestión.

Se aplicaron encuestas de satisfacción del usuario en los diferentes procesos las cuales permiten y permitirán detectar áreas de oportunidad en el servicio que brindamos.

En el Buzón de quejas, del 1 de noviembre al 30 de diciembre se recibió lo siguiente:

Quejas

• Atendidas 14

• En trámite 0

Sugerencias 1

Reconocimientos 1

ÁREA DEL IFREM RESPONSABLE DEL PROCESONOMBRE DEL PROCESO PROCESO SERVICIO SATISFACCION DEL USUARIO

OBJETIVO DE CALIDAD

Dirección General Dirección General Recepción de solicitudes en materia registral 100 80 100 65

Unidad de Informática

Unidad de Informática Análisis, Desarrollo, Implementación, Capacitación y Mantenimiento de Aplicaciones Informáticas

No ha habido solicitudes.

31 94 50

Unidad de InformáticaPrestación de Servicios de Soporte e Infraestructura de Redes y Comunicación

9584 98 95

Unidad de Informática Seguimiento a la Dictaminación de Bienes y Servicios Informáticos No se han

recibido solicitudes. 6 94

No se ha concluído dictaminación alguna.

Unidad de Informática Registro, Seguimiento y Resolución de Incidencias. 64 100 94 91

El desempeño de los procesos y la conformidad del producto

• SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES

ABIERTAS

Abiertas Cerradas

Acciones correctivas 8 12

Acciones Preventivas

0 2

Proyectos de Mejora 8 4

El estado de las acciones correctivas y preventivas

Derivado de la Revisión por la Dirección del mes de DICIEMBRE y dando seguimiento al cronograma de actividades para la implementación del SGC se avanzó en lo siguiente:

ACTIVIDAD % AVANCE

ETAPA VAuditoría InternaCurso Formación de auditores

100

Elaboración del Programa de AuditoríaParticipación del equipo auditor IFREM en auditorías de la UAEMCurso Cómo recibir una auditoríaRealización de la Auditoría Interna al SGCEntrega de Reportes de AuditoríaCurso de SNC, acciones correctivas y acciones preventivasRegistro y Seguimiento de HallazgosRevisión de cierre de hallazgosRecomendación para la Auditoría de Certificación

ETAPA VIAuditoría ExternaCotización con el Organismo Certificador

100Plan de AuditoríaAuditoría DocumentalAuditoría en sitioReunión de Cierre de Auditoría

ETAPA VIIAuditoría Externa – HallazgosRegistro de Hallazgos 100

Proceso de: Administración del SGC Se nombró a los responsables para que den

seguimiento a los procedimientos normativos

PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

• Control de documentos y registros

Saúl Martínez Ortega

• Acciones correctivas, Acciones preventivas y Producto/servicio no conforme.

Alejandro Alarcón Pérez

• Auditorías Internas Elva Arcelia Juárez Vázquez

Las acciones de seguimiento de

revisiones por la dirección previas

Los RD’s del SGC expresaron los cambios que podrían afectar:

• Movimientos de personal.

• Tardanza en la aprobación de los manuales de procedimientos por la Dirección General de Innovación.

• Falta de Presupuesto.

• Cambios en los procesos.

• Cambio de Titular del IFREM.

Los cambios que podrían afectar al

SGC

IFREM Nombre del Proceso Proyectos de Mejora SEGUIMIENTO (%)

Dirección Técnico – Jurídica

• Atención a las Solicitudes Presentadas por los Usuarios en Materia Jurídica.

• Elaborar los procedimientos relativos a la contestación de demandas de juicios civiles y de amparo.

• 25%

• Recepción de Asuntos en Materia Jurídica, relacionados con las Actividades del Instituto de la Función Registral del Estado de México

• Realizar las reformas y modificaciones al procedimiento: Atención y despacho de asuntos de la Dirección Técnico-Jurídica.

• 20%

• Recepción y trámite de Solicitudes de búsqueda e Inscripción en Materia Registral

• Realizar las reformas y modificaciones al Manual de Procedimientos de la Subdirección Jurídica.

• 25%

• Atención a usuarios Mediante Sistemas Automatizados.

• Publicación de Reformas y Adiciones al Marco Jurídico del IFREM en periódico Oficial “Gaceta de Gobierno”.

• La actualización de los procesos con la inclusión de la política en el manual de Procedimientos.

• 25%

• Atención de Asuntos Legales derivados de la Prestación de Servicios Registrales.

• Describir las etapas que implica la defensa legal en procesos jurisdiccionales o administrativos, desde la acreditación de personería hasta la comparecencia dentro de los referidos procesos

• 25%

Proyectos de Mejoras

Las recomendaciones

para la mejora

IFREM Nombre del Proceso Proyectos de Mejora SEGUIMIENTO (%)

Dirección de Control y supervisión

• Expedición de Certificaciones e Información de Actos Registrales.

• Inmatriculación Administrativa• Inscripción de Actos Registrales

• Estandarización de los procesos

• 100%

• Coordinación, supervisión, seguimiento de los trámites que proporcionan las oficinas registrales

• Hacer uso de las herramientas tecnológicas para abatir el rezago en las oficinas registrales.

• Revisión de los objetivos de calidad de los tres procesos a través del SIREM WEB

• 40%

• 20%

Dirección de Administración y Finanzas

• Control de Almacén • Implementar un nuevo sistema de almacén.

• 80%

• Control de Bienes Muebles • Integrar el proceso al SGC

• 10%

• Adquisición de Bienes y Servicios

• Actualizar el manual de procedimientos en Gaceta

• 20%

Las recomendaciones

para la mejora

Resultados de la Revisión por la Dirección

RESULTADOS DE LAS MEDICIONES AL 30 DICIEMBRE

Durante la auditoría externa se identificaron las siguientes necesidades de recursos:

• Equipo de cómputo.

• Material de oficina.

• Mobiliario.

• Mantenimiento de infraestructura física.

• Personal.

• Capacitación.

Las necesidades de los recursos

Entrega del Certificado ISO 9001:2008

Lo logramos, Certificación ISO 9001:2008