Resumen Ejecutivo Diseño Prefinal

SIISTEMA CONSULTORESMETODOLOGÍA DE DISEÑO

CONCLUSIÓN ETAPA ANÁLISISEn la etapa de análisis se concluyeron los problemas raíz que aquejaban a la empresa, así como la importancia del proyecto. Se hicieron algunas correcciones quedando las siguientes:

Objetivo“Diseñar y estandarizar un sistema de transporte de personal, transporte y mensajería de ejecutivos para unificar criterios reduciendo costos involucrados en esta actividad”ImportanciaDebido a la falta de control e integración de los sistemas actuales, es común que se desaprovechen recursos económicos. Es por eso que estandarizando los sistemas y creando los inexistentes podremos alcanzar reducciones de costos. Problemas Raíz – Sistema de Transporte y Mensajería para ejecutivos1.- “No existe un sistema de control que regule efectivamente las actividades del servicio”2.- “El sistema de pago de los choferes está mal diseñado”.3.-“No existen procedimientos definidos para las actividades del sistema".Problemas Raíz – Sistema de Transporte de Personal1.- “El sistema de adquisición de las unidades de transporte de personal está mal diseñado y no está estandarizado”2.- “No hay un sistema de control que regule la operación del servicio de transporte de personal”

METODOLOGÍA DE DISEÑO1. Identificar los subsistemas relevantes esenciales

1.1. Desarrollar la definición esencial1.2. CATWDA

2. Desarrollar modelos conceptuales De acuerdo a la definición esencial, determinar las actividades mínimas necesarias para transformar las entradas en salidas.

3. Generar listado de alternativas 4. Evaluar alternativas

4.1. Benchmarking (cuando sea necesario)4.2. Ventajas 4.3. Desventajas4.4. Matriz de priorización (cuando sea necesario)

5. Selección de alternativas5.1. Describir a detalle la alternativa seleccionada

Esta metodología se presenta de manera general para el diseño de soluciones, sin embargo no en todos los subsistemas relevantes puede aplicar la misma metodología, debido a las características individuales de cada subsistema.

SISTEMA DE TRANSPORTE Y MENSAJERÍA PARA EJECUTIVOSProblema raíz 1“No existe un sistema de control que regule efectivamente las actividades del servicio”

1. Identificar subsistema relevante1.1. Desarrollar la definición esencialSSR1:“Sistema de control del servicio de transporte y mensajería para ejecutivos”“Es un subsistema parte del sistema de transporte y mensajería para ejecutivos, que se encarga de controlar y regular las actividades del servicio para un aprovechamiento de los recursos de la empresa; a través de un formato de solicitud, normas y políticas, aplicadas para los ejecutivos, administradores del sistema y choferes. Es administrado por el gerente del departamento de Administración de Personal, y es limitado por recursos de la empresa y las necesidades individuales de cada ciudad en donde opera el sistema”.

Ventajas Desventajas

Tener control sobre la realización de actividades del sistema

Pérdida del control de las actividades

Marcar pautas de cómo realizar el servicio

Limitar el uso del servicio, siempre viendo a favor de la empresa

Tener un orden en la realización del servicio

Tener una forma de operación estándar

Desaprovechamiento de los recursos

Descontrol y desorden en la realización del servicio


Tener control sobre la realización de actividades del sistema

Pérdida del control de las actividades

Marcar pautas de cómo realizar el servicio

Limitar el uso del servicio, siempre viendo a favor de la empresa

Tener un orden en la realización del servicio

Tener una forma de operación estándar

Desaprovechamiento de los recursos

Descontrol y desorden en la realización del servicio


Simplificación de la operación Descontrol de la realización de los servicios

Estandarización de criterios a nivel nacional

Documentación de los movimientos realizados por los choferes

Asegurar la información necesaria para el cumplimiento del servicio

Validación de la realización del servicio.

Falta de información para realizar el servicio

Falta de registros de los servicios realizados por los choferes

No tener un medio para medir o controlar al chofer y usuario.


Simplificación de la operación Descontrol de la realización de los servicios

Estandarización de criterios a nivel nacional

Documentación de los movimientos realizados por los choferes

Asegurar la información necesaria para el cumplimiento del servicio

Validación de la realización del servicio.

Falta de información para realizar el servicio

Falta de registros de los servicios realizados por los choferes

No tener un medio para medir o controlar al chofer y usuario.


