Resolución N° 027 2015

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Por medio del cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicio y el reconocimiento de viáticos y gastos de viaje de la RAPE Región Central

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    Regl~Rtmlterritorio para la paz

    REGIN ADMINISTRA TIV A y DE PLANEACIN ESPECIAL - RAPEREGIN CENTRAL

    RESOLUCiN No 027 DE 2015Por medio de la cual se reglamenta el trmite de comisiones de servicio y el reconocimiento de viticos y gastos

    de viaje en la RAPE - Regin Central y se dictan otras disposiciones.

    EL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA REGiN ADMINISTRATIVA Y DE PLANEACIN ESPECIAL - RAPE-REGrN CENTRAL I

    En uso de sus atribuciones legales, en especial lar conferidas mediante el numeral 3 del artculo 3 del AcuerdoRegional No. 007 de 2015, y I

    CONSIDERANDO:

    Que el artculo 20 del Acuerdo Regional No. 001 de 2014 por el cual se adoptan los Estatutos Internos de laRegin Administrativa y de Planeacin Especial. RAPE - Regin Central, dispone dentro de las funciones que enrelacin con el funcionamiento de la Entidad, Idebe desempear el Director Ejecutivo, la de ejercer larepresentacin legal, la facultad nominadora y la 01denacin del gasto. 1

    Que el numeral 3 del artculo 3 del Acuerdo Re~ional No. 007 de 2015, por el cual se modifica la estructurainterna de la RAPE - Regin Central, establece adems las funciones del Director Ejecutivo de expedir los actosnecesarios para el cumplimiento del objeto y funcnes de la RAPE Regin Central, dictar las disposiciones queregulen los procedimientos y trmites administrativrs internos y dirigir la administracin del talento humano de laRAPE Regin Central. .

    Que la Directiva Presidencial No. 06 de 2 de diciefbre de 2014, emiti instrucciones para la racionalizacin delos gastos de funcionamiento del Estado en el marto de Plan de Auste{idad anunciado por el Gobierno Nacional,por lo que se hace pertinente y oportuno implementar medidas que 0rtimicen las actividades administrativas yoperativas.

    Que mediante Decretos anuales, expedidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, sefijan las escalas de viticos para empleados PbliC10Sque deben cumplir comisiones de servicios en el interior y.exterior del pas.

    Que mediante los mencionados decretos, se fijan Ips valores de los viticos segn la remuneracin mensual delempleado comisionado, la naturaleza de los asu~tos que le sean confiados y las condiciones de la comisin,teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio ande deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor mximode las cantidades sealadas en el mismo acto ad inistrativo.

    Que con el nimo de organizar el mecanismo de asi~nacin de comisiones de servicio de la RAPE Regin Central,es necesario contar con parmetros de racionalizap!n y buen uso de los recursos dispuestos para garantizar losdesplazamientos y movilidad de los empleados PfliCOSque laboran en la entidad.

    Que de acuerdo con las polticas de austeridad en el gasto pblico es pertinente reglamentar las comisiones deservicios, reconocimiento de viticos y gastos de v aje.

    I .

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  • R~lRtmlterritorio para la paz

    REGIN ADMINISTRATIVA y DE PLANEACIN ESPECIAL - RAPEREGIN CENTRAL

    Que con base a los principios establecidos por la Constitucin Poltica en su artculo 209, la Ley 489 de 1998, laspolticas de lucha contra la corrupcin establecidas en la Ley 1474 de 2011 se hace necesario establecer lareglamentacin para ordenar las comisiones de servicio de la RAPE Regin Central.

    En mrito de lo expuesto,

    RESUELVE:

    ARTCULO PRIMERO. Para efectos de la aplicacin de la presente resolucin se definen los siguientesconceptos:

    a) COMISiN DE SERVICIOS. Es una situacin administrativa que se constituye cuando por disposicin delfuncionario competente el empleado pblicol ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo o lasactividades inherentes al cumplimiento de sus obligaciones en lugares diferentes a la sede habitual de sutrabajo o atiende transitoriamente actividade~ oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular.

    b) VITICOS: Para efectos de la presente res~lucin, entindase por Viticos la suma de dinero destinada aproporcionarle al servidor pblico manutencin y alojamiento, cuando para el desempeo de sus funcionesdeba desplazarse a lugar diferente de su sede habitual de trabajo.

    c) GASTOS DE VIAJE: Entindase por Gastos de Viaje las sumas de dinero destinadas a facilitarle al servidorpblico el desplazamiento o movilizacin desde su sede habitual de trabajo al sitio donde debe acudir acumplir sus obligaciones laborales o institucionales, segn sea el caso, siempre y cuando la Entidad nosuministre el respectivo medio de transporte tara lograr el objetivp de una comisin formalmente ordenada.

