RESOLUCION Nº 1400 DE 2.009 EL GERENTE (E)...

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RESOLUCION Nº 1400 DE 2.009 (15 de Octubre)

“Por medio de la cual se adopta el Manual de Interventoría para la Empresa Social del

Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila”

EL GERENTE (E) DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN VICENTE DE PAUL DE GARZON HUILA, en uso de las facultades establecidas en el Acuerdo 001 de 1.995 y en el Acuerdo 010 de 2.009, y,

CONSIDERANDO Que mediante Acuerdo Nº 010 de abril 24 de 2.009, la Junta Directiva de la Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, aprobó el Manual Interno de Contratación para la Institución. Que el artículo Vigésimo Séptimo del citado Acuerdo 010 de 2.009, dispone: “DE QUIENES EJERCERÁN LABORES DE SUPERVISIÓN.- Se designará como supervisor de los contratos suscritos por el Hospital, a funcionarios de planta del nivel Directivo o Profesional, o a los contratistas que se señalen para el efecto en el texto del contrato, cuyo ejercicio se efectuará de conformidad con el Manual de Interventoría y Supervisión del Hospital. Una vez designado el Supervisor o Interventor según sea el caso y clase de contrato, se notificará por escrito al mismo, para que asuma de manera inmediata su tarea, en la cual se le señalarán las obligaciones más relevantes, debiendo acatar el respectivo Manual.” Que en aras de garantizar el adecuado desarrollo de las actividades de Interventoría y/o supervisión de la gestión contractual de la Institución, se hace necesario expedir los procedimientos de Supervisión e Interventoría de la Contratación con Personas Naturales y Jurídicas. Que por lo expuesto,

RESUELVE

Artículo 1º.- Adoptar en todas sus partes LOS PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISION E INTERVENTORIA DE LA CONTRATACION CON PERSONAS NATURALES Y


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JURIDICAS, así como los Formatos de Interventoría que se encuentran debidamente codificados, los cuales hacen parte integral de la presente Resolución. Artículo 2º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las normas que le sean contrarias, especialmente la Resolución 1569 de 2.007.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

NESTOR JHALYL MONROY ATIA Gerente (E)

Revisado en su Texto Legal: YAMITH LILIANA BARAJAS HERNANDEZ Asesora Jurídica Externa


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PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISION E INTERVENTORIA DE LA CONTRATACION CON PERSONAS NATURALES Y JURIDICAS

OBJETIVOS Y CARACTERISTICAS DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA OBJETIVO GENERAL

Garantizar la efectividad de los principios, deberes y derechos consagrados en la Constitución Política de Colombia y los principios contractuales establecidos en el Reglamento Interno de Contratación de La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, en la ejecución de los contratos celebrados por la entidad en la prestación del servicio público de salud, como parte integral del Sistema de Seguridad Social. OBJETIVOS ESPECÍFICOS a) Garantizar la protección de los recursos en la ejecución de los contratos tanto administrativos como asistenciales, que celebre La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila en cumplimiento de los objetivos misionales. b) Velar por el desarrollo y ejecución efectiva, eficaz y eficiente de los contratos administrativos y asistenciales que celebre La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila para el cumplimiento de su misión institucional. c) Asegurar la correcta evaluación y seguimiento de la ejecución de los contratos. d) Prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones que puedan afectar el logro de sus objetivos. e) Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y recomendar los correctivos necesarios. VALORES ÉTICOS DE LA INTERVENTORIA El grado de responsabilidad de los interventores en el desarrollo de un contrato de consultoría, obra o suministro, requiere de personas comprometidas con su trabajo, con el Estado y con la comunidad.


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El interventor debe poseer los valores éticos descritos a continuación. “Controlar y vigilar, son dos verbos que denotan las funciones macro que él debe realizar. Pero la labor de interventoría va más allá: Su conducta y el desarrollo de sus actividades deben estar enmarcadas dentro de un conjunto de valores básicos, los cuales debe reconocer, aprehender y vivenciar, y entre los que están: LA ÉTICA, como moral pensada, aquélla que nos permite forjar un buen carácter para enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad; LA CONDUCTA MORAL, como forma de actuar enmarcada dentro de principios que las personas reconocen como justos. LA RESPONSABILIDAD, que señala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actos propios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven; LA SOLIDARIDAD superando el individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que se cumplan mis objetivos y los de los demás. EL COMPROMISO, que como valor establece ir más allá del simple deber, transcender la norma, lograr el deber ser y llegar al querer hacer. EL INTERÉS GENERAL Y LA VOLUNTAD DE SERVICIO, los cuales están íntimamente relacionados con las decisiones administrativas, dando a éstas dirección y significado, superando los viejos esquemas del solo interés privado y/o particular, y LA BUENA FE, que incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto.

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta que La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila celebra un número elevado de contratos por vigencia, para cumplir con la prestación de los servicios de salud, ha carecido de mecanismos de verificación del cumplimiento de los contratos que garanticen su cabal desarrollo y ejecución. Perspectiva que ha impedido como consecuencia obvia, que se establezcan procesos y procedimientos de evaluación que disminuyan los márgenes de riesgos en el manejo de los recursos y se traduzca en una gestión eficiente y eficaz. Para subsanar esta deficiencia, se elaboró el presente instrumento para realizar la Supervisión e Interventoría de la contratación que celebre la entidad, cuyo diseño y estructura comprende dos partes fundamentales, la primera referida a la supervisión


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según la tipología contractual determinada en el Manual Interno de Contratación y la segunda a la interventoría de los contratos de obra y consultoría, los fundamentos conceptuales de estos y la metodología que se aplicará desde el inicio hasta la liquidación y archivo del contrato, como también, cartas modelo de requerimiento del supervisor o interventor para con el contratista. La adopción de los procedimientos, como se ha proyectado, se apoya en herramientas que provee al asignado como supervisor o para el interventor de un contrato, los elementos necesarios que sirvan de base para conceptuar no sólo sobre la ejecución del mismo y el cumplimiento de las obligaciones dentro de la oportunidad y términos estipulados, sino fomentar la cultura del autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

INTRODUCCIÓN

El Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila en su calidad de Empresa Social del Estado del orden departamental, especializada en él nivel secundario de atención, con una categoría especial de entidad pública descentralizada, realiza actividades económicas organizadas para la prestación de los servicios de salud, entendidos como un servicio público a cargo del Estado y como parte integrante del Sistema de Seguridad Social en Salud. Las actividades de empresa cubren variados aspectos que deben tener en cuenta los principios generales que se introducen en la teoría general de las obligaciones y de los contratos, y como entidad pública cumple una función administrativa que está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. En consecuencia, se hace necesario que se adopte un instrumento para proteger los recursos de La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, con el fin de buscar su adecuada administración ante los posibles riesgos que lo puedan afectar en la celebración de los contratos y garantizar que se dirijan al cumplimiento de los fines del Estado.

AMBITO DE APLICACIÓN

1. ASPECTOS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 1.1 DEFINICIÓN


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Es el proceso de revisión, vigilancia y control que se realiza por el contratante con el objeto de efectuar el seguimiento y evaluación de las actividades encargadas al contratista, para verificar con oportunidad, el grado de avance y cumplimiento de las obligaciones contractuales, metas y objetivos del trabajo asignado u ofertado y contratado, y la calidad de los productos y servicios elaborados y/o entregados a los destinatarios del mismo, en concordancia con la misión institucional. El Gerente designará como supervisor de los contratos que celebre en cumplimiento de sus objetivos institucionales a servidores públicos de planta del nivel Directivo, Asesor o Profesional, ó a las contratistas que se señalen para el efecto en el texto del contrato, cuyo ejercicio se efectuará de conformidad con éste anexo de Interventoría y Supervisión. Una vez designado el Supervisor o Interventor según sea el caso y clase de contrato, se notificará por escrito al mismo, para que asuma de manera inmediata su tarea, en la cual se le señalaran las obligaciones más relevantes, debiendo acatar el respectivo Manual. 1.2. MISIÓN Lograr que las partes que intervienen en la contratación cumplan cabalmente y con transparencia los principios constitucionales de economía, eficiencia, eficacia y equidad de las obligaciones pactadas para la obtención de trabajos, bienes y servicios de excelente calidad en cuanto a oportunidad, costos y especificaciones, con plena satisfacción para La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila y el Contratista. 2. DE LA SUPERVISIÓN Se aplicará a los contratos de tracto sucesivo que celebre La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila en el desarrollo de su misión institucional, entre otros, los siguientes: - Contratos de suministro de bienes y servicios que tengan relación directa e inmediata con el servicio que presta. - Contratos de compraventa de bienes y servicios. - Contratos de prestación de servicios administrativos y prestación de servicios asistenciales. - Contratos de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles.


