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“Políticas para la Administración de la Provisión o Fondo por Faltantes para Colaboradores de Manejo de Valores” 1
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“Políticas para la Administración de la Provisión o Fondo por Faltantes para Colaboradores de Manejo de Valores”
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VIGENTE A PARTIR DE: 2 – 4 - 2009 TÍTULO: “Políticas para la Administración de la
Provisión o Fondo por Faltantes para Colaboradores de Manejo de Valores”
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN:
PREPARADO: LIC. MARÍA de QUIRÓS ING. MARY LUZ GOLDER
JEFA: ING. MARY LUZ GOLDER
REVISADO: DIRECCIÓN DE FINANZAS LIC. MANUEL AROSEMENA OFICINA DE ASESORÍA LEGAL
OFICINA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS APROBADO: MAGTER. S.c ANATOLIO GARCÍA MORALES DIRECCIÓN DE FINANZAS
AUTORIZADO:
ISRAEL MARTÍNEZ DIRECTOR GENERAL
F692(11)14 LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA
Las políticas que se desarrollan a continuación, además de establecer una provisión para hacerle frente a posibles faltantes que pueda ocasionar el manejo directo de valores, incentiva a los colaboradores con estas funciones, a minimizar los mismos, incluyendo medidas necesarias que los regule y dirija en el ejercicio de sus responsabilidades diarias.
A. Objetivo Mantener una partida dentro del presupuesto anual de la Institución, para cubrir los posibles faltantes, que puedan incurrir los colaboradores de manejo directo de valores, durante el ejercicio de sus cargos y funciones e incentivarlos a desempeñar sus labores, con alto grado de responsabilidad y eficiencia.
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B. Base Legal LEYES
• Ley N°.25 de 5 de diciembre de 1914, por la cual se crea la Lotería
Nacional de Beneficencia. (Gaceta Oficial N°. 2,156 de 21 de diciembre de 1914).
• Ley N°.9ª de 27 de enero de 1919, por la cual se reforma y adiciona
la Ley 25 de 1914. (Gaceta Oficial N°. 3,027 de 3 de febrero de 1919).
• Ley N°.109 de 8 de febrero de 1943, por la cual se reorganiza la
Lotería Nacional de Beneficencia. (Gaceta Oficial N°. 9,039 de 2 de marzo de 1943). (Gaceta Oficial N°. 9,042 de 5 de marzo de 1943).
• Ley N°.74 de 21 de octubre de 1960, por la cual se fija el período de
los miembros de las Juntas Directivas, de los Administradores, Gerentes, Gerentes Generales y Directores de las Instituciones Autónomas y Semi-Autónomas del Estado. (Gaceta Oficial N°.14,258 de 25 de octubre de 1960). (Gaceta Oficial N°.14,259 de 26 de octubre de 1960).
DECRETOS • Decreto No. 441 de 4 de mayo de 1943, Artículo 22, que a la letra
dice: “Los empleados de manejo, tendrán para responder las pérdidas que sufran, una partida especial que será fijada por el Tesorero, con la aprobación del Gerente y del Auditor...”
• Decreto No. 217 de 21 de abril de 1966, Capítulo VI, Personal de la
Institución, De los Empleados de Manejo, Artículo 32, que a la letra dice: “Para los casos de pérdidas o faltantes la Dirección General conjuntamente con el Jefe inmediato del inferior en falta procederán a establecer el plazo y medios a través de los cuales ha de resarcirse dicha pérdida o faltante”.
Artículo 36: “Para los fines de lo expresado en los artículos anteriores se entiende como empleado de manejo a los siguientes:
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• a)Tesorero; b) Sub -Tesorero y ayudantes inmediatos; c) Cajera General; ch) Pagadores y/o Recibidores; d) Ayudantes.”
• Decreto de Gabinete N°.47 de 15 de noviembre de 1968, Por el
cual se adiciona el Artículo 1°. del Decreto de Gabinete N°.24 de 25 de octubre de 1968. (Gaceta Oficial N°.16,259 de 13 de diciembre de 1968).
• Decreto de Gabinete N°. 224, de 16 de julio de 1969, Orgánico de
la Lotería Nacional de Beneficencia. (Gaceta Oficial No. 16,429)
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA • Acta de Junta Directiva de 25 de abril de 1919, que a la letra dice:
“El Gerente solicita a la Junta que votara una suma mensual para resarcir a los empleados de manejo de las pérdidas que puedan ocasionarle los pagos y recibos de dinero. El Vocal Arango propuso: “ Para atender las pérdidas que sufran los empleados de manejo en efectivo, destínase hasta la suma de B./ 50.00 por mes que servirán para cubrir los déficit que tengan dichos empleados, una vez comprobada la pérdida sufrida a satisfacción del Gerente y del Auditor”.
• Acta de Junta Directiva de 25 de septiembre de 1922, que a la
letra dice: “que, en vista de que los sorteos han duplicado en valor la cantidad de $ 25.00 acordada para reembolsar a los pagadores por los errores que pudieran cometer en los pagos se aumentará a $ 50.00 y autorizar al señor Tesorero para que él pagara a los diferentes empleados según fueran sus perdidas mensuales”.
• Acta de la Sesión celebrada por la Junta de la Lotería Nacional
de Beneficencia el día 29 de abril de 1943, Artículo 22, que a la letra dice: “Los empleados tendrán para responder las pérdidas que sufran, una partida especial que será fijada por el Tesorero con la aprobación del Gerente y del Auditor ...”
• Acta de Junta Directiva de 4 de octubre de 1961, que a la letra
dice: “La partida 412.7, Recompensas a Cajeros por Pérdidas, es la
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asignación que desde hace muchísimos años se le asigna a los empleados de manejo por las contingencias del trabajo que desempeñan”.
RESOLUCIONES DE JUNTA DIRECTIVA
• Resolución de Junta Directiva No. 91-68 del 11 de octubre de
1991, Artículo 1°, que a la letra dice: “Autorizar a la Dirección General de la Lotería Nacional de Beneficencia, para que proceda con el Plan de Recompensa a favor de los funcionarios de la Institución que se desempeñan como Verificadores en el Departamento de Clasificación de Asignación, a partir del 1˚ de enero de 1992.”
REGLAMENTACIONES • Reglamento Interno de la Lotería Nacional de Beneficencia,
aprobado por la Junta Directiva el 12 de marzo de 1970, Acta No. 70-02, Capítulo V, Otras Disposiciones, Artículo 40, que a la letra dice: “En relación a los empleados de manejo, la Dirección General tomará las providencias del caso con el fin de cubrir todos los riesgos en el desempeño de las funciones respectivas, estableciendo igualmente las normas necesarias dirigidas a regular estos aspectos”.
• Reglamentación para el Manejo del Fondo de la
recompensa a los Funcionarios que manejan Valores, en la Lotería Nacional de Beneficencia, aprobado por el Director General el 9 de junio de 1999, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno, aprobado en Acta de Junta Directiva el 12 de marzo de 1970, Artículo 40, que a la letra dice: “En relación a los empleados de manejo, la Dirección General tomará las providencias del caso con el fin de cubrir todos los riesgos en el desempeño de las funciones respectivas, estableciendo igualmente las normas necesarias dirigidas a regular estos aspectos”.
CODIGO
• Artículo 1088 y ss. Capítulo IV, del Código Fiscal.
• Artículo 1093 y ss. Capítulo V, del Código Fiscal.
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C. Conceptos Para el desarrollo de las Políticas para la Administración de la Provisión o Fondo por Faltantes, se establecen los siguientes conceptos: • Provisión o Fondo por Faltantes: suma de dinero, provista
presupuestariamente, para hacerle frente a los posibles faltantes que puedan enfrentar los colaboradores, cuyas funciones y cargos conlleven manejo físico de valores.
• Colaboradores o Agentes de Manejo: empleados que reciben,
pagan o tienen bajo su cuidado, custodia o control, fondos del Tesoro Nacional.
• Colaboradores de Manejo Directo de Valores: colaboradores que
en sus funciones diarias y cargos asignados, manipulan física y continuamente valores (dinero, billetes y chances).
• Colaboradores de Manejo Eventual de Valores: colaboradores
que por necesidad de servicios prestarán apoyo, por tiempo definido, ejerciendo funciones que implican el manejo físico y continuo de valores.
• Custodio de valores: colaboradores que administran y salvaguardan
los dineros, valores y bienes de la Institución.
D. Medidas de Control Interno • La Lotería Nacional de Beneficencia contemplará dentro de su
presupuesto anual una “partida obligatoria” de gastos, destinados a cubrir los posibles faltantes que puedan incurrir los colaboradores de manejo directo y continuo de valores, en el ejercicio de sus funciones.