    Cuando por motivo especfico y solo en casolexcepcional, el desplazamiento no sea realizado en vehculos

    de la entidad y sea necesario realizar un gasto en peajes o combustible, estos se podrn reconocer comogastos de viaje, previa autorizacin del Director Ejecutivo.

    d) MEDIOS DE TRANSPORTE: Cuando no eLsta disponibilidad de vehculos de propiedad de la Entidad,contratados o arrendados por la misma para el desarrollo de la respectiva comisin, se autorizar la utilizacinpor parte de los funcionarios de los medios de transporte idneos dependiendo del sitio de destino de lacomisin.

    e) CERTIFICADO DE PERMANENCIA. Es el dpcumento expedido por autoridad o persona natural o jurdicacompetente, en el que se certifica la estada de un funcionario en cumplimiento de una de comisin deservicio. En el documento, se debe indicar el ombre, apellido, cargo y entidad del empleado que certifica, ellugar y fecha de expedicin del mismo.

    ARTCULO SEGUNDO: Condiciones de las comisiones de servicios: Las comisiones de servicios deberncumplir con alguna de las siguientes condiciones I ara ser tramitadas y otorgadas:

    Comisiones de servicio al interior del pas:a. Para ejercer temporalmente las funciones ropias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo.

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    b. Para ejercer transitoriamente actividades distintas a las inherentes al cargo, como asistir a reuniones,conferencias, seminarios, foros, cursos, talleres o eventos similares, siempre y cuando estas sean deinters institucional.

    c. Cumplir misiones especiales conferidas por los superiores.

    Comisiones de servicio al exterior del pas:a. Para tramitar o negociar asuntos que a juicio del Gobierno Nacional revistan especial inters para el pas.b. Para suscribir convenios o acuerdos con otros gobiernos u organismos internacionales.

    PARGRAFO PRIMERO. Las comisiones al exterior de los empleados pblicos de la RAPE Regin Central, seautorizarn y gestionarn conforme los lineamientos y procedimientos establecidos por el Gobierno Nacional paratal efecto.

    PARGRAFO SEGUNDO: Teniendo en cuenta que el trmite de comisiones al exterior requiere autorizacinprevia del Departamento Administrativo de la Presidencia, la solicitud correspondiente debe ser radicada ante laDireccin Corporativa por lo menos con 20 das de anticipacin, y debern informar y anexar lo siguiente:

    1. Ciudades a las cuales se realizara la comisin y los itinerarios en caso de ser varias.2. Fechas en las cuales debe presentarse en la o las ciudades de la comisin y fecha de finalizacin de la

    misma.3. Justificacin amplia y suficiente de la comisin requerida, acompaada de los soportes suficientes (Cartas

    de invitacin, correos y similares).

    ARTCULO TERCERO: Las comisiones de servicio al interior del pas, se solicitarn ante la Direccin Corporativapor el empleado pblico con el visto bueno del Director del rea respectiva, con una antelacin mnima a la fechade inicio de la comisin de tres (3) das hbiles en el formato que se adopte, indicando objeto de la comisin,justifi~acin, destino, itinerario de viaje y duracin. I I

    PARAGRAFO PRIMERO: Ser responsabilidad dfl Director de rea, autorizar a los funcionarios comisiones deservicios con das pernoctados. Estos deben corresponder a los das estrictamente necesarios para cumplir lacomisin conferida y estar justificados por la dist~ncia del sitio de la comisin, la dificultad en el transporte, elobjeto de la visita, situaciones de orden pblico, entre otros y debern soportarse debidamente con los respectivosinformes. No se autorizarn comisiones pernoctadas dentro de los municipios donde tengan sede de trabajo losfuncionarios de la RAPE - Regin Central, ni municipios aledaos en una distancia de 70 kms.

    PARGRAFO SEGUNDO: Cualquier cambio en las condiciones de la comisin deber ser informado por elfuncionario y avalado por el superior inmediato del comisionado antes de su vencimiento. En caso de que unacomisin autorizada no se lleve a cabo, deber solicitarse a la Direccin Corporativa su cancelacin. En el eventode cambio de fecha deber solicitarse a la misma I u aplazamiento. 1

    ARTCULO CUARTO: Dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la fecha de terminacin de la comisin,el comisionado deber legalizar la misma, so peria de incurrir en falta disciplinaria, presentando para ello lossiguientes documentos:

    1. Informe de comisin debidamente aprobado por el superior inmediato.2. Desprendible del pasaboroo del tiquete areo o documento equivalente.

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    3. Certificado de permanencia.4. En caso que se hayan solicitado gastos de viaje, soportes respectivos (tiquetes, facturas, recibos depago, etc.).

    PARGRAFO: No se podr autorizar comisin a los funcionarios que tengan pendiente la legalizacin decomisin anterior.

