Revisión: 01
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Procedimiento Institucional
PO-522-01f Carta de Pasante y Certificado Profesional Revisión: 01
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Autónoma de Chiapas
FO-CD-03 Rev.01
18 marzo 2016 Pág 1 de 7
Mtro. Roberto Sosa Rincón Secretario Académico
Líder del proceso
Mtra. Rocío Moreno Vidal Directora de Servicios Escolares
Mtra. Rosa Laura Vázquez Grajales Directora de Gestión de la Calidad
Mtro. Carlos Eugenio Ruiz Hernández
Rector
Responsable del proceso Emitió
Responsable del SGI-UNACH Revisó
Rectoría Aprobó
Fuentes de entrada
Resultados
Punto de inicio Punto final
Entradas Salidas Actividades
Recursos necesarios Productos o Servicios Impacto o beneficios
Riesgos:
Problemas con el Sistema SAUCE Acciones:
Asegurar que el personal involucrado valide correctamente.
Equipo de cómputo Internet Teléfono Impresora Fotocopiadora SECOE (Sistema de
Control de Egreso)
Cumplimiento del encargo social de la Unach Concluir administrativamente con el proceso de egreso.
Carta de Pasante y
Certificado Profesional
Oportunidades:
Capacitación al personal de Control Escolar de las UA. Vinculación con otras Instituciones de Educación Superior.
Conocimientos:
Proyecto Académico. Dimensión IV: Gestión y Evaluación Institucional. 1.- Gestión Universitaria (Inciso D y E) Requisitos para expedición de Carta de Pasante y Certificado Profesional de Estudios
Seguimiento del desempeño y medición Controles
Planes de Control Operacional Puntos de control
Seguimiento y medición de los procesos
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1. Propósito
Asegurar el control eficaz del proceso de expedición de Carta de pasante y Certificado Profesional.
2. Alcance
El presente procedimiento inicia según el tipo de trámite:
a) Para trámites individuales, inicia con la recepción de los requisitos y concluye con la
entrega de Carta de Pasante y Certificado Profesional.
b) Para trámite de graduación, inicia con la recepción de historiales académicos de los alumnos a egresar y concluye con la entrega de Carta de Pasante y Certificado Profesional.
3. Políticas de operación
3.1 El presente procedimiento deberá ser conocido y aplicado por todos los involucrados.
3.2 El presente procedimiento se plantea de manera incluyente y libre de estereotipos de género, por lo que al referirse a una persona como ‘el, significa ‘el o ‘la’.
3.3 El presente procedimiento asegura estar en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo a todos los responsables de su aplicación.
3.4 El alumno debe entregar requisitos
3.5 Las UA recepcionar requisitos
3.6 El DCEs de la DSE valida y elaborar documentos oficiales
4. Indicadores de acreditación y/o medición
El tiempo de expedición de Carta de Pasante y Certificado Profesional, se establece según tipo de trámite.
Tramite Individual:
20 días hábiles a partir de la recepción del trámite, incluye Carta de Pasante y Certificado Profesional, sea completo, parcial o duplicado.
Graduación:
Entregar Cartas de pasantes y Certificados Profesionales antes de la fecha programada de graduación en el ciclo correspondiente.
5. Descripción del procedimiento
Secuencia Responsable
5.1 Inicio
Alumno
Trámite individual: Solicita y entrega requisitos al departamento de Certificación de Estudios de la Dirección de Servicios Escolares, para la expedición de Carta de Pasante y/o Certificado Profesional
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(Completo, duplicado o parcial) Pasar a la actividad 5.6 Trámite de Graduación: Solicita al área de Control Escolar de la UA, tramité su Carta de Pasante y Certificado Profesional, para su graduación. Pasar a la actividad 5.2
5.2 Depto. de Control Escolar de las UA
Genera Historiales Académicos de los alumnos próximos egresar.
5.3 Director de la UA Envía oficio a la DSE anexando Historiales Académicos (De acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma de actividades escolares FO-522-32)
5.4 Director de Servicios
Escolares Recepciona Historiales Académicos y turna al DCEs.
5.5 Depto. de
Certificación de Estudios
Recibe, clasifica según carreras y turna al personal operativo para su validación.
