5.1.- GESTIN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO DEL PROYECTO ESPECIAL CHIRA-PIURALa Unidad de Logstica del Proyecto Especial Chira-Piura, es la encargada de la Gestin de Compras y Abastecimiento, puesto que posee dos Oficinas especializadas para realizar conjuntamente este proceso de manera eficaz. 5.1.1.- Oficina de Compras y Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-Piura (OCCPECHP)La Oficina de Compras y Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-Piura, es la responsable de proporcionar los recursos materiales, bienes y servicios requeridos por la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto Especial Chira-Piura (OASPECHP), en condiciones de calidad y costo adecuado.Son funciones de la OCCPECHP:a)Analizar y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones del PECH (requerimiento de bienes y servicios) proporcionado por la OASPECH. b)Por ejemplo: compra de tiles de oficina, contratacin de servicio de vigilancia, compra de pliza de seguros patrimoniales, etc.c)Ejecutar y controlar los procedimientos de compra y contratacin de bienes o servicios, arrendamientos y ejecucin de obras que requiera el PECHP.d)Suministrar los bienes y servicios que sean necesarios para el funcionamiento del PECHP.e)Elaborar y coordinar la suscripcin de los contratos o la emisin de rdenes de compra o de servicio, correspondientes al mbito de su competencia, registrando la fase de compromiso presupuestal respectivo.f)Efectuar el seguimiento y control del cumplimiento de los contratos que se deriven de la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras.5.1.1.1- Funciones del Jefe de la Oficina de Compras y Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-PiuraA.Planificar, organizar, dirigir y controlar la aplicacin de las actividades de la Oficina de Compras y Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-Piura, cumpliendo las acciones a desarrollar para lograr los objetivos en armona con los dispositivos legales.

B.Ejecutar y controlar el suministro oportuno de los bienes y servicios que satisfaga las necesidades del PECHP.C.Aprobar y emitir las rdenes de compra u rdenes de servicio, despus de la solicitud recibida por la OASPECHP.D.Proporcionar las rdenes de pago por servicios de agua, luz, telfono, fax, entre otros; y de mantenimiento y conservacin de bienes e inmuebles.E.Realizar la tramitacin y contratacin de la suscripcin o renovacin de las plizas de seguro necesarias, como la pliza de bienes patrimoniales.5.1.2.- Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto Especial Chira-PiuraLa Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto Especial Chira-Piura, es la responsable de administrar y proporcionar los recursos materiales, bienes y servicios requeridos por el Proyecto Especial Chira-Piura, en condiciones de seguridad, calidad, oportunidad y costo adecuado.Son funciones de la OASPECHP:a)Formular y programar el Plan Anual de Adquisiciones del PECH (requerimiento de bienes y servicios), as como supervisar su ejecucin. Por ejemplo: requerimiento de compra de tiles de oficina, requerimiento de contratacin de servicio de vigilancia, requerimiento de pliza de seguros patrimoniales, etc.b)Programar, coordinar, ejecutar y controlar los procedimientos de compra y contratacin de bienes o servicios, arrendamientos y ejecucin de obras que requiera el PECHP.c)Administrar las actividades de seguridad integral, mantenimiento y servicios generales.d)Administrar el almacenamiento y distribucin de los bienes.e)Registrar, controlar y conservar las existencias del almacn y los bienes patrimoniales; as como realizar peridicamente el inventario fsico de los mismos.

5.1.2.1- Funciones del Jefe de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto Especial Chira-Piura

A.Proporcionar el servicio de proteccin de personas; as como la de custodia y vigilancia de los bienes, muebles e inmuebles del PECHP.B.Recepciona y custodia los bienes de todo orden adquiridos de acuerdo a la cantidad y calidad especificada en las rdenes de compra.C.Llevar el registro de los bienes del Activo Fijo.D.Registrar los ingresos y salidas de bienes.E.Conservar y ubicar los bienes en el lugar apropiado que les corresponde.F.Administra los recursos patrimoniales del PECHP a travs de un adecuado control de los bienes de acuerdo a normas y dispositivos vigentes.G.Formular, registrar y tramitar los movimientos de altas, bajas, transferencias y excedentes de bienes.H.Formular y supervisar las depreciaciones y revaluaciones de los Activos Fijos de acuerdo a Normas Administrativas.I.Formular y requerir la tramitacin para suscripcin o renovacin de las plizas de seguro necesarias como la pliza de bienes patrimoniales.5.2.- Procedimientos de la Gestin de Compras y Abastecimiento del Proyecto Especial Chira-PiuraPara una mejor visualizacin de la funcin de Compras y Abastecimiento del PECHP combinando las dos oficinas de la Unidad de Logstica, veremos a continuacin dos flujogramas de las actividades de adquisicin de bienes y/o servicios:Adquisicin de un equipo de cmputo1.El rea solicitante que requiere la PC, enva una solicitud de compra a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Proyecto Especial Chira-Piura (OASPECHP) la cual la analiza y elabora una PECOSA (Pedido de Comprobante de Salida) autorizado por el Jefe de la Oficina.2.Este documento PECOSA se deriva al Jefe de la Oficina de Compras y Cotizaciones del Proyecto Especial Chira-Piura (OCCPECHP) quien realizar las cotizaciones a los proveedores (mnimo 3). De acuerdo al monto stas se adquieren en forma directa o mediante licitacin pblica.3.La OCCPECHP elabora la Orden de Compra correspondiente para cancelar mediante cheque o CCI (Cuenta corriente interbancaria) al proveedor.4.El bien es ingresado a la OASPECHP para su revisin y/o custodia del producto; el cual ingresa con la factura o gua de remisin.5. Este producto luego con la documentacin correspondiente se le asigna un cdigo de inventario para su control institucional y a su vez entregado al rea solicitante mediante cargo y aceptacin del bien. Caso contario es enviado al