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- Contratos de consultoría y de concesión. - Contratos Interadministrativos de cooperación internacional, y con redes de prestación de servicios de salud. En los contratos de ejecución instantánea, la supervisión la realizará el Almacenista, o quien haga sus veces, con el acompañamiento del Profesional Especializado del Área de Recursos Físicos, a través del documento de ingreso al Almacén. En los contratos de alimentos cuya ejecución sea instantánea, la supervisión la realizará el profesional a cargo del área de cocina, debiendo suscribir un acta, que remitirá al Jefe del Almacén o quien haga sus veces. 2.1 FUNCIONES GENERALES DEL SUPERVISOR Son funciones del supervisor: - Realizar el monitoreo, control y evaluación de las actividades desarrolladas por la celebración de contratos con La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, tanto administrativos como asistenciales y verificar los documentos, informes y soportes técnicos — legales, administrativos y financieros, relativos a la ejecución de los contratos. - Analizar y evaluar en forma oportuna, las condiciones técnicas de los servicios prestados por el contratista o de los bienes adquiridos de conformidad con las normas administrativas, fiscales y legales vigentes. - Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. 2.2 RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR Adelantar y desarrollar las siguientes actividades generales para facilitar la supervisión, vigilancia y control de la ejecución del contrato: - Documentar y coordinar sus funciones y compromisos para con La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila y mantenerse capacitado sobre los temas del contrato objeto de la supervisión. - Realizar las reuniones ordinarias previstas en este reglamento, y las extraordinarias que puedan surgir de situaciones críticas en desarrollo del contrato para garantizar la buena marcha en la ejecución del mismo y, de esta manera, promover con oportunidad y efectividad la solución a las eventualidades que se puedan presentar.


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- Mantener en orden la agenda y el archivo documental de la supervisión con sistemático seguimiento a las actividades en estos instrumentos consignadas. - Realizar la liquidación del contrato dentro de los términos de ley. - Las demás que le sean asignadas atendiendo la complejidad del contrato a supervisar. 2.3 ACTIVIDADES Y FUNCIONES TÉCNICAS PERMANENTES DEL SUPERVISOR - Conocer en detalle los términos de referencia, la propuesta técnica, el contrato y los demás documentos que hagan parte integral del mismo, para obtener un mayor conocimiento de las obligaciones contractuales y ejercer el control integral de la gestión del contratista. - Documentar en actas, y conceptuar con argumentos técnicos ante el Gerente para su aprobación, los posibles ajustes a las modificaciones contractuales, reprogramación del cronograma de actividades original y otras contingencias similares. - Organizar y llevar una agencia que registre toda actividad, instrucción o novedad relacionada con la supervisión asignada, así como el archivo documental del proyecto respectivo. - Verificar que el contratista en desarrollo del trabajo contratado, cumpla con la metodología presentada en los términos de referencia, pliegos de condiciones y la propuesta técnica, según la modalidad de contrato, la cuantía y proceso de selección. - Verificar y presentar un informe mensual al Gerente, con copia al responsable de la oficina, área, dependencia o Unidad Funcional a que corresponda sobre el avance, la calidad del trabajo o entrega de los bienes, por parte del contratista y generar las recomendaciones necesarias que contribuyan a mejorar su desempeño del contratista. - Coordinar las actividades y reuniones de supervisión con el contratista, que sean necesarias para verificar los avances en la ejecución de los contratos, y la calidad del trabajo ejecutado. - Documentar eventuales desfases y dificultades en la ejecución de los contratos, conceptuar y recomendar la imposición de sanciones o de las multas Contractuales cuando el contratista incumpla con las obligaciones contractuales, entrega satisfactoria de bienes y demás términos del contrate según su tipología. - Conceptuar ante el Gerente, con argumentos y elementos técnicos las solicitudes del contratista en relación con prórrogas, modificaciones o la suspensión temporal del


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contrato, así como las causales técnicas para considerar la terminación anticipada del mismo. - Conceptuar sobre las discrepancias de carácter técnico que puedan surgir en desarrollo de la ejecución del contrato y comunicar a las instancias pertinentes cuando se requiera conciliar las diferencias. - Verificar la entrega de los bienes, y la prestación de servicios contratados por La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo y de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas y con las normas científicas, cuando así lo requieran. - Rendir los informes que le sean requeridos, de conformidad con los términos establecidos en el respectivo contrato y aquellos que le sean solicitados en cualquier tiempo por el representante legal. - Expedir las certificaciones respectivas para que se hagan efectivos los pagos al contratista, una vez se haya verificado que los informes presentados cumplan con lo establecido en los términos contractuales. - Verificar que el contratista, cumpla con la asignación y dedicación de los profesionales y demás recursos técnicos previstos en la propuesta. - Verificar siempre que todo pago que se autorice al contratista, esté asociado al nivel de avance del contrato, previsto en el cronograma de actividades y a la entrega satisfactoria de los bienes o servicios contratados. - Documentar, cuando corresponda situaciones externas al contrato y al contratista como fuerza mayor o caso fortuito, que puedan afectar la normalidad del contrato y recomendar la actuación que proceda. - Presentar un informe final y conclusión de las actividades de la supervisión. - Documentar el acta de finalización del contrato con análisis de resultados, a excepción de los contratos de ejecución inmediata. - Las demás que resulten necesarias para cumplir las funciones asignadas.


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2.4. ATRIBUCIONES DEL SUPERVISOR En desarrollo de las competencias y funciones propias del supervisor, éste tendrá las siguientes atribuciones: - Exigir a los contratistas los informes y documentos que consideren pertinentes sobre el desarrollo del objeto y obligaciones estipuladas en las cláusulas contractuales, con el propósito de optimizar, ajustar y corregir situaciones relacionadas con la ejecución de los contratos para el logro de los resultados. - Efectuar revisiones periódicas sobre la ejecución del contrato con el fin de verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones previstas en el mismo. - Solicitar el apoyo jurídico necesario ante la Oficina de Apoyo a Contratación cuando surjan dudas o discrepancias de interpretación en cualquier aspecto de la ejecución de los contratos. 3. DE LA INTERVENTORÍA Son contratos que tienen por objeto realizar el control y vigilancia de los contratos de obra que celebre La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, para la construcción, mantenimiento, instalación y realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles, proyectos de dirección, ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos, en concordancia con lo establecido en el Manual de Contratación, del cual hace parte este instrumento. 3.1 PERFIL PROFESIONAL DEL INTERVENTOR Esta actividad la realizará personal externo de la entidad, versado en los temas objeto del contrato, de gran polivalencia, capacitado y entrenado en forma permanente y caracterizarse por: - La formación académica y experiencia relacionada con las materias objeto de la contratación sobre la cual actuará como interventor. - El conocimiento sobre la forma, los métodos y las técnicas aplicables al proceso de interventoría. - La habilidad y disposición para desempeñar la actividad y comunicarse tanto en forma verbal como escrita.


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- El conocimiento de las normas y disposiciones vigentes sobre seguridad social en salud. En síntesis, el interventor debe ser un líder, caracterizado por su objetividad, independencia, integridad y diligencia profesional. Su misión es concretar los resultados dentro del contexto definido para el respectivo contrato por los términos de referencia, la propuesta técnica, y los procedimientos previstos en este documento. 3.2 OBLIGACIONES GENERALES DEL INTERVENTOR Además de las obligaciones contenidas en el clausulado del contrato de interventoría que celebre la entidad, este tendrá las siguientes obligaciones generales: - Documentar y coordinar sus funciones y compromisos para con La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila y mantenerse capacitado sobre los temas del contrato objeto de la interventoría. - Realizar las reuniones ordinarias, y las extraordinarias que puedan surgir de situaciones críticas en desarrollo del contrato para garantizar la buena marcha en la ejecución del mismo y, de esta manera, promover con oportunidad y efectividad la solución a las eventualidades que se puedan presentar. - Mantener en orden la agenda y el archivo documental de la interventoría con sistemático seguimiento a las actividades. 3.3 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL INTERVENTOR. - Conocer en detalle los pliegos de condiciones, la propuesta técnica, el contrato, y los demás documentos que hagan parte integral del mismo, para obtener un mayor conocimiento de las obligaciones contractuales y ejercer el control integral de la gestión del contratista. - Documentar en actas, y conceptuar con argumentos técnicos ante el Gerente para su aprobación, los posibles ajustes a las modificaciones contractuales, reprogramación del cronograma de actividades original y otras contingencias similares. - Organizar y llevar una agenda que registre toda actividad, instrucción o novedad relacionada con la supervisión asignada, así como el archivo documental del proyecto respectivo.