• Para tal propósito, se creará una reserva mensual, la cual será
calculada por los analistas del Área de Planificación Financiera de la Dirección de Finanzas. El monto de la reserva se determinará de acuerdo al cálculo mensual.
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• Los colaboradores que ejercen funciones de custodio de valores, no estarán contemplados dentro de la provisión o fondo por faltantes, ya que los mismos no realizan funciones de manejo continuo y directo de valores.
1. Colaboradores Custodios de Valores
• Los colaboradores Custodio de Valores en la Lotería Nacional de Beneficencia son (ver Cuadro No. 1):
Cuadro No. 1
Colaboradores Custodio de Valores
Cargo, según el Manual de Clases Ocupacionales Cantidad de
Colaboradores
Dirección General Director General y Subdirector General 2
Dirección de Finanzas Director y Subdirector de Finanzas 2 Jefe y Subjefe del Departamento de Tesorería 2
Dirección de Operaciones Jefe y Subjefe del Departamento de Clasificación de Asignación de Billetes y Chances
2
**Jefe y Subjefe de la Sección de Configuración de Asignación 2 Jefe y **Subjefe de la Sección de Bóveda 2 Jefe y **Subjefe del Departamento de Distribución de Asignación deBilletes y Chances
2
Jefe y **Subjefe de la Sección de Entrega 2
Direcciones Provinciales y Agencias Director y Subdirector Provincial 18 Jefe y Subjefe de Agencia 24
** Estos cargos no están descritos en el Manual Institucional de Clases Ocupacionales, sin embargo se incorporan a las presentes políticas ya que amerita su inclusión por la responsabilidad que les atañe.
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2. Cargos Cubiertos por el Seguro de Fidelidad
• Estarán cubiertos por un seguro de fidelidad, cuya cobertura será
regulada por la Contraloría General de la República, los siguientes colaboradores:
• Los colaboradores Custodio de Valores.
• Los colaboradores con manejo directo de valores, que ejercen funciones de recaudación, pago de lotería premiada, manejo de dinero y/o valores (cajeros a nivel nacional, manipuladores de billetes y chances, estibadores y oficinistas de entrega de asignación, entre otros).
• Los cargos, según la descripción utilizada en el Manual de Clases
Ocupacionales, cubiertos por el Seguro de Fidelidad son (ver cuadro No. 2, página 9):
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Cuadro No. 2 Cargos Cubiertos por el Seguro de Fidelidad
** Cargos no Incluidos en el Manual Institucional de Clases Ocupacionales. *** Cargos desempeñados en todas las Direcciones Provinciales y Agencias. *** Cargos desempeñados en los Puestos de Pago a nivel nacional.
Subjefes de Agencias
Jefes de Agencias
Subdirectores Provinciales
Directores Provinciales
Direcciones Provinciales y Agencias
Estibadores
Oficinistas de Entrega de Asignación ***
Oficinistas de Entrega de Asignación Supervisor ***
Supervisor de la Bóveda de Entrega **
Jefe de la Sección de Entrega de Asignación
Subjefe del Departamento de Distribución de Asignación de Billetes y Chances **
Jefe del Departamento de Distribución de Asignación de Billetes y Chances
Manipulador de Material Impreso
Estibadores
Supervisor de Clasificación de Asignación
Jefe y Subjefe de la Sección de Bóveda
Jefe y Subjefe de la Sección de Configuración de Asignación **
Jefe y subjefe del Dep. de Clasificación de Asignación de Billetes y Chances
Dirección de Operaciones
Cajero (recaudador ) *** Cajero ( pagador) *** ***
Cajero Supervisor *** ***
Asistente de Cajero General ***
Jefe de la Sección de Caja General
Subjefe del Departamento de Tesorería
Cargos
Dirección de Finanzas–Departamento de Tesorería Jefe del Departamento de Tesorería
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3. Colaboradores Cubiertos por la Provisión o Fondo por Faltantes
• Los colaboradores con Manejo Directo de Valores, que ejercen funciones
de supervisión, recaudación, pago de lotería premiada, manejo de dinero y/o valores, estarán contemplados dentro de la provisión o fondo por faltantes, ya que los mismos realizan funciones de manejo continuo y directo de valores.
