Repositorio Digital: Página de inicio - MORALES FLORES ...II Morales Flores, Sandra Liliana (Año...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

PROPUESTA PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

CONTABLES DE LA EMPRESA AUTO DIESEL SUR

AUTORA:

MORALES FLORES SANDRA LILIANA

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA

AUTORIZADA.

DIRECTOR:

ECO. JULIO MALDONADO CALERO

QUITO, DM. DICIEMBRE - 2014

II

Morales Flores, Sandra Liliana (Año 2014). Propuesta para

mejorar los procesos administrativos y contables de la empresa

AUTO DIÉSEL SUR, Ubicado en el Sector Sur del Distrito

Metropolitano de Quito. Trabajo de investigación para optar de

Ingeniero en Contabilidad y Auditoría. Facultad de Ciencias

Administrativas. Quito: UCE. 149 p.

III

DEDICATORIA

Antes de nada a mi Padre Celestial, quien está a mi lado en todo momento dándome la fe y fortaleza

necesaria para luchar día tras día para salir adelante, rompiendo las barreras que se me presenten y

así poder culminar con este gran esfuerzo.

A mi Esposo Diego que con su compañía me ayudo en esta difícil etapa de mi vida de esposa y

estudiante y me alentó a salir adelante para cumplir con una meta fijada.

A aquella personita que ilumino mi vida, mi hija Romí, quien desde el momento que llego a este

mundo es el motor fundamental para salir adelante.

A mis queridos padres Jorge Morales y María Flores; por darme la vida, por estar junto a mí en todo

momento siendo el pilar fundamental para mi crianza. Es a ellos a quien les debo todo lo que soy,

supieron inculcarme valores para formarme como un ser integral del cual me siento muy orgullosa y

finalmente son quienes me han dejado este gran legado que durara por siempre conmigo.

A mi Hermana Lucía y mi sobrinito Alexander por ser parte importante en mi vida y siempre están

apoyándome en todo.

IV

AGRADECIMIENTO

Detrás de cada línea de llegada, hay una partida.

Detrás de cada logro, hay otro desafío.

Si extrañas lo que hacías, vuelve a hacerlo.

Sigue aunque todos esperen que abandones,

No dejes que se oxide el hierro que hay en ti.

Agradezco principalmente al la Empresa AUTO DIESEL SUR, por todo el apoyo brindado durante

el dasarrollo de este trabajo.

Al ingeniero Julio Maldonado, Director de Tesis, quien confio en mí al darme su apoyo a lo largo

de esta tutoría, por sus guías para la culminación de este proyecto de manera satisfactoria.

A las Autoridades y Docentes de la Facultad, por sus conocimientos impartidos, paciencia, enseñanza

y finalmente un eterno agradecimiento a esta prestigiosa Universidad la cual abre sus puertas a

jóvenes como yo, preparandome para un futuro competitivo y formandome como persona de bien.

Agradezco a todas aquellas personas que me brindaron su ayuda para poder salir adelante.

V

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, Sandra Liliana Morales Flores, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis realizada

sobre “Propuesta para mejorar los procesos administrativos y contables de la empresa AUTO

DIÉSEL SUR.”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer

uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines

estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán

vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes

de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 19 de diciembre del 2014

__________________________

FIRMA Liliana Morales

C.C. 1721182069

E- mail: [email protected]

VI

APROBACIÓN DEL TUTOR

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la Señora Sandra

Liliana Morales Flores para optar por el título profesional cuyo tema es: “Propuesta para mejorar los

procesos administrativos y contables de la empresa AUTO DIÉSEL SUR.”, la misma que reúne los

requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.

En la ciudad de Quito DM, a los 19 días del mes de diciembre del 2014.

JULIO CESAR MALDONADO CALERO

C.I. 1707035117

VIII

CONTENIDO

CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 3

1 GENERALIDADES................................................................................................................... 3

La Empresa ......................................................................................................................... 3

1.1.1 Antecedentes .............................................................................................................. 3

1.1.2 Historia ....................................................................................................................... 4

1.1.3 Misión ........................................................................................................................ 4

1.1.4 Visión ......................................................................................................................... 4

1.1.5 Marcas con las que trabaja AUTO DIÉSEL SUR ...................................................... 5

1.1.6 Principales productos que ofrece AUTO DIÉSEL SUR ............................................ 5

1.1.7 Principales Proveedores: ............................................................................................ 8

1.1.8 Principales Clientes .................................................................................................... 8

1.1.9 Análisis de la competencia ......................................................................................... 9

1.1.10 Origen y Evolución de las empresas automotrices. .................................................... 9

1.1.10.1 Definición del Sector Distribuidor de Repuestos Automotrices ........................ 9

1.1.10.2 Historia de la fabricación de autopartes ............................................................. 9

1.1.10.3 Noticias sobre el desarrollo del parque automotor ........................................... 10

1.1.10.4 Cifras (AEADE) Asociación De Empresas Automotrices Del Ecuador .......... 10

1.1.10.5 Motores a diésel ............................................................................................... 11

1.1.11 Definición de las PYMES ........................................................................................ 11

1.1.12 Estructura Organizacional ........................................................................................ 13

Marco Legal ..................................................................................................................... 15

1.2.1 Código de Comercio ................................................................................................. 15

1.2.2 Servicio de Rentas Internas ...................................................................................... 16

1.2.3 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ............................................................... 19

1.2.4 Ministerio de Relaciones Laborales ......................................................................... 24

1.2.5 Ley Sobre Discapacidad ........................................................................................... 25

IX

CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 27

2 ELEMENTOS CONCEPTUALES .......................................................................................... 27

Definición de administración ........................................................................................... 27

Administración por Procesos ........................................................................................... 27

2.2.1 Antecedentes ............................................................................................................ 27

2.2.2 Origen ....................................................................................................................... 27

2.2.3 La Administración por Procesos .............................................................................. 27

2.2.4 Males comunes en las organizaciones ...................................................................... 28

2.2.5 Clasificación de los Procesos ................................................................................... 28

Procesos Administrativos ................................................................................................. 28

2.3.1 Planeación ................................................................................................................ 31

2.3.2 Organización ............................................................................................................ 31

2.3.3 Dirección .................................................................................................................. 31

2.3.4 Control ...................................................................................................................... 32

2.3.5 Procedimientos Administrativos .............................................................................. 32

Proceso contable ............................................................................................................... 32

2.4.1 La contabilidad ......................................................................................................... 32

2.4.2 El Proceso Contable ................................................................................................. 33

2.4.3 Proceso Financiero ................................................................................................... 34

Proceso Tributario ............................................................................................................ 34

Proceso Informático ......................................................................................................... 35

2.6.1 Funciones de un sistema de información empresarial .............................................. 35

Simbología Para Diseño De Procesos .............................................................................. 36

Manual de Procedimientos ............................................................................................... 38

2.8.1 Objetivos del Manual de Procesos ........................................................................... 39

2.8.2 Características del Manual. ...................................................................................... 39

2.8.3 Utilidad de los Manuales de Procedimientos ........................................................... 40

Políticas ............................................................................................................................ 40

X

2.9.1 Definición de Política ............................................................................................... 40

2.9.2 Tipos de Políticas ..................................................................................................... 41

2.9.3 Definición de Procedimiento .................................................................................... 41

CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 43

3 SITUACIÓN ACTUAL DE LOS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES .................................................................................................................................. 43

Aplicación de la encuesta ................................................................................................. 43

Análisis de la encuesta ..................................................................................................... 43

Análisis FODA ................................................................................................................ 57

3.3.1 FORTALEZAS ........................................................................................................ 57

3.3.2 DEBILIDADES ....................................................................................................... 57

3.3.3 OPORTUNIDADES ................................................................................................ 57

3.3.4 AMENAZAS ............................................................................................................ 58

Análisis Externo de la Empresa....................................................................................... 59

Análisis de la Situación Actual de la Empresa ................................................................. 59

Procedimientos Administrativos ...................................................................................... 59

3.6.1 Procedimientos Actuales en el Área Administrativa ................................................ 60

3.6.2 Identificación de los Procedimientos Administrativos a Mejorar ............................ 60

3.6.2.1 La Planeación ....................................................................................................... 60

3.6.2.2 La Organización ................................................................................................... 61

3.6.2.3 La Dirección ......................................................................................................... 61

3.6.2.4 El Control ............................................................................................................. 62

3.6.2.5 El Proceso de Recursos Humanos ........................................................................ 62

Procedimientos Financieros ............................................................................................. 63

3.7.1 Procedimientos Actuales en el Área Financiera ....................................................... 63

3.7.2 Identificación de los Procesos Financieros a Mejorar .............................................. 63

3.7.2.1 El Proceso de adquisiciones ................................................................................ 64

3.7.2.2 El Proceso de ventas ............................................................................................. 64

3.7.2.3 El Proceso manejo de cartera. .............................................................................. 64

XI

CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 65

4 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES ............... 65

Encuesta Dirigida a los Clientes ....................................................................................... 65

4.1.1 Objetivo .................................................................................................................... 65

4.1.2 Encuesta Dirigida a los Clientes ............................................................................... 66

4.1.3 Análisis de la Encuesta ............................................................................................. 69

Procesos Administrativos ................................................................................................. 69

4.2.1 La Planeación ........................................................................................................... 70

4.2.2 La Organización ....................................................................................................... 70

4.2.3 La Dirección ............................................................................................................. 70

4.2.4 El Control ................................................................................................................. 71

4.2.5 Diseño de Procedimientos Administrativos y Contables ......................................... 71

4.2.5.1 Proceso de Adquisiciones ..................................................................................... 72

4.2.5.2 Métodos o estrategias ........................................................................................... 73

4.2.5.3 Evaluación de Proveedores .................................................................................. 73

4.2.5.4 Selección de los Proveedores ............................................................................... 74

4.2.5.5 Políticas Adquisitivas ........................................................................................... 75

4.2.5.6 Flujograma del Procedimiento de Adquisición .................................................... 77

4.2.5.7 Proceso de Ventas ................................................................................................ 78

4.2.5.8 Métodos o estrategias ........................................................................................... 79

4.2.5.9 Evaluación De Clientes ........................................................................................ 79

4.2.5.10 Selección de los Clientes .................................................................................. 79

4.2.5.11 Políticas de Venta ............................................................................................. 79

4.2.5.12 Flujograma del Proceso de Venta ..................................................................... 81

4.2.5.13 Proceso de Manejo de Cartera .......................................................................... 82

4.2.5.14 Métodos o estrategias ....................................................................................... 84

4.2.5.15 Calificación a los Clientes ................................................................................ 84

4.2.5.16 Gestión y manejo de cobranza. ......................................................................... 84

XII

4.2.5.17 Flujograma del Proceso de Cartera .................................................................. 86

4.2.5.18 Proceso de Recursos Humanos ......................................................................... 87

4.2.5.19 Métodos o estrategias ....................................................................................... 88

4.2.5.20 Selección de Personal ....................................................................................... 88

4.2.5.21 Contratación ..................................................................................................... 88

4.2.5.22 Afiliación al IESS ............................................................................................ 89

4.2.5.23 Rol de Pagos ..................................................................................................... 90

4.2.5.24 Políticas de Recursos Humanos ....................................................................... 91

4.2.5.25 Flujograma de Procedimiento de Nomina ........................................................ 92

4.2.5.26 Flujograma de Procedimiento de Selección y Contratación ............................. 93

CAPÍTULO V .................................................................................................................................. 94

5 CASOS PRÁCTICOS DE LA PROPUESTA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ...... 94

Caso Práctico para el Área de Adquisiciones ................................................................... 94

5.1.1 Desarrollo ................................................................................................................. 94

Caso Práctico para el Área de Ventas ............................................................................ 102

5.2.1.1 Desarrollo: .......................................................................................................... 102

Caso Práctico Cartera ..................................................................................................... 107

5.3.1 Desarrollo ............................................................................................................... 107

Caso Práctico Recursos Humanos .................................................................................. 112

5.4.1 Desarrollo ............................................................................................................... 112

CAPÍTULO VI ............................................................................................................................... 114

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 114

Conclusiones .................................................................................................................. 114

Recomendaciones ........................................................................................................... 115

Bibliografía .................................................................................................................................... 117

Anexos............................................................................................................................................ 119

XIII

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.1 Tabla de Formularios SRI ................................................................................................ 18

Tabla 3.1 Datos de la Pregunta N° 1 ................................................................................................ 44

Tabla 3.2: Datos de la Pregunta N° 2 ............................................................................................... 45


Tabla 3.4: Datos de la Pregunta N° 4 ............................................................................................... 47






Tabla 3.10 Datos de la Pregunta N° 10 ............................................................................................ 53




Tabla 4.1: Manual de Procedimientos Compras .............................................................................. 73

Tabla 4.2: Manual de Procedimientos Ventas .................................................................................. 78

Tabla 4.3: Manual de Procedimientos Cartera ................................................................................. 83

Tabla 4.4: Manual de Procedimientos Recursos Humanos .............................................................. 87

XIV

LISTA DE FIGURAS

Figura: 1-1 Marcas con las que trabaja AUTO DIÉSEL SUR ........................................................... 5

Figura: 1-2 Componentes Bomba de Inyección; En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch

Ltda. p.12 ............................................................................................................................................ 6

Figura: 1-3 Porta válvulas En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.13 .............. 6

Figura: 1-4 Válvula de presión. En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.13 ........ 7

Figura: 1-5 Elementos. En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.15 .................... 7

Figura: 1-6 Conjunto porta toberas. En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.14 7

Figura: 1-7 Toberas En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.14 .......................... 8

Figura: 1-8 Ventas mensuales vehicules buses y camiones 2011-201. En “Asociación de Empresas

Automotrices del Ecuador”, 2013 ..................................................................................................... 10

Figura: 1-9 Organigrama AUTO DIÉSEL SUR .............................................................................. 13

Figura: 1-10 “Logo Servicio de Rentas Internas”. En “imágenes SRI”. por ecuavisa.com ............. 16

Figura: 1-11 “Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social”. En “imágenes IESS ”. por

www.iess.gob.ec ................................................................................................................................ 19

Figura: 1-12 “Logo Ministerio de Relaciones Laborales”. En “imágenes MRL”. por

elciudadano.gob.ec ............................................................................................................................ 24

Figura: 2-1 Clasificación de los procesos......................................................................................... 28

Figura: 2-2 Proceso Administrativo en La Administración una Herramienta Mercedes L. de

Almeida pag 5 ................................................................................................................................... 29

Figura: 2-3 Proceso Administrativo en La Administración una Herramienta Mercedes L. de