1.2. CATWDAC: Ternium HylsaA: Ejecutivos, administradores del sistema y choferes.T: Actividades controladas y reguladas.W: Un sistema que regula y ordena las actividades del sistema de transporte para el aprovechamiento de los recursos de la empresa.D: Gerente del departamento de Administración de PersonalA: Recursos de la empresa y las necesidades de cada ciudad.

2. Desarrollar modelo conceptual.Las actividades del modelo conceptual son las siguientes:1. Identificar las actividades del sistema2. Diseñar métodos de control para las actividades3. Asignar encargados del control de las actividades4. Asignar recursos para la realización del sistema de control5. Comunicar las políticas y las normas a los involucrados6. Realizar el control de las actividades

3. Generar listado de alternativasEl no tener un sistema de control propicia el desaprovechamiento de los recursos. Las propuestas para controlar el sistema son la realización de:

A. Políticas y normas del uso del servicio, tanto para choferes, usuarios y administradores. Definición de roles y responsabilidades del administrador del sistema, para que pueda ver

sus alcances. B. Formato de solicitud estándar para el control de las actividades y poder llevar un registro de

los movimientos de los choferes.

4. Evaluar alternativas A - Políticas y normas del uso del servicio B - Formato de solicitud estándar

Actualmente por falta de políticas y de un formato mal diseñado se están perdiendo alrededor de $20,200 a la semana, sólo en Monterrey. En el D.F. se están perdiendo $1,600 pesos a la semana por falta de políticas. En Puebla no se ha podido determinar, y en Guadalajara y Colima no se llevan formatos y no hay políticas.

5. Selección de alternativasEstas dos alternativas propuestas son necesarias para llegar a tener el control de las actividades del sistema de transporte y mensajería. No son excluyentes, para que funcione una tiene que estar la otra, es por eso que las tratamos como una misma.


5.1. Describir a detalle la alternativa seleccionada Políticas y normasSe desarrollarán políticas y normas para el uso del servicio, en donde se describirán a detalle, los alcances que cada participante del sistema tiene, así como las reglas que los rigen. Se definirán roles y responsabilidades, además de manejo de exclusiones, manejo de cambios, y capacitación para el conocimiento del sistema de transporte y mensajería para ejecutivos. Estos son los puntos que contienen las políticas realizadas para el sistema de control:1. Objetivo2. Alcance3. Documentos relacionados4. Definiciones

4.1 Sistema de Transporte de Ejecutivos4.2 Mensajería

5. Contenido5.1 Definiciones de roles y responsabilidades5.2 Reglas de uso5.3 Manejo de Casos de Excepción5.4 Capacitación y manejo del cambio

6. Cumplimiento de la política

Formato de solicitud estándarSe diseñara un formato estándar a nivel nacional que contenga todo lo necesario para la realización exitosa del servicio, tomando en cuenta las necesidades de cada ciudad.

Problema raíz 2: “El sistema de pago de los choferes está mal diseñado”.

1. Desarrollar las definiciones esenciales 1.1. Identificar los subsistemas relevantesSSR2:“El sistema de pago de los choferes”.“Es un subsistema parte del sistema de transporte y mensajería para ejecutivos que se encarga de remunerar justamente a los choferes considerando el valor ofrecido por el mercado, al analizar las variables del servicio, definir los criterios de pago, establecer un convenio con los proveedores del servicio, aplicar y difundir dichos acuerdos, así como de asignar y capacitar al personal encargado de recepción y colocación de facturas. Es administrado por el gerente del departamento de administración de personal en interacción con los solicitantes del servicio, el usuario final, el administrador de sistema, y el departamento de finanzas; y es limitado por los presupuestos de los centros de costos, la velocidad con la que se liberan los pagos y las necesidades individuales de cada ciudad”.1.2. CATWDAC: ChoferesA: Solicitante, Usuario final, Administrador del sistema, FinanzasT: Servicio PagadoW: Remuneraciones justas considerando el valor que ofrece el mercadoD: Gerente del departamento de Administración del PersonalA: Presupuesto de los centros de costos, velocidad con la que Finanzas libera los pagos y las necesidades individuales de cada ciudad.

2. Desarrollar modelos conceptuales Las actividades del modelo conceptual serían las siguientes:1. Analizar variables involucradas en el servicio2. Definir criterios de pago3. Establecer un convenio con proveedores del servicio


4. Difundir los acuerdos obtenidos con proveedores5. Asignar y capacitar al personal encargado de recepción y colocación de facturas6. Realizar el pago.Todo esto con una revisión periódica de las variables relacionadas con el sistema de pago.

