RESUMEN PONENCIA ICM-2013

Autores: Alma Guadalupe Bracamontes Martínez

abracamontes@chi.itesm.mx

M.S.C. Raime Alejandro Bustos Gardea

raime.bustos@itesm.mx

Titulo. Diseño de un procedimiento de gestión profesional de proyectos en

centros de investigación.

El área del conocimiento en el mundo ha alcanzado un nivel importante de

desarrollo gracias a la gestión profesional de proyectos. Para los centros de

investigación y desarrollo de tecnología la satisfacción del cliente, empleados,

profesores y estudiantes es fundamental para el éxito de los proyectos.

Desafortunadamente, en Latinoamérica las herramientas de gestión carecen de

eficiencia y en otros casos rara vez son aplicadas. En consecuencia, México

presenta la falta de inversión en ésta área.

El objetivo de la presente ponencia es mostrar el diseño realizado y el marco

teórico de la investigación orientada a elaborar un procedimiento para la

planeación, la ejecución y el monitoreo de proyectos en los centros de

investigación en donde participan profesores y estudiantes . Esto facilitaría la

realización de proyectos exitosos desde su planeación hasta la transferencia

del conocimiento.

Se presenta la exploración realizada en: a) los sistemas de información para la

gestión de proyectos en el Centro de Investigación y Tecnología Aplicada

(CITA) en comparación con otras empresas exitosas del giro; b)los programas

de certificación para la administración de proyectos disponibles que enriquezca

el diseño de dicho procedimiento.

Antecedentes

En las palabras de Emigdio Alfaro, la administración de proyectos se refiere a

la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las

actividades de un proyecto para cubrir las necesidades o superar las

expectativas de los grupos de poder de la organización con respecto a este .

Así mismo, encontramos diversos puntos de vista para definir el proceso de

administración de proyectos que es imprescindible en cualquier área de una

organización para el buen funcionamiento de ésta.

En la actualidad, existe una gran variedad de metodologías para la

administración de proyectos los cuales han sido empleados por las

organizaciones según sus necesidades y requerimientos. Éstas metodologías

han resultado ser útiles, mejorando la calidad y reduciendo las desviaciones en

los proyectos que son aplicadas. No obstante, pueden presentar determinados

inconvenientes (Cuaresma, 2008).

En México, así como en otros países, el desarrollo de proyectos se lleva a

cabo mediante distintos tipos de planeación, sin embargo, comparten

situaciones comunes a lo largo del proceso como lo son las limitantes. Las

limitaciones más comunes que se presentan durante un proyecto son el

tiempo, el dinero, y las especificaciones. (Molina, 2012).

De las tres limitaciones básicas, la más difíci l de manejar es la de las

especificaciones (Molina, 2012). Si bien es cierto que es complicado resolver

cada uno de estos tópicos al desarrollar un proyecto, existen factores alternos

que llevan el proyecto a estas instancias.

Cabe mencionar, que a pesar de tener un esquema de administración de

proyectos en una organización es común que en su desarrollo aparezcan

dificultades, como las que se mencionan anteriormente. Es importante resaltar

que además de las limitaciones de tiempo, dinero y las especificaciones, la

vinculación entre los involucrados es vital para la exitosa realización del trabajo.

Introducción

El funcionamiento de una empresa se puede caracterizar mediante un conjunto

de variables y relaciones. Se entiende por gestión el conjunto de técnicas y

procesos de definición, evaluación y control de las relaciones (Molina, 2012).

Lo anterior, reconoce la importancia que merece mantener una buena

vinculación en el desarrollo de proyectos.

Figura 1.1 Dinámica de ciclo de vida de un proyecto.

Fuente: (Molina, 2012).

En la figura 1.1 se observa una clásica representación de la administración de

proyectos desde su planeación hasta la terminación del mismo. También es

notorio la ausencia de atención a la parte de vinculación.

Haughey (2010), del Reino Unido, menciona que la gestión de proyectos en el

sentido moderno comenzó en la década de 1950, impulsada por las empresas

que realizaron las ventajas de organizar el trabajo en torno a proyectos, y la

necesidad crítica para comunicarse y coordinar el trabajo entre departa mentos

y profesiones.

