REUNIÓN DE CIERRE AUDITORÍA DE OTORGAMIENTO DEL CERTIFICADO ICONTEC DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SENA...
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REUNIÓN DE CIERRE AUDITORÍA DE OTORGAMIENTO DEL CERTIFICADO ICONTEC DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SENA Darío Carreño V. Auditor Líder Fecha: 2014-08-14
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REUNIÓN DE CIERRE
AUDITORÍA DE OTORGAMIENTO
DEL CERTIFICADO ICONTEC
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
SENA
Darío Carreño V.
Auditor Líder
Fecha: 2014-08-14
ALCANCE
• Asesoría para Creación de Empresas• Asesoría para el Crecimiento y Escalabilidad
Empresarial• Evaluación y Certificación de Competencias
Laborales• Formación Profesional Integral • Gestión para el Empleo• Normalización de Competencias Laborales• Programas de Investigación Aplicada, Innovación
y Desarrollo Tecnológico, Formación Continua Especializada
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CRITERIOS Y MUESTREO DE LA AUDITOR ÍA
NTC-GP 1000:2009 y la Norma ISO 9001/2008• Planificación: 11 al 15 de Julio de 2014• Auditoría en sitio: 28 de julio al 8 de agosto de 2014
19 AUDITORES• Dirección General (17 procesos)• 58 Centros de Formación• 15 Despachos Regionales
Para una muestra del 55%
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PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CALIDAD
PLANIFICACIÓN Y REVISIÓN DEL MANUAL
DE ORGANIZACIÓN
ACEPTACIÓN DE
LA PROPUESTA
AUDITORIA EN SITIO
Complementaria, si se requiere
REVISIÓN PONENTE DE CERTIFICACIÓN
APROBACIÓN DEL
CERTIFICADO CD
MANTENIMIENTO DEL CERTIFICADO
Reglamento de la Certificación ICONTEC
CICLO DEL CERTIFICADO DE CALIDAD
Auditoría en sitio
Certificado
Auditoría complementaria,
si se requiere
Auditoría de Renovación
Mes 12
3 mesesMáx.
Certificado Renovado
AuditoríaSeguimiento I
Validez del certificado: 3 años
Auditoría Seguimiento II
Mes 24
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
El Sistema de Gestión de la Calidad.
La plataforma “Compromiso”.
Las líneas de acción definidas para el
cumplimiento de la visión del SENA
La escuela de Instructores Rodolfo Martínez Tono
Las competencias de habilidades.
La internacionalización de la formación.
Los indicadores de Efectividad.
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La Revisión por la Dirección.
El Plan de Control de Calidad del Servicio (PCCS
El mejoramiento de los ambientes de trabajo en
los centros a nivel nacional.
Los procedimientos de los servicios misionales.
Las Competencias laborales.
El proyecto de acreditación del servicio de
certificación de competencias laborales.
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ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
El proyecto de acreditación de alta calidad para seis
programas de la entidad.
El Sistema de información SOFIA PLUS.
El “Plan de Mejoramiento”.
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ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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El Sistema de Gestión de la Calidad.
Por la estructura sólida definida en sus grandes componentes como: el direccionamiento estratégico, la base documental, las plataformas, sistemas y aplicativos institucionales, el marco legal, la herramientas de control (PCCS) y mejoramiento y el personal con el entrenamiento necesario. Lo anterior va contribuir a unificar internamente criterios, políticas, procedimientos y estándares, a fortalecer la orientación de la organización hacia sus usuarios y beneficiarios, a estructurar la cultura del mejoramiento continuo y a trabajar hacia el logro de objetivos comunes con un perfecto conocimiento de la contribución y aportes particulares al cumplimiento de políticas, planes, programas y objetivos de la Entidad y del Estado.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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La plataforma “CompromISO”.
Porque con la implementación de este software conformado por trece (13) módulos, la Entidad ha integrado herramientas como indicadores, riesgos, mejoramiento, servicio no conforme y registros del los cuatro (4) subsistemas de gestión y la participación activa de todos los colaboradores.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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Las líneas de acción definidas por la Entidad para el cumplimiento de su visión.
SENA de alta calidad, SENA bilingüe, investigación aplicada, excelencia docente y empleabilidad - servicio al empresario, porque permitirán proyectar y mejorar la calidad de los servicios, mejorar la competencia de sus aprendices, mantener la imagen institucional, la empleabilidad e inclusión social, para posicionar nuevamente al SENA como la institución más querida por los Colombianos
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
La Escuela de Instructores Rodolfo Martínez Tono.
Porque a través de ésta se formarán integralmente instructores, bajo estándares y metodologías pedagogías unificadas con la filosofía institucional de mística, calidad y servicio al cliente, lo cual contribuirá a mejorar el trato al aprendiz, unificar el desarrollo curricular y el logro de los objetivos institucionales.
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ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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Las competencias de habilidades.
