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REPÚBLICA DEL ECUADOR

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

UNIDAD ACADÉMICA DE MACAS

FACULTAD DE INGENIERIA EMPRESARIAL

ANALISIS DEL MANUAL DE PUESTOS Y DISTRIBUCION

DEL TRABAJO ORIENTADO A PROCESOS

ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS EN LA EMAPSA-M

Trabajo de Investigación,

Previo a la obtención

del Título de Ingeniero

Empresarial

AUTOR: CRISTHIAN FERNANDO NAVARRO J.

ASESOR: ING. FRNAKLIN ORTIZ.

MACAS – ECUADOR

2010

I

DEDICATORIA

Dedico este proyecto de tesis a Dios, a mis

padres a mi esposa e hijo. A Dios porque ha

estado conmigo a cada paso que doy,

cuidándome y dándome fortaleza para continuar,

a mi esposa e hijo, que han sabido apoyarme y

estar siempre a mi lado, a mis padres, quienes a

lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y

educación siendo mi apoyo en todo momento.

Depositando su entera confianza en cada reto

que se me presentaba sin dudar ni un solo

momento en mi inteligencia y capacidad. Es por

ellos que soy lo que soy ahora. Los amo con mi

vida.

II

AGRADECIMIENTO

Agradezco al asesor de tesis, Ing. Franklin Ortiz,

quienes a lo largo de este tiempo han puesto a

prueba sus capacidades y conocimientos en el

desarrollo de esta tesina. A mis padres quienes

a lo largo de toda mi vida han apoyado y

motivado mi formación académica, creyeron en

mí en todo momento y no dudaron de mis

habilidades. A mis profesores a quienes les debo

gran parte de mis conocimientos, gracias a su

paciencia y enseñanza y finalmente un eterno

agradecimiento a esta prestigiosa universidad la

cual abrió abre sus puertas a jóvenes como

nosotros, preparándonos para un futuro

competitivo y formándonos como personas de

bien.

III

ÍNDICE

DEDICATORÍA .................................................................................................... I

AGRADECIMIENTO ........................................................................................... II

ÍNDICE ............................................................................................................... III

INTRODUCCIÓN………………..………………………..……………………….….VI

CAPÍTULO I

ANTECEDENTES

1.1 Planteamiento del Problema………………………………………….1

1.2 Justificación…………………………………………..………….……..1

1.3 Objetivos………………………………………………..………………2

1.4 La Empresa Municipal de Agua Potable y Saneamiento

Ambiental del Cantón Morona EMAPSA-M…………………………3

1.4.1 Base Legal………………………………………..…………….………3

1.4.2 Misión……………………………………..…………………………….3

1.4.3 Visión………………………………………..………………….……….3

1.4.4 Organización…………………………………………………..……….3

1.4.5 Objetivos de la Empresa……………………………………..……….4

CAPÍTULO II

MARCO CONCEPTUAL

2.1 Estatuto Orgánico por Procesos………………………..….……..….6

2.2 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa…………..7

2.3 Reglamento Orgánico Funcional de La Empresa Municipal

De Agua Potable y Residuos Sólidos EMAPSA-M………….…… 8

2.4 Ley Orgánica de Régimen Municipal…………………………..…..11

2.5 Normas de Control Interno…………………………………..……...12

2.6 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado………..……18

IV

CAPÍTULO III

DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES ACTUALES DE LOS

EMPLEADOS DE LA EMAPSA-M.

3.1 Reglamento a las Funciones y Puestos del Personal de la

Empresa Municipal de Agua Potable y Saneamiento

Ambiental del Cantón Morona…………………………….………….21

3.1.1 Área Financiera……………………………………..……….……….…21

3.1.2 Departamento de Tesorería…………………..…………….…………23

3.1.3 Sección de Bodega…………………………………………......……..26

3.2 Diseño de Instrumentos de Investigación……………………………28

3.3 Instrumentos Aplicados…………………………………………………28

3.4 Estrategias para la Aplicación de las Entrevistas a los funcionarios

Del Área Financiera la EMAPSA-M……………………….…….……29

3.5 Cuestionario de la Entrevista………………………………….……...29

3.6 Matriz de Respuestas. Entrevista Aplicada…………………………30

3.7 Análisis…………………………………………………………….…….31

CAPÍTULO IV

LA PROPUESTA

4.1 Distribución del Trabajo Orientado a Procesos Administrativos

Financieros en la EMAPSA-M………………………………………...34

4.1.1 Orgánico Estructural Actual del Área Financiera…………………..34

4.1.2 Orgánico Estructural Propuesto para el Área Financiera……...…35

4.1.3 Propuesta de Distribución de Trabajo Funcional para el Área

Financiera de la EMAPSA-M…………………………………………36

4.1.3.1 Auxiliar de Contabilidad…………………………………………....36

4.1.3.2 Tesorero……………………………………………………………..37

4.1.3.3 Jefe de Adquisiciones……………………………………………..39

4.1.3.4 Recaudador………………….,…………………………………….40

V

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones………………………………………………………..42

5.2 Recomendaciones………………………………………………….43

BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………….44

ANEXOS………………………………………………………………………45

VI

INTRODUCCIÓN

La Empresa Municipal de Agua y Saneamiento Ambiental del Cantón Morona,

inicia sus actividades el año de 2006, con el objetivo de dar servicio de agua

potable a la ciudad de Macas y Recolección de Desechos Sólidos.

El autor del presente trabajo de investigación, labora en la Empresa

cumpliendo las funciones de guardalmacén. Por experiencia propia y por estar

involucrado dentro del área financiera constata que las funciones asignadas a

los empleados no son compatibles con la diversidad de acciones que tienen

que realizar en la práctica laboral.

Para que una organización tenga éxito en el cumplimiento de sus objetivos es

necesario desarrollar una distribución adecuada de actividades laborales, para

evitar la concentración de las mismas en una sola persona, aún más cuando se

trata de un área en donde se maneja recursos financieros, como es el área

financiera. Los procesos deben ser ejecutados de acuerdo al nivel de

responsabilidad de cada uno de los empleados responsables de los mismos.

En estas circunstancias se propone realizar el trabajo de investigación que

consiste en Analizar el manual de puestos de la EMAPSA-M dentro del área

financiera, con el objetivo de proponer una redistribución de funciones entre el

personal actual así como los que sean necesarios incorporarlos para un óptimo

manejo financiero de la Empresa.

El desarrollo del trabajo práctico. Comprende los siguientes capítulos, dentro

de los mismos constan los siguientes ítems:

CAPÍTULO I ANTECEDENTES, Planteamiento del Problema, Justificación,

Objetivos y la Empresa.