Es importante resaltar que la gestión de proyectos no es tarea fácil. Que tiene

un principio y un final definidos, y no es un proceso continuo. La gestión del

proyecto utiliza diversas herramientas para medir el progreso y seguimiento de

las tareas del proyecto.

En el caso de Reino unido, Haughey (2010), especifica que las metodologías

de gestión de proyectos constan de cuatro a cinco grupos de procesos, y un

sistema de control. Independientemente de la metodología o la terminología

utilizada, gestión de proyectos utiliza los mismos procesos básicos. Los grupos

de procesos suelen incluir:

1.Iniciación

2.Planificacióny Diseño

3. Ejecución

4. Seguimiento y Control

5. Cierre

Desde el punto de vista que se presenta anteriormente la clave para el éxito del

proyecto está en la planificación. Crear un plan de proyecto es lo primero que

debe hacer al llevar a cabo cualquier tipo de proyecto. A menudo se pasa por

alto la planificación de proyectos a favor de seguir adelante con el trabajo. Sin

embargo, muchas personas no se dan cuenta del valor de un plan de proyecto

en el ahorro de tiempo, dinero y muchos problemas. Este proceso no toma en

cuenta en sus grupos de proceso las relaciones entre los involucrados para el

manejo de proyectos.

La administración profesional de proyectos es un campo relativamente

nuevo en el ámbito de los negocios en Latinoamérica. Aun cuando la gran

mayoría de las organizaciones llevan a cabo sus actividades e intentan

alcanzar sus objetivos estratégicos a través de la realización de proyectos,

en muchos casos, no han implementado los procesos necesarios para

asegurar el éxito de los mismos. Así, su desempeño depende más de la

suerte, o de la voluntad y la perseverancia de sus directivos, que de la

aplicación de un modelo de gestión integral de los proyectos en la empresa.

Esta área del conocimiento ha alcanzado un gran desarrollo en Estados

Unidos, a partir de la divulgación y promoción, por parte del Project

Management Institute (PMI), de las buenas prácticas vinculadas a la gestión

de proyectos. En la actualidad, existen numerosas empresas en el mundo

comprometidas con la gestión profesional de proyectos, pues encuentran en

ella una herramienta válida para satisfacer a sus clientes, a sus accionistas

y a sus empleados. Sin embargo, en Latinoamérica, estas herramientas de

gestión tienen un desarrollo incipiente.

Para el Centro de Investigación y Tecnología Aplicada, por sus siglas CITA

como se le denominará en delante,la clave para el éxito del proyecto está en la

planificación. Crear un plan de proyecto es lo primero que debe hacer al llevar

a cabo cualquier tipo de proyecto. A menudo se pasa por alto la planificación

de proyectos a favor de seguir adelante con el trabajo. Sin embargo, muchas

personas no se dan cuenta del valor de un plan de proyecto en el ahorro de

tiempo, dinero y muchos problemas.

Por lo anterior, en el CITA, la administración de proyectos es de suma

importancia para alcanzar el éxito de cada uno de ellos. Dentro de la

administración se considera indispensable la vinculación con los clientes y

socios involucrados en los proyectos. Sin embargo, el ejercicio de seguimiento

de proyectos no refleja tal relación y es por eso muchos trabajos no logran

consolidarse. Consecuentemente, los proyectos se quedan rezagados o

truncados por la falta de un seguimiento real tomando en cuenta las parte

administrativa y de vinculación.

Valorar la colaboración con el cliente, por encima de la negociación contractual:

si bien son necesarios, los contratos no aportan valor a los productos/servicios.

Las metodologías ágiles integran al cliente en el proyecto y mantienen como

objetivo aportar el mayor valor posible en cada iteración (Cuaresma, 2008).

Cuaresma menciona 4 valores básicos de los que se pueden extraer diversos

principios que matizan la filosofía detrás de la gestión ágil:

▪ La principal prioridad es satisfacer al cliente mediante entregas

tempranas y continuas de valor: periodos de 15 a 60 días.

▪ Los requisitos cambiantes son bienvenidos.