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- Verificar que el contratista, en desarrollo del trabajo contratado, cumpla con la metodología presentada en los pliegos de condiciones y la propuesta técnica según la modalidad de contrato, la cuantía y proceso de selección. - Verificar y presentar un informe mensual al Gerente, con copia al responsable de la oficina, área, dependencia o Unidad Funcional a que corresponda sobre el avance, la calidad del trabajo o entrega de los bienes, por parte del contratista, y generar las recomendaciones necesarias que contribuyan a mejorar su desempeño del contratista. - Coordinar las actividades y reuniones de supervisión con el contratista, que sean necesarias para verificar los avances en la ejecución de los contratos, y la calidad del trabajo ejecutado. - Documentar eventuales desfases y dificultades en la ejecución de los contratos, conceptuar y recomendar la imposición de sanciones o de las multas contractuales cuando el contratista incumpla con las obligaciones contractuales, entrega satisfactoria de bienes y demás términos del contrato según su tipología. - Conceptuar ante el Gerente, con argumentos y elementos técnicos las solicitudes del contratista en relación con prórrogas, modificaciones o la suspensión temporal del contrato, así como las causales técnicas para considerar la terminación anticipada del mismo. - Conceptuar sobre las discrepancias de carácter técnico que puedan surgir en desarrollo de la ejecución del contrato y comunicar a las instancias pertinentes cuando se requiera conciliar las diferencias. - Verificar la entrega de los bienes, y la prestación de servicios contratados por el Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila, de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo y de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas y con las normas científicas, cuando así lo requieran. - Rendir los informes que le sean solicitados, de conformidad con los términos establecidos en el respectivo contrato y aquellos que le sean solicitados en cualquier tiempo por el representante legal. - Expedir las certificaciones respectivas para que se hagan efectivos los pagos al contratista, una vez se haya verificado que los informes presentados cumplan con lo establecido en los términos contractuales.


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- Verificar que el contratista, cumpla con la asignación y dedicación de los profesionales y demás recursos técnicos previstos en la propuesta. - Verificar siempre que todo pago que se autorice al contratista, esté asociado al nivel de avance del contrato, previsto en el cronograma de actividades y a la entrega satisfactoria de los bienes o servicios contratados. - Documentar, cuando corresponda, situaciones externas al contrato y al contratista, como fuerza mayor o caso fortuito, que puedan afectar la normalidad del contrato y recomendar la actuación que proceda. - Presentar un informe final y conclusión de las actividades de la interventoría. - Documentar el acta de finalización del contrato con análisis de resultados, a excepción de los contratos de ejecución inmediata. - Exigir a los contratistas los informes y documentos que consideren pertinentes sobre el desarrollo del objeto y obligaciones estipuladas en las cláusulas contractuales, con el propósito de optimizar, ajustar y corregir situaciones relacionadas con la ejecución de los contratos para el logro de los resultados. - Efectuar revisiones periódicas sobre la ejecución del contrato con el fin de verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones previstas en el mismo. - Solicitar el apoyo jurídico necesario ante la Oficina de Apoyo a Contratación cuando surjan dudas o discrepancias de interpretación en cualquier aspecto de la ejecución de los contratos. - Las demás que resulten necesarias para cumplir las funciones asignadas. 4. DOCUMENTOS COMUNES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA. Los documentos que hacen parte de la supervisión e interventoría de los contratos son los siguientes: 4.1 ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO La realización de esta acta tiene como fin, dar inicio a la ejecución de todo contrato, incorporar toda la información y documentación que debe ser conocida y manejada durante la ejecución por cada una de las partes. El objetivo es lograr una planeación y organización estructurada, conocida y compartida de las actividades de seguimiento y evaluación que se programen.


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4.2 ACTA DE AVANCE DE ACTIVIDADES DEL CONTRATO Es un acta que registra mensualmente o dependiendo el tiempo que se establezca en el contrato, el estado de avance de las actividades del contrato, y se tendrán en cuenta para autorizar los pagos al contratista. En el acta de avance de actividades no solamente debe hacerse seguimiento al cronograma general del contrato, sino además, al plan de trabajo previsto para el desarrollo de cada uno de los productos del contrato con su secuencia de actividades y valorar el desarrollo obtenido según las fechas previstas para iniciar y terminar la tarea respectiva. 4.3 ACTA DE FINALIZACIÓN DEL CONTRATO Esta acta se elabora al finalizar el término de duración del contrato y documenta todos los desarrollos, productos y resultados del proyecto, con detalle de procesos y procedimientos implementados y de su funcionalidad y aceptación por parte del supervisor. La metodología de trabajo es similar a la de las actas de avance de actividades, pero con la precisión de que ya no es de avance sino de finalización, según lo indicado. 4.4 ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Esta acta se debe elaborar con posterioridad a la suscripción del acta de finalización, dentro del término establecido para tal fin por el manual de contratación de la entidad. De la misma manera el contratista deberá haber entregado el informe final impreso y en medio magnético, incluido documento con relación y detalle de los productos desarrollados e implantados, según los términos del contrato. El supervisor emitirá concepto que contenga el grado de cumplimiento de todas las obligaciones contractuales y en esta acta se deben resolver todas las diferencias que hayan podido suscitarse con el desarrollo del contrato. 4.5 ACTA DE PRORROGA DEL CONTRATO La prórroga del contrato deberá obedecer a situaciones imprevistas, no solucionables dentro de la marcha normal del mismo o por razones de desfases en el cronograma de trabajo, situación documentada y razonablemente argumentada. La prorroga conlleva modificación escrita del contrato y ampliación en el término de las garantías respectivas y, por lo tanto debe ser aprobada por el Gerente.


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4.6 ACTA DE SUSPENSION DEL CONTRATO La suspensión del contrato puede obedecer a situaciones previstas con anterioridad, acordadas por las partes y autorizadas por el Gerente. Las causas deben estar documentadas con todos sus detalles en los informes de la supervisión o interventoría. La suspensión puede originarse también en situaciones externas al contrato y a las partes, como son la fuerza mayor o caso fortuito, que deberán estar documentadas y aceptadas por el interventor. La suspensión debe ser suscrita por el Gerente y el contratista y enviar copia a la aseguradora. 4.7 ACTA DE REANUDACION DE ACTIVIDADES El acta de reanudación de actividades del contrato debe levantarse el día que efectivamente se da nuevo inicio a las labores. Se deben precisar los ajustes en el contrato y en el cronograma de actividades de acuerdo con las nuevas fechas estipuladas dentro del nuevo término de ejecución. El acta es la misma correspondiente a la iniciación del contrato. El supervisor deberá verificar que se superaron las causas que motivaron la suspensión del contrato y que estén dadas todas las condiciones para reanudar actividades en forma normal. 4.8 REQUERIMIENTO DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR AL CONTRATISTA Cuando se presente alguna irregularidad o deficiencia en la ejecución del contrato, el supervisor o interventor deberá presentar requerimiento ante el contratista, en el cual se solicitan las aclaraciones del caso; para el efecto se establecerá un plazo de respuesta de tres (3) días hábiles. De acuerdo con la respuesta y con las pruebas presentadas por el contratista, el interventor presentará su concepto, el cual puede ser favorable o desfavorable. De toda comunicación o acto administrativo que se genere se notificará al interesado para los efectos correspondientes. 4.9 PRESENTACION DE UN INFORME DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORIA En todo caso, las actas e informes a que hace referencia el presente manual, deberán soportarse en hechos documentados, dirigirse al Gerente de La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, y contener los siguientes elementos: CONTENIDO: Los contenidos están relacionados con el cumplimiento del cronograma de actividades por parte del contratista, entrega e implementación de productos;


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identificación de riesgos y desviaciones; especificaciones sobre la calidad del producto y el proceso, ajustes y medidas previstas para revisar o normalizar la ejecución del contrato. Los contenidos abarcan tanto los aspectos técnicos del contrato como los aspectos administrativos y financieros del mismo. CONCLUSIONES: Del contenido deben extraerse los puntos centrales que ameriten realizarse como conclusiones del informe, destacar los aciertos y avances o las dificultades y problemas que afecten la marcha del contrato y que se basan en hechos presentes o pasados. RECOMENDACIONES: Como consecuencia de las conclusiones del informe, se deben identificar las recomendaciones que indican acciones a seguir y a corregir por parte del contratista. Las recomendaciones se basan en hechos a ejecutar o futuros, conllevan un plan de acción y la revisión del cronograma de trabajo respectivo y, según el caso, puede implicar la modificación de términos del contrato. DOCUMENTOS SOPORTES: Todos los contenidos del informe del supervisor o interventor deben estar soportados en documentos expedidos por terceros o situaciones documentadas en informes escritos el mismo interventor. El informe no podrá estar soportado en supuestos o antecedentes verbales, al menos que los hechos sean contundentes y que no requieran pruebas como pueden ser los eventos de fuerza mayor o caso fortuito. 5. SEGUIMIENTO A LOS INFORMES Dado que los informes del interventor conllevan acciones a seguir o la redefinición del cronograma de trabajo, deben ser objeto de seguimiento hasta verificar que se han cumplido las actuaciones o soluciones recomendadas para reorientar o mejorar la ejecución del contrato. Ello debe quedar consignado en las actas respectivas o en los siguientes informes. 6. MANEJO DEL ANTICIPO El anticipo son recursos públicos entregados por La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el cronograma de inversión del anticipo y el Plan de inversión del anticipo (Formato N° F-1) aprobados por la Interventoría. El anticipo corresponde a un porcentaje (%) del valor total del contrato, que no puede exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor de éste, el cual será amortizado, descontando el mismo porcentaje de cada acta de pago parcial