Almeida pag 5 ................................................................................................................................... 29

Figura: 2-4 Proceso Administrativo. en “La Administración una Herramienta” Mercedes L. de

Almeida pag 6 ................................................................................................................................... 30

Figura: 2-5 Proceso Contable ........................................................................................................... 33

Figura: 3-1 Análisis Grafico de la Pregunta N°1 ............................................................................. 44

Figura: 3-2 Análisis Grafico de la Pregunta N° 2 ............................................................................ 45

Figura: 3-3 Análisis Grafico de la Pregunta N° 3 ............................................................................. 46

Figura: 3-4: Análisis Grafico de la Pregunta N° 4 ........................................................................... 47




Figura: 3-8: Análisis Grafico de la Pregunta N° 8 ............................................................................ 51


XV

Figura: 3-10: Análisis Grafico de la Pregunta N° 10 ........................................................................ 53

Figura: 3-11 Análisis Grafico de la Pregunta N° 11 ........................................................................ 54

Figura: 3-12 Análisis Grafico de la Pregunta N° 11 ........................................................................ 55

Figura: 3-13 Análisis Grafico de la Pregunta N° 13 ......................................................................... 56

Figura: 4-1 Encuesta Clientes Análisis de la Pregunta N° 1 ............................................................. 66

Figura: 4-2 Encuesta Clientes Análisis de la Pregunta N° 2 ........................................................... 66

Figura: 4-3 Encuesta Clientes Análisis de la Pregunta N° 3 ............................................................ 67


Figura: 4-5 :Encuesta Clientes Análisis de la Pregunta N° 5 ............................................................ 68


Figura: 4-7:Encuesta Clientes Análisis de la Pregunta N° 7 ............................................................. 69

Figura: 4-8: Flujograma del Procedimiento de Adquisición ............................................................. 77

Figura: 4-9 Flujograma del Proceso de Venta ................................................................................... 81

Figura: 4-10 Flujograma del Proceso de Cartera .............................................................................. 86

Figura: 4-11 Flujograma de Procedimiento de Nomina .................................................................... 92

Figura: 4-12 Flujograma de Procedimiento de Selección y Contratación ......................................... 93

XVI

LISTA DE ANEXOS

Anexo A: Simbología usada en la realización de los diagramas de flujo ...................................... 119

Anexo B: Encuesta dirigida a los empleados ................................................................................. 120

Anexo C: Encuesta dirigida a los clientes ...................................................................................... 122

Anexo D: Formulario de solicitud de crédito ................................................................................. 123

Anexo E: Contrato de Trabajo ....................................................................................................... 124

Anexo F: Aviso de entrada ............................................................................................................. 127

Anexo G: Rol de pagos y provisiones ............................................................................................ 128

Anexo H: Registro contable del Rol de Pagos ............................................................................... 129

Anexo I: Planilla consolidada del IESS ......................................................................................... 130

Anexo J: Comprobante de pago aportes IESS................................................................................ 131

XVII

RESUMEN EJECUTIVO

Tema:

“PROPUESTA PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

DE LA EMPRESA AUTO DIÉSEL SUR.”

La presente tesis consiste en la elaboración de una propuesta para mejorar los procesos

administrativos y contables de la empresa AUTO DIÉSEL SUR, tiene como objetivo principal el

análisis de los procesos actuales en las áreas de: adquisición, ventas, cartera y recursos humanos a

fin de establecer normas, políticas y procedimientos adecuados mediante la entrega de información

relevante y oportuna que sirva de apoyo en la toma de decisiones de las áreas administrativa y

contable, con la aplicación de estrategias apropiadas es posible alcanzar los resultados esperados

tanto a corto como a largo plazo.

Es importante señalar que para cumplir con las expectativas que se proyecta en este trabajo se

necesita la colaboración de todos los integrantes de la empresa, este análisis permite formarse una

idea de cuáles son los puntos débiles de la empresa para poner mayor enfoque en ellos y lograr

convertirlos en fortalezas.

La actividad primordial de la empresa es la venta de partes y piezas de vehículos a diésel,

adicionalmente ofrece el mantenimiento y reparación de bombas de inyección, se encuentra ubicada

en el Distrito Metropolitano de Quito en el sector industrial del sur de la ciudad.

Finalmente, se aspira lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones que permitirá a la empresa

tomar decisiones óptimas, oportunas y confiables que redundarán en un crecimiento superior y

sostenido que permita obtener las utilidades anheladas.

PALABRAS CLAVES

Procesos

Normas

Políticas

Procedimientos

Errores

Control

1

INTRODUCCIÓN

La presente investigación se desarrolló en la empresa AUTO DIÉSEL SUR de la ciudad de

Quito, en la cual se plantea dar una propuesta para mejorar los procesos administrativos y

contables, con la finalidad de tener información de manera clara y concreta, convirtiéndose

en una herramienta que orienta y facilita la acción humana en las unidades administrativas,

este ayudará a identificar las falencias existentes en dichos procesos proporcionando

soluciones de manera oportuna, cumpliendo con las metas y objetivos de la organización

Toda organización se desarrolla en un ambiente lleno de cambios, políticas y normas que

debe aplicarse para alcanzar sus objetivos de manera efectiva, debe de alguna manera

proporcionar una serie de procedimientos administrativos y contables, la complejidad de

estos, van a depender de la magnitud y el tipo de actividad a que se dedique la organización.

A su vez dichos procedimientos se descomponen de diversas formas, tratando siempre de

realizar una tarea específica quedando una relación y secuencia cronológica en sus

resultados. A medida que la sociedad progresa la necesidad de realizar procedimientos de

forma sistemática y ordenada se ha convertido en algo absolutamente indispensable.

Es difícil ignorar los grandes cambios que día a día se presentan en los escenarios

económicos, comerciales, por ello las empresas deben estar listas para afrontarlos, contar

con una gerencia y recursos humanos bien identificados, a fin de dar paso a las estrategias,

acciones y planes que garanticen logros y beneficios. Esta investigación está orientada a

mejorar los procedimientos administrativos y contable que se llevan a cabo dentro de la

empresa, para que pueda responder favorablemente a los cambios de su entorno, y sea una

organización más competitiva.

Esta investigación está dividida en seis capítulos, a continuación un resumen de cada uno de

ellos:

Capítulo I: Generalidades. En este capítulo se generaliza a la empresa nos da los

antecedentes, historia de la empresa, misión, visión y la idea estructural de la empresa.

Capítulo II: Elementos Conceptuales: Se podrá evidenciar el marco teórico de todo lo

referente a Procesos, evaluación de control interno, los métodos y cada uno de sus

componentes. Además se encontrará el marco teórico del sistema contable donde se analiza

todo el proceso contable aplicable a una empresa.

CAPÍTULO III: Situación Actual de los Procedimientos Administrativos y Contables en el

que podemos ver el análisis FODA de la empresa, los procedimientos actuales de los

2

departamentos de adquisiciones, ventas, cartera y recursos humanos así como la

identificación de los procesos a mejorar.

Capítulo IV: Propuesta para mejorar los procedimientos administrativos y contables. Se

plantea un esquema para realizar el proceso dentro de los cuatro departamentos en los que

se identificó que hay problemas como son el Departamento de Adquisiciones, Departamento

de Ventas, Departamento de Cartera, y por último el Departamento de Recursos Humanos.

Capítulo V: Aplicación práctica. Contiene el desarrollo del proceso de Adquisiciones,

Ventas, Cartera y Recursos Humanos

Capítulo VI: Conclusiones y Recomendaciones. Presenta la parte final de la investigación en

la cual se establece a que conclusiones se llegó y cuáles son las recomendaciones que se

proporcionan, para que la empresa alcance los objetivos planteados.

3

CAPÍTULO I

1 GENERALIDADES

La Empresa

1.1.1 Antecedentes

AUTO DIÉSEL SUR fue constituido el 15 de noviembre del 2002 para dedicarse a la venta de partes

y piezas de vehículos automotores a diésel, ofreciendo repuestos de calidad de las mejores marcas

del mundo, con el objetivo de brindar a la ciudadanía un lugar donde los puedan adquirir a bajos

precios, buscando siempre satisfacer la necesidad de sus clientes.

En el año 2009 su propietario decide implementar un laboratorio especializado en vehículos a diésel

ofreciendo mantenimiento y reparación de bombas de inyección para esos motores.

AUTO DIÉSEL SUR está ubicado en la ciudad de Quito, en la Av. Ayapamba OE321 y calle A,

sector Mercado Mayorista al sur de la capital.

El propietario de la empresa y representante legal desde su constitución es el señor Eduardo Lema,

mismo que ha fijado objetivos comerciales y técnicos para todo el personal. Los cuales son:

Gerente General

Secretaria

Contador

Jefe de Servicios y Mantenimiento

Auxiliar de Servicios

Vendedor

Los servicios ofertados son:

Venta de repuestos

Mantenimientos y reparación de bombas de inyección, inyectores y turbo – cargadores para

motores a diésel

4

1.1.2 Historia

El señor. Eduardo Lema con la experiencia adquirida en la República de Venezuela y con el

conocimiento en el campo automotriz, regresó y creó su propia microempresa AUTO DIÉSEL SUR

el 15 de noviembre del año 2002, La idea se forjó por el rápido crecimiento del parque automotor,

y por una demanda de piezas de refacción, para el correcto funcionamiento de los vehículos.

Considerando que AUTO DIÉSEL SUR ha tenido un crecimiento importante, su dueño busca

mejorar los procedimientos para así llegar a optimizar sus recursos, satisfacer a sus clientes y lograr

cumplir las metas empresariales.

La empresa no dispone de procedimientos definidos y documentados, lo que podría provocar

duplicidad de tareas, de actividades y la subutilización de recursos; con la presencia de tiempos

ociosos lo que ocasiona retrasos en el procesamiento de la información para la toma de decisiones

en los departamentos administrativos, de compras, ventas, contabilidad y en general a toda la

organización.

1.1.3 Misión

Comercializar repuestos automotores ofreciendo excelente calidad en los productos y en el servicio,

garantizando buenos precios y desarrollando las actividades con honestidad, respeto y

responsabilidad, que permitan mantener un margen de rentabilidad que asegure el crecimiento

sostenido de nuestra empresa y clientes; contando, para ello, con el compromiso integral de nuestros

colaboradores.

1.1.4 Visión

Ser una empresa líder en el mercado, ampliando la gama de repuestos y servicios, apoyándonos en

el crecimiento humano y técnico del personal y en la estrategia gerencial, cumpliendo con todas las

normas de calidad, y entregando el respaldo y garantía en nuestros productos y servicio.

5

1.1.5 Marcas con las que trabaja AUTO DIÉSEL SUR

De acuerdo al análisis del mercado y la visión estratégica de la empresa el movimiento comercial

se basara en atender los requerimientos comerciales relacionados con las siguientes marcas.

1.1.6 Principales productos que ofrece AUTO DIÉSEL SUR

Dentro de la gama de productos tenemos los productos estrella que están directamente relacionados

con la demanda de los clientes de AUTO DIÉSEL SUR y el servicio de reparación de bombas de

inyección, y son los siguientes:

a. Bomba de inyección diésel:

“La bomba de inyección en un vehículo diésel pertenece al sistema de alimentación y tiene por misión

“inyectar” la cantidad exacta de combustible a cada cilindro en el momento de la combustión interna

de manera dosificada. Puesto el sistema alcanza altas presiones de inyección, los materiales de las

bombas son muy exactos para un mayor rendimiento y durabilidad” (MECÁNICA, 2011, prr.1)

Figura: 1-1 Marcas con las que trabaja AUTO DIÉSEL SUR

6

Figura: 1-2 Componentes Bomba de Inyección; En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda.

p.12

b. Porta válvulas

Figura: 1-3 Porta válvulas En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.13

“Instalado sobre la carcasa de la bomba, su función es “acomodar” la válvula de presión, haciendo

la conexión entre la bomba y la cañería. Cuando presenta problemas, generalmente empieza la fuga

(perdida) del combustible a diésel” (Bosh, 2010, pág. 27)

7

c. Válvula de presión

“Está instalada sobre el elemento y su función es permitir el paso del combustible del elemento hacia

las cañerías de presión, Cuando se apaga el motor, la válvula cierra para impedir el retorno de

combustible al interior de la bomba, manteniendo la cañería llena, lo que facilita el arranque” (Bosh,

2010, pág. 27).

d. Elementos

“Los elementos están constituidos de cilindro y pistón. El pistón dentro del cilindro, debido a su

elevada precisión de mecanización, sella completamente sin necesidad de dispositivos adicionales,

como empaquetaduras, anillos etc.”. (Bosh, 2010, p. 27)

e. Conjunto porta toberas.

Figura: 1-6 Conjunto porta toberas. En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.14

Figura: 1-4 Válvula de presión. En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.13

Figura: 1-5 Elementos. En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.15

8

“Los porta toberas son dispositivos que alojan las toberas en los motores a diésel, cada cilindro del

motor necesita un porta tobera.

Además de mantener la tobera en el cilindro, también se encarga de conducir el combustible diésel

de la cañería hasta la tobera, permitiendo la inyección” (Bosh, 2010, p. 27)

f. Toberas.

Figura: 1-7 Toberas En “Sistema de Inyección a Diésel”; Robert Bosch Ltda. p.14

“Las toberas son componentes de extremada precisión, responsables de pulverizar finamente el

combustible en la cámara de combustión del motor, cuanto mejor es la pulverización, mayor será el

rendimiento del motor, en consecuencia se obtiene más economía de combustible con menor emisión

de gases contaminantes” (Bosh, 2010, p. 27)

1.1.7 Principales Proveedores:

Turbomecanicks

CS Diésel

Adeco Cía. Ltda.

Mandiésel S.A.