    ARTCULO QUINTO: Fijar la escala de viticos para los empleados pblicos de la RAPE - Regin Central, as:

    Comisiones de servicio en el interior del pas:

    . Comi

    TARIFA A TARIFABBASE DE LIQUIDACiN Ciudades capitales Otros municipios

    (Asignacin Bsica Mensual) PERNOCTADO SIN PERNOCTADO SINI PERNOCTAR PERNOCTAR

    De $0 a $861.279 1 $78.113 $39.057 $62.490 $31.245De $861.280 a $1.353.417 1$106.758 $53.379 $85.406 $42.703De $1.353.418 a $1.807.295 1$129.534 $64.767 $103.627 $51.814De $1.807.296 a $2.292.309 $150.727 $75.364 $120.582 $60.291De $2.292.310 a $2.768.439 $173.082 $86.541 $138.466 $69.233De $2.768.440 a $4.175.227 $195.358 $97.679 $156.286 $78.143De $4.175.228 a $5.835.530 $237.292 $118.646 $189.834 $94.917De $5.835.531 a $6.928.882 $320.107 $160.054 $256.086 $128.043De $6.928.883 a $8.529.713 $416.136 $208.068 $332.909 $166.455De $8.529.714 a $10.314.058 $503.357 $251.679 $402.686 $201.343De $10.314.059 En adelante $592.779 $296.390 $474.223 $237.112

    siones de servicio en el exterior del pas:

    VIATICOS DIARIOS EN DOLARESESTADOUNIDENSES

    CENTRO

    BASE DE LIQUIDACiNAMRICA, EL ESTADOSCARIBE Y UNIDOS, EUROPA, ASIA,

    (Asignacin Bsica Mensual) SURAMRICA CANAD, OCEANiA,EXCEPTO CHILE, BRASIL, MXICO Y

    BRASIL, CHILE, FRICA Y ARGENTINAARGENTINA Y PUERTO RICOPUERTO RICO

    De $0 a $861.279 80 1 100 140De $861.280 a $1.353.417 110 I 150 220De $1.353.418 a $1.807.295 140 200 300De $1.807.296 a $2.2~2.309 '150 210 320De $2.292.310 a $2.768.439 160 240 350De $2.768.440 a $4.1175.227 170 250 360De $4.175.228 a $5.865.530 180 260 370De $5.835.531 a $6.9~8.882 200 265 380De $6.928.883 a $8.5~9.713 270 315 445De $8.529.714 a $10.3n 4.058 350 390 510De $10.314.059 En adelante 440 500 640

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    REGIN ADMINISTRA TIVA y DE PLANEACIN ESPECIAL - RAPEREGIN CENTRAL

    PARGRAFO PRIMERO: Una vez adoptada por el Gobierno Nacional la escala de viticos anual, los valoresmencionados en el presente artculo sern incrementados en ellPC del ao inmediatamente anterior.

    IPARGRAFO SEGUNDO: Los viticos estarn destinados a proporcionarle al empleado manutencin yalojamiento.

    INo habr lugar al pago de viticbs o su pago se autorizar en forma proporcional, a criterio de la entidad, cuandoen el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, deorganismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutencin y alojamiento o para cualquierade ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad.

    ARTCULO SEXTO: Los gastos de viaje para los empleados pblicos de la RAPE - Regin Central, serndefinidos para cada caso de acuerdo con los SigUiertes lineamientos:

    a. Tiquetes areos: Se facilitarn tiquetes areos a los funcionarios solo con autorizacin del Director Ejecutivode la RAPE - Regin Central. El tiquete debe corresponder a la aerolnea e itinerario con tarifas mseconmicas, para lo cual se procurar programar y tramitar la orden de comisin con anticipacin, a fin deobtener los descuentos y beneficios que otorgan las aerolneas cuando se realizan las reservasoportunamente.

    b. Transporte Expreso: En los casos en que haya premura en la comisin o que esta tenga como destino zonarural de difcil acceso, .se autorizar, por parte de la Direccin Corporativa, la utilizacin de vehculo expreso.Cuando varios funcionarios sean destinados l' una misma comisin, se reconocer el pago del medio detransporte expreso solo a uno de ellos. I

    c. Gastos de viaje por desplazamiento: En los pasos en que el medio de transporte para el desarrollo de lacomisin no sea suministrado por la entidad ~e reconocer por concepto de gastos de viaje el valor deldesplazamiento de acuerdo con la tarifa establrcida por las empresas de transporte terrestre de pasajeros;para cuyo reconocimiento se requerir la presefctaCin del respectiio soporte legal.