▪ Integración de los conocedores del negocio en el propio proyecto.

▪ La motivación y el talento son aspectos clave, por tanto la confianza y el

apoyo al equipo humano es fundamental.

▪ Potenciar las conversaciones en persona por encima de la comunicación

escrita.

▪ El producto funcional (p.ej. software operativo) es la principal medida del

progreso: centrar el interés en el grado de finalización funcional o el

tiempo previsto de finalización, no en el tiempo transcurrido contra el

planificado.

Este es un ejemplo claro de buscar la vinculación dentro del seguimiento

del proyecto para el éxito del mismo.

El problema de la presente investigación está relacionado con la inexistencia

de una metodología ágil para el seguimiento de los proyectos tomando en

cuenta la vinculación entre las personas involucradas, a pesar de tener un

protocolo de administración de proyectos. Las preguntas de investigación

derivadas del problema son las siguientes:

1. ¿Qué metodologías se siguen actualmente en el mundo para alcanzar una

vinculación efectiva entre empresas y centros de investigación?

2. ¿Cuál es el modelo que permite llevar a cabo la transferencia de

conocimiento en el desarrollo de proyectos que incluya la vinculación como

elemento para alcanzar el éxito en México?

3. ¿Qué estrategias específicas y procesos de operación deben llevar a cabo

CITA como el marco referencial para realizar la investigación?

Para dichas interrogantes se propone como objetivo una estrategia ágil de

seguimiento de proyectos involucrando el área de vinculación para alcanzar el

éxito de los mismos; teniendo en cuenta que la administración de proyectos es

un proceso de planificación, diseño, ejecución, monitoreo, control y cierre de

estos.

El objeto de estudio se enmarca en las funciones y características actuales que

presenta el proceso de vinculación en un centro de investigación, que se

dedica a la implementación y desarrollo de proyectos tecnológicos. En este

centro lo más importante son las relaciones entre las partes involucradas en el

desarrollo de cada proyecto. La evaluación y definición de un proceso de

vinculación como parte de la administración de proyectos puede determinar el

éxito o no de los mismos. Además, permite detectar las necesidades de

administración de proyectos, capacitación y desarrollo del personal, mediante

la apropiada estrategia de vinculación desde la planeación hasta la

transferencia del conocimiento.

El Objetivo que se desprende de tal problema es: Diseñar y validar una

metodología ágil que permita dar seguimiento a los proyectos con base a las

relaciones públicas, por denominarlos de alguna manera, en el Centro de

Investigación y Tecnología Aplicada del Tecnológico de Monterrey Campus

Chihuahua. De lo anterior se derivan los objetivos específicos siguientes:

1. Analizar los modelos de seguimiento en la área de que aplica el centro.

2. Definir las prácticas y actividades más comunes que se se llevan acabo en

dichos modelos en las organizaciones en general.

3. Precisar las actividades más comunes como también las practicas que

contienen los modelos de medición de productividad en las áreas de

vinculación.

4. Seleccionar un modelo ágil más eficiente y adecuado para el centro de

objeto de estudio, y proponer la aplicación en el área de vinculación de dicho

modelo seleccionado y validar si la decisión fue correcta.

Para el logro de los objetivos se llevará acabo una metdología de análisis-

síntesis, entrevistas y grupos de discución. Se pueden identificar las siguientes

tareas de investigación:

1.- Recopilar información sobre las dimensiones más comunes en modelos de

vinculación en los centros de investigación y evaluación de la efectividad de la

misma.

2.- Identificar las actividades más comunes que se aplican en los centros de

investigación para el seguimiento en los proecesos de desarrollo de proyectos.

3.- Seleccionar entre las prácticas y actividades anteriores las más comunes en

modelos de productividad en empresas de desarrollo administrativo.

4.- Proponer y/o seleccionar el modelo adecuado para las evaluaciones y

medición de la productividad en base a los demás métodos de medición de

diferentes empresas y adaptarla para la empresa objeto de estudio.

5.- Validar a través de expertos el modelo a seleccionar.