3. Generar listado de alternativasLas posibles alternativas generadas para el sistema de pago fueron las siguientes: una cuota única quincenal, cuota por horas de servicio, cuota por kilómetros, pago por destinos frecuentes, pago por zona, el uso de medidores de tiempo-kilometraje (taxímetros).

Cuota única quincenal se refiere a pagar una cuota fija a la quincena. La ventaja se encuentra en su practicidad, al no ser necesario llevar un control de las actividades realizadas por el chofer puesto que no afectan el monto a pagar. Sin embargo, la desventaja se encuentra en que la demanda de servicios es estocástica; por lo que el volumen de solicitudes puede ser muy bajo y de todas formas pagar la cuta. Debido a lo anterior se determino que conviene establecerla en base a la jornada laborada promedio. Se realizo un estudio con registros de Monterrey y Puebla, se pudo observar claramente que las horas dedicadas al servicio no cubren siquiera medio turno; pero los choferes permanecen turno completo en las oficinas. Para el caso de D.F. y Colima, ciudades donde labora un solo chofer, se determino que se aprovecha un turno laboral casi en su totalidad. Se determino que se pagaría $7,080 quincenales (lo que equivale a lo que gana en promedio un chofer a la semana en sistema actual, el mercado oscila entre $2,400.00 y $2,800.00). Las casetas en los viajes foráneos, así como los viáticos generados se pagaran a parte.

Cuota por horas de servicio consiste en pagar una tarifa solo por las horas laboradas a servicio de la empresa. Se obtuvo una tarifa de $88.5 por hora. Esta taifa incluye la manutención del chofer y su vehiculo. La ventaja es que solo se pagan las horas laboradas, eliminando el ocio. Sin embargo, la realidad es que los choferes no registran las horas reales de servicio. Para poder implementar esta alternativa es necesario atacar al problema de control para garantizar que no se pueda obtener ventaja del sistema.

Otra alternativa es la cuota por kilómetros, la cual es ideal para los traslados dentro y fuera de la ciudad. Fue posible determinada calculando los costos variables por kilómetro del vehiculo estándar de la empresa. Dicho estudio considera factores como el valor del vehiculo, la depreciación, refacciones, gasolina, rendimiento, etc. Los resultados obtenidos varían notablemente para cada ciudad, por lo que fue necesario determinar una tarifa exclusiva para cada una. Para Monterrey $3.10 (Bench; $8.00), Puebla $2.61, D.F. $2.85 (Bench; $5.2) y Colima $2.60. Los resultados no son satisfactorios, ya que existe la variable tiempo además de los kilómetros recorridos. Es así que en el D.F. se pueden recorrer dos kilómetros en dos horas, lo cual representa una desventaja para el chofer.

Una alternativa mas es Destinos Frecuentes, el cual consiste en determinar los lugares en donde se realizan los servicios mas frecuentes. Una vez hecho esto, se agrupan en zonas y se determina una tarifa para cada zona. Las tarifas se obtienen de tres medios: registros de tiempos, kilómetros y comparaciones con otras empresas en el mercado. Cabe mencionar que no todas las ciudades cuentan con registros de sus actividades. En Monterrey se determino la tarifa en base al tiempo promedio que se realizan los servicios frecuentes para determinada zona de la ciudad. En el D.F. esto no fue posible, ya que los formatos carecen de horas; es por esto que se decidió utilizar parte de la alternativa anterior (pago por kilómetros) y una comparación con los servicios del mercado. El mismo procedimiento se realizo para Colima y Puebla. La ventaja de este sistema es que se determinan tarifas fijas por destino, permitiendo a los usuarios validar e inclusive conocer previamente el costo del servicio a solicitar. Otra ventaja es que al chofer se le pagara exactamente lo mismo si tarda mucho o poco; por lo que se elimina la posibilidad de violar al sistema registrando horas de servicio


no realizadas. Otra ventaja es que el administrador del sistema puede validar fácilmente los servicios realizados teniendo disponible una lista con los destinos frecuentes y sus tarifas. Una desventaja es que no cubre todos los destinos de la ciudad y que el estudio de las cuotas por destino es dinámico, por lo que requiere una actualización constante así como los destinos frecuentes.

Una alternativa complementaria a la anterior es el pago por Zona, la cual divide a la ciudad en zonas y establece una tarifa para cada una de ellas. Es parecida a la alternativa anterior, solo que esta considera a la ciudad completa, no solo los destinos frecuentes. La principal desventaja es que arroja una matriz con un gran número de orígenes y destinos, por lo que hace un tanto impractico su manejo. Las tarifas se determinan en base a los kilómetros recorridos, para los destinos frecuentes en base a tiempo (en base a los registros disponibles) y se paga además la hora de espera en base al estudio de la cuota por hora.

