Resumen sesin 1-3 Administracin de Proyectos de TICS

Elaborado por : Ana Lourdes Garca Vsquez

Facultad de Sistemas 23/02/2015 Arteaga, Coahuila

Resumen sesin 1-3

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Resumen sesin 1-3 La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimientos,

habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para

cumplir con los requisitos del proyecto

La gestin de proyectos se logra mediante el uso de los procesos tales como: Iniciacin Planificacin Ejecucin Monitorear y Controlar Cierre

La oficina de gestin de proyectos o PMO es el departamento o grupo de

la organizacin que define y mantiene los estndares de los procesos,

generalmente relacionados con la gestin de proyectos (PM). EL PPM es un

proceso administrativo designado a ayudar a un organizacin a adquirir y

ver informacin acerca de todos sus proyectos y programas, luego priorizar

cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratgico,

impacto en recursos, costos etc. Por la tanto la diferencia est en que la

PMO ayuda a mejorar la empresa a travs del PPM y el PM, siendo el PPM

el grupo de proyectos ms relevantes y el PM es el que asegura que el

proyecto se est llevando correctamente.

Qu es el portafolio? Un portafolio es un conjunto de proyectos, programas subproyectos, y las operaciones que se agrupan para facilitar la gestin eficaz de ese trabajo para alcanzar los objetivos estratgicos del negocio. Est formado por programas y los programas por proyectos.

Para tener un proyecto exitoso hay que tener siempre en cuenta los KPIs

de un proyecto que son: tiempo estipulado, costo estipulado, calidad

requerida y alcance requerido; se deben cumplir todas.

reas del conocimiento El PMBOK establece la administracin de proyectos como un conjunto de nueve reas de conocimiento que deben ser dominadas por el project manager y que contienen una serie de procesos que corresponden a los pasos necesarios para que sean completamente cubiertas.

Definiciones

bsicas

Proyecto: es un esfuerzo

temporal para crear un

producto o servicio nico.

Administracin de proyectos: es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto

PMI: Project management

institute

PMBOK: es una coleccin

de procesos y reas de

conocimientos

generalmente aceptadas

como las mejores

prcticas dentro de la

gestin de proyectos

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Las reas de conocimiento son: riesgo, calidad, recursos humanos, costo, tiempo, alcance, integracin, comunicaciones y adquisiciones.

Cada rea de conocimiento incluye varios procesos (42) que se presentan en la siguiente tabla:

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Iniciacin En esta fase se inicia el ciclo de vida del proyecto ya que implica la puesta en marcha as como el definir objetivos, alcance, propsito y resultados que producir de manera general. Con el fin de definir un nuevo proyecto, dos procesos son necesarios: el desarrollo de una carta del proyecto y la identificacin de las partes interesadas (como se muestra en la imagen). La fase de iniciacin normalmente comienza con la asignacin del director del proyecto y termina cuando el equipo del proyecto cuenta con la informacin suficiente para comenzar a desarrollar un programa detallado y presupuesto

Develop Project Charter Contiene una descripcin general del proyecto, el enfoque del proyecto tomar y todas las firmas necesarias para aprobar el proyecto. Este documento autoriza a un gerente de proyecto para utilizar los recursos de la organizacin por el bien del proyecto. Para crearlo, debe interactuar con la persona que desea el proyecto terminado, esto se conoce como el patrocinador del proyecto. La imagen muestra un ejemplo del contenido de un Project charter.

Identify stakeholders Las partes interesadas son las personas o entidades que puedan influenciar en el xito y el resultado del proyecto. Un registro de interesados es un documento que proporciona informacin sobre los grupos de inters clave que o pueden influir en el proyecto. En la imagen se muestra un ejemplo de modelo de clasificacin de stakeholders.

Planeacin La fase de planificacin del proyecto es la segunda fase en el ciclo de vida del proyecto. Se trata de la creacin de un conjunto de planes para ayudar a guiar a su equipo a travs de las fases de ejecucin y cierre del proyecto. Los planes creados durante esta fase ayudarn a administrar el tiempo, costo, calidad, el cambio, el riesgo y los problemas. Antes de empezar hay que definir los recursos humanos para pasar al primer proceso.

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Develop Project management plan Aqu prcticamente se desarrolla un plan de planeacin. Notify the start of planning phase and the plan for planning En esta parte se enva una notificacin va email sobre el inicio del proyecto, as todas las partes interesadas estn al tanto del comienzo del mismo. Configuration management setup Se establece un punto comn en donde se encontrara toda la informacin del proyecto. Puede ser alguna plataforma que compartan los miembros o simplemente una carpeta que contenga organizados los documentos que se necesitan. Perform integrated change control Es inevitable, los cambios siempre existirn, por lo que es preferible estar preparados para enfrentarlos. Cuanto ms pronto se establezca este proceso, el cliente y los usuarios sern ms conscientes con respecto a la importancia de tener este control. Cada cambio que se solicita se tramitar a travs del proceso realizara con el Control Integrado de Cambios. Control Integrado de Cambios es donde el impacto de cualquier cambio se evala en contra del proyecto, y esta es la razn por la cual esto se llama ' integrated'. Esto es porque si un cambio se produjera en una parte de un proyecto, es necesario evaluar a travs de la totalidad del proyecto. Collect requerements Es una descripcin completa del comportamiento del sistema que se va a desarrollar. Este proceso incluye la recoleccin de informacin y de los interesados la documentacin de necesidades y expectativas. Adems, el proceso consiste en la documentacin del proyecto y las caractersticas del producto y funciones. El resultado de este proceso establece las bases para el costo, el cronograma y planificacin de la calidad. La recopilacin de la informacin puede ser mediante entrevistas, equipos de trabajo, lluvia de ideas, entre otras tcnicas. Sin esta parte no podramos saber ni si quiera que es lo que tenemos que hacer, ya que no conoceramos las necesidades del proyecto. La calidad con la que se recopilen los requerimientos influenciara en el correcto desarrollo del proyecto. Define scope PSS: Es el documento que define el proyecto, proporcionando una descripcin detallada de lo que el proyecto debe cumplir. Incluye los principales productos entregables, objetivos, supuestos, requerimientos, restricciones, riesgos iniciales y la descripcin del trabajo que se va a realizar, es sin duda un escrito de altsima importancia para todo proyecto, pues se trata nada ms y nada menos de la piedra angular, los cimientos, las bases o los fundamentos de determinado proyecto. Es por ello que todo Project manager debe tomar en cuenta todo lo que podra implicar su proyecto al momento de desarrollar el Enunciado del Alcance. Si no de desarrolla un PSS no conoceramos los objetivos, los entregables y documentos que una conclusin exitosa del proyecto debe tener. Por lo que nos enfrentaramos a varios problemas, en primer lugar no tendramos el documento que nos ayudara a gestionar las expectativas de las partes interesadas y se perdera la visin del

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proyecto.

Create WBS Es una descomposicin jerrquica e incremental del proyecto en fases, los entregables y paquetes de trabajo. Es una estructura de rbol, que muestra una subdivisin de esfuerzo requerido para lograr un objetivo. Muestra cual ser la secuencia de pasos en cada una de las fases del proyecto y los respectivos documentos que contienen el desarrollo de las actividades, por lo que sin el quedaramos sin tener un plan que seguir u orden sobre qu actividades debemos realizar. En resumen el WBS es el desglose del trabajo es una prestacin del proyecto clave que organiza el trabajo del equipo en secciones manejables.

Es importante recordar la columna vertebral de la planeacin, que son los elementos que no deben faltar en la

administracin de proyectos: