RESERVA HOTELERA

Reserva hotelera

Son las reservaciones que se hacen con anterioridad para separar una habitación que

se alojará en una fecha venidera. Generalmente se hacen entre un lapso de tiempo

máximo de un mes antes del día de llegada del huésped.

Este cronograma sirve para llevar una información ordenada de huéspedes que

vendrán a alojarse ya sea de manera virtual o escrita; el departamento de reservas

cumple funciones como: Venta correcta de las habitaciones, Control de las ventas

realizadas, Atender a la correspondencia, Contratar servicios, Archivar la

documentación, Postear los cargos por depósitos de reservas, Monitorear la

disponibilidad de habitaciones, Asistir al personal de recepción en el proceso de

check in/ check out cuando sea necesario, Prepara la lista de llegadas para recepción,

entre otras

El proceso de reservas

Consiste en tomar una habitación, dependiendo de la necesidad del cliente (individual,

doble, triple, múltiple, con aire acondicionado, con ventilador, con minibar, sencilla,

suite…), y marcar como separada para un día especifico y en casos particulares hora

de llegada. Todo, en caso de llevarlo en sistema de cómputo, se hace a través del

software hotelero que se use.

Tipos De Reservaciones

Las más importantes y reconocidas son las siguientes:

Reservación tentativa: serán las reservas que sean solicitadas sin ofrecer

ninguna seguridad para llevarlas a cabo. Generalmente se trata de

proyectos que están sujetos a cambios o cancelaciones.

Reservación límite: se les marcará una hora límite de llegada, teniendo el

hotel la libertad de acortarlo o alargarlo según sus propias necesidades.

Estas reservaciones no tienen garantía o depósito.

Reservación garantizada: son reservaciones contactadas a través de una

agencia de viajes, línea aérea o asesoría de grupos y convenciones, y que

están garantizadas por medio de un cupón u orden de cambio. En el caso

de que los huéspedes no se presentaran, el hotel guardará la habitación

hasta el siguiente día.

Reservación con depósito: son aquellas en las que los clientes han

mandado el pago de por lo menos una noche, en el plan que el huésped

considere más apropiado para cubrir sus necesidades.

Reservaciones de grupos: son aquellas reservaciones mayores de diez

habitaciones, en la misma fecha y con características similares.

Pueden ser de dos tipos:

Fijas: siguen fechas establecidas en el contrato.

Diferidas: son reservaciones concertadas esporádicamente y en cualquier

época.

Allotment: son reservaciones especiales y globales que se realiza con las

agencias de viajes y las líneas aéreas que se han significado como buenos

proveedores del hotel. El `allotment' es un contrato que tiene como finalidad

asegurar a una empresa un determinado número de habitaciones para su

venta particular; también el hotel se asegurará de que esos cuartos sean

vendidos. El departamento de reservas, ante este tipo de contratos deberá

llevar un doble control, ya que esas habitaciones estarán “vendidas”, pero

físicamente estarán vacías.

Reservación negada: es aquella que no fue posible aceptar, aún después de

haberla colocado en la lista de espera. Se debe actuar con mucha diplomacia

explicándole al cliente por qué no fue posible atenderlo en ese momento.

Reservación cancelada: puede obedecer a dos causas: que el cliente nos

cancele directamente o por medio de su intermediario, o que el hotel se vea

obligado a cancelar por falta de espacio o por alguna causa especial.

Cambio de reservación: puede haber ocasiones en que nos veamos

precisados a efectuar en una reservación, ya que los clientes por distintas

razones así lo solicitan. Primero debe verificarse la disponibilidad para realizar

cualquier cambio.

Nombre:

Ocupación Doble o Sencilla:

Fecha de llegada:

Fecha de salida:

Reserva realizada por_________________________________ (nombre).

COMPAÑÍA:

TELEFONO:

FAX:

E-MAIL:

DIRECCION:

CIUDAD:

TARJETA DE CREDITO:

NO. DE TARJETA DE

CREDITO / VIGENCIA

Servicio que desea reservar:

Hoteles Todo Incluido Buceo

Pesca Camper Caza

Náutica Naturaleza

Multidestinos

Datos personales:

Nombre: Apellidos:

Dirección:

Ciudad:

País: Tel.

Email:

Fecha de Entrada:

Día Mes Año Fecha de salida:

Día Mes Año

Si con Ud. viajan otras personas:

Total de Adultos: Total de Niños (03-12): Total de Bebés (00-02):

SOLICITUD DE RESERVA

Nombre de los adultos que viajan:

Nombre y edades de los niños:

Si ya tiene reservado su vuelo:

Línea aérea:

Número de Vuelo:

Llegada: Día Mes Año

Deseo información para alquilar un auto:

Comentarios u otras sugerencias sobre su reserva:

ENVIAR SOLICITUD BORRAR DATOS

Sistemas de reserva hotelera

Sistema central de reservas.

Una mayoría de las propiedades de alojamientos pertenece a uno o varios sistemas

centrales de reserva. Hay dos tipos básicos de sistema centrales de reservas: redes

del afiliado y redes de no afiliados.