Pasar a la actividad 5.7
5.6 Depto. de
Certificación de Estudios
Recibe solicitud de trámite el personal operativo, revisa que cumpla con los requisitos de acuerdo a lo solicitado en formato S/N y registra en el SICOE.
5.7 Depto. de
Certificación de Estudios
Coteja y valida que las actas de calificaciones estén digitalizadas o se encuentren físicamente en el archivo del DAE del primer hasta el último semestre de la Licenciatura del interesado.
5.8 Depto. de
Certificación de Estudios
¿Actas completas?
No - pasar a la actividad 5.9
Si - pasar a la actividad 5.14
5. 9 Depto. de
Certificación de Estudios
No -
Solicita actas de calificación al DAE de la DSE.
5.10 Depto. de Archivo
Escolar Solicita actas de calificación a la UA mediante oficio.
5.11 Depto. de Control Escolar de la UA
Remite actas de calificación a la DSE mediante oficio firmado por el director de la UA.
5.12 Director de Servicios
Escolares Recepciona y turna al DAE.
5.13 Depto. Archivo
Escolar
Recibe, digitaliza e informa al DCEs de forma económica.
Pasar a la actividad 5.14
5.14 Depto. de
Certificación de Estudios
Si -
Coteja y valida las Actas de Calificaciones digitalizadas, contra los Historiales Académicos, verificando calificación, fecha de examen, folio y ciclo en que el alumno cursó la asignatura o módulo.
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5.15 Depto. de
Certificación de Estudios
¿Es correcto?
No - pasar a la actividad 5.16
Si - pasar a la actividad 5.21
5.16 Depto. de
Certificación de Estudios
No -
Solicitan corrección del acta de calificaciones al DAE de la DSE.
5.17 Depto. de Archivo
Escolar Solicita por oficio a la UA la corrección del acta de calificaciones.
5.18 Depto. de Control Escolar de la UA
Remite el acta corregida a la DSE mediante oficio firmado por el Director de la UA.
5.19 Director de Servicios
Escolares Recepciona y turna al DAE.
5.20 Depto. de Archivo
Escolar Recibe, digitaliza e informa al DCEs de forma económica. Pasar a la actividad 5.21
5.21 Depto. de
Certificación de Estudios
Si-
Para trámite individual: pasar a la actividad 5.29
Para trámite de graduación: pasar a la actividad 5.22
5.22 Director de UA Envía requisitos de los alumnos a próximos a egresar en formato FO-522-01f-01 Relación de alumnos a egresar (Requisitos). (De acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma de actividades escolares FO-522-32)
5.23 Director de Servicios
Escolares Recepciona los documentos y turna al DCEs.
5.24 Depto. de
Certificación de Estudios
Clasifica según carreras y turna al personal operativo
5.25 Depto. de
Certificación de Estudios
Verifica cumplimiento de requisitos.
5.26 Depto. de
Certificación de Estudios
¿Cumple con los requisitos?
No - pasar a la actividad 5.27
Si - pasar a la actividad 5.29
5.27 Depto. de
Certificación de Estudios
No-
Solicita requisito faltante, vía telefónica o correo electrónico al responsable de DCE de la UA para que lo envíe a la brevedad.
5.28 Depto. de Control Escolar de las UA
Remite requisito al DCEs de la DSE.
Pasar a la actividad 5.29
5.29 Depto. de
Certificación de Estudios
Si-
Para trámite individual: Imprime documento solicitado (Carta de pasante, Certificado Profesional, Certificado Profesional duplicado o Certificado parcial) coteja contra el Historial
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Académico previamente validado.
Para trámite de graduación: Se registra la solicitud en el SICOE.
Una vez terminada la fecha de captura de calificaciones de evaluaciones ordinarias, establecido en el FO-113-01-02 calendario escolar se imprimen las FO-522-01f-02 Cartas de Pasantes y FO-522-01f-03 Certificados Profesionales. Posteriormente se coteja contra Historial Académico previamente validado.
5.30 Depto. de
Certificación de Estudios
¿Es correcto?