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que se presente y será aproximado al entero más cercano, de acuerdo a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública según la Resolución N° 354 de 2007 o la norma que lo modifique y/o adicione. Los rendimientos financieros que se produzcan, deberán ser consignados en la cuenta que indique La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, una vez se termine de amortizar el anticipo. El contratista deberá abrir una cuenta bancaria conjunta a nombre del contrato suscrito, entre el Contratista y La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila quien para estos efectos estará representada por el Interventor, quien vigilará el buen manejo y correcta inversión del anticipo. El contratista deberá justificar los giros y movimientos que se realicen en la cuenta y suministrarle al interventor toda la información que requiera. El contratista debe constituir a favor de La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila y a satisfacción del mismo, de conformidad con lo establecido en las normas legales que rigen la materia, una Garantía Única, que incluye póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo, cuya cuantía será equivalente al cien por ciento (100%) del mismo y cubrirá el plazo del contrato y el término convenido para su liquidación. Este amparo cubre eventos en los cuales no sea devuelto el valor entregado por este concepto o cuando el contratista no amortice la totalidad de este valor entregado o haga mal uso del mismo. Para el pago del anticipo es requisito la elaboración por parte de la interventoría del Acta de pago de anticipo con sus respectivos anexos, Plan de inversión del anticipo (Formato N° F-1), y la elaboración por parte del contratista del Formato de información bancaria (Formato N° F-8), cronograma de inversión del anticipo, la cuenta de cobro, otorgamiento y la aprobación por parte de la Oficina de Apoyo a Contratación del Hospital de la póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo y demás garantías exigidas en el contrato; todos estos documentos debidamente diligenciados y firmados por los responsables. El anticipo será consignado por La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila en la cuenta conjunta previo cumplimiento por parte del contratista de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y suscripción del contrato, así como de la suscripción del Acta de Inicio del contrato de la Interventoría (Formato F-9) y del Contratista (Formato F-4.1). El anticipo podrá invertirse únicamente de acuerdo con el Plan de Inversión aprobado del mismo, actividad que deberá ser verificada detalladamente por el interventor. El


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informe de inversión y buen manejo del anticipo del contrato (Formato F-2), es el mecanismo de control de La Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón-Huila, creado con el fin de hacer seguimiento a la utilización del anticipo y verificar el cumplimiento del correspondiente programa de inversión que lo identifica. Dicho informe detalla los gastos y desembolsos efectuados por el contratista así como los soportes y demás anexos que permitan determinar los fines dados al anticipo, asegurando un control en la ejecución, cumplimiento y garantía de su correcta utilización y manejo. El informe como tal, constituye un elemento de control que evalúa el nivel de cumplimiento del contratista, en el programa de trabajo dentro de la etapa inicial y plan de inversión del anticipo. El valor constitutivo del anticipo deberá ser amortizado en cada acta de recibo parcial, hasta cubrir el monto total. Se dará un cuidadoso manejo a las cuentas en torno a su revisión y aprobación para evitar posibles fraudes y malversación de fondos del erario público. Luego de agotado el valor del anticipo, el contratista rinde informe final detallando las erogaciones, desembolsos y giros efectuados a través de la cuenta del anticipo y los rendimientos financieros generados por la misma. Se cancelará la cuenta bancaria conjunta del anticipo, anulando los cheques sobrantes, en caso que los haya, y realizando el reintegro del saldo de la cuenta sí lo hay y los rendimientos financieros; posteriormente suscribirá el acta de liquidación del anticipo (Formato F-5) y presentará al interventor del contrato con éste formato los siguientes documentos para que esté los envíe a las Subdirección Administrativa para aprobación: 1. Certificado de cancelación de la cuenta bancaria expedido por la entidad financiera. 2. Constancia de anulación de los cheques sobrantes. 3. Constancia de cheques anulados por el contratista. 4. Original del recibo de consignación de los dineros sobrantes y los rendimientos financieros. 5. Original de las facturas de los gastos realizados con el anticipo.

8. FORMATOS DE INTERVENTORÍA

NOMBRE CODIGO Plan de inversión de anticipo F 1 Informe de inversión y buen manejo de anticipo F 2 Autorización para reintegro de saldo del anticipo F 3 Acta de inicio de contrato de suministro, consultoría, arrendamiento, obra o prestación de servicios

F 4.1

Acta de recibo parcial F 4.2


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Acta de liquidación del contrato F 4.4 Acta de adición o prorroga F 4.5 Acta de suspensión F 4.6 Acta de reiniciación F 4.7 Acta de liquidación del anticipo F 5 Acta de comité F 6 Solicitud de multas a contratistas F 7 Formato de información bancaria F 8 acta de inicio interventoría F 9 Acta de recibo final y liquidación del contrato de interventoría

F 10

Acta de pago mensual de interventoría F 11 Acta de cambio de interventoría F 12 Aprobación de informe mensual de interventoría F 13

Estos formatos contienen la información mínima requerida para cada uno de los procedimientos o trámites para los cuales se han establecido, no se puede eliminar ni parcial ni totalmente la información allí contenida, está permitida la inclusión de información adicional que se considere pertinente; sí algún espacio no aplica se puede dejar en blanco o escribir que no aplica; en los casos de las tablas no deben quedar filas en blanco. El espacio de las firmas hace parte integral del acta, razón por la cual no debe quedar en una hoja aparte.


Garzón (Huila).

PLAN DE INVERSIÓN DEL ANTICIPO Formato F 1

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)-

OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato-

PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato-

VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números-

VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor del anticipo, en letras y números-

CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista-

INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor-

La siguiente tabla lista los ítems en los cuales se programa invertir del anticipo de éste contrato (por ejemplo):

N° DESCRIPCION VALOR PORCENTAJE1 Compra de equipos y repuestos2 Compra de materiales y accesorios34

TOTAL 100% Los porcentajes se toman sobre el 100% del valor del anticipo sin retenciones.

Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma) (Firma)

_________________________________________________________________ __________________________________________________________________

-Escriba el Nombre de la persona que firma- -Escriba el Nombre de la persona que firma-

Contratista Interventor

Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Interventor Copia N°2: Contratista


Garzón (Huila).

INFORME DE INVERSIÓN Y BUEN MANEJO DEL ANTICIPO Formato F 2

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor del anticipo o pago anticipado, en letras y números- BANCO: -Escriba el nombre o razón social del banco en que se consignó el anticipo- SUCURSAL: -Escriba el nombre de la sucursal del banco en que se consignó el anticipo- CUENTA N°: -Escriba el número completo de la cuenta de ahorros donde se consignó el anticipo- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- Las siguientes tablas resumen la inversión del anticipo para el periodo comprendido entre –Escriba la fecha inicial y la fecha final del periodo que se informa -.

CHEQUE / COMPROBA

NTE N°

FECHA CHEQUE /

COMPROBANTE BENEFICIARIO VALOR ITEM DESCRIPCION EGRESO

ITEM DESCRIPCIONPROGRAMA APROBADO

ACUMULADO ANTERIOR

PRESENTE RELACION

ACUMULADO TOTAL

SALDO ANTICIPO

TOTALES Los porcentajes se toman sobre el 100% del valor del anticipo sin retenciones. Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma) (Firma) _________________________________________________________________ __________________________________________________________________

-Escriba el Nombre de la persona que firma- -Escriba el Nombre de la persona que firma- Contratista Interventor

Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Interventor


Garzón (Huila).