CAPÍTULO II MARCO CONCEPTUAL, Estatuto Orgánico por Procesos,

LOSCCA, Reglamento funcional de la EMAPSA-M, Ley Orgánica de Régimen

VII

Municipal, Normas de Control Interno, Ley Orgánica de la Contraloría General

del Estado.

CAPITULO III DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES

ACTUALES DE LOS EMPLEADOS DE LA EMAPSA-M, Reglamento a las

Funciones y Puestos del Personal de la Empresa Municipal de Agua Potable y

Saneamiento Ambiental del Cantón Morona, Diseño de Instrumentos de

Investigación, Instrumentos Aplicados, Estrategias para la Aplicación de las

Entrevistas a los funcionarios del Área Financiera la EMAPSA-M, Cuestionario

de la Entrevista, Matriz de Respuestas entrevista Aplicada, Análisis.

CAPITULO IV LA PROPUESTA, Distribución del Trabajo Orientado a

Procesos Administrativos Financieros en la EMAPSA-M,

CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, conclusiones y

recomendaciones.

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

1

CAPÍTULO I

ANTECEDENTES

1.1 Planteamiento del Problema

La empresa cuenta con el Orgánico Funcional que describe las

actividades por unidades administrativas, sin embrago, no se acogen a las

disposiciones de la SENRES en cuanto a la formulación de un Manual

Orgánico Funcional por Procesos.

El Orgánico Funcional por Procesos, establece las tareas que deben

cumplir en cada una de las unidades para cumplir con los productos, en

un caso concreto, puedo señalar que en el Área Administrativo Financiera

se carece de directrices para cumplir las funciones y en especial de los

objetivos para desarrollar los productos.

1.2 Justificación

El análisis y descripción de los puestos en la EMAPSA-M es

importante, porque permite establecer las funciones, tareas y actividades

que el recurso humano va desempeñar en su cargo. Un inadecuado

análisis del puesto puede ser perjudicial para la organización, porque al

no encontrarse bien definidas las actividades, los subsistemas de

recursos humanos tendrán inexactitudes y no se conseguirán los objetivos

planteados por la organización. Cuando las competencias, habilidades y

conocimientos de una persona coinciden con las requeridas por el puesto

de trabajo y además sus intereses, deseos, estilo de vida, etc. son

compatibles con las características del puesto, las expectativas de

desempeño son óptimas.

2

Algunos de los beneficios que otorga a la empresa una descripción

de puestos son los siguientes:

Señalar las deficiencias que existen en la organización, el trabajo y

el encadenamiento de los puestos y funciones.

Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo y

asimismo es una de las bases para un sistema técnico de ascenso.

Facilita al supervisor la explicación de las labores puntuales que

realizará el empleado.

Poder exigir mejor a cada empleado lo que debe hacer y la forma

como debe hacerlo, evitando interferencias en el mando y en la

realización de los trabajos.

1.3 Objetivos

General

Realizar un análisis del actual Manual de Puestos, en la Empresa

Municipal De Agua Potable y Saneamiento Ambiental del Cantón Morona

EMAPSA-M, orientada a procesos aplicados por la SENRES.

Específicos

1. Evaluar las funciones actuales de los empleados de la EMAPSA-M.

2. Determinar productos por procesos del área Administrativo-

Financiero.

3. Comparar si se están cumpliendo las funciones con la normativa de

la SENRES.

3

4. Establecer los productos específicos para la empresa.

1.4 LA EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y

SANEAMIENTO AMBIENTAL DEL CANTON MORONA.

EMAPSA-M.1

1.4.1 Base Legal

La Empresa Municipal de Agua Potable y Saneamiento Ambiental del

Cantón Morona – EMAPSA-M. Se crea mediante ordenanza municipal

del 16 del Agosto del 2006.

1.4. 2 Misión

Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población de

Morona, a través de la prestación eficiente del servicio de agua potable y

alcantarillado, con la participación de personal altamente calificado y

comprometido con los intereses de la comunidad.

1.4.3 Visión

La Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Morona

Santiago para el año 2008, bajo el concepto de calidad total se convertirá

en una empresa líder a nivel nacional, que genere un efecto multiplicador

de la gestión en instituciones similares y brindará nuevos productos y

servicios afines.

1.4.5 Organización.

Con domicilio en la ciudad de Macas, cantón Morona, provincia de

Morona Santiago, se constituye la Empresa Municipal de Agua Potable y

1 Ordenanza de Creación de la EMAPSA-M.

4

Saneamiento Ambiental del Cantón Morona, como persona jurídica de

derecho público con autonomía administrativa, operativa, financiera y

patrimonial, la misma que se regirá por las normas de la Codificación de

la Ley Orgánica de Régimen Municipal ( expedida el 5 de Diciembre del

2005), la presente Ordenanza de creación de la Emapsa-m que regula la

prestación de los servicios de Agua Potable y Saneamiento Ambiental, las

disposiciones de los reglamentos internos generales y específicos que se

expidan y demás normas jurídicas aplicables.

Se estableció el siguiente organigrama estructural de la Empresa

Municipal de Agua Potable y saneamiento Ambiental del Cantón Morona

EMAPSA-M:

* Ilustración Nº1

1.4.6 Objetivos de la Empresa.

La Empresa tiene como objetivo la prestación de los servicios de Agua

Potable y Saneamiento Ambiental, tendiente a preservar la salud de los

habitantes y obtener una rentabilidad social y económica en sus

DIRECTORIO

GERENCIA

SECRETARIA GNRAL.

RESIDUOS SOLIDOS

TECNICO

FINANCIERO DPTO. TECNICO JEFE DE PLANTAS

BODEGA

INGENIERO CIVIL

ASISTENTES

OPERADORES MICROEMPRESAS

INGENIERIA

RECAUDADOR-PAGADOR

5

inversiones, según la ordenanza de constitución de la Empresa Municipal

de Agua Potable y Saneamiento Ambiental del Cantón Morona –

EMAPSA-M.

La Empresa será responsable de la administración, planificación, diseño,

construcción, control, operación y mantenimiento de los sistemas para

producción, distribución, comercialización de Agua Potable y

Alcantarillado; así como la recolección, conducción, tratamiento y

disposición final de las aguas residuales urbanas, periféricas y desechos

sólidos de la Ciudad de Macas, con el fin de preservar la salud de sus

habitantes y el entorno ecológico y contribuir al mantenimiento de las

fuentes hídricas del cantón Morona.

6

CAPÍTULO II

MARCO CONCEPTUAL

2.1 Estatuto Orgánico por Procesos (SENRES)2

SENRES es el organismo técnico rector de la administración del

desarrollo institucional, de los recursos humanos y remuneraciones de las

instituciones, entidades, empresas y organismos del Estado. Emite

políticas, normas e instrumentos técnicos, brinda asesoría técnica,

capacitación, absuelve consultas y efectúa la evaluación y control sobre

su aplicación, para contribuir al mejoramiento de la calidad de los

servicios públicos.