Vallejo Araujo

1.1.8 Principales Clientes

Distrudiésel

Sr. Marco Pillajo

Sr. Eddy Flores

Sr. Marco Santiana

Sr. Marcial Rodríguez

Sr. Iván Mena

9

1.1.9 Análisis de la competencia

En el sector sur, donde se encuentra ubicada la empresa, existen cuatro laboratorios de reparación de

bombas de inyección, que ofertan los mismos servicios que AUTO DIÉSEL SUR, los cuales son:

a. Tecnidiesel.- Es un laboratorio con un espacio físico reducido y escasa tecnología, como

para poder ofrecer el servicio de mantenimiento de inyección, a él acuden, los clientes que

buscan un servicio a medias y a bajos precios.

b. Eurodiesel.- Este laboratorio, es un poco más grande que el anterior, pero carece del espacio

físico necesario, al extremo que los vehículos que llegan a él, deben estacionarse en la vía

pública. De todas maneras, sus técnicos son algo conocidos por el público, y también se

manejan en la venta de repuestos.

c. Turbomotores Ecuatorianos.- Esta empresa, se dedica en su mayor parte, al mantenimiento

de turbos, sin embargo, también da mantenimiento de bombas de inyección e inyectores. Su

debilidad radica principalmente en la falta de repuestos.

d. Adeco Cía. Ltda.- Representa la más fuerte competencia, por cuanto tiene la tecnología

necesaria, el personal técnico idóneo y además son importadores directos de repuestos. Ha

puesto más énfasis en la venta y distribución de repuestos que en el servicio mismo, los

precios que tiene en repuestos son los excelentes, de ahí que también sea proveedor para

AUTO DIÉSEL SUR.

1.1.10 Origen y Evolución de las empresas automotrices.

1.1.10.1 Definición del Sector Distribuidor de Repuestos Automotrices

Las Distribuidoras de repuestos automotrices son un grupo de empresas que están inmersas en el

sector de comercio, dedicadas al abastecimiento del mercado por medio de la comercialización que

buscan suplir las necesidades del mercado, generando satisfacción en cada cliente al proporcionarle

soluciones a los problemas de refacción de sus autos (Gramajo, 2011, p. 7)

1.1.10.2 Historia de la fabricación de autopartes

La fabricación de repuestos para automotores se produjo sola, por necesidad", aseveró Rossi Pedro 2012, uno

de los pioneros en la fabricación de autopartes y referente obligado a la hora de recordar, los comienzos de esa

industria.

Durante la Segunda Guerra Mundial estaba cerrada la importación y era necesario imaginar cosas para que los

automotores existentes por entonces, pudieran seguir circulando.

Como en todos los inicios, se fabricaban cosas que no servían, otras que servían a medias y otras algo más

detallistas (Rossi, 2012). prr11.

10

1.1.10.3 Noticias sobre el desarrollo del parque automotor

El parque automotor en la ciudad de Quito es de aproximadamente 450 mil vehículos, con una tasa

de crecimiento anual de un 15%, según datos manejados por el Municipio.

1.1.10.4 Cifras (AEADE) Asociación De Empresas Automotrices Del Ecuador

“Hasta Julio del 2013 las ventas acumuladas de vehículos nuevos ascienden a 66.447 unidades, en

comparación con el año 2012.

Durante los siete primeros meses de este año, las ventas de vehículos livianos (automóviles,

camionetas, SUV’S y VAN'S) totalizaron 59.193 unidades. En comparación al año anterior, este

segmento muestra una disminución del 12,6%. Mientras que el de vehículos pesados (buses y

camiones) registró ventas por 7.254 unidades con un crecimiento del 3% comparando con el mismo

periodo del año 2012” (AEADE, 2013) prr.5

Figura: 1-8 Ventas mensuales vehicules buses y camiones 2011-201. En “Asociación de Empresas

Automotrices del Ecuador”, 2013

11

1.1.10.5 Motores a diésel

Los motores a diésel son actualmente algo irrenunciable en el mundo moderno y tan técnico. Se

utilizan en vehículos pesados, camiones, autobuses, autos de pasajeros, máquinas agrícolas, barcos

y un sin fin de aplicaciones. Los motores a diésel prestan siempre un servicio fiable, económico y

poco contaminante. A diferencia de los antiguos motores diésel, ruidosos y humeantes, la nueva

generación de motores aporta innumerables ventajas, que son:

• Más silenciosos

• Económicos

• Limpios

• Rápidos

• Seguros

El rendimiento fiable y económico de los motores a diésel requiere sistemas de inyección que

trabajen con elevada precisión.

Con estos sistemas, se inyecta en los cilindros del motor a la presión necesaria y en el momento

adecuado el caudal de combustible requerido para que alcance una determinada potencia. Para esa

finalidad, se utilizan diferentes sistemas de inyección. Según sus aplicaciones y necesidades. Son

conocidos como “bombas de inyección o sistemas de inyección a diésel”. Para que el sistema de

inyección a diésel pueda ofrecer todos los beneficios y ventajas, necesita revisiones periódicas, estar

muy afinado y utilizar sólo los repuestos originales. De esa forma el motor siempre recibirá el caudal

de combustible adecuado a cada momento de funcionamiento. Generando mejor desempeño con

menor consumo y más baja emisión de gases contaminantes.

1.1.11 Definición de las PYMES

Las PYMES son un conjunto de pequeñas y medianas empresas que de acuerdo a su volumen de

ventas, capital social, cantidad de trabajadores, y su nivel de producción o activos presentan

características propias de este tipo de entidades económicas. Por lo general en nuestro país las

pequeñas y medianas empresas que se han formado realizan diferentes tipos de actividades

económicas entre las que destacamos las siguientes (Morales, 2012, p. 9)

Comercio al por mayor y al por menor.

Agricultura, silvicultura y pesca.

Industrias manufactureras.

12

Construcción.

Transporte, almacenamiento, y comunicaciones.

Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas.

Servicios comunales, sociales y personales.

Las PYMES en nuestro país continúan produciendo bienes y servicios, siendo esta una de las

principales bases del desarrollo social tomando diferentes aspectos característicos de la PYMES, por

lo cual es un actor fundamental en la generación de riqueza y empleo.

a. Fortalezas de las PYMES:

• Representan el 95% de las unidades productivas

• Generan el 60% del empleo

• Participan del 50% de la producción

• Amplio potencial redistributivo

• Capacidad de generación de empleo

• Amplia capacidad de adaptación

• Flexibilidad frente a los cambios

• Estructuras empresariales horizontales

b. Debilidades de las PYMES:

• Insuficiente y/o inadecuada tecnología y maquinaria para la fabricación de productos

• Insuficiente capacitación del talento humano.

• Insuficiencia de financiamiento.

• Insuficiente cantidad productiva

• Inadecuación de la maquinaria y procedimientos propios a las normativas de calidad

exigidas en otros países.

c. Características de las PYMES:

Al ser una empresa en desarrollo sus principales características consisten en:

• Requieren de exigencias técnicas, de calidad y legales...

• Escasa capacidad de negociación.

• Inexistencia de estrategias globales de internacionalización

• Débiles encadenamientos productivos-materias primas

13

• Costos elevados por desperdicio de materia prima.

• Insuficiente cantidad productiva para exportar.

• Inadecuación de la maquinaria y procedimientos propios a las normativas de calidad exigidas

en empresas grandes.

d. Tratamiento tributario de las PYMES.

Para fines tributarios las PYMES de acuerdo al tipo de RUC que posean se las divide en:

• Personas naturales

• Sociedades de los Órganos de Regulación de las MIPYMES.

1.1.12 Estructura Organizacional

A continuación una representación gráfica de la estructura jerárquica de la empresa.

Organigrama:

Figura: 1-9 Organigrama AUTO DIÉSEL SUR

Gerente General

Jefe de Servicios y

Mantenimiento

Auxiliar de Servicios

Jefe de Bodega Jefe de Almacen

Contador Secretaria

14

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Gerente General:

• Mantiene contacto continuo con proveedores.

• Se encarga de la contratación y despido de personal.

• Está autorizado a firmar los cheques de la empresa, sin límite de monto.

• Realiza transferencias bancarias.

Secretaria:

• Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios, certificados y otros documentos

varios de poca complejidad

• Atender el teléfono, tomar nota de quien llamo y para qué asunto

• Manejar la caja chica

• Tramitar correspondencia, su entrada y salida.

• Recepción de documentos.

• Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones.

Contador:

• Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignados

(comprobante de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por cobrar y otros).

• Elabora las nóminas de pagos del personal.

• Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.

• Lleva el control de cuentas por pagar.

• Lleva el control bancario de los ingresos que entran por caja.

• Transcribe y acceso a la información operando el microcomputador.

• Procesa las declaraciones de impuestos.

• Revisar las facturas.

• Revisar y comparar gastos mensuales.

Jefe de Servicios y Mantenimiento:

• Atender a los clientes que buscan el servicio de Laboratorio a Diésel

• Recibir el vehículo

• Hacer el diagnóstico del vehículo

15

• Realizar y entregar proformas a los clientes y aseguradoras

• Realizar la reparación adecuada en función del vehículo marca o modelo

Asistente de Servicios:

• Ayudar al jefe de mantenimiento en las labores que le determine hacer

Jefe de Almacén:

• Atender al cliente.

• Brindar plena satisfacción en el servicio y atención a los clientes.

• Orientar al cliente en su decisión de compra, mostrando los artículos detalladamente cuando

éste lo solicite.

• Recomendar y/o sugerir al cliente las opciones de compra.

• Agradecer al cliente su visita una vez que se le haya atendido y acompañarlo hasta la caja para

que cancele la mercadería.

Marco Legal

Las empresas se encuentran sujetas a la normativa legal vigente en nuestro país, contenidas en leyes,

reglamentos y normas las misma deben darse estricto cumplimiento y dentro del ámbito legal y

tributario, lo que permite el normal funcionamiento de las empresas las cuales deben estar al día con

sus permisos de funcionamiento y afiliaciones al IESS, etc.

1.2.1 Código de Comercio

AUTO DIÉSEL SUR al ser una empresa comercial debe regirse a la normativa del código de

comercio ya que esta maneja las obligaciones y responsabilidades de los comerciantes.

“Art. 1.- El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones

mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

Art. 2.- Son comerciantes los que, teniendo capacidad para contratar, hacen del comercio su profesión

habitual.

Art. ...- Se considerarán comerciantes a las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras,

domiciliadas en el Ecuador, que intervengan en el comercio de muebles e inmuebles, que realicen

16

servicios relacionados con actividades comerciales, y que, teniendo capacidad para contratar, hagan

del comercio su profesión habitual y actúen con un capital” (Derecho Ecuador, 2012, p. 1)

1.2.2 Servicio de Rentas Internas

Figura: 1-10 “Logo Servicio de Rentas Internas”. En “imágenes SRI”. por ecuavisa.com

AUTO DIÉSEL SUR debe regirse a normas jurídicas y tributarias, ya que en sus operaciones genera

impuesto y obligaciones tributarias que debe cumplir de acuerdo a las leyes establecidas.

PERSONAS NATURALES

Son todas las personas, nacionales o extranjeras, que realizan actividades económicas lícitas.

Las personas naturales que realizan alguna actividad económica están obligadas a inscribirse en el

RUC; emitir y entregar comprobantes de venta autorizados por el SRI por todas sus transacciones y

presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a su actividad económica.

Se encuentran obligadas a llevar contabilidad todas las personas nacionales y extranjeras que realizan

actividades económicas y que cumplen con las siguientes condiciones: que operen con un capital

propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1o. de enero de cada ejercicio impositivo

hayan superado 9 fracciones básicas desgravadas del impuesto a la renta o cuyos ingresos brutos

anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido superiores a 15

fracciones básicas desgravadas o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad

empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a 12 fracciones básicas

desgravadas

En estos casos, están obligadas a llevar contabilidad, bajo la responsabilidad y con la firma de un

contador público legalmente autorizado e inscrito en el Registro Único de Contribuyentes (RUC),

por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos.

17

Las personas que no cumplan con lo anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, y

demás trabajadores autónomos (sin título profesional y no empresarios), no están obligados a llevar

contabilidad, sin embargo deberán llevar un registro de sus ingresos y egresos.

a. Obtener el RUC

El Registro Único de Contribuyentes conocido por sus siglas como RUC corresponde al número de cédula más

001 al final. Este número identifica a las personas naturales que realizan una actividad económica de manera

legal y se lo puede obtener en cualquier oficina del SRI adjuntando los requisitos establecidos. Para el caso de

personas extranjeras que no tienen cédula, se les entregará un número de RUC autogenerado.

El RUC contiene una estructura que es validada por los sistemas del SRI y de otras entidades que utilizan este

número para diferentes procesos.

En caso de cambios en la información otorgada en la inscripción del RUC, deberá acercarse a actualizar su

registro en un plazo no mayor a 30 días, presentando los requisitos según el caso.

De igual forma, si suspende sus actividades, deberá informar al SRI en un plazo no mayor a 30 días,

presentando los requisitos según el caso. (Servicio de Rentas Internas, 2014, p. 1)

b. Emitir comprobantes de venta

Tipos de comprobantes de venta y formas de impresión

Se deberán emitir y entregar comprobantes de venta en todas sus transacciones. Estos comprobantes

deberán ser impresos en la forma que el SRI autorice.

Emisión de comprobantes de Venta

Las personas obligadas a llevar contabilidad deben emitir un comprobante de venta por cualquier

monto de sus ventas.

En cambio, las personas que NO están obligadas a llevar contabilidad deberán emitir un comprobante

de venta autorizado en toda transacción que supere los $ 4,00; por todas aquellas ventas cuyo monto

sea igual o inferior a $4,00 se emitirá una sola nota de venta al final del día, a menos qué, quien

compra, solicite el respectivo comprobante.

Los documentos emitidos deberán ser archivados en orden cronológico y secuencial por un período

de 7 años.

a. Presentación de declaraciones

“DECLARAR significa notificar al SRI sus ingresos y egresos, y así establecer el impuesto a

pagar. Usted puede realizar sus declaraciones mediante los formularios autorizados por el SRI o por

medio del Internet, solicitando previamente una clave de acceso. Este servicio se encuentra

habilitado las 24 horas durante los 365 del año”. (Servicio de Rentas Internas, 2014, p. 7)

18

Las personas naturales están obligadas a presentar las siguientes declaraciones:

Tabla 1.1 Tabla de Formularios SRI

IVA

(Impuesto al

valor

agregado)

Formulario 104: para personas obligadas a llevar contabilidad

Formulario 104A: para personas NO obligadas a llevar contabilidad

EN FORMA MENSUAL

Si se vende productos o servicios gravadas con tarifa 12%

Si se vende productos o servicios gravados con tarifa o % y 12%

EN FORMA SEMESTRAL

Si vende productos o servicios gravados únicamente con tarifa 0%

Si le retienes el 100% de IVA en todas sus ventas (profesionales y

arrendatarios de bienes inmuebles a sociedades)

IMPUESTO

A LA

RENTA

Formulario 102: para personas obligadas a llevar contabilidad

Formulario 102A para personas NO obligadas a llevar contabilidad

ANUAL

Si sus ingresos Brutos anuales superan la base mínima imponible

Nota: Impuestos a presentar como Persona Natural. “SRI” (Servicios de Rentas Internas)

b. Presentación de Anexos

c. Retenciones de impuestos

d. Formas de pago de impuestos

Para pagar sus impuestos puede:

• Solicitar débito automático de su cuenta.