Copia N°2: Contratista

AUTORIZACION PARA REINTEGRO DE SALDO DEL ANTICIPO Formato F 3

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor del anticipo o pago anticipado, en letras y números- BANCO: -Escriba el nombre o razón social del banco en que se consignó el anticipo- SUCURSAL: -Escriba el nombre de la sucursal del banco en que se consignó el anticipo- CUENTA N°: -Escriba el número completo de la cuenta de ahorros donde se consignó el anticipo- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- El Gerente del Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila, en su calidad de representante legal de la entidad, autoriza a –Escriba el nombre del Interventor- Interventor del contrato, identificado con cédula de ciudadanía N° -Escriba el número de la cédula del interventor- de –Escriba el lugar de expedición de la cédula-, para retirar el cheque correspondiente al saldo del anticipo del contrato de la referencia cuyo valor es de –Indique el valor del saldo del anticipo, en letras y números-. El cheque debe ser girado a nombre del Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila, con cruce especial, Páguese al primer beneficiario. Dado en -Escriba la ciudad, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-. Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma) _________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma-

Gerente del Hospital

(Firma) ________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- Interventor

Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Interventor


Garzón (Huila).

ACTA N° -Escribir el número del acta - DE INICIO CONTRATO DE –Escriba tipo de contrato: SUMINISTRO, CONSULTORÍA, ARRENDAMIENTO, OBRA ó

PRESTACION DE SERVICIOS- Formato F 4.1

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- PROCESO LICITATORIO N°: -Escriba el número que identifica el proceso de licitación o del que se trate- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- FECHA DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha de terminación del contrato (día, mes y año)- VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO: -Escriba el sitio de ubicación del proyecto, en caso que aplique- CDP N°: -Escriba el número de CDP- DE: -Escriba la fecha de expedición del CDP- CRP N°: -Escriba el número de CRP- DE: -Escriba la fecha de expedición del CRP- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- NIT: -Escriba el número del NIT del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- NIT: -Escriba el número del NIT del interventor- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del contratista-, Contratista, y -Escriba el nombre del interventor-, Interventor, con el fin de dar inicio al contrato anteriormente citado. Se deja constancia que la Interventoría revisó y aprobó todos los documentos exigibles al Contratista para la firma de este documento, de acuerdo a la propuesta y a los términos de referencia o pliegos de condiciones. Los documentos exigibles al Contratista y aprobados por la Interventoría son los enunciados a continuación:

1. –Liste aquí todos los documentos exigibles al Contratista de acuerdo con los pliegos de condiciones-

2. 3.

El presente contrato de –Escriba el tipo de contrato- se encuentra amparado por las siguientes pólizas:

AMPARO N° POLIZA VALOR VIGENCIA COMPAÑÍA ASEGURADORA

-Escriba el amparo de la póliza-

-Escriba el número de la póliza correspondiente-

-Escriba el valor del seguro-

-día/mes/año en que comienza y día/mes/año de última fecha de vigencia-

-Escriba el nombre de la compañía aseguradora-

-Sí sobran filas se deben eliminar-


Garzón (Huila).

Igualmente si se entregan documentos, instrumentos, herramientas u objetos de propiedad del Hospital al Contratista, se deberán relacionar en su totalidad en la presente acta.

1. –Liste aquí todos los documentos y/o elementos entregados al Contratista 2. 3.

En consecuencia, se procede a la iniciación del contrato de –Escriba aquí el objeto del contrato-, el cual debe concluir el día –Escriba el día- del mes de Escriba el mes- de –Escriba el año-. Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma) (Firma) _________________________________________________________________ __________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- -Escriba el Nombre de la persona que firma-


(Firma) __________________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- Vo. Bo. Gerente del Hospital Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Interventor Copia N°2: Contratista


Garzón (Huila).

ACTA N° -Número del acta de pago- DE AVANCE DEL –Escriba tipo de contrato: SUMINISTRO, ARRENDAMIENTO, OBRA, CONSULTORIA ó

PRESTACION DE SERVICIOS- Formato F 4.2.

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- PROCESO LICITATORIO N°: -Escriba el número que identifica el proceso de licitación- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- FECHA DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha de terminación del contrato (día, mes y año)- LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO: -Escriba el sitio de ubicación del proyecto, en caso que aplique VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, -Escriba el nombre del interventor-, Interventor del contrato de la referencia; dejo constancia por medio de la presente acta del avance de las actividades contractuales, así: Aquí se debe analizar si el contratista cumple o no las actividades encomendadas que deben realizarse durante el periodo en que se certifica el avance. La interventoría hace constar que el producto objeto de éste contrato ha sido entregado por el contratista y recibido por la interventoría a entera satisfacción, cumpliendo cabalmente lo estipulado en los documentos contractuales. El recibo del –aclarar en este espacio tipo de contrato- por parte de la interventoría, no exime al contratista de su responsabilidad y de las obligaciones a que hace referencia el citado contrato. Para efectos del pago correspondiente, se debe tener en cuenta lo siguiente: VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor del anticipo en letras y números- VALOR ACTAS ANTERIORES:-Escriba el valor que a la fecha se le ha pagado al contratista por las actas anteriores a esta, en letras y números- VALOR POR EJECUTAR ANTES DE LA PRESENTE ACTA: -Escriba el valor del contrato por ejecutar antes del pago de la presente acta, en letras y números- VALOR PRESENTE ACTA: -Escriba el valor ejecutado para la presente acta, en letras y números- AMORTIZACION ANTICIPO: -Sí el contrato tiene anticipo escriba el valor a amortizar en la presente acta, en letras y números-


Garzón (Huila).

VALOR NETO A PAGAR PRESENTE ACTA: -Escriba el valor neto a pagarle al contratista en la presente acta, en letras y números- Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma) _________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- -Escriba el Nombre del Interventor

Interventor

(Firma) _________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- Vo. Bo. Gerente del Hospital Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Interventor Copia N°2: Contratista


Garzón (Huila).

ACTA N° -Escribir el número del acta- LIQUIDACION DEL CONTRATO DE _____

Formato F 4.4.

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- PROCESO LICITATORIO N°: -Escriba el número que identifica el proceso de licitación- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- CDP N°: -Escriba el número de CDP- DE: -Escriba la fecha de expedición del CDP- CRP N°: -Escriba el número de CRP- DE: -Escriba la fecha de expedición del CRP- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- NIT: -Escriba el número del NIT del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- NIT: -Escriba el número del NIT del interventor- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del interventor-, Interventor, y -Escriba el nombre del contratista-, Contratista; con el fin de recibir y liquidar el contrato de obra anteriormente citado, el cual fue terminado –Escriba la fecha (día, mes y año) en la cual el contratista termino el objeto del contrato en mención-. A continuación se relaciona el estado financiero y legal del contrato que con la presente acta se da por liquidado. Actas suscritas con el Contratista

N° de Acta

Fecha de suscripción Tipo de Acta

-Escriba el número del acta-

-Escriba la fecha en que se suscribió el

acta- -Escriba el tipo de acta suscrita-

Garantías

Amparo N° Póliza Valor Vigencia Compañía aseguradora






Otrosí, contratos adicionales y modificaciones contractuales suscritos con el Contratista

N° y tipo de documento

Fecha de suscripción Objeto

-Escriba el tipo de documento firmado, según corresponda

y el número del mismo-

-Escriba la fecha en que se suscribió-

-Escriba el objeto del documento suscrito-


Garzón (Huila).

Relación de acciones legales

Clase Etapa procesal Fecha Despacho N° de Expediente

-Escriba el tipo de acción legal que se encuentra en proceso-

-Escriba la etapa en la cual se encuentra a la fecha dicha acción legal-

-Escriba la fecha en que se inició el proceso-

-Escriba el nombre del despacho del Hospital que lleva el proceso-

-Escriba el número de expediente que identifica este proceso legal-

Sanciones

Resolución N° Objeto Fecha -Escriba el número de

resolución por medio de la cual se sancionó al

contratista-

-Escriba el objeto de dicha sanción-

-Escriba la fecha de suscripción

de la resolución sancionatoria-

Recibo de Documentos Se deja constancia que el contratista hace entrega al Interventor, de los siguientes documentos:

Tipo de documento

Número de folios Descripción Fecha de

suscripción

La interventoría deja constancia de que verificó durante toda la ejecución del contrato el cumplimiento de las obligaciones del contratista, con todos los trabajadores involucrados en el desarrollo del contrato, frente a los aportes a sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensión y aporte a las cajas de compensación familiar, ICBF y Sena, cuando a ello hubiere lugar. Teniendo en cuenta que el objeto del contrato y las obligaciones se cumplieron en su totalidad y en forma satisfactoria, las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto por la celebración, ejecución y liquidación del contrato. FECHA CONTRACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha contractual de la terminación del contrato (día, mes y año)- FECHA ACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha actual de terminación del contrato (día, mes y año) incluyendo las prorrogas, suspensiones y ampliaciones de suspensión que se hayan suscrito para éste contrato- VALOR INICIAL DEL CONTRATO: -Escriba el valor contractual total del contrato en letras y números- VALOR ADICIONES: -Escriba el valor total de las adiciones que se le han realizado al contrato, en letras y números- VALOR REAJUSTES: -Escriba el valor total de los reajustes que se le han realizado al contrato, en letras y números- VALOR FINAL DEL CONTRATO: -Escriba el valor total vigente del contrato, en letras y números- VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor total del anticipo, en letras y números-


Garzón (Huila).

