Responsabilidades, funciones y tareas de los Delegados Nacionales

al Codex Alimentarius y Representantes del CCLAC

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Un taller de capacitación y de toma de conciencia sobre la importancia estratégica del Codex Alimentarius, realizado el 21 y 22 de febrero de 2012 en Costa Rica, permitió identificar las responsabilidades, funciones o tareas que un Delegado

Nacional1 debe cumplir para realizar una adecuada representación y optimizar los beneficios que el país obtenga de su actividad.

Adicionalmente, se discutieron las funciones que debería tener el Delegado como responsable del Comité Coordinador del Codex Alimentarius para América Latina y el Caribe (CCLAC). El taller aprovechó que Costa Rica es actualmente el coordinador del CCLAC.

Aunque cada nación puede tener ya establecido todo un protocolo de selección y delegación de funciones y responsabilidades para sus representantes, se ha considerado pertinente compartir el resultado de este taller como insumo para retroalimentar la gestión de los comités y subcomités Codex en los diferentes países.

Los elementos aquí presentados son básicos y puede que algunos no apliquen debido a los mecanismos o protocolos establecidos nacionalmente. Sin embargo, su recopilación pretende ayudar sobre todo a aquellas naciones que no tienen procedimientos establecidos o apenas inician un proceso de fortalecimiento institucional.

Este documento es un esfuerzo conjunto del Ministerio de Economía Industria y Comercio de Costa Rica, como responsable del punto focal y coordinador del CCLAC, la Oficina del Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) en Costa Rica y del Programa de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad de Alimentos de esta agencia interamericana de cooperación.

Presentación

1. Cuando en esta publicación se emplea el pronombre masculino al referirse a los Delegados se entiende que se refiere de igual manera a las Delegadas, salvo en los casos en que el contexto indique lo contrario.

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Preguntas frecuentes sobre el papel

del Delegado Nacional¿Qué es un Delegado Nacional? El Delegado Nacional es la persona que ha sido designada y

acreditada para representar al país y sus intereses en una reunión Codex. Puede ser delegado único, cabeza de la delegación o miembro de la delegación.

¿Quién designa al Delegado Nacional? El Delegado Nacional puede ser designado por el Comité Nacional Codex, el Comité Técnico o por la institución responsable del tema, mediante un procedimiento prestablecido que tenga el país u otro mecanismo o institución. No es recomendable que la designación sea política, o responda a intereses individuales y no a los nacionales.

¿Qué es un Delegado Nacional con responsabilidad como representante del CCLAC? Es aquel Delegado que, además de representar a su país en una determinada reunión del Codex, debe representar al CCLAC, teniendo así una doble responsabilidad, con intereses y funciones que deben ser claramente identificados y manejados de manera separada.

¿Puede un Delegado ser nombrado en más de un Comité Codex? Sí, los Comités Codex tienen diferente enfoque, demanda técnica o cobertura, lo cual permite que una misma persona pueda participar en más de un Comité y cumplir satisfactoriamente sus funciones. No se debe, sin embargo, nombrar a una misma persona en más de un Comité sin justificación, o sin el análisis del perfil técnico y exigencias del respectivo Comité. Existen comités con características técnicas muy diferentes; por ejemplo, de residuos de plaguicidas, nutrición y alimentos para regímenes especiales, lo que aconseja que a estos deberían designarse delegados diferentes. A la Comisión Codex y a Principios Generales, en cambio, podría eventualmente ser designada una misma persona.

¿Cuál es el riesgo de designar a un Delegado sin experiencia para las reuniones Codex? Aunque es inevitable en algunas ocasiones, y normal en muchos países, se debe reconocer que un Delegado sin experiencia no cuenta con todas las herramientas necesarias para representar a su país de la mejor forma.

¿Qué ventaja tiene una delegación constituida por más de un miembro? Si todos los miembros de la delegación fueron designados siguiendo las buenas prácticas de selección, definitivamente será mejor que una delegación constituida por un único miembro. Son muchas las ventajas: mayor cobertura de reuniones y de lobby o cabildeo, posibilidad de llevar diferentes especialidades, tener un proceso de entrenamiento a delegados alternos, etc.

