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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA ISRAEL TRABAJO DE TITULACIÓN EN OPCIÓN AL GRADO DE: LCIENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA TEMA: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA CONTABLE FINANCIERA DEL CONAGOPARE PICHINCHA” AUTOR/ A: SANDRA PATRICIA TONATO CHASIPANTA TUTOR/ A: Phd. Grisel Pérez AÑO: 2016

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA ISRAEL

TRABAJO DE TITULACIÓN EN OPCIÓN AL GRADO DE:

LCIENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TEMA: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA CONTABLE FINANCIERA DEL CONAGOPARE PICHINCHA”

AUTOR/ A: SANDRA PATRICIA TONATO CHASIPANTA

TUTOR/ A: Phd. Grisel Pérez

AÑO: 2016

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DEDICATORIA

Dedico este Proyecto Integrador de Carrera:

A mis Padres, en especial a mi Madre, porque siempre creyó en mi, por haberme

impulsado día a día a alcanzar mi objetivo a pesar de las distintas adversidades que he

atravesado y por enseñarme a ser una mujer luchadora que nunca se decae por nada, y

hoy quiero que sigan sintiendo orgullo MIS PADRES, eso hizo que les demuestre una

vez más que SI PUEDO.

A mis hijos Jhoan y Ziara, que han sido el motor de esta trayectoria porque día a día

despiertan en mi el deseo de superación y ustedes me alientan y me empujan a no

desmayar por mas cansada que estuviese, el amor y la ternura por Ustedes es mi triunfo

en la vida.

Por todo el apoyo, comprensión y consejos cuando más lo necesite les agradezco,

espero no defraudarlos y contar toda mi vida con Ustedes.

PATRICIA TONATO.

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I

Contenido Pag.

RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................... III ABSTRACT ............................................................................................................... IV I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 5

1.1. GENERALIDADES DEL CONAGOPARE PICHINCHA ............................. 6 1.2. POLÍTICAS DEL CONAGOPARE PICHINCHA ........................................ 8 1.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ................................................................. 8 1.4. BASE LEGAL DE LA EMPRESA .............................................................. 9 1.5. “GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL” ........ 10 1.6. CONAGOPARE NACIONAL ................................................................... 10 1.7. CONAGOPARE PICHINCHA .................................................................. 10

1.8. CODIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL Y AUTONOMÍA DESCENTRALIZADA (COOTAD) .............................................. 11 1.9. ESTRUCTURA ORGÁNICA .................................................................... 11

Organigrama No. 01 Estructura Orgánica Conagopare Pichincha ............. 11 1.10. TEMA ................................................................................................... 13 1.11. PROBLEMA ......................................................................................... 13 1.12. OBJETIVO GENERAL ......................................................................... 13 1.13. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................ 13

II. CONCEPTUALIZACIÓN TEORICA Y METODOLÓGICA .................................... 14 2.1. ANTECEDENTES ...................................................................................... 14 2.2. CONCEPTUALIZACION ......................................................................... 15

2.2.1. Manual .............................................................................................. 15 2.2.2. Proceso Contable o Ciclo Contable .................................................. 15 2.2.3. Proceso Administrativo ..................................................................... 15 2.2.4. Políticas ............................................................................................ 17 2.2.5. Procedimientos ................................................................................. 17 2.2.6. Manuales Administrativos ................................................................. 17

2.2.6.1. Importancia ................................................................................ 17 2.2.6.2. Tipos de Manual ......................................................................... 18 2.2.6.3. Ventaja ....................................................................................... 20

2.2.7. Metodologia ......................................... ¡Error! Marcador no definido.

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II

2.2.7.1 Tabulación y análisis de la encuesta ............................................. 23 Gráfico No. 1 Organigrama Estructural del Conagopare Pichincha ............ 23 Gráfico No. 2 Procedimientos Aplicables en el Área Financiera ................ 24 Gráfico No. 3 Área Financiera cumple actividades según criterio .............. 25 Gráfico No. 4 Importancia de un Manual De Procedimientos ..................... 26 Gráfico No. 5 Comunicación en el Área Financiera .................................... 27 Gráfico No. 6 Canales de comunicación en el Conagopare Pichincha ....... 28 Gráfico No. 7 Ambiente laboral en el Conagopare Pichincha ..................... 29 Gráfico No. 8 Nivel de Instrucción personal del Área Contable Financiera 30

Gráfico No. 9 Remuneracion Unificada cumple la Tabla del Sector Público ................................................................................................................... 31

Gráfico No. 10 Capacitación al personal que ingresa a laborar al Conagopare Pichincha ............................................................................... 32

Gráfico No. 11 El área financiera del conagopare pichincha con mucha frecuencia capacita a su personal .............................................................. 33 Gráfico No. 12 Software contable del conagopare pichincha es confiable y seguro ........................................................................................................ 34

III. ELABORACION DEL PRODUCTO (MANUAL) ................................................... 35 3.1. Qué son procedimientos ............................................................................ 35

3.1.1 Propósito de los procedimientos ....................................................... 35 3.1.2 Ventajas de tener los procedimientos documentados ...................... 35 3.1.3 Contenido del Manual de Procedimientos ............................................ 36

3.1.3.1. Identificación ................................................................................. 36 3.1.3.2. Índice ............................................................................................ 37 3.1.3.3 Introducción .................................................................................... 37 3.1.3.4. Objetivo del Manual ....................................................................... 37 3.1.3.5. Procedimientos .............................................................................. 38

3.1.4 Validación del Manual ........................................................................... 42 3.2. CONCLUSIONES ...................................................................................... 43 3.3. RECOMENDACIONES .............................................................................. 44 3.4. BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 45 3.5. ANEXOS .................................................................................................... 48

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III

RESUMEN EJECUTIVO

La elaboración del Manual de Procedimientos para el área Contable Financiera del

Conagopare Pichincha, constituye un Manual de procedimientos técnicos de operación

contable y tiene como finalidad cubrir las necesidades del personal del Área Contable ,

Financiera y Administrativa que está al servicio de los 53 Gobiernos Parroquiales de la

Provincia de Pichincha; ya que necesitan disponer de una guía práctica de la normativa

del SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. (SAFI) y las Normas de Control

Interno de la Contraloría General del Estado (CGE).

Este aporte servirá al Personal del área Contable-Financiera del Conagopare Pichincha,

en el manejo correcto de la información en el proceso integral de Contabilización y la

preparación de los Estados Financieros; de acuerdo a los Principios y Normas Técnicas

vigentes.

Palabras claves:

Contable

Procedimientos

Financiera

Información

Proceso

Normas

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IV

ABSTRACT

The development of the Procedures Manual for Financial Accounting Area Conagopare

Pichincha, is a manual of technical procedures for accounting operations and aims to

solve the needs of Accounting, Finance and Administration Staff. This manual is at the

service of the 53 Parochial Governments of Pichincha; because of the necessity of using

a practical guide of the rules of Financial Management System (SAFI) and Internal

Control Standards of the General Comptroller of the State (CGE).

This contribution will help Accounting and Financial Area Staff of Conagopare Pichincha,

by handling the information in the most accurate way on the whole process of Accounting

and preparation of Financial Statements; according to the current Principles and

Standards.

Keywords:

Accounting

Procedures

Financial

Information

Whole

Standards

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MANUA PROC IMI NTOS

I. INTRODUCCIÓN

Durante los últimos años se ha reflejado la prioridad de implementar un buen sistema de operaciones

para el manejo del área financiera en las organizaciones, en base a las distintas actividades que realizan

diariamente.

Es muy importante mencionar que la contabilidad en las empresas públicas y privadas es un proceso

muy importante, se podría decir la base para generar la información financiera, a través del registro,

integración e información sobre las operaciones financieras que permite tomar decisiones, por tal razón

resulta muy indispensable desarrollar un manual de procedimientos contable- financiero y así satisfacer

las necesidades del personal que labora en este departamento, ya que se necesita disponer de una guía

de aplicación.

La investigación presente, tiene como objetivo elaborar un manual de procedimientos del área

contable-financiera en el Consejo Nacional de Gobiernos Parroquiales de la Provincia de Pichincha

(CONAGOPARE PICHINCHA), que será utilizado por el personal contable- financiero para la guía sobre

el correcto manejo y el proceso a seguir para la compra de bienes, servicios, activos fijos, pago de

sueldos y beneficios de Ley, pago de impuestos etc.

Establecer los procesos financieros permitirá contar con información contable mensual para el

respectivo envió al Ministerio de Finanzas ya que es el ente rector de las entidades del sector Público no

financiero. El desarrollo del manual facilitará a los encargados y autoridades elegidas por elección

popular el normal desempeño de sus funciones, ya que frecuentemente el Conagopare Pichincha se

encuentra expuesto al cambio de representantes legales y por ende todo el personal administrativo, por

lo que cada cierto tiempo debido a la inestabilidad laboral existe el desconocimiento por parte de los

nuevos empleados, es ahí donde el manual contable-financiero se convierte en una herramienta muy útil

para el desarrollo diario de actividades.

Es prescindible que posterior al análisis y aprobación del presente manual de procedimientos para el

área contable-financiera del Conagopare Pichincha se realicen las actualizaciones necesarias en forma

permanente de acuerdo a los cambios que surjan para ello se requiere la autorización y aprobación del

presidente, vicepresidente y el comité de Gestión.

El 04 de Julio del 2004, se expide el registro oficial en el cual se crea a la Asociación de Juntas

Parroquiales de la Provincia de Pichincha entidad representativa de 59 Juntas Parroquiales de la

Provincia, es la encargada del fortalecimiento institucional en los aspectos administrativos, financieros,

capacitación, política y brindar el asesoramiento indispensable en los cambios posteriores, a partir de

esa fecha empiezan sus actividades económicas y a rendir cuentas a las entidades de control como

Servicio de Rentas Internas SRI, El Consejo Nacional de Juntas Parroquiales del Ecuador

CONAJUPARE, Instituto de Seguridad Social IESS y presentar informes económicos a las 59 Juntas

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MANUA PROC IMI NTOS

Parroquiales mediante Asambleas Provinciales.

Posteriormente el 19 Octubre del 2010, se expide el Código Orgánico de Organización Territorio y Autonomía Descentralizada COOTAD, en el cual el Gobierno Central resuelve entregar varias

competencias y cambiar la denominación de Juntas Parroquiales a Gobiernos Parroquiales por lo tanto

la Asociación de Juntas Parroquiales también se adhiere a los cambios mencionados y procede a

realizar los modificaciones respectivas de la denominación a nivel Nacional en todas las entidades a las

cuales se remite información.

Durante estos once años el Conagopare Pichincha, cada 2 años y medio elige a sus representantes y

por ende ingresa un nuevo personal, es así que hasta el momento ha sido administrado por cinco

Presidentes Provinciales y 5 Directores Financieros con sus respectivos asistentes contables, en el

momento de entregar las administraciones salientes a las entrantes es deficiente también la entrega de

documentación ya que es inexistente un manual de procedimientos aunque la Ley refrenda o regula la

obligatoriedad de realizar las actas de entrega recepción específicamente en el Sector Público.

Con la elaboración de este manual se espera contribuir al mejoramiento de los procesos y se espera

también mejorar la calidad del servicio que presta el Conagopare Pichincha a sus 53 asociados quienes

son los Gobiernos Parroquiales de la Provincia de Pichincha y así garantizar una mejor gestión.

Aprovechando la vinculación que mantengo en el Conagopare Pichincha ejerciendo el cargo de

Contadora General me permito presentar el proyecto integrador de carrera sobre la ELABORACION DE

UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLE - FINANCIERA DEL

CONAGOPARE PICHINCHA y tomando en cuenta que ha sido una de las debilidades más importantes

en la Institución que laboro.

1.1. GENERALIDADES DEL CONAGOPARE PICHINCHA

a) Razón social

b) Objeto social

Tendrá como objeto la siguiente actividad comercial: Servicio comunitario a los Gad’s Parroquiales de

la Provincia de Pichincha.

c) Representante Legal

Julio Gabriel Noroña Díaz

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MANUA PROC IMI NTOS

d) Ubicación

Quito, Manuel Larrea No. 1345 y Antonio Ante.

El CONAGOPARE PICHINCHA se encuentra conformado por 6 cantones y 53 Gobiernos

Parroquiales como son:

Cantón Quito .-Alangasí, Amaguaña, Atahualpa, Calacali, Calderon, Conocoto, Cumbaya,

Chavezpamba, Checa, El Quinche, Gualea, Guangopolo, Guayllabamba, La Merced, Llano

Chico, Lloa, Nanegal, Nanegalito, Nayon, Nono, Pacto, Perucho, Pifo, Pintag, Pomasqui,

Puellaro, Puembo, San Antonio de Pichincha, San José de Minas, Tababela, Tumbaco,

Yaruqui, Zambiza.

Cantón Mejía.- Aloag, Aloasí, Manuel Cornejo Astorga, El Chaupi, Cutuglahua, Tambillo,

Uyumbicho.

Cantón Cayambe.- Olmedo, Cuzubamba, Cangahua, Otón, Ascazubi, San José de Ayora.

Cantón Pedro Moncayo .-Tocachi, Tupigachi, Malchingui, La Esperanza.

Rumiñahui.- Cotogchoa, Rumipamba.

Los Bancos.- Mindo.

e) Misión

f) Visión

“Asesorar y Capacitar a los Gobiernos Parroquiales de la Provincia de Pichincha con el objetivo de fortalecer

las capacidades estructurales, jurídicas y financieras; teniendo en cuenta el principio de autonomía, el

proceso de descentralización a través de la transferencia de las competencias del Estado Central hacia los

diferentes territorios del país y de esta forma incidir de manera informada y decisiva en la gestión pública”.

En el período que comprende la gestión que se realizará entre los años 2014-2019 establece a un Consejo Nacional

de Gobiernos Parroquiales Rurales de Pichincha que convierta a la provincia en un referente que integre todos los

Gobiernos Parroquiales Rurales de Pichincha con un enfoque en la promoción permanente del progreso local y

territorial, en un clima de seguridad y armonía con soluciones visibles de los problemas sociales y económicos de

los Gobiernos Parroquiales Rurales, garantizando así, un cambio objetivo en la calidad de vida de nuestras

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1.2. POLÍTICAS DEL CONAGOPARE PICHINCHA Se adoptarán las siguientes políticas de trabajo:

• Concertación con los diferentes actores sociales, para el logro de una participación efectiva en el

desarrollo de los Gobiernos Parroquiales de la Provincia de Pichincha.

• Contar con una buena gestión para dotar a los Gobiernos Parroquiales, de herramientas

administrativas, materiales y humanas que permita procesar adecuadamente los efectos de la

descentralización.

• Incidir directamente en el Fortalecimiento del desarrollo de los cincuenta y tres (53) Gobiernos

Parroquiales Rurales de Pichincha, a base de un óptimo aprovechamiento de los recursos, la

Capacitación sistemática a todos los niveles y el Soporte Técnico necesario para una adecuada

gestión pública.

• Trabajar con liderazgo, para la búsqueda constante de los más altos niveles de rendimiento, a

efectos de satisfacer con oportunidad las expectativas de cada uno de los Gobiernos

Parroquiales, a base de concertación de fuerzas y de compromisos de los diferentes

especialistas y técnicos.

• Imprimir dinamismo y creatividad en las autoridades y servidores de los Gobiernos Parroquiales

para lograr una sostenida y equilibrada participación y apoyo mutuo, como la base del mejor

enfrentamiento a los problemas y llegando a las mejores soluciones.

• Identificar y solucionar los problemas de prioridad de los Gobiernos Parroquiales de la Provincia

de Pichincha, en búsqueda de las soluciones más adecuadas, en base a la planificación de cada

territorio.

• Los funcionarios, dignatarios y empleados, tienen la obligación de rendir cuenta de sus actos a

sus superiores jerárquicos, en lo referente a sus deberes.

1.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Se establecen los siguientes objetivos institucionales:

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1. Satisfacer las necesidades de la colectividad y contribuir al fomento y protección de los intereses

locales.

2. Acrecentar el espíritu de integración de todos los Gobiernos Parroquiales Rurales de la provincia

de Pichincha para lograr el creciente progreso del país.

3. Lograr la Coordinación con entidades públicas o privadas de carácter nacional y local para

establecer planes de desarrollo y mejoramiento en la cultura, educación y asistencia social, en

base a las competencias que tienen los Gobiernos Parroquiales Rurales.

4. Investigar, analizar y recomendar las soluciones más adecuadas a los problemas que aquejan

los diferentes Gobiernos Parroquiales Rurales de la Provincia de Pichincha, con arreglo a las

condiciones cambiantes, en lo social, político y económico.

5. Capacitación del talento humano, que apunte a la profesionalización de la gestión delos

Gobiernos Parroquiales Rurales de Pichincha.

6. Mejorar y ampliar la cobertura de servicios de asesoramiento y capacitación a los Gobiernos

Parroquiales Rurales de la Provincia de Pichincha. 1.4. BASE LEGAL DE LA EMPRESA

GRÁFICO 1.4.1

Tomado de: Elaboración propia

BASE LEGAL

1. Estatuto Conagopare Nacional. 2. Reglamento Orgánico Funcional de Conagopare Pichincha. 3. Reglamento interno de Conagopare Pichincha 4. Reglamento de caja chica del Conagopare Pichincha. 5. Reglamento de fondo de combustible del Conagopare Pichincha. .

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LEYES: “Constitución de la República”.

“Plan Nacional de Desarrollo del Buen Vivir”

“Código Orgánico de Organización Territorial y Autonomía Descentralizada”

Código orgánico de Finanzas Públicas.

“Ley de la Contraloría General del Estado”

“Normas de Control Interno de la CGE”

Ley De régimen Tributario Interno.

“Ley Orgánica de Sistema de Contratación Pública”

1.5. “GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL”

Los gobiernos autónomos descentralizados parroquiales rurales son personas jurídicas de derecho

público, con autonomía política, administrativa y financiera. Estarán integrados por los órganos previstos

en este Código para el ejercicio de las competencias que les corresponden. La sede del gobierno

autónomo descentralizado parroquial rural será la cabecera parroquial prevista en la ordenanza cantonal

de creación de la parroquia rural.

1.6. CONAGOPARE NACIONAL

.“El Consejo Nacional de Gobiernos Parroquiales Rurales del Ecuador –CONAGOPARE”-, es una entidad

asociativa de carácter nacional, pertenece al sector púbico, posee personería jurídica propia, con autonomía

administrativa, financiera y patrimonio propio; tiene instancias organizativas territoriales desconcentradas

provinciales y regionales con personería jurídica de derecho público y patrimonio propio.

“El CONAGOPARE, es una institución para la representación, asistencia técnica y coordinación, que busca

fortalecer las acciones realizadas por los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales Rurales del

Ecuador, y promover la democracia interna, la solidaridad, la participación, desarrollo y fortalecimiento de

todos los habitantes pertenecientes al sector rural”.

1.7. CONAGOPARE PICHINCHA

“El CONAGOPARE, desarrolla su gestión basado en un modelo de gestión desconcentrada, para lo

cual cuenta con instancias Organizativas Territoriales de carácter provincial y/o regional, las mismas que

se constituyen como personas jurídicas de derecho público, desconcentradas, con autonomía

administrativa y financiera.

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1.8. CODIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL Y AUTONOMÍA DESCENTRALIZADA (COOTAD)

Este Código “establece la organización político-administrativa del Estado ecuatoriano en el territorio:

el régimen de los diferentes niveles de gobiernos autónomos descentralizados y los regímenes

especiales, con el fin de garantizar su autonomía política, administrativa y financiera. Además, desarrolla

un modelo de descentralización obligatoria y progresiva a través del sistema nacional de competencias,

la institucionalidad responsable de su administración, las fuentes de financiamiento y la definición de

políticas y mecanismos para compensar los desequilibrios en el desarrollo territorial”.

1.9. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Organigrama No. 01 Estructura Orgánica Conagopare Pichincha

Tomado de: Orgánico Funcional del Conagopare Pichincha. 2016

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa en donde se

manifiesta la relación formal existente entre las unidades que lo integran, de allí su importancia, es por

ese motivo que basado en los estatutos del CONAGOPARE NACIONAL el siguiente organigrama

estructural, el mismo que está integrado por:

a) Nivel de Participación.

b) Nivel de Planificación.

c) Nivel Legislativo.

d) Nivel Ejecutivo.

ASAMBLEA PROVINCIAL

PRESIDENTE

VICE PRESIDENTE

COMITÉ DE GESTIÓN ASESORÍA JURÍDICA

UNIDAD FINANCIERA UNIDAD DE COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS

OFICINA TÉCNICA CANTONAL

SECRETARIA GENERAL

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e) Nivel Operativo.

f) Nivel Asesor.

a) Nivel de Participación, es la máxima expresión de participación ciudadana, integrado por la

sociedad civil quienes participan en las Asambleas Generales de rendición de cuentas del

presidente del CONAGOPARE-P, así como los Presidentes de los (53) Gobiernos Parroquiales

Rurales de la Provincia de Pichincha.

b) Nivel de Planificación, quien determina el rumbo de la planificación en el CONAGOPARE-P.

c) Nivel Legislativo, que determina las políticas en las que se sustentarán los demás procesos

institucionales para el logro de objetivos. Su competencia se traduce en los actos administrativos,

resolutivos y fiscalizadores; Integrado por La Asamblea Provincial del “Consejo Nacional de

Gobiernos Parroquiales Rurales en la Provincia de Pichincha”.

d) Nivel Ejecutivo, que orienta y ejecuta la política trazada por el proceso legislativo; le compete

tomar las decisiones, impartir las instrucciones para que los demás procesos bajo su cargo se

cumplan. Es el encargado de coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno del

resultado de las diferentes acciones, estando integrado por el Presidente y el Vicepresidente del

CONAGOPARE-PICHINCHA.

e) Nivel Operativo, es el que presta asistencia técnica y administrativa de tipo complementario a

los demás Procesos; Integrado por:

o El Área de Proyectos y Planificación; que está dirigida a la realización de todos los

Proyectos que el CONAGOPARE-P genere o le propongan por las vías legales

correspondientes.

o El Área de Comunicación Social; está dirigida a cubrir todos los eventos que se realizan

dentro del territorio de los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales Rurales

de la Provincia y en las diferentes instancias de gobierno, atiende la prensa y la publicidad

en el sentido más amplio, ubicando desde el punto de vista de la comunicación al

CONAGOPARE-P en los medios principales de información y divulgación.

o Área Administrativa y de Apoyo; que está integrada por el personal que realiza las

labores de aseguramiento, servicios generales y otras labores encomendadas por el nivel

ejecutivo;

o El Área de Administración Financiera; que estará integrada por el o la Tesorera y la o el

Contador del CONAGOPARE-P quien, además de realizar las funciones pertenecientes al

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área financiera y compras públicas, apoya en las asambleas llevando y certificando las

actas y demás documentos del CONAGOPARE-P.

f) Nivel Asesor, es el que ofrece conocimientos sobre los diferentes temas a los demás niveles que

carecen de esos conocimientos y los necesita.

o El Asesor/a Jurídico; que está dirigida por el Asesor Jurídico quien, representa al

CONAGOPARE-P en el ámbito jurídico-administrativo, asesora y capacita a los Gobiernos

Parroquiales y representa en todo lo referente a los Juzgados, Tribunales, salas,

inspectorías etc…

1.10. TEMA Elaboración De Un Manual De Procedimientos Para El Área Contable - Financiera Del Conagopare

Pichincha

1.11. PROBLEMA

En el área contable - financiera del Conagopare Pichincha, se determinó que el problema principal, es

no tener definidos los procesos contables-financieros que realiza diariamente el personal, a pesar de

que existen las “Normas de Contabilidad Gubernamental” para los Entes Públicos y las “Normas de

Control Interno” emitidas por la “Contraloría General del Estado”.

1.12. OBJETIVO GENERAL

Elaborar un manual de procedimientos para alcanzar una mayor efectividad en las actividades que

desempeña el área financiera de Conagopare Pichincha.

1.13. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a. Establecer los procesos y procedimientos del área Contable Financiera del Conagopare

Pichincha de acuerdo a los objetivos institucionales.

b) Disponer de información contable veraz y oportuna, a través de un adecuado sistema de

procesamiento de datos e información.

c) Aplicar los procesos financieros que se mantienen actualmente en la “Normativa de Contabilidad

Gubernamental” vigente en el país en el Conagopare Pichincha.

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d) Diseñar un modelo para cada uno de los procesos que se desarrollan, y los diagramas para cada

uno de los procedimientos del Área Contable-Financiera.

e) Lograr la custodia de los activos, bienes, inversiones etc, a través de los procedimientos

adecuados.

f) Validar el propuesto manual de procedimiento con una persona externa muy capacitada en los

distintos procesos.

II. CONCEPTUALIZACIÓN TEORICA Y METODOLÓGICA

2.1. ANTECEDENTES

Según Terry, (1993). “El uso de los manuales administrativos (basados en los registros antiguos),

data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no

capacitado en estrategias de guerra y fue mediante éstos que se instruía a los soldados en las

actividades que deberían desarrollar en combate…”

Un manual es un documento que te dice paso a paso cómo realizar una actividad, pero

entonces, ¿Qué es un manual administrativo? Un autor reconocido en la administración señala que

“…son registros escritos de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser

utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”. (Terry, 1993). De esta manera

reforzando lo que menciona el autor, son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución;

concentran información amplia y detallada acerca de las bases jurídicas, atribuciones, estructura

orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad, responsabilidad, funciones y actividades y estos

reflejan a la empresa de manera general.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums,

instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo;

estos intentos carecían de un perfil técnico, no contaban con un formato preestablecido, simplemente,

indicaban las estrategias a realizarse en un combate, pero establecieron la base para los mismos.