• Los cargos cubiertos por la Provisión o Fondo por Faltantes, para colaboradores con Manejo Directo y Continuo de Valores, según el Manual de Clases Ocupacionales son (ver Cuadro No. 3):
Cuadro No. 3
Cargos Cubiertos por la Provisión o Fondo por Faltantes
** Cargos no Incluidos en el Manual Institucional de Clases Ocupacionales
*** Cargos desempeñados en todas las Direcciones Provinciales y Agencias *** Cargos desempeñados en los Puestos de Pago a nivel nacional
Estibador (Entrega)
Oficinista de Entrega de Asignación ***
Oficinista de Entrega de Asignación Supervisor ***
Supervisor de la Bóveda de Entrega **
Estibador (Clasificación) Manipulador de Material Impreso
Supervisor de Clasificación de Asignación
Dirección de Operaciones
Cajero (pagador de lotería premiada) *** ***
Cajero (recaudador) ***
Cajero Supervisor *** ***
Asistente de Cajero General ***
Cargos Dirección de Finanzas–Dep. de Tesorería
Jefe de la Sección de Caja General
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4. Monto de Cobertura Mensual de la Provisión
• El monto de cobertura mensual de la provisión, asignado a cada cargo,
se establece de acuerdo a la probabilidad de riesgo, en el ejercicio de funciones, como se detalla a continuación.
Cuadro No. 4
Cargos y Montos Mensuales cubiertos por la Provisión o Fondo por Faltantes
Nota: Dentro del Manual de Clases Ocupacionales la descripción del cargo a
Cajeros comprende a los cajeros recaudadores y cajeros pagadores de lotería premiada. ** Cargos no Incluidos en el Manual Institucional de Clases Ocupacionales *** Cargos desempeñados en todas las Direcciones Provinciales y Agencias *** Cargos desempeñados en los Puestos de Pago a nivel nacional
Estibador (Entrega)
Oficinista de Entrega de Asignación ***
Oficinista de Entrega de Asignación Supervisor ***
Supervisor de la Bóveda de Entrega**
30.00
30.00
30.00
30.00
Estibador (Clasificación) 30.00
Manipulador de Material Impreso
Supervisor de Clasificación de Asignación
30.00
30.00
Dirección de Operaciones
Cajero (pagador de lotería premiada) *** *** 60.00
Cajero (recaudador) ***
Cajero Supervisor *** ***
Asistente del Cajero General ***
Jefe de la Sección de Caja General
60.00
50.00
50.00
60.00
Cargo Monto Mensual
B/.
Dirección de Finanzas – Departamento de Tesorería
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5. Trámite para el Pago de la Provisión o Fondo por Faltantes
• El fondo por faltantes que cubre a los colaboradores que ejercen
funciones de recaudación, pago o manejo de dinero y/o valores, será tramitado a través de dos pagos anuales, o sea semestralmente.
El primer semestre comprenderá el periodo que inicia del 1 de diciembre
al 31 de mayo y el segundo semestre del 1 de junio al 30 de noviembre.
Los pagos se harán efectivos el 15 de junio para el primer semestre y el 15 de diciembre para el segundo semestre de cada año.
• El cálculo para el pago de la provisión, se efectuará proporcionalmente a
los días trabajados. No se consignará los beneficios de la provisión, a los colaboradores de manejo directo de valores, que se encuentren en uso de vacaciones, licencias, tiempo compensatorio, ausencia por enfermedad, onomásticos, etc., ya que el colaborador con manejo de valores directos, no ha estado expuesto al riesgo, en ese periodo. La suma correspondiente se le asignará al colaborador que lo reemplace.
• Los colaboradores que ejerzan funciones de manejo directo de valores,
no tendrán beneficios dobles de la provisión, sólo estarán cubiertos por la provisión estipulada al cargo que desempeñen en el momento.
• La suma a pagar de la provisión, a los colaboradores cubiertos por el Fondo por Faltantes, resultará del fondo semestral, según el cargo, menos el monto de los faltantes que haya incurrido el colaborador en el mismo período.
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6. Colaboradores que Ejercen por Primera Vez, Funciones de Manejo de Valores
• Los colaboradores, que por primera vez, ejerzan cargos de manejo
directo de valores, deberán cumplir con un período de adiestramiento o período probatorio no menor de 1 mes, ni mayor de 3 meses, durante el cual se les suspenderá la provisión.