¿Pueden los miembros de la delegación pertenecer a diferentes sectores? Sí. La multisectorialidad también ayuda a que los países aborden las reuniones con mayores capacidades. Se reconoce que algunos países prefieren que sus delegaciones internacionales representen a un solo sector o institución; en tales casos, la articulación con otros sectores se da por otras vías.

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RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL DELEGADO

A continuación se presentan los resultados de los grupos de trabajo que identificaron responsabilidades de los Delegados Nacionales y de los Delegados que tienen a su cargo la coordinación del CCLAC. Nuevamente, se reconoce que las particularidades de cada país pueden ocasionar que ciertas responsabilidades identificadas ya estén siendo implementadas o no sean pertinentes. Lo que aquí se expone no son más que recomendaciones emanadas de un taller de ámbito nacional.

Delegado Nacional

I) Responsabilidades previas a la reunión

a) Preparación del Delegado 2

• Conocer el manual del IICA sobre “Bue-nas Prácticas de Participación en las re-uniones del Codex”.

• Llevar el curso en línea sobre Codex Ali-mentarius impartido por la FAO.

• Conocer el documento “Como aumen-tar la participación en las actividades del Codex” desarrollado por la FAO/OMS.

• Llevar el curso en línea sobre Medidas Sanitarias y Fitosanitarias (MSF), impar-tido por la Secretaría del Comité MSF de la Organización Mundial del Comercio (OMC).

• Fortalecer su conocimiento técnico, o ser retroalimentado por los expertos del país sobre aspectos científicos cuan-do la materia a tratar en la reunión no sea de su completo dominio; además, determinar los aspectos relevantes para su país y para su posición negociadora.

• Informarse sobre los procedimientos básicos para el funcionamiento del Co-dex, cuando sea necesario. El “Manual

Representante del CCLAC

I) Responsabilidades previas a la reunión

a) Coordinación del CCLAC

• Identificar los países que asistirán a la reunión.

• Conocer si los países de la región han enviado posiciones escritas (conocidas como CRD).

• Coordinar una reunión virtual con la re-gión: hacer convocatoria para analizar los temas que son importantes desde el punto de vista regional, y compartir la posición.

• Conocer las posiciones de todos los paí-ses.

• Coordinar con otras regiones los temas estratégicos.

• Cuando exista, conocer la historia de las negociaciones.

• Solicitar la información de contacto de las demás delegaciones y Delegados de la región.

• Mantener un diálogo permanente con los otros Delegados mediante vías elec-trónicas, como el chat.

2. La aplicación de algunas de estas recomendaciones depende del tiempo previo que tenga el Delegado. Otras debería seguirlas independientemente del tiempo que tenga previo a la reunión (como las lecturas y cursos de capacitación).

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Delegado Nacional Representante del CCLAC

de Procedimientos” de la Comisión del Codex Alimentarius” no debe faltar en el material de viaje, así como su lectura y comprensión.

b) Preparación de la posición país3

• Asegurarse de recibir los documentos que serán discutidos. Se espera que el Delegado los baje del sitio web del Codex o los reciba del punto focal, tan pronto estén disponibles.

• Informarse de reuniones anteriores del Comité en cuestión, con el fin de actuali-zarse sobre el desarrollo histórico de los temas y de las diferentes posiciones en negociación.

• Sensibilizar sobre los temas relevantes para el país a los delegados del Comité Técnico, si fuese necesario, y al personal técnico de apoyo.

• Buscar opiniones de los sectores inte-resados o que podrían facilitar algún tipo de insumo o análisis (tales como el sector privado, académico, consumido-res, científicos o profesionales indepen-dientes).

• Desarrollar análisis técnicos que identi-fiquen ventajas, oportunidades o reper-cusiones para el país.

• Realizar reuniones del Comité Técnico, compartir con los miembros los docu-mentos y consensuar la posición (aval).

• Informar al punto de contacto nacional sobre la participación y resultados de las reuniones previas.

• Realizar reuniones previas con el Comi-té Nacional.

• Contribuir a definir la posición país en forma clara y el margen de negociación.

• Conocer las posiciones de otros países, para facilitar la negociación.

b) Participación en reuniones

• Comunicarse con la embajada o consula-do del país.