Estos primeros modelos que se generaron contenían cantidad de defectos técnicos, pero sin duda

alguna, fueron de gran utilidad para el adiestramiento del personal de nuevo ingreso.

Con el paso de los años, los manuales se adaptaron a las necesidades de cada empresa para ser

más concisos, claros, prácticos y con mejores argumentos que pudieran orientar al nuevo trabajador sin

caer en redundancias e ineficiencias en sus labores.

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2.2. CONCEPTUALIZACION 2.2.1. Manual

Según Idalberto Chiavenato. “es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y

clasificadas, que proporcionan información rápida y organizada sobre prácticas administrativas.

Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio etc”.

2.2.2. Proceso Contable o Ciclo Contable

Afirma que: “denominado también Ciclo Contable constituye la serie de pasos a la secuencia que

sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente)

hasta la presentación de los Estados Financieros” BRAVO, Mercedes. (2003:42).

El proceso contable es una serie de pasos o etapas a seguir, los cuales deben ser secuenciales ya

que el uno depende del otro, con el fin de obtener resultados que sirvan de soporte en la toma de

decisiones como son los estados financieros. El Ciclo Contable contiene lo siguiente:

Comprobantes o Documentos Fuente, Estado de Situación Inicial, Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Comprobación, Hoja de Trabajo, Ajustes y Reclasificaciones, Cierre de Libros, Estados Financieros.

2.2.3. Proceso Administrativo

El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar

el recurso humano, técnicos, materiales, etc. Con los que cuenta la empresa. El proceso administrativo

consiste en las siguientes funciones:

a) PLANEACIÓN:

“La planificación consiste en determinar los objetivos y sub-objetivos, y establecer cómo

alcanzarlos o lograrlos, mediante el desarrollo de planes integrados y amplios”.

Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos,

programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. Es decir, consiste en determinar lo

que va a hacerse.

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MANUA PROC IMI NTOS

b) ORGANIZACIÓN:

“Es construir la estructura” ideal” o “tipo” que necesita el ente, mediante la asignación de las

funciones y responsabilidades correspondientes a aclarar y solucionar las diferencias que puedan

existir entre los distintos sectores o individuos”. RUSENAS, Rubén O. (1999:7)

La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando

unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías;

estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para

hacer optima la cooperación humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la

autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes funciones.

c) DIRECCIÓN:

Según RUSENAS, Rubén O. (1999:7) “Dirigir y coordinar es dar las directrices para lograr los

rendimientos predeterminados”.

Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados

obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la

comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones personales

jerárquicas y toma de decisiones.

d) CONTROL:

RUSENAS, Rubén O. (1999:7) menciona:

Controlar es unir el cumplimiento de las normas con las responsabilidades del individuo,

fijando puntos estratégicos donde vigilar sus cumplimientos o rendimientos en forma

esporádica, y concentrarse en los desvíos o excepciones a lo predeterminado, para

evaluarlos en cuanto a magnitud e importancia y, en última instancia, realizar una acción

que tienda a corregir esas irregularidades.

Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin

de asegurar que los objetivos planeados se logren. Consiste en establecimiento de estándares,

medición de ejecución, interpretación y acciones correctivas.

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MANUA PROC IMI NTOS

2.2.4. Políticas

Constituyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita

para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los

procedimientos.

Se deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos para la elaboración de las políticas en general:

los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por

personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser

lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

2.2.5. Procedimientos

“Un procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos

empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme

de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio determinado” Carlos Hernández Orozco, (2002).

Si se trata de una descripción detallada dentro de la unidad contable financiera, tiene que indicarse el

puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su

comprensión e identificación, aun en los casos de varias en una misma operación, constituyen una

unidad y son necesarias para ejecutar una función. Representan la rutina del trabajo, la forma cotidiana

de hacer las cosas.

2.2.6. Manuales Administrativos

El manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, es un

documento instrumental detallado e integral que contiene en forma ordenada y sistemática,

instrucciones, responsabilidades, información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las

distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual o colectivamente en una entidad por

áreas, departamentos o servicios.

Es importante identificar y señalar ¿quién?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿dónde?, ¿para que?, ¿Por qué?,

de cada uno de los pasos a seguir.

2.2.6.1. Importancia

En las labores diarias de la empresa pública y privada, se adoptan regalas, normas, instrucciones,

órdenes y distintas formas de realizar un trabajo; es muy importante que los empelados deben conocer

para satisfacer y cumplir su trabajo.

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MANUA PROC IMI NTOS

Actualmente nos encontramos en una realidad muy cambiante, y los procedimientos aplicados se

deben reemplazar por otros. Los manuales administrativos tienen como una función importante

mantener informado al personal clave, sobre los cambios existentes para no ocasionar dudas y

desconocimiento de cómo proceder en el desempeño del cargo, para evitar la pérdida de tiempo,

trabajos incompletos y errores que no se divisan de forma inmediata sino que son trasladados por otros

empelados que con el transcurso del tiempo ocasionan pérdidas a la organización.

Los manuales son importantes ya que son documentos que sirven de medio de comunicación y

coordinación entre los distintos niveles de organización, registrando de forma ordenada y sistemática,

toda la información de la organización: legislación, estructura, historia, objetivos, políticas,

procedimientos e instrucciones y lineamientos necesarios para el mejor desempeño de labores

cotidianas de todos y cada uno de los miembros de la organización.

2.2.6.2. Tipos de Manual

Duhalt Krauss, Rodríguez & Valencia manifiestan la siguiente clasificación de manuales

administrativos, por su contenido y por función.

a) Por su contenido:

Manual de Historia: Son instrumentos que detallan los antecedentes de la organización, como su

creación, crecimiento, logros, evolución, estructura, situación y composición.

Este tipo de manuales proporciona al nuevo empleado una visión de la organización y su

cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Sirve de mecanismo de enlace con

otras organizaciones, usuarios o clientes y proveedores.

Manual de Organización: es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica

de la empresa en su conjunto o parte de ella, además define concretamente las funciones de

cada una de las áreas que integran la institución. Éstos a su vez se desglosan en dos tipos:

El Manual General de Organización (Refleja la estructura orgánica a partir del primer nivel), y

El Manual Específico de la Organización (Comprende las funciones y responsabilidades de un

área específica). Los apartados que debe contener este manual son:

a. Portada

b. Índice

c. Presentación

d. Antecedentes

e. Marco Jurídico

f. Atribuciones

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MANUA PROC IMI NTOS

g. Estructura Orgánica

h. Descripción de Puestos

i. Directorio

j. Firmas de autorización

Manual de Políticas: Contempla el conjunto de políticas institucionales más relevantes. Se

pueden clasificar por materia, alfabético o por unidades. Sirven de marco de actuación para la

realización de acciones en una organización.

Manual de Procedimientos: Son documentos que incluyen ordenadamente todas las actividades

que se desarrollan para una determinada labor, con sus respectivos algoritmos o fluxogramas,

así como el perfil del producto o servicio resultante y los formularios utilizados como instrumentos

de apoyo.

El manual de procedimientos permite establecer las responsabilidades de los funcionarios respecto al

cumplimiento de los objetivos de la organización

Manual de Contenido múltiple: Surge cuando la simplicidad de la organización y de lo

relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de distintos manuales. Por lo que este manual

es una combinación de dos o más manuales (conceptos), dividido por secciones.

b) Por su función:

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede

existen los siguientes tipos:

Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los problemas cotidianos,

destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge por la necesidad de coordinar el proceso

de fabricación.

a) Manual de Compras: Consiste en definir el alcance, función y métodos de compras. De

preferencia debe estar escrito.

b) Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información

del trabajo de ventas.

c) Manual de Finanzas: Respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de

la organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su captación,

administración y control.

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MANUA PROC IMI NTOS

d) Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la contabilidad. Contiene

aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable,

operaciones internas del personal, manejo de registros, etc.

e) Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y normas de esta

actividad. Contiene aspectos de: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las

operaciones, entre otros.

f) Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las

actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contienen aspectos

como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de

conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc.

g) Manual Técnico: Presenta los principios y técnicas de una función operacional

determinada. Sirve de referencia para la unidad administrativa y el personal responsable de una

actividad.

h) Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las actividades, procesos y rutinas de un

puesto específico; por lo general va dirigido a personal con poco conocimiento de la materia, utiliza

técnicas programadas de aprendizaje y cuestionarios de autoevaluación para asegurar la

comprensión del tema.

2.2.6.3. Ventaja

Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes ventajas:

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus

propios papeles y relaciones pertinentes.

Facilita el estudio de los problemas de la organización.

Sistematiza la iniciación, la aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la

organización.

Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal

clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las

funciones, las normas, etc.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

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2.2.7. Metodología

La presente investigación se realizó en las instalaciones de Conagopare Pichincha y fue necesario

acudir a varias fuentes de información entre ellas muy importantes: archivos documentales, estatutos,

acuerdos, leyes y bases jurídico-administrativos que rigen el funcionamiento y actividades; también los

dirigentes y empleados quienes aportaron con información muy valiosa para el diseño e implementación

de procedimientos; y las áreas de trabajo que sirven para tener la visión real de las condiciones, medios

y personal que operan.

Las técnicas que se utilizaron son las siguientes:

a) Investigación documental

b) Encuesta

c) Observación de campo

a). Investigación Documental

Se analizó detenidamente los estatutos del Conagopare Pichincha conjuntamente con el Asesor

Jurídico quien facilitó la información como: Leyes, Acuerdos, Orgánico Funcional, Actas de reuniones en

las que se establecen los cargos y contratos para establecer los procedimientos.

b). Encuesta

De acuerdo al estudio analizado se vio indispensable aplicar una encuesta al Directorio y empelados

del Área Contable Financiera:

Siendo una población total de: 1 Presidente

1 Vicepresidente

5 Comité de Gestión

3 Empleados

10 POBLACION TOTAL Para lo cual se ha elaborado una encuesta, que contiene catorce preguntas dirigidas al Presidente,

Vicepresidente, Comité de Gestión y empleados del Conagopare Pichincha.

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Identificación de la Muestra PRESIDENTE : Sr. Julio Gabriel Noroña

VICEPRESIDENTE: Sr. Humberto Baquero

COMITÉ DE GESTIÓN: Sr. Luis Morales (Gad Parroquial Alangasi)

Sr. Luis Pulupa (Gad Parroquial Llano Chico)

Sr. Marco Cumanicho (Gad Parroquial Guangopolo

Sr. Arturo Sotomayor (Gad Parroquial LLoa)

Sr. Angel Vega (Gad Parroquial Pifo)

EMPLEADOS: Sra. Patricia Tonato (Contadora)

Sra. Lucia Toapanta (Secretaria administrativa)

Sra. Eliana Maldonado (Auxiliar Contable)

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2.2.7.1 Tabulación y análisis de la encuesta 1.- ¿Cuenta el Conagopare Pichincha con un organigrama estructural y/o funcional ?

Gráfico No. 1 Organigrama Estructural del Conagopare Pichincha Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

Como se puede observar en el Gráfico No.1, el personal directivo y empleados del

CONAGOPARE PICHINCHA, afirman en un 60% que no existe un organigrama estructural

y/o funcional lo cual impide que se identifique con exactitud las funciones y responsabilidades

de cada persona.

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SI NO

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2.- ¿Conoce Usted si el Conagopare Pichincha cuenta con alguna herramienta, documento en el que se

detallen los procedimientos a seguir en el área Financiera en base a normas vigentes por la entidades

de control ?

Gráfico No. 2 Procedimientos Aplicables en el Área Financiera Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

Como se observa, los directivos y empleados del CONAGOPARE PICHINCHA consideran en el 60%

la inexistencia de un documento escrito que permita definir los procedimientos para el área contable

financiera, dificultando de esta forma la dirección organización y ejecución efectiva de las actividades a

desarrollar.

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SI NO

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3.- ¿Las actividades diarias que realizan los empleados del área financiera se basan de acuerdo a algún

documento o criterio?

Gráfico No. 3 Área Financiera cumple actividades según criterio

Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

Según el Gráfico No.3, el criterio es el método mayormente utilizado por el personal contable, las

actividades laborales diarias se las realiza a criterio de la máxima autoridad o de sus funcionarios, lo que

implica la aplicación de funciones y actividades que no están directamente ligadas a la consecución de

los objetivos de gestión del CONAGOPARE PICHINCHA y por su puesto la doble funcionalidad.

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Criterio Documento

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4.- ¿Considera Usted que es indispensable un Manual de Procedimientos en el área Financiera?

Gráfico No. 4 Importancia de un Manual De Procedimientos Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

Según observamos en el Grafico No. 4, el resultado obtenido determina que la elaboración

de un manual de procedimientos para el área contable financiero del CONAGOPARE

PICHINCHA es SI es indispensable ya que permitirá mejorar el control interno del

Conagopare Pichincha, el mismo que servirá de guía para los 53 Gobiernos Parroquiales de

la Provincia de Pichincha.

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90%

SI NO

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5.- ¿Los empleados del área financiera mantienen comunicación?

Gráfico No. 5 Comunicación en el Área Financiera

Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

Se observa según gráfico No.5, que la comunicación dentro del CONAGOPARE PICHINCHA es MUY

BUENA ya que existe predisposición para trabajar pero se debería realizar una evaluación para día a día

mejorar la comunicación y así mejorar las relaciones interpersonales entre entre autoridades y

empleados del CONAGOPARE PICHINCHA.

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MUY BUENA BUENA REGULAR

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6.- Los canales de comunicación en el Conagopare Pichincha son:

Gráfico No. 6 Canales de comunicación en el Conagopare Pichincha

Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

Según Gráfico No. 6, la comunicación entre empleados y autoridades el 90% asegura que el

CONAGOPARE PICHINCHA utiliza como medio de información la comunicación escrita, sin embargo

para la toma de decisiones importantes la comunicación escrita se convierte en un respaldo para la

ejecución de lo planificado según POA.

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Por escrito Interpersonales Internet

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7).- El ambiente laboral en el Conagopare Pichincha es?

Gráfico No. 7 Ambiente laboral en el Conagopare Pichincha Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

Como se observa en el Gráfico No.7, los encuestados manifiestan que el ambiente de

trabajo en el CONAGOPARE PICHINCHA es EXCELENTE debido a que el grupo de trabajo

tiene la predisposición de trabajar en equipo y asumir responsabilidades encomendadas por

las autoridades, también se suele organizar talleres de integración.

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Excelente Muy Buena Buena Regular

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8).- Que tipo de instrucción educativa Usted tiene?

Gráfico No. 8 Nivel de Instrucción personal del Área Contable Financiera

Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

Como podemos observar en el Grafico No.8, La instrucción Del resultado obtenido la

mayoría de los encuestados confirma que su nivel de instrucción es la secundaria, esto

debido a que en ley de elecciones no está definido un perfil para ocupar el cargo de

presidente de los gobiernos parroquiales. Esto hace que cualquier ciudadano pueda ocupar el

cargo público y de cierta forma afectar directamente la administración del Gobierno

Parroquial.

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Cuarto nivel Tercer Nivel Secundaria Primaria

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9.- ¿La remuneración que Usted percibe mensualmente cumple con las disposiciones legales?.

Gráfico No. 9 Remuneración Unificada cumple la Tabla del Sector Público

Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

La mayoría de los empleados y directivos afirman que su remuneración está regulada por la

ley, en este caso, el ministerio de relaciones laborales que hoy en día es el órgano que regula

las remuneraciones del sector público a nivel nacional, evitando de esta manera evadir la ley que

luego será sujeto de auditoría interna y externa.

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10.- ¿Cuando ingresó a Laborar en Conagopare Pichincha por primera vez recibió capacitación sobre

sus funciones?.

Gráfico No. 10 Capacitación al personal que ingresa a laborar al Conagopare Pichincha

Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

El gráfico nos muestra que el 80% si recibió capacitación cuando ingreso a laborar, pero esta

capacitación se la dio la persona más antigua en la institución que además ejerce un cargo el área

contable financiera por lo tanto si se han capacitado.

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11.- Con qué frecuencia actualmente recibe capacitación usted en el área financiera?.

Gráfico No. 11 El área financiera del Conagopare pichincha con mucha frecuencia capacita a su personal

Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

El gráfico No. 11, nos indica que el 50% del personal del área contable recibe con mucha frecuencia

capacitación externa ya que la institución se encarga de dictar capacitaciones con entes externos en el

área financiera del sector público, no muy alejado de la situación el 40% recibe a veces ya que el

personal no puede asistir sin la autorización del representante legal.

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Con mucha frecuencia A veces Nunca

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12.- El sistema contable que manejan emite información confiable y segura para la toma de

decisiones del Conagopare Pichincha?

Gráfico No. 12 Software contable del Conagopare pichincha es confiable y seguro

Tomado de: CONAGOPARE PICHINCHA Elaborado: Patricia Tonato 10/12/2015

Análisis:

De acuerdo al gráfico No. 12 se puede observar que el 80% menciona que el sistema contable CFR

si cumple con los requerimientos de acuerdo a las disposiciones del Ministerio de Finanzas por lo tanto

emite información confiable para la toma de decisiones.

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III. ELABORACION DEL PRODUCTO (MANUAL) 3.1. Qué son procedimientos

Como menciona María Patricia Ugalde Romero, “Los procedimientos son la sucesión cronológica o

secuencial de operaciones concatenadas, que realizadas por una o varias personas, constituyen una

unidad y son necesarias para ejecutar una función. Representan la rutina del trabajo, la forma cotidiana

de hacer las cosas”.

Según Carlos Hernández Orozco, 2002. Un procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que

afectan generalmente a diversos empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para

asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio

determinado.

3.1.1 Propósito de los procedimientos

Integrar la documentación básica usada para la administración de las

Actividades.

Proporcionar formalidad a la Institución o empresa.

Identificar responsabilidades.

Interrelacionar al personal que administra, ejecuta, verifica o revisa el

Trabajo.

3.1.2 Ventajas de tener los procedimientos documentados

Estandarizar y uniformar el desempeño de las personas.

Simplificar los procesos.

Agilizar el funcionamiento de la Institución o Empresa,

Perdurar en el tiempo. Al documentar procedimientos garantizamos su permanencia en

el tiempo, evitando con ello que nuevos empleados por olvido, desconocimiento o mala

intención dejen de hacer esa labor.

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3.1.3 Contenido del Manual de Procedimientos En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y

en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de

cada dependencia, así como con su ámbito de aplicación; por estas razones, resulta conveniente que

en la Administración Pública Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido

de los manuales, como su forma de presentación.

A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de

procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:

1. Identificación

2. Índice

3. Introducción

4. Objetivo(s) del Manual

5. Desarrollo de los procedimientos

3.1.3.1. Identificación

Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o anotarse los datos

siguientes:

1. Logotipo de la Institución.

2. Nombre de la Institución.

3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización

4. Título del Manual de Procedimientos.

5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.

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MANUA PROC IMI NTOS

3.1.3.2. Índice

En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales que

constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante

seguir el orden que se describe a continuación:

3.1.3.3 Introducción Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del

manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye

información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como

la autorización del titular de la Institución.

Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de

facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubros mencionados en el

párrafo anterior.

En síntesis, la introducción deberá:

Señalarse el objetivo del documento.

Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento.

Ser breve y de fácil entendimiento

3.1.3.4. Objetivo del Manual

El objetivo debe contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de

procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos que se describen a continuación.

Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.

a redacción será clara, concreta y directa.

La descripción se iniciará con un verbo en infinitivo.

Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.

Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.

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MANUA PROC IMI NTOS

El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la

primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.

3.1.3.5. Procedimientos Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes

apartados:

El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.

La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.

No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno

a) Propósito del procedimiento Describe la finalidad o razón de ser un procedimiento o bien que es lo que se persigue

con su implantación.

b) Alcance

Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra

puestos y actividades, así como a que no aplica.

c) Referencias o Base Legal

Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento.

d) Responsables. Se debe indicar quien es el responsable de la elaboración, emisión, control, vigilancia

del procedimiento; así como también, quien es el responsable de la revisión y

aprobación del mismo.

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MANUA PROC IMI NTOS

e) Definiciones

Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes apartados. I) Políticas y lineamientos

II) Descripción de actividades

III) Formatos e instructivos

IV) Diagramas de Flujo

f) Métodos de Trabajo Políticas y lineamientos

Criterios o lineamientos necesarios para ejecutar lo descrito. Facilita la cobertura de

responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.

Es conveniente que las políticas y lineamientos se definen claramente y prevengan todas o la mayor

parte de las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar el procedimiento; es decir, definir

expresamente qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan

habitualmente, o que no son previstos en el procedimiento.

Descripción de Actividades

Términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su grado de

especialización requieren mayor información o ampliación de su significado, para ser más

accesible al usuario la consulta del manual.

Formularios o instructivos.

Son las formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del

manual o se adjuntan como apéndices. En la descripción de operaciones, debe hacerse referencia

específica a las fórmulas utilizadas, empleando números indicadores que permitan asociarlas en forma

correcta. Se puede adicionar los instructivos para su llenado.

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MANUA PROC IMI NTOS

Diagramas de flujo.

Consisten en la representación gráfica matricial de la sucesión en que se realizan las operaciones de

un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades

administrativas (en procedimientos generales), o los puestos que intervienen (procedimientos

específicos), en cada operación anotada. Los diagramas de flujo presentados en forma sencilla y

accesible, dan una descripción clara de las operaciones, facilitando visualmente su comprensión. Se

recomienda el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Los diagramas de flujo, son un elemento de decisión invaluable para los individuos y para la

organización. Para los colaboradores porque les permite percibir en forma clara y detallada la

secuencia de las actividades que deben realizar. Para la organización porque posibilita el

seguimiento de las operaciones más relevantes con sus respectivos responsables por procesos.

Por otra parte, al descomponer procesos complejos en partes, se revela visualmente la

duplicidad de actividades y los trámites engorrosos permitiendo así la simplificación del trabajo.

Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que

conforman el manual se utilizará los siguientes signos universales.

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MANUA PROC IMI NTOS

SIMBOLOGÍA

INICIO O FIN Inicio o la terminación del diagrama

PROCESO Operación para plantear instrucciones de

asignaciuna expresión aritmetica o mover

un dato de un lado a otro

DECISIÓN

Para evaluar una condición y plantear la

selección de una alternativa Normalmente

tiene dos salidas SI o NO pero pueden

tener tres o mas según los casos

ARCHIVO MANUAL

Se utiliza para reflejar la acción de archivo

de un documento y/o expediente

CONECTOR Representa una conexion o enlace de

una parte del diagrama con otra si el

diagrama es muy extenso

CONECTOR DE FIN DE PÁGINA

Conexión entre dos puntos del

organigrama situado en paginas

diferentes

LINEA DE FLUJO Indica el sentido de la ejecución de las

operaciones

BLOQUE O Se refiere a un conjunto de documentos,

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MANUA PROC IMI NTOS

MULTIDOMENTOS por ejemplo un expediente que agrupa

distintos documentos.

CINTA MAGNETICA

Almacenamiento de datos en medios

magneticos

IMPRESORA Es una forma para indicar que se

imprime algún resultado. En ocasiones

se utiliza en lugar del simbolo E/S

AUDITORIA O PROCESO

Información que genera una sumadora

como parte de un proceso.

3.1.4 Validación del Manual El presente del manual de procedimientos del área contable financiero se valido con opiniones de

expertos con resultados que se muestran a continuación.

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MANUA PROC IMI NTOS

3.2. CONCLUSIONES La elaboración del manual contable financiera establece los procedimientos correctos que

garantizará la eficiencia de las operaciones y facilitará además una correcta ejecución de

procesos.

La propuesta del manual de procedimientos contable financiera está elaborado de acuerdo a las

disposiciones legales, tributarias, sancionatorias vigentes en el país, relacionados al control

interno, pagos y registro contable, que permitirá conocer los deberes y responsabilidades que

tiene el área contable financiera.

La presentación del manual de procedimientos del área contable financiera para el Conagopare

Pichincha permite dar a conocer paso a paso las actividades de acuerdo al cargo y se cumplirá

según las políticas y lineamientos.

La aplicación del Manual de Procedimientos en el área contable financiera permite custodiar y

administrar correctamente los bienes de larga duración.

El presente manual de procedimientos ha sido analizado y validado por personas con

experiencia en los temas mencionados, por lo tanto se debe aplicar para el mejor desempeño de

los empleados en el área contable financiera.

El manual de procedimientos para el área contable financiera del Conagopare Pichincha, sirve

como una herramienta de apoyo para sus asociados es decir a los secretarios/as – tesoreros/as

de las 53 Parroquias de la Provincia de Pichincha, ya que carecen de estos instrumentos en las

áreas financieras.

El manual de procedimientos contable financiera es una herramienta que describe políticas,

procedimientos, practicas, sistemas entre otros, con la finalidad de tener establecido claramente

las responsabilidades de los empleados del Conagopare Pichincha y también para ayudar a

mejorar cualquier aspecto relacionado con el Conagopare Pichincha desde todos los niveles y

para todos los puestos que la integran.

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3.3. RECOMENDACIONES

Para mejorar el proceso y cumplimiento de las tareas o actividades en el área Contable Financiera se

debe tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

Utilizar el presente Manual de Procedimientos como un instrumento para la capacitación de

nuevos empleados que ingresen al área contable financiera del Conagopare Pichincha.

Cumplir con las políticas y lineamientos propuestas en el presente Manual de Procedimientos.

Capacitar al actual personal del área contable para el cumplimiento de los procedimientos

contables financieros.

Controlar y evaluar el cumplimiento del manual de procedimientos, y de ser necesario, realizar

modificaciones de manera inmediata.

Presentar esta propuesta de manual de procedimientos a los 53 GAD’S para conocimiento y

aplicación, ya que es indispensable disponer de manuales que permitan conocer ¿qué se debe

hacer? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Dónde? en los Gads Parroquiales.