• Utilizar notas de crédito o compensaciones.

• Utilizar otras formas de pago como cajeros automáticos, ventanillas de Instituciones Financieras

Autorizadas, tarjetas de crédito, u otro servicio habilitado por su entidad financiera.

http://www.sri.gob.ec/web/10138/104



19

1.2.3 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

LEY DE SEGURIDAD SOCIAL

Figura: 1-11 “Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social”. En “imágenes IESS”. por

www.iess.gob.ec

Es el fundamento legal donde establece las responsabilidades y obligaciones sobre los aportes de los

patronos y de los empleados de las empresas públicas y privadas Razón por la cual la empresa AUTO

DIÉSEL SUR., cuenta con recursos humanos dentro de sus diferentes áreas, por ello se requiere la

aplicación de esta ley para poder cumplir con las obligaciones como patrono y hacer cumplir las

obligaciones de sus trabajadores. El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es el organismo

ecuatoriano encargado de brindar la seguridad social. Entre algunas de sus importantes funciones

podemos encontrar: cobertura médica a sus afiliados para lo cual cuenta con hospitales en varias

ciudades, otorgar préstamos hipotecarios y quirografarios, el acceso a pensiones de jubilación a los

trabajadores.

“Art. 1.- Principios Rectores.- El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema nacional de

seguridad social y, como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan en los principios de

solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia.

Para efectos de la aplicación de esta Ley:

Solidaridad es la ayuda entre todas las personas aseguradas, sin distinción de nacionalidad, etnia,

lugar de residencia, edad, sexo, estado de salud, educación, ocupación o ingresos, con el fin de

financiar conjuntamente las prestaciones básicas del Seguro General Obligatorio.

Obligatoriedad es la prohibición de acordar cualquier afectación, disminución, alteración o supresión

del deber de solicitar y el derecho de recibir la protección del Seguro General Obligatorio.

Universalidad es la garantía de iguales oportunidades a toda la población asegurable para acceder a

las prestaciones del Seguro General Obligatorio, sin distinción de nacionalidad, etnia, lugar de

residencia, sexo, educación, ocupación o ingresos.

20

Equidad es la entrega de las prestaciones del Seguro General Obligatorio en proporción directa al

esfuerzo de los contribuyentes y a la necesidad de amparo de los beneficiarios, en función del bien

común.

Eficiencia es la mejor utilización económica de las contribuciones y demás recursos del Seguro

General Obligatorio, para garantizar la entrega oportuna de prestaciones suficientes a sus

beneficiarios.

Subsidiariedad es el auxilio obligatorio del Estado para robustecer las actividades de aseguramiento

y complementar el financiamiento de las prestaciones que no pueden costearse totalmente con las

aportaciones de los asegurados.

Suficiencia es la entrega oportuna de los servicios, las rentas y los demás beneficios del Seguro

General Obligatorio, según el grado de deterioro de la capacidad para trabajar y la pérdida de ingreso

del asegurado.

Art. 2.-Sujetos de Protección.- Son sujetos obligados a solicitar la protección del Seguro General

Obligatorio, en calidad de afiliados, todas las personas que perciben ingresos por la ejecución de una

obra o la prestación de un servicio físico o intelectual, con relación laboral o sin ella; en particular:

a. El trabajador en relación de dependencia;

b. El trabajador autónomo;

c. El profesional en libre ejercicio;

d. El administrador o patrono de un negocio;

e. El dueño de una empresa unipersonal;

f. El menor trabajador independiente; y,

g. Los demás asegurados obligados al régimen del Seguro General Obligatorio en virtud

de leyes y decretos especiales.

Son sujetos obligados a solicitar la protección del régimen especial del Seguro Social

Campesino, los trabajadores que se dedican a la pesca artesanal y el habitante rural que labora

habitualmente en el campo, por cuenta propia o de la comunidad a la que pertenece, que no recibe

remuneraciones de un empleador público o privado y tampoco contrata a personas extrañas a la

comunidad o a terceros para que realicen actividades económicas bajo su dependencia.

Nota:

Los textos resaltados en negrita han sido declarados inconstitucionales por el fondo y suspendidos

sus efectos por la Resolución 052-2001-RA (R.O. 525-S, 16-II-2005).

Art. 3.- Riesgos cubiertos.- El Seguro General Obligatorio protegerá a sus afiliados obligados contra

las contingencias que afecten su capacidad de trabajo y la obtención de un ingreso acorde con su

actividad habitual, en casos de:

21

a. Enfermedad

b. Maternidad

c. Riesgos del trabajo

d. Vejez, muerte, e invalidez, que incluye discapacidad; y,

e. Cesantía

El Seguro Social Campesino ofrecerá prestaciones de salud y, que incluye maternidad, a sus afiliados,

y protegerá al Jefe de familia contra las contingencias de vejez, muerte, e invalidez, que incluye

discapacidad.

Para los efectos del Seguro General Obligatorio, la protección contra la contingencia de discapacidad

se cumplirá a través del seguro de invalidez.

Art. 4.- Recursos del seguro general obligatorio.- Las prestaciones del Seguro General Obligatorio

se financiarán con los siguientes recursos:

• a aportación individual obligatoria de los afiliados, para cada seguro

• La aportación patronal obligatoria de los empleadores, privados y públicos, para cada seguro,

cuando los afiliados sean trabajadores sujetos al Código del Trabajo

• La aportación patronal obligatoria de los empleadores públicos, para cada seguro, cuando los

afiliados sean servidores sujetos a la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa

• La contribución financiera obligatoria del Estado, para cada seguro, en los casos que señala esta

Ley

• Las reservas técnicas del régimen de jubilación por solidaridad intergeneracional

• Los saldos de las cuentas individuales de los afiliados al régimen de jubilación por ahorro

individual obligatorio

• Los ingresos provenientes del pago de los dividendos de la deuda pública y privada con el IESS,

por concepto de obligaciones patronales

• Los ingresos provenientes del pago de dividendos de la deuda del Gobierno Nacional con el

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

• Las rentas de cualquier clase que produzcan las propiedades, los activos fijos, y las acciones y

participaciones en empresas, administrados por el IESS

• Los ingresos por enajenación de los activos de cada Seguro, administrados por el IESS

• Los ingresos por servicios de salud prestados por las unidades médicas del IESS, que se

entregarán al Fondo Presupuestario del Seguro General de Salud

• Los recursos de cualquier clase que fueren asignados a cada seguro en virtud de leyes especiales

para el cumplimiento de sus fines; y

• Las herencias, legados y donaciones

22

Nota: La Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa fue derogada por la Ley

Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las

Remuneraciones del Sector Público (Ley 2003-17, R.O. 184-S, 6-X-2003), la misma fue codificada

(Codificación 2005-008, R.O. 16, 12-V-2005), y posteriormente derogada por la Ley Orgánica del

Sector Público, promulgada a través de la Ley s/n (R.O. 294-2S, 6-X-2010).

Art. 78.- SANCIÓN PENAL.- Sin perjuicio del plazo de quince (15) días para la remisión de

aportes, descuentos y multas al IESS, el funcionario público o el empresario privado que

hubiere retenido los aportes patronales y/o personales y haya efectuado los descuentos por

rehabilitación de tiempos de servicio o de dividendos de préstamos hipotecarios y quirografarios

de sus trabajadores y no los deposite en el IESS dentro del plazo máximo de noventa (90) días,

contados a partir de la fecha de la respectiva retención, será sancionado con la pena de tres a cinco

(5) años de prisión y una multa igual al duplo de los valores no depositados” (Banco del

Insituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2012, p. 45)

OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

Inscripción del trabajador con relación de dependencia

El empleador está obligado a registrar al trabajador, a través de la página web del IESS y mediante el

aviso de entrada, desde el primer día de labor y dentro de los 15 días siguientes al inicio de la relación

laboral o prestación de servicios, según corresponda.

Novedades

El empleador informará a través del Sistema de Historia Laboral (Internet) la modificación de

sueldos, contingencias de enfermedad, separación del trabajador (aviso de salida) u otra novedad,

dentro del término de 3 días posteriores a la ocurrencia del hecho.

23

Pago de aportes

Para el cálculo del aporte de los trabajadores con relación de dependencia, se entiende como materia

gravada a todo ingreso regular y susceptible de apreciación pecuniaria, percibido por el

trabajador, que en ningún caso será inferior a la establecida por el IESS.

Tiempo parcial

El salario base de aportación de los contratados a tiempo parcial se calcula según los días

laborados, en ningún caso es inferior a lo establecido por el IESS; sin embargo, para la cubrir la

prestación de salud por enfermedad y maternidad, con el 4,41 %, se realizará al menos sobre el

salario básico unificado.

Los trabajadores contratados por días, pagan sus aportaciones por los días que efectivamente prestan

sus servicios o ejecutan una obra, independientemente del número de horas laboradas en cada día;

por tanto no se podrán transformar las horas en días para efectos de la aportación, bajo el concepto

de día trabajado, día aportado.

Afiliación del trabajador mayor de 60 años

El trabajador mayor de 60 años de edad, que inicie su afiliación o que reingrese como afiliado al

IESS, presentará el contrato de trabajo legalizado y la certificación médica de las unidades de salud

del IESS, que no adolece de enfermedades crónico-degenerativa. Se exceptúa del examen médico a

quienes registren en el IESS 25 o más años de aportación y su reingreso se produzca dentro de los 6

meses posteriores al cese como afiliado. Los que adolecen de enfermedades crónicas degenerativas,

pagarán una prima diferenciada establecida por el IESS.

Rubros del Salario de aportación

Para el cálculo de las aportaciones y contribuciones del Seguro General Obligatorio, se considera:

Sueldo básico mensual más:

Valores percibidos por conceptos de compensación por el incremento del costo de la vida.

Sueldos o salarios de trabajos extraordinarios, suplementarios o a destajo.

Comisiones, sobresueldos, gratificaciones, honorarios, participación en beneficios, derechos

de usufructo, uso, habitación.

Cualesquiera otras remuneraciones accesorias que tengan el carácter normal en la industria

o servicio.

24

El sueldo básico mensual no será inferior al sueldo básico unificado, al sueldo básico sectorial, el

establecido en las leyes de defensa profesional, ni al sueldo básico determinado en la escala de

remuneraciones de los servidores públicos, según corresponda, siempre que el afiliado ejerza esa

actividad. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2010, p. 80)

1.2.4 Ministerio de Relaciones Laborales

Figura: 1-12 “Logo Ministerio de Relaciones Laborales”. En “imágenes MRL”. por elciudadano.gob.ec

CÓDIGO DEL TRABAJO

AUTO DIÉSEL SUR se basa en este código para poder cumplir con lo referente a su recurso humano,

ya que es su obligación mantener en óptimas condiciones laborales a sus empleados.

El Código de Trabajo rige a través del Ministerio de Relaciones Laborales.

Art. 1.- Ámbito de este Código.- Los preceptos de este Código regulan las relaciones entre

empleadores y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo. Las

normas relativas al trabajo contenidas en leyes especiales o en convenios internacionales ratificados

por el Ecuador, serán aplicadas en los casos específicos a las que ellas se refieren.

Art. 2.- Obligatoriedad del trabajo.- El trabajo es un derecho y un deber social. El trabajo es

obligatorio, en la forma y con las limitaciones prescritas en la Constitución y las leyes.

Art. 3.- Libertad de trabajo y contratación.- El trabajador es libre para dedicar su esfuerzo a la

labor lícita que a bien tenga.

Ninguna persona podrá ser obligada a realizar trabajos gratuitos, ni remunerados que no sean

impuestos por la ley, salvo los casos de urgencia extraordinaria o de necesidad de inmediato auxilio.

Fuera de esos casos, nadie estará obligado a trabajar sino mediante un contrato y la remuneración

correspondiente.

25

En general, todo trabajo debe ser remunerado.

Art. 4.- Irrenunciabilidad de derechos.- Los derechos del trabajador son irrenunciables. Será nula

toda estipulación en contrario.

Art. 5.- Protección judicial y administrativa.- Los funcionarios judiciales y administrativos están

obligados a prestar a los trabajadores oportuna y debida protección para la garantía y eficacia de sus

derechos.

Art. 6.- Leyes supletorias.- En todo lo que no estuviere expresamente prescrito en este Código, se

aplicarán las disposiciones de los Códigos Civil y de Procedimiento Civil.

Art. 7.- Aplicación favorable al trabajador.- En caso de duda sobre el alcance de las disposiciones

legales, reglamentarias o contractuales en materia laboral, los funcionarios judiciales y

administrativos las aplicarán en el sentido más favorable a los trabajadores. (Ministerio de Relaciones

Laborales, 2014)

Inserción de personas con discapacidad:

El empleador público o privado, que cuente con un número mínimo de veinticinco trabajadores, está obligado

a contratar, al menos, a una persona con discapacidad, en labores permanentes que se consideren apropiadas

en relación con sus conocimientos, condición física y aptitudes individuales, observándose los principios de

equidad de género y diversidad de discapacidad. A partir del año 2009, el porcentaje obligatorio de contratación

de personas con discapacidad, es del 4% del total de trabajadores de cada empresa o patrono persona natural.

(Ministerio de Relaciones Laborales, 2012, p. 45)

1.2.5 Ley Sobre Discapacidad

Art. 1.- Ámbito.- La presente Ley protege a las personas con discapacidad; establece un sistema de

prevención de discapacidades, atención e integración de personas con discapacidad que garantice su

desarrollo y evite que sufran toda clase de discriminación, incluida la de género.

Art. 2.- Principios.- Esta Ley se fundamenta en el principio constitucional de igualdad ante la Ley,

y en lo establecido en los artículos 23, 47, 53 y 102 (32, 35, 47, 116) de la Constitución Política de

la República.

26

Art. 3.- Objetivos.- Son objetivos de esta Ley:

a. Reconocimiento pleno de los derechos que corresponden a las personas con

discapacidad;

b. Eliminar toda forma de discriminación por razones de discapacidad y sancionar a

quienes incurrieren en esta prohibición;

c. Establecer un sistema de prevención de discapacidades;

d. Crear mecanismos para la atención e integración social de las personas con discapacidad

atendiendo las necesidades particulares de cada sexo; y,

e. Garantizar la igualdad de oportunidades para desempeñar un rol equivalente al que

ejercen las demás personas y la participación equitativa de hombres y mujeres en las

instancias de decisión y dirección.

