La reunión de Kickoff

Curso de Dirección deProyectos

Introducción

» Hay que establecer un clima de confianza

» Debemos manejar toda la información disponible

» Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar losposibles riesgos

» Debemos prepararnos mental y físicamente, y ser conscientesdel impacto que causaremos

» Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nospermitan derribar los muros de la resistencia al cambio

» Hay que dar protagonismo a los interlocutores del cliente, y alos participantes, haciéndoles ver la importancia de su labor

» El kickoff es como un baile de presentación en sociedad ó como unaprimera cita : es la primera vez que nos ven gestionando el trabajo

Antes del kick-off

» Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes,planificación, actas reuniones comerciales, etc)

» Si no se ha participado en el proceso comercial, hablar con quien lo hizo.

» Convocar una reunión “interna” de enfoque (expectativasdel cliente, información útil, quién es quién, tono requerido–formal/informal-, etc.)

» Diseñar el equipo de trabajo (quién, cuándo, dónde, etc.)

» Convocar el kick-off con una semana de antelación almenos. Conocer a quién se convoca, papel de cada uno.Elegir el día y hora convenientemente.

» Estudiar la planificación, el alcance, el equipo:identificando posibles riesgos, internos ó externos, y prepararuna estrategia antes de ir a la reunión

Cómo prepararse

» Hay que preparar la documentación en formatoejecutivo, que incluya la información relevante quedebamos discutir y mostrar

» Trabajarla lo máximo posible con el responsable delproyecto del cliente

» Preparar el material y el entorno (salas, proyectores,muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas,tarjetas, etc.)

» Confirmar con el interlocutor del cliente los asistentes

» Compartir la información con el responsable delproceso comercial, si no somos nosotros

La Reunión» Temas a tratar e información necesaria que debemos llevar preparada :

» Nuestra visión del Proyecto y Alcance

» Calendario, hitos principales y entregables

» Riesgos (en caso necesario, y enfocados en positivo)

» Presentación del Equipo, roles y responsabilidades. Foros de seguimiento

» Protocolos de aprobación, fases y gestión de cambios

» Disponibilidad necesaria de las personas del cliente

» Plan de comunicación

» Próximos pasos

» Hay que moderar la reunión

» Antes de que un tema se enquiste, si no es el foro de decisión adecuado,proponer una reunión monográfica del tema, con los “decisores”

» Es posible que haya que preparar dos reuniones, una interna del cliente y otracon nosotros (establecer nuestra influencia)

Después del kick-off

» Elaborar y entregar en los dos días siguientes elacta de la reunión, indicando claramente loscompromisos y tareas adquiridos por ambas partes,y el responsable ó responsables de cumplirlos

» Nunca tardar más de dos días en entregar lasactas de las reuniones

» Llamar al interlocutor para contrastar impresiones yrecoger cualquier punto discordante, que permitaorientar nuestra posición

» Nunca prometer nada que no se pueda cumplir

» Ser riguroso en los compromisos adquiridos

» Convocar siempre las reuniones con antelación yuna agenda predefinida, estableciendo nosotrostiempos estimados para cada tema, y manejarlos

Después del kick-off» La clave básica después del kick-off es :

Gracias…y buena Suerte

Curso de Dirección deProyectos

María Jesús Salido Rojomaria.salido@gmail.com