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MANUA PROC IMI NTOS

3.4. BIBLIOGRAFÍA Idalberto Chiavenato. (1988). "Administración de Recursos Humanos". Tercera Edición.

México: Mc Graw Hill.

Martin G. Alvarez Torres. (1996). Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos.

Tercera Edición. Mexico: Panorama Editorial.

George R. y Stephen G. Franklin. (2000). Principios de Administración. Mexico: Editorial

Continental.

Carlos Hernández Orozco. (2002). Análisis Administrativo. Técnicas y Métodos. Tercera

reimpresión. San José, Costa Rica: EUNED.

Ruseneas, Ruben O. (1999). "Manual de Control Interno". Buenos Aires: Ediciones Macchi.

Bacon, C.P, Charles A. (1996). Manual de Auditoría Interna, México D.F: Limusa Noriega

Editores y Grupo Noriega Editores.

Bravo V., Mercedes. (2003). Contabilidad General, Quito – Ecuador: Quinta Edición,

Editorial Nuevodía.

Cepeda A., Gustavo. (1997). Auditoría y Control Interno, Santafé de Bogotá – Colombia:

McGraw Hill Interamericana S.A.

Chiavenato, Idalberto. (1999). Introducción a la Teoría General de la Administración. . Bogotá –

Colombia: Quinta Edición. McGraw Hill Interamericana.

Chiavenato, Idalberto. (2001). Proceso Administrativo. Bogotá – Colombia: Tercera

Edición, McGraw Hill Interamericana S.A.

Leiva Zea, Francisco. (1988). Nociones de Metodología de Investigación Científica, Quito

– Ecuador: Editado Gráficos Moderna, Tercera Edición.

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MANUA PROC IMI NTOS

"LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA, Registro

Oficial Suplemento 395 del 4 de agosto de 2008".

Zapata, Pedro. (2003). Contabilidad General. Bogotá – Colombia: Editorial Panamericana

Formas e Impresos S.A., Cuarta Edición.

Estatutos del Conagopare Pichincha. Quito - Ecuador(2014).

Orgánico Funcional del Conagopare Pichincha. Quito- Ecuador.(2015).

Código Orgánico de Organización Territorial y Autonomía Descentralizada. Quito - Ecuador

(2010).

Jáuregui Aguayo Perla. (2013, noviembre 21). Los manuales administrativos como herramienta

clave.

Recuperado de http://www.gestiopolis.com/los-manuales-administrativos-como-herramienta-

clave/.

GestioPolis.com Experto. (2003, marzo 13). ¿Qué es proceso administrativo?.

Recuperado de http://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-administrativo/

Recuperado (2015, diciembre 12). http://adminguidefca.blogspot.com/2012/03/concepto-de-

manual-de-proceso.html

Villamizar Galviz Mayra. (2014, Marzo 26). Manuales administrativos.

Recuperado de http://mayramanualesa.blogspot.com/2014/03/1.html

(2012, Marzo 13). Clasificación por su contenido. Recuperado de

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(2012, Marzo 13). Ventajas de los manuales administrativos. Recuperado de

http://adminguidefca.blogspot.com/2012/03/ventajas-de-los-manuales-de-proceso.html

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Secretaria de Relaciones Exteriores(2005).Guía Técnica para la elaboración de Manuales de

Organización. Recuperado. de

https://sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/historico/dgpop/guia_elab_manu_org.pdf

Marquez Carolina. (2015, Diciembre 10) Instructivo para la elaboracion de los manuales de

procedimientos y funciones.

Recuperado de http://es.scribd.com/doc/292932060/1-2-9-Instructivo-Para-Elaborar-Manuales-

de-Procedimientos#scribd

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MANUA PROC IMI NTOS

3.5. ANEXOS De acuerdo a la investigación realizada en el presente Proyecto Integrador de Carrera adjunto el manual

de procedimientos para el área contable financiera del Conagopare Pichincha que se elaboró para

satisfacer las necesidades de los empleados del área mencionado de la siguiente manera:

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MANUA PROC IMI NTOS

ÁREA CONTABLE - FINANCIERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Elaborado por: Revision por: Aprobado por:

Patricia Tonato CONTADORA

GENERAL

Sr. Humberto Baquero VICEPRESIDENTE

CONAGOPARE

Sr.Gabriel Noroña PRESIDENTE

CONAGOPARE

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MANUA PROC IMI NTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÁREA CONTABLE FINANCIERA

INDICE

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVO DEL MANUAL

III. PROCEDIMIENTOS

1. PROCEDIMIENTO “CONTROL PREVIO AL PAGO”

1.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

1.2. ALCANCE

1.3. BASE LEGAL

1.4. RESPONSABLES

1.5. DEFINICIONES

1.6. MÉTODO DE TRABAJO

1.6.1 Políticas y lineamientos

1.6.2 Descripción de actividades

1.6.3 Formatos e instructivos

1.6.4 Diagrama de flujo

2. PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DE PRESUPUESTO, POA Y PAC

2.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

2.2. ALCANCE

2.3. BASE LEGAL

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MANUA PROC IMI NTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÁREA CONTABLE FINANCIERA

2.4. RESPONSABLES

2.5. DEFINICIONES

2.6. MÉTODO DE TRABAJO

2.6.1 Políticas y lineamientos

2.6.2 Descripción de actividades

2.6.3 Formatos e instructivos

2.6.4 Diagrama de flujo

3. PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS

3.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

3.2. ALCANCE

3.3. BASE LEGAL

3.4. RESPONSABLES

3.5. DEFINICIONES

3.6. MÉTODO DE TRABAJO

3.6.1 Políticas y lineamientos

3.6.2 Descripción de actividades

3.6.3 Formatos e instructivos

3.6.4 Diagrama de flujo

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MANUA PROC IMI NTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÁREA CONTABLE FINANCIERA

4. PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS POR INFIMA CUANTÍA

4.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

4.2. ALCANCE

4.3. BASE LEGAL

4.4. RESPONSABILIDADES

4.5. DEFINICIONES

4.6. MÉTODO DE TRABAJO

4.6.1 Políticas y lineamientos

4.6.2 Descripción de actividades

4.6.3 Formatos e instructivos

4.6.4 Diagrama de flujo

5. PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓNES POR CATÁLOGO ELECTRÓNICO y CONTROL DE EXISTENCIAS

5.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

5.2. ALCANCE

5.3. BASE LEGAL

5.4. RESPONSABILIDADES

5.5. DEFINICIONES

5.6. MÉTODO DE TRABAJO

5.6.1 Políticas y lineamientos

5.6.2 Descripción de actividades

5.6.3 Formatos e instructivos

5.6.4 Diagrama de flujo

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MANUA PROC IMI NTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÁREA CONTABLE FINANCIERA

6. PROCEDIMIENTO “ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN”

6.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

6.2. ALCANCE

6.3. BASE LEGAL

6.4. RESPONSABILIDADES

6.5. DEFINICIONES

6.6. MÉTODO DE TRABAJO

6.6.1 Políticas y lineamientos

6.6.2 Descripción de actividades

6.6.3 Descripción de actividades control vehículos

6.6.4 Formatos e instructivos

6.6.5 Diagrama de flujo

7. PROCEDIMIENTO “FONDO FIJO DE CAJA CHICA”

7.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

7.2. ALCANCE

7.3. BASE LEGAL

7.4. RESPONSABILIDADES

7.5. DEFINICIONES

7.6. MÉTODO DE TRABAJO

7.6.1 Políticas y lineamientos

7.6.2 Descripción de actividades

7.6.3 Formatos e instructivos

7.6.4 Diagrama de flujo

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MANUA PROC IMI NTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÁREA CONTABLE FINANCIERA

8. PROCEDIMIENTO “SISTEMA DE PAGOS INTERBANCARIO”

8.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

8.2. ALCANCE

8.3. BASE LEGAL

8.4. RESPONSABILIDADES

8.5. DEFINICIONES

8.6. MÉTODO DE TRABAJO

8.6.1 Políticas y lineamientos

8.6.2 Descripción de actividades

8.6.3 Formatos e instructivos

8.6.4 Diagrama de flujo

9. PROCEDIMIENTO “CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL”

9.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

9.2. ALCANCE

9.3. BASE LEGAL

9.4. RESPONSABILIDADES

9.5. DEFINICIONES

9.6. MÉTODO DE TRABAJO

9.6.1 Políticas y lineamientos

9.6.2 Descripción de actividades

9.6.3 Formatos e instructivos

9.6.4 Diagrama de flujo

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MANUA PROC IMI NTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÁREA CONTABLE FINANCIERA

10. PROCEDIMIENTO PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS

10.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

10.2. ALCANCE

10.3. BASE LEGAL

10.4. RESPONSABILIDADES

10.5. DEFINICIONES

10.6. MÉTODO DE TRABAJO

10.6.1 Políticas y lineamientos

10.6.2 Descripción de actividades

10.6.3 Formatos e instructivos

10.6.4 Diagrama de flujo

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP-CF 001

ÁREA CONTABLE – FINANCIERA

FEBRERO 2016 Versión:1.0

Página: 1 de 144

I. INTRODUCCIÓN

El presente “manual de procedimientos” para el área contable financiera del

Conagopare Pichincha, tiene como propósito documentar los pasos a seguir y

aplicar la normativa vigente en cuanto a los procesos y subprocesos que

conllevan el cumplimiento de lo que establece como ambiente de control en las

“normas de control interno de la Contraloría General del Estado” y las “normas

de contabilidad gubernamental” por el “Ministerio de Finanzas”, definiendo los

procedimientos precisos en el cumplimientos de los empleados que llevan a

cabo el trabajo contable financiero de la institución.

II. OBJETIVO DEL MANUAL

Otorgar y socializar en el Conagopare Pichincha el manual de procedimientos

para el área contable financiera, herramienta muy importante y suficiente para

obtener resultados eficientes en el funcionamiento operativo, ya que constituye

una guía de control en la gestión administrativa del sector público.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP-CF 001

ÁREA CONTABLE - FINANCIERA

FEBRERO 2016 Versión:1.0

Página: 2 de 1 4 4

III. PROCEDIMIENTOS

1. “Control previo al pago”

2. Formulación y aprobación de presupuesto, POA y PAC

3. Recepción de transferencias

4. “Adquisición de bienes y servicios por ínfima cuantía”

5. Catálogo electrónico y control de existencias

6. “Administración de bienes de larga duración”

7. Fondo fijo de caja chica

8. Sistema de pagos interbancario

9. Contabilidad gubernamental

10. Presentación de estados financieros

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MP-CF 001

AREA CONTABLE FINANCIERA

1.CONTROL PREVIO AL PAGO

FEBRERO 2016 Versión:1.0

Página: 3 de 1 4 4

1. PROCEDIMIENTO

“CONTROL PREVIO AL PAGO”

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP-CF 001

AREA CONTABLE FINANCIERA

1.CONTROL PREVIO AL PAGO

FEBRERO 2016 Versión:1.0

Página: 4 de 144

1.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer los lineamientos técnicos y legales para determinar los documentos y

controles que se requieren previamente a cada uno de las operaciones financieras

1.2. ALCANCE El Conagopare Pichincha realiza diariamente adquisiciones:

• Bienes y servicios.

• Compras menores que no superen el monto de ínfima cuantía.

• Servicios básicos

• Reembolsos

• Indemnizaciones

Los Contenidos de estos documentos son de aplicación para todos los trámites de

solicitudes de pago en la unidad de negocio.

1.3. BASE LEGAL • “Normas de control Interno de la Contraloría General del Estado”.

• “Normativa de contabilidad gubernamental”

• “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública” y su reglamento

• “Código Orgánico de Planificación y Finanzas”.

• “Ley de Régimen Tributario Interno” LORTI y su reglamento

• “Reglamentos de comprobantes de venta”

1.4. RESPONSABLES

• Presidente

• Vicepresidente

• Contadora

• Área jurídica

• Auxiliar contable

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MANUA PROC IMI NTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP-CF 001

AREA CONTABLE FINANCIERA

1.CONTROL PREVIO AL PAGO

FEBRERO 2016 Versión:1.0

Página: 5 de 1 4 4 1.5. DEFINICIONES De conformidad con las “normas de control Interno de la Contraloría General

del Estado” se establecen las siguientes definiciones:

100 Control Interno

“El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las

personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá

como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control”.

“El control de interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la

Coordinación y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable

para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos,

constituyen componentes del control interno, el ambiente de control, la evaluación de

riesgos, las actividades de control interno, los sistemas de Información y

comunicación y el seguimiento”. “El control interno está orientado a cumplir con el

ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las

operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la

Información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las

deficiencias de control”

.

100-02 “Objetivos del control interno”

“El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas

jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la

misión institucional, deberán contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos”:

• “Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios

éticos y de transparencia”.

• “Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información”.

• “Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para

otorgar bienes y servicios públicos de calidad”.

“Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal”.

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MANUA PROC IMI NTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP-CF 001

AREA CONTABLE FINANCIERA

1.CONTROL PREVIO AL PAGO

FEBRERO

Versión:1.0

Página:6 de1 4 4

100-03 “Responsables del control interno”

“El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamientos y

evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los

directivos y demás servidoras de la entidad, de acuerdo con sus competencias”.

“Los directivos en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado

en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la

consecución de los fines institucionales. Las servidoras y servidores de la entidad,

son responsables de realizar acciones y atender los requerimientos para el diseño,

implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de

manera oportuna sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo

de la auditoría interna como ente asesor y de consulta”.

401-02 “Autorización y aprobación de transacciones y operaciones”

“La máxima autoridad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos,

procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el

control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que solo

se efectúen operaciones y actos administrativos válidos”.

“La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las

tareas que desarrollarán las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro

de sus respectivas competencias, se adecuarán a las disposiciones emanadas por

la dirección, en concordancia con el marco legal. Las servidoras y servidores que

reciban las autorizaciones, serán conscientes de la responsabilidad que asumen en

su tarea y no efectuarán actividades que no les corresponda”.

403-08 “Control previo al pago”

“Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para

ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar

pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguientes

disposiciones”:

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a) “Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible,

con excepción de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos

debidamente suscritos”;

b) “Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de

caja autorizada”;

c) “Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos

auténticos respectivos”;

d) “Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al

reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar”; y,

e) “Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto”.

“Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan

un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que

demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados”.

405-04 “Documentación de respaldo y su archivo”

“La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de

archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con

base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes”.

“Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y

legal de sus operaciones”. “La documentación sustentatoria de transacciones

financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará

disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de

otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos”.

“Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de

soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad,

esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación,

comprobación y análisis”.

“La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión

importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y

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verificación, antes, durante o después de su realización”.

“Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los

procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la

conservación y custodia de la documentación sustentatoria, que será archivada en

orden cronológico y secuencial y se mantendrá durante el tiempo que fijen las

disposiciones legales vigentes”.

“Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al

sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a

las necesidades institucionales”. “Es necesario reglamentar la clasificación y

conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como

histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal,

técnica, financiera, estadística o de otra índole”.

“La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la

utiliza se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una

comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información

existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de

la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de

carpetas o de hojas y notas explicativas del documento”.

Según el “reglamento de comprobantes de venta” y retención emitido por el

“Servicio de Rentas Internas SRI”.

“De los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios”

“Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes

documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la

realización de otras transacciones gravadas con tributos: a) facturas; b) notas de

venta - RISE; Dirección Nacional Jurídica Departamento de Normativa c)

liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios; d) tiquetes emitidos por

máquinas registradoras; e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y, f) Otros

documentos autorizados en el presente reglamento”.

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“Art. 2.- Documentos complementarios. - Son documentos complementarios a los

comprobantes de venta, los siguientes: a) notas de crédito; b) notas de débito; y, c)

guías de remisión”.

“Art. 3.- Comprobantes de retención. - Son comprobantes de retención los

documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes

de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario

Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el director

general del Servicio de Rentas Internas”.

“Art. 8.- Obligación de emisión de comprobantes de venta y comprobantes de

retención. - Los agentes de retención en forma obligatoria emitirán el comprobante

de retención en el momento que se realice el pago o se acredite en cuenta, lo que

ocurra primero y estará disponible para la entrega al proveedor dentro de los cinco

días hábiles siguientes al de presentación del comprobante de venta. Sin perjuicio de

lo dispuesto, las instituciones del sistema financiero nacional, podrán emitir un solo

comprobante de retención a sus clientes y proveedores, individualmente

considerados, cuando realicen más de una transacción por mes. El comprobante de

retención así emitido deberá estar disponible para la entrega dentro de los cinco

primeros días del mes siguiente”.

Según la “normativa de contabilidad gubernamental” menciona que:

“Generalidades”

“Los formularios y registros contables estarán comprendidos y explicados dentro del

manual específico de contabilidad de cada ente financiero, serán diseñados según

sus necesidades específicas, asegurarán información completa, guardarán sencillez

y claridad y preverán solo el número indispensable de copias; en todo caso,

guardarán conformidad con la práctica contable de general aceptación”.

“Todo formulario, registro, libro, resumen o cualquier instrumento contentivo de cifras

que expresen cantidades en la moneda de curso legal en el país, que denoten

recursos u obligaciones financieras, originadas en transacciones u operaciones,

comprendidas o efectuadas, constituye parte del sistema de contabilidad de la

respectiva entidad u organismo”.

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Página 10 de1 4 4 “Mantenimiento de documentos y registros”

“Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de

Contabilidad en las instituciones del Sector Público, se los mantendrá y conservará

debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e

inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años”.

“Los documentos relativos a cada transacción, serán archivados juntos, o

debidamente referenciados. Los archivos de la documentación contable son

propiedad de cada ente financiero y no serán removidos de las oficinas

correspondientes, sino de acuerdo a disposiciones legales o en base a órdenes

legítimas de autoridad competente”.

“La documentación fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad estarán

disponibles, en cualquier momento, para fines de auditoria”.

1.6 MÉTODOS DE TRABAJO 1.6.1 Políticas y lineamientos

Es responsabilidad directa de presidencia, vicepresidencia y el departamento

contable-financiera velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Es responsabilidad del área contable-financiera certificar SI existe o NO

disponibilidad presupuestaria para realizar un gasto.

Cada área que conforma el Conagopare Pichincha deberá solicitar autorización a

presidencia para realizar el requerimiento con su respectiva certificación

presupuestaria y ejecutar las actividades planificadas según el POA.

Posterior a certificar la disponibilidad presupuestaria se compromete el gasto y se

devenga.

Se debe adjuntar todos los documentos de soporte necesarios para justificar el

gasto y se procederá a pagar siempre y cuando se cuente con dinero en efectivo

en la cuenta TR del “Banco Central del Ecuador”.

El área contable financiera revisará que los documentos (facturas, notas de venta

etc) cumplan los requerimientos según la “Ley de Régimen Tributario Interno””, el

“Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención” y validar en

www.sri.gob.ec

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Es responsabilidad del “área contable financiera” emitir el comprobante de

retención vía electrónica dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la

fecha de emisión del comprobante de venta.

Si la adquisición de bienes y/o servicios es mayor a $100 dólares se solicitará 3

cotizaciones y se elaborará el cuadro comparativo.

Será responsabilidad de presidencia delegar mediante resolución administrativa al

área contable financiero la administración del TOKEN, para el registro de la firma

electrónica que será emitido por el BCE.

Es responsabilidad del área contable financiera cumplir con todas las

disposiciones legales del “Servicio de Rentas Internas” que sean relacionadas con

el funcionamiento de la institución.

El departamento contable-financiera solicitará previamente a la contratación todos

los documentos habilitantes que sean necesarios para la adquisición de bienes

y/o servicios:

a) Copia de cédula de identidad del representante legal o persona natural.

b) Copia del “registro único de contribuyente”.

c) Copia del registro único de proveedor, no es obligatorio.

d) Original o copia del certificado bancario.

e) Propuesta o proyecto

f) Factura original, la cual debe contener los siguientes datos

RAZON SOCIAL: CONAGOPARE PICHINCHA

RUC: 1768123540001

DIRECCIÓN: Manuel Larrea No.1345 y Antonio Ante

TELÉFONO: 2551623

El proveedor que no entregue en las instalaciones de Conagopare Pichincha, los

documentos habilitantes NO podrá acceder al pago correspondiente y deberá

esperar hasta una nueva planificación de pagos.

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Hasta el 25 de cada mes se receptarán facturas tiempo en que es factible solicitar

el pago caso contrario quedará pendiente hasta el próximo mes.

Por cada adquisición se elaborará el respectivo contrato de compra como

respaldo y se archivará en el área contable financiera.

El área contable financiera será el custodio y responsable de toda la

documentación financiera de la Institución y deberá cumplir según la norma

técnica de contabilidad gubernamental 3.2.21.2 y 3.2.21.3.

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1.6.2. Descripción de actividades

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN Presidencia, vicepresidencia, comité de gestión y otras áreas

1 Realizar el respectivo requerimiento para cumplir las actividades planificadas

Vicepresidencia, comité de gestión y otras áreas

2 Solicitar autorización a Presidencia para ejecutar las actividades de acuerdo a sus funciones.

Presidencia 3 Solicitar al área contable-financiera certifique SI existe o NO disponibilidad presupuestaria.

Área contable-financiera 4 Emitir la certificación presupuestaria de acuerdo a los requerimientos autorizados por presidencia.

Área contable- financiera 5 Comprometer el gasto de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.

Área contable- financiera 6 Solicitar cotizaciones para analizar precios, garantías, tecnología etc.

Área contable- financiera 7 Realizar el cuadro comparativo y escoger la mejor opción.

Área contable- financiera 8 Solicitar documentos habilitantes a proveedores para generar los contratos,

Área jurídica 9 Emitir los contratos de compras y/o servicios de acuerdo a los requerimientos.

Área contable- financiera 10 Revisar que toda la documentación se encuentre correcta, completa y cumpla con las disposiciones legales.

Área contable- financiera 11 Validar en el portal del SRI la validez de los documentos comerciales (facturas, notas de venta, etc)

Área contable- financiera 12 Emitir el respectivo comprobante de retención electrónico.

Área contable- financiera 13 Organizar un expediente de todos los documentos que intervienen para el pago.

Área contable- financiera 14 Firmar las actas entrega- recepción de bienes y servicios para adjuntar al expediente.

Área contable- financiera 15 Archivar todo el trámite para posteriormente cancelar.

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1.6.3. Formularios

• Certificación presupuestaria

• Requerimientos de bienes/servicios

• Facturas

• Comprobante de retención electrónico

• Actas entrega-recepción

• Autorización de pago

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1.6.4. Diagrama de flujo

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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2. PROCEDIMIENTO

“FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DE PRESUPUESTO, POA Y PAC”

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Presentar a presidencia, vicepresidencia y el comité de gestión la proforma

presupuestaria a ejecutarse cada período fiscal ya que es un instrumento muy

importante de la política fiscal en el que constan los ingresos y los gastos.

2.2 ALCANCE La presentación de presupuesto, POA y PAC elaboradas de acuerdo a la misión,

visión y objetivos del Conagopare Pichincha, se deben cumplir de acuerdo a los

plazos determinados por la ley según menciona el “Código Orgánico de

Organización Territorial, Autonomía y Descentralización”.

2.3 BASE LEGAL

• “Constitución política de la República”

• “Normativa de contabilidad gubernamental”

• “Normas de control Interno de la Contraloría General del Estado”.

• “Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización

COOTAD”

• “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento”.

• “Código Orgánico de Planificación y Finanzas”.

2.4 RESPONSABLES

• Presidente

• Vicepresidente

• Contadora

• Área jurídica

• Auxiliar contable

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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2.5 Definiciones

Según las "normas de control interno de la Contraloría General del Estado"

“402-01Responsabilidad del control"

“La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a

los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles

que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario

en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales,

sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar

los resultados previstos”.

“Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno

presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación,

clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales

y específicos en la programación de ingresos y gastos para su consecución en la

ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en

las asignaciones aprobadas”. “Todos los ingresos y gastos estarán debidamente

presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la

reforma presupuestaria correspondiente”.

“En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán

los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y

estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y

especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los

objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero,

como en las metas fiscales”.

“La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y

ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y

actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso

de los recursos disponibles”.

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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Según el instructivo POA de SENPLADES menciona que:

POA. – "La planificación operativa se concibe como la desagregación del plan

plurianual de gobierno y los planes plurianuales institucionales en objetivos

estratégicos, indicadores, metas, programas, proyectos y acciones que se

impulsarán en el período anual".

Consideran como base lo siguiente: función, misión y visión institucionales; los

objetivos, indicadores y metas del plan plurianual de gobierno; y, su correspondencia

con otros planes o agendas formuladas.

Objetivo del POA. - Los planes operativos anuales tienen como propósito

fundamental orientar la ejecución de los objetivos gubernamentales; convierten los

propósitos gubernamentales en pasos claros y en objetivos y metas evaluables a

corto plazo.

“Vinculación del presupuesto con el POA.- El plan operativo anual es un

instrumento que vincula la planificación con el presupuesto, es la base para elaborar

la pro forma presupuestaria”. “El plan operativo supone concretar lo planificado en

función de las capacidades y la disponibilidad real de recursos".

El presupuesto. – “Es el instrumento de política fiscal en el cual constan las

estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán realizarse en

función del financiamiento previsto".

Debe tener el presupuesto determinadas características para ser razonablemente

formulado:

a) Estar fundamentado en la planificación y en la programación de acciones

debidamente priorizadas.

b) Debe contener todas las previsiones de ingresos y gastos sin excepción y

estar debidamente equilibrado.

