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Bogotá, D. C

Señor Docente LUlS EDUARDO VARELA REBELLÓN Secretario General FEDERACION COLOMBIANA DE EDUCADORES Carrera 13 A Numero 34 - 54 Ciudad w d . u)

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MINISTERIODE EDUCACION NACIONAL 07-12-2011 02:46:06 Al Contestar Cite este Nro.: 2011EE71951 O 1 Fo1:l Anex:O Origen: Sd:3625 - SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL ~ Destino: FECODE 1 LUlS EDUARDO VARELA Asunto. ER-105338 RETENCION EN LA FUENTE

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Observ: ANEXO LO ENUNCIADO - - - - l

Asunto: Respuesta comunicacion 201 1 ER 105338 Consideraciones parametrización Retención en la Fuente sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos.

Apreciado Señor Varela:

Acusamos recibo de su comunicacion de la referencia relacionada con los descuentos que se aplican en diciembre por concepto de retención. Al respecto le informamos que su solicitud fue remitida al equipo de modernización de secretarias de educación para que se tuvieran en cuenta sus planteamientos y su articulación con lo parametrizado en el sistema de nómina. Le anexamos los principales apartes de la respuesta enviada por el gerente del proyecto, doctor Luis Guillermo Gómez.

"Dando respuesta a los temas relacionados con el proceso de liquidación de Retención en la Fuente que usted plantea en la comunicación 20l lER 105338 , nos pemitimos iniciar éste oficio recordando que el articulo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, establece que "Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones",

Adicionalmente, en los Artículos 383 y 384 del Estatuto Tributario Colombiano, se establecen los conceptos sujetos a retención en la fuente, dentro de los cuales se encuentran, entre otros, "los ingresos salariales desprendidos de toda relación laboral, distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, y establecen la obligatoriedad de aplicar retención en la fuente a los pagos gravables efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentar;al', y definen las tablas y escalas Oadas para la retención de acuerdo con los montos percibidos, convertidos en Unidades de Valor Tributario.

Así mismo, en el Artículo 206 del Estatuto Tributario Colombiano se establecen los conceptos que se exceptúan de la obligatoriedad tributaria, los cuales enumeramos a continuación:

Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C. Colombia

Conmutador: (057) (1) 222 2800 - Fax (057) (1) 222 4963

www.mineducacion.gov.co

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Reoública de Colombia

P Indemnización .por accidente de trabajo o enfemedad o que impliquen protección a la maternidad, > Gastos de entierro del trabajador. P Gastos de representación de funcionarios oficiales. P Exención para miembros fuerzas armadas. P Pagos indirectos que realice el Patrono por efectos de Salud o Educación de Empleados.

Ahora bien, con base en las normas anteriormente citadas y respondiendo a los puntos que enuncia en su comunicación, me permito precisalle que el software de Gestión de Recursos Humanos, Humano @, realiza la liquidación de la retención en la fuente para ingresos laborales con total apego Código Sustantivo del Trabajo y al Estatuto Tributario Colombiano , realizando el cálculo de conformidad con los períodos de causación y no exclusivamente con el período de pago. Para el caso paríicular que usted menciona y al que puntualmente hacen referencia los conceptos de la DIAN, le manifestamos que cuando se realizan pagos retroactivos de un factor, que por diversas razones no se pagó en el mes correspondiente, el procedimiento indica que se distribuyan los pagos que realiza el empleador, por efecto de acumulación de estos factores, en los meses en los cuales debieron ser cancelados, con el fin de no inflar, para efectos de retención, el mes en que se realiza el pago, y determinar si en los meses de causación del pago se constituyó base para aplicar Retención en la fuente. Es decir pagos tales como horas extras y bonificaciones que las Secretarías pagan de manera acumulada por situaciones diversas, no deben ser aplicados al mes de pago, sino que deben ser distribuidos, en el somare de Recursos Humanos, de acuerdo con su causación, y por lo tanto, la secretaría de educación debe velar por el cargue adecuado de dicha información.

De otra paríe, es necesario aclarar que el único concepto que siendo base para retención en la fuente, pero que no se debe sumar con los demás emolumentos del mes, es la Prima de Navidad, la cual se calcula por separado en el mes correspondiente y que para efectos prácticos en el Sistema de Información se trabaja como un proceso independiente, buscando que no constituya base de Retención del mes de diciembre.

Es necesario reiterar que la actual parametrización del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, HumanoB, está fundamentada en las normas arriba mencionadas, sin embargo pueden existir prácticas de uso del sistema en las secretarías de educación que deben ser revisadas cuando se presenten inconsistencias en la liquidación de la nómina en las secretarias de educación, y las cuales procedemos a enunciar

f . Cargue en el mismo mes, por parte de las Secretarías, de novedades de pago por valores retroactivos (horas extras, bonificaciones, sobresueldo), sin discriminar los meses de causación que generan este pago acumulado. Lo que afecta la base del período.

2. Errores en los procesos de liquidación, generada a partir de la rotación de personal al interior de la Secretarías sin los debidos empalmes, capacitación, o sin contar con personal que cumpla el perfil requerido. En este sentido, el Ministerio dispone de personal de apoyo por mesa de ayuda y asistencia técnica dispuesta a solucionar las 24 horas las dudas de las Secretarías de Educación.

Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C. Colombia

Conmutador: (057) (1) 222 2800 - Fax (057) (1) 222 4963

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Ministeriv de Educación Nacional

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3. Falta de conocimiento de los procedimientos de retención establecidos en el Estatuto Tributario, los cuales dependiendo de las condiciones del trabajador pueden ser benéficos en términos de Tributación. Al respecto se ha indicado a las Secretarías de Educación, que con base en un análisis de las condiciones de sus colaboradores se debe verificar la viabilidad del cambio, al finalizar el año fiscal, de procedimientos 1 a procedimiento 2, situación que beneficiaría un amplio espectro de los trabajadores al servicio de la educación

Igualmente señala que a lo largo del año y es especial se ha realizado capacitación en este sentido funcionarios de las secretaria de educación y que durante los meses de noviembre y diciembre de 201 1 se intensifica el soporte en este sentido a las entidades nominadoras. De la misma forma se expidió la Directiva Ministerial No, 28 de la cual anexo copia.

Cordial saludo, ?

GLllLLERM RAMIREZ RAMIREZ Subdire tor e Monitoreo y Control 4 Anexo lo enunciado Revisó Maria Cristina Garcia Proyectó Jeanette Sofía Rodriguez

Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953

www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@rnineducacion.gov.co

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Ministerio de Educación Nacional

Republica ct' Colnrr:t,ia

DIRECTIVA MlNlSTERlAL N" 2 8

PARA: GOBERNADORES. ALCALDES Y SECRETARIOS DE EDUCACIQN BE DEPARTAMENTOS, DISTRITOS Y MUNICIPIOS CERTIFICADOS

DE: MINISTERIO DE EDUCACIIN NACIONAL

ASUNTO' Proccdicniento para la Iiyuidacirin de descuentos por concepto de Iri rfttcncri~ri en la fuerite y devoluci6n de ví3iores retenidos en exceso, cr-i pagos laborales.

FECHA: - D I C . 2m Con base en los conceptos que en relación con el lema del asunto ha expedido la Direccion de Impuestos y Adi~anas Nacioriales, DIAN, teniendo en cuenta los acuerdos alcanzados con la Federación Colombiana de Educadores FECODE, y con el fin de evitar descuentos indebidos o en exceso en la Iiquidacion de la retención en la fuente sobre pagos de carácter laboral, el Mnnistero de Educación Nacional recuerda lo s~guiente

? Desc~ento para relencicrl e!? la fciente

La retención en lo ft~ente q:ie debe practicarse por salarios, se hace atentlrendo los procedirnienfos previstos en los artículos 355 y 386 del Estdtuto Trrbutario y sus CeCretos reglnmentarios, aplicando los porcerltales rndrcadoc p,irn el efecto

De acuerdo con tos conceptos 001 138 de 1993 y 047441 de 2005 emitidos por la DIAN, "La iaeft?nclov; éi7 l;! fuente, c~ando SO pagat.; mesadas retroacti~/as. debe Iiquidarse esfableciendo q i ~ e porceritaje del pago rerroactko corresponde a cada mes y 170

acurnulánd~ios para apl~car !a retencidn sobre dicho vabr. "

De conforrri~dad con el artículo 6" del Decreto 1189 de 1988, "Cuan& se efectúen retencior:es sor coticepto del impuesto sobre /a renta y tompiementarios. eri un valor superlor al qrrc ha dt3b1d0 efectuarse el agede retenedor podrá relntecjrar los ValOff?S rc?fer)aos exceso o ~ndebidamr?nte. previa sol!cltud escrrta del afectado CQP ¡a !etencror?. acompariada de las pruebas, errando a ello hubiere lugar.

F I I el tn~snio perlodu o1 cl cual ci agente retenedor efecfuc e1 ~cspect:r/o [e~ntcgro podt-a desco~?tar este va101 (Yt? las reter~c~ones en la fi~enfe por dectafar y co~is~gfiar. Cunr?do ef

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Ministerio de Educación Nacional

Repubiica de Colotrbia

28 rnortlo de las retencior~es sea insuficiente podrá efedrrar e/ descuento de/ saldo @67 los períodos srgulenles.

Para que proceda el descuento. el retenedor deberá anular ei certiftcadv de ret~nción ea, la fuente. SI ya lo hnb~ere expedido y conservarlo junlc con la soiiofud escrita del interesado.

Cuando el reintegro so salicile c;rr el año fiscal s/guier!t@ a aquel en ei cual se efectuó ia rctcncion. el so!icitante deberd. ademas. rnon!feslar expresamepte en su petición que /a retencttirr rlo /?a sido ni sera Nnputada en /a declaración de rerita correspondicanfe. "

En cons:deraciot~ de lo aqiii serlalddo las aa~turid¿des r1ori-irnadcras dehen proceder a efec!irdr las acciones perlineotes 3 que haya fuc;ar en cuwplrni~ento de la normatividad vigenlo

CAMPO SAAV k DRA cacibn ivac~onal