La presente investigación tiene es de gran interés para el Centro de

Investigación y Tecnología Aplicada, por lo que pone a disposición los recursos

de información para la misma. En esta investigación se uti liza el método

científico y cuantitativo como método general, así como la integración de otros

métodos de análisis cuantitativo. También se analizan métodos de vinculación

realizados por otras entidades, para así llegar concretar una propuesta de una

estrategia ágil de seguimiento de proyectos para centros de investigación

involucrando el área de vinculación para alcanzar el éxito de los mismos.

Justificación

La relevancia de esta investigación radica en el hecho de que el CITA, busca

tener un proceso ágil de seguimiento a los proyectos tomando en cuenta el

área de vinculación que maximice el éxito de los proyectos y las relaciones que

de ellos se derivan. Desde el punto de vista del área de vinculación, llevar una

relación estrecha entre los socios, clientes, desarrolladores y otros involucrados

ayuda a mantener el seguimiento puntual de los proyectos y permite llevarlos al

cierre exitosamente.

Fundamentación Teórica

Las relaciones entre la Universidad y la Empresa han sido, y siguen siendo,

tema de debate permanente, muy en particular en lo que se refiere a la

Transferencia de Conocimiento o tecnología de la primera a la segunda. Se da

casi siempre por sentado que esta relación no es todo lo buena y fluida que

debiera, cuando no se asume que es, simple- mente, inexistente. Este debate

se adereza además en muchos casos con otro todavía más peligroso sobre en

quién de los dos re- cae la culpa de tan insatisfactoria relación. (Bayona, C.,

González, R., 2010).

En México, la cultura de la vinculación entre empresa y universidad se

encuentra en un nivel básico y ésta se da fundamentalmente en tres aspectos

(Casalet y Casas, 1998:23):

▪ En áreas de reclutamiento, donde las empresas participan con las

universidades con las que tienen algún acuerdo en su bolsa de trabajo,

así como en eventos y ferias de reclutamiento, en las que se da

prioridad a los estudiantes de tales instituciones por el reconocimiento

que tienen éstas y/o sus egresados. Sin embargo, en este punto, las

empresas no se han involucrado en el diseño y desarrollo de los planes

y programas de estudio de las instituciones que les proveen de personal.

▪ Otro tipo de acercamiento entre empresa y universidad es el que se

logra con la participación en la elaboración de casos prácticos. Esto se

realiza, básicamente, en las áreas de mercadotecnia y administración

de recursos humanos, lo que sirve de apoyo para revisar aspectos académicos,

utilizándose de manera confiable pero muy limitada.

c. Por último, se tiene la vinculación entre empresa y universidad, donde se

cuenta con la apertura por parte de las empresas para que los estudiantes

realicen prácticas profesionales en las áreas donde los académicos, durante el

diseño y desarrollo de los planes y programas de estudio, han determinado que

puede ser formativo. De esta manera, los alumnos conocen y desempeñan

alguna función de manera básica dentro de la empresa, aunque estas prácticas

solamente se realizan para integrarse a niveles operativos, en la mayoría de los

casos. (Saavedra G., María L.,2009).

Los desafíos anteriormente mencionados son parte de la

fundamentación teórica. A partir de la necesidad de determinar la relevancia

del tema se aplicaron dos métodos de investigación cualitativa: la entrevista y

el grupo de discusión.

Los métodos de investigación cualitativa, la entrevista y el grupo de

discusión validan la importancia de la presente tesis. A continuación se

describen los hallazgos encontrados en cada uno de los métodos

La entrevista

La entrevista se realizó con el fin de recabar información sobre los problemas

para transferencia de conocimiento con la finalidad de comprobar si la

vinculación en el desarrollo y administración de proyectos juega un papel

importante para lograr el éxito de los mismos.

Marco Referencial : CITA

1. Las variables cualitativas que se mencionan durante la entrevista son:

Antecedentes

Procesos actuales

Tipo de comunicación

Vinculación exitosa

Reportes (características)

Bases de datos

Impacto del seguimiento por parte del área de vinculación en el

desarrollo de procesos (duración)

Experiencias (fallos y éxitos)

2. El tipo de entrevista fue semi-estructurada: con un control medio,

investigación planificada, preguntas cerradas con posible orden,

profundizar conocimientos en ciertos temas.