“Los ingresos deben ser siempre iguales a los gastos"

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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Página: 20 de 1 4 4 Proceso presupuestario El proceso presupuestario se cumple en varias etapas y según el COOTAD es de la

siguiente manera:

Planificación, programación y

elaboración

A partir del 10 de Julio hasta

el 20 noviembre

Aprobación de la proforma

presupuestaria

Hasta el 10 de diciembre

Ejecución del presupuesto Desde el 01 de enero

Clausura El 31 de diciembre

Liquidación El 31 de enero del siguiente

periodo

Planificación. –“Etapa permanente y continua que la que deben participar, bajo la

dirección, coordinación y supervisión de la unidad encargada de la planificación,

con el propósito de esbozar las acciones que llevarán a cabo en el corto, mediano y

largo plazo, las que deben guardar conformidad con sus respectivas competencias

y estar enmarcadas dentro de la visión y misión institucional”.

Programación. – “En función de las políticas las acciones a cumplirse en esta fase

están encaminadas a”:

a) “Priorizar las actividades, proyectos y programas que entrarían dentro de

los lineamientos definidos por la autoridad”.

b) “Establecer cronogramas de cumplimiento”

c) “Efectuar una serie de precisiones: objetivos, costos, plazos, coberturas,

especificaciones, técnicas etc”.

Formulación. – “En esta fase, constando ya con los cálculos técnicos de

proyecciones y estimaciones de los ingresos a disponer es el momento de elaborar

el proyecto de presupuesto institucional, es decir los gastos que se incurrirá en las

actividades, proyectos y programas”.

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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Página: 21 de 1 4 4 Discusión y aprobación del presupuesto. – "Con fundamento en la proforma

presupuestaria, la autoridad competente, luego de las discusiones, consensos y

ajustes se procederá a aprobar, requisito necesario para que entre en vigencia".

Ejecución. – “Una vez aprobado el presupuesto institucional puede ser ejecutado

en el transcurso de su vigencia que coincide con el año calendario, es decir 1ro de

enero al 31 de diciembre, esta etapa coincide con la instancia del flujo económico

que es registrada en la contabilidad gubernamental, de acuerdo al principio del

devengado, en la cual se integran los hechos económicos ocurridos con las

afectaciones presupuestarias correspondientes".

Clausura. – “La fecha límite para ejecutar el presupuesto es hasta el 31 de

diciembre de cada año, después de ese término, ya no pueden contraerse

compromisos ni obligaciones que lo afecten y los ingresos corresponderán al

período en que se originen, queda cerrado e inhabilitado".

Liquidación. – “Esta etapa comprende del 1 de enero al 31 de marzo del año

siguiente, período en el cual la máxima autoridad deberá informar sobre la gestión y

resultados obtenidos de la ejecución presupuestaria”.

Evaluación. – “La fase de evaluación presupuestaria, al igual que la de control, son

etapas no secuenciales, es decir están presentes en todo momento en que se

efectúa una actividad, está dirigida a medir y comparar el grado de cumplimiento de

los objetivos planteados en el presupuesto y sus documentos anexos de soporte, no

solo a la finalización de cada actividad, proyecto o programa, sino en el transcurso

de su desarrollo”.

Control. – “Esta etapa debe estar siempre presente, es permanente y debe

aplicarse a todas y cada una de las diversas fases del proceso presupuestario, cada

servidor debe velar por la pertinencia y legalidad de sus actuaciones, antes y

durante las acciones que cumple en el ámbito del control interno que es inherente a

la institución. El control externo es privativo de la Contraloría General del Estado”.

“El control interno es el que debe ejercer todo empleado del Estado, sea máxima

autoridad, funcionario o servidor, tiene por finalidad crear las condiciones para el

ejercicio del control externo, está constituido por el control previo, continuo y

posterior”.

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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Página: 22 de 1 4 4

Ingresos. – "En el sector público el ingreso está conformado por”:

“Los derechos de cobro provenientes de aportes obligatorios que

demanda de las personas naturales y sociedades”.

“De la venta de los bienes y servicios"

“Por la venta de sus inversiones en bienes de larga duración”

“Y el financiamiento que recibe del ahorro interno y externo".

Gastos. – “Los gastos desde la óptica presupuestaria están constituidos por las

adquisiciones de bienes económicos, que realizan las personas o las instituciones

para el cumplimiento de sus respectivos objetivos o fines, constituyen las compras

de los insumos necesarios para el desarrollo de determinada función productiva ya

sea esta de índole comercial, industrial, agropecuaria, minera, financiera,

profesional, administrativa etc".

Bienes económicos. – “son aquellos bienes y servicios de naturaleza corporal o

incorporal, mueble o inmueble, tangible o intangible, fungible o no fungible, que

sirven para satisfacer necesidades y que tienen un precio.

“Clasificación económica de los Ingresos y los Gastos”

“En función de la clasificación económica, los ingresos y gastos son":

“INGRESOS” “GASTOS”

“1 Corrientes” “5 Corrientes” “2 Capital” “6 Producción” “3 Financiamiento” “7 Inversión” “8 Capital” “9 Aplicación del financiamiento”

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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Página: 23 de 1 4 4 Según la ley y reglamento del “sistema nacional de contratación pública"

define: Plan anual de contratación.- El plan anual de contratación (PAC), es la

planificación anual que debe realizar toda entidad contratante, para realizar la

adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías necesarias para desarrollar y

cumplir con sus actividades de manera eficiente.

Por esta razón es de suma importancia que las entidades elaboren cuidadosa y

minuciosamente esta planificación con el fin de cumplir sus metas institucionales.

Objetivo del plan anual de contratación (PAC).- es permitir el cumplimiento del

plan nacional de desarrollo, a través del cumplimiento de los objetivos y

necesidades institucionales.

“DISPONIBILIDAD DE FONDOS" Art. 27.- “Certificación de disponibilidad de fondos".- “De conformidad con lo

dispuesto en el artículo 24 de la Ley, para iniciar un proceso de contratación se

requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura

de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación”.

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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2.6. MÉTODOS DE TRABAJO

2.6.1. Políticas y lineamientos

Es responsabilidad directa del departamento financiero conjuntamente con

presidencia, vicepresidencia elaborar la proforma presupuestaria, POA y PAC

cada año.

Es obligatoria la revisión, aprobación y ejecución del presupuesto, POA y PAC

en las fechas establecidas según el COOTAD.

La vigencia del presupuesto está comprendida del 01 de enero al 31 de

diciembre de cada año, tiempo durante el cual procede su ejecución y por

ninguna circunstancia puede extenderse más allá del 31 de diciembre de cada

año, fecha que coincide con la fecha de clausura del presupuesto, luego de la

cual ya no pueden adquirirse derechos.

Es responsabilidad del departamento contable financiero realizar la publicación

del “PAC" hasta el 15 de enero de cada año, como lo menciona el art. 25 del

reglamento a la LOSNCP.

Es responsabilidad del departamento contable-financiero informar sobre los

saldos de las partidas presupuestarias y elaborar las respectivas reformas

presupuestarias siempre y cuando se requiera.

Presentar a presidencia la propuesta de reformas presupuestarias para que

sean analizados y aprobados.

Es obligatoria la entrega de “cédulas presupuestarias de ingresos y gastos” para

conocimiento del comité de gestión, presidencia y vicepresidencia.

Es obligatoria la presentación de los informes de ejecución “POA”.

Es responsabilidad del departamento contable-financiero la ejecución y

publicación del “PAC” en el portal de “compras públicas”.

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PRESUPUESTO, POA y PAC

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Página:25 de 1 4 4 2.6.2 Descripción de actividades

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN Área jurídica

1 Notificar a presidencia, vicepresidencia y área contable financiera de los plazos según el COOTAD para la elaboración de la proforma presupuestaria de ingresos y gastos, “POA y PAC" para el siguiente año.

Área contable-financiera y vicepresidencia 2

Planificar, programar y elaborar la “proforma presupuestaria de ingresos y gastos" y “POA" en base al “presupuesto” del año anterior partir del 10 de Julio hasta el 20 noviembre

Área contable- financiera 3 Presentar a presidencia la proforma presupuestaria y POA del presente año para ser aprobada mediante asamblea provincial.

Presidencia, vicepresidencia y el área contable-financiera 4 Hasta el 10 de diciembre del presente año,

realizarán hasta dos sesiones para que sea analizada y aprobada la proforma presupuestaria y POA del año siguiente en Asamblea Provincial.

Presidencia 5 Notificar a todas las áreas del Conagopare Pichincha que se aprobó el presupuesto para el año siguiente y se procederá a su ejecución.

Área contable- financiera 6 Archivar, foliar e ingresar al sistema contable el presupuesto y POA aprobados en Asamblea Provincial

Área contable- financiera

7

Elaborar el plan anual de contratación de acuerdo al presupuesto y POA aprobados, hasta el 15 de enero desglosando los distintos procesos de contratación pública (ínfima cuantía, subasta inversa, catálogo electrónico, consultoría, menor cuantía y contratación directa, etc.)

Presidencia, vicepresidencia y el comité de gestión.

8 Proceden a ejecutar el presupuesto de acuerdo a las actividades planificadas según el POA.

Área contable- financiera 9 Elaborar las propuestas de reformas presupuestarias y presentar a presidencia y vicepresidencia para su aprobación.

Presidencia y vicepresidencia y el comité de gestión.

10 Procederán a la clausura el 31 de diciembre

Presidencia y vicepresidencia y el comité de gestión.

11 Procederán a la liquidación el 31 de enero del

siguiente periodo

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2.6.3. Formularios

• Proforma presupuestaria

• Formato de PAC

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2.6.4. Diagrama de flujo

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3. PROCEDIMIENTO

“RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS”

1

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AREA CONTABLE FINANCIERA 3.RECEPCIÓN DE

TRANSFERENCIAS

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AREA CONTABLE FINANCIERA 3.RECEPCIÓN DE

TRANSFERENCIAS

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3.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Registrar el procedimiento adecuado para la recepción de los aportes económicos

que otorgan los 53 GAD’S PARROQUIALES RURALES de la provincia de

Pichincha de forma mensual, el mismo que es utilizado para la administración del

Conagopare Pichincha; es así que el proceso se inicia con el débito automático de

cada cuenta TR del Banco Central del Ecuador y finaliza con la confirmación del

depósito a la cuenta TR del BCE y su comprobante de diario respectivo

3.2. ALCANCE

Este procedimiento muestra que mediante el "Código Orgánico de Organización

Territorial y Autonomía Descentralizada COOTAD", el Conagopare Pichincha

deberá percibir el 2% de los ingresos permanentes y no permanentes del

presupuesto general del Estado, rubros que corresponden a los “GAD’S

PARROQUIALES", según capítulo Entidades Asociativas de los Gobiernos

Autónomos

Descentralizados Art.313.- Conformación.

3.3. BASE LEGAL

• “Constitución política de la república"

• “Normativa de contabilidad gubernamental"

• “Normas de control interno de la Contraloría General del Estado".

• “Código Orgánico de Organización Territorial y Autonomía Descentralizada

COOTAD"

• “Código Orgánico de Planificación y Finanzas.

3.4. RESPONSABLES

Presidente, vicepresidente, contadora y área jurídica

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TRANSFERENCIAS

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3.5. DEFINICIONES

Según el “Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización"

“Art.313.- Conformación. – "Para el caso de la entidad asociativa de los gobiernos

autónomos descentralizados parroquiales rurales el aporte será del tres por ciento

(3%) de las transferencias señaladas, cuyos recursos se distribuirán en el uno por

ciento (1%) para la asociación nacional y el dos por ciento (2%) para las

asociaciones provinciales”.

Según las “normas de control interno de la Contraloría General del Estado"

“403-01 Determinación y recaudación de los ingresos"

“La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de los recursos

establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de

las entidades y organismos del sector público, serán los responsables de la

determinación y recaudación de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento

jurídico vigente”.

“Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios,

de autogestión, de financiamiento y donaciones. Se clasificarán por la naturaleza

económica en: corrientes, de capital y financiamiento".

“Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del

sector público obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones,

derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarán a

través de las cuentas rotativas de ingresos aperturadas en los bancos

corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las cuentas

institucionales disponibles en el depositario oficial".

“La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por

medio de la red bancaria privada”. “En ambos casos se canalizará a través de las

cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales”.

“Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque

certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados

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AREA CONTABLE FINANCIERA 3.RECEPCIÓN DE

TRANSFERENCIAS

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en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos

autorizadas, durante el curso del día de recaudación o máximo el día hábil

siguiente”.

“403-02 Constancia documental de la recaudación"

“El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector público y persona

jurídica de derecho privado que disponga de recursos públicos que recaude o

reciba recursos financieros, en concepto de ingresos, consignaciones, depósitos y

otros conceptos por los que el Estado sea responsable, otorgarán un comprobante

de ingreso pre impreso y pre numerado".

“403-06 Cuentas corrientes bancarias"

“A la cuenta corriente única del tesoro nacional ingresarán todos los recursos

provenientes de cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y

de los gobiernos seccionales, a través de cuentas auxiliares”. “Se exceptúan

únicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en función de los convenios

internacionales que el país mantiene con otros países y las que correspondan a las

empresas del Estado".

“La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario

oficial será autorizada exclusivamente por la unidad responsable del tesoro

nacional; ninguna institución pública podrá aperturar cuentas fuera del depositario

oficial de los fondos públicos”.

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TRANSFERENCIAS

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3.6. MÉTODO DE TRABAJO

3.6.1. Políticas y lineamientos • Es responsabilidad directa del departamento contable financiero manejar un

registro contable por cada “GAD PARROQUIAL" para conocer los aportes

realizados durante el período mensual y anual.

• Determinar el tipo de ingresos público, según su procedencia que puede ser

tributario y no tributario, de autogestión, financiamiento y donación.

• Se clasificarán por su naturaleza en: corrientes, de capital y financiamiento.

• Dar a conocer a presidencia y vicepresidencia sobre los ingresos mensuales de

la institución.

• Es obligatoria la revisión mensual de dicho registro por parte de presidencia y

vicepresidencia para continuar con la ejecución del POA.

• Todo tipo de ingreso recaudado en efectivo será depositado máximo en 24

horas en la cuenta de ingresos de la entidad.

• Es obligatoria la emisión de un comprobante de diario y/o ingreso pre impreso y

pre numerado.

• Es responsabilidad del departamento contable financiero la existencia y archivo

de la documentación que respalde a los ingresos.

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AREA CONTABLE FINANCIERA 3.RECEPCIÓN DE

TRANSFERENCIAS

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3.6.2. Descripción de actividades RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN

Área contable-financiera 1 Verificar los ingresos obtenidos durante el mes según el estado de cuenta del BCE cuenta TR (anexo 3.6.3.1)

Área contable-financiera 2 Clasificar los ingresos obtenidos durante el mes

Área contable-financiera 3 Registrar cada rubro en el sistema contable para obtener un reporte de los ingresos por cada GAD Parroquial durante el mes.

Área contable-financiera 4 Elaborar el respectivo comprobante de diario anexo No. 3.6.3.2 pre numerado con el correspondiente valor acreditado, identificando al Gad Parroquial que aporta.

Área contable-financiera 5 Emitir un informe de ingresos a presidencia, vicepresidencia y comité de gestión para la toma de decisiones.

Presidencia, vicepresidencia 6 De acuerdo al mayor de ingresos (anexo No. 3.6.3.3) percibidos se ejecuta las actividades planificadas según el POA.

Área contable-financiera 7 Archivar los comprobantes de diario pre numerados de forma cronológica una vez legalizados por parte de presidencia

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AREA CONTABLE FINANCIERA 3.RECEPCIÓN DE

TRANSFERENCIAS

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3.6.3 Formularios

• Estado de cuenta

• Comprobante de diario

• Mayor GAD Parroquial

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AREA CONTABLE FINANCIERA 3.RECEPCIÓN DE

TRANSFERENCIAS

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3.6.4. Diagrama de flujo

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AREA CONTABLE FINANCIERA 4.ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN

DE BIENES

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4. PROCEDIMIENTO “ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE BIENES”

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AREA CONTABLE FINANCIERA 4.ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN

DE BIENES

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4.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

El objetivo de este procedimiento es el de adquirir los “bienes y servicios" requeridos

por la institución, en base al cumplimiento de la “Ley Orgánica del Sistema de

Contratación Pública", su reglamento, decretos y disposiciones vigentes, como ente

rector del “SERCOP" y su portal www.compraspublicas.gob.ec

4.2. ALCANCE

Las adquisiciones de bienes y servicios en el “Conagopare Pichincha", se adquirirán en

base al requerimiento de cada área, el “POA”, el presupuesto y el “PAC" de cada año.

4.3. BASE LEGAL

• “Constitución política de la república"

• “Normativa de contabilidad gubernamental"

• “Normas de control interno de la Contraloría General del Estado".

• COOTAD

• “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública"

• Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública.

• Resolución del SERCOP NO. 062-2012, casuística de ínfimas cuantías.

• Código Orgánico de Planificación y Finanzas.

4.4. RESPONSABLES

• Presidente

• Vicepresidente

• Comité de gestión

• Contadora

• Asesor jurídico

• Jefe de cada área requirente

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AREA CONTABLE FINANCIERA 4.ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN

DE BIENES

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4.5 DEFINICIONES

De acuerdo a la “constitución política del Ecuador"

Art. 288.- “Las compras públicas cumplirán con criterios de eficiencia, transparencia,

calidad, responsabilidad ambiental y social". “Se priorizarán los productos y

servicios nacionales, en particular los provenientes de la economía popular y

solidaria y de las micro pequeñas y medianas unidades productivas".

En base a las "normas de control interno de la Contraloría General del

Estado” se mencionan las siguientes definiciones:

“402-02 Control previo al compromiso"

“Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan

los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar

la correcta administración del talento humano, financieros y materiales”.

"En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas

designadas verificarán previamente que":

1. “La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la

entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes

operativos anuales y presupuestos".

2. “La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios

para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma".

3. “Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no

comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias".

“402-03 Control previo al devengado"

“Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como

resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios

u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control

verificarán":

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DE BIENES

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1. “Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción

financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo,

que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva, así

como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética".

2. “Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y

cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a

bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien

la obligación o deuda correspondiente".

3. “Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al

compromiso efectuado".

4. “Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los

presupuestos de ingresos".

5. “La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que

respalde los ingresos".

6. “La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicas

del ingreso”

7. “La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen

su proceso".

406-02 Planificación

Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los

objetivos y necesidades institucionales, formularán el plan anual de contratación

con el presupuesto correspondiente.

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AREA CONTABLE FINANCIERA 4.ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN

DE BIENES

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“El plan anual de contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios

incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con

la planificación de la institución asociada al plan nacional de desarrollo. En este plan

constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el

régimen especial, establecidos en la ley”.

“El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada

entidad y publicado en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec;

incluirá al menos la siguiente información: los procesos de contratación a realizarse,

la descripción del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de

implementación del plan”.

“La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que

las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades

apropiadas”.

“Registro de proveedores y entidades”

“Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica, nacional o

extranjera que desee participar en los procesos de contratación, deberá estar

inscrita y habilitada en el registro único de proveedores, RUP, cuya información será

publicada en el portal de compras públicas”. “De igual modo, las entidades

contratantes se registrarán en el portal para acceder al uso de las herramientas del

sistema nacional de contratación pública”.

406-03Contratación

“Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para

adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios

incluidos los de consultoría, a través del sistema nacional de contratación pública”.

“La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones

se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de

base para una adecuada administración de las compras de bienes, considerando,

entre otras, las siguientes medidas”:

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DE BIENES

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“Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación

suficiente y en las cantidades apropiadas”.

“La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando

en consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la

conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite”

“La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros,

se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de

caducidad del principio activo”.

“Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para

garantizar una adecuada y oportuna provisión”.

“El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional

frente a la alternativa de adquisición”.

“La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia

presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones

derivadas de la contratación”.

a) “Procedimientos precontractuales”

“Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la

ejecución de obras, serán aplicables los procedimientos de: licitación,

cotización y menor cuantía, ferias inclusivas, ínfima cuantía, a más de los

procedimientos especiales del régimen especial”.

“Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se

comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado

para el efecto; dichos bienes no serán recibidos hasta que cumplan con los

requerimientos institucionales”. “Los directivos establecerán un sistema

apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes

almacenados”.

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Art. 60.- “Contrataciones de ínfima cuantía”. – “Las contrataciones para la

ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios, cuya cuantía

sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto inicial del

Estado se las realizará de forma directa con un proveedor seleccionado por la

entidad contratante sin que sea necesario que éste conste inscrito en el RUP”.

“Dichas contrataciones se formalizarán con la entrega de la correspondiente factura

y serán autorizadas por el responsable del área encargada de los asuntos

administrativos de la entidad contratante, quien bajo su responsabilidad verificará

que el proveedor no se encuentre incurso en ninguna inhabilidad o prohibición para

celebrar contratos con el Estado”. “Estas contrataciones no podrán emplearse como

medio de elusión de los procedimientos. El SERCOP, mediante las correspondientes

resoluciones, determinará la casuística de uso de la ínfima cuantía. El SERCOP

podrá requerir, en cualquier tiempo, información sobre contratos de ínfima cuantía,

la misma que será remitida en un término máximo de diez días de producida la

solicitud”. “Si se llegara a detectar una infracción a lo dispuesto en el inciso

precedente o un mal uso de esta contratación, el SERCOP remitirá un informe a los

organismos de control para que inicien las actuaciones pertinentes”.

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Gráfico 4.1

Tomado de: Portal de “compras públicas” www.compraspublicas.gob.ec

NOTA: Es importante mencionar que los valores observados en el gráfico 4.1, son

variables cada año, de acuerdo al presupuesto general del Estado multiplicamos el

coeficiente respectivo según el proceso a realizar.

En base al código orgánico de planificación y finanzas públicas

Art. 64.- “Preeminencia de la producción nacional e incorporación de enfoques ambientales y de gestión de riesgo”. – “En el diseño e implementación de los

programas y proyectos de inversión pública, se promoverá la incorporación de

acciones favorables al ecosistema, mitigación, adaptación al cambio climático y a la

gestión de vulnerabilidades y riesgos antrópicos y naturales”. “En la adquisición de

bienes y servicios, necesarios para la ejecución de los programas y proyectos, se

privilegiará a la producción nacional”.

Art. 115.- Certificación presupuestaria. – “Ninguna entidad u organismo público

podrán contraer compromisos, celebrar contratos, ni autorizar o contraer

obligaciones, sin la emisión de la respectiva certificación presupuestaria”.

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DE BIENES

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Art. 116.- Establecimiento de compromisos. – “Los créditos presupuestarios

quedarán comprometidos en el momento en que la autoridad competente, mediante

acto administrativo expreso, decida la realización de los gastos, con o sin

contraprestación cumplida o por cumplir y siempre que exista la respectiva

certificación presupuestaria”.

“En ningún caso se adquirirán compromisos para una finalidad distinta a la prevista

en el respectivo presupuesto”. “El compromiso subsistirá hasta que las obras se

realicen, los bienes se entreguen o los servicios se presten”. “En tanto no sea

exigible la obligación para adquisiciones nacionales e internacionales, se podrá

anular total o parcialmente el compromiso”.

“Según el numeral 2.4.2.3.1.2 del acuerdo ministerial 447 del Ministerio de Finanzas

y sus reformas, el compromiso de gasto se reconocerá con la formalización del acto

administrativo por el que la autoridad competente conviene o contrata la provisión de

bienes y servicios con terceros y producirá la afectación de la asignación

presupuestaria por el monto del compromiso que se estime se materializará en

obligación durante el ejercicio fiscal vigente”. “En ese sentido, si todo o una parte del

compromiso se concretará en períodos subsiguientes no causará efecto en la

asignación presupuestaria de ese año”. “El monto reconocido como compromiso no

podrá anularse a menos que el acto administrativo lo haga también, pero podrá

aumentarse o disminuirse, justificadamente, si la expectativa del reconocimiento de

las obligaciones hasta la finalización del ejercicio fiscal así lo exigiere”.

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4.6. MÉTODO DE TRABAJO

4.6.1. “Políticas y lineamientos”

Es responsabilidad del departamento contable financiero realizar la

publicación del PAC hasta el 15 de enero de cada año, como lo menciona el

Art. 25 del reglamento a la “Ley Orgánica al Sistema Nacional de

Contratación Pública”. LOSNCP.

La máxima autoridad delegará bajo una resolución quien será el encargado

de manejar el portal de Sistema Nacional de Contratación Pública.

Es responsabilidad de presidencia y vicepresidencia brinda al personal

encargado las herramientas necesarias y promover la capacitación para el

manejo y cumplimiento eficiente de este procedimiento.

Se realizarán adquisiciones de bienes o prestación de servicios, cuya cuantía

sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto

inicial del Estado y se las realizará de forma directa con un proveedor

seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que éste

conste inscrito en el RUP.

Es obligatoria la presentación de la orden de requerimiento de bienes y/o

servicios por el área requirente con su respectiva autorización en el cual

constarán todas las especificaciones o características de la necesidad.

Es responsabilidad del área requirente solicitar previamente la certificación

presupuestaria para continuar con el proceso de adquisición.

Es responsabilidad del delegado actualizar la matriz de control ínfima cuantía

cada semana, de preferencia cada viernes.

El departamento contable-financiero solicitará previamente a la contratación

todos los documentos habilitantes que sean necesarios para la adquisición

de bienes y/o servicios:

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Copia de cédula de identidad del representante legal o persona

natural.

Copia del registro único de contribuyente.

Copia del registro único de proveedor, no es obligatorio.

Original o copia del certificado bancario.