Una red de reservación de afiliado, es el sistema de reservas de una cadena de hotel

en el que todas las propiedades participan y están contractualmente relacionadas. Hoy

virtualmente cada estadía se hace a través de un proceso conocido como solicitud o

formato de la reservación. El funcionario de reservaciones debe coleccionar toda la

información pertinente para hacer la reserva.

La cadena opera su propia red de reservas, la función de oficina central de reservas,

es dar servicio con tecnología. Los hoteles se unen en sus funciones de reservas para

hacer rápido el proceso. Otro resultado es que una propiedad de cadena, atraerá

negocios y se referirá a otro negocio de otro hotel de la cadena.

Una red de reservas de no afiliados, es un sistema de suscripción diseñado para que

se conecten hoteles independientes o propiedades de no cadena. Los sistemas en red

de reservaciones de no afiliados, permiten a los operadores independientes que

disfruten muchos de los mismos beneficios como si fueran de cadena.

Oficina central de reservaciones Trabaja normalmente con el público a través de un

número de teléfono gratis con cadenas de alojamiento más grandes, o con apoyo de

otras oficinas. Estas oficinas operan a menudo las 24 horas del día. Las oficinas

centrales de reserva, intercambian la información de disponibilidad con propiedades

miembro. Los sistemas centrales de reservas más avanzados, conectan a la

computadora en la oficina central con la computadora del hotel miembro. Haciéndose

el proceso mucho más ágil y la información son más exactas

Sistemas globales de distribución.

Global distribución systems. Muchos hoteles afiliados o no afiliados a redes de

reservas se pueden conectar a un sistema global de distribución Los más grandes

conocidos son sabré, Galileo, Amadeus, worlspan, internacional, etc.

Cada gds, es propiedad de una aerolínea o consorcio de aerolíneas. Los gds, proveen

información de reservas para hoteles globalmente y permite reservar y vender el hotel

alrededor el mundo. Esto se complementa conectando el sistema de reservas del hotel

con el de la aerolínea. Así mismo muchas agencias de viajes, utilizan el sistema para

intermediar entre las aerolíneas y el hotel.

HOTEL LAS VEGAS

POLITICAS DE CORTESIAS, COMISIONES Y PLANES FRECUENTES

POLITICAS DE CORTESÍAS

Todas las cortesías del hotel deberán ser autorizadas por la gerencia y por la gerencia

general, preferiblemente por escrito. Deberá ser solicitado por vía mail o por escrito, se sellara de recibido la copia y

el original anexara el perfil de reservas. Se solicitaran todos los datos correspondientes a una reservación formal. Deberá ser considerada para efectos de garantía con un tiempo límite de

llegada, propuesto directamente a quien lo está solicitando. Deberá solicitarse para información interna el motivo de la cortesía (en caso de

no estar especificado en la solicitud) y detallarlo en la papeleta de reservaciones.

del hotel. No pagan ningún gasto extra.

POLITICA DE COMISIONES

Proceso que debe seguir la recepción, junto con reservas del hotel en el momento de realizarse ventas a la agencias de viajes.

Venta de agencias de viaje donde consigan previamente el valor de la estadía y existe un convenio de cobro de comisiones.

Esta situación se presenta cuando alguna agencia de viajes reserva en el hotel y previamente al check-in del huésped, envían la consignación correspondiente a la estadía, pero se descuenta el valor de la comisión, en este caso el

procedimiento a seguir consiste en realizar un abono o un deposito, dependiendo al folio y en el momento el check out, observa que quede un

saldo en la cuenta y este debe cerrarse como cuenta por cobrar en la cabeza de la agencia de viajes. El departamento de contabilidad se encarga de realizar el

cruce de cuentas corrientes, previo envió de la factura de comisiones por parte de la agencia.

Venta de agencias de viajes donde NO consignan previamente el valor de la estadía y existe convenio de cobro de comisiones.

En este caso existe un acuerdo previamente autorizado por la gerencia del hotel, de general una cuenta por cobrar cien por ciento (100%) la cuenta con

cargo a cuentas por cobrar a la agencia. Venta de agencias de viajes donde NO existe convenio de cobro de comisiones

por parte de la agencia, así consigne anticipadamente o no. En este caso el tratamiento debe ser igual al que lleva con cualquier cliente que

tenga o no crédito, es decir, el 100% de la factura debe ser cancelada n su totalidad.

PLANES FRECUENTES

Plan del hotel: Es la tarifa plena del hotel.

Plan corporativo: Tarifa exclusiva para empresas. Complementary: Cuando se hospedan clientes potenciales autorizados por el

gerente general y gerente del hotel. Solo se pagan los gastos extras en ningún caso hospedaje.

Full complementary: cuando se hospedan clientes potenciales autorizados por el gerente general y gerente

GARANTÍA DE RESERVAS: Para poder garantizar una habitación se debe pagar el 50% del saldo, también se puede hacer a través de tarjetas de crédito. CANCELACION DE RESERVAS

Los grupos o excursiones deben hacer la cancelación con una semana de anticipación. Las personas naturales con 72 horas de anticipación en temporada alta, y 24 horas en temporada baja.

OTROS. No cobran el no show. Cuando hay un overbooking le avisan al cliente con anticipación para que el

busque otro hotel, o ellos le recomiendan otro hotel, mas no trasladan al huésped al lugar.