3. Temas de la entrevista:

Problemas principales para transferir el conocimiento

Fracaso en el proceso de vinculación

Procesos en proyectos Academia-Empresas

Administración de Proyectos

Éxito en la transferencia de tecnología

4. Preguntas:

1. ¿Cómo califica el proceso de desarrollo de proyectos que llevar acabo

en el CITA?

2. ¿Qué departamentos participan en el desarrollo?

3. ¿Cual es el proceso que siguen actualmente?

4. ¿Qué importancia tiene el área de vinculación en el centro?

5. Para el seguimiento de proyectos ¿El área de vinculación tiene impacto

en el éxito de éstos?

6. ¿Qué experiencia tienen en el centro respecto al éxito o fracaso de sus

proyectos?

7. Con base en lo anterior ¿ Qué factores influyen para el éxito o fracaso

de la transferencia del conocimiento?

8. ¿Cuentan con una base de datos sobre el avance de los desarrollos?

¿Quiénes la ejecutan y almacenan?

9. ¿Cómo es el proceso de los proyectos Academia-Empresa? ¿Cómo

funcionan?

10. En general, ¿ Cómo califica el desarrollo en cuanto a rapidez?

11. ¿Qué tipo de comunicación sostienen entre clientes, socios y

desarrolladores? ¿Quién es el encargado(a) de este trabajo?

12. ¿ Qué propone para mejorar el funcionamiento del centro en cuanto a

desarrollo y éxito de los trabajos?

13. ¿Conoce un esquema de seguimiento y desarrollo de proyectos distinto

al que ejecutar en el CITA? ¿ Por qué considera el proceso actual el

más conveniente?

Grupo de Discusión

La herramienta del grupo de discusión se aplicó con un grupo de 5 personas

relacionadas e interesadas en el tema de La vinculación en los centros de su

investigación y su importancia para el éxito de los proyectos. Además, se

utilizaron las siguientes variables:

1.Comunicación

2. Reportes

3. Procesos

4. Bases de datos

5. Experiencias (fracasos y sus motivos)

El resultado de la aplicación de esta herramienta arrojó las siguientes

aportaciones:

Existe un problema para transferir el conocimiento en los centros de

investigación.

La clave para la transferencia es la comunicación.

Las certificaciones de administración de proyectos se enfocan en el

producto y no en la vinculación.

El área de vinculación debe cumplir con un esquema de seguimiento,

comunicación de avances y gestión de recursos.

Muchos proyectos fracasan en el proceso de vinculación.

El fracaso el los proyectos Academia-Empresa es la falta de

administración de entre el cliente y el equipo desarrollador.

Principales causas de fracasos en proyectos es que la planeación es

meramente técnica, mientras que dado a que el entrono cambia debe

contar con un seguimiento .

El éxito de los proyectos se refleja con indicadores de control como una

mejor integración de clientes y socios.

La proporción de empresas que invierten en investigación en México son

pocas por la falta de aplicación de la misma.

Esto es por el reducido éxito de la transferencia de conocimiento.

En los centros de Investigación, generalmente, no entienden la

importancia de la relación con el cliente.

El proceso del éxito de la transferencia del conocimiento no se concreta

por deficiencia técnica si no por otros factores.

Debe existir una vinculación y gestión estratégica.

Las áreas académicas son poco flexibles

Las empresas funcionan mejor en este sentido por que acostumbran

tratar con clientes y esto obliga a ser flexibles.

Es muy importante el área de vinculación en los centros de investigación

ya que se encarga de mantener sana la relación entre las partes

involucradas, debe tener información específica y certera para poder

resolver de primera mano las necesidades de los clientes con los que

esté relacionada.

Finalmente, la información que se discutió entre los participantes concluye que

es importante llevar a cabo una estrategia de seguimiento de los proyectos

alterna a la administración de los mismos enfocada a la relación con el cliente.

Es importante determinar esta estrategia desde la planeación de cualquier

proyecto y asignar un responsable de procesar la información necesaria para

llevar acabo las actividades necesarias hasta concretar el proceso para

incrementar el éxito de la transferencia de conocimiento.

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