PROCEDIMIENTO

CÓDIGO:

PRO-OI-001

VERSIÓN:

00

PÁGINA:

1/12 Fecha Aprob.:

APROBADO POR:

FRANCISCO JOSE RIOS

LITUMA

Jefe de la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto

REVISADO POR: CAROLA

SANCHEZ PAUCAR

Analista de Planeamiento,

Presupuesto y

Racionalización

ELABORADO POR:

WALTER FIDEL

ESCAJADILLO

CHIMAYCO

Jefe de la Oficina de

Informática

RESPALDO Y RESTAURACION DE LA

INFORMACION DE LOS SERVIDORES

DEL CENTRO DE DATOS DE LA

AGENCIA DE COMPRAS DE LAS

FUERZAS ARMADAS

RESPALDO Y RESTAURACION DE LA INFORMACION DE LOS SERVIDORES DEL CENTRO DE DATOS DE LA AGENCIA DE COMPRAS DE LAS FUERZAS ARMADAS

PRO-OI-001

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I. OBJETIVO

Establecer, definir y describir las actividades del proceso de respaldo y

restauración de la información de los servidores del centro de datos de la Agencia

de Compras de las Fuerzas Armadas.

II. ALCANCE

El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio y exclusivo de la Oficina

de Informática de la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas.

III. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

3.1 Centro de Datos

Ambiente donde se procesa la información a través de los diversos servidores

físicos o virtuales con los que cuenta la ACFFAA.

3.2 Medio magnético

Es un dispositivo que almacena la información, el cual se utiliza como medio

para la protección de dicha información.

3.3 Respaldo o copia de respaldo (backup)

También conocido como copias de seguridad o backup, se utiliza para tener

una o más copias de la información que se encuentra en los servidores y así

poder recuperarla en caso de pérdida de la información en el servidor.

3.4 Servidor Físico o Virtual

La ACFFAA actualmente cuenta con una variedad de servidores de diferentes

funciones como, por ejemplo: Servidores de Base de Datos, de Aplicaciones

Web, Correo, de Archivos, entre otros.

IV. CONSIDERACIONES PREVIAS

La vigencia de este procedimiento está condicionada a:

a) Los cambios de políticas, procesos y procedimientos en la Oficina de

Informática.

b) Los cambios de versión del presente documento.

c) Los cambios de la plataforma de servidores del centro de datos de la ACFFAA.

d) Cambios en la normativa asociada a los Sistemas de Información en las

Entidades Públicas.

V. DESCRIPCIÓN

5.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES

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• Áreas Usuarias de la ACFFAA

Responsables de solicitar la programación de los respaldos o

restauración, de acuerdo con su competencia, de la información que se

almacena en los servidores del Centro de Datos de la ACFFAA.

• Operador de Servidores

Es responsable de:

Gestionar la atención de las solicitudes de respaldos y restauraciones de

información.

Verificar la factibilidad de las solicitudes de respaldo y restauración de

información.

Mantener actualizados los siguientes documentos: 1. Registro de

respaldos y restauraciones (backups). 2. Registro de Activos a Respaldar

(debe contener la frecuencia).

También es responsable de configurar la programación y ejecutar los

respaldos o restauraciones a demanda, actualizando el archivo de

registro de la programación de la solución de respaldo. Monitorear y

verificar la correcta ejecución de los respaldos y restauraciones. Registrar

la ejecución de las programaciones y ejecuciones a demanda de respaldo

y restauraciones correctas e incorrectas, actualizando el “Registro de

Monitoreo Diario de Respaldo”.

• Operador de Base de Datos

Encargado de facilitar los accesos a las bases de datos que serán

respaldadas. Responsable de informar al operador de servidores sobre

los cambios en los servidores de base de datos, en caso se requiera

reconfigurar programaciones existentes o crear alguna nueva.

• Operador de Red

Encargado de facilitar los accesos a la información de cada servidor del

centro de datos, para la configuración de los clientes de respaldo y otros

que se requiera durante el proceso de respaldo y restauración. Informar

al equipo de operaciones sobre los cambios de las carpetas y/o archivos

de los servidores del centro de datos, en caso se requiera reconfigurar

programaciones existentes o crear alguna nueva.

5.2 TIPO DE INFORMACION A RESPALDAR

• Bases de Datos: Estas son respaldas en el Servidor de Backup mediante

la solución de respaldos, resguardando los servidores y bases de datos

según lo definido con el operador de bases de datos.