Objetivos Estratégicos

Desarrollar e implantar un programa integral de fortalecimiento

institucional que contribuya a mejorar la calidad de los productos y

servicios que brinda la institución a sus clientes internos y externos;

Desarrollar e implantar un sistema integrado de desarrollo

institucional y gestión de los recursos humanos y remuneraciones,

que promueva la productividad, profesionalismo y eficiencia del

servidor público;

Desarrollar e implantar un sistema de evaluación y control a

aplicarse en las instituciones que están en el ámbito de aplicación

de la LOSCCA;

2 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa

7

Desarrollar e implementar un programa integral de fortalecimiento

de las UARHs.

Procesos Habilitantes

APOYO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA,

SECRETARÍA GENERAL;

GESTIÓN TECNOLÓGICA; y,

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

ASESORÍA

GESTIÓN DE ASESORÍA;

GESTIÓN DE CONTROL INTERNO; y,

GESTIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL.

PROCESOS DESCONCENTRADOS

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS, CERTIFICACIONES Y

CONTROL POR REQUERIMIENTO.

2.2 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa (LOSCCA)

Art. 1. Objetivo. El Servicio Civil y la Carrera Administrativa tienen por

objetivo propender al desarrollo profesional y personal de los servidores

públicos, en búsqueda de lograr el permanente mejoramiento de la

eficiencia, eficacia y productividad del Estado y sus Instituciones,

8

mediante el establecimiento, funcionamiento y desarrollo de un sistema

Técnico de Administración de Recursos Humanos.

Art. 3. Ámbito. Las disposiciones del presente Libro son de aplicación

obligatoria en todas las instituciones, entidades y organismos del Estado.

Además son aplicables a las Corporaciones, Fundaciones, Empresas,

Compañías y en general sociedades en las cuales las instituciones del

Estado tengan mayoría de acciones o un aporte total o parcial de capital o

bienes de su propiedad al menos en un cincuenta por ciento.

Art. 4. Del Servicio Civil, con exclusión de las personas determinadas en

el artículo siguiente. El Servicio Civil ecuatoriano comprende:

a) A los ciudadanos ecuatorianos que ejerzan funciones públicas

remuneradas en las instituciones, entidades y organismos previstas

en el artículo anterior; y,

b) A los ciudadanos ecuatorianos que ejerzan funciones en

instituciones del Estado en concordancia con lo dispuesto en el

numeral 9 del artículo 35 de la Constitución Política de la

República.

2.3 Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa

Municipal de Agua Potable y Saneamiento Ambiental de

Morona (Expedido, abril del 2006)

DISPOSICIONES GENERALES

CONCEPTO

El Reglamento Orgánico Funcional es un instrumento que registra de

forma grafica y descriptiva la manera por la cual la EMAPSA-M ha

procedido a la división del trabajo entre sus áreas.

9

FINALIDADES

Permitir que cada usuario de este Reglamento tenga una visión

global y detallada de cómo la empresa tiene estructurada su

organización

Definir y hacer conocer las funciones de cada área

Informar a los usuarios del mismo, las líneas formales de

comunicación y la jerarquía existente en la organización.

RESPONSABILIDAD

El Reglamento Orgánico Funcional pertenece a la EMAPSA-M y es

confiado a las áreas: administrativa, financiera, técnica, comercial y social,

para su respectiva consulta y aplicación.

APROBACIÓN

Toda modificación en la estructura organizacional y las funciones de las

áreas de la EMAPSA-M ; será dada por resolución del Directorio de la

Empresa.

DEFINICIONES DE NIVELES

1. NIVEL LEGISLATIVO

Estará representado por el Directorio, máxima autoridad de la Empresa.

Le corresponde dictar políticas, fijar los objetivos y metas, aprobación de

los planes operativos, expedir Reglamentos Generales, Específicos

Internos y solicitar al I. Municipio del Cantón Morona la expedición de

ordenanzas que considere necesarias o las reforma de las vigentes.

10

2. NIVEL EJECUTIVO

Está representado por el Gerente General , constituye la autoridad que

orienta y ejecuta la política directriz emanada del nivel legislativo;

representa a la empresa en todas las actuaciones de carácter oficial,

judicial o extrajudicial, de acuerdo con lo establecido en la Ordenanza de

Constitución de la Empresa, demás leyes y reglamentos vigentes.

3. NIVEL ASESOR

Constituye el órgano consultivo y de apoyo para las decisiones de la

empresa; su relación de autoridad es indirecta con respecto a las

unidades del nivel operativo. Su función se ejecuta por medio del nivel

ejecutivo.

Está integrado por:

COMITÉ DE CONTRATACIONES

AUDITORIA INTERNA O EXTERNA

ASESORIA JURÍDICA

4. NIVEL OPERATIVO

Es aquel que cumple directamente con los objetivos y finalidades de la

empresa. Ejecuta los planes, programas, proyectos y políticas de trabajo,

impartidos por el nivel ejecutivo.

Está integrado por las siguientes áreas:

AREA ADMINISTRATIVA - FINANCIERA

AREA TÉCNICA

AREA COMERCIAL - SOCIAL

11

2.4 Ley Orgánica de Régimen Municipal (Expedida el 5 de

Diciembre del 2005)

Del Municipio en General

Art. 1.- El municipio es la sociedad política autónoma subordinada al

orden jurídico constitucional del Estado, cuya finalidad es el bien común

local y, dentro de éste y en forma primordial, la atención de las

necesidades de la ciudad del área metropolitana y de las parroquias

rurales de la respectiva jurisdicción. El territorio de cada cantón

comprende parroquias urbanas cuyo conjunto constituye una ciudad, y

parroquias rurales.

Art. 2.- Cada municipio constituye una persona jurídica de derecho

público, con patrimonio propio y con capacidad para realizar los actos

jurídicos que fueren necesarios para el cumplimiento de sus fines, en la

forma y condiciones que determinan la Constitución y la ley.

Art. 3.- Son vecinos o moradores de un municipio los ecuatorianos y

extranjeros que tengan su domicilio civil en la jurisdicción cantonal, o los

que mantengan en ésta el asiento principal de sus negocios.

Los ecuatorianos y extranjeros como vecinos de un municipio tienen

iguales deberes y derechos, con las excepciones determinadas por la

ley.

De las Atribuciones y Deberes

Art. 63.- La acción del concejo está dirigida al cumplimiento de los fines

del municipio, para lo cual tiene los siguientes deberes y atribuciones

generales:

12

1°.- Ejercer la facultad legislativa cantonal a través de ordenanzas;

dictar acuerdos o resoluciones, de conformidad con sus competencias;

determinar las políticas a seguirse y fijar las metas de la municipalidad;

2.5 Normas de Control Interno (Acuerdo 039 del 16 de

Noviembre del 2009)

200-01 Integridad y valores éticos

La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del

ambiente de control, la administración y el monitoreo de los otros

componentes del control interno.