Art. 4.- Integración social.- El Estado a través de sus organismos y entidades garantiza el pleno

ejercicio de los derechos que la Constitución y las leyes reconocen a todas las personas con

discapacidad, mediante las siguientes acciones (Consejo Nacional de Discapacidades, 2012, p. 19)

27

CAPÍTULO II

2 ELEMENTOS CONCEPTUALES

Definición de administración

“Un conjunto de actividades dirigidas a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz con el

propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la organización” (Silva, 2011, p. 8)

Se considera a la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que

constituyen el proceso administrativo

Administración por Procesos

2.2.1 Antecedentes

La Administración por Procesos constituye la parte importante para el control y cumplimiento de los

objetivos de los procesos existentes en la organización y determinar los requerimientos de los

productos o servicios que requieren los clientes, mediante la utilización de herramientas

administrativas.

2.2.2 Origen

La administración, tal como la conocemos hoy, es el resultado de la contribución acumulada de numerosos

pioneros, algunos filósofos, otros físicos, economistas, estadistas y otros, entre los que incluyen empresarios,

que con el transcurso del tiempo fueron desarrollando y divulgando obras y teorías en su campo de actividades.

La ciencia de la administración surgió a principios del siglo XX, y fue un acontecimiento histórico de gran

trascendencia. La Teoría General de la Administración (TGA) es una nueva área del conocimiento humano.

En toda su larga historia y hasta inicios del siglo XX, la administración se desarrolló con una lentitud

impresionante. A partir de este siglo atravesó etapas de desarrollo de notable pujanza e innovación.

Hace 80 años las organizaciones eran pocas y pequeñas: predominaban los pequeños talleres, los artesanos

independientes, las pequeñas escuelas, el labrador, el almacenista de la esquina, etc. A pesar de que en la

historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las organizaciones y de su administración es

un capítulo que comenzó en época reciente. (Estrada, Ignacio, 2013, p. 70)

2.2.3 La Administración por Procesos

Los procesos de una empresa nacen siendo el resultado de una necesidad de determinar las tareas

empresariales, manteniendo la agrupación de las mismas. Estos procesos se desarrollan con rapidez

28

debido a que tienen una necesidad inmediata de servir a una parte pequeña de la población entre sus

clientes.

2.2.4 Males comunes en las organizaciones

• Excesiva jerarquía

• Enorme burocracia

• Lentitud

• Proteccionismo

• Excesiva tolerancia a errores o fallas

• Amarrada a viejos dogmas

• Excesivo énfasis en la división del trabajo

• Tareas satisfacen necesidades internas

• Eficiencia de unos a costa de otras

• Coordinación es fuente de conflictos

• Tareas de impacto sin responsables

2.2.5 Clasificación de los Procesos

Figura: 2-1 Clasificación de los procesos

Procesos Administrativos

“Básicamente las funciones del administrador: son planeación, organización, dirección y control. El

desempeño de esas cuatro funciones básicas constituye el llamado proceso administrativo, pero, en

cada una de las funciones, los elementos se dinamizan, dando lugar al ciclo administrativo. A medida

que se repite, el ciclo administrativo permite una continua corrección y ajuste a través de la

retroalimentación” (Bain, 2012, p. 25)

29

El proceso administrativo es llevado a cabo por el administrador, debido a que se encuentra

relacionado con la interacción de la dinámica.

Figura: 2-2 Proceso Administrativo en La Administración una Herramienta Mercedes L. de Almeida pag

5

En cada una de las funciones administrativas, los elementos de la administración repercuten

determinando su desarrollo, así:

Figura: 2-3 Proceso Administrativo en La Administración una Herramienta Mercedes L. de Almeida pag

5

El desempeño de esas funciones constituye el llamado ciclo administrativo. A medida que se repite

el ciclo administrativo permite una continua corrección y ajuste, a través de la retroalimentación. El

desarrollo de un ciclo permite definir cuáles son las correcciones que deberán introducirse en el

próximo ciclo.

El proceso administrativo forma algo más que una secuencia cíclica, pues está íntimamente

relacionada en una interacción dinámica. El proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo,

como se observa en la siguiente figura.

30

Figura: 2-4 Proceso Administrativo. en “La Administración una Herramienta” Mercedes L. de Almeida p 6

Las funciones administrativas consideradas como un todo, conforman el proceso administrativo.

Cuando se consideran aisladamente son funciones administrativas, sin embargo, cuando se

consideran en su enfoque global para alcanzar los objetivos, forman el proceso administrativo, el

cual está determinado por el conjunto de las funciones administrativas.

"El proceso administrativo es una forma sistemática de hacer las cosas". Se habla de la

administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren

sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas,

interactuantes e interdependientes con el propósito de alcanzar las metas que desean (Stoner, Proceso

Administrativo, 2012, p. 60)

"En el proceso de gestión se identifican las funciones de planificar, organizar y controlar que se

vinculan entre sí mediante la función de liderar", en este concepto la dirección se denomina liderazgo,

otros autores, consideran el liderazgo como un componente de la dirección (Ivancevich, 2011, p. 70)

La planificación determina qué resultados ha de lograr la institución; la organización especifica cómo

se lograrán los resultados planificados y el control comprueba si se han logrado o no los resultados

previstos.

Planeación

Dirección

Organización Control

31

2.3.1 Planeación

La planeación es definir las metas de la organización, establece la estrategia general para lograr estas

metas y desarrollar una jerarquía comprensiva de los planes pata integrar y coordinar actividades, es

la primera función administrativa, sirve como base para las demás funciones (Flores, 2011)

La planeación es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos

que deben alcanzarse y qué debe hacerse para lograrlos, es un modelo teórico para la acción futura.

Empieza por la determinación de los objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la

mejor manera posible. Planear es fijar los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de

acción para alcanzarlos. La planeación es decidir a dónde se pretende llegar, lo que debe hacerse,

cuándo, cómo y en qué secuencia.

2.3.2 Organización

“La organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo,

significa el acto de organizar estructurar e integrar los recursos y los órganos pertinentes de su

administración y establecer las relaciones, entre ellos y las atribuciones de cada uno, por lo cual

enfatiza: ":organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos

entre los empleados de una organización de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la

organización", por lo tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de La organización a sus metas

y recursos, proceso conocido como diseño organizacional” (Sarmiento, 2010, p. 15).

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la organización .La

organización produce la estructura de las relaciones de una organización y estas relaciones

estructuradas servirán para realizar los planes futuros. También es buscar personal nuevo para que

se una a la estructura de las relaciones, esto se denomina integración del personal. La organización

incluye la determinación de qué tareas son las que se realizara, quien las hará, cómo Se agrupan las

labores, quién reportará a quién y donde se tomarán las decisiones.

2.3.3 Dirección

“Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las

realicen y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. Los gerentes tratando de

influir a sus seguidores para que se unan y lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación

y la organización de los gerentes al establecer el ambiente adecuado de sus empleados a hacer su

mejor esfuerzo” (Stoner, Freeman, & Gilbert, Administración, 2013, p. 23).

32

La dirección constituye la tercera función administrativa que sigue a la planeación y a la

organización, definida la planeación y establecida la organización, falta hacer que las cosas marchen

y acontezcan.

La dirección significa que los encargados de la dirección de la empresa motivan a sus empleados,

mismos que utilizan canales de comunicación específicos para evitar riñas entre los empleados.

2.3.4 Control

En la empresa el control pasa a ser la cuarta función administrativa la misma que depende de la

planeación, organización y dirección para que se desarrolle el proceso administrativo. El control tiene

el fin de asegurar que los resultados planeados se cumplan.

La verificación de las actividades controladas ayuda a conocer si se han alcanzado los objetivos, por

lo tanto el control consiste en guiar toda actividad encaminándola hacia un determinado fin.

2.3.5 Procedimientos Administrativos

“La efectividad de la administración de una empresa o negocio depende de una organización

balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades

desarrolladas en las diferentes unidades administrativas” (Guzmán, 2010, p. 29)

Por medio del proceso administrativo se determina la estructura de las organizaciones y sus

funciones, asignando las funciones y responsabilidades de todas las personas y administraciones con

el objetivo de evitar que las funciones se dupliquen para los empleados y por medio de las mismas

establecer procesos y procedimientos que faciliten el cumplimiento de los objetivos.

Los procedimientos administrativos, tiene como fin el encaminar de mejor manera el trabajo,

cumpliendo con todos los lineamientos de la empresa.

Proceso contable

2.4.1 La contabilidad

“Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e

interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su

33

situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable” (Cashin

& Ralph, 2011, p. 36)

"Se puede conceptuar a la Contabilidad como un campo especializado de las ciencias administrativas,

que se sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los

objetivos de: análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una

empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación

económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o ejercicio contable,

durante toda la existencia permanente de la entidad"

2.4.2 El Proceso Contable

“Denominado también Ciclo Contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la

información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente) hasta la

presentación de los Estado Financieros” (Bravo, 2012, p. 28)

El proceso contable es todas aquellas operaciones y transacciones que registra la contabilidad de una

empresa en un periodo de tiempo determinado, por lo general siendo este de un año desde la apertura

de la empresa u organización hasta la preparación y elaboración del estado financiero.

Figura: 2-5 Proceso Contable

34

2.4.3 Proceso Financiero

“La planificación financiera es un proceso en virtud del cual se proyectan y se fijan las bases de las

actividades financieras con el objeto de minimizar el riesgo y aprovechar las oportunidades y los

recursos.

La planificación financiera es una técnica que reúne un conjunto de métodos, instrumentos y

objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras por

alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para lograrlo” (Eugenio,

2013, p. 105).

También se puede decir que la planificación financiera es un procedimiento en tres fases para decidir

qué acciones se deben realizar en lo futuro para lograr los objetivos trazados: planear lo que se quiere

hacer, llevar a cabo lo planeado y verificar la eficiencia de cómo se hizo. La planificación financiera

a través de un presupuesto dará a la empresa una coordinación general de funcionamiento.

La planificación financiera es un aspecto que reviste gran importancia para el funcionamiento y, por

ende, la supervivencia de la empresa.

Son tres los elementos clave en el proceso de planificación financiera:

1. La planificación del efectivo consiste en la elaboración de presupuestos de caja. Sin un nivel

adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las utilidades la empresa está expuesta al

fracaso.

2. La planificación de utilidades, se obtiene por medio de los estados financieros proforma, los

cuales muestran niveles anticipados de ingresos, activos, pasivos y capital social.

3. Los presupuestos de caja y los estados proforma son útiles no sólo para la planificación

financiera interna; forman parte de la información que exigen los prestamistas tanto

presentes como futuros.

Proceso Tributario

Procedimiento tributario es el conjunto de actuaciones que el contribuyente, responsable o declarante

en general realiza personalmente o por intermedio de representantes para cumplir con la obligación

tributaria sustancial. Igualmente, es el conjunto de actuaciones que la administración tributaria

cumple para que se realice dicha obligación

35

1. Obtener el RUC

2. Emitir comprobantes de venta

3. Presentación de declaraciones

4. Presentación de Anexos

5. Retenciones de impuestos

6. Formas de pago de impuestos

Proceso Informático

A finales del siglo XX, los sistemas informáticos se han llegado a ser una de las herramientas más

importantes para materializar los conceptos vitales y necesarios para cualquier organización

empresarial. La informática hoy, está totalmente involucrada en la gestión integral de una empresa,

y por eso las normas y estándares informáticos deben estar, sometidos a los generales de esta. La

Informática no gestiona propiamente la empresa, ayuda a la toma de decisiones, pero no decide por

sí misma. Su fin es detectar errores, señalar fallas y evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una

sección o de un organismo.

El hombre se ha enfrentado a problemas, que han justificado el hecho de automatizar las más diversas

tareas humanas.

La palabra informática, procede de la contracción de dos palabras: Información automática.

Algunos especialistas la definen como una ciencia encargada del estudio y desarrollo de máquinas

para tratar y transmitir información, así como de los métodos para procesarla.

En sus orígenes la informática se aplicó para la automatización de los procesos y con ello la reducción

de los costes.

Posteriormente, se ha estado empleado para conseguir una mayor calidad y fiabilidad de la

información, procurando que sea completa, actual, pertinente y precisa, y así poder facilitar el

proceso de la toma de decisiones. La informática posibilita un mayor y mejor conocimiento de la

realidad de la empresa, así como de su entorno. Se trata de obtener un incremento de la eficacia de

la gestión de la empresa.

2.6.1 Funciones de un sistema de información empresarial

Un sistema de información, ejecuta al menos tres actividades claramente diferenciadas:



36

Recibe datos (INPUTS).

Almacena información necesaria y trata los datos para generar y producir información

(PROCESSING).

Distribuye la información elaborada para el usuario final (OUTPUTS).

Para hacer esto, se llevan a cabo cuatro tipo de funciones generales:

Recogida y registro de la información:

Es la actividad de registrar o captar información, sin errores y con el menor coste posible.

Esta fase se materializa con un soporte físico adecuado y un código eficiente.

La codificación consiste en transcribir la información de forma literaria o extensa a una

forma condensada y normalizada, siendo el código un sistema simbólico que permite

registrar cualquier tipo de información.

Seguridad de utilización: han de preverse todas las posibilidades a representar, para

evitar confusión.

Facilidad de acceso: el código representado debe ser de fácil lectura e interpretación.

Generalmente los códigos se clasifican entrono a categorías: los códigos significativos,

que se pueden interpretar por los usuarios de forma directa, y los códigos de referencia,

que se interpretan mediante tablas de correspondencia, que asocian a cada símbolo en el

código algún tipo de información lineal.

Consiste en agrupar informaciones en lugares o momentos diferentes. La información

contenida puede ser de tres tipos diferentes:

Informaciones elementales o base de datos, representan informaciones que no han

sufrido tratamiento alguno, excepto su registro.

Información elaborada o de resultados: información para la toma de decisiones.

Información sobre tratamientos: operaciones de transformación.

Tratamiento o transformación de la información;

Manipulación de la información para pasar los datos de base a los resultados

Simbología Para Diseño De Procesos

El diagrama de flujo posibilita el seguimiento de sus operaciones más importantes y éstos son

elementos fundamentales para descomponer los procesos en partes, lo que facilita la comprensión de

su dinámica organizacional y simplifica el trabajo que se va a realizar. Deben ser elaborados con

signos convencionales de tal manera que transmitan de una forma clara y detallada los pasos a seguir.

Los diagramas de flujo son representaciones gráficas en las cuales se indican las principales

actividades y la secuencia para lograr las metas de la organización.