• Coordinar reuniones previas a la re-unión: solicitud de salas, buscar aliados para la interpretación, etc.

• Llevar una agenda de temas de interés y resultados de la reunión virtual.

• Tener los puntos de contacto con el coor-dinador regional, en caso de emergencia.

• Interactuar con los actores de la reunión• Contactar previamente a los miembros

del CCLAC para difundir criterios (bus-car Delegados de cada país miembro del CCLAC).

3. La posición país puede ser iniciada en su redacción o análisis por una o varias personas que podrían conformar el Comité Técnico. Cada tema o Comité del Codex puede ser abordado de manera diferente, dependiendo de la organización o las características propias del asunto. Por lo tanto, estas recomendaciones son un listado de acciones que podrían darse o no, de acuerdo con las características del país.

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Representante del CCLACDelegado Nacional

c) Posición País/Región

• En caso de una delegación uniperso-nal, llevar y tener claras las diferen-cias de la posición nacional respecto a las de otros países de la región.

• Conocer el margen de acción o las competencias del Delegado, conocer hasta dónde puede apoyar; saber las decisiones que puede tomar ante los temas tratados

• Conciliar posiciones mediante un proceso de negociación.

• Facilitar la elaboración de una posi-ción regional.

• Llevar directrices de los pasos a se-guir en caso de que no exista consen-so entre los países miembros.

• Ofrecer apoyos a otras regiones; rea-lizar alianzas estratégicas entre re-giones.

c) Preparación del viaje

• Si hubiera problemas financieros para asistir, identificar con anticipación posibles fuentes de financiamiento y gestionarlas adecuadamente en tiempo y forma. Tal es el caso del fondo fi-duciario de la FAO o el programa de apoyo a la participación en los Comités del Codex imple-mentado por el IICA.

• Coordinar o gestionar la inscripción ante la Secretaría del Codex de todos los parti-cipantes.

• Prever las gestiones administrativas y trá-mites de salida ante la institución (acuerdo de viaje o salida, permisos oficiales, presu-puesto, viáticos, tiquetes, etc.) con tiempo suficiente.

• Asegurarse del cumplimiento de los requi-sitos para asistir a la reunión. (Pasaporte, permisos, visas, vacunación o cualquier do-cumento necesario adicional).

d) Preparación de la reunión

• Conocer la agenda y documentos de trabajo.• Tener priorizados los temas.• Llevar un portafolio con todos los docu-

mentos (impresos y digitales).• Estudiar los documentos a tratar en la re-

unión del Comité. • Tener los puntos de contacto de su país (per-

sonal técnico, miembros de secretaría de Co-dex, correo electrónico, teléfono), para tener comunicación en caso de ser necesario. De ser posible, tener comunicación permanente y en tiempo real con sistemas de comuni-cación (Skype, Messenger o cualquiera que cumpla con estas funciones).

• Si existen, tener los contactos con la emba-jada o el consulado en el país o la ciudad, y coordinar que un delegado de la misión diplomática, si es del caso, lo acompañe a la reunión. Los delegados de las misiones diplomáticas pueden tener un rol activo en el apoyo al Delegado de Capital.

• Participar en los procesos preparatorios que establezca el CCLAC.

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Delegado Nacional

II) Responsabilidades durante la reunión

• Asistir a todas las reuniones: formales, informales, talleres de coordinación.

• Participación activa, efectiva y eficiente.• Conocer y seguir el protocolo del Codex.• Hablar claro, con propiedad y ser

conciso.• Tener los documentos a mano: verificar

si hay documentos de sala (CRD).• Leer aquellos documentos que no hubie-

ran sido enviados a tiempo.• Saber cuál es el país coordinador de la

región y su representante.• Participar, exponer, sustentar y defen-

der la posición país en la reunión del CCLAC, previo al inicio del Comité.

• Buscar sitios para negociar: espacios li-bres, cafés, etc.

• Participar, exponer, sustentar y defender la posición país en la reunión del Comi-té, o abstenerse si esa es la posición país.

• Buscar aliados que apoyen la posición nacional, tanto fuera como dentro de la región.

• Llevar por escrito las intervenciones a realizar.