La Oficina Institucional de Recursos Humanos remitirá informe a las unidades administrativas que tengan bajo su supervisión, funcionarios con manejo de valores directos que se encuentran en períodos de prueba o en período de adiestramiento.
Se exonerará del periodo de prueba a los colaboradores, que anteriormente hayan ocupado el mismo cargo, por el lapso de tiempo equivalente al del periodo de prueba o adiestramiento establecido y se les activará inmediatamente la provisión.
• Los colaboradores que ejerzan funciones de manejo directo de valores y
se encuentren capacitando en campo, a otros colaboradores, cuya provisión no esté activada, serán los responsables de los faltantes y sobrantes, que puedan incurrir en el momento.
• Las Direcciones Provinciales, Agencias, Puestos de Pago, Departamento
de Tesorería, el Departamento de Distribución de Asignación de Billetes y Chances y el Departamento de Clasificación de Billetes y Chances deberán comunicar, mediante nota al Departamento de Contabilidad, la fecha exacta, en que los colaboradores de manejo directo de valores, bajo su supervisión, se inician solos en sus labores.
7. Disposiciones para los Colaboradores con Manejo Eventual de Valores
• Cuando colaboradores presten apoyo por necesidad de servicio para
desempeñar funciones de manejo de valores, la jefatura de la unidad administrativa que recibe el apoyo, remitirá un informe, con refrendo de la Dirección respectiva, al Departamento de Contabilidad, especificando en detalle, el trabajo realizado por el colaborador.
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• A los colaboradores con manejo eventual de valores, se les pagará una
provisión calculada proporcionalmente a los días trabajados en ese puesto, siempre y cuando hayan cumplido con el periodo de adiestramiento requerido para el cargo.
8. Disposiciones sobre los Faltantes • Los colaboradores con manejo directo y eventual de valores que en el
informe semestral, reflejen faltantes por un monto mayor del 50% de la provisión semestral estipulada según el cargo, perderán el saldo de su provisión para ese semestre.
• Los colaboradores con manejo directo y eventual de valores, que
incurriesen en diferencias por un monto mayor al estipulado semestralmente, deberán cubrir la diferencia con sus propios recursos y pasarán a una evaluación por parte de la “Comisión de Evaluación para Funcionarios con Manejo de Valores”. Si el colaborador no cuenta con los recursos necesarios para reponer el faltante, la Institución procederá a gestionar el cobro, tomando en cuenta las medidas necesarias que en materia legal, administrativa y de recursos humanos se encuentren vigentes.
• La Comisión de Evaluación para Funcionarios con Manejo Directo de
Valores, estará integrada por el Jefe de la Oficina Institucional de Recursos Humanos, el Jefe de la Oficina de Asesoría Legal y el Jefe de Auditoría Interna, los cuales determinarán las medidas a tomar, según las normas que en materia legal, administrativa y de recursos humanos, se encuentren vigentes.
• La Dirección de Finanzas totalizará y verificará los informes semestrales
del fondo por faltantes e iniciará los trámites administrativos, para el descuento de los funcionarios que hayan excedido el 100% de la provisión semestral estipulada para el cargo.
• Los colaboradores con manejo de valores directos y eventuales que
incurriesen en más de 3 transacciones de faltantes o sobrantes
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mensuales, sin importar su monto, pasarán a una evaluación por parte de la “Comisión de Evaluación para Funcionarios con Manejo de Valores”, quienes determinarán las medidas que se adoptarán.
• El Jefe del Departamento de Tesorería, Directores Provinciales, Jefes de
Agencias, Jefe de la Sección de Entrega, Jefe del Departamento de Clasificación de Asignación o los colaboradores que éstos designen, serán los encargados de llevar el control de las diferencias de cada colaborador con manejo directo y eventual de valores, bajo su cargo.
• Las diferencias de los colaboradores con manejo directo y eventual de
valores (faltantes o sobrantes), serán registradas diariamente y remitidas al Departamento de Contabilidad.
• Cuando los colaboradores con manejo directo y eventual de valores sean
trasladados hacia otra unidad administrativa, para desempeñar funciones de manejo de valores, se remitirá a la unidad que se transfiere, el expediente de las diferencias que se hayan reportado a la fecha. El expediente estará debidamente foliado.
• Las diferencias de los colaboradores con manejo directo y eventual de
valores que sean trasladados temporalmente hacia otra unidad administrativa, para desempeñar funciones de manejo de valores, serán registradas donde se originaron las mismas.