• Archivos: Estas se respaldan mediante el rol de instantáneas

implementado en el servidor de archivos que salvaguarda la información

del perfil de cada usuario. La información respaldada hace referencia a

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las carpetas “Mis Documentos” y “Escritorio” de cada perfil, según lo

definido por el administrador de red.

• Correos electrónicos: Estos se respaldan mediante la solución de

respaldo según lo coordinador con el operador de red.

• Servidores de Aplicaciones: Estos son respaldados mediante la solución

de respaldo, resguardando los servidores que contienen los servicios de

los diversos sistemas de la ACFFAA.

5.3 MATRIZ RACI

En el siguiente cuadro se lista la asignación de Responsabilidades involucrados

en el procedimiento de respaldo y restauración.

ROLES ACTIVIDADES

Áreas Usuarias

de la ACFFAA

Jefe Oficina de Informática

Operador de

Servidores

Operador de Red

Operador de BD

Solicitar Respaldo o Restauración

R

Registrar requerimiento en el SMA y Evaluar Factibilidad

R C C

Evaluar solicitud I R C C

Configurar y Ejecutar Respaldo o Restauración

R I / C I / C

Monitorizar Respaldo o Restauración

R I / C I / C

Registrar el Respaldo o Restauración

R I I

Informar sobre el Respaldo o Restauración

I I R

Cuadro 01 – Matriz RACI

Leyenda: R = Responsable | A = Autoriza | I = Informado | C = Consultado

5.4 PROCEDIMIENTO

N° Actividad Responsable Documentos o Herramientas

1

INICIO SOLICITAR RESPALDO O RESTAURACIÓN. - Realizar el requerimiento mediante el formato

“Requerimiento TI – Solicitud de Respaldo / Restauración de Información” (Anexo 01) donde es necesario que se precise lo siguiente:

En caso de respaldo: - Indicar la información a respaldar. - Indicar la ubicación.

Áreas Usuarias de la ACFFAA

- Formato

“Requerimiento TI”

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- Indicar la frecuencia. - Indicar la vigencia del respaldo.

En caso de restauración: - Indicar la información a restaurar. - Indicar la ubicación en donde se encuentra la

información. - Indicar el rango de fechas de la información

que se requiere restaurar. - Indicar el documento con el que se solicitó el

respaldo de la información solicitada.

2

REGISTRAR REQUERIMIENTO Y EVALUAR FACTIBILIDAD - Registrar el requerimiento adjuntando el

documento digitalizado, en el sistema de mesa de ayuda, generándose un ticket.

- Verificar si es factible el respaldo o la restauración

solicitada, según el requerimiento de las áreas usuarias de la ACFFAA.

➔ ¿Si es factible?

Solicitar a través del sistema de mesa de ayuda la autorización necesaria al Jefe de la OI y el Jefe directo del usuario solicitante. En caso del requerimiento sea solicitado por el Jefe del área, éste no requiere aprobación alguna.

➔ ¿No es factible? Se cierra el ticket indicando los motivos por el cual no se pudo realizar la operación

Operador de Servidores

- Mesa de Ayuda - Formato

“Requerimiento TI”

- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.

3

EVALUAR SOLICITUD Aprobar el requerimiento de respaldo o restauración, luego de la verificación de la actividad 2. ➔ ¿Si se autoriza?

Continuar con la actividad 4.

➔ ¿No se autoriza? Continuar con la actividad 7.

Operador de Servidores

- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.

4

CONFIGURAR Y EJECUTAR RESPALDO O RESTAURACIÓN - Configurar en la solución de la ACFFAA, el

respaldo o la restauración de la información requerida, contando con la aprobación correspondiente.

- Ejecutar el respaldo o la restauración configurada,

según el requerimiento del área usuaria.

Operador de Servidores

- Ticket generado

en del sistema de mesa de ayuda.

- Registro de la

configuración en el archivo de registro de la programación de la solución de respaldo.

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5

MONITORIZAR RESPALDO O RESTAURACIÓN Monitorear el respaldo o la restauración que viene ejecutándose, luego de la actividad 4. ➔ ¿No presenta inconvenientes?

Continuar con el registro del pase a producción y continuar con la actividad 5.

➔ ¿Si presenta inconvenientes? Comunicar al área usuaria, que la información no ha sido posible respaldar o restaurar y continuar con la actividad 7.

Operador de Servidores

- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.