• Mantener la posición que se acordó.• Revisar el Informe Final de la reunión

(español e inglés).• Inscribirse en los Grupos de Trabajo

electrónicos o presenciales.• Llevar notas electrónicas que faciliten la

información (bitácora de la reunión). • Recoger los documentos disponibles

(discos compactos, impresos, etc.). • Motivar a las personas a participar en las

reuniones que se van a realizar.

Representante del CCLAC

II) Responsabilidades durante la reunión

• Reuniones previas: ubicar la sala de re-uniones, elaborar una agenda, motivar a los países a participar, liderar las reunio-nes, elaborar informe de las reuniones, le-vantar lista de asistencia, identificar a los delegados de los países de la región.

• Espacios de negociación: efectuar una la-bor de acercamiento con los delegados del CCLAC, aprovechando para convocar a las reuniones previas de cada día.

• Buscar espacios o sitios para negociar.• Intentar consensuar las posiciones de la

región y presentar sus propuestas.• Contactar y consensuar posiciones con

otras regiones y delegados.• Realizar una labor de acercamiento con la

presidencia y secretaría, y mantener con-tacto constante.

• Elaborar estrategias de intervenciones a beneficio de la región: planificar el uso de la palabra para aprovechar la fortaleza de algunos países.

• Ser la voz de los países presentes del CCLAC y exponer los acuerdos tomados.

• Identificar aliados de otros países fuera del CCLAC.

• Tener una participación activa, efectiva y eficiente.

• Conocer los límites de negociación entre la posición nacional y la regional.

• Tener los documentos a mano.• Verificar si hay documentos de sala (CRD).• Leer aquellos documentos que no fueran

enviados a tiempo.• Contar con plataformas de comunicación

con el país. • Conocer los países coordinadores de otras

regiones y sus representantes.• Conocer y seguir el protocolo del Codex.• Hablar claro, con propiedad y ser conciso.• Mantener la posición que se acordó en la región.• Revisar el Informe Final de la reunión (es-

pañol e inglés).• Manejar la información de los países en re-

lación con temas diversos.

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Delegado Nacional

III) Responsabilidades después de la reunión

• Elaborar un informe de la reunión para el Comité Nacional (se recomienda te-ner un formato uniforme).

• Informar a los miembros del Comité Técnico correspondiente: convocar a re-unión.

• Dar seguimiento a los temas y acuerdos.• Participación efectiva en los Grupos de

Trabajo electrónicos o presenciales.• Revisar el reporte de la reunión y ase-

gurarse de que coincida con las inter-venciones realizadas.

• Buscar oportunidades de mejora para una próxima reunión (de acuerdo con los problemas presentados al participar en la actividad).

• Continuar en contacto o comunicación con las personas registradas en la lista de asistencia de las reuniones previas.

• Preparar suplentes para asistir a las reuniones.

Representante del CCLAC

III) Responsabilidades después de la reunión

• Elaborar un informe de la reunión y cir-cularlo a los países de la región.

• Crear grupos técnicos para trabajar en la región.

• Dar seguimiento a los temas y acuer-dos.

• Revisar el reporte de la reunión y ase-gurarse de que coincida con las inter-venciones realizadas.

• Documentar otras reuniones laterales a las cuales es convocado el represen-tante del CCLAC, e informar sobre ellas a los delegados de la región (adjuntar toda la información que sirva de evi-dencia).

• Continuar en contacto o comunicación con las personas registradas en la lista de asistencia de las reuniones previas.

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Delegado Nacional

a) Características

• Expresarse en forma clara, transparente y segura.

• Ser responsable, paciente, tolerante, pro-activo, efectivo, accesible, buen negocia-dor, convincente, sociable, extrovertido.

• Tener experiencia en negociaciones, capacidad de diálogo, agilidad mental, liderazgo, facilidad de expresión y co-municación.

• Practicar escucha activa. • Mostrar compromiso y consistencia. • Tener capacidad de trabajar bajo presión. • Ser ordenado y metódico.• Poseer capacidad para la toma de de-

cisiones• Capaz de expresar sus ideas. Lograr una

comunicación fluida y con buena dicción. • Ser conciso en sus opiniones.• Tener empatía con el equipo (que no ge-

nere antagonismos).• Poseer don de mando, ser firme en sus de-

cisiones, ser conciliador y diplomático.• Tener una correcta presentación per-

sonal (de acuerdo con normas de pro-tocolo).