37

Administración Financiera

La administración financiera comprende todo lo relacionado al manejo de los fondos económicos

que poseen las organizaciones; el desarrollo de esta materia, tiene como objetivo reconocer el origen

y la evolución de las finanzas concentrándose en las técnicas y conceptos básicos en una manera

clara y concisa.

De todas formas no podemos ignorar que los conceptos que abarcan a la administración financiera

no han sufrido cambios drásticos, y en cuanto a la aplicación de los mismos podemos decir que se ha

visto influenciada por un ambiente realmente competitivo, como también por ciertos cambios que

han resultado significativos en los mercados financieros que generan funciones en el mercado de

control en el cual se suelen hacer adquisiciones estratégicas que fortalecen a diferentes

organizaciones a nivel mundial. El desarrollo de la administración financiera suelen tratarse

situaciones que se producen en las empresas, de las cuales el responsable es siempre es gerente

financiero de la misma; en este caso debemos decir que muchas de estas situaciones se han convertido

en funciones principales que debe llevar a cabo el gerente, como por ejemplo, el hecho de determinar

un monto que resulte apropiado para los fondos que debe manejar la empresa. (Revista Gestion y

Administracion, 2011, p. 19)

El gerente financiero debe definir el destino de dichos fondos con respecto a activos efectivos de una

forma muy eficiente, como también se debe encargar de obtener los fondos en las condiciones más

convenientes. La administración financiera de una empresa suele estar concentrada en el análisis de

que se realice ante la toma de alguna decisión que puede resultar definitiva para la empresa, por lo

que es importante conocer que también debe hacer hincapié en el empleo de la administración

financiera para lograr cumplir con los objetivos generales de las empresas.

La administración financiera hoy

Actualmente la administración financiera hace referencia a la manera en la cual, el gerente financiero

debe visualizar los aspectos de la dirección general, sin embargo en al tiempo pasado el mismo solo

debía ocuparse de la obtención de los fondos junto con el estado de la caja general de dicha empresa.

La combinación de factores como la competencia, la inflación, los avances de la tecnología que

suelen exigir un capital abundante. Además la importancia que representan las operaciones de

administración financiera internacional es la principal causa por la cual los gerentes financieros ahora

deben ocuparse de asumir sus respectivas responsabilidades de dirección general. Estos factores han

obligado a las instituciones empresariales un grado de flexibilidad para poder sobrevivir como un

38

medio expuesto a los cambios permanentes. Como bien dijimos, quienes utilizan la administración

financiera son los gerentes financieros de cada empresa ya que dicha materia nos explica cómo el

mismo se deberá adaptar al cambio para poder lograr el correcto planeamiento del manejo de los

fondos que posea la empresa; estos aspectos tienen mucha influencia en la economía general de una

empresa. En la medida en que los fondos sean asignados en una forma equivocada, el crecimiento de

la economía se volverá muy lento y en el caso de que se esté atravesando por una época de escasez

económica esto será causante del deteriora miento de toda la empresa en general.

Por su parte la asignación de fondos realizada eficazmente es fundamental para el óptimo crecimiento

de la entidad empresarial como para también asegurar a todos los beneficiarios de la empresa a

alcanzar un nivel más alto con respecto a la satisfacción de sus deseos. Quien se encarga de la

administración financiera de una empresa mediante la asignación de fondos, ayude a que la empresa

se fortalezca en cuanto a su vitalidad y crecimiento en toda la economía de la misma. (Revista Gestion

y Administracion, 2011, p. 12)

Manual de Procedimientos

El manual de procesos es un documento que registra el conjunto de procesos, discriminado en

actividades y tareas que realizan un servicio, un departamento o la institución.

Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de las actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de

ellas: además incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su

responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,

autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro

dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se

encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento

de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación del control

interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está

realizando no adecuadamente.

39

2.8.1 Objetivos del Manual de Procesos

Servir de guía para la correcta ejecución de actividades y tareas para los funcionarios de la

institución

Ayudar a brindar servicios más eficientes

Mejorar el Aprovechamiento de los recursos humanos, físicos y financieros

Generar uniformidad en el trabajo por parte de los diferentes funcionarios.

Evitar la improvisación en las labores

Ayudar a orientar al personal nuevo

Facilitar la supervisión y evaluación de labores

Proporcionar información a la empresa acerca de la marcha de los procesos

Evitar discusiones sobre normar, procedimientos y actividades

Facilitar la orientación y atención al cliente externo

Establecer elementos de consulta, orientación y entrenamiento al personal

Servir como punto de referencia para las actividades de control interno

Ser la memoria de la institución.

2.8.2 Características del Manual.

Los manuales de procesos deben reunir algunas características, que se pueden asumir:

Satisfacer las necesidades reales de la institución

Contar con instrumentos apropiados de uso, manejo y conservación de procesos

Facilitar los trámites mediante una adecuada diagramación

Redacción breve, simplificada y comprensible

Facilitar su uso al cliente interno y externo

Ser lo suficientemente flexibles para cubrir diversas situaciones

Tener una revisión y actualización continuas

Es conveniente recalcar que un manual de procesos representa el paso a paso de las actividades y

tareas que debe realizar un funcionario o una organización

El manual de procesos no debe confundirse con un manual de funciones, que es el conjunto de

actividades propias a un cargo para determinar niveles de autoridad y responsabilidad. Así mismo,

no es un manual de normas agrupadas en reglamentos que constituye el conjunto de disposiciones

generales, leyes, códigos, estatutos que conforman la base jurídica de la organización

40

2.8.3 Utilidad de los Manuales de Procedimientos

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción de puesto y al adiestramiento y capacitación del personar ya que se

describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tares de simplificación de trabajo como análisis, delegación de

autoridad, etc.

Ayuda a establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Controla y uniforma el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evita su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por faltas o errores.

Facilita las labores de auditoría, y evalúa el control interno.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben

hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evita duplicaciones.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,

procedimientos y métodos.

Políticas

2.9.1 Definición de Política

La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u

organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas

acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo realizar las

actividades de la empresa.

Se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por

ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo,

la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos ambiciosos, la necesidad

de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los procedimientos, la expectativa de

minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de los recursos, etc.

41

Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o

en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe ser distribuida y conocida por

los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto

de documentos de la compañía. Por ejemplo, si en la política se habla del “cumplimiento de la

legislación”, el resto de los procedimientos deben poner énfasis en que esto se cumple, de otro modo

estarían incumpliendo ese principio marcado por la empresa.

2.9.2 Tipos de Políticas

Existen varios tipos de política en función de su alcance:

Políticas generales: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas

generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general

deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la

elaboración del resto de políticas departamentales y específicas.

Políticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Las

más comunes son la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad

a alcanzar, la Política Medioambiental donde se habla de ser responsable y minimizar el

impacto ambiental y la Política de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) donde se habla

de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de accidentes.

Políticas específicas: Este último tipo de políticas son reglas fijadas para actividades y

proyectos concretos hechas a medida de los mismos.

2.9.3 Definición de Procedimiento

Es una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la

manera más correcta y exitosa posible, en tanto, de acuerdo al ámbito en el cual se aplique el término

procedimiento

El procedimiento administrativo se encuentra apoyado en una serie de principios fundamentales a

los cuales debe responder de forma definitiva, los mismos influyen y condicionan todo el

procedimiento administrativo. Se llaman: principio de unidad, principio de contradicción, principio

de imparcialidad y principio de oficialidad. A continuación los explicamos.

42

Principio de Unidad: Asegura que cada procedimiento está formado por un comienzo y un

final; esto significa que existe un único proceso que debe ser resuelto independientemente

de la forma en la que comenzó;

Principio de Contradicción: Señala que el procedimiento se resuelve en base a los

acontecimientos y fundamentos del de derecho, lo que se logra mediante la confirmación y

evaluación tanto de los hechos como de las pruebas;

Principio de imparcialidad: Explica que no existen los favoritismos o enemistades, la

administración debe realizarse de forma clara y respetando la ley a raja tabla y los

funcionarios deben mantenerse al margen si poseen interés personal en el asunto, son

familiares o tienen un vínculo de amistad/enemistad manifiesta, o por ser testigos del

procedimiento en cuestión;

Principio de oficialidad: Indica que el procedimiento debe realizarse íntegramente tal cual

lo dicta la ley, gestionándose los trámites pertinentes con suma responsabilidad, es decir

que debe ser iniciado de oficio en todas sus etapas.

43

CAPÍTULO III

3 SITUACIÓN ACTUAL DE LOS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

CONTABLES

Para conocer la situación actual de los procedimientos que operan en la empresa AUTO DIÉSEL

SUR es necesario realizar un análisis investigativo del desenvolvimiento de las actividades y el

resultado que ha tenido en el presente periodo.

El desarrollo de este análisis se lo realizara utilizando los métodos de investigación que más se

ajusten a sus características.

Entre los más afines tenemos la encuesta.

Aplicación de la encuesta

La aplicación de la encuesta se lo realizo directamente a cada uno de los funcionarios de cada de

departamento que laboran dentro de la empresa AUTO DIÉSEL SUR es decir, la encuesta se aplicó

al 100% de la población, todos los colaboradores de la empresa.

Solicitando la honestidad de las respuestas con el fin de contar con datos verdaderos.

Análisis de la encuesta

De acuerdo con el análisis realizado a la encuesta dentro del estudio que se aplicaron a los

funcionarios de los 5 departamentos que tiene la empresa.

Obteniendo los siguientes resultados:

44

1.- ¿Cómo califica usted el cumplimiento del tiempo en los servicios que presta AUTO DISEL

SUR?

Tabla 3.1 Datos de la Pregunta N° 1

OPCIONES TOTAL DE PORCENTAJES TOTAL ENCUESTADOS

MALO 20% 1

BUENO 80% 4

EXCELENTE

TOTAL 100% 5

Nota: Datos de la pregunta N° 1 a los empleados

Figura: 3-1 Análisis Grafico de la Pregunta N°1

De acuerdo con la encuesta podemos observar que de las 5 personas encuestada 4 de ellas consideran

que la empresa está cumpliendo con los pedidos, pero los tiempos son más extensos de lo acordado

lo que representa que el 20% considera que se encuentra mal y el 80% bueno pero lo ideal sería que

alcancen que este excelente.

0%

20%

40%

60%

80%

MALO BUENO EXCELENTE

PREGUNTA N° 1

45

2.- ¿Cómo califica usted la satisfacción de los clientes por los servicios recibidos en AUTO

DIÉSEL SUR?

Tabla 3.2: Datos de la Pregunta N° 2


MALO 40% 2

BUENO 60% 3

EXCELENTE

TOTAL 100% 5


Figura: 3-2 Análisis Grafico de la Pregunta N° 2

De acuerdo con las respuestas de las personas encuestadas podemos constatar que 3 de ellas

consideran que la satisfacción de los clientes es buena lo que representa un 60%, y el 40% no se

encuentra satisfecho con los servicios prestados. Pero la empresa debe buscar el 100% de

satisfacción.

46

3.- ¿Usted considera que la asesoría que reciben los clientes de AUTO DISEL SUR es?


OPCIONES TOTAL DE

PORCENTAJES

TOTAL ENCUESTADOS

MALO 20% 1

BUENO 80% 4

EXCELENTE

TOTAL 100% 5




consideran que la asesoría a los clientes de la empresa es buena lo que representa el 80% ya que por

algunas causas como la falta de capacitación y el avance tecnológico no les permite dar el 100%. Lo

que conforman que la asesoría no es excelente a la fecha y el 20% considera que es mala.

47

4.- ¿Cómo califica usted la mano de obra que trabaja en la empresa?

Tabla 3.4: Datos de la Pregunta N° 4


MALO 20% 1

BUENO 80% 4

EXCELENTE

TOTAL 100% 5

Nota: Datos de la pregunta N°4 a los empleados

Figura: 3-4: Análisis Grafico de la Pregunta N° 4


consideran que la es bueno la mano de obra utilizada por parte de la empresa lo que representa el

80% de aceptación y para el 20% considera que es malo.

0%

20%

40%

60%

80%


PREGUNTA N° 4

48

5.- ¿Cómo califica la apertura de créditos con la que cuenta la empresa?



MALO 60% 3

BUENO 40% 2

EXCELENTE

TOTAL 100% 5



De acuerdo con las respuestas de las personas encuestadas podemos constatar que 3 de ellas que

representa el 60% de mi muestra consideran que la apertura de créditos con la que cuenta la empresa

no se encuentra especificada y el 40% considera bueno ya que ellos dicen que por lo menos siguen

pasos y tratan de mejorarlos .

0%

20%

40%

60%

80%

OPCIONES MALO BUENO

PREGUNTA N° 5

49

6.- ¿Cómo califica la tecnología existente en la empresa?



MALO 80% 4

BUENO 20% 1

EXCELENTE

TOTAL 100% 5



De acuerdo con el análisis de la encuesta realizada 4 de ellos consideran que la empresa cuenta con

una tecnología deficiente. Lo que conforma un 80% de la muestra y solo el 20% considera que es

bueno la tecnología.

0%

20%

40%

60%

80%


PREGUNTA N° 6

50

7.- ¿Considera que el espacio físico de la empresa le favorece para el servicio que presta?



SI 20% 1

NO 80% 4

TOTAL 100% 5



De acuerdo con el análisis de la encuesta realizada 4 de ellos consideran la empresa no cuenta con

un espacio físico que le permita ofrecer mayor comodidad a los clientes. Lo que conforma un 80%

que considera que no tienen un espacio adecuado y solo el 20% considera que si tiene.

0%

20%

40%

60%

80%

SI NO

PREGUNTA N° 7

51

8.- ¿Cómo califica la atención que reciben los clientes por parte de la empresa?



MALO 80% 4

BUENO 20% 1

EXCELENTE

TOTAL 100% 5



De acuerdo con el análisis de la encuesta realizada a los empleados de la empresa 4 de ellos califican

que la atención que reciben los clientes de la empresa es deficiente. Lo que conforma un 80% y solo

el 20% considera si da la atención adecuada.

0%

20%

40%

60%

80%


PREGUNTA N° 8

52

9.- ¿Usted considera que la publicidad que utiliza la empresa le beneficia?



SI 20% 1

NO 80% 4

TOTAL 100% 5



De acuerdo con el análisis realizado en la encuesta realizada a los 5 empleados de la empresa 4 de

ellos consideran que la empresa no cuenta con una publicidad favorable, conformando un 80% y el

20% si está de acuerdo.