Propuesta o proyecto

Factura original, la cual debe contener los siguientes datos:

RAZON SOCIAL: CONAGOPARE PICHINCHA

RUC: 1768123540001

DIRECCIÓN: Manuel Larrea No.1345 y Antonio Ante

TELÉFONO: 2551623

El proveedor que no entregue en las instalaciones de Conagopare Pichincha,

los documentos habilitantes no podrá acceder al pago correspondiente y

deberá esperar hasta una nueva planificación de pagos.

Hasta el 25 de cada mes se receptarán facturas, tiempo en que es factible

solicitar el pago; caso contrario quedará pendiente hasta el próximo mes.

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4.6.2. Descripción de actividades RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN

Área requirente 1 Solicitar a presidencia mediante Memorando los requerimientos de bienes y/o servicios para que sean autorizados.

Presidencia 2 De acuerdo al requerimiento solicitará al departamento contable-financiero la correspondiente certificación presupuestaria para la aprobación o rechazo de la solicitud.

Área contable-financiera 3 Emitir la respectiva certificación presupuestaria y enviará a presidencia para su conocimiento.

Presidencia 4 Una vez aprobada la adquisición del bien y/o servicio, autorizar al departamento contable-financiero continúe con el proceso de adquisición.

Área contable-financiera o Delegado 5 Una vez cotizado el bien y/o servicio se

debe revisar si en el catálogo electrónico se encuentra o no incluido lo solicitado.

Área contable-financiera 6 Solicitar cotizaciones a tres proveedores distintos en base a las especificaciones solicitadas del bien y/o servicio con los siguientes datos: RAZON SOCIAL: CONAGOPARE PICHINCHA RUC: 1768123540001 DIRECCIÓN: Manuel Larrea No.1345 y Antonio Ante TELÉFONO: 2551623 Detalle: Detalle de la proforma en función a los bienes o servicio que se requiere contratar.

Área contable-financiera o delegado

7 Si existe en el catálogo electrónico se adquiere por este medio, de lo contrario se realizar un cuadro comparativo en relación a las cotizaciones para continuar con la adquisición.

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4.6.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN

Área contable-financiera 8 Verificar en el SRI las actividades que se oferten estén incluidas en su giro del negocio, se realizará por cada cotización.

Área contable-financiera 9 Elaborar el cuadro comparativo, con las cotizaciones recibidas y se determina a que empresa o persona se va a adjudicar el bien y/o servicio.

Área contable-financiera 10 Presentar a presidencia el cuadro comparativo para su aprobación.

Presidencia 11 Disponer al área contable-financiera elaborar la carta de adjudicación al proveedor seleccionado.

Área contable-financiera 12 Solicitar al área jurídica elabore el respectivo contrato de compra por bienes y/o servicios según la ley.

Área jurídica 13 Elaborar los contratos y legaliza por las partes contratantes, y hace la entrega al área contable-financiera para ser adjuntado al expediente.

Área contable-financiera 14 Una vez entregado los “bienes y/o servicios” el área contable receptar las facturas y todos los documentos habilitantes, elaborar el expediente de la adquisición y archivar hasta que se generar el pago.

Área contable-financiera o delegado 15

Solicitar al área contable-financiera el detalle de las compras realizadas durante la semana y publicará mediante la herramienta de ínfima cuantía en el portal de “compras públicas”.

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4.6.3. Formatos e instructivos

• Matriz ínfima cuantía

• Cuadro comparativo

• Identificación de los procedimientos de contratación.

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4.6.4. Diagrama de flujo

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5. PROCEDIMIENTO

“ADQUISICIÓNES POR CATÁLOGO ELECTRÓNICO y CONTROL DE EXISTENCIAS”

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5.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

El objetivo de este procedimiento es el conocer como adquirir los bienes normalizados

que se encuentren publicados en el proceso dinámico “catalogo electrónico” en base al

cumplimiento a la “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública”.

5.2. ALCANCE

Las adquisiciones de bienes normalizados, se adquirirán y se entregaran bajo custodia

en base al requerimiento de cada área, el “POA”, el presupuesto y el “PAC” del

Conagopare Pichincha, y se realizará la compra mediante el portal

www.compraspublicas.gob.ec, cumpliendo el procedimiento dinámico catalogo

electrónico.

5.3. BASE LEGAL

• “Constitución política de la república”

• “Normativa de contabilidad gubernamental”

• “Normas de control interno de la contraloría general del Estado”.

• “Reglamento general para la administración y control de los bienes y existencias

del sector público”.

• COOTAD

• “Ley Orgánica del sistema nacional de contratación pública”

• “Reglamento general de la ley orgánica del sistema nacional de contratación

pública”

• “Código orgánico de planificación y finanzas”.

5.4. RESPONSABLES

• Presidente o vicepresidente

• Comité de gestión

• Contadora o administradora de los bienes

• Asesor jurídico y jefe de cada área requirente

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5.5. DEFINICIONES

De acuerdo a las “normas de control interno de la Contraloría General del Estado”

“406-03 Contratación”

“Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para

adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios

incluidos los de consultoría, a través del sistema nacional de contratación pública”.

“La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones

se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán

de base para una adecuada administración de las compras de bienes,

considerando, entre otras, las siguientes medidas”:

“Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la

anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas”.

“La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando

en consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la

conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite”.

“La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros,

se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de

caducidad del principio activo”.

“Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para

garantizar una adecuada y oportuna provisión”.

“El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional

frente a la alternativa de adquisición”.

“La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia

presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones

derivadas de la contratación”.

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Procedimientos precontractuales

“Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de

consultoría, las entidades se sujetarán a distintos procedimientos de selección de

conformidad a la naturaleza y cuantía de la contratación, a los términos y

condiciones establecidas en la ley orgánica del sistema nacional de contratación

pública, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de

Contratación Pública, SERCOP, respecto de cada procedimiento de contratación”.

“En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se observarán los

procedimientos dinámicos, es decir: compras por catálogo y compras por subasta

inversa”.

“406-04 Almacenamiento y distribución”

“Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o

bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos

requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual

ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos”.

“Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas,

estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el

espacio físico necesario”.

El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos,

su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los

requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la

institución, así como de los bienes que egresan.

“406-05 Sistema de registro”

“El catálogo general de cuentas del sector público, contendrá los conceptos

contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las

existencias y los bienes de larga duración”.

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“Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las

existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con

valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de

que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa

contable vigente”.

“La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los

saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,

proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de

decisiones adecuadas”.

“406-06 Identificación y protección”

“Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,

organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga

duración. Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código

correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación”.

“El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros

actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,

para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos”.

“La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será

de responsabilidad de cada servidor público. La protección de los bienes incluye la

contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes

riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán periódicamente, a fin de que las

coberturas mantengan su vigencia”.

“406-07 Custodia”

“La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los

recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también

facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus

condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro”.

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“La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será

responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los

procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las

existencias y bienes de larga duración”.

“Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia

reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de

salvaguardar los bienes del Estado”.

Como menciona el “reglamento general para la administración y control de

los bienes y existencias del sector público”

“Las existencias serán reconocidas como tal siempre y cuando cumplan los

siguientes requisitos”:

a) “Ser de propiedad de la institución”;

b) Son tangibles;

c) “Son fungibles, es decir, poseen una vida corta aproximada a un año, dado que

son utilizadas para el consumo, transformación o venta”;

d) “Estar destinados a cumplimiento misional y uso institucional”

Como menciona la “ley orgánica y el reglamento del sistema nacional de

contratación pública”

Adjudicación: “Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el

órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente

seleccionado, surte efecto a partir de su notificación y solo será impugnable a través

de los procedimientos establecidos en esta Ley”.

“Bienes y servicios normalizados: Objeto de contratación cuyas características o

especificaciones técnicas se hallen homologados y catalogados”.

Catálogo electrónico: “Registro de bienes y servicios normalizados publicados en

el portal www.compraspublicas.gov.ec para su contratación directa como resultante

de la aplicación de convenios marco”.

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Contratación pública: “Se refiere a todo procedimiento concerniente a la

adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o pre de

servicio s incluidos lo de consultoría. Se entenderá cuando el contrato implique la

fabricación, manufactura o producción de bienes muebles, el procedimiento será de

4 adquisición de bienes. Se incluyen también dentro de la contratación de bienes a

los de arrendamiento mercantil con opción de compra”.

Contratista: “Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de

éstas, contratada por las entidades contratantes para proveer bienes, ejecutar obras

y prestar servicios, incluidos los de consultoría”.

Consultor: “Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, facultada para proveer

servicios de consultoría, de conformidad con esta ley”.

Entidades o entidades contratantes: “Los organismos, las entidades o en general

las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta ley”.

Mejor costo en bienes o servicios normalizados: “oferta que cumpliendo con

todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legal es exigid os

en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo”.

Portal compras públicas. - (www.compraspublicas.gob.ec): Es el sistema

informático oficial de contratación pública del Estado ecuatoriano.

Proveedor: “Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se

encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta ley, habilitad a p ara proveer

bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos

por las entidades contratantes”.

Registro único de proveedores. - RUP: “Es la base de datos de los proveedores

de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar

en los procedimientos establecidos en esta ley”. “Su administración está a cargo del

Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con

las entidades contratantes”.

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Art. 43.- “Procedimiento para contratar por catálogo electrónico”. – “Para la

inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el

Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP realizará procesos de selección

que permitan celebrar convenios marcos, observando el procedimiento que se

establezca en los pliegos. Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y

servicios normalizados, que realicen las entidades contratantes, observarán el

procedimiento señalado por el SERCOP”: “La orden de adquisición electrónica

emitida por la entidad contratante se sujetará a las condiciones contractuales

previstas en el convenio marco; y, de ser el caso a las mejoras obtenidas por la

entidad contratante”. “De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del

artículo 69 de la ley, la orden de compra emitida a través del catálogo electrónico

formaliza la contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos

y obligaciones correspondientes para las partes”. “Una vez recibidos los bienes o

servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente

con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el

catálogo”.

Art. 122.- Negativa a recibir. – “La entidad contratante podrá, dentro del término de

10 días contados a partir de la solicitud de recepción del contratista, negarse a

recibir la obra, bien o servicio, por razones justificadas, relacionadas con el

cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas por el contratista”. “La

negativa se notificará por escrito al contratista y se dejará constancia de que la

misma fue practicada”.

Art. 123.- Recepción definitiva. – “El acta de recepción definitiva será suscrita por

las partes, en el plazo previsto en el contrato, siempre que no existan

observaciones pendientes en relación con los trabajos de consultoría y el informe

final definitivo del estudio o proyecto”.

Art. 124.- “Contenido de las actas”. – “Las actas de recepción provisional, parcial,

total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la Comisión

designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado

conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido

en el proceso de ejecución del contrato”.

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5.6. MÉTODO DE TRABAJO

5.6.1. Políticas y lineamientos

La máxima autoridad delegará bajo una resolución quien será el encargado

de manejar el portal de sistema nacional de contratación pública.

Es responsabilidad del departamento contable financiero o delegado por

parte de Presidencia cumplir con lo dispuesto como lo menciona la Ley y el

reglamento a la Ley orgánica al sistema nacional de contratación púbica.

LOSNCP.

Es responsabilidad de presidencia y vicepresidencia brindar al personal

encargado las herramientas necesarias y promover la capacitación para el

manejo y cumplimiento eficiente de este procedimiento.

Se realizarán adquisiciones de bienes como suministros de oficina, aseo,

equipos de computación y vehículos sin montos límites se las realizará

directamente en el portal www.compraspublicas.gob.ec

Es obligatoria la presentación de la orden de requerimiento de “bienes y/o

servicios” por el área requirente con su respectiva autorización en el cual

constarán todas las especificaciones o características de la necesidad Es

responsabilidad directa de presidencia la autorización, de la adquisición de

bienes requeridos por las áreas para la ejecución de las actividades.

Es responsabilidad del área requirente solicitar previamente la “certificación

presupuestaria” para continuar con el proceso de adquisición. Es

responsabilidad de Presidencia aprobar los pliegos para la contratación del

bien normalizado por medio del catálogo electrónico.

Es responsabilidad del departamento contable-financiero solicitar al proveedor

seleccionado los siguientes documentos

Copia de cédula de identidad del representante legal o persona natural.

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Copia del registro único de contribuyente.

Copia del registro único de proveedor, no es obligatorio.

Original o copia del certificado bancario.

Orden de compra generada y el No. correspondiente.

Acta entrega-recepción de los bienes adquiridos

Factura original, la cual debe contener los siguientes datos

RAZON SOCIAL: CONAGOPARE PICHINCHA

RUC: 1768123540001

DIRECCIÓN: Manuel Larrea No.1345 y Antonio Ante

TELÉFONO: 2551623

El proveedor que no entregue en las instalaciones de Conagopare Pichincha,

los documentos habilitantes no podrá acceder al pago correspondiente y

deberá esperar hasta una nueva planificación de pagos.

Hasta el 25 de cada mes se receptarán facturas tiempo en que es factible

solicitar el pago caso contrario quedará pendiente hasta el próximo mes.

Por ningún motivo el acta entrega recepción puede faltar al momento de la

entrega del bien normalizado al Conagopare Pichincha.

La presidencia emitirá obligatoriamente la correspondiente resolución

administrativa, nombrando un custodio administrativo para el control de

existencias

Las existencias de las entidades, se utilizarán únicamente para los fines

propios de la institución

El área contable financiera elaborará los formatos del control de “inventarios”

por el sistema permanente o perpetuo y entregará al custodio administrativo

para el “ingreso y egreso de las existencias”.

El custodio administrativo registrará en base a las necesidades los ingresos y

egresos de las existencias de forma diaria, semanal y cada mes reportará al

área contable financiera de los saldos para el respectivo registro contable.

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5.6.2. Descripción de Actividades RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN

Área requirente 1 Solicitar a presidencia mediante memorando los requerimientos de bienes y/o servicios para que sean autorizados.

Presidencia 2 De acuerdo al requerimiento solicitar al departamento contable-financiero la correspondiente certificación presupuestaria para la aprobación o rechazo de la solicitud.

Área contable-financiera 3 Emitir la respectiva certificación presupuestaria y la envía a presidencia para su conocimiento.

Presidencia 4 Una vez aprobada la adquisición del bien y/o servicio, autorizar al departamento contable-financiero y continuar con el proceso de adquisición.

Área contable-financiera o delegado 5 Una vez cotizado el bien y/o servicio se

debe revisar si en el catálogo electrónico se encuentra o no incluido lo solicitado.

Área contable-financiera o delegado 6

De acuerdo a los requerimientos se procede a la adquisición para ello, se debe ingresar al portal www.compraspublicas.gob.ec , según cuadro ilustrativo (Anexo 5.1).

Área contable-financiera o delegado 7

Una vez autorizada la adquisición se procede a elaborar los pliegos de contratación para la respectiva legalización.

Área contable-financiera o delegado

8 Receptar los bienes según orden de compra y los documentos habilitantes para el respectivo pago.

Área contable-financiera

9

Una vez entregado los bienes, el área contable receptar las facturas y todos los documentos habilitantes, elaborar el expediente de la adquisición y archivar hasta que se genere el pago.

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5.6.2. Descripción de Actividades

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN

Área contable-financiera 10 Notifica al área Jurídica la elaboración de las actas de entrega recepción y acta de custodia dependiendo el tipo de bien.

Área jurídica

11

Elabora las correspondientes “actas de entrega recepción” y actas de custodia a las áreas requirentes como constancia de lo adquirido y entregado.

Presidencia 12 Designar bajo resolución administrativa al custodio administrativo de las “existencias” si fuere el caso para el control de las mismas.

Área contable-financiera 13 Elaborar el formato para el control de las “existencias” o kardex, según el “control de inventarios” por el sistema permanente en el constará: Identificación, descripción del bien, fecha, cantidad, ingreso, egreso, beneficiarios, área, firma.

Área contable-financiera 14 Realizar la entrega al custodio Administrativo de las existencias y sus respectivos documentos de control.

Custodio administrativo

15

Registrar las “adquisiciones y disminuciones”, de forma cronológica dicha periodicidad podrá ser diaria, semanal o hasta mensual, en todo caso no podrá ser mayor a un mes

Custodio administrativo 16 Reportar al área contable financiera de los saldos encontrados cada mes con el fin de que el área contable-financiero realice los “registros contables” y afecte al gasto correspondiente.

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Anexo 5.1 PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR CATÁLOGO ELECTRÓNICO

Ingresar al portal www.compraspublicas.gob.ec, e ingresar nombre, Ruc y contraseña de la entidad contratante

Bienes y servicios que ofrece el catálogo electrónico. a) Catálogo de bienes. - Suministros de oficina, aseo. b) Catálogo inclusivo.- Fabricación de calzado, metalmecánica, productos de

confección textil, servicio de alimentos, servicio de alquiler de vehículos de transporte, servicio de centro de llamadas, servicio de conexión eléctrica, servicio de limpieza, servicio de pintura, servicio de transporte terrestre de carga pesada, servicios de confección textil.

c) Catálogo vigencia tecnológica.- Equipos de computación, equipos de impresión, equipos médicos vigencia tecnológica y vehículos

d) Repertorio de medicamentos

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Anexo 5.1. PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR CATÁLOGO ELECTRÓNICO

Seleccionar el bien y escoger el producto.

Observar las especificaciones del bien seleccionado y proceder a generar la

“orden de compra”, en la que se aplicará el “IVA” de acuerdo a la “Ley de Régimen Tributario Interno” y colocar también el No. de la partida presupuestaria.

Si existe conformidad se procede a dar un click al carrito para añadir las compras

y guardar.

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5.6.3. Formatos o instructivos

• Control de existencia o kardex

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5.6.4. Diagrama de flujo

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AREA CONTABLE FINANCIERA 6.ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE

LARGA DURACIÓN

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6. PROCEDIMIENTO

“ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN”

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LARGA DURACIÓN

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6.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

El objetivo de este procedimiento es la aplicación del correcto registro, control,

custodia, baja y la pérdida de valor por el uso físico u obsolescencia de los bienes

de larga duración del Conagopare Pichincha y finalizar con un informe o trámite

respectivo de existir novedades.

6.2. ALCANCE

La administración de los bienes de larga duración adquiridos por el Conagopare

Pichincha, se establecerá según criterio de reconocimiento, baja y control de los

bienes de larga duración de acuerdo a las disposiciones legales.

6.3. “BASE LEGAL”

• “Constitución política de la república”

• “Código de planificación y finanzas públicas”

• “Normas de control interno de la contraloría General del Estado”.

• Normativa de contabilidad gubernamental

• “Reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y

existencias del sector público”

6.4. RESPONSABLES

• Presidente y/o vicepresidente

• Comité de gestión

• Contadora o administradora de los bienes

• Asesor jurídico

• Comunicador social

• Personal administrativo

• Conductor

• Custodio administrativo

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6.5 DEFINICIONES Según el “reglamento general para la administración, utilización y control de

los bienes y existencias del sector público” definen que:

Guardalmacén o administradora o administrador de bienes. – “Será el

responsable administrativo del control en la inspección, recepción, registro,

custodia, distribución, conservación y baja de los bienes”.

Contador. – “Servidora o servidor responsable del manejo y registro del sistema

contable de bienes de larga duración y existencias sobre la base de lo dispuesto en

el código orgánico de planificación y finanzas públicas y su reglamento”

Custodio administrativo. – “En las entidades en que justifica su estructura

orgánica, el guardalmacén o administradora o administrador de bienes podrá contar

con un equipo de apoyo en el control y cuidado de los bienes y existencias”. “El

titular de cada unidad administrativa de la entidad, designará a los custodios

administrativos, según la cantidad de bienes e inventarios de propiedad de la

entidad y/o frecuencia de adquisición de los mismos, quienes mantendrán

actualizados los inventarios y registrarán los ingresos, egresos y traspasos de los

bienes en la unidad administrativa conforme a las necesidades de los usuarios”.

Artículo 4.- “De la reglamentación interna. Corresponde a los organismos y

entidades del sector público comprendidos en el artículo 1, implementar su propia

reglamentación relativa a la administración, uso y control de los bienes del Estado,

la misma que no podrá contravenir las disposiciones del presente reglamento".

Artículo 5.-Seguros. “La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas

de seguro necesarias para salvaguardarlos contra diferentes riesgos que pudieran

ocurrir, se verificarán periódicamente la vigencia y riesgos de cobertura de las

pólizas".

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Según las “normas de control interno de la Contraloría General del Estado”

hacen mención a las siguientes definiciones: “406-08 Uso de los bienes de larga duración”

“En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en

las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos,

electorales, religiosos u otras actividades particulares”. “Solamente el personal

autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la

responsabilidad por su buen uso y conservación”.

“Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los

bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus

funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán

utilizados para otros fines que no sean los institucionales”.

“En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es

responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a

su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente.

El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no

imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que

lo tiene a su cargo”. “Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y

naturaleza de los bienes, serán reportados a la dirección correspondiente, por el

personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los

correctivos que cada caso requiera".

“406-09 Control de vehículos oficiales"

“Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que

disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es

decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y

no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio

público, ni en actividades electorales y políticas".

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“Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los

vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde

debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso,

nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida”.

“Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos,

(buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda,

lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc.,) que por

necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los días y horas

laborables, requieren la autorización expresa del nivel superior”.

“Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en

actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la

respectiva orden de movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de

cinco días laborables”. “Por ningún concepto la máxima autoridad emitirá salvo

conductos que tengan el carácter de indefinidos”.

“Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce

sus funciones o preste sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último

día laborable de cada semana, fuera del horario que comprende la jornada normal

de trabajo, exceptuándose, por motivos de seguridad, el presidente y vicepresidente

de la república, así como otras servidoras y servidores con rango a nivel de

ministros de Estado”. “Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos

oficiales, tendrán la obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser

guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades”.

“Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la

institución a la que pertenecen”. “La máxima autoridad de cada entidad dispondrá

que se observe, en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el

control de los vehículos de la entidad, que constan en el reglamento general

sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público y demás

disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría General del Estado".

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“406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración”

“La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de

realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga

duración”.

“Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración

por lo menos una vez al año”. “El personal que interviene en la toma física, será

independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos

señalados, salvo para efectos de identificación”.

“Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y

serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente

por el personal que participa en este proceso”.

“De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante

el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán

investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del

servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de

uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a

las disposiciones legales vigentes”.

“Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma

física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así

como la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la

cancelación de dichos servicios”.

“La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias

así lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria

correspondiente para efectuar dichos gastos”.

“El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada

aplicación de los procedimientos establecidos”. “En las entidades que no cuenten

con auditoría interna, el titular designará a un servidor que cumpla esta función”.

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“406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto”

“Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan

sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos

administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia

clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final”.

“Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación,

obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del

reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector

público, del manual general de administración y control de los activos fijos del sector

público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y demás

reglamentaciones internas emitidas por la entidad”.

“Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el juez

competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de

baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables

disminuyendo del inventario respectivo”.

Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las

condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la

autorización del responsable de la unidad de administración financiera.

“Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor

responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el

caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual

naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado”.

“406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración”

“El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan

implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración”. “La

entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de

los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento

y prolongar su vida útil”.

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“Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no

afectar la gestión operativa de la entidad”. “Corresponde a la dirección establecer los

controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales

programas, así como que se cumplan sus objetivos”.

“La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de

mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el responsable de

la dependencia que solicita el servicio”.

Según la “normativa de contabilidad gubernamental” define lo siguiente:

Se considera un bien de larga duración cuando:

a) “Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos

inherentes a la misma”.

b) “Valor de donación, es el asignado para su correspondiente registro, incluyendo

los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación”.

c) “Valor contable, equivale al costo de adquisición o de donación, más los

aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil del bien”.

d) “Valor en libros, comprende el valor contable menos la depreciación acumulada”.

• “Los muebles e inmuebles serán registrados como bienes de larga duración, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos”:

• “Bienes de propiedad privativa institucional”.

• “Destinados a actividades administrativas y/o productivas”.

• “Generen beneficios económicos futuros”.

• “Vida útil estimada mayor a un año”.

• “Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100)”.

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“Las adquisiciones de bienes de larga duración que no formen parte de un todo y su

costo, individualmente considerado, no alcance los $100,00 (Cien dólares), serán

registrados en las cuentas de gastos; simultáneamente se efectuará el registro

respectivo en cuentas de orden”.

“Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de

compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no

reembolsables, costos de instalaciones, más cualquier valor directamente atribuible

para poner el bien en condiciones de operación y para que cumpla el objetivo para

el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo

de adquisición”.

“3.2.6. Depreciación de bienes de larga duración”

Vida útil.- “Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas,

productivas o que se incorporen a proyectos o programas de inversión, se

depreciarán empleando la siguiente tabla de vida útil”:

Grafico 6.1

Vida útil de bienes de larga duración

Fuente: “Normativa del sistema de administración financiera".MEF. Pag. 57

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Valor residual para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual

equivalente al 10% de su valor contable.

“2.2.6.4 Método de cálculo”.- “La cuota de depreciación proporcional de los bienes

de larga duración destinados a actividades administrativas y las correspondientes a

proyectos o programas de inversión, se determinará aplicando el método de línea

recta, en base a la siguiente fórmula”:

Grafico 6.2

Fórmula de depreciación bienes de larga duración

Fuente: Normativa del sistema de administración financiera.MEF. Pag. 57

“Las adquisiciones de software de base o de aplicación y versiones de

actualización, se reconocerán como bienes de larga duración, siempre y cuando

cumplan los siguientes requisitos”:

• “Disponga de licencia autorizada para el uso del producto”.

• “Constituyan propiedad privativa de la Institución”.

• “Susceptible de separarse del medio de instalación”.

• “Vida útil mayor a un año”.

• “Costo de adquisición igual o superior a cien dólares (US $ 100)"

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6.6 . MÉTODO DE TRABAJO

6.6.1 Políticas y lineamientos

Es responsabilidad del departamento contable financiero definir de acuerdo a

los requisitos según la “normativa de contabilidad gubernamental", los

“bienes de larga duración”.