• Se tomará en cuenta, para el pago de la provisión, las diferencias
reportadas hasta el último día calendario de cada semestre, por lo que el Departamento de Contabilidad remitirá el informe por faltantes o sobrantes, después de vencido el semestre.
• Las reversiones de faltantes o sobrantes por diferencias encontradas
posteriormente al cierre del semestre, deberán considerarse en los cálculos del siguiente semestre.
• Cuando en el grupo de trabajo no se pueda precisar al responsable del
faltante, el valor a descontar será proporcional entre todos los involucrados.
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9. Disposiciones sobre los Sobrantes • Los colaboradores con manejo de valores directos y eventuales, que
reflejen sobrantes, en el ejercicio de sus funciones, no recibirán beneficio alguno de los mismos.
• Los sobrantes que en el ejercicio de sus funciones, reflejen los
colaboradores de manejo eventual o directo de valores, serán ingresados en su totalidad a los fondos de la Institución como “Otros Ingresos”.
10. Destituciones o Renuncias • Los colaboradores con manejo de valores directos y eventuales, que
renuncien o sean destituidos, se les pagará el 100% de la provisión, proporcionalmente a la fecha que cesaron sus funciones, siempre y cuando no hayan incurrido en algún faltante.
• Cuando los colaboradores con manejo de valores directos y eventuales,
renuncien o sean destituidos y los faltantes superen la provisión estipulada para el cargo, se procederá a gestionar el cobro, tomando en cuenta las medidas necesarias que en materia legal, administrativa y de recursos humanos se encuentren vigentes.
• No se les pagará la provisión o fondo por faltantes, a colaboradores con
manejo de valores directos y eventuales, que por actos fraudulentos comprobados, sean destituidos.
11 Disposiciones para Supervisores
11.1 Cajero Supervisor del Área de Cajeros Pagadores
• El colaborador que ejerza funciones de cajero supervisor, en el área de
cajeros pagadores, será solidariamente responsable con el cajero y se les registrará a ambos el faltante, cuando autorice el pago de premios Mayores de 4 y 5 cifras, cuyo monto a pagar no coincida con el billete ganador, cuando el billete tenga cifras alteradas, sin que ello impida la
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adopción de medidas necesarias que en materia legal, administrativa y de recursos humanos se encuentren vigentes.
• A los colaboradores que ejerzan funciones de cajero supervisor, en el
área de cajeros pagadores, se les registrará faltantes en su totalidad, cuando autoricen el pago de premios de billetes con 3,2,1 cifras premiadas y chances, cuyo monto a pagar no coincida con el número ganador o cuando el billete tenga cifras alteradas.
• A los colaboradores que ejerzan funciones de cajero supervisor, en el
área de cajeros pagadores, se les registrará faltantes en su totalidad, cuando luego de verificar el reintegro de los cajeros, presente alguna diferencia al ser recibido por el Auxiliar o Asistente de Caja General.
11.2 Cajero Supervisor del Área de Recibidores
• A los colaboradores que ejerzan funciones de cajero supervisor, en el
área de cajeros recibidores, se les registrará faltantes en su totalidad, cuando autoricen el recaudo de billetes, que resulten falsos.
11.3 Oficinista de Entrega de Asignación
Supervisor y Supervisor de Clasificación de Asignación
• Cuando en el grupo de trabajo no se pueda precisar al responsable del
faltante, el valor a descontar será proporcional entre todos los involucrados, incluyendo a los supervisores del área.
12. Otras Disposiciones • La Lotería Nacional deberá dotar a los colaboradores de manejo de
valores, del equipo y materiales necesarios para el adecuado desempeño de sus funciones (máquinas calculadoras, sumadoras, sellos de cajeros, computadoras, material impreso, etc.)
• Cuando el sistema computarizado se haya suspendido temporalmente, la
entrega de billetes y chances, pago de fracciones premiadas, recibo de
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dinero y el balance, se realizará manualmente, utilizando los procedimientos administrativos establecidos.
• Los colaboradores con manejo de valores y en especial los cajeros,
deberán mantenerse actualizados e informados sobre las normas y procedimientos establecidos.
• Cualquier cargo incorporado al Manual de Clases Ocupacionales con
funciones de manejo de valores u otras normas o políticas no contempladas en este documento, será regulado por la Dirección General, mediante un procedimiento administrativo.