Por la organización y desarrollo de: World Skills Colombia, Olimpiadas de matemáticas, concursos de ortografía y gramática, gastronomía, SENA fórmula ECO etc., lo que mejora las competencias de los aprendices.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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La internacionalización de la formación.
Por los programas, proyectos y actividades que se desarrollan en los servicios, como: acreditación de programas a nivel internacional, curso de automatización certificado por sistema Alemán Bosch, comisiones de instructores y aprendices al exterior para intercambiar experiencias, la estandarización y certificación de ambientes (currículo, instrumentos, ambientes, etc.)
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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Los indicadores de efectividad.
Por el enfoque de inclusión social que se le ha dado a la identificación de los “Métodos Apropiados” para evaluar el impacto de los servicios misionales, teniendo en cuenta índices de: Egresados ocupados, Empleados Fondo Emprender, Satisfacción Empresarios y Aprendices, entre otros.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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La Revisión por la Dirección.
Por la importancia y el enfoque que se le dio a herramienta tanto al nivel estratégico (Dirección General) como táctico (Regionales), lo cual les ha permitido conocer globalmente el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, la ubicación de problemas estructurales y relevantes, la eficacia de las estrategias y los beneficios de los proyectos de mejora.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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El Plan de Control de Calidad del servicio (PCCS).
Porque esta herramienta les ha permitido: estructurar formalmente el control de calidad de los servicios misionales, crear la sinergia para fortalecer la cultura de la calidad de los servicios y suministrar la fuente para la identificación del Producto o Servicio No Conforme.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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El mejoramiento de los ambientes de trabajo en los centros a nivel nacional.
Por la directriz central y los proyectos de mejora que se desarrollan para mejorar la infraestructura y dotación de ambientes de formación, que acercan a los aprendices a prácticas que simulan ambientes reales.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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Los procedimientos de los servicios misionales.
Porque describen con buen grado de detalle las actividades y tareas de los servicios, facilitando al lector (nuevo funcionario, contratista, entidad de control, auditor interno y externo, etc.) el reconocimiento del paso a paso del servicio para el desarrollo de su actividad de aprendizaje, unificación y control, entre otros.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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Las Competencias laborales.
Porque el modelo definido se ha convertido en un referente internacional de la región, en la construcción normas de competencias, con cobertura en 77 mesas sectoriales con 2600 normas.
El “Saber Profesional” que adquiere un trabajador se convierte en un reconocimiento sectorial, otorgando beneficios de gran valor en términos de empleabilidad y desarrollo profesional.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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El proyecto de acreditación del servicio de certificación de competencias laborales.
Porque contribuye al mejoramiento del proceso, a cumplir estándares internacionales y a la imparcialidad en los procesos evaluación y certificación de competencias laborales.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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El proyecto de acreditación de alta calidad para seis programas de la entidad.
Porque al cumplir estándares superiores especializados para el sector de la educación, contribuye al mejoramiento de la calidad de la prestación del servicio.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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El Sistema de información SOFIA PLUS.
Porque con esta plataforma educativa, el SENA además de administrar los programas de formación, le permite a los aprendices la consultas de ofertas educativas, la inscripción, presentación de pruebas, resultados de su formación, evaluación de instructores, descargar certificados de estudios, etc. y a los instructores el registro de la información de la ejecución de la formación, lo cual respalda la trazabilidad de los servicios, la seguridad y la confiabilidad de la información.
ASPECTOS GENERALES QUE APOYAN LA CONFORMIDAD DEL SISTEMA
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El “Plan de Mejoramiento”.
Porque es una herramienta de planeación, que ayuda al cumplimiento de metas y objetivos de procesos, articulados con los planes, programas y proyectos institucionales.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Indicadores
Los controles en el sistema de gestión de la calidad.
Perfiles de los actores que intervienen en la
prestación de los servicios que brinda la Entidad
La identificación y documentación de acciones
correctivas y preventivas.
Servicios Tercerizados (Outsourcing)
Las encuestas de percepción de la satisfacción de
empresarios Y aprendices ES-009-001
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OPORTUNIDADES DE MEJORA
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Gestión de Talento Humano
Diseño
Servicio No Conforme – SNC
Gestión del Riesgo
Benchmarking interno (gestión de buenas
prácticas)
Gestión del conocimiento institucional a través
del proceso de innovación
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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Indicadores
Para que se formulen metas parciales comparables con la meta anual y se determine cualitativamente su avance.
Para que se midan variables de orden legal, de desempeño, de cumplimiento de términos, entre otros.
Para que se incluyan índices que permitan al nivel táctico evaluar la gestión en las regiones.
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OPORTUNIDADES DE MEJORA
Para que todos los indicadores que miden el cumplimiento del objetivo del proceso se registren y gestionen dentro de la plataforma CompromISO.
Para que en todos los niveles se realice el análisis de los resultados de los 25 indicadores de “Alta Calidad”.
Para que con base en el análisis de los resultados de todos los indicadores se definan, registren y gestionen planes de mejoramiento dentro de la plataforma CompromISO.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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Los controles en el Sistema de Gestión de la Calidad.