La última alternativa es la implementación de un taxímetro, el cual medirá los kilómetros recorridos y el tiempo. Se tendrán las cuotas establecidas por hora y kilómetro. En caso de que los kilómetros excedan el tiempo, se paga por kilómetro; si no es así, por hora. El taxímetro tiene un costo de mercad de aproximadamente $2,300 mas instalación y tiene una vida útil mayor a los 10 años.

4. Evaluar alternativasSe presenta a continuación una matriz en donde se evalúan criterios.

Alternativa Inversion AhorrosTiempo

ImplementacionControl Complejidad Factibilidad Total

Cuota única 1 2 2 4 1 4 14Horas 1 4 1 4 1 2 13Kilómetros 1 3 2 1 2 3 12Destinos frecuentes

2 1 1 2 2 1 9

Zona 2 1 1 1 4 2 11Taximetro 4 1 3 1 3 3 15

5. Selección de alternativas5.1. Describir a detalle la alternativa seleccionadaDespués de cribar las posibles alternativas se determino que la mejor alternativa es la de Destinos Frecuentes.

Problema raíz 3“No existen procedimientos definidos para las actividades del sistema"

1. Identificar subsistema relevante1.1. Desarrollar la definición esencialSSR3: “Sistema de administración de actividades del servicio de transporte y mensajería de ejecutivos”Un subsistema parte de un sistema administrado por el gerente de administración del personal que se encarga de definir procedimientos claros, sencillos y fáciles de ejecutar por choferes, solicitantes y administrados del sistema tratando de satisfacer al usuario final aún y con la existencia de imposiciones como la disparidad del manejo del sistema en diferentes ciudades, intervención de diferentes políticas y el bajo nivel de compromiso de nivel gerencial.1.2. CATWDAC: Usuario finalA: Chofer, Administrador del Sistema y Solicitante


T: Necesidad de definir procedimientos del sistema en necesidad satisfecha con procedimientos definidos para el sistema.W: Procedimientos claros y fáciles de ejecutar de todas las actividades involucradas en el sistema.D: Gerente de administración de personalA: La disparidad en el manejo de sistema en otras ciudades, intervención de diferentes políticas y el bajo nivel de compromiso o nivel gerencial.

2. Desarrollar modelo conceptual.Las actividades del modelo conceptual son las siguientes:1. Analizar los sistemas que intervienen en la realización de servicios2. Definir procedimientos para realización de actividades del sistema3. Generar un manual de procedimientos tomando en cuenta las restricciones y recursos del sistema4. Difundir los procedimientos a los interesados y capacitar a las generadoras del servicio5. Aplicar todos los procedimientos en forma sistemática

3. Generar listado de alternativasA - Plataforma IntranetObjetivoGenerar el intercambio de información entre los actores involucrados en el servicio de transporte y mensajería para ejecutivos mediante el uso de una plataforma tecnológica basada en la Intranet de Ternium-Hylsa.Ventajas

Reducción de tiempos en la comunicación entre Solicitante, Administrador de servicio, Choferes, Usuario final y Finanzas.

Reducción de costos al impedir la manipulación de datos por parte de los choferes y la delimitación de uso de servicio a solo ejecutivos autorizados.

Agilización de trámites en la solicitud y realización de servicio. Minimización de recursos económicos. Eliminación de duplicidad de funciones. Documentación y respaldo de movimientos, cantidad de servicios, centros de costos y

cantidades de facturación.Desventajas

Necesidad de capacitación para todos los involucrados en el sistema en 5 diferentes ciudades.

Tiempo de espera muy largo para poder ser implementado. Costo de equipo de cómputo que tiene que ser adquirido para operar el sistema.

B - Sistema Actual mejoradoObjetivoGenerar procedimientos definidos de la manera más clara y entendible para que los involucrados trabajen con el uso óptimo de recursos de un sistema con actividades simplificadas y concretas. VentajasSe homologarán los procedimientos en todas las ciudades y esto generará:

Agilización en los trámites de servicio. Ejecución organizada de todas las actividades del sistema. Eliminación de duplicidad de funciones. Documentación completa de los tipos de servicios y facturación realizada por choferes. Reducción de costos al reducir el número de candados en los procedimientos que los

choferes pueden violar manipular.Desventajas


Alternativa con poca capacidad de generación de cambio en la forma de trabajo de los actores de sistema.