La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores

éticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a

los cambios de las personas de libre remoción; estos valores rigen la

conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la

organización. La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente

las normas propias del código de ética, para contribuir al buen uso de los

recursos públicos y al combate a la corrupción.

Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la

integridad y los valores éticos, para beneficiar el desarrollo de los

procesos y actividades institucionales y establecerán mecanismos que

promuevan la incorporación del personal a esos valores; los procesos de

reclutamiento y selección de personal se conducirán teniendo presente

esos rasgos y cualidades.

200-03 Políticas y prácticas de talento humano

13

El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para

asegurar una apropiada planificación y administración del talento

humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo

profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de

servicio.

El talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por

lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su más

elevado rendimiento. Es responsabilidad de la dirección encaminar su

satisfacción personal en el trabajo que realiza, procurando su

enriquecimiento humano y técnico.

La administración del talento humano, constituye una parte importante del

ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un

ambiente ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la

transparencia en las prácticas diarias.

Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación,

clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,

evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de

justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que

regulan las relaciones laborales.

200-04 Estructura organizativa

La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que

atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro

de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las

labores y la aplicación de los controles pertinentes.

La estructura organizativa de una entidad depende del tamaño y de la

naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no será tan

14

sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la

institución, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información.

Los directivos comprenderán cuáles son sus responsabilidades de control

y poseerán experiencia y conocimientos requeridos en función de sus

cargos.

Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de

organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades,

acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y

funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.

401-01 Separación de funciones y rotación de labores

La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán

cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de

procurar la rotación de las tareas, de manera que exista

independencia, separación de funciones incompatibles y reducción

del riesgo de errores o acciones irregulares.

Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas

y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo

servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas

claves de un proceso u operación.

La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los

flujo gramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del

sector público. Los niveles de dirección y jefatura, contemplarán la

conveniencia de rotar sistemáticamente las labores entre quienes realizan

tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores

permita efectuar tal medida.

15

La rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el

control, es un mecanismo eficaz para evitar actos reñidos con el código

de ética de la entidad u organismo.

403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - TESORERÍA

403-01 Determinación y recaudación de los ingresos

La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de

los recursos establecidos en las disposiciones legales para el

financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del

sector público, serán los responsables de la determinación y

recaudación de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento

jurídico vigente.

403-04 Verificación de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán

una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los

depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los

valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al

depositario oficial.

La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de

efectuar las recaudaciones y su registro contable. El servidor encargado

de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la

eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las

medidas que correspondan.

Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no

tributarios, de autogestión, de financiamiento y donaciones. Se

clasificarán por la naturaleza económica en: corrientes, de capital y

16

financiamiento. Los ingresos de autogestión, son recursos que las

entidades y organismos del sector público obtienen por la venta de bienes

y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de

inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las cuentas

rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del

depositario oficial de los fondos públicos o en las cuentas institucionales

disponibles en el depositario oficial. La recaudación de los recursos

públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de la red bancaria

privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas

de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.

Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo,

cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán

revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las

cuentas rotativas de ingresos autorizados, durante el curso del día de

recaudación o máximo el día hábil siguiente.

403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar

que tanto el saldo según los registros contables como el saldo

según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y

periódicamente por lo menos una vez al mes.

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del

libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados

bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y

determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La

conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las

operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido

oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad. Para

garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será

17

efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la

recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las

operaciones relacionadas.

Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas

computarizados y en tiempo real, la entidad debe velar para que las

aplicaciones incorporen los controles de carga y validación de la

información, el registro manual o automático de operaciones que permitan

ajustar las diferencias y estén respaldados por los respectivos manuales

de operación, instructivos y ayudas en línea.

407 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

407-01 Plan de talento humano

Los planes de talento humano se sustentarán en el análisis de la

capacidad operativa de las diferentes unidades administrativas, en el

diagnóstico del personal existente y en las necesidades de

operación institucionales.

La planificación se elaborará sobre la base de un diagnóstico del

personal, efectuado con la información estadística que mantendrá la

unidad responsable de la administración del talento humano;

considerando además, la normativa vigente relacionada con esta área, el

plan estratégico institucional, los planes operativos anuales, programas y

proyectos. El plan de talento humano formará parte de la documentación

del sistema de planificación anual.

407-02 Manual de clasificación de puestos

Las unidades de administración de talento humano, de acuerdo con

el ordenamiento jurídico vigente y las necesidades de la institución,

18

formularán y revisarán periódicamente la clasificación de puestos,

definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de

remuneración.

La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las

tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de

todos los puestos de su estructura y organizativa.

El documento será revisado y actualizado periódicamente y servirá de

base para la aplicación de los procesos de reclutamiento, selección y

evaluación del personal. La definición y ordenamiento de los puestos se

establecerá tomando en consideración la misión, objetivos y servicios que

presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos

organizacionales.3

2.6 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Ley

73, Registro Oficial Suplemento 595 de 12 de Junio del

2002.)

Que se debe aplicar al Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría

los principios constitucionales, y especialmente los de legalidad,

responsabilidad financiera, transparencia, economía, eficiencia y

eficacia, junto con los criterios de equidad, y, ética y las políticas de

descentralización y desconcentración operativas;

Que es necesario adaptar la gestión de control de la Contraloría General

del Estado a las exigencias propias de un Estado moderno

Objeto de la Ley.- La presente Ley tiene por objeto establecer y

mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el

sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado, y regular su

3 Contraloría General de Estado. Normas Técnicas de Control Interno

19

funcionamiento con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el

cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del

Estado y la utilización de recursos, administración y custodia de bienes

públicos.

NORMATIVO Y OBJETO DEL SISTEMA

Art. 5.- Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría del Estado.-

Las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y

demás servidores, actuarán dentro del Sistema de Control,

Fiscalización y Auditoría del Estado, cuya aplicación propenderá a

que:

1.- Los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores públicos,

sin excepción, se responsabilicen y rindan cuenta pública sobre el

ejercicio de sus atribuciones, la utilización de los recursos públicos

puestos a su disposición, así como de los resultados obtenidos de su

empleo;

2.- Las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los

respectivos deberes y obligaciones de sus servidores, sean cumplidos

a cabalidad;

3.- Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la

existencia y mantenimiento de su propio sistema de control interno; y,

4.- Se coordine y complemente con la acción que otros órganos de

control externo ejerzan sobre las operaciones y actividades del sector

público y sus servidores.

DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES

20

Art. 38.- Presunción de legitimidad.- Se presume legalmente que las

operaciones y actividades realizadas por las instituciones del Estado y

sus servidores, sujetos a esta Ley, son legítimas, a menos que la

Contraloría General del Estado, como consecuencia de la auditoría

gubernamental, declare en contrario.