Para que se realice un ejercicio que permita alinear los controles establecidos en los procesos: los de los riesgos, los del control de calidad de los servicios, los de los procedimiento y los definidos para el cumplimiento del objetivo del proceso.
Completar en las caracterizaciones en la etapa verificar del ciclo PHVA, con los mecanismos que se emplean como “Métodos Apropiados” para el control del uso eficiente de recursos.
Perfiles de los actores que intervienen en la prestación de los servicios que brinda la Entidad.
Para que se consolide un mecanismo que permita revisar y evaluar la aplicación de las disposiciones relacionadas con la educación, formación, experiencia y habilidades de los colaboradores, identificar las brechas y gestionar planes de acción para cerrarlas.
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OPORTUNIDADES DE MEJORA
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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La identificación y documentación de acciones correctivas y preventivas.
Para que se implementen estrategias en la Entidad, que permitan dinamizar la documentación de acciones correctivas y preventivas, considerando fuentes diferentes a auditorías internas como son: el análisis de los productos/servicio no conformes, las quejas y reclamos, el incumplimiento de los resultados planificados, la identificación de problemas y las situaciones no deseadas en general.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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Servicios Tercerizados (Outsourcing)
Para que se revisen los controles a luz de la norma NTC-GP 1000 en el numeral control de “Procesos entregados a terceros”, de manera que se asegure el cumplimiento de los requisitos de los servicios contractualmente establecidos, como por ejemplo: servicio tecnológicos prestados por Proa, evaluadores, metodólogos, interventores, entre otros.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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Las encuestas de percepción de la satisfacción de empresarios y aprendices.
Para que se incluyan preguntas en las encuestas, que evalúen el impacto de los servicios misionales, dirigidas a los empresarios que contratan aprendices, con el fin de identificar debilidades y fortalezas del servicio, así como sus expectativas y necesidades, consultando al jefe inmediato del aprendiz, lo que ayuda a determinar las mejoras de productividad, calidad y competitividad del servicio.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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Gestión de talento humano.
Para que se revise el balance entre el personal de planta y de contratistas, minimizando el riesgo de afectar el desarrollo normal de las actividades misionales. Ejemplo Complejo Tecnológico, turístico y agroindustrial del Oriente Antioqueño, donde el numero de contratistas supera en más del 100% a los funcionarios de planta.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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Diseño
Para que se formalice este requisito en los procesos misionales: Gestión de la innovación (modalidades Co-financiación (Empresa), Co-ejecución (centro y empresa) e Investigación aplicada (Centro)) y Gestión de Certificación de competencias laborales.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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El Servicio No Conforme (SNC)
Para que se implemente en la plataforma CompromISO, un control que permita filtrar las Regionales y/o Centros que no documentan el SNC.
Para que se continúe con la sensibilización y seguimiento para asegurar el empleo del procedimiento de SNC.
Para que se revise el Plan de Control de Calidad de los Servicios, incluyendo controles adicionales que pueden ser fuente adicional para identificar SNC.
Insistir en que las quejas y reclamos de los clientes usuarios y beneficiarios no es SNC
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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GESTIÓN DEL RIESGO.
La revisión de las “Causas” de cada riesgo, en cuanto al método de identificación considerando todos los factores “Ms” dentro del contexto de los objetivos del proceso, de calidad y estratégicos.
Alineación directa entre causas y acciones
Formalizar los mecanismos para registrar y valorar los riesgos semestralmente, considerando: novedades, incidentes, efectividad de controles, cumplimiento de indicadores, riesgos materializados.
Se revise en el proceso “Relacionamiento empresarial y gestión cliente” porque no se han identificado riesgos asociados con el objetivo del proceso ni con las PQRSF.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Benchmarking Interno.
Para que las actividades que se ejecutan en Regionales y Centros de Formación y que pueden ser consideradas como “buenas prácticas” se divulguen a nivel institucional a través de la plataforma CompromISO, de manera que si se consideran pertinentes se formalicen dentro del Sistema Integrado de Gestión – SIG.
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OPORTUNIDADES DE MEJORA
Gestión del conocimiento institucional
Para que a través del proceso de Gestion de la Innovación y la Competitividad, se generen mecanismos institucionales que promuevan y aseguren la transferencia del conocimiento y el desarrollo de las competencias necesarias al interior de la Entidad para compartirlo y utilizarlo entre sus colaboradores.
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NO CONFORMIDADES
• Se identificaron a nivel nacional, alrededor de 70 no conformidades menores, las cuales se presentarán al Representante de la Alta Dirección, para su revisión y consolidación.• El resultado de este ejercicio permitirá establecer planes de mejoramiento con los cuales se de tratamiento desde la Dirección General, Regionales y Centros de Formación, para presentar a ICONTEC dentro de ONCE (11) días hábiles.
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CONCEPTO
Otorgamiento del Certificado Icontec de Gestión de la Calidad
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Gracias
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