0%

20%

40%

60%

80%

SI NO

PREGUNTA N° 9

53

10.- ¿La empresa cuenta con procesos financieros eficientes?


OPCIONES TOTAL ENCUESTADOS TOTAL DE PORCENTAJES

SI

NO 5 100%

TOTAL 5 100%



De acuerdo con el análisis realizado en la encuesta realizada a los 5 empleados de la empresa

consideran que la empresa no cuenta con los debidos procesos financieros, conformando un 100%

de aceptación.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SI NO

PREGUNTA N° 10

54

11.- ¿Usted considera que la inestabilidad política y económica del estado le perjudica al

crecimiento de la empresa?



SI 40% 2

NO 60% 3

TOTAL 100% 5




consideran que la inestabilidad política y económica del estado perjudica a la empresa, el 60%

considera que no le afecta pero al 40% considera que sí.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

SI NO

PREGUNTA N° 11

55

12.- ¿La productividad de la empresa alcanza a satisfacer la demanda de los clientes?



SI 1 20%

NO 4 80%

TOTAL 5 100%




consideran que la empresa no cuenta con una productividad favorable que cubra la demanda, lo que

representa el 80%

0%

20%

40%

60%

80%

SI NO

PREGUNTA N° 12

56

13.- ¿El incremento de nuevas empresas que presten los mismos servicios y a precios más bajos

dentro del mercado le está afectando a la captación de nuevos clientes?



SI 5 100%

NO

TOTAL 5 100%



De acuerdo con las respuestas recopiladas de la encuesta realizada a los 5 empleados de la empresa

se considera que el aumento de nuevas competencias en el mercado afecta a la captación de nuevos

clientes que nos representa el 100% de aceptación.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SI NO

PREGUNTA N° 13

57

Análisis FODA

El análisis FODA es un instrumento que está relacionado con una evaluación de la situación real

interna y externa de la empresa en el ámbito económico financiero, el cual nos permite conocer las

fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades con las que cuenta una empresa para competir en

el mercado.

Dicho instrumento ayudara a la toma de decisiones estratégicas, para la obtención de resultados

requeridos dentro de los objetivos propuestos.

El análisis FODA de la empresa comercial AUTO DIÉSEL SUR está sustentado en base al análisis

de las encuestas realizadas a los empleados de la empresa.

3.3.1 FORTALEZAS

Excelencia y responsabilidad en el cumplimiento de los servicios, sin considerar tiempo de

entrega.

Garantía en la calidad de productos que pone al servicio de los clientes.

Asesoría oportuna y honesta que ofrece a sus clientes.

Mano de obra calificada.

Ubicación estratégica ante la demanda de mercado existente en la zona sur de Quito.

3.3.2 DEBILIDADES

Falta de espacio físico para dar mejor apertura a sus clientes

Carente atención al cliente

Falta de estrategias publicitarias para exponer sus servicios

Ausencia de procesos contables y administrativos que le permita a la empresa optimizar

sus recursos.

Falta de una tecnología competitiva.

3.3.3 OPORTUNIDADES

Credibilidad y aceptación de los servicios prestados dentro del mercado.

Confiabilidad de las instituciones financieras en cuanto a la apertura de créditos.

Implementación de quipos y herramientas de trabajo.

Innovación de nuevos servicios.

Constante capacitación técnica del personal.

58

3.3.4 AMENAZAS

Inestabilidad económica del estado.

Incremento de nuevas competencias en el mercado automotriz.

Competencias desleales en cuanto a precios para la captación de mayor clientela.

Grandes capitales e industrias que controlan la fijación de precios en cuanto a costos de los

productos y servicios.

Mayor capacidad de producción.

El análisis FODA nos permite puntualizar que la microempresa se encuentra en un constante riesgo

dentro del mercado competitivo. La ausencia de un espacio físico adecuado no le permite crecer en

cuanto a la captación de nuevos clientes.

La falta de una atención idónea así como también la implementación de los procesos contables y

administrativos está frenando su desarrollo económico.

Una tecnología adecuada le permitirá a la microempresa competir en el mercado con una ventaja

eminente en cuanto a sus competidores cercanos.

El problema que enfrentan las pequeñas empresas dentro de nuestro país, es la falta de un proceso

administrativo confiable que le permita aprovechar al máximo todas las oportunidades con las que

cuentan para poder competir, Ya que un correcto proceso contable y administrativo le permitirá a la

empresa optimizar los recursos existentes dentro de su entorno para ponerlos al servicio de su

clientela generándole así una mayor rentabilidad y credibilidad en los servicios y productos que pone

al servicio de la comunidad.

Un análisis oportuno le permite a la empresa tomar los correctivos necesarios dentro de los procesos,

permitiéndole ahorrar tiempos incensarios. El mismo que le permitirá generar un mejor servicio el

cual le ofrecerá mayor satisfacción dentro de su clientela y a su vez le permitirá obtener nuevos

clientes.

59

Análisis Externo de la Empresa

Hoy en día las empresas enfrentan constantes cambios tecnológicos así como también las políticas

estatales y la disponibilidad de los recursos financieros que rigen el medio empresarial están

obligando a las empresas a generar servicio de mayor calidad, desarrollando nuevas técnicas y

herramientas que les permita avanzar dentro de un mercado competitivo.

En cuanto a la empresa este análisis le ha permitido evaluar los procesos y estrategias con los que

cuenta para alcanzar las metas propuestas. Optimizando de manera eficaz y eficiente todos sus

recursos. Y transformarlos en productos y servicios de calidad. Los cuales le permitirán generar una

mayor utilidad en beneficio de todos sus asociados.

Análisis de la Situación Actual de la Empresa

Una vez realizado un análisis de la situación real de la empresa, podemos constatar que AUTO

DIÉSEL SUR. Cuenta con un limitado proceso administrativo dentro de las diferentes áreas.

Razón por la cual es de vital importancia la reestructuración de todos sus departamentos

administrativos conjuntamente con la delegación de las debidas responsabilidades de cada uno de

ellos.

Procedimientos Administrativos

El siguiente proceso administrativo esta delineado para el personal que trabaja de la empresa AUTO

DIÉSEL SUR. Antes de implementar todo procedimiento administrativo, es de vital importancia

analizar los procesos actuales con los que ha venido trabajando la empresa, para que en base a los

resultados de los mismos se tome los correctivos necesarios.

Una de las estrategias claves para el desarrollo de los procedimientos es la de identificar los

diferentes cambios en los gusto y preferencias del mercado meta y tratar de adaptarlos a nuestro

entorno, aprovechando las oportunidades que ofrece.

60

3.6.1 Procedimientos Actuales en el Área Administrativa

En cuanto a la administración que ha venido operando en la empresa AUTO DIÉSEL SUR, podemos

resaltar que la falta de unas adecuadas delegaciones de responsabilidades departamentales, está

ocasionando el retraso en el crecimiento de la misma.

En los procedimientos administrativos más importantes de la empresa se conoce que el proceso de

recursos humano está generando pérdidas a la empresa

3.6.2 Identificación de los Procedimientos Administrativos a Mejorar

Para poder identificar las necesidades de mejoramiento de todo proceso administrativo es

importante identificar la problemática que afecta a cada uno de los departamentos dentro de una

organización.

Una vez identificada la deficiencia departamental podemos empezar por incrementar los correctivos

necesario en cada uno de los procesos administrativos, y de esta manera lograr que la empresa alcance

una estabilidad, tanto económica como administrativa para que le permita ofrecer mayores

beneficios a sus clientes, elevando también el margen de rentabilidad, lo cual le permitirá alcanzar

los objetivos propuestos.

Entre el principal proceso administrativo que rigen el crecimiento económico y social de una empresa

podemos destacar lo siguientes:

3.6.2.1 La Planeación

Una parte muy importante de la planeación, consiste en definir las actividades o tareas que se debe

ejecutar en cada uno de los departamentos, que le permita alcanzar los objetivos planteados por

dicha organización.

Mediante este método podemos conocer el. Donde el cómo y el porqué, o cuales son las aspiraciones

más apremiantes que tiene la empresa. Permitiéndole reducir tiempos ociosos así como también

ayuda a la optimización de recursos existentes.

En la empresa comercial AUTO DIÉSEL SUR no se realiza una planeación previa a la ejecución

de cualquier tipo de actividades que realiza.

Tales como la verificación de la mercadería a través de inventarios antes de efectuar una

compra.

La evaluación de las proformas antes de realizar una orden de pedido.

61

3.6.2.2 La Organización

Este método nos permite delegar actividades y responsabilidades a cada uno de los departamentos

administrativos, las mismas que deben estar orientados a la consolidación de los objetivos y metas

propuestos dentro de la empresa.

Es de vital importancia que cada una de las actividades debe estar designada de manera conjunta

afines a sus competencias o capacidades.

Lo cual le permitirá aprovechar al máximo las aptitudes del personal y a su vez reducirá tiempo y

gastos innecesarios.

En la empresa AUTO DIÉSEL SUR la selección del personal no se la realiza de acuerdo a su perfil,

tampoco sus responsabilidades son desempeñadas de acuerdo con las aptitudes de cada uno de los

empleados que trabajan en la misma.

La secretaria realiza trabajos de contabilidad y recepción de clientes.

3.6.2.3 La Dirección

Esta parte del proceso administrativo consiste en influir en las personas para que contribuyan de

manera eficiente a la realización de los objetivos y metas planteadas, manteniendo un margen de

respeto y condiciones adecuadas a cada una de las áreas en las que se puedan desarrollarse ,

trabajando mancomunadamente por fin común

El liderazgo y la motivación juega un papel muy importante en esta etapa, ya que se necesita de la

autoridad y poder de mando. La cual debe ser ejecutada través de una comunicación eficiente y

eficaz.

En la empresa AUTO DIÉSEL SUR no existe un liderazgo democrático dentro del personal de las

diferentes áreas, todos los empleados trabajan sin dirección, motivados por el solo hecho de cumplir

con un horario de trabajo.

No cuenta con un jefe de personal ni un departamento de recursos humanos para las debidas

contrataciones del personal de cada área.

62

3.6.2.4 El Control

Lo podemos denominar como una evaluación de las actividades que se han venido ejecutando para

medir los resultados, o estandarizar la posibilidad con la que cuenta la empresa para alcanzar sus

metas y objetivos.

Así como también nos permite examinar y tomar los correctivos necesario, mediante los cuales están

orientados los planes y objetivos de la empresa.

En esta fase del proceso administrativo, los administradores pueden hacer los cambios necesarios,

correcciones, rediseñar los planes o modificar sus metas.

Así como también la distribución de la ejecución de tareas reasignando o aclarando las mismas de

igual forma la disponibilidad de personal.

En la empresa AUTO DIÉSEL SUR no se realiza evaluaciones a cada uno de los departamentos

para verificar si el desempeño de sus actividades ha sido satisfactorio.

El contador por ser externo no lleva los registros contables de acuerdo con el orden

cronológico del desarrollo de las actividades de la empresa.

Las acciones de inversiones futuras en la empresa son tomadas por parte del gerente sin

previo análisis de los estados financieros ni la aprobación de los demás empleados de la

misma.

3.6.2.5 El Proceso de Recursos Humanos

El departamento de recursos humanos en la empresa AUTO DIÉSEL SUR no existe una selección

adecuada del personal, las contrataciones del personal de la empresa se lo realiza el gerente, sin tomar

en cuenta el perfil idóneo a la plaza de trabajo.

Es decir que a los trabajadores no se evalúa los conocimientos ni las aptitudes que tiene para

desempeñarse en dicho cargo.

No se realizan un contrato legal dentro del código de trabajo que ampare los derechos tanto

del empleador como del trabajador.

Las afiliaciones al IESS se las hace de forma tardía.

No se elabora un rol de pagos para los trabajadores.

63

Procedimientos Financieros

Conocer la situación financiera de una empresa es de vital importancia para el desarrollo de la

misma, ya que le permite mantener una información clara, veraz y oportuna de la solvencia

económica con la que cuenta la misma.

Un procedimiento financiero inicia desde el mismo momento en que se estructura o se fundamenta

la empresa, ya que estos procedimientos les permitirán a los administrativos conocer el capital

disponible para la realización del objetivo propuesto.

3.7.1 Procedimientos Actuales en el Área Financiera

La empresa AUTO DIÉSEL SUR en la actualidad no cuenta con un manual de procedimientos

financieros puesto que no lleva una contabilidad dentro de las instalaciones y el llevar la información

muchas veces se cumple con la ley pero no con una planificación en base a resultados.

Por tal razón no existe la elaboración de estados financieros, los mismos que no le permite tener una

información al día de los activos disponibles.

Esto le ha generado un retraso en el alcance de los objetivos propuesto. Y la evidente disminución

de competitividad.

Las mayores falencias en los procesos financieros nos podemos puntualizar en los siguientes.

3.7.2 Identificación de los Procesos Financieros a Mejorar

La rentabilidad de una empresa es de vital importancia, para el crecimiento y desarrollo de la misma,

usando de manera eficiente los recursos financieros se podrán lograr que la empresa pueda competir

en el mercado, incrementando su capital financiero que les permita la posibilidad de nuevas

inversiones a futuro.

Lo más recomendable para la empresa AUTO DIÉSEL SUR mejore los procesos que le permitirá

llevar un mejor control del efectivo incrementando la eficiencia y competitividad de la misma.

Mejorando el proceso de adquisiciones se lograra un mayor control de las mercaderías.

Mejorando el proceso de venta se lograra mayor utilidad de los productos y servicios

prestados

Controlando el financiamiento de cartera se lograra el control del efectivo disponible para

futras inversiones.

64

3.7.2.1 El Proceso de adquisiciones

En el proceso de compra la empresa comete ciertas falencias.

Las compras de mercadería las realiza directamente el gerente propietario sin tomar en

cuenta la existencia de productos disponibles en bodega.

No se realiza una evaluación previa a los proveedores,

No se realiza un análisis del presupuesto disponible que tiene la empresa para la compra.

No cuenta con normas que se direccionen al proceso de adquisiciones.

3.7.2.2 El Proceso de ventas

La empresa no cuenta con un proceso de ventas que pueda orientarla para poder obtener mayores

utilidades en la venta de repuestos y servicios.

Antes de realizar una venta no se centra en investigar a los clientes en cuanto a sus

necesidades básicas.

No tiene un programa que beneficie a los clientes potenciales tales como promociones,

ofertas de precios o pequeños obsequios de servicios o productos.

No cuenta con normas reglamentaria que le permitan ejecutar una venta eficiente, entre las

cuales podemos puntualizar las siguientes:

o La entrega de facturas sin previo análisis financiero.

o No lleva un control de la entrega de mercaderías.

o No lleva los registros correspondientes a las ventas.