Art. 39.- Determinación de responsabilidades y seguimiento.- A base

de los resultados de la auditoría gubernamental, contenidos en actas o

informes, la Contraloría General del Estado, tendrá potestad exclusiva

para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e

indicios de responsabilidad penal.

Previamente a la determinación de responsabilidades

administrativas y civiles culposas que se desprendan de los informes

elaborados por las auditorías internas, la Contraloría General del

Estado examinará el cumplimiento de los preceptos legales y de las

normas de auditoría y procederá a determinarlas con la debida

motivación, sustentándose en los fundamentos de hecho y de derecho

pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se

procederá de acuerdo a lo previsto en los artículos 65, 66 y 67 de esta

Ley.

En todos los casos, la evidencia que sustente la determinación de

responsabilidades, a más de suficiente, competente y pertinente,

reunirá los requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio.

La Contraloría General del Estado efectuará el seguimiento de la emisión

y cobro de los títulos de crédito originados en resoluciones ejecutoriadas.

21

CAPÍTULO III

DIAGNOSTICO Y EVALUACIÓN DE LAS

FUNCIONES ACTUALES DE LOS EMPLEADOS DE

LA EMAPSA-M.

3.1 Reglamento a las Funciones y Puestos del Personal de

la Empresa Municipal de Agua Potable y Saneamiento

Ambiental del Cantón Morona

3.1.1 AREA FINANCIERA

IDENTIFICACION DEL PUESTO: TECNICO FINANCIERO

MUNICIPAL

DEPENDE DE : GERENTE

NATURALEZA DEL TRABAJO:

Dirección, planificación y supervisión de las labores económico -

financieras de la Empresa.

TAREAS TIPICAS:

1. Planificar, dirigir, supervisar y ejecutar los programas técnico -

presupuestarios, contables, financieros y económicos de la

EMAPSA-M.

2. Dirigir, elaborar, coordinar, administrar, y liquidar el presupuesto de

la institución en coordinación con las otras direcciones.

3. Supervisar el cumplimiento e incorporación del proceso de control

interno en el ámbito económico y financiero.

22

4. Determinar las políticas de gasto e inversión de los recursos

fiscales.

5. Supervisar que las tareas económico-financieras, contables y

presupuestarias se sujeten a las leyes, reglamentos,

procedimientos y más disposiciones legales.

6. Participar en los procesos de contratación, avalúos, bajas y

remates de los bienes de la EMAPSA-M.

7. Conocer y resolver sobre aspectos de carácter tributario financiero

con sujeción a las disposiciones del Código Tributario, Ley de

Régimen Municipal, LOAFYC, Ley orgánica de la Contraloría

General del Estado, leyes de carácter tributario, ordenanzas y

reglamentos de la entidad.

8. Asesorar al Gerente, a las autoridades y al Directorio sobre

aspectos de carácter financiero tributario.

9. Planificar, organizar, dirigir, controlar y supervisar la preparación de

toda la información contable, económica y financiera que respalde

la ejecución de los programas empresariales.

10. Supervisar y ejecutar el control previo y concurrente de las cuentas

institucionales.

11. Preparar, suscribir y presentar oportunamente los Balances

Contables, Estados Financieros, de Ejecución Presupuestaria y sus

respectivos anexos para análisis de las autoridades institucionales

y de las Entidades de Control.

12. Elaborar el trabajo de preparación de nóminas de pago y los

cálculos.

23

13. Diseñar y mantener actualizados el Manual Específico e

instructivos de contabilidad de la entidad.

14. Otras que establezcan la ley, reglamentos y otras disposiciones

relacionadas con la contabilidad.

CARACTERISTICAS DEL PUESTO

1. Responsabilidad económica, legal y administrativa por el manejo

de los recursos económico - financieros y por la administración de

los bienes de la Empresa.

2. Ejercer supervisión sobre el personal de menor nivel.

REQUISITOS MINIMOS

a. Título de (CPA) contador público o carreras afines.

b. Experiencia profesional de por lo menos diez años en labores

similares.

c. Haber aprobado los cursos de Control y Contabilidad dictados por

la Contraloría General del Estado.

3.1.2 DEPARTAMENTO DE TESORERIA

DENTIFICACION DEL PUESTO : RECAUDADORA-PAGADORA

DEPENDE DE : TECNICO FINANCIERO


Ejecución de labores de recaudación, de valores provenientes de

impuestos, tasas, multas y otras obligaciones de los contribuyentes

a la Empresa.

24

Organización, supervisión y ejecución de labores de control de

ingresos presupuestarios por emisión de títulos de crédito.

FUNCIONES

1. Organizar la recaudación de dineros y documentos producto de

impuestos, tasas y otros ingresos.

2. Elaborar y verificar los reportes diarios de caja y entregar los

valores correspondientes al departamento financiero.

3. Llevar el control de la recaudación diaria y depositar íntegramente

el valor en el banco depositario oficial.

4. Formular estados e informes diarios, semanales, mensuales y

anuales de las recaudaciones efectuadas.

5. Supervisar y ejecutar las labores de emisión de títulos de crédito

por todos los ingresos directos a la empresa de acuerdo a la

normativa legal vigente.

6. Legalizar con su firma los títulos de crédito emitidos en su

departamento.

7. Efectuar las conciliaciones bancarias.

8. Realizar informes o certificados relativos a saldos adecuados por

los clientes.

9. Coordinar las gestiones de recuperación de cartera vencida de

títulos de crédito por otros conceptos y evaluar el estado de cartera

vencida.

25

10. Multar a los clientes suspendidos en el servicio y que

arbitrariamente se han habilitado el mismo, de conformidad con las

disposiciones legales.

11. Coordinar procesos de trabajos de cortes y reconexiones con las

demás áreas.

12. Controlar y supervisar el movimiento económico de ingresos,

egresos, trasferencias, renovaciones, cancelación de obligaciones

y fondos rotativos.

13. Legalizar con su firma los documentos y efectuar los pagos

mediante el SPI verificando previamente la presentación de los

comprobantes de soporte de las transacciones debidamente

legalizadas.

14. Analizar el estado de cuentas de bancos diariamente.

15. Recibir facturas y realizar las retenciones correspondientes.

16. Custodiar los documentos de garantía (Pólizas de Fidelidad)

17. Revisar y efectuar las liquidaciones de impuestos y el cómputo de

interés y recargo por mora.

18. Demás actividades afines al área que le fueren encomendadas por

los superiores jerárquicos institucionales.

CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO:

a. Responsabilidad económica y administrativa por el manejo y

custodia de los valores recaudados.

b. Trabajo realizado bajo supervisión permanente.