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Anexos
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Glosario de Términos
1. Adelanto de Dinero: suma de dinero de la recaudación que se
remiten a Caja General para que el cajero recibidor no mantenga tanto efectivo en caja.
2. Actividades o Tareas: son las acciones concretas, las cuales según
el tiempo y los recursos asignados y pautados, permitirán el logro de las metas en la empresa.
3. Colaboradores o Agentes de Manejo: empleados que reciben,
pagan o tienen bajo su cuidado, custodia o control, fondos del Tesoro Nacional.
4. Colaboradores de Manejo Directo de Valores: colaboradores
que en sus funciones diarias y cargos asignados, manipulan física y continuamente valores (dinero, billetes y chances).
5. Colaboradores de Manejo Eventual de Valores:
colaboradores que por necesidad de servicios prestarán apoyo, por tiempo definido, ejerciendo funciones que implican el manejo físico y continuo de valores.
6. Custodio de valores: colaboradores que administran y
salvaguardan los dineros, valores y bienes de la Institución.
7. Efectividad: es la congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos, sin cuestionar si dichos objetivos son o no adecuados, en relación con el contexto en el cual está inserta la acción educativa.
8. Eficiencia: es la relación entre los recursos utilizados y los bienes o servicios producidos. Logro de un objetivo al menor costo unitario posible. Se refiere al uso óptimo de recursos en programas, subprogramas y proyectos.
9. Procesos: secuencia de actividades diseñadas y ejecutadas de forma coordinada para lograr producir según lo previsto. Los procesos son la manera, el cómo, la organización concibe sus relaciones de trabajo productivo. Es el trayecto que ocurre entre el ingreso de los insumos y
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la salida de productos o servicios. Estos procesos tienen que ser congruentes o responder a la misión, visión, objetivos y planes de la empresa u organización.
10. Provisión o Fondo por Faltantes: suma de dinero, provista
presupuestariamente, para hacerle frente a los posibles faltantes que puedan enfrentar los colaboradores, cuyas funciones y cargos conlleven manejo físico de valores.
11. Proyecto o Programa: es la organización de los recursos
materiales, personas y acciones para lograr objetivos concretos y explícitos. Un programa o un proyecto puede ser creado y controlado por los miembros de la comunidad, o por éstos con la colaboración del personal externo.
12. Póliza de fidelidad: contrato escrito que hace una aseguradora con el asegurado (Lotería Nacional) para que en caso de que un empleado infrinja contra el patrimonio del asegurado, la compañía de seguros resarcirá esta pérdida.
13. Provisión: reserva de dinero que se utiliza para hacerle frente a un gasto, faltante u otros.
14. Política General: guía básica para la acción. Prescribe los límites
generales dentro de los que han de realizarse las actividades, revelando las intenciones administrativas generales o propuestas.
15. Política Sectorial: establece el rol que corresponde a cada sector
administrativo en el logro de los objetivos de desarrollo y precisa las acciones tanto a nivel nacional como a nivel regional. Son consideradas concordantes y complementarias a las multisectoriales y regionales.
16. Valores: Equivalencia de una cosa a otra, especialmente hablando de las monedas.
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Bibliografía Consultas y Entrevistas: 1. “Reglamentación para el Manejo del Fondo de la Recompensa a los
Funcionarios que Manejan Valores, en la Lotería Nacional de Beneficencia”, 1999.
2. Caja de Ahorros, “Manual de Caja”, abril de 2005. 3. Rafael Alcaraz Rodriguez, “El Emprendedor de Éxito”, McGraw-
Hill, México, 2001. 4. FRENCH, W / BELL, Cecil Jr. "Desarrollo Organizacional" , quinta
edición, México, 2000. 5. STONER, James/FREEMAN, Edward, "Administración", quinta
edición. 6. SALAZAR Larraín, Luis, "Organización y Métodos" , séptima
edición. 7. Hernández Sampieri, R; Carlos Fernández Collado y Pilar Baptista
Lucio, “Metodología de la Investigación”, McGraw-Hill ,segunda edición, México,1999.
8. Lic. Rolando Mirones Gerente Ejecutivo de Operaciones y Tecnología de
la Caja de Ahorros. 9. Banistmo, Banco General, Banco Nacional de Panamá, Banco Uno. 10. Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección Provincial de Ingresos.
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