La liquidación del contrato no releva al contratista, de sus responsabilidades y obligaciones de acuerdo con lo establecido en el contrato y las normas legales vigentes. En todo caso las diferencias que se tengan al momento de la suscripción de la presente acta se deberán resolver en esta oportunidad. Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.




Vo. Bo. Sub. Adtiva del Hospital Vo . Bo. Oficina de Apoyo a Contratac.


Vo. Bo. Gerente del Hospital Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Contratista Copia N°2: Subdirección Administrativa del Hospital


Garzón (Huila).

ACTA N° -Escribir el número del acta- DE –escribir si el acta es de ADICIÓN o de PRORROGA, solo una de las dos y en mayúscula-

Formato F 4.5.

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto completo del contrato- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- VALOR INICIAL DEL CONTRATO: -Escriba el valor inicial del contrato en letras y en números- La siguiente tabla resume las adiciones del presente contrato:

OTROSI N° VALOR ($ ) VALOR ACTUAL DEL CONTRATO: -Escriba el valor actual del contrato en letras y en números- FECHA CONTRACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha establecida en el contrato para la terminación del mismo (día, mes y año)- La siguiente tabla resume las prorrogas, suspensiones y ampliaciones de suspensión del presente contrato:

OTROSI N° TIEMPO (días calendario) FECHA ACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha actual o vigente para la terminación del contrato (día, mes y año)- La presente acta se realiza con el fin de solicitar al Gerente del Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila una -especificar en este espacio sí se esta solicitando adición o prorroga- de –indicar el valor en letras y números en caso que se solicite una adición o indicar el tiempo en días calendario en letras y números sí se trata de una prorroga- al contrato anteriormente citado. Las causales de esta solicitud se especifican clara y ampliamente en los anexos de la presente acta. Anexo a esta acta y como parte integral de la misma se encuentran la solicitud de la –indicar si es adición o prorroga- elaborada por – - en –indicar en letras y números la cantidad de folios de esta solicitud- folios y el concepto técnico y la justificación emitida por la interventoría en –indicar en letras y números la cantidad de folios de este concepto- folios; para un total de –indicar en letras y números el total de folios que se están anexando a esta solicitud- folios. Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, en la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma) ________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma Interventor


Garzón (Huila).

(Firma) _________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- Contratista



Garzón (Huila).

ACTA N° -número del acta- DE –Sí el acta es de AMPLIACIÓN de suspensión especificarlo acá- SUSPENSIÓN, CONTRATO DE –Escribir el

tipo de contrato, obra, interventoría, suministro o consultoría- Formato F 4.6.

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- FECHA DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha de terminación del contrato (día, mes y año)- VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor total del anticipo en letras y números- LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO: -Escriba el sitio de ubicación de la obra, sí el contrato no es de obra, este renglón se debe eliminar- TIEMPO DE SUSPENSIÓN: -Escriba en días o meses el tiempo que se suspenderá el contrato- FECHA DE INICIO SUSPENSIÓN: -Escriba la fecha en que se iniciará la suspensión del contrato (día, mes y año) - FECHA DE REINICIACIÓN: -Escriba la fecha en que se reiniciará el contrato (día, mes y año)- NUEVA FECHA DE TERMINACIÓN: -Escriba la nueva fecha de terminación del contrato que incluye la suspensión del mismo (día, mes y año)- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del contratista-, Contratista, y -Escriba el nombre del interventor-, Interventoría; con el fin de –suspender el o ampliar la suspensión del– contrato anteriormente citado, de acuerdo con la solicitud del contratista realizada el –Escriba el día que fue radicada la solicitud- de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, y previa aceptación del Comité de Contratación y Compras del –Escriba el día- de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, teniendo en cuenta las siguientes circunstancias:

1. -Listar en este espacio todas las causas por las cuales se hace necesaria la suspensión o ampliación de suspensión del contrato de la referencia-

2. _________________

SUSPENSIONES Y AMPLIACIONES DE SUSPENSIÓN ACTAS N° TIEMPO (Días calendario)

Para todos los efectos legales, la presente acta de suspensión no modifica las condiciones establecidas en el contrato, tales como plazo contractual, precios y ajustes. Si a la fecha prevista para la reiniciación del citado contrato persisten las causas que dan lugar a la presente suspensión, las partes podrán prorrogar el término de la misma. Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma) (Firma)


Garzón (Huila).

_________________________________________________________________ __________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- -Escriba el Nombre de la persona que firma-




Garzón (Huila).

ACTA N° -número del acta- DE REINICIACIÓN, CONTRATO DE –Escribir el tipo de contrato, obra, interventoría, suministro o consultoría-

Formato F 4.7. CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor total del anticipo en letras y números- LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO: -Escriba el sitio de ubicación de la obra, sí el contrato no es de obra, este renglón se debe eliminar- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- FECHA CONTRACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha de terminación del contrato (día, mes y año)- TIEMPO DE SUSPENSIÓN: -Escriba en días o meses el tiempo que se suspenderá el contrato- FECHA DE INICIO SUSPENSIÓN: -Escriba la fecha en que se iniciará la suspensión del contrato (día, mes y año) - FECHA DE REINICIACIÓN: -Escriba la fecha en que se reiniciará el contrato (día, mes y año)- NUEVA FECHA DE TERMINACIÓN: -Escriba la nueva fecha de terminación del contrato que incluye la suspensión del mismo (día, mes y año)- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del contratista-, Contratista, y -Escriba el nombre del interventor-, Interventor; con el fin de reiniciar el contrato anteriormente citado, que fue suspendido según el acta de suspensión N° -escribir el número del acta por medio de la cual se suspendió el contrato- firmada el día –Escriba el día- del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año- por cuanto se superaron los inconvenientes que obligaron a la misma. Las suspensiones y ampliaciones de suspensión que a la fecha se han suscrito para este contrato, se resumen en el siguiente cuadro:

SUSPENSIONES Y AMPLIACIONES DE SUSPENSIÓN ACTAS N° TIEMPO (Días calendario)

El Contratista se compromete a terminar el objeto contratado en el plazo faltante, de conformidad con la presente acta de reiniciación y con los documentos contractuales; así como a ampliar la vigencia de los amparos de la garantía única de que trata la cláusula –escriba el número de la cláusula del contrato en que se exigen las pólizas del contrato- y remitir las pólizas al Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila para aprobación. Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.


Garzón (Huila).

(Firma) (Firma)

_________________________________________________________________ __________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- -Escriba el Nombre de la persona que firma-




Garzón (Huila).

ACTA N° -Escribir el número del acta de pago- DE LIQUIDACION DEL ANTICIPO.

Formato F 5

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- FECHA DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha de terminación del contrato (día, mes y año)- VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor del anticipo, en letras y números- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- NIT: -Escriba el número del NIT del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- NIT: -Escriba el número del NIT del interventor- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del contratista-, Contratista, y -Escriba el nombre del interventor-, Interventor; con el fin de liquidar el anticipo del contrato en referencia. El contratista presentó el oficio número –Escriba el número del oficio por medio del cual el Banco da constancia del cierre de la cuenta abierta para el manejo del anticipo- de fecha –Escriba la fecha en la cual el Banco emitió el oficio- emitido por el Banco –Escriba el nombre del Banco donde se manejo la cuenta del anticipo- sucursal –Escriba el nombre de la sucursal del Banco-, en el cual consta que la cuenta N° -Escriba el número de la cuenta donde se manejó el anticipo del contrato- fue cancelada. ESTADO FINANCIERO DEL ANTICIPO VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor del anticipo, en letras y números- VALOR AMORTIZADO: -Escriba el valor del anticipo que se amortizo, en letras y números- SALDO POR AMORTIZAR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor del anticipo que NO se ha amortizo, en letras y números- RENDIMIENTOS FINANCIEROS: -Escriba el valor de los rendimientos financieros del anticipo en caso que los haya, en letras y números- RESUMEN DE LA INVERSION DEL ANTICIPO


Garzón (Huila).

<Escriba el valor total del

anticipo> N° de Factura Fecha Concepto Valor Saldo

#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!#¡VALOR!

SALDO POR AMORTIZAR #¡VALOR!

VALOR DEL ANTICIPO

Se deja constancia que el interventor revisó y aprobó todos los informes de manejo de anticipo presentados por el contratista, en un total de –escriba en números y letras el total de informes elaborados por el contratista-, correspondientes al periodo comprendido entre –Escriba la fecha inicial y la fecha final de los informes presentados por el contratista- Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma) (Firma) _________________________________________________________________ __________________________________________________________________

-Escriba el Nombre de la persona que firma- -Escriba el Nombre de la persona que firma- Contratista Interventor

(Firma) __________________________________________________________________________

-Escriba el Nombre de la persona que firma- Vo. Bo. Gerente del Hospital Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Interventor Copia N°2: Contratista


Garzón (Huila).