26

c. Requiere de ética en el ejercicio de su trabajo.

d. Responsabilidad económica y administrativa por el control y

supervisión de la emisión de los títulos de crédito y por la correcta

aplicación de las disposiciones tributarias.

REQUISITOS MINIMOS:

a. Licenciado en Administración de empresas o en carreras afines.

b. Experiencia profesional de por lo menos tres años en trabajos

similares.

3.1.3 SECCION BODEGA

IDENTIFICACION DEL PUESTO : GUARDALMACEN

DEPENDE DE : GERENTE


Ejecución y supervisión de labores de recepción, custodia y

entrega de materiales, mercaderías u otros bienes en el almacén y

dependencias de la Empresa.

Ejecución de labores de adquisición y abastecimiento de

mercaderías, materiales y otros productos a la Institución.

TAREAS TIPICAS

1. Ejecutar y supervisar la recepción, clasificación, acondicionamiento y

entrega de mercaderías, bienes muebles, materiales y otros.

27

2. Elaborar órdenes de entrega de materiales, de egresos de activos

fijos, boletas de recepción de bienes y demás formularios con los que

opera la bodega de la Institución.

3. Legalizar la documentación emitida por Bodega

4. Llevar registros de existencias.

5. Despachar los requerimientos con respaldo de la documentación del

caso.

6. Elaborar mensualmente informes de movimiento y control de los

bienes e inventarios y remitirlos a los superiores para su conocimiento.

7. Mantener los kárdex y sugerir su aprovisionamiento cuando los bienes

en existencia se encontraren en los mínimos necesarios para atender

oportunamente los requerimientos institucionales.

8. Remitir diariamente al departamento de Contabilidad las notas de

ingreso y egreso, transferencia, y otros movimientos de bienes del

almacén.

9. Mantener stocks mínimos de materiales e inventarios para atender

oportunamente los requerimientos institucionales.

10. Participar en bajas, remates y otros actos administrativos que

involucren su función sobre los bienes.

11. Colaborar en la elaboración del plan anual de adquisiciones.

12. Otras relacionadas con la naturaleza de su trabajo.

CARACTERISTICAS DEL PUESTO

1. Responsable por la custodia, existencia y preservación de los

bienes, materiales e inventarios a su cargo.

28

2. Responsable por los registros y su actualización de los bienes,

materiales e inventarios de la municipalidad.

3. Ejerce supervisión al personal subalterno.

REQUISITOS MINIMOS

a. Bachiller en Administración, Contabilidad o Carreras afines.

b. Experiencia de por lo menos un año en labores administrativas

similares.

c. Haber aprobado el Curso de Control Gubernamental dictado por la

Contraloría General del Estado.4

3.2 Diseño de Instrumentos de Investigación

En el proceso de investigación se implicó a la Técnico Financiera,

Recaudadora-Pagadora, Guardalmacén. Funcionarios del área financiera

de la EMAPSA-M., son las personas que están involucradas en el análisis

de sus respectivos puestos de trabajo para conocer cuál es su percepción

sobre el tema objeto de la investigación.

3.3 Instrumentos aplicados

El instrumento de investigación aplicado a los funcionarios es la

entrevista, comprende la información sobre la situación actual en cuanto a

las funciones que están desempeñando.

La comprensión de los referentes teóricos conceptuales, se

constituyen en los lineamientos básicos para aclarar criterios, ampliar la

visión de la problemática estudiada y sobre todo para fundamentar

4 EMAPSA-M. Reglamento a las Funciones y Puestos.

29

científicamente la interpretación y explicación objetiva de los resultados

alcanzados en la investigación de campo.

3.4 Estrategias para la aplicación de la entrevista a los

funcionarios del área financiera de la EMAPSA-M, sobre

sus funciones.

Preparar la entrevista, el cuestionario que deberá ser propuesto.

Visitar al Gerente de la EMAPSA-M con la finalidad de hacerle

conocer la aplicación de la entrevista y lograr su autorización

respectiva así como coordinar aspectos que se refieren a la hora y

lugar en donde se va a trabajar.

A cada uno de los funcionarios expliqué el objetivo de la

investigación y motivarles para que respondan con sinceridad.

Indicarle que es una entrevista desarrollada específicamente para

fines investigativos y de uso académico.

Explicar la forma como se desarrollará la entrevista.

El tiempo aproximado de la entrevista es de de 30 minutos con

cada uno de ellos.

Tener cuidado para que los funcionarios no distraigan las

respuestas.

3.5 Cuestionario de la Entrevista

1. ¿Cuál es su perfil profesional?

2. ¿Cuántos años de servicio tiene en su función actual?

30

3. ¿Cumple algunas tareas no especificadas en el manual de

funciones?

4. ¿Cuál de las tareas determinadas en el Manual considera que no

son de la Naturaleza de su trabajo?

3.6 Matriz de Respuestas. Entrevista Aplicada a los

Funcionarios del Área Financiera de la EMAPSA-M

CUESTIONARIO

TECNICA-

FINANCIERA

RECAUDADORA-

PAGADORA

GUARDALMACEN

5.

6. ¿Cuál es su perfil

profesional?

Egresada en

Licenciatura en

Contabilidad y

Auditoria

Licenciada en

Administración de

Empresas

Egresado en

Ingeniería en

Administración de

Empresas

7.

8. ¿Cuántos años de

servicio tiene en su

función actual?

3 Años y Medio

3 años y 8 meses

3 años y 6 meses

9.

10. ¿Cumple algunas

tareas no

especificadas en el

manual de

funciones?

Cumplo las

funciones de un

contador y de un

auxiliar de

contabilidad ya

que la empresa

no cuenta con

suficiente

recursos para

contratar más

personal,

Atención al cliente,

certificado de no

adeudar a la

empresa, recibir

facturas y realizar las

retenciones

correspondientes.

función que le

compete al contador

o financiero

Pienso que la

funciones como

recaudadora o

Cumplo por

disposición de

gerencia debido a que

no existe personal, las

funciones de Jefe de

Adquisiciones;

realizando compra de

materiales pedir

cotizaciones y realizar

su respectivo cuadro

comparativo y ahora

subir al sistema toda

la información de

cada compra que se

31

pagadora no

deberían ir juntas ya

que tengo que dejar

de cobrar y cerrar la

ventanilla a los

clientes para realizar

pagos de sueldos, a

proveedores y

retenciones…etc. ahí

no se estaría dando

un buen servicio a la

ciudadanía

realice y en algunas

ocasiones como

auxiliar de

contabilidad;

realizando roles de

pagos, registro de

asientos de pago a

proveedores.

11. ¿Cuál de las tareas

determinadas en el

Manual considera

que no son de la

Naturaleza de su

trabajo?

Todas son de mi

naturaleza, pero

en el manual se

refiere a los que

es dirigir,

coordinar,

evaluar más no

la elaboración

de los procesos

en sí.