Representante del CCLAC

a) Características

• Expresarse en forma clara, transparente y segura.

• Persistente (para lograr mantener la partici-pación de los Delegados).

• Ser responsable, paciente, tolerante, proac-tivo, accesible, efectivo, sociable, ordenado, metódico, extrovertido.

• Tener experiencia para negociar, capacidad de diálogo, comunicación y expresión, agilidad mental, facilidad de expresión, tener liderazgo.

• Ser convincente.• Ser buen negociador.• Practicar escucha activa.• Mostrar compromiso.• Tener capacidad de sintetizar.• Poder trabajar bajo presión. • Ser capaz de tomar decisiones.• Capaz de expresar sus ideas, lograr una comu-

nicación fluida y buena dicción. • Ser conciso en sus opiniones.• Empatía con el equipo (que no genere anta-

gonismos).• Tener don de mando, ser firme en sus decisio-

nes, ser conciliador y diplomático.• Buen manejo de grupo.• Ser perseverante (insistir en que las personas

vayan a las reuniones).• Tener un correcta presentación personal (de

acuerdo con normas de protocolo).

PERFIL DE UN DELEGADOEl Codex Alimentarius demanda una importante cantidad de Delegados debido al

número de comités activos que tiene en la actualidad. Aspirar a contar con Delegados capacitados y con experiencia exige inversión, continuidad e institucionalidad. Pero también existen los elementos propios del individuo que influyen decisivamente en el éxito de su participación, tales como su compromiso, responsabilidad y dedicación. A continuación se presenta una serie de características que debe poseer un Delegado, a fin de facilitar la selección. Se reconoce, sin embargo, que cada país tiene su forma de seleccionarlos. Los elementos que aquí se presentan no pretenden inmiscuirse en tales procesos.

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Delegado Nacional

b) Conocimientos básicos

• Idiomas: Manejar por lo menos dos de los idiomas, siendo uno de ellos el inglés.

• Conocer los aspectos básicos del Manual de Procedimientos del Codex.

• Tener dominio de la agenda.• Conocimientos técnicos: profesión

afín a la materia; información actua-lizada.

• Dominar antecedentes sobre el tema, reuniones previas, Codex, etc.

• Dominar herramientas tecnológi-cas (paquete Office, redes sociales, computación).

• Conocer la realidad del país (reper-cusiones en el país al tomar una de-cisión).

• Conocer técnicas de negociación.

Representante del CCLAC

b) Conocimientos básicos

• Idiomas: Manejar por lo menos dos de los idiomas, siendo uno de ellos el inglés.

• Conocer los aspectos básicos del Manual de Procedimientos del Co-dex.

• Tener conocimiento del Comité del Codex al que se asista: dominio de la agenda.

• Conocimientos técnicos: profesio-nal afín a la materia; información actualizada.

• Dominar los antecedentes (reunio-nes previas, Codex, etc.).

• Dominar herramientas tecnológi-cas (paquete Office, redes sociales, computación).

• Conocer técnicas de negociación.• Conocer la realidad regional (reper-

cusiones en la región al tomar una decisión).

• Conocer la cultura y el entorno de los países de la región.

• Saber, con anterioridad a las reunio-nes, la posición de los países en el CODEX.

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Delegado Nacional

c) Requerimientos especiales(Capacitación, herramientas, etc.)

• Computadora o equipo de soporte: uso de sistemas electrónicos de co-municación, acceso a llamadas tele-fónicas, Internet.

• Tener contactos (acceso a lista de participantes).

• Tener los documentos (físicos y di-gitales, dispositivo USB).

• Tener una lista de instituciones y ex-pertos en el tema.

• Capacitación en el tema del Codex y temas específicos del Comité al que se asista, tales como los Acuerdos de Obstáculos Técnicos al Comercio y MSF, buenas prácticas de participa-ción, negociación, procedimientos.

• Ser miembro activo del Subcomité respectivo.