6

REGISTRAR RESPALDO O RESTAURACIÓN - Detallar lo realizado durante la ejecución del

respaldo o la restauración, considerando evidencias del resultado.

- Registrar los respaldos y restauraciones

ejecutadas.

Operador de Servidores

- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.

- Registro de Respaldo o Restauración de la Información (Anexo 02)

7

ELABORAR INFORME DE RESPUESTA - Comunicar al área usuaria solicitante sobre el

resultado de lo realizado. - Documentar y cerrar ticket.

FIN

Operador de Servidores

- Ticket generado en del sistema de mesa de ayuda.

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5.5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

5.6 MONITOREO DE LOS RESPALDOS PROGRAMADOS

Se deben tomar las siguientes consideraciones:

• La solución de respaldo envía un reporte diario, el cual será revisado y

monitoreado por el operador de servidores de manera diaria para

observar los resultados de las ejecuciones de los respaldos

programados. El operador de servidores realizará la comunicación diaria

vía correo electrónico al Jefe de la Oficina de Informática.

• El operador de servidores deberá de realizar la verificación de los

respaldos programados con el reporte que emite la solución de

respaldo, asimismo deberá registrar en los archivos de control de

respaldo de forma diaria el resultado de la revisión.

• De existir errores en las ejecuciones de respaldo, el operador de

servidores debe documentar dichos errores en los archivos de control

de respaldo, evaluando si es necesario la ejecución manual del respaldo

que presento error.

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• El operador de servidores realizará mensualmente pruebas de

restauración de la información crítica considerando diversos tipos de

respaldo (base de datos, correos, archivos u otros), para garantizar la

correcta ejecución de los respaldos, estas pruebas deberán registrarse

en los archivos de control de restauración; al finalizar deberá de

generarse un acta de la actividad realizada.

VI. ANEXOS

Anexo 01 : Requerimiento TI – Solicitud de Respaldo / Restauración de Información Anexo 02 : Registro de Respaldo o Restauración de la Información

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ANEXO 01

Requerimiento TI – Solicitud de Respaldo / Restauración de Información

FOR-OI-01

Versión 00

Anverso

(Completado por el solicitante) SOLICITANTE :

CARGO / FUNCION

DIRECCION / OFICINA

CORREO ELECTRONICO / MOVIL :

FECHA :

Información a Respaldar o Restaurar

Ítem Contenido

1

- Tipo/Fuente de datos: (Ej: Carpetas, archivos

Word, Excel Power Point, Base de datos SQL,

Logs, Exchange, Archivos de sistema)

2

- Backup de información alojada en unidades

compartidas: Especifique la ruta (Ej.

\\172.16.9.31\ArchivosICBF)

3

- Indique los archivos a los cuales se les deberá

realizar backup: (liste todos y cada uno de los

archivos que requiera sean respaldados)

Firma del Director / Jefe

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Reverso

DEFINICIÓN DE POLÍTICA DE BACKUP (Completado por el área de operaciones de la OI)

Nota: Las siguientes casillas deberán ser diligenciadas ÚNICAMENTE en caso de que su solicitud corresponda a una política de Backup, esto es copias periódicas de la información.

INFORMACION DEL SERVIDOR A RESPALDAR

Nombre del Servidor:

Dirección IP del Servidor:

Sistema Operativo:

Tipo de Backup: (ONLINE, OFFLINE)

Observaciones:

Total GB a respaldar (Tamaño):

Total GB de crecimiento anual probable (Tamaño):

Detalle Diario Semanal Mensual Anual

Nivel de Backup (Full, Incremental, Diferencial)

Agenda (Ej: Diario: Lunes a Viernes, Mensual: último domingo de cada mes, Semanal: Sábados, Anual: último domingo del año, Eventual: Fecha específica)

Horario:

Retención de datos en días:

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ANEXO 02

N°DIRECCION IP

SERVIDORFRECUENCIA TIPO ESTADO

HORA

INICIOESTADO

BACKUP / REVISIÓN DE SERVIDORES DIARIO

FOR-OI-002

Versión 00Registro de Respaldo o Restauración de la Información

DESCRIPCION

LEYENDA: FRECUENCIA: DIARIO (LUN-VIE), SEMANAL, QUINCENAL (SAB) TIPO: FULL, INCREMENTAL, DIFERENCIAL ESTADO: Activo, Inactivo

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CONTROL DE CAMBIOS

NUMERAL VIGENTE NUMERAL MODIFICADO