ACTA DE COMITÉ –ESPECIFICAR TIPO DE COMITÉ Formato F 6

OBJETO DE LA REUNION: -Escriba el objeto de la reunión- ASISTENTES: POR EL HOSPITAL:

POR -Escriba el nombre de la interventoría-

-Escriba en la tabla el nombre de todas las personas que asisten al comité en la primera columna y el cargo de cada uno en la segunda columna. El espacio de la tercera columna es para la firma de cada asistente- LUGAR: -Escriba el sitio donde se llevo a cabo la reunión- RESUMEN DE LOS ASUNTOS TRATADOS -Escribir en este espacio un resumen de los temas tratados durante el comité. Este espacio se puede separar por contratos o por temas tales como financieros, técnicos, de programación, administrativos y socio ambientales. Los temas deben ir numerados- COMPROMISOS ADQUIRIDOS

N° Compromiso Responsable Fecha -Describa claramente el compromiso adquirido

durante el comité- -Escriba el nombre de la entidad o empresa responsable de llevar a cabo el compromiso-

-Escriba la fecha máxima en la cual se debe dar cumplimiento al compromiso-

-Sí sobran renglones se deben eliminar-

COMITÉ –TIPODE COMITÉ-

ACTA N° -Número de

acta-

FECHA: -Escriba la fecha en la cual se realizó el comité-

HORA: -Escriba la hora en que inició el

comité-


Garzón (Huila).

CONTRATO: -Número de contrato y fecha de suscripción-

PROYECTO: -Describa el objeto del contrato-

APROBACIÓN:


Por el Hospital Interventor Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Interventor

-Los espacios marcados de esta manera son de aclaración; deben ser reemplazados con la información correspondiente y borrados, no se deben dejar resaltados en color. Sí hay asistentes de otras entidades o empresas a este comité se debe incluir un espacio en asistentes, en la firma y la copia N° 2-


Garzón (Huila).

SOLICITUD DE MULTA A CONTRATISTA –Escribir el tipo de contratista (DE OBRA, DE SUMINISTRO, INTERVENTORIA, ETC)-

Formato F 7

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- Motivación de la multa -Escriba en este espacio la motivación que da lugar a solicitar una multa para el contratista- Evidencias del incumplimiento -Escriba en este espacio las evidencias existentes del incumplimiento del contratista- Riesgos para el Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón – Huila causados por el incumplimiento -Escriba en este espacio los riesgos en que ha incurrido el contratista, por los incumplimientos anteriormente señalados- Tasación de la multa -Escriba en este espacio la tasación de la multa que se considera debe pagar el contratista a la entidad- Recibo de Documentos Se deja constancia que el interventor hace entrega al Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón – Huila junto con esta solicitud, de los siguientes documentos:

Tipo de documento


suscripción


(Firma) (Firma) _________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma-

Interventor Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Contratista


Garzón (Huila).

INFORMACION GENERAL Y BANCARIA PARA EFECTOS DE LOS PAGOS A TRAVES DE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL HOSPITAL

Formato F 8

BENEFICIARIO: -Escriba el nombre completo del beneficiario como aparece en la C.C. ó NIT- CEDULA DE CIUDADANÍA: -Escriba el número de la cédula de ciudadanía- NIT: -Escriba el número del NIT del beneficiario- NUMERO DE CUENTA BANCARIA: -Escriba el número de cuenta bancaria- TIPO DE CUENTA: -Escriba la clase de cuenta, ahorros ó corriente- NOMBRE DEL BANCO: -Escriba el nombre del banco- SUCURSAL: -Escriba el nombre de la sucursal del banco en la cual se abrió la cuenta- DIRECCION BENEFICIARIO: -Escriba la dirección completa del beneficiario y la ciudad- TELEFONO BENEFICIARIO: -Escriba el teléfono del beneficiario y la ciudad- FAX BENEFICIARIO: -Escriba el fax del beneficiario- REGIMEN: -Especifique sí es régimen común o simplificado- Anexo a éste formato se adjunta el certificado de apertura de la cuenta bancaria emitida por el Banco.

(Firma) __________________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma-

Contratista

Original: Oficina de Contratación


Garzón (Huila).

ACTA N° -Escribir el número del acta- DE INICIO CONTRATO DE INTERVENTORÍA

Formato F 9

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- PROCESO LICITATORIO N°: -Escriba el número que identifica el proceso de licitación o el de que se trate- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- FECHA DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha de terminación del contrato (día, mes y año)- VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- CDP1 N°: -Escriba el número de CDP- DE: -Escriba la fecha de expedición del CDP- CRP2 N°: -Escriba el número de CRP- DE: -Escriba la fecha de expedición del CRP- INTERVENTOR: -Escriba el nombre del interventor- NIT: -Escriba el número del NIT del interventor- GERENTE HOSPITAL: -Escriba el nombre del Gerente- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del interventor-, Interventor, y -Escriba el nombre del Gerente-, Gerente del HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN VICENTE DE PAÚL DE GARZÓN - HUILA; con el fin de dar inicio al contrato anteriormente citado. Se deja constancia que el Gerente revisó y aprobó todos los documentos exigibles al Interventor para la firma de este documento, de acuerdo a la propuesta y a los términos de referencia o pliegos de condiciones. Los documentos exigibles al Interventor y aprobados por el Gerente son los enunciados a continuación:

1. –Liste aquí todos los documentos exigibles al Interventor de acuerdo con los pliegos de condiciones o contrato-

2.

El presente contrato de Interventoría se encuentra amparado por las siguientes pólizas: 1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 2 Certificado de Registro Presupuestal.


Garzón (Huila).

AMPARO N° POLIZA VALOR VIGENCIA COMPAÑÍA ASEGURADORA






-Sí sobran filas se deben eliminar- En consecuencia, se procede a la iniciación del contrato de Interventoría, el cual debe concluir el día –Escriba el día- del mes de Escriba el mes- de –Escriba el año-. Igualmente si se entregan documentos, instrumentos, herramientas u objetos de propiedad del Hospital al Interventor, se deberán relacionar en su totalidad en la presente acta.

1. –Liste aquí todos los documentos y/o elementos entregados al Contratista 2. 3.



Interventor


Vo. Bo. Gerente del Hospital Original: Oficina Contratación Copia N°1: Interventor


Garzón (Huila).

ACTA N° -Escribir el número del acta- DE RECIBO FINAL Y LIQUIDACION DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA

Formato F 10

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- PROCESO LICITATORIO N°: -Escriba el número que identifica el proceso de licitación- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- CDP N°: -Escriba el número de CDP- DE: -Escriba la fecha de expedición del CDP- CRP N°: -Escriba el número de CRP- DE: -Escriba la fecha de expedición del CRP- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del interventor- NIT: -Escriba el número del NIT del interventor- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del interventor-, Interventor y -Escriba el nombre del Gerente-, Gerente del Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila; con el fin de recibir y liquidar el contrato de interventoría anteriormente citado, el cual fue terminado –Escriba la fecha (día, mes y año) en la cual el contratista termino el objeto del contrato en mención-. A continuación se relaciona el estado legal y demás información general del contrato que con la presente acta se da por recibido y liquidado. Actas suscritas con el Contratista

N° de Acta


-Escriba el número del acta-

-Escriba la fecha en que se suscribió el

acta- -Escriba el tipo de acta suscrita-


Garzón (Huila).

Garantías







Otrosís, contratos adicionales y modificaciones contractuales suscritos con el Contratista







Relación de acciones legales







Sanciones

Resolución N° Objeto Fecha -Escriba el número de resolución por medio de la cual se sancionó al

contratista-

-Escriba el objeto de dicha sanción-

-Escriba la fecha de suscripción

de la resolución sancionatoria-

Informes de Interventoría

N° de Informe Fecha -Escriba el número del informe-

-Escriba la fecha o el periodo reportado en este informe-

Recibo de Documentos


Garzón (Huila).