Efectuar las

conciliaciones

bancarias.

Multar a los clientes

suspendidos en el

servicio

Analizar el estado de

cuentas de bancos

diariamente.

Pienso que las

funciones anotadas

anteriormente le

competen a un

tesorero pero como

no existe personal yo

mismo tengo que

hacerlas

Todas las funciones

que tiene el manual

son importantes para

que la bodega

funcione

correctamente, pero

las funciones de jefe

de adquisiciones que

se me encomendó me

quita demasiado

tiempo ya que la

bodega se descuida

en muchas ocasiones.

* Ilustración Nº 2

3.7 Análisis

De la información obtenida, luego de aplicar las entrevistas a las personas

que laboran en el área financiera de la EMAPSA-M, se determina que:

Su preparación académica profesional, es compatible con el perfil

requerido para cada uno de los cargos.

32

La experiencia en el área, se considera muy buena, cada uno de

ello tiene más de tres años y medio de trabajo en las funciones

analizadas: Técnico Financiero, Recaudadora-Pagadora,

Guardalmacén.

Realizan algunas tareas no especificadas en el Reglamento a las

Funciones y Puestos del Personal de la EMAPSA-M.,

La Técnica-Financiera, además tiene que realizar procesos que

siendo importantes deben ser ejecutados por un contador o auxiliar

de contabilidad, para no distraer la actividad principal de la

financiera como es del de dirigir, supervisar los procesos contables-

financieros, el de realizar análisis financieros y dar un cabal

asesoramiento al Gerente.

La Recaudadora-Pagadora, cumple funciones de atención al

cliente, otorgar certificados de no adeudar a la empresa, recibir

facturas y realizar las respectivas retenciones. En estas

circunstancias es imposible que se dedique de manera exclusiva a

su función principal que es la de recaudar-pagar.

Guardalmacén, realiza las funciones de jefe de adquisiciones

como es el de realizar compra de materiales, pedir cotizaciones y

realizar el respectivo cuadro comparativo, subir al portal de

compras públicas la información para las adquisiciones,

elaboración de roles de pagos y registro contable de pago a

proveedores.

Algunas funciones determinadas en el manual, no están de

acuerdo a la naturaleza del cargo, en el caso de la Técnica-

Financiera, se considera el ejecutar algunos procesos que no

corresponden a nivel Dirección. En el caso de la Recaudadora-

33

Pagadora el manual le da capacidad para multar a los clientes

suspendidos en el servicio, analizar el estado de cuentas del

banco; y en el caso del Guardalmacén todas las funciones

determinadas en el manual corresponden a este cargo.

El manual de funciones no se cumple totalmente, hay funciones

que técnicamente deben ir separadas, los empleados realizan

actividades que no están especificadas en el manual, es decir

existe mala distribución de funciones por lo tanto descoordinación

en las actividades y deficiencia en la gestión financiera.

34

CAPÍTULO IV

LA PROPUESTA

4.1 Distribución del Trabajo Orientado a Procesos

Administrativos - Financieros en la EMAPSA-M.

4.1.1 Orgánico estructural actual del Área Financiera.

Es importante para desarrollar la propuesta, partir desde el orgánico

estructural que está vigente dentro del área financiera.


Se puede notar que hay tres cargos sobre los cuales se desarrolla todo el

proceso administrativo-financiero. Sus funciones están estipuladas en el

RECAUDADOR-- PAGADOR

TECNICA FINANCIERA

GUARDALMACEN

35

respectivo manual. De acuerdo a la información recopilada existen

discrepancias en las funciones.

4.1.2 Orgánico Estructural Propuesto para el Área Financiera de la

EMAPSA-M.

A continuación se presenta el orgánico estructural como resultado del

análisis del manual de funciones.


Como se puede apreciar, se incrementan los puestos de Auxiliar de

Contabilidad, Tesorería, Proveeduría.

Es necesario que las funciones financieras en lo posible no concentren

los procesos en una sola persona. En esta consideración el auxiliar de

contabilidad será la persona que ejecute procesos de registro, roles de

pago y otros, para que la técnica-financiera dedique más tiempo a tareas

de Dirección.

TECNICA FINANCIERA

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

GUARDALMACEN

TESORERO RECAUDADOR JEFE DE

ADQUISICIONES

36

El tesorero emitirá las facturas, administrará la cartera, realizará pagos y

otros, así la persona encargada de recaudación se concentrará a su

actividad de recaudar en ventanilla.

El Proveedor se encarga de canalizar las requisiciones, llevar adelanta

procesos de adquisición de bienes y servicios, Portal de Compras

Públicas, funciones que en la actualidad cumple el guardalmacén.

4.1.3 Propuesta de Distribución de Trabajo Funcional para el Área

Financiera de la EMAPSA-M.

4.1.3.1 Auxiliar de Contabilidad

Funciones Observaciones

1. Colaborar con la Técnica-Financiera

realizando revisiones, verificaciones,

comprobaciones de los cálculos efectuados

en los comprobantes de pagos.

2. Realizar el control y confrontación de los

saldos de las cuentas de mayor general de

existencias con los ingresos de bodega.

3. Elaborar el rol de pagos de nómina

4. Receptar y controlar los comprobantes de

egreso enviado de tesorería y archivar en

forma ordenada

5. Llevar el registro de control de inventario para

consumo interno y para la producción y venta

3.- Esta actividad la

realiza la Técnica-

Financiera.

37

el sistema computarizado coordinando con

bodega la unificación de saldos, debiendo

emitir el reporte mensual mediante anexos

para el envió a los organismos de control.

6. Revisar, controlar y ejecutar el sistema de

facturación el mismo que deberá proceder a

ingresar en el sistema contable las facturas,

compras de los proveedores y realizar la

liquidación del IVA e Impuesto a la renta para

proceder a cancelarlo.

7. Realizar operaciones y hacer balances en

libro auxiliares, de cuentas corrientes, caja

chica y cuentas por cobrar y pagar.

8. Preparar y elaborar informes diarios y

periódicos de las diferentes cuentas y estados

financieros para conocimiento de los

superiores institucionales.

9. Hacer balances en libros de mayor, de

cuentas contables y presupuestarias.

10. Las demás actividades de apoyo que le

asigne la Técnica-Financiero.

6.- .- Es realizada por

la Recaudadora-

Pagadora


4.1.3.2 Tesorero

38


1. Organizar la recaudación de dineros y

documentos producto de impuestos, tasas y

otros ingresos municipales.

2. Controlar y supervisar el movimiento

económico, de ingresos, egresos,

transferencias, renovaciones, cancelación de

obligaciones y fondos rotativos.

3. Legalizar con su firma los documentos y

efectuar los pagos verificando previamente la

presentación de los comprobantes de soporte

de las transacciones debidamente

legalizados.