Es responsabilidad de presidencia, el “área contable financiera” y el área

jurídica emitir y legalizar las actas de buen uso y custodia (3 ejemplares)

como respaldo de la entrega de los “bienes de larga duración”.

Es obligatoria la emisión del acta de custodia al conductor del vehículo del

Conagopare Pichincha, por parte de presidencia y el área jurídica.

Es responsabilidad del área jurídica elaborar el “reglamento interno” para el

manejo y control del vehículo institucional.

El vehículo estará a disposición de presidencia por lo que debe acogerse lo

dispuesto en la “norma de control interno de la Contraloría General del

Estado”.

Es responsabilidad del área contable financiero cumplir con todos los

requisitos de la CGE para utilizar el servicio on-line; y acceder cuando la

Institución lo requiera un salvoconducto en días feriados y fines de semana

siempre y cuando se realicen actividades relacionadas a la gestión.

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Los vehículos de la entidad llevarán placas oficiales y el logotipo que

identifique la institución a la que pertenecen

Es obligatorio por parte del área contable financiera que realice el respectivo

registro y el cálculo correspondiente de la depreciación por cada bien de

larga duración.

El área contable financiera deberá llevar un registro kardex por cada bien de

larga duración.

El área contable financiera codificará todos los “bienes de larga duración” y

los bienes no depreciables de acuerdo a la clasificación según el catálogo

general de cuentas y creará los auxiliares necesarios para su control de

forma cronológica, catálogo emitido por el “Ministerio de Finanzas”.

Es responsabilidad del área jurídica elaborar el reglamento interno para el

control de “bienes de larga duración”. Grafio 6.3

Catálogo de cuentas para codificar los bienes de larga duración

Tomado de: Catálogo general de cuentas contables. MEF. Al 31 de Julio del 2015

El área contable financiera aplicará la tabla de depreciación a todos los bienes de larga duración de acuerdo a la clasificación según el catálogo general de

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cuentas y creará los auxiliares necesarios para su control, emitido por el

“Ministerio de Finanzas”. Grafio 6.4

Catálogo de cuentas para codificar los bienes de larga duración

Tomado de: Catálogo general de cuentas contables. Al 31 de Julio del 2015

El registro de depreciación se realizará una vez al año y se emitirá un reporte de

los bienes por dar de baja ya que sufrieron un “desgaste físico”.

Formarán parte de la comisión para la “constatación física”, presidencia,

vicepresidencia, comité de gestión, contadora y los custodios de los bienes para

realizar la correspondiente constatación física anual, durante el último trimestre

de cada año.

La comisión se encargará de elaborar un acta y las diferencias que se obtengan

durante el proceso de constatación física y conciliación con la información

contable, serán investigadas y luego los rubros y novedades encontradas se

tomarán en cuenta para el cierre del año (diciembre).

Se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor

responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso,

para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las

disposiciones legales vigentes.

Las adquisiciones de “bienes de larga duración” que no formen parte de un todo

y su costo, individualmente considerado, no alcance los $100,00 (Cien dólares),

serán registrados en las cuentas de gastos se efectuará el registro respectivo en

cuentas de orden, en la forma como se instruye en la NTCG 2.2.31.

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6.6.2. Descripción de actividades

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN Área contable-financiera 1 Revisar todo el expediente de la compra de los

bienes y reproducirá los documentos necesarios para armar un archivo de “bienes de larga duración”.

Área contable-financiera 2 Clasificar los bienes de acuerdo a su naturaleza y código contable.

Área contable-financiera 3 Elaborar el registro de bienes de larga duración en el que constará código del bien, fecha de adquisición, denominación, cantidad, características, subtotal; 12%IVA; total, responsable, vida útil, valor, residual, depreciación etc.

Área contable-financiera 4 Cada vez que se adquiera un bien el registro de bienes de larga duración se deberá actualizar.

Área contable-financiera 5 Después de elaborar el registro consolidado, se debe describir además, registros impresos por cada área para las respectivas constataciones físicas.

Área contable-financiera 6 Con el registro actualizado se imprimen los códigos con la descripción del bien y se procede a ubicar en un lugar visible en cada bien para lograr su identificación. Ejemplo

Área contable-financiera 7 Solicitar a presidencia la autorización para la cotizar

sobre el seguro de bienes. Presidencia 8 Disponer al área contable financiera que contrate un

seguro de bienes de larga duración para cubrir siniestros futuros siempre y cuando exista la “disponibilidad presupuestaria”.

Área contable-financiera y área jurídica 9 Se encargan de facilitar toda la documentación

correspondiente a los bienes y contratarán el respectivo seguro de acuerdo a las necesidades.

Presidencia, vicepresidencia, comité de gestión y el área contable-financiera y responsable de los bienes

10 Realizar en el último trimestre la respectiva “constatación física” de todos los bienes de larga duración y se elaborará el “acta de constatación física”, y se dará a conocer en reunión sobre las novedades encontradas y se entrega al área contable financiero para su respectivo conocimiento y archivo.

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6.6.2 Descripción de actividades

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN

Área contable-financiera 11 Una vez notificadas las novedades se procede a realizar los ajustes contables para obtener datos reales en los estados financieros y registros de bienes de larga duración.

Área contable-financiera 12 Determinar si o no existen bienes para dar de baja ya sea por mal estado o por la terminación de su vida útil.

Área contable-financiera 13 Solicitar autorización a Presidencia sobre los bienes a dar de baja para la elaboración de las respectivas actas.

Presidencia 14 Autorizar registro para dar de baja. Área contable-financiera 15 Entregar la autorización de presidencia de baja de

bienes y solicitará al área jurídica elaborar las actas correspondientes conforme a la norma de control Interno de la “CGE”, 406-11 baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.

Área contable financiera y área jurídica 16 Elaborar las correspondientes actas de baja de

“bienes de larga duración” y entregará al área contable financiero, para su respectivo expediente de bienes.

Custodio del bien

17

En caso de que los bienes hubieren desaparecido, por hurto, robo, abigeato o por cualquier causa semejante el encargado de su custodia, comunicará inmediatamente por escrito este hecho por escrito a todos los encargados presidencia, administrador del bien, área jurídica etc. Según Art.87,88 y 89 del “reglamento general para la administración”, utilización y “control de los bienes y existencias” del sector público.

Área jurídica 18 Realizar el trámite correspondiente en el caso de pérdida, robo de los bienes hasta obtener el informe por parte de la "Fiscalía General del Estado" y así proceder a la baja del bien.

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6.6.3 Descripción de actividades

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN Área contable-financiera 1 Revisar todo el expediente de la compra del bien y

reproducir los documentos necesarios para armar un archivo de vehículos-bienes de larga duración.

Área contable-financiera 2 Clasificar el vehículo de acuerdo a su naturaleza y código contable.

Área contable-financiera 3 Elaborar el registro de bienes de larga duración en el que constará código del bien, fecha de adquisición, denominación, cantidad, características, subtotal; 12%IVA; total, responsable, vida útil, valor, residual, depreciación etc.

Área contable-financiera y comunicación social 4 Posicionar la imagen corporativa en el vehículo

institucional antes de la entrega formal del vehículo.

Área jurídica 5 Elaborar la respectiva acta de buen uso y custodia del vehículo si existiere un conductor de lo contrario se hará la entrega directa a la presidencia.

Presidencia 6 Disponer al área jurídica la elaboración de un reglamento interno para el manejo y control vehicular.

Área contable-financiera 7 Solicitar autorización a presidencia para realizar los correspondientes trámites de matriculación vehicular.

Presidencia

8

Disponer al área contable financiera, área jurídica y servicios generales que realicen todos los trámites correspondientes de matriculación vehicular.

Área contable financiera, Área jurídica y servicios generales

9 Entregar un informe de los resultados de matriculación vehicular, placas etc y se archiva en el expediente vehicular.

Área jurídica 10 Entregar a presidencia y al área contable financiera el “reglamento interno sobre el manejo y control vehicular”.

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6.6.3Descripción de actividades

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN Área de servicios generales y presidencia 11 Verificar todas las especificaciones del vehículo a

su cargo y firma su constancia. Área contable-financiera 12 Solicitar a presidencia la autorización para la

cotización sobre el seguro vehicular. Presidencia 13 Disponer al área contable financiera que contrate

un seguro vehicular para cubrir siniestros futuros siempre y cuando exista la disponibilidad presupuestaria.

Área contable-financiera y área jurídica 14 Facilitar toda la documentación correspondiente de

los bienes y contratar el respectivo seguro de acuerdo a las necesidades.

Área de servicios generales y presidencia 15 Custodiar el vehículo ya que estará a disposición

de presidencia por lo que debe acogerse a lo dispuesto en la norma de control interno de la “Contraloría General del Estado” 406-09 control de vehículos oficiales, el reglamento emitido por la Contraloría y el reglamento interno de uso de vehículos.

Área de secretaría 16 Elaborar los respectivos salvoconductos y ordenes de movilización, diarios y/o semanales de acuerdo a las actividades de gestión por parte de presidencia, documentos importantes para la circulación vehicular dentro y fuera de la provincia y entregará al custodio del vehículo.

Servicios generales y/o presidencia 17 Custodiar el vehículo y completar todos los

documentos como salvoconductos, orden de movilización y hoja de ruta con su respectivo kilometraje con el fin de controlar el rodaje mensual y entregará al área de secretaría para su archivo correspondiente.

Custodio del bien 18 “En caso de que el vehículo hubiere desaparecido, por hurto, robo, abigeato o por cualquier causa semejante el encargado de su custodia, comunicará inmediatamente por escrito este hecho por escrito a todos los encargados”. Según el Art.87,88 y 89 del reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público.

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6.6.3 Descripción de actividades

RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN Área jurídica y área contable financiera 19

Realizar el respectivo trámite con el fin de que la empresa aseguradora cubra los siniestros ocasionados y proceder según la sección III del “reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público”.

Área jurídica 20 Realizar el trámite correspondiente en el caso de pérdida, robo de los bienes hasta obtener el informe por parte de la “Fiscalía General del Estado” y así proceder a dar la baja del bien.

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6.6.4 Formatos e instructivos

• “Registro de bienes de larga duración”

• “Acta para dar de baja los bienes de larga duración”

• Ordenes de movilización

• Hoja de ruta

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6.6.5 Diagrama de flujo

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CAJA CHICA”

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7. PROCEDIMIENTO “MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA”

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CAJA CHICA

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7.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el

funcionamiento del “fondo fijo de caja chica” destinado a cubrir gastos menores

emergentes, procurando la disponibilidad inmediata de recursos para resolver las

necesidades imprevistas.

7.2 ALCANCE

El manejo del “fondo fijo de caja chica” se aplicará generalmente para cubrir gastos

menores y urgentes, que no hayan sido considerados en la planificación anual del

Conagopare Pichincha, se fijará un monto límite de $200,00 rubro permanente y

renovable.

7.3 “BASE LEGAL”

• “Constitución política del Ecuador”

• Código orgánico de planificación y finanzas

• “Normativa de contabilidad gubernamental”

• “Normas de control interno de la Contraloría General del Estado”.

• “Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno LORTI”

• “Resolución No. NAC-DGERCGC12-00195 fecha 04 de abril de 2012”

• “Instructivo para el manejo del fondo fijo de caja chica por el Ministerio de

Finanzas según acuerdo”

• “Acuerdo No. 086 Ministerio de Finanzas caja chica, fondos rotativos y fondos

a rendir cuentas”

7.4 RESPONSABLES

• Presidente, vicepresidente, comité de gestión

• Contadora, asesor jurídico

• Custodio/a del “fondo fijo de caja chica” y personal administrativo

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7.5 DEFINICIONES

Según las “normas de control interno de la Contraloría General del Estado”.

Anticipo de Fondos

c.- Fondos de reposición. – “Son valores asignados para un fin específico, que

serán repuestos previa liquidación parcial y mediante la presentación de

documentación sustentatoria debidamente legalizada y serán liquidados al

cumplirse su objetivo”.

d.- Caja chica institucional. – “El fondo fijo de caja chica es un monto permanente

y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes

denominados caja chica”. “Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán

sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente preparados y

autorizados”. “El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y

permitirá que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente”.

“405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo”

“Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los

recaudadores de la entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos

periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y

comprobar su igualdad con los saldos contables”. “Dichos arqueos se realizarán con

la frecuencia necesaria para su debido control y registro”.

“Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor

responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo

se realizó en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su

totalidad”.

“De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y

firmada por las personas que intervinieron en el arqueo”.

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Según Acuerdo 086 por el “Ministerio de Finanzas” fondos de caja chica, fondos rotativos y fondos a rendir cuentas se menciona que:

Rendición. – “Es el acto de regularizar las transacciones de los fondos en sus

correspondientes partidas presupuestarias”.

Tipos de fondos. – “Los fondos pueden ser de reposición, a rendir cuentas y para

gestión de liquidez de entidades públicas. Los fondos de reposición se caracterizan

por estar sujetos a rendición, reposición y liquidación y son cajas chicas y fondos

rotativos”.

“Reposición del fondo fijo de caja chica”. – “La reposición del fondo fijo de caja

chica se efectuará cuando se haya consumido al menos el 60% del monto,

establecido para lo cual deberán presentarse todos los documentos habilitantes

sobre las compras efectuadas”.

“El resto de las entidades del sector público podrán utilizar sus propios formularios

cuando dispongan de su reglamentación interna. Se deberá presentar de manera

mensual los documentos de soporte para fines tributarios”.

Registro y respaldo. - “Los comprobantes de venta y demás documentos

autorizados deben contener el registro único de contribuyentes del proveedor, o

cuando no fuere posible su nombre, número de cédula de ciudadanía y rúbrica”.

Control. - Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo se realizarán

arqueos periódicos sorpresivos por arte de las unidades financieras.

Prohibición.- “se prohíbe utilizar el fondo de caja chica para el pago de bienes y

servicios en beneficio personal, anticipo de viáticos y subsistencias, alimentación,

sueldos, horas extras, préstamos, donaciones, multas, agasajos, suscripción a

revistas y periódicos, arreglos florales, compra de activos fijos, decoraciones de

oficinas (no incluye mantenimientos menores ni adquisición de símbolos patrios),

movilización relacionada con asuntos particulares, insumos de cafetería y, en

general, gastos que no tiene el carácter de previsibles o urgentes y de menor

cuantía”.

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“Aspectos tributarios. - El manejo de los fondos fijos de caja chica debe cumplir

con la normativa tributaria, particularmente con lo dispuesto en el reglamento de

comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, así como el

procedimiento tributario de reembolsos de gastos establecido en el reglamento de

Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno LORTI”.

“De esta manera, al momento de la adquisición del bien o servicio con recursos del

fondo fijo de caja chica, se deberá solicitar al proveedor la emisión de los

comprobantes de venta como factura, nota de venta”. “En casos excepcionales en

donde no se dispongan de estos soportes, el documento válido será el comprobante

de caja chica, el que ha sido debidamente autorizado por el Servicio de Rentas

Internas SRI, mediante resolución NAC-DGERCGC12-00195 de fecha 04 de abril

del 2012.

“Para la adquisición de bienes o servicios, los comprobantes de venta o

documentos autorizados deberán emitirse a nombre del responsable del fondo,

quien por su naturaleza no estará obligado a realizar la retención de impuestos,

pues únicamente se aplicará el reembolso de gastos al que se refiere el reglamento

de, la LORTI, para obtener el reembolso, si el responsable del fondo es un

empleado en relación de dependencia, deberá emitir una liquidación de compra de

bienes y prestación de servicios”.

“El valor a reembolsar al responsable del fondo será el total del costo del bien

adquirido, incluyendo los impuestos en los que hubieran incurrido por concepto de

la compra”.

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CAJA CHICA

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7.6 MÉTODO DE TRABAJO

7.6.1 Políticas y lineamientos

Es responsabilidad de presidencia emitir una “resolución administrativa” de acuerdo

a las necesidades y autorizar la creación del “fondo fijo de caja chica” o fondos

rotativos.

Es obligación de presidencia emitir una resolución administrativa y delegar al

responsable o custodio de fondo fijo de caja chica y fondo rotativo.

Es responsabilidad del área jurídica, elaborar el reglamento interno para el manejo

del “fondo fijo de caja chica” y si existiré fondos rotativos.

Es responsabilidad del área contable financiera otorgar de manera inmediata los

formatos e instructivos al custodio del fondo, para conocimiento sobre el correcto

manejo del “fondo fijo de caja chica”.

El responsable o custodio del “fondo fijo de caja chica”, aperturará a título personal

una cuenta bancaria para el manejo del fondo.

El “fondo de caja chica” se puede utilizar únicamente para lo siguiente:

• Adquisición de suministros y materiales, insumos, útiles de aseo,

fotocopias, mantenimiento menor y otros pagos de bienes y servicios que

tienen el carácter de imprevisibles y/o urgentes.

• Los fondos asignados a las unidades de transporte, abastecimiento,

mantenimiento y/o construcciones, se utilizarán fundamentalmente para la

adquisición oportuna de partes, piezas, insumos y repuestos y la compra

de suministros y materiales para una mejor conservación y mantenimiento

de los vehículos y bienes en general de la institución.

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CAJA CHICA

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Según el acuerdo No. 086 de “fondo fijo de caja chica”, el límite del rubro para el

manejo será de hasta doscientos dólares $ 200,00.

El valor o gasto por “factura, nota de venta” etc, será de un mínimo $ 4,00 y

máximo el 10% del valor total del fondo.

Es obligatorio que todas las áreas del Conagopare Pichincha, realicen un gasto del

fondo fijo de caja chica, una vez por semana de hasta $20.00, se ha considerado

de acuerdo a los movimientos existentes.

Es responsabilidad del custodio del “fondo fijo de caja chica” manejar de acuerdo a

la normativa vigente acuerdo 086 e instructivo del “fondo de caja chica” emitidos

por parte del “Ministerio de Finanzas”.

Obligatoriamente le custodio receptará las facturas, notas de venta de acuerdo al

“reglamento de comprobantes de venta y retención” emitido por el “Servicio de

Rentas Internas SRI, de lo contrario los valores no justificados serán debitados de

sus haberes.

Es responsabilidad del custodio del “fondo fijo de caja chica” solicitar autorización

para la reposición del fondo cuando se haya consumido al menos el 60% del fondo

asignado.

Es responsabilidad del área contable financiera realizar sorpresivamente los

arqueos de caja y presentará un informe de existir novedades.

El área contable financiera receptará y archivará todos los sustentos de la

reposición del “fondo fijo de caja chica” y realizará la respectiva transferencia de

reposición al custodio del fondo.

En el mes de diciembre el área contable financiera liquidará el “fondo fijo de caja

chica”; registrará contablemente lo existente y de existir saldos se depositará

inmediatamente en la cuenta rotativa de ingresos del Conagopare Pichincha, con

fecha 02 de enero del siguiente período se creará nuevamente el fondo.

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CAJA CHICA

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7.6.2. Descripción de actividades RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN

Presidencia, vicepresidencia 1

Crear el “fondo fijo de caja chica” mediante resolución administrativa y nombrar a un responsable o custodio del fondo.

Presidencia 2 Disponer al área jurídica, que elabore el “reglamento Interno para el manejo y control del fondo fijo de caja chica”.

Área contable financiera 3 Elaborar los formularios para el manejo y control del “fondo fijo de caja chica” solicitud de apertura, reposición, liquidación del fondo, los comprobantes para caja chica y liquidación de gastos de movilización.

Área jurídica 4 Presentar a presidencia y vicepresidencia una propuesta del reglamento interno a para su lectura y aprobación.

Área contable financiera 5 Presentar a presidencia y vicepresidencia, los formularios que se deben aplicar para el manejo y control del “fondo fijo de caja chica” y solicita autorización para su aprobación.

Área contable financiera 6 Solicitar al responsable del fondo presente los documentos habilitantes (cédula de identidad, apertura de una cuenta bancaria la que será destinada par a el manejo del fondo), para la respectiva transferencia por el valor determinado según acuerdo 086 del “Ministerio de Finanzas”.

Área contable financiera y área jurídica 7 Realizar la respectiva capacitación y entrega del

“reglamento interno del manejo del fondo” y formularios para conocimiento del responsable.

Área jurídica 8 Dictar un taller de capacitación a todo el personal de la institución con el fin de dar a conocer el reglamento Interno para el manejo y control del “fondo de caja chica” así todos conocerán y sabrán que documentos presentar al momento de solicitar una devolución por gastos de caja chica.

Responsable del fondo fijo de caja chica 9 Manejar el fondo de acuerdo al presente manual y

en base al “Acuerdo 086 del Ministerio de Finanzas” y otras disposiciones legales, tributarias etc.

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CAJA CHICA

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7.6.2 Descripción de actividades Responsable del fondo fijo de caja chica

10 Adquirir de manera inmediata los insumos necesarios para resolver situaciones emergentes siempre y cuando se cumpla las disposiciones de este manual.

Responsable del fondo fijo de caja chica

11 Para efectos de liquidación de gastos de movilización y transportación interna, debe el empleado a más de cumplir con su “hoja de ruta” totalizar.

Responsable del fondo fijo de caja chica

12 El monto máximo por factura o recibo que entregará el responsable del “fondo fijo de caja chica” será de $ 20.00

Responsable del fondo fijo de caja chica

13 Realizar y tramitar “la reposición del fondo fijo de caja chica” al área contable financiera cuando se haya consumido un 60% del fondo total asignado.

Área contable financiera 14 Realizar el respectivo reembolso a la cuenta bancaria del “responsable del fondo fijo de caja chica” una vez revisada la solicitud de reposición debidamente justificada.

Área contable financiera 15 Realizar sorpresivamente los arqueos de caja al “fondo fijo de caja chica” y llenar el respectivo formulario como respaldo del control.

Responsable del fondo fijo de caja chica

16 En el mes de diciembre de cada año, “el responsable del fondo” debe realizar la respectiva liquidación de conformidad al “acuerdo 086 del Ministerio de Finanzas” y al art. 165 del código de planificación y finanzas públicas.

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CAJA CHICA

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7.6.3 Formularios o instructivos

• “Solicitud de apertura, reposición, liquidación del fondo”

• Modelo comprobante para caja chica

• “Arqueo del fondo fijo de caja chica”

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7.6.3 Diagrama de flujo

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INTERBANCARIOS

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8. PROCEDIMIENTO “SISTEMA DE PAGOS INTERBANCARIOS”

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8.1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Tiene como principal objetivo, seguir el procedimiento adecuado y generar las

respectivas órdenes de pagos detallados en el sistema de pagos interbancario del

Banco Central del Ecuador.

8.2. ALCANCE

Los pagos se realizarán directamente al proveedor o beneficiario y existirá un pago

directo mediante transferencias bancarias, no existe los inconvenientes de entregar

dinero en efectivo logrando mayor seguridad y rapidez.

8.3. “BASE LEGAL”

• “Constitución política del Ecuador”

• “Ley de régimen monetario y banco del Estado”

• Ley de comercio electrónica y su reglamento

• “Codificación de regulaciones del banco Central del Ecuador”

• Código orgánico de planificación y finanzas

• “Normativa de contabilidad gubernamental”

• “Normas de control interno de la Contraloría General del Estado”.

8.4. RESPONSABLES

• Presidente

• Contadora

• Asesor jurídico

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INTERBANCARIOS

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INTERBANCARIOS

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8.5. DEFINICIONES

Según las normas del sistema de pagos del sector público.

SPI. - Sistema de pago interbancario, mecanismo de pago electrónico por medio del

cual los servidores públicos podrán recibir sus remuneraciones, pagar a

proveedores, servicios básicos, etc., mediante transferencias electrónicas de fondos

con acreditación a las “cuentas corrientes o de ahorros” que mantengan en las

instituciones del sistema financiero nacional.

BCE. – “Banco Central del Ecuador”.

IP. - Institución Pública participante a través del SPI del BCE.

SP.- Sector Público.

REGISTRADOR. - Es el usuario que dispone de una clave de acceso que le

permite únicamente registrar órdenes de pago en el SSP. Esta información

registrada requiere ser confirmada por un nivel superior de usuario para que las

órdenes de pago sean liquidadas por el BCE.

AUTORIZADOR. - Es el usuario que dispone de una clave de acceso que le

permite confirmar las órdenes de pago que previamente fueron registradas en el

SSP. Este nivel de usuario equivale a una firma autorizada.

ADMINISTRADOR DEL SSP. – “El Banco Central del Ecuador”, a través de la

“Dirección de Servicios Bancarios Nacionales”, operará el sistema y actuará como

agente liquidador de las transferencias de fondos derivadas de las órdenes de pago

emitidas por las instituciones del sector público.

Según las “normas de control interno de la Contraloría General del Estado”.

“403-06 Cuentas corrientes bancarias”

“Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y

servidores autorizados”. “Las servidoras y servidores responsables de su manejo

serán obligatoriamente caucionados”.

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INTERBANCARIOS

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“403-07 Conciliaciones bancarias”

“La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el

saldo según los registros contables como el saldo según el banco sean los

correctos. Se la realiza en forma regular y periódicamente por lo menos una vez al

mes”.

“Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro

bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una

fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones

pendientes de registro en uno u otro lado”.

“403-09 Pagos a beneficiarios”

“El sistema de tesorería, prevé el pago oportuno de las obligaciones de las

entidades y organismos del sector público y utiliza los recursos de acuerdo con los

planes institucionales y los respectivos presupuestos aprobados”.

“El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad

responsable del tesoro nacional al depositario oficial de los fondos públicos; dichas

obligaciones se registrarán apropiadamente por las instituciones y se solicitarán de

acuerdo al programa mensual aprobado”.

“Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas

mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los

beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional,

registradas en la base de datos del sistema previsto para la administración de los

servicios públicos”.

“Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a excepción de

los gastos que se realizan a través de la caja chica"

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410-17 Firmas electrónicas. –“Las entidades, organismos y dependencias del

sector público, así como las personas jurídicas que actúen en virtud de una

potestad estatal, ajustarán sus procedimientos y operaciones e incorporarán los

medios técnicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrónica de

conformidad con la ley de comercio electrónico, firmas y mensajes de datos y su

reglamento”.

“El uso de la firma electrónica en la administración pública se sujetará a las

garantías, reconocimiento, efectos y validez señalados en estas disposiciones

legales y su normativa secundaria de aplicación”. “Las servidoras y servidores

autorizados por las instituciones del sector público podrán utilizar la firma

electrónica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y cumplimiento de

las funciones inherentes al cargo público que ocupan”.

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro

bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una

fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones

pendientes de registro en uno u otro lado.

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8.6. MÉTODOS DE TRABAJO

a) Políticas y lineamientos

Es responsabilidad de presidencia, designar quien estará a cargo del área contable

financiera, de conformidad con la ley según art. 339 del COOTAD, quien deberá

reunir los requisitos de idoneidad profesional en materias financieras y poseer

experiencia sobre ellas.

Es responsabilidad de presidencia y el área contable financiera cumplir con todos

los requisitos del BCE, para el registro respectivo como firma autorizadora para

aprobar las órdenes de pago, según formulario SNP-DSBN-001

Es responsabilidad de la contadora como representante del área contable financiera

cumplir con todos los requisitos del BCE, para el registro respectivo como firma

registradora y generar las órdenes de pago, según formulario SNP-DSBN-001.

El BCE tendrá la obligación de otorgar una tarjeta de coordenadas a los

responsables de autorizar y registrar la cuenta institucional para el respectivo

control de seguridad de las mismas.

Es responsabilidad de los autorizados del manejo y control de la cuenta institucional

custodiar la tarjeta de coordenadas y si sucediere algún inconveniente deberá

asumir los inconvenientes y hacer los respectivos trámites en las oficinas del BCE.

La contadora como responsable para registrar, las órdenes de pago tendrá la

obligación de obtener en el portal del BCE www.bce.fin.ec, servicios bancarios

todos los formularios y auto capacitarse sobre el manejo de los mismos para

generar los pagos periódicos.

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Es responsabilidad del área contable financiero realizar en formato tabulación de

texto los datos de todos los proveedores a los que se va a cancelar, con el fin de

manejar una base de datos y se publica en el sistema bancario, esta información

cambia al momento de que ingrese un nuevo proveedor de lo contrario no hay

necesidad de subir al portal www.bce.fin.ec.

Es responsabilidad del área contable financiero una vez clasificados las órdenes de

pago, autorizadas por presidencia, proceder a llenar el registro SPI detallando cada

proveedor con su respectivo no. cédula de identidad, no. de cuenta, entidad

financiera, tipo de cuenta, rubro y detalle por el que se cancela.

Es responsabilidad del área contable financiera ingresar al portal del BCE, e

ingresar con el usuario que el BCE le otorgó al inició para registrar el detalle de

pagos.

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8.6.2 Descripción de actividades

Presidencia 1 Otorgar la responsabilidad a la persona que escoja para el manejo de la cuenta TR del BCE, en este caso a la contadora.

Presidencia y área contable financiera 2 Cumplir todos los requisitos solicitados por el BCE,

departamento servicios bancarios con la finalidad de registrar las firmas conjuntas como responsables del registro y control de la misma.

Presidencia y área contable financiera 3 Una vez entregada la documentación en las

ventanillas del BCE, calificar y registrar las firmas como registradora y autorizadora formulario SNP-DSBN-001

BCE 4 Otorgar una tarjeta de coordenadas de forma individual a los responsables de firmar como registradora y autorizadora por mayor seguridad al momento de generar las órdenes de pago.

Área contable financiera 5 Una vez realizadas las adquisiciones de compras y servicios y realizado el control previo, se procede a registrar por cada proveedor y generar una base de datos de proveedores y se ingresará al sistema del BCE.

Área contable financiera 6 Proceder a completar el registro SPI en excel detallando proveedor, cuenta bancaria, valor y concepto; y generar el archivo en el portal del BCE ingresando con el usuario otorgado.

Área Contable Financiera 7 Si no existe ningún error se imprimirá los 3 reportes para respaldo en los archivos contables y se solicitará a presidencia su autorización.

Presidencia 8 Revisará la información cargada en el portal del BCE y si está de acuerdo procederá a autorizar.

Área Contable Financiera 9 Después de 48 horas transcurridas, el área contable financiera confirmará en la cuenta TR de la institución del BCE si existen devoluciones de pagos por algún error involuntario y debe proceder a corregir el error y realizar todo el procedimiento nuevamente para cargar la información.

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8.6.2 Descripción de Actividades

Área contable financiera 10 Una vez recopilada toda la documentación se procede a archivar las transferencias, egresos, diarios etc. de manera cronológica y con sus firmas de legalización.

Área contable financiera 11 Durante los primeros días del próximo mes realizará la respectiva conciliación bancaria.

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8.6.3 Formatos e instructivos

• Formulario SNP-DSBN-001 para registrar firmas registradora y autorizadora

• Registro SPI en excel

• Reporte resumen transferencias

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8.6.4 Diagrama de flujo

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9. PROCEDIMIENTO “CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL”

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9.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para su

correspondiente contabilización de acuerdo a la normativa del sistema de

administración financiera del “Ministerio de Finanzas”, siempre y cuando ya se haya

validado por el procedimiento control previo al pago, bajo la visión sistemática e

integradora que debe existir entre los diversos componentes del sistema de

administración financiera, y fundamentalmente, entre presupuesto, contabilidad y

tesorería.

9.2 ALCANCE

Todas las entidades que manejen recursos públicos, están obligados a administrar y

aplicar la “contabilidad gubernamental”, se encuentra regulada por la “normativa del

sistema de administración financiera” con el propósito de aplicar los “principios y

normas técnicas de contabilidad gubernamental”, elementos que constituyen los

fundamentos básicos y las orientaciones técnicas, en su orden, para el reconocimiento,

valoración, registro y control contable de los hechos económicos que ocurren en los

entes públicos.

9.3 “BASE LEGAL”

• “Constitución política del Ecuador”

• Código orgánico de planificación y finanzas

• “Normativa del sistema de administración financiera SAFI según acuerdo No.447

del Ministerio de Finanzas”

• “Normativa de contabilidad gubernamental”

• “Normas de control interno de la Contraloría General del Estado”.

• “Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno LORTI”

9.4 RESPONSABLES

• Presidente

• Vicepresidente

• Contadora y auxiliar contable

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9.5 Definiciones

Deacuerdo a las Normas de control interno de la Contraloría General del

Estado se definen las siguientes normas:

405-01 “Aplicación de los principios y normas técnicas de contabilidad

gubernamental”.

“La contabilidad gubernamental se basará en principios y normas técnicas emitidas

sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación

de información financiera, para la toma de decisiones”.

“La contabilidad gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos

económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que

constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir información

financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables,

reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en principios y

normas que son obligatorias para los profesionales contables”.

“405-02 Organización del sistema de contabilidad gubernamental”

“El sistema de contabilidad de las entidades públicas se sustentará en la normativa

vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la

planificación y organización contables, objetivos, procedimientos, registros,

reportes, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la

documentación que sustentan las operaciones”.

“El ente financiero del gobierno central y las demás entidades del sector público son

responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los

parámetros señalados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe

diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos

niveles de administración, así como proporcionar en forma oportuna, los reportes y

estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el

conocimiento real de sus operaciones”.

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“La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno,

orientado a que”:

“Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida en la

entidad. Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas

apropiadas y en el período correspondiente”.

• “Se mantenga el control de los bienes de larga duración y de aquellos sujetos

a control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda”.

• “Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias”.

• “La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas

contables determinadas por la profesión”.

• “Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las

regulaciones legales y por las necesidades gerenciales”.

“405-03 Integración contable de las operaciones financieras”

“La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable

para múltiples usuarios”. “La función de la contabilidad es proporcionar información

financiera válida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras

y servidores que administran fondos públicos”.

“La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y

coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el sistema de

administración financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los

subsistemas de presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorería, nómina,

control físico de bienes, deuda pública y convenios, los clasifica, sistematiza y

ordena, conforme a los principios y normas técnicas que posibilitan el registro y

control de los recursos públicos, permitiendo la producción de información

financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo".

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El sistema de administración financiera SAFI y el manual de contabilidad gubernamental mencionan de la siguiente manera todo el proceso de

contabilidad.

• SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA SAFI “El sistema de administración financiera “SAFI” es el conjunto de elementos

interrelacionados, interactuantes e interdependientes, que debidamente ordenados

y coordinados entre sí, persiguen la consecución de un fin común, la transparente

administración de los fondos públicos”.

Grafico 9.1

Tomado de: “Manual de Contabilidad Gubernamental General", MEF, diciembre 2005, Pag 5

o CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO DE INGRESOS Y GASTOS

“El clasificador presupuestario es el instrumento que permite establecer una clara y

ordenada identificación de los diversos rubros de ingreso y de gasto, su codificación

y detalle permite discriminar el origen y el destino de las asignaciones constantes

en el presupuesto y su ordenamiento a partir de la concepción económica. Está

constituido por 6 dígitos, que conforman 4 campos".

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Gráfico 9.2

Tomado de: Manual de Contabilidad Gubernamental General, MEF, diciembre 2005, Pag 9

“El primer digito permite identificar el título y la clasificación económica del ingreso o

del gasto, el primero y el segundo digito constituyen el nivel de grupo del clasificador

presupuestario y permite identificar la naturaleza del ingreso o del gasto, es decir el

origen de los ingresos y el destino de los gastos”.

Tabla 9.1 INGRESOS GASTOS

1 Corrientes 5 Corrientes 11 Impuestos 51 Gastos en Personal 12 Seguridad Social 52 Prestaciones de la Seguridad Social 13 Tasas y Contribuciones 53 Bienes y Servicios de Consumo 14 Venta de Bienes y Servicios 55 Aporte Fiscal Corriente 15 Aporte Fiscal Corriente 56 Gastos Financieros 17 Rentas de Inversiones y Multas 57 Otros Gastos Corrientes 18 Transferencias y Donaciones

58 Transferencias y Donaciones

19 Otros Ingresos 59 Previsiones para Reasignación 2 De capital 6 De producción 24 Venta de Activos no Financieros 61 Gastos en Personal para

25 Aporte Fiscal de Capital 63 Bienes y Servicios para Producción 27 Recuperación de Inversiones 67 Otros Gastos de Producción 28 Transferencias y Donaciones de

7 De inversión

71 Gastos en Personal para Inversión 73 Bienes y Servicios para Inversión 75 Obras Públicas 77 Otros Gastos de Inversión 78 Transferencias y Donación para

8 De capital 84 Bienes de Larga Duración 85 Aporte Fiscal de Capital 87 Inversiones Financieras 88 Transferencias y Donaciones de

3 De financiamiento 9 Aplicación del financiamiento 36 Financiamiento público 96 Amortización de la Deuda Pública 37 Saldos disponibles 97 Pasivo Circulante

Tomado de: Manual de Contabilidad Gubernamental General, MEF, diciembre 2005, Pag 10

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Página:117 de 144 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

o Compromiso

“El compromiso está constituido por el acto administrativo válido mediante el cual la

autoridad competente, decide adquirir a terceros bienes o servicios, encargarles la

realización de obras o efectuarles transferencias sin contraprestación; acciones de

las que se derivan afectaciones o aplicaciones presupuestarias provisionales,

las que mientras no se conviertan en obligaciones pueden ser anuladas total o

parcialmente por las mismas autoridades que lo contrajeron”.

“El requisito básico para contraer compromisos es que exista en el presupuesto de

cada año el saldo suficiente de asignación, que permita cubrir el valor de la

transacción a realizar y que aquella sea la prevista en el presupuesto según el

concepto especifico que corresponda”.

o “Obligaciones”

“Las obligaciones se constituyen cuando se reciben de terceros los bienes, servicios

u obras adquiridos o encargados por la autoridad competente mediante acto

administrativo válido, haya existido o no compromiso previo; de estas acciones se

derivan afectaciones presupuestarias definitivas que disminuyen los saldos de las

asignaciones”.

o Pagos

“Es la etapa posterior a la obligación, en la que se produce ya el desembolso de

dinero o la entrega de especie o servicio, para redimir o cancelar la obligación

contraída, o la compensación con anticipos previamente conferidos.

Los pagos (P), en la mayoría, constituyen egresos de bancos que se efectúan en

cualquier tiempo, cualquiera sea la fecha en que se haya generado la deuda que se

cancela; estos pagos pueden ser menores o a lo sumo iguales a las obligaciones”.

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Página:118 de 144 o Contabilidad gubernamental

Concepto

“La contabilidad gubernamental es la ciencia que, en base al conocimiento y

aplicación de un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos, permite

efectuar el registro sistemático, cronológico y secuencial de los hechos económicos

que ocurren en una organización, con la finalidad de producir información

financiera, patrimonial y presupuestaria, confiable y oportuna, destinada a apoyar el

proceso de toma de decisiones de los administradores y de terceros interesados en

la gestión institucional y para servir de sustento al control que ejercen los

organismos pertinentes”.

Características La contabilidad gubernamental tiene varias características:

a) “Integra las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, las operaciones

patrimoniales deben ser registradas por partida doble, las presupuestarias en

cambio, por partida simple”;

b) Es de aplicación obligatoria en las entidades que conforman el sector público no

financiero;

c) Utiliza el catálogo general de cuentas y el clasificador presupuestario de

ingresos y gastos, como elementos básicos, comunes, únicos y uniformes;

d) Se fundamenta en los conceptos de centralización normativa a cargo del

“Ministerio de Finanzas" y de descentralización operativa en cada ente

financiero público;

e) Crea una base común de datos financieros, que debidamente organizados se

los convierte en información útil;

f) Coadyuva a la determinación de los costos incurridos en actividades de

producción de bienes y servicios, en inversiones en proyectos de construcción

de obra material tangible y en programas de beneficio social llevados a cabo

mediante el desarrollo de actividades que generan productos intangibles;

g) Permite la agregación y consolidación sistemática de la información financiera

producida por cada ente financiero.

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Página:119 de 144 o “Proceso contable”

“El sistema contable gubernamental comprende 3 fases bien diferenciadas:

comienza a partir del análisis de la documentación fuente, la extracción de datos

de los hechos económicos u operaciones patrimoniales y presupuestarias

acontecidas y su registro en los libros de entrada original; continúa con el

direccionamiento de los elementos homogéneos a segmentos particularizados

según su naturaleza; y concluye con la producción de la información de acuerdo a

criterios de agrupación predefinidos”.

o “La documentación fuente”

“Constituye la evidencia fiel de las transacciones u operaciones realizadas, es el

sustento o soporte de las anotaciones a realizar; entre estos documentos se

hallan”:

Ahora corresponde profundizar el tema contable, analizando su principal elemento

que es la “cuenta” y por extensión sobre el conjunto de ellas, que constituyen el

catálogo general de cuentas a nivel macro, o el catálogo de cuentas institucional a

nivel micro.

O “Jornalización”

“Los datos obtenidos de la documentación fuente referida anteriormente, son

extraídos convenientemente en base a criterios de la profesión, se los registra o

anota mediante la elaboración de asientos, en el principal libro de entrada

original contable denominado diario general integrado y se lo hace en cuentas

específicas de movimiento, que responden a la naturaleza de las operaciones o

hechos económicos acontecidos en la entidad. a esta actividad, catalogada

como la más importante de todo el proceso contable, se la denomina

jornalización, es en la que se deposita todo el bagaje de conocimiento contable

del profesional a cargo y de ella depende en gran medida, la validez,

consistencia y transparencia de la información producida.

facturas, recibos, liquidaciones de compras, comprobantes de ingreso y egreso de dinero, contratos, garantías, actas de fiscalización, planillas de avance de obras, comprobantes de ingreso y egreso de existencias de bodega, roles de remuneraciones, planillas de aportes a la seguridad social, cheques, detalles de pagos, ordenes de transferencia de fondos, estados de cuenta bancarios con sus notas de débito y crédito, actas de donaciones recibidas o entregadas de bienes, actas de baja de bienes, justificativos de fondos rotativos, como los a rendir cuentas y de cajas chicas, etc.

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1. Mayorización. – “Es la actividad en la cual los registros realizados en el

libro diario general integrado, son trasladados al libro mayor,

agrupándolos en cuentas y auxiliares patrimoniales y presupuestarios,

de acuerdo a una misma naturaleza, conceptualización o denominación,

es un proceso mecánico automático o manual, según se disponga o no

de herramientas informáticas”.

2. Producción de Información. “Finalizada la fase anterior de la

mayorización, de cada una de las cuentas de movimiento que han

intervenido en cada periodo, o hasta la fecha que se desee, se extraen

los datos necesarios de las diversas cuentas contables saldos y flujos,

para presentarlos debidamente ordenados y clasificados en reportes y

estados financieros como”:

3. “El Balance de Comprobación”

4. “El Estado de Resultados”

5. “El Estado de Situación Financiera”

6. “El Estado de Flujo del Efectivo”

7. “Auxiliares presupuestarios de ingresos y gastos”

8. “El Estado de Ejecución Presupuestaria”

9. y las Cédulas Presupuestarias de ingresos y gastos.

o “LA CUENTA Y EL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS” Constituye un elemento básico en el cual se registran los hechos económicos que

responden a una misma naturaleza; en ella se anotan en el debe, los débitos o

cargos y en el haber, los créditos o abonos que afectan a cada cuenta.

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Gráfico 9.3

Tomado de: “Manual de Contabilidad Gubernamental General”, MEF, diciembre 2005. Pág. 10

La estructura del “Catálogo General de Cuentas”, está constituida por 12 dígitos divididos en 7 campos, los mismos que sirven para identificar en el primer campo y con 1 dígito, el “título” del elemento contable, así: 1 Activos, 2 Pasivos y 6 Patrimonio.

Gráfico 9.4

Tomado de: Manual de Contabilidad Gubernamental General, MEF, diciembre 2005.Pág. 15

El segundo campo de 1 dígito identifica la clase de cuenta y junto al anterior identifican el grupo de cuentas del activo, pasivo, patrimonio y las “cuentas de orden”; añadiendo el tercer campo también de 1 dígito, identifica el subgrupo de cuentas que conforman cada grupo.

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Hasta este nivel, todas son cuentas de agrupación y como tales no pueden intervenir

debitadas o acreditadas en el diario general integrado, registro básico de entrada

original contable.

“El conjunto de cuentas que se considera conveniente utilizar, constituye el catálogo

o plan de cuentas i n stitucional, el cual representará en forma clara y

comprensible los diferentes componentes del activo, pasivo y patrimonio, además

también de las cuentas de orden, que, si bien no afectan la situación financiera ni

los resultados de la gestión institucional, aportan con información para efectos de

recordatorio contable y de control sobre aspectos de índole administrativos”.

Gráfico 9.5

Tomado de: Manual de Contabilidad Gubernamental General, MEF, diciembre 2005. Pág. 16

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La asociación grupo presupuestario a cuenta de Nivel 1 (Tabla 9.2) ocurre con las

“cuentas por cobrar” del activo y las “cuentas por pagar” del pasivo, éstas se

constituyen aumentando al nivel de subgrupo del catálogo (113 ó 213), la naturaleza o

grupo del ingreso o gasto presupuestario de que se trate.

Tabla 9.2 ACTIVO PASIVO

CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR

11381 “Cuentas por cobrar Impuesto al Valor Agregado”

21351 “Cuentas por pagar” Gastos en Personal

12498 Cuentas por cobrar Años Anteriores 21353 Cuentas por pagar “bienes y

servicios de consumo”

21357 Cuentas por pagar otros gastos

21358 “Cuentas por pagar transferencias y donaciones corrientes”

21371 Cuentas por pagar gastos en personal para Inversión

21375 Cuentas por pagar Obras Publicas

21381 Cuentas por pagar Impuesto al Valor Agregado

21384 Cuentas por pagar Inversiones en Bienes de Larga Duración

Tomado de: Manual de Contabilidad Gubernamental General, MEF, diciembre 2005. Pág. 21 Elaborado por:Patricia Tonato

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o “Tipos de movimiento y afectaciones presupuestarias”

“En el libro diario general integrado se utilizan las siguientes iniciales para identificar

los diferentes tipos de movimiento mencionados en la norma técnica de contabilidad

gubernamental - agrupación de los hechos económicos”.

Tabla 9.3 TIPOS DE MOVIMIENTO

SIGLA

Apertura A Financiero F Ajuste J Cierre C Cuentas de Orden O

Tomado de: Manual de Contabilidad Gubernamental General, MEF, diciembre 2005. Pág. 42

Elaborado por: Patricia Tonato

o “Producción de información financiera para uso institucional” Para fines internos y para la toma de decisiones, la información financiera se producirá

y se presentará a las autoridades institucionales mensualmente, de las cuentas de

los niveles 1 y 2 del “catálogo general de cuentas”, con sumatorias parciales a los

niveles superiores; sin embargo, también se la podrá presentar de acuerdo a las

necesidades, por períodos menores y a los niveles de agregación que requiera la

administración.

Debido a que el proceso de registro contable gubernamental es muy extenso, lo

antes indicado es un mínimo resumen de los conceptos y como debemos iniciar

con el proceso contable, para se sugiere guiarse con los siguientes documentos

que direccionan como realizar el trabajo de “contabilidad gubernamental”:

1. “Normativa del sistema de administración financiera”

2. “Manual de contabilidad gubernamental”

3. “El clasificador presupuestario de ingresos y gastos”.

4. El catálogo general de cuentas

Todos los documentos de asesoramiento se pueden descargar para un mejor

entendimiento en la página web www.finanzas.gob.ec.

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Según el “código de planificación y finanzas públicas” obliga a los

responsables de la información financiera:

Art. 152.- “Obligaciones de los servidores de las entidades”. – “Las máximas

autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar

por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los

servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable”.

“El titular de la unidad financiera de la entidad legalizará con su firma y/o su clave,

la información financiera y/o estados financieros de sus respectivas entidades.

Adicionalmente, las máximas autoridades de las entidades y organismos del sector

público enviarán la información financiera y presupuestaria, señalada en este

código o en las normas técnicas y en conformidad con éstas, dentro de los plazos

previstos en dichos instrumentos”. “En caso de incumplimiento, el ente rector de las

finanzas públicas suspenderá la asignación de recursos y/o transferencias desde el

Presupuesto General del Estado, luego de 60 días de finalizado el mes del cual no

se ha enviado la información”.

Art. 156.-“ Retención de documentos y registros”. – “Las unidades de

contabilidad de las entidades del sector público conservarán durante siete años los

registros financieros junto con los documentos de sustento correspondientes, en

medios digitales con firma electrónica de responsabilidad, y de ser del caso los

soportes físicos”.

Art. 157.- “Agregación y consolidación de la información financiera”. – “El ente

rector de las finanzas públicas recibirá, validará, analizará, clasificará y procesará

los datos contenidos en la información financiera elaborada por cada ente financiero

del sector público no Financiero, con la finalidad de obtener estados financieros

agregados y consolidados, relativos a agrupaciones predefinidas y según

requerimientos de la administración del Estado”.

“Las políticas, normas técnicas y manuales de contabilidad establecerán la

naturaleza de la información financiera, así como su clasificación y la forma en que

deberá ser presentada”.

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Página:126 de 144 Art. 158.- Normativa aplicable. – “El ente rector de las finanzas públicas tiene la

facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas,

manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de

cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del sector público

no financiero”.

Art. 159.- Difusión de la información financiera consolidada. – “El ente rector de

las finanzas públicas publicará semestralmente la información consolidada del

sector público no financiero, a través de su página web u otros medios”.

Art. 181.- “Si los funcionarios o servidores públicos de las entidades y organismos

del sector público no enviaren la información señalada en este código o en las

normas técnicas y en conformidad con éstas, dentro de los plazos previstos en

dichos instrumentos, se aplicará la sanción de hasta tres remuneraciones que

percibe el funcionario o servidor responsable del envío”.

9.6 Métodos de Trabajo

9.6.1 Políticas y lineamientos Es responsabilidad del área contable financiero verificar que todos los registros

contables se encuentren totalmente respaldados y legalizados de conformidad

con las disposiciones legales.

Es obligación de la presidencia firmar toda la documentación contable como:

Egresos, formularios, estados financieros, etc, para su conocimiento y la toma

de decisiones.

Es obligatorio que el área contable financiero realice la respectiva solicitud al

“Ministerio de Finanzas”, solicitando el usuario y clave para el ingreso al sistema

“E-SIGEF” y así cada mes cargar la información financiera de la institución.

Es responsabilidad de la presidencia y vicepresidencia dotar de un software

contable (en caso de no disponer) al área contable financiero que cumpla las

disposiciones y parámetros del rector de las finanzas públicas.

Es responsabilidad del área contable financiero en caso de disponer de un

software contable realizar una evaluación sobre el funcionamiento del sistema y

comunicar si existiere algún inconveniente a presidencia, y bajo su autorización

adquirir otro software que cumpla los requerimientos, de lo contrario se deberá

seguir con su utilización.

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Página:127 de 144 Es obligatoria la capacitación al área contable financiero sobre el manejo del

software contable seleccionado.

Es responsabilidad de presidencia y vicepresidencia, dotar de la respectiva

capacitación al área contable financiero en temas relacionados a sus funciones

con el fin de que no exista desconocimiento y se produzcan errores.