Se deja constancia que el interventor hace entrega al Gerente del Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila, de los siguientes documentos:

Tipo de documento


suscripción

El Gerente deja constancia de que verificó durante toda la ejecución del contrato el cumplimiento de las obligaciones del contratista, con todos los trabajadores involucrados en el desarrollo del contrato, frente a los aportes a sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensión y aporte a las cajas de compensación familiar, ICBF y Sena, cuando a ello hubiere lugar. Teniendo en cuenta que el objeto del contrato y las obligaciones se cumplieron en su totalidad y en forma satisfactoria, las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto por la celebración, ejecución y liquidación del contrato. FECHA CONTRACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha contractual de la terminación del contrato (día, mes y año)- FECHA ACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha actual de terminación del contrato (día, mes y año) incluyendo las prorrogas, suspensiones y ampliaciones de suspensión que se hayan suscrito para éste contrato- VALOR INICIAL DEL CONTRATO: -Escriba el valor contractual total del contrato en letras y números- VALOR ADICIONES: -Escriba el valor total de las adiciones que se le han realizado al contrato, en letras y números- VALOR ACTAS CANCELADAS: -Escriba el valor total de las actas que han sido canceladas por la entidad al contratista, en letras y números- VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor total del anticipo, en letras y números- AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO: -Escriba el valor del anticipo que fue amortizado, en letras y números- SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA: -Escriba el valor del saldo a favor del contratista, en letras y números- SALDO A FAVOR DE CORPOAGROCENTRO: -Escriba el valor del saldo a favor de la entidad, en letras y números- VALOR FINAL DEL CONTRATO: -Escriba el valor total vigente del contrato, en letras y números- La liquidación del contrato no releva al interventor, de sus responsabilidades y obligaciones de acuerdo con lo establecido en el contrato y las normas legales vigentes.


Garzón (Huila).



Gerente del Hospital Contratista


Vo. Bo. Oficina de Contratación


Vo. Bo. Subdirección Administrativa

Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Subdirección Administrativa Copia N°2: Contratista


Garzón (Huila).

ACTA N° -Número del acta de pago- DE PAGO MENSUAL DE INTERVENTORIA

Formato F 11

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- PROCESO LICITATORIO N°: -Escriba el número que identifica el proceso de licitación- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- FECHA DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha de terminación del contrato (día, mes y año)- VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista o Interventoría- PERIODO DE PAGO: -Escriba el periodo de pago- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del Gerente - Gerente del Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila y -Escriba el nombre del interventor-, Interventor del contrato –Nombrar el o los contratos a los que se les esta realizando la Interventoría-; para dejar constancia por medio de la presente acta de recibo a satisfacción de los servicios de interventoría prestados durante el periodo comprendido entre –Escriba el periodo a pagar en la presente acta (día, mes y año)-. El Gerente del Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila hace constar que la interventoría objeto de éste contrato ha sido ejecutada por el contratista y aprobada por el Gerente a entera satisfacción. ESTADO FINANCIERO DEL CONTRATO: VALOR DEL CONTRATO: -Escriba el valor total del contrato en letras y números- VALOR DEL ANTICIPO O PAGO ANTICIPADO: -Escriba el valor del anticipo o pago anticipado en letras y números- VALOR ACTAS ANTERIORES:-Escriba el valor que a la fecha se le ha pagado al contratista por las actas anteriores a esta, en letras y números- VALOR POR EJECUTAR: -Escriba el valor del contrato por ejecutar, en letras y números- VALOR PRESENTE ACTA: -Escriba el valor ejecutado para la presente acta, en letras y números- AMORTIZACION ANTICIPO: -Sí el contrato tiene anticipo escriba el valor a amortizar en la presente acta, en letras y números-


Garzón (Huila).

VALOR NETO A PAGAR PRESENTE ACTA: -Escriba el valor neto a pagarle al contratista en la presente acta, en letras y números- Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.

(Firma)

________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma

Contratista

(Firma) _________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- Gerente del Hospital Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Contratista


Garzón (Huila).

ACTA N° -Escribir el número del acta- DE CAMBIO DE INTERVENTORIA Formato F 12

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto completo del contrato- PLAZO DE EJECUCIÓN: -Escriba el plazo de ejecución del contrato- FECHA DE INICIACIÓN: -Escriba la fecha de iniciación del contrato (día, mes y año)- LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO: -Escriba el sitio de ubicación de la obra- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del contratista- INTERVENTOR SALIENTE: -Escriba el nombre del interventor- Según Contrato N° - Escriba el número del contrato- de -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- INTERVENTOR ENTRANTE: -Escriba el nombre del interventor- Según Contrato N° - Escriba el número del contrato- de -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- En la ciudad de -Escriba la ciudad; a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-, se reunieron: -Escriba el nombre del interventor saliente-, Interventor saliente y –Escriba el nombre del interventor entrante- Interventor entrante; con el fin de hacer entrega del contrato anteriormente citado. A continuación se relaciona el estado legal y financiero del contrato que con la presente acta se entrega al interventor entrante. Garantías







Actas suscritas con el Contratista

N° de Acta


-Escriba el número

-Escriba la fecha en que se suscribió el -Escriba el tipo de acta suscrita-


Garzón (Huila).

del acta- acta-

Otrosís, contratos adicionales y modificaciones contractuales suscritos con el Contratista







Relación de acciones legales en proceso







Informes de Interventoría

N° de Informe Fecha -Escriba el número del informe-

-Escriba la fecha o el periodo reportado en este informe-

FECHA CONTRACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha contractual de la terminación del contrato (día, mes y año)- FECHA ACTUAL DE TERMINACIÓN: -Escriba la fecha actual de terminación del contrato (día, mes y año)- VALOR INICIAL DEL CONTRATO: -Escriba el valor contractual total del contrato en letras y números- VALOR ADICIONES: -Escriba el valor total de las adiciones que se le han realizado al contrato, en letras y números- VALOR REAJUSTES: -Escriba el valor total de los reajustes que se le han realizado al contrato, en letras y números- VALOR ACTUAL DEL CONTRATO: -Escriba el valor total vigente del contrato, en letras y números-


Garzón (Huila).

VALOR DEL ANTICIPO: -Escriba el valor total del anticipo, en letras y números- VALOR DEL ANTICIPO AMORTIZADO: -Escriba el valor del anticipo que se ha amortizado, en letras y números- VALOR EJECUTADO: -Escriba el valor del contrato que a la fecha se ha ejecutado, en letras y números- Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, a los –Escriba el día- días del mes de –Escriba el mes- de –Escriba el año-.


Interventor Saliente Interventor Entrante

(Firma) _________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma- Vo. Bo. General del Hospital Original: Oficina de Contratación Copia N°1: Interventor saliente Copia N°3: Interventor entrante


Garzón (Huila).

LISTA DE VERIFICACION INFORME MENSUAL DE INTERVENTORIA Formato F 13

CONTRATO N°: -Escriba el número del contrato- DE: -Escriba la fecha en que se suscribió el contrato (día, mes y año)- OBJETO DEL CONTRATO: -Escriba el objeto del contrato- CONTRATISTA: -Escriba el nombre del Interventor- GERENTE: -Escriba el nombre del Gerente- PERIODO DE PAGO: -Escriba la fecha inicial y la fecha final del periodo de pago correspondiente- PERIODO REPORTADO EN EL INFORME: -Escriba la fecha inicial y la fecha final del periodo reportado en el informe mensual de interventoría-

REQUERIMIENTOS SI NO NA

El informe contiene el resumen ejecutivo completo. El informe mensual contiene un informe detallado con toda la información solicitada en el Manual de Interventoría.

La información reportada es veraz. El informe contiene la información general del contrato de obra suministro consultoría y enuncia las actividades realizadas por el contratista.

En el informe se describen las generalidades del contrato y de la ejecución del mismo, incluyendo una descripción general de las tareas ejecutadas y de las modificaciones realizadas al proyecto.

El informe describe los aspectos organizacionales del contratista tales como personal y equipos utilizados en el desarrollo del contrato.

El informe describe los aspectos programáticos del contratista. El informe describe los aspectos financieros y presupuestales del contratista. El informe describe los aspectos técnicos de la ejecución del contrato. El interventor presenta el original debidamente firmado de las actas de todos los comités realizados en el periodo.

El interventor presentó el resultado y análisis de los ensayos de laboratorio y de campo realizado por la interventoría y esta realizando la cantidad de ensayos exigidos por la norma.

El interventor presentó toda la información requerida por el Gerente OBSERVACIONES: -Escriba en este espacio todas las observaciones pertinentes de acuerdo a las afirmaciones anteriormente realizadas y a las respuestas dadas a estas afirmaciones-


Garzón (Huila).

Por lo anterior -Escriba el nombre del Gerente-, Gerente del Hospital Departamental San Vicente de Paúl de Garzón - Huila, doy por –escriba sí el informe de interventoría es APROBADO o REPROBADO de acuerdo a su contenido- el informe mensual de interventoría, correspondiente al periodo reportado.

(Firma) ________________________________________________________________ -Escriba el Nombre de la persona que firma-

Gerente

Original: de Contratación Copia N°1: Contratista Copia N°2: Interventoría

RESOLUCION Nº 1400 DE 2.009 EL GERENTE (E)...

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