4. Revisar y Efectuar las liquidaciones de

impuestos y el cómputo de interés y recargo

de mora.

5. Vigilar, Custodiar y Conservar los fondos e

inversiones de la institución.

6. Realizar informes o certificados relativos a

saldos adeudados por los clientes.

7. Ejecutar acciones de coactivas a los

contribuyentes.

8. Coordinar las gestiones evaluación y

recuperación de cartera vencida, de títulos de

créditos por otros conceptos.

9. Vigilar la recaudación y custodia de dinero y

1. Es realizada por la

Recaudadora-

pagadora

2.- Es realizada por la

Recaudadora-Pagadora



4. Es realizada por la








39

más documentos financieros.

10. Desempeñar sus funciones con ética

profesional.

11. Legalizar conjuntamente con la Técnica-

Financiera los títulos de crédito de los

contribuyentes.

12. Otras funciones que le fueren encomendadas

por el Sr Gerente y la Técnica-Financiera


4.1.3.3 Jefe de Adquisiciones

Jefe de Adquisiciones Observaciones

1. Solicitar cotizaciones y adquirir mercaderías,

materiales y otros bienes para la institución.

2. Subir los pliegos para contratación de obra y

adquisición de bienes y servicios al Portal de

Compras Públicas.

3. Entregar a bodega los materiales, justificando

los pedidos realizados con las respectivas

facturas y autorizaciones de adquisiciones.

4. Colaborar en la elaboración del plan anual de

adquisiciones.

40

5. Ejecutar el plan anual de adquisiciones de la

institución en base a las necesidades de

demanda de los programas de trabajo

institucionales.

6. Preparar y mantener actualizado un banco de

proveedores y bienes a la institución para

efectos de análisis de precios por parte de las

autoridades.

7. Asesorar a los funcionarios responsables

sobre la ejecución de los planes de

abastecimiento.


3.1.3.4 Recaudador


1. Recaudar dinero o papeles fiduciarios por

conceptos de pago de impuestos, venta de

especies fiscales, tasas, mercaderías,

amortizaciones y otros, emitiendo recibos por

cobros efectuados.

2. Elaborar los reportes diarios de caja y

entregar los valores correspondientes al

tesorero.

3. Revisar y efectuar las liquidaciones de

2.- Si consta en el

Manual actual.

41

impuestos y el cómputo de intereses y

recargos por mora.

4. Llevar el control de la recaudación diaria y

depositar íntegramente el valor en el banco

depositario oficial.

5. Formular estados e informes diarios,

semanales, mensuales, trimestrales y anuales

de las recaudaciones efectuadas.

6. Confeccionar los recibos o comprobantes de

cobro en los casos para los que se encuentre

facultado.

7. Mantener archivos y expedientes

especializados de los catastros de los

diferentes ingresos de la Empresa.

8. Atender certificaciones sobre la materia que l

público lo solicitare.

9. Las demás actividades afines con el área que le señale la Técnica-Financiera, Tesorero, Gerente y el Directorio.

4.- Si consta en el

Manual actual

5.- Si consta en el

Manual actual.


Las funciones que constan en el manual y que corresponden a:

“10.- Multar a los clientes suspendidos en el servicio y que arbitrariamente

se han habilitado el mismo, de conformidad con las disposiciones legales.

11.- Coordinar procesos de trabajos de cortes y reconexiones con las

demás áreas.”

Se considera que no son funciones de la Recaudadora, éstas deben estar

a otro nivel de la organización, no en el Área Financiera.

42

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones

Para elaborar la propuesta de distribución de trabajo en el Área

Financiera se han considerado las siguientes acciones: Segregar

de las funciones que cumplen actualmente los funcionarios de

manera que no existan discrepancias y concentración de procesos

financieros en una sola persona, para ello se procedió a identificar

las denominaciones de un puesto que constituye una actividad de

otro para asignarle al puesto que le corresponde.

La estructura ocupacional ha sido desarrollada en base a la

propuesta genérica de la SENRES.

La no asignación de funciones específicas y la mala distribución de

las funciones, por la falta de personal, dificulta el normal

desenvolvimiento de la administración financiera, generando un

sistema complejo para efectuar un efectivo control interno.

La asignación de responsabilidades sin ser propias de las

funciones desempeñadas por los empleados de la EMAPSA-M,

contradice las Normas Técnicas dictadas por la Contraloría General

del Estado.

Por la naturaleza del servicio público que otorga la Empresa, es

necesario fortalecer el área financiera, por que se maneja grandes

cantidades de insumos y materiales para atender los

43

requerimientos del sistema de Agua Potable y Residuos Sólidos del

Cantón.

5.2 Recomendaciones

Para el normal funcionamiento del Área Financiera se debe crear

los cargos de Auxiliar de Contabilidad, Tesorero y Jefe de

Adquisiciones, en cumplimiento de las Disposiciones Legales.

Los procesos de selección para incorporar personal a la institución

se harán tomando en consideración los puestos señalados en esta

propuesta.

La revisión y actualización de los puestos de trabajo debe

realizarse anualmente de acuerdo a lo que determina la ley.

Una vez aprobada la propuesta, se deberá efectuar el cambio de

denominación de los cargos que han sido agrupados bajo una

denominación diferente, para lo cual se emitirá la acción de

personal correspondiente.

44

BIBLIOGRAFÍA

www.senres.gov.ec (Estatuto Orgánico por procesos y las Normas

Técnicas Instructivo- Expedida el 12 de Mayo del 2005-

Manual de Puestos Y Orgánico Funcional de la EMAPSA-M

(www.emapsam.gov.ec)- Expedida el 5 de abril del 2006-

LOSCA (Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa)

Ley de Régimen Municipal-Expedida en Abril del 2006-

Normas Técnicas de Control Interno. Contraloría General del

Estado- Expedida el 16 de Noviembre del 2009-

Ley Orgánica de Régimen Municipal- Expedida el 5 de Diciembre

del 2005-

http://www.senres.gov.ec/

http://www.emapsam.gov.ec)-/

45

ANEXOS

46

Anexo Nº 1.

Carta de Aceptación

APROBACIÓN DEL TUTOR

En mi carácter de Tutor del Trabajo de Grado presentado por el Sr.

Navarro Jara Cristhian Fernando, para optar por el título de Ingeniero

en Empresas; cuyo tema es; ANALISIS DEL MANUAL DE PUESTOS Y

DISTRIBUCION DEL TRABAJO ORIENTADO A PROCESOS

ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS EN LA EMAPSA-M; considero que

dicho trabajo de Grado reúne los requisitos y meritos suficientes para ser

sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado

examinador que se designe.

En la Ciudad de Macas a los 17 días del mes de mayo del 2010.

Firma

…………………………………..

Ing. Com. CPA. Franklin Ortiz Figueroa

CI.:

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