Es obligatorio el ingreso de la “información contable” al software contable y

producir mensualmente información confiable y oportuna.

Es responsabilidad del área contable financiera manejar de forma adecuada y

oportuna todos los documentos relacionados a “contabilidad gubernamental” con

el fin de cumplir con las disposiciones legales (“clasificador presupuestario,

catálogo general de cuentas, normativas etc”.) Es responsabilidad del área contable financiero estar pendientes de cambios y

actualizaciones sobre contabilidad gubernamental o temas referentes y así

aplicar en el registro diario de las transacciones. Enviar la información contable del mes a reportar hasta el 30 del mes siguiente.

Es responsabilidad del área contable financiera remitir al “Ministerio de

Finanzas” la información financiera cuando lo requieran y dentro de los plazos

legalmente establecidos.

Es obligatoria la respuesta inmediata del área contable financiera y/o

presidencia cuando exista una comunicación por parte del Ministerio de

Finanzas ya sea para:

- Revisión de la información contable

- Actualización de normativa

- O esclarecer inconvenientes

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9.6.2 Descripción de actividades

Presidencia y área contable financiera 1 Adquirir un software contable que cumpla los

parámetros del Ministerio de Finanzas, si existiere se mantiene el mismo.

Área contable financiera 2 Capacitar sobre el manejo del software contable, normativa de contabilidad gubernamental, disposiciones legales, etc.

Área contable financiera 3 Una vez validados los expedientes por el procedimiento control previo al pago, se ingresa al software contable de forma cronológica y oportuna todos los documentos comprometidos de acuerdo al proceso contable jornalización, mayorización etc

Presidencia 4 Emitir solicitud al Ministerio de Finanzas para que se le otorgue a contador el usuario y clave para el respectivo ingreso de la información contable al sistema E-SIGEF.

Área contable financiera 5 Completar los formularios y documentos respectivos y presentará en las ventanillas del Ministerio de Finanzas para tener acceso al portal E-SIGEF.

Área contable financiera 6 Ingresar al portal E-SIGEF y cargar la información contable del mes anterior y validar dicha información hasta obtener la respuesta de cerrado, de lo contrario revisar los errores causados y corregir y repetir el proceso.

Área contable financiera 7 Informar y presentar a presidencia y Vicepresidencia el reporte del envió con éxito cerrado, de la información contable al sistema E-SIGEF.

Área contable financiera 8 Una vez cargada la información al “Ministerio de Finanzas”, no se podrá eliminar, modificar dicha información se debe continuar y realizar los ajustes necesarios en los meses posteriores.

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9.6.3 Formularios e instructivos • Diario general integrado

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Página:131 de 144 9.6.4 Diagrama de flujo

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10. PROCEDIMIENTO

“PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS”

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10.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para la

elaboración de los estados financieros del “Conagopare Pichincha”, de acuerdo a la

“normativa del sistema de administración financiera SAFI” según acuerdo No.447

del Ministerio de Finanzas.

10.2 ALCANCE

Todas las entidades que manejen recursos públicos, están obligados a la

preparación de “informes o reportes financieros”, este procedimiento establece los

criterios a observar en la preparación de los informes de apoyo para la toma de

decisiones y al control de los recursos públicos

10.3 BASE LEGAL

• “Constitución política del Ecuador”

• Código orgánico de planificación y finanzas

• Normativa del sistema de administración financiera SAFI.- según acuerdo

No.447 del “Ministerio de Finanzas”

• Normativa de “contabilidad gubernamental”

• Normas de control interno de la Contraloría General del Estado.

10.4 RESPONSABLES

• Presidente

• Vicepresidente

• Contadora

• Auxiliar contable

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10.5 DEFINICIONES

De acuerdo a las “normas de control interno de la Contraloría General del

Estado” menciona:

“405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental”

“El sistema de contabilidad de las entidades públicas se sustentará en la normativa

vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la

planificación y organización contables, objetivos, procedimientos, registros,

reportes, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la

documentación que sustentan las operaciones”.

“La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno,

orientado a que”:

- Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida en la

entidad.

- Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas

y en el período correspondiente.

- Se mantenga el control de los bienes de larga duración y de aquellos sujetos a

control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.

- Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.

- La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas

contables determinadas por la profesión.

- Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones

legales y por las necesidades gerenciales.

Según “el código de planificación y finanzas públicas” según los artículos:

Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- “Las máximas

autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar

por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los

servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable”.

El titular de la unidad financiera de la entidad legalizará con su firma y/o su clave, la

información financiera y/o estados financieros de sus respectivas entidades.

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Art. 157.- Agregación y consolidación de la información financiera.- “El ente

rector de las finanzas públicas recibirá, validará, analizará, clasificará y procesará

los datos contenidos en la información financiera elaborada por cada ente financiero

del sector público no financiero, con la finalidad de obtener estados financieros

agregados y consolidados, relativos a agrupaciones predefinidas y según

requerimientos de la administración del Estado”.

“Las políticas, normas técnicas y manuales de contabilidad establecerán la

naturaleza de la información financiera, así como su clasificación y la forma en que

deberá ser presentada”.

Art. 177.- “Información financiera, presupuestaria y de gestión para la ciudadanía”. - “Las entidades y organismos del sector público divulgarán a la

ciudadanía, la información financiera, presupuestaria y de gestión, sin perjuicio de

presentar esta información a los respectivos órganos de fiscalización y control, de

conformidad con la ley”.

Art. 181.- Si los funcionarios o servidores públicos de las entidades y organismos

del sector público no enviaren la información señalada en este código o en las

normas técnicas y en conformidad con éstas, dentro de los plazos previstos en

dichos instrumentos, se aplicará la sanción de hasta tres remuneraciones que

percibe el funcionario o servidor responsable del envío.

Se solicita de la manera siguiente, según la “normativa al sistema de

administración financiera”:

“3.4.1.3 Informes obligatorios”

En el ámbito público es obligatorio preparar y presentar periódicamente al

“Ministerio de Finanzas”, los siguientes reportes financieros:

Mensualmente, en la aplicación informática que el MEF ponga a disposición de las

instituciones que deban remitir información financiera:

• “Asiento de apertura”

• “Balance de comprobación de sumas (acumulado al mes del reporte)”

• “Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos (acumuladas al mes del reporte)”

• “Detalle de transferencias recibidas y entregadas”

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“En el mes de enero de cada año, con corte al 31 de diciembre, la información

financiera y presupuestaria que se precisa a continuación, a más de en la forma

indicada en el inciso anterior, se la entregará en forma impresa, debidamente

legalizada y con sus correspondientes notas aclaratorias”:

• “Balance de Comprobación Acumulado (8 columnas)”

• “Estado de Resultados”

• “Estado de Situación Financiera”

• “Estado de Flujo del Efectivo”

• “Estado de Ejecución Presupuestaria y sus anexos (cédulas presupuestarias de

ingresos y gastos)”.

“Internamente en cada ente financiero público deberá producirse, mensualmente, la

información financiera precisada en el inciso anterior y obligatoriamente, con corte a

una fecha determinada, cuando deban producirse cambios en la administración, la

cual servirá para que obligatoriamente se realicen las actas de entrega recepción

entre los servidores, funcionarios y dignatarios públicos entrantes y salientes”.

“3.4.2.2 Balance de comprobación. - presentará la información desde el 1 de

enero hasta la fecha de corte y será preparado en el formato de ocho columnas que

contendrá: el asiento de apertura, balance de flujos, balance de sumas y balance de

saldos”. “Las instituciones que disponen del SIGEF presentarán este reporte en el

formato del sistema”.

“3.4.2.3 Estado de resultados”. – “será preparado con los saldos de las cuentas

de ingresos y gastos de gestión, a los niveles 1 o 2, según constan en el catálogo

general de cuentas, determinando como resultados parciales los correspondientes a

explotación, operación, transferencias financieras y otros ingresos y gastos, antes

de obtener el resultado del ejercicio”.

“3.4.2.4 Estado de situación financiera”. – “será preparado con los saldos de las

cuentas a los niveles 1 y 2, según la apertura constante en el catálogo general de

cuentas; si hubiere más de una opción de agrupamiento para una misma cuenta,

respecto al corto y largo plazo, su saldo se desglosará en aquellas que

correspondan a su naturaleza y característica”.

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“En los activos y pasivos corrientes se informará la porción de corto plazo de las

inversiones financieras y deuda pública, de acuerdo con los plazos de vencimiento

de sus carteras, considerando que el corto plazo es de un año desde la fecha de

corte del estado; el largo plazo es cuando excede el tiempo antes señalado y se

informarán en los activos y pasivos de largo plazo”.

“3.4.2.5 Estado de flujo del efectivo”. – “se obtendrá aplicando el método directo,

a partir de obtener las fuentes y usos de fondos de los flujos de créditos de las

cuentas por cobrar y de los flujos de débitos de las cuentas por pagar,

respectivamente, y calculando separadamente el superávit o déficit corriente y de

capital; de la sumatoria de los conceptos antes indicados se obtendrá el superávit o

déficit total”. “La aplicación del superávit o el financiamiento del déficit, según

corresponda al resultado obtenido en el estado de situación financiera, se

determinará sumando al superávit o déficit de financiamiento, el resultado neto de

las variaciones en los flujos acreedores de las cuentas 113 y deudores de las

cuentas 213 que no tienen asociación a grupos presupuestarios, y las variaciones

no presupuestarias registradas en las cuentas de disponibilidades, anticipos de

fondos, depósitos y fondos de terceros y disminución de disponibilidades”.

“3.4.2.6 Estado de ejecución presupuestaria”. –“será preparado con los datos al

nivel de grupo presupuestario, obtenido de las cédulas presupuestarias de ingresos

y de gastos los cuales se los relacionará con los correspondientes a las

asignaciones codificadas a la fecha de corte del informe”. “Sus totales deberán ser

conciliados con los flujos acumulados deudores y acreedores de las cuentas por

cobrar y de las cuentas por pagar asociadas a la naturaleza del ingreso o del gasto,

respectivamente”. “La diferencia determinada en la ejecución, resultado de

comparar las sumatorias de los ingresos y gastos, se denominará superávit o déficit

presupuestario, según el caso”.

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“3.4.2.7 Cédulas presupuestarias”. –“de ingresos y gastos, que constituyen los

anexos del estado de ejecución presupuestaria, serán preparadas al nivel que se

hubiere aprobado el presupuesto, con sumatorias parciales a los diversos niveles

de agregación del clasificador presupuestario de ingresos y gastos, así como

también, a los diversos niveles funcionales y programáticos institucionales”.

“3.4.2.8 Notas a los estados”. – “En los estados básicos será requisito

indispensable incorporar notas explicativas respecto de situaciones cuantitativas o

cualitativas que puedan tener efecto futuro en la posición financiera o en los

resultados obtenidos”.

“3.4.2.9 Detalle de transferencias recibidas y entregadas”.- “Se detallará

mensualmente la fecha, número de asiento y valor de los aportes fiscales y las

transferencias de fondos, corrientes y de capital, recibidas y entregadas, realizadas

entre instituciones del sector público no financiero”. “La información de las 82

transacciones registradas en la contabilidad por estos conceptos se la obtendrá de

los auxiliares de las respectivas cuentas por cobrar y por pagar”. “Para remitir la

información mensual los rindentes utilizarán la página web del Ministerio de

Finanzas y las aplicaciones informáticas puestas a su disposición; la remisión de

impresos operará por la vía de correo que asegure su más pronto destino u otra

forma que se establezca”.

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10.6 MÉTODOS DE TRABAJO 10.6.1 Políticas y lineamientos

Es responsabilidad del área contable financiero revisar que todos los

registros contables estén sustentados cumpliendo el procedimiento control

previo al pago.

Es obligatorio del área contable financiero la elaboración de los estados

financieros básicos de forma mensual los siguientes:

- “Balance de Comprobación”

- “Estado de Resultados”

- “Estado de Situación Financiera”

- “Estado de Flujo del Efectivo”

- “Estado de Ejecución Presupuestaria”

- “Notas a los Estados Financieros”

- “Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos”

Así como también sus “notas aclaratorias” de ser necesario.

Es responsabilidad de presidencia y el área contable financiera remitir al

“Ministerio de Finanzas” la información financiera y presupuestaria,

cumpliendo los plazos legalmente establecidos según art.152 del “código de

planificación y finanzas públicas”.

Es obligatoria dar a conocer sobre la información financiera y presupuestaria

del “Conagopare Pichincha” a presidencia, vicepresidencia y comité de

gestión.

Es responsabilidad de presidencia y el área contable financiera legalizar

dichos estados financieros como revisión y aprobación.

Serán archivados conjuntamente con sus notas aclaratorias, los mayores, sus

auxiliares y otros.

Es responsabilidad del área contable financiero que toda la documentación

financiera y presupuestaria sean clasificados, encuadernado o empastados

y foliados. Es responsabilidad del área contable financiero generar, guardar,

imprimir y conservar la información contable que permite emitir estados

financieros del Conagopare Pichincha de forma digital y documental.

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Es responsabilidad del área contable financiera que toda la documentación

financiera y presupuestaria sean clasificados, encuadernado o empastados

y foliados.

Es responsabilidad del área contable financiera determinar los indicadores de

gestión y financieros de acuerdo a las actividades del “Conagopare

Pichincha”.

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10.6.2. Descripción de actividades

Área contable financiera 1 Una vez ingresada la información contable según el procedimiento anterior, se genera los respectivos “estados financieros” y presupuestarios de acuerdo a la “norma técnica de contabilidad gubernamental” 3.4.1.3 Informes obligatorios

Área contable financiera 2 Presentar a presidencia y vicepresidencia los informes financieros cada mes para su aprobación y respectiva legalización.

Presidencia y el área contable financiera 3

Remitir los estados financieros solicitados en

cumplimiento al “Ministerio de Finanzas” al

Art.152 del Código de Planificación y Finanzas

Públicas.

Área contable financiera 4 Archiva el documento de constancia por parte del “Ministerio de Finanzas” que se entregó los “estados financieros”, dando cumplimiento al Art. 152.

Área contable financiera 5 Imprimir toda la documentación contable diario general, mayor general, estados financieros, cédulas presupuestarias y notas aclaratorias hasta generar un libro encuadernado y foliado.

Presidencia y área contable financiera 6 Legalizar todos los informes financieros como

responsables de la documentación.

Área contable financiera 7 Conserva en archivo activo y digital los mencionados libros ya que posteriormente solicitara la CGE para una posible auditoría financiera y de gestión.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP-CF 001

AREA CONTABLE FINANCIERA 10.PRESENTACIÓN DE ESTADOS

FINANCIEROS

FEBRERO 2016 Versión:1.0

Página:143 de 144 10.6.3 Formularios o instructivos

• “Estado de Situación Financiera”

• “Estado de Resultados”

• “Estado de Flujo del Efectivo”

• “Aplicación del superávit o financiamiento del déficit”

• “Estado de Ejecución Presupuestaria”

• “Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos”

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP-CF 001

AREA CONTABLE FINANCIERA 10.PRESENTACION DE ESTADOS

FINANCIEROS

FEBRERO 2016 Versión:1.0

Página:144 de 144 10.6.4. Diagrama de flujo

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FORMATOS

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Anexo 1.6.3.2

FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES y/o SERVICIOS

DE: No.

PARA:

FECHA:

CANTIDAD CONCEPTO PARTIDA PRESUPUESTARIA PARA SER UTILIZADO EN

Solicitado por:

Autorizado por:

'---------------------------------

-------------------------------------

Patricia Tonato

Gabriel Noroña Contadora

Presidente

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Anexo 1.6.3.3

ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN 016-2015

En la ciudad de Quito, a los 01 días del mes Julio del 2016, comparecen a la celebración de la presente ACTA DE ENTREGA RECEPCION, la Sr. Gabriel Noroña PRESIDENTE de CONAGOPARE PICHINCHA y por otra parte la Sra. Patricia Tonato CONTADORA GENERAL de CONAGOPARE PICHINCHA quien recibe libre y voluntariamente lo siguiente:

CANTIDAD CONCEPTO ESTADO

VALOR

Para constancia de lo actuado, las partes firman en dos ejemplares del mismo tenor, en la fecha y día indicado al inicio de este documento. ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME ------------------------------ ----------------------------------- Sr. Gabriel Noroña Sra. Patricia Tonato C.I. 1709840365 C.I. 1716218175 PRESIDENTE CONTADORA

SUBTOTAL TARIFA 0 % 0,00 14% IVA

TOTAL

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ANEXO 1.6.3.4

ANEXO 1.6.3.5

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ANEXO 1.6.3.6

AUTORIZACION DE PAGOS

Quito, 26 de Junio, del 2016

Licenciada

Patricia Tonato

CONTADORA CONAGOPARE PICHINCHA

Presente.- De mi consideración: Por medio del presente solicito a Usted realizar el pago correspondiente y depositar a la cuenta de:

PROVEEDOR CONCEPTO VALOR DOCUMENTO

Gasto perteneciente al CONAGOPARE PICHINCHA.

Atentamente,

Sr. Gabriel Noroña

PRESIDENTE CONAGOPARE PICHINCHA

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ANEXO 2.6.3.1

CONAGOPARE PICHINCHA

PROFORMA PRESUPUESTARIA 2016

INGRESOS PRESUPUESTARIOS TOTALES 0,00

CODIGO DENOMINACION

PARCIAL

SUBTOTAL

1,8 TRANSFERENCIAS Y DONACIONES CORRIENTES

1.8.01 Transferencias Corrientes del Sector Publico

1.8.01.02 De Entidades Descentralizadas y Autonomas

1.8.01.04 De Gobiernos Autonomos Descentralizados

1.8.01.05 De Entidades Descentralizadas y Autonomas

3 INGRESOS DE FINANCIAMIENTO

3,7 SALDOS DISPONIBLES

3.7.01 Saldo en Caja- Bancos

3.7.01.01 De Fondos de Gobierno Central

3,8 CUENTAS PENDIENTES POR COBRAR

3.8.01.01 De Cuentas por Cobrar

GASTOS PRESUPUESTARIOS TOTALES 0,00

5 GASTO CORRIENTE 0,00

5,1 GASTOS EN PERSONAL

5.1.01.05 Remuneraciones Unificadas

5.1.02.03 Decimotercer Sueldo

5.1.02.04 Decimocuarto Sueldo

5.1.05.07 Honorarios

5.1.06.01 Aporte Patronal

5.1.06.02 Fondo de Reserva

5.1.07.07

Compensación por Vacaciones no Gozadas por Cesación de Funciones

5.3.01.01 Agua Potable

5.3.01.04 Energía Eléctrica

5.3.01.05 Telecomunicaciones

5.3.01.06 Servicio de Correo

5.3.02.08 Servicio de Vigilancia

5.3.02.09 Servicio de Aseo

5.3.03.01 Pasajes al Interior

5.3.03.03 Viaticos y subsistencias en el Interior

5.3.04.02

Edificios, Locales, Residencias y Cableado Estructurado (Instalación, Mantenimiento y Reparaciones)

5.3.04.04 Mantenimiento y Reparación de Equipos y Sistemas Informáticos

5.3.04.05 Vehiculos

5.3.07.02 Arrendamiento y Licencias de Uso de Paquetes Informáticos

5.3.08.02 Vestuario y Lenceria

5.3.08.03 Combustibles y Lubricantes

5.3.08.04 Material de Oficina

5.3.08.05 Materiales de Aseo

5.3.08.06 Herramientas

5.3.08.07 Materiales de Impresión,Fotografia,Reproducción y Publicidad

5.3.08.13 Repuestos y Accesorios

5.7.02.01 Seguros

5.7.02.03 Comisiones Bancarias

5.7.03.01 Dietas

7 GASTOS DE INVERSIÓN 0,00

7,1 GASTOS EN PERSONAL PARA INVERSIÓN

7.1.01.05 Remuneraciones Unificadas

7.1.02.03 Decimotercer Sueldo

7.1.02.04 Decimocuarto Sueldo

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7.1.06.01 Aporte Patronal

7.1.06.02 Fondo de Reserva

7.1.07.07

Compensación por Vacaciones no Gozadas por Cesación de Funciones

7.3.02.04 Edisión,Impresión,Reproducción y Publicaciones

7.3.02.05 Espectáculos Culturales y Sociales

7.3.02.06 Eventos Públicos y Oficiales

7.3.02.07 Difusión,Información y Publicidad

7.3.03.01 Pasajes al Interior

7.3.03.02 Pasajes al Exterior

7.3.03.03 Viaticos y subsistencias en el Interior

7.3.03.04 Viaticos y subsistencias en el Exterior

7.3.04.02 Edificios, locales y Residencias

7.3.04.03 Mobiliarios

7.3.04.04 Vehiculos

7.3.06.01 Consultoria, Asesoria e Investigacion Especializada

7.3.06.02 Servicios de Auditoría

7.3.06.03 Servicio de Capacitación

Capacitacion al exterior

capacitacion A Presdientes, Vocales y Secretaria/tesorera

7.3.06.04 Fiscalizacion e Inspecciones Tecnicas

7.3.06.05 Estudio y Diseño de Proyectos

7.3.07.01 Desarrollo de Sistemas Informaticos

7.3.07.04 Mantenimiento y Reparación de Equipos y Sistemas Informáticos

7.3.08.03 Combustibles y Lubricantes

7.3.08.04 Materiales de Oficina

7.3.08.12 Material Didactico

7.3.08.13 Repuestos y Accesorios

8.4.01.03 Mobiliarios

8.4.01.04 Maquinarias y Equipos

8.4.01.05 Equipos,Sistemas y Paquetes Informáticos

9.7.01.010 De Cuentas por Pagar

TOTALES 0,00 0,00

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ANEXO 3.6.3.3

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ANEXO 3.6.3.1

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ANEXO 6.6.5.3

CONSEJO NACIONAL DE GOBIERNOS PARROQUIALES RURALES DEL ECUADOR-PICHINCHA

ORDEN DE MOVILIZACION

FECHA DE EMISION 11 MARZO DEL 2016 No. 309

DATOS DEL VEHICULO:

MARCA: MAZDA COLOR: BLANCO AÑO: 2009

TIPO: DOBLE CABINA

PLACA: PEP-1086

MOTOR:

CHASIS: G6E, SOHC-12V

DATOS DE LA COMISION:

FECHA DE INICIO ####### FECHA DE TERMINO 11-mar-16

RUTA: PINTAG - QUITO

QUITO - PINTAG

DATOS DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES:

NOMBRE DEL FUNCIONARIO : SR. GABRIEL NOROÑA C.I.

170984036-5

CARGO

PRESIDENTE DEL CONAGOPARE-P

NOMBRE DEL CHOFER

SANCHEZ DE LA CRUZ ROBERTO CARLOS

C.I.

171782567-1

CARGO CONDUCTOR-CONAGOPARE PICHINCHA

NOTA: El presente SALVOCONDUCTO será presentado a las autoridades de tránsito, cuando sea requerido,

de acuerdo al Art. 116 del Reglamento General de Bienes del Sector Público

AUTORIZADO POR

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ANEXO 6.6.5.2

Acta Administrativa Para La Baja De Bienes Muebles Dañados y Obsoletos

Autorización

En la ciudad de Quito, del día 03 de Marzo del año 2015, en el lugar que ocupan las instalaciones del Conagopare Pichincha ubicada en las calles Manuel Larrea No. 1345 y Antonio Ante. Pone en conocimiento la Lic. Patricia Tonato con C.I. 1716218175 CONTADORA GENERAL, que existen activos para dar de baja según los registros de inventarios con el objeto de formalizar la baja definitiva de los bienes que se encuentran en mal estado y detallados en formato anexo al acta de validación. Comparecen el …………………., Presidente del Conagopare Pichincha, la Ing. Jimena Villacis, Directora Financiera y el Ing. Edgar Vásquez Técnico de Comunicación Social como CUSTODIO DEL BIEN, quienes son testigos y pueden verificar el estado del siguiente bien:

Código Fecha de

Adquisición

Descripción del Bien

VALOR Denominación o

Clase de Activo

Estructura del bien Marca Modelo Color Serie

Dimensión

1410107.049 16/03/2011 CPU Electrónica Altek Pentium 4 negro 6808110900250 483.00

Los que en la presente participan, dan fe de que se realizó el acto por el que nos encontramos reunidos, con el objeto de levantar la presente acta, para dar de baja los bienes que se detallan en el anexo, que forma parte integral de ésta, y declara que como resultado del análisis practicado a la existencia de dichos bienes, se determina que los mismos se encuentran en condiciones inútiles a criterio de los presentes, por lo que su reparación resulta incosteable, determinándose como destino final que permanezca en la sala de sesiones ya que no se cuenta con un departamento de bodega. Damos Fe, Quito, 03 de Marzo del 2015.

Tlgo.Wilson Rodríguez Ing.Jimena Villacis PRESIDENTE DIRECTORA FINANCIERA

Sra. Patricia Tonato Ing. Edgar Vasquez CONTADORA CUSTODIO

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ANEXO 8.6.3.3

REPORTE DE CONTROL *** TRASFERENICAS SPI-SP ***

INSTITUCION : CONAGOPARE PICHINCHA FECHA REPORTE : QUITO, 2016/10/27 00:49 FECHA AFECTACION : 10/02/2016

INSTITUCION PAGADORA #PAGOS US$ MONTO

1410034 BANCO DE FOMENTO 1 2679,22 1600022 BANCO PICHINCHA 4 3623,03

TOTALES:

5 6302,25

Número de control: a755 - 2aee - 7b06 - 88cb - 1b84 - 691d - 7c4e - 9273

GABRIEL NOROÑA PATRICIA TONATO PRESIDENTE CONTADORA CONAGOPARE PICHINCHA CONAGOPARE PICHINCHA

PARA USO INTERNO DE LA ENTIDAD PUBLICA