No - pasar a la actividad 5.31
Si - pasar a la actividad 5.33
5.31 Depto. de
Certificación de Estudios
No -
Notifica a DCE de la UA que el FO-522-01f-03 Certificado no presenta el total de materias ni los créditos correspondientes al plan de estudio asignado.
5.32 Depto. de Control Escolar de la UA
Corrige los datos correspondientes y notifica vía telefónica al DCEs de la DSE Pasar a la actividad 5.29
5.33 Depto. de
Certificación de Estudios
Si -
Se adhiere fotografía, sella y turna para firma.
Elabora oficio dirigido al Secretario General para firma de la DSE.
5.34 Director de Servicios
Escolares Firma FO-522-01f-02 Carta de Pasante y FO-522-01f-03 Certificado Profesional, turna mediante oficio a Secretaría General.
5.35 Secretaría General Recibe, firma los documentos oficiales y remite a la DSE.
5.36
Director de Servicios Escolares
Recepciona los documentos oficiales y los turna la DCEs
5.37 Depto. de
Certificación de Estudios
Registra fecha de regreso de SG en el SICOE. Clasifica por campus, carrera, y separa original y copia.
5.38 Depto. de
Certificación de Estudios
Para trámite individual: Archiva temporalmente, FO-522-01f-02 Carta de Pasante y FO-522-01f-03 Certificado Profesional para entregar al interesado.
Para trámite de Graduación: Prepara oficio y formato FO-522-01f-04 Relación de certificado profesional y carta de pasante, para entrega de los documentos a los DCE de las UA.
5.39 Depto. de
Certificación de Estudios
Para trámite individual: Entrega documento original al Interesado Pasar a la actividad 5.40 Para trámite de Graduación: Entrega los documentos al área de Control Escolar de la UA. Pasa a la actividad 5.41
5.40 Alumno Recibe documento y firma de recibido.
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5.41 Depto. de Control Escolar de la UA
Recibe documentos y firma de recibido.
5.42 Depto. de
Certificación de Estudios
Envía copias de FO-522-01f-02 Cartas de Pasantes y FO-522-01f-03 Certificados Profesionales debidamente firmados de recibido, al DAE de la DSE de graduación y trámite individual.
5.43 Departamento de Archivo Escolar
Registra, Digitaliza y Archiva.
5.44 Depto. de
Certificación de Estudios
Generar en el SICOE informes:
Alumnos que egresan con FO-522-01f-02 Carta de pasante y FO-522-01f-03 Certificado Profesional, correspondiente al ciclo recién terminado.
FO-522-01f-02 Cartas de pasantes y FO-522-01f-03 Certificados Profesionales elaborados de forma mensual.
5.45 Depto. de Control Escolar de las UA
Entrega de FO-522-01f-02 Carta de Pasante y FO-522-01f-03 Certificado Profesional al alumno en acto protocolario.
Recaba firma de recibido en la copia del documento oficial y archiva en el expediente del alumno egresado.
5.46 Salida Fin de proceso.
6. Información documentada
Código Proceso o documento
FO-522-01f-01 Relación de alumnos a egresar (Requisitos)
FO-522-01f-02 Carta de Pasante
FO-522-01f-03 Certificado Profesional
FO-522-01f-04 Relación de certificado profesional y carta de pasante
FO-522-01f-05 Requisitos para obtener certificado y carta de pasante
7. Glosario
o UNACH: Universidad Autónoma de Chiapas
o SG: Secretaría General
o SA: Secretaría Académica
o DSE: Dirección de Servicios Escolares
o DCEs: Departamento de Certificación de Estudios de la Dirección de Servicios Escolares
o SAUCE: Sistema Automatizado Universitario de Control Escolar
o DAE: Departamento de Archivo Escolar de la Dirección de Servicios Escolares
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o UA: Facultad / Escuela / Coordinación / Coordinación o Centro de Estudios de la Unach
o DCE-UA: Jefe / Responsable del Depto. de Control Escolar
o SICOE: Sistema de Control de Egreso
8. Control de cambios
Nivel de revisión
Sección y/o página
Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación
01 Sección 5
Sección 6
Se agregan códigos de formatos considerados en la descripción de
actividades.
Codificación de formatos
Septiembre 2016
02
03
04
05
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