Eliminación

4. y 5. Evaluar y seleccionar alternativas De acuerdo a la Matriz de Priorización, la Alternativa A, la de crear una Plataforma en la Intranet, es la seleccionada de acuerdo a la ponderación dada. Cabe recalcar que aunque sea un poco más cara, genera más beneficios en cuanto a practicidad y eficiencia.


SISTEMA DE TRANSPORTE DE PERSONAL

Problema raíz 1:“El sistema de adquisición de las unidades de transporte de personal está mal diseñado y no está estandarizado”

Identificar subsistema relevanteDesarrollar la definición esencial

SSR1: “Sistema de adquisiciones de transporte de personal”“Es un subsistema parte del sistema de transporte de personal que se encarga de adquirir las unidades de transporte de personal que necesita la empresa, a través del análisis de la demanda de capacidad, kilómetros recorridos y el estado del camino. Es administrado por el Gerente del departamento de Administración de Personal y limitado por los recursos económicos con los que cuenta la empresa y por la disponibilidad de servicio de los proveedores en cada ciudad”.

CATWDAC: Ternium HylsaA: Administradores del sistema, negociadores, proveedores.T: Adquirir las unidades con los requerimientos necesarios para la realización del servicio.W: Un sistema que provea a la organización con los servicios de transporte a la medida para cumplir sus objetivos. D: Gerente de Administración de Personal. A: Los recursos económicos y la disponibilidad de servicio de los proveedores de cada ciudad.

Desarrollar modelo conceptual.Las actividades del modelo conceptual son las siguientes:1. Recabar la información de las necesidades de la empresa.2. Generar alternativas para la adquisición de las unidades de transporte.3. Evaluar las alternativas disponibles.4. Hacer el contrato con la empresa más adecuada a nuestras necesidades.5. Comunicar las políticas del servicio a los usuarios6. Realizar el servicio.7. Evaluar al proveedor del servicio.

Generar listado de alternativasLas propuestas para proveer a la empresa de unidades de transporte de personal son:

1. Comprar las unidades necesarias para la realización del servicio en cada una de las empresas en las diferentes ciudades del país.

2. Contratar a un proveedor que llene las necesidades de capacidad de la empresa.

5. Evaluar alternativas

Para la evaluación de alternativas se tomaron en cuenta 3 aspectos que la empresa considera importantes en este proyecto. Dichos aspectos, en orden de importancia, son: practicidad, costo, flexibilidad, cumplimiento de las necesidades de la empresa y tiempo de implementación. Se hizo una matriz de priorización quedando como sigue:


Selección de alternativasEstas dos alternativas propuestas son necesarias para llegar a tener el control de las actividades del sistema de transporte y mensajería. No son excluyentes, para que funcione una tiene que estar la otra, es por eso que las tratamos como una misma.

5.1. Describir a detalle la alternativa seleccionada

Políticas y normasSe desarrollarán políticas y normas para el uso del servicio, en donde se describirán a detalle, los alcances que cada participante del sistema tiene, así como las reglas que los rigen. Se definirán roles y responsabilidades, además de manejo de exclusiones, manejo de cambios, y capacitación para el conocimiento del sistema de transporte y mensajería para ejecutivos. Estos son los puntos que contienen las políticas realizadas para el sistema de control:

7. Objetivo8. Alcance9. Documentos relacionados10. Definiciones

10.1 Sistema de Transporte de Ejecutivos10.2 Mensajería

11. Contenido11.1 Definiciones de roles y responsabilidades11.2 Reglas de uso11.3 Manejo de Casos de Excepción11.4 Capacitación y manejo del cambio

12. Cumplimiento de la política

Formato de solicitud estándarSe diseñara un formato estándar a nivel nacional que contenga todo lo necesario para la realización exitosa del servicio, tomando en cuenta las necesidades de cada ciudad.

Problema Raíz 2

1. Identificar los subsistemas relevantes esenciales 1.1. Desarrollar la definición esencial1.2. CATWDA

2. Desarrollar modelos conceptuales De acuerdo a la definición esencial, determinar las actividades mínimas necesarias para transformar las entradas en salidas.

3. Generar listado de alternativas 4. Evaluar alternativas

4.1. Benchmarking (cuando sea necesario)4.2. Ventajas 4.3. Desventajas4.4. Matriz de priorización (cuando sea necesario)

5. Selección de alternativas5.1. Describir a detalle la alternativa seleccionada

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