• Haber participado en un proceso de capacitación especial para Delegados.

d) Otras recomendaciones

• Estrategia de motivación y sensibili-zación: capacitación sobre beneficios e importancia de participar en Codex para el país, sensibilizar a los mandos medios y técnicos sobre la importan-cia del Codex, realizar una campaña hacia el sector privado, altas autori-dades y tomadores de decisión, sobre la importancia del Codex.

• Tener reconocimiento de la institu-ción o empresa donde labora.

• Conocer la legislación sobre adop-ción directa en Reglamentos Técni-cos de las Normas del Codex.

Representante del CCLAC

c) Requerimientos especiales(Capacitación, herramientas, etc.)

• Computadora o equipo de soporte: uso de sistemas electrónicos de comunica-ción, acceso a llamadas telefónicas, In-ternet.

• Tener contactos (acceso a lista de partici-pantes).

• Tener los documentos (físicos y digita-les, dispositivo USB).

• Tener una lista de instituciones y exper-tos en el tema.

• Capacitación en el tema del Codex y temas específicos del Comité al que se asista, tales como los Acuerdos de Obs-táculos Técnicos al Comercio y MSF, buenas prácticas de participación, nego-ciación, procedimientos.

• Ser miembro activo del Subcomité res-pectivo.

• Experiencia en el funcionamiento del CODEX.

• Haber participado en un proceso de ca-pacitación especial para Delegados.

• Conocer las prioridades de cada país.• Llevar una agenda de temas prioritarios

para la región.

d) Otras recomendaciones

• Estrategia de motivación y sensibili-zación: capacitación sobre beneficios e importancia de participar en Codex para el país, sensibilizar a los mandos medios y técnicos sobre la importancia del Codex, realizar una campaña hacia el sector privado, altas autoridades y tomadores de decisión, sobre la impor-tancia del Codex.

• Utilizar las herramientas tecnológicas para mejorar la cohesión de la región.

• Evitar las representaciones unipersonales.• Involucrar al sector privado en los te-

mas de discusión del CODEX.

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Delegado Nacional

• Alianzas con las universidades (salas de capacitación, investigación, infra-estructura y expertos).

• Elaborar una base de datos sobre in-vestigaciones realizadas por las dis-tintas instituciones en temas relacio-nados con Codex.

• Involucrar al sector privado en los te-mas de discusión del CODEX

• Gestionar recursos en caso de que una institución no pueda participar en la reunión.

• Tener visa americana y europea.• Contar con los formatos establecidos

para presentar el informe. • Tener establecido un suplente y que

éste se encuentre debidamente prepa-rado para asumir el papel en caso de que el titular no pueda participar.

• Portar una guía básica de vocabulario del país destino (con ciertas preguntas claves).

• Imprimir la dirección de hotel, teléfo-no. Hacer uso de googlemaps para ha-cer un recorrido previo del lugar.

• Llevar ropa extra en el maletín de mano.• Preparar al personal de Cancillería y

representaciones.

Representante del CCLAC

• Previo a la reunión, contactar al resto de participantes del CCLAC vía co-rreo electrónico, para coordinar cual-quier aspecto logístico.

• Dar sugerencias sobre normas bási-cas de etiqueta y protocolo (tomar en cuenta la cultura del país y clima del lugar que se visita para elegir el tipo de vestimenta).

• Portar una guía básica de vocabulario del país destino (con ciertas preguntas claves).

• Imprimir la dirección de hotel, teléfono. • Hacer uso de googlemaps para hacer

un recorrido previo del lugar.• Llevar ropa extra en el maletín de

mano.

Departamento CodexDirección de Mejora Regulatoria y Reglamentación Técnica

Ministerio de Economía, Industria y ComercioApartado 10.216-1.000 San José

San José, Costa RicaTeléfono (+506)2291-1936 / Fax (+506)2291-2015

Correo electrónico: CodexCostaRica@meic.go.cr o infocodex@meic.go.crSitio web: www.meic.go.cr/codex/

Programa de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad de AlimentosInstituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA)

Sede Central. Apartado Postal 55-2200San José, Vázquez de Coronado, San Isidro 11101 – Costa Rica

Tel. (+506) 2216 0413 / Fax (+506) 2216 0221Correo electrónico: saia@iica.int

Sitio web: www.iica.int/saia