    Se excepta de estas tarifas el costo de taxis desde y hasta los aeropuertos que se encuentren ubicadosfuera del permetro urbano de cada ciudad.

    d. De los soportes de legalizacin de gastoslpara el reconocimiento y pago de los gastos de viaje querequieran soporte, debern presentar los siguie

    r

    .tes: I

    1. Para gastos de vehculos corporativos: ~ombustible, peajesl, parqueadero, o reparaciones menores:Factura original o documento equivalente e\cual debe contener la fecha, razn social y nmero de NIT ode cdula de ciudadana, segn corresponra, del beneficiario del pago y nmero de placa del vehculocorporativo, firma de recibido del funcionarir y visto bueno del Director del rea.

    2. Para gastos en otros medios de transporte a sitios o con tarifas no contemplados en la presenteresolucin: Original de cuenta de cobro, qu:e debe contener ciudad, fecha, nombre y nmero de cduladel beneficiario del pago, nmero de placa

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    REGIN ADMINISTRA TIV A y DE PLANEACIN ESPECIAL - RAPEREGIN CENTRAL

    PARGRAFO PRIMERO: ~ara efectos de pago o reconocimiento, la Direccin Corporativa no aceptarenmendaduras, borrones, ni tachones en las rdenes de comisin, cumplidos de comisin y dems soportes delgasto a reconocer o legalizar

    PARGRAFO SEGUNDO: os documentos soportes para la legalizacin y pago de viticos y gastos de viajedeben presentarse en original; lo cual se har dentro de los primeros cinco (5) das luego de finalizada la comisincon el fin de agilizar el proceso de revisin y pago.

    e. De las comisiones de menos de una jornada de trabajo: Cuando el comisionado deba permanecer porfuera de la sede habitual de trabajo durante un trmino inferior a la jornada diaria establecida por RAPE -Regin Central, no se reconocern viticos, slo tendr derecho al pago de gastos de viaje, conforme a loestablecido en la presente resolucin.

    f. De varias comisiones en un mismo da: No se deber asignar a un mismo funcionario ms de una ordende comisin en un mismo da en lugares diferentes. Cuando excepcionalmente por necesidades del serviciose presente esta circunstancia, al funcionario se le reconocer el valor del vitico y el gasto de viaje de unasola de las comisiones y el gasto de transporte en el que haya incurrido por el cumplimiento de la otracomisin. Si el destino de las comisiones es a dos (2) o ms sitios con tarifas diferentes, al funcionario se lecancelar el valor de la tarifa ms alta. Cuando en una sola orden el funcionario sea comisionado a variossitios, deber presentar cumplido de comisin por cada visita realizada.

    g. De los pagos: La cancelacin de viticos ejeputados por los funcionarios se realizar a travs de la nminamensual, para lo cual el Profesional asignada para tal funcin deber remitir los soportes de legalizacin deviticos al rea financiera para su revisin y aprobacin, con cinco (5) das de anticipacin a la fecha de pago.

    h. Pago anticipado de viticos: Excepcionalrriente y por razones de fuerza mayor, los funcionarios podrnsolicitar el pago anticipado de viticos y gast~~ de viaje para la ejecucin de comisin que les sea autorizada.Se autorizar el desembolso, previa present5cin del acto administrativo que autoriza la comisin y ordenael reconocimiento de los viticos correspondientes. Los pagos efectuados, deben ser legalizados por losfuncionarios dentro de los cinco (5) das hbil~s siguientes a la realizacin de la comisin y en cualquier casoantes del da 20 del respectivo mes de la comisin. En caso que el comisionado no realice dicha legalizacinen los trminos establecidos se realizar descuento del valor pagado en la nmina correspondiente. Lalegalizacin del pago recibido ser requisito indispensable tambin para conceder una nueva comisin deservicios.

    ARTICULO SPTIMO. Corresponde al Director E ecutivo y Director de cada rea, velar por el cumplimiento delos parmetros establecidos en la presente resolu9in, autorizando las comisiones de servicio de sus subalternoscon fundamento en los principios de la eficacia y erciencia que ordenan las normas y reglamentos de la RAPE -Regin Central, propendiendo por la austeridad en el gasto y manteniendo criterios, de optimizacin yracionalizacin de los procesos a su cargo.

    ARTICULO OCTAVO: Los trminos y condicione de la presente reglamentacin no sern objeto de ningunaclase de transaccin, conciliacin o arreglo en su proceso de legalizacin y cada funcionario ser responsablepor su trmite.

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    ARTICULO NOVENO: Seguimiento y Control; La Direccin Corporativa aplicar las medidas dispuestas en lapresente resolucin con el control y evaluacin independiente de la Oficina de Control Interno o quien haga susveces.

    ARTICULO DCIMO: La presente resolucin rige a partir de su publicacin.

    PUBlQUESE y CMPLASE

    Dada en Bogot D.C., a los trece (13) das del mes de mayo de 2015.

    Elabor: Olga~~pez Q ~Aprob: Carmen Sofa Bonilla s. IRevis: Adriana Montealegre A'R

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