3.7.2.3 El Proceso manejo de cartera.

En el manejo de cartera se pudo encontrar que se omite varias cosas lo que provoca graves errores

dentro del procedimiento.

Lo que ocasiona un riesgo en la estabilidad competitiva dentro de la permanecía en el mercado.

La empresa no analiza la liquides de efectivo con el que cuenta antes de ofrecer créditos a

los clientes.

No se analiza el tiempo del financiamiento.

No se analiza la capacidad de pago de los clientes,

No cuenta con personal calificado que se encargue de realizar las respectivas cobranzas.

No lleva un control de las facturas y el tiempo de financiamiento de cada una de ellas.

65

CAPÍTULO IV

4 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

Encuesta Dirigida a los Clientes

4.1.1 Objetivo

A través de la información recopilada por medio de esta encuesta se prevé mejorar los procesos

administrativos y contables poder conocer más afondo las necesidades de los clientes y su grado de

aceptación o rechazo de la forma como reciben el servicio que presta la empresa. AUTODIÉSEL

SUR.

Para lo cual se ha realizado un análisis estadístico que permita determinar una población mensual

promedio, y a través de esta, determinar una muestra representativa. Como resultado de este análisis

la población mensual promedio es de 56 clientes por mes, el resultado del cálculo de la muestra

representativa es de 49 encuestas, de las cuales el 75% se aplicarán a clientes que solicitan el servicio

de mantenimiento (36 encuestas relacionados con clientes que requieren el servicio) y el 25% se

aplicarán a clientes que realizan la compra de repuestos (13 encuestas relacionadas con clientes que

compran repuestos).

Para el cálculo de la muestra se utilizó la siguiente fórmula:

De donde:

n: Muestra representativa = 49

N: Población promedio mensual = 56

σ: Desviación estándar pob. = 0,5

Z: Nivel de confianza = 1,96

e: Error típico = 0,05

66

4.1.2 Encuesta Dirigida a los Clientes

Figura: 4-1 Encuesta Clientes Análisis de la Pregunta N° 1


0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%


1. ¿Cómo califica la atención que brinda el

personal de ventas de AUTO DIÉSEL SUR?

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Mala Buena Excelente

2. ¿Cómo califica la calidad de los repuestos y

los servicios que ofrece AUTODIESEL SUR?

Según las encuestas realizadas a

los clientes de la empresa

AUTOSDIÉSEL.SUR el 60%

de ellos califican la atención

como mala y el 40% buena

Según las encuestas realizadas

a los clientes la empresa

AUTO DIÉSEL SUR califican

la calidad de los repuestos y el

servicio que ofrece es un 50%

dice buena, el 10%. Mala.

Grafico #

Fuente: Encuesta Clientes

Elaborado por: Liliana Morales

67



0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Satisfactorio Poco

satisfactorio

Demoroso

3. ¿El proceso de ventas y el de servicios que

presta AUTODIESEL SUR le parece?

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

PRECIO CALIDAD ATENCION AL

CLI.

4. ¿De las siguientes alternativas enumere de

acuerdo a su importancia cual es la razón por la

que usted adquiere repuestos o el servicio en

AUTODIESEL SUR?


a los clientes de la empresa

AUTODIÉSEL SUR opinan

que el proceso de venta y del

servicio les parece al 20%

como satisfactorio al 60%

poco satisfactorio y al 10%

que es demoroso.



AUTODIÉSEL SUR la razón

por la cual adquieren los

repuestos un 60% por la calidad

y el 20% por el precio y un 10%

por la atención.

68

Figura: 4-5 :Encuesta Clientes Análisis de la Pregunta N° 5


0%

20%

40%

60%

80%

satisfactorioinsuficiente

5. ¿El trámite de otorgamiento de crédito en

AUTODIESEL SUR le parece?

0%

10%

20%

30%

40%

50%

SemanalMensual

Trimestral

6. ¿Con qué frecuencia compra los repuestos

y adquiere el servicio en AUTODIESEL

SUR?

Según las encuestas realizadas a

los clientes de la empresa

AUTODIÉSEL SUR piensan

que el otorgamiento de crédito

les parece satisfactorio a un

20% e insuficiente a un 80%.

Según las encuestas

realizadas a los clientes de la

empresa AUTODIÉSEL

SUR la frecuencia de compra

de los repuestos y del

servicio, el 60% es mensual y

el 40% trimestral.

69

Figura: 4-7:Encuesta Clientes Análisis de la Pregunta N° 7

Del resultado de la tabulación de los resultados de la encuesta se puede determinar que la imagen al

respecto del servicio de mantenimiento y la venta de repuestos admite, de acuerdo a la percepción

del cliente, mejoras sustanciales en la gestión, por lo tanto es primordial que se realice la

estandarización de las operaciones o actividades.

4.1.3 Análisis de la Encuesta

El enfoque del análisis de la encuesta realizada los clientes para evaluar y conocer sus necesidades

podemos deducir que la empresa AUTO DIÉSEL SUR, no está cumpliendo con los parámetros que

exigen las necesidades básicas de los clientes, ya que consideran que la empresa tiene mala atención

al cliente, el trámite de concepción de créditos es poco satisfactoria y la calidad de los productos

debe ser mejora de forma urgente.

Procesos Administrativos

La solvencia económica de una entidad depende del buen desempeño de los procesos

administrativos, a través de una correcta delegación de funciones y actividades a todo el personal

de la empresa, tomando en cuenta que cada actividad debe estar delegada de acuerdo con las

capacidades de las personas, para que mediante su desempeño se pueda aprovechar al máximo dichas

habilidades y ponerlas en beneficio de la organización.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Descuentos Obsequios Rifas

7. ¿AUTODIESEL SUR le ha ofrecido

algún tipo de promoción por su compra?

Según las encuestes realizadas


AUTODIÉSEL SUR el tipo de

promoción que han tenido es

descuentos por las compras.

70

La asignación de responsabilidades departamentales debe evitar la duplicidad de funciones, los

mismos que faciliten el cumplimiento de las mismas.

De tal manera que cada proceso administrativo este orientado a contribuir mejoras para el desarrollo

económico de la empresa y a su vez permita el acercamiento a los objetivos propuestos.

4.2.1 La Planeación

Es el proceso primordial para la empresa, ya que en ella permitirá establecer las metas y objetivos

que la empresa desea alcanzar en un tiempo determinado.

En la empresa de AUTO DIÉSEL SUR es necesario tomar en cuenta que para la fijación de dichos

objetivos. Se debe realizar una evaluación exhaustiva de todos los planteamientos anteriores ya sea

que se haya cristalizado de manera eficiente o no.

4.2.2 La Organización

Una adecuada organización tanto de la información financiera así como también la debida

distribución del personal de las diferentes áreas de servicio le brindara a la empresa una mayor

eficiencia en la prestación de servicio y por ende el crecimiento de la rentabilidad a través de la

captación de nuevos clientes.

En la empresa AUTO DIÉSEL SUR este proceso es de vital importancia ya que le permitirá al

administrador obtener una información oportuna y confiable.

De la misma manera la reestructuración del personal de áreas de acuerdo con sus habilidades le

ahorrara tiempos innecesario, los mismos que pueden ser aprovechados para generar un servicio de

calidad.

4.2.3 La Dirección

Es de vital importancia una correcta delegación de actividades, así como también la constante

motivación que estimule al personal de las empresas a dar cumplimiento de las mismas.

Por tal motivo en la empresa AUTO DIÉSEL SUR un nuevo replanteamiento de liderazgo

orientado a mejorar el cumplimiento de las actividades del personal generaría mayores utilidades.

A través de motivación e incentivos que estimulen al personal para que brinden una mayor calidad

de servicios.

71

4.2.4 El Control

Un constante control de las actividades realizadas, le permitirá conocer de manera oportuna si las

estrategias planteadas en los procesos anteriores están dando los resultados deseados.

De tal manera que los administradores pueden realizar las correcciones y modificaciones necesarias

para encaminar a la empresa al logro de los objetivos propuestos.

En la empresa AUTO DIÉSEL SUR, el control eficiente de las actividades permitiría que sus

servicios estén orientados dentro de los de niveles de calidad y de esta manera aprovecharía todos

los recursos existentes a favor de un fin común.

Evitando desperdicios tanto de tiempo como de productos, así como también de mano de obra

innecesaria.

Para la empresa AUTO DIÉSEL SUR, la implementación de un proceso contable que cubra las

necesidades básicas, no es suficiente puesto que esto le está perjudicando en el desarrollo económico

la empresa, lo más recomendable seria implementar una base de datos que abarque los programas

que le permitan llevar al día las operaciones financieras.

Llevar un inventario de mercaderías actualizado, ya que esto le permitirá tomar decisiones acertadas

y a tiempo en cuanto al control de repuestos.

Evitando desperdicios y gastos innecesarios.

4.2.5 Diseño de Procedimientos Administrativos y Contables

Para diseñar un proceso administrativo y contable, como primer punto se debe tomar en cuenta las

falencias que se presenta en la empresa. De esta manera implementar normas y actividades que estén

dirigidas a mejorar dichas falencias.

Los cambios e implementación en debidos procesos deberán estar destinados a cubrir los vacíos que

sufre la empresa en ciertas estrategias departamentales administrativas.

Un diseño eficaz de los procedimientos administrativos permite un mejor desempeño en la ejecución

de las tareas relacionadas con el trabajo.

Dicha importancia promueve la eficacia y la optimización de las actividades a seguir, estableciendo

un orden cronológico para su cumplimiento.

A demás establece la forma coma va a ser ejecutada dicha tarea, a que persona se le delega y en qué

tiempo se debería realizar.

72

Los diseños de los procesos contables le permiten a la empresa llevar un control más eficiente de

los movimientos financieros que se realiza a diario en una empresa, registrando las transacciones en

orden cronológico.

Beneficios de un diseño de procedimientos administrativos

Nos permite adoptar mejores soluciones a la problemática empresarial, llevando un orden de

las actividades de la empresa.

Elevando de esta manera la rentabilidad de la misma.

Objetivos del Diseño de Procedimientos Administrativos y Contables

El objetivo principal del diseño de un proceso administrativo y contable, es de alcanzar un

mejor rendimiento en las actividades del personal evitando la arbitrariedad en determinadas

áreas.

Facilitar el trabajo de vigilancia y control interno, aumentando la eficiencia en todas sus

actividades.

Mejora la coordinación de las actividades, evitando de manera constante la duplicidad de la

misma.

4.2.5.1 Proceso de Adquisiciones

El proceso de adquisición o de compras de toda empresa va de la mano con la magnitud de la misma,

es decir que las adquisiciones se realizaran de acuerdo con las necesidades básicas da cada empresa

lo que le permita brindar productos o servicios de calidad.

En toda organización los procesos de adquisición son fundamentales para el crecimiento

económico, ya que mediante los cuales podemos optimizar los recursos y transfórmalos en servicios

que generen una mayor rentabilidad para la empresa.

Todo proceso de adquisición deberá ser analizado e investigado cuidadosamente para que la compra

de productos y servicios vayan de acuerdo con las necesidades de la empresa pero sobre todo que

esté de acuerdo con la capacidad adquisitiva.

El principal objetivo de mantener un proceso estandarizado de adquisiciones es el tener mayor control

de las mercaderías para poder brindar un mejor servicio a sus clientes, el mismo que le permita

incrementar de las utilidades a través de la captación de nuevos clientes.

73

Tabla 4.1: Manual de Procedimientos Compras

EMPRESA COMERCIAL Y DE SERVICIOS

" AUTO DIÉSEL SUR"

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO COMPRAS FECHA: Quito, 15 de diciembre de 2015

FASES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

PRIMERA FASE Jefe de Bodega

Identificar la necesidad que tiene el departamento para

quien este destinado la compra.

SEGUNDA FASE Jefe de Bodega Verificar en los inventarios actuales.

TERCERA FASE Gerente Verificar el presupuesto con el que cuenta la empresa para

ejecutar la compra.

CUARTA FASE Gerente

Jefe de Almacén

Seleccionar a los posibles proveedores y proformas que

oferten mayores ventajas adquisitivas.

QUINTA FASE Jefe de Bodega Realizar órdenes de pedido.

SEXTA FASE Jefe de Bodega Controlar la recepción de la mercadería de acuerdo a la

orden de pedido y a la factura de compra.

SÉPTIMA FASE Jefe de Bodega Controlar y registrar el ingreso de la mercadería al

almacén.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Nota: Detalla los procedimientos del proceso de adquisición

El presente manual ayudara a la empresa a realizar sus compras de manera responsable y otorgara

la información adecuada de los pasos a seguir para lograr un mejor desempeño dentro de las

transacciones.

4.2.5.2 Métodos o estrategias

4.2.5.3 Evaluación de Proveedores

Para una correcta evaluación de proveedores, es necesario analizar cuidadosamente las actividades

que desempeña la entidad, así como también el servicio que ofrece a la colectividad.

De la misma manera la evaluación previa a una compra de los proveedores le ofrecerá mayor ventaja

competitiva. Puesto que le permitirá a la empresa conocer si la cadena de proveedores está ofertando

la calidad y cantidad eficiente de productos que le permita a la organización elaborar productos y

servicios competitivos.

74

Importancia de una evaluación de los proveedores

La importancia de un análisis del comportamiento de los proveedores se considera fundamental a la

hora de tomar decisiones adquisitivas.

Por ende la necesidad de conocer nuevos proveedores se ha convertido en procesos indispensables

mediante el cual le permitirá a la empresa ofrecer una gran variedad de productos y satisfacer las

necesidades de los clientes.

Para una competencia eficaz de una empresa. El rol del proveedor juega el papel más importante.

Debido a que al ofrecer productos y servicios que la empresa presta depende de manera directa de la

calidad de los materiales, la cantidad, la oportunidad de la recepción y el costo de los mismos.

El análisis del comportamiento de los proveedores le ayudara a tomar una decisión oportuna que le

permita competir de una forma sostenida dentro del mercado.

La forma en la que se evaluara a los proveedores será mantener un cuadro actualizado de los datos

del proveedor

Para que la empresa AUTO DIÉSEL SUR pueda contar con un círculo de proveedores que

contribuyan al crecimiento y desarrollo de la rentabilidad se propone una evaluación de todos los

proveedores potenciales dentro del mercado competitivo, utilizando el método investigativo que de

acuerdo a las necesidades de la empresa.

Los mismos que pueden ser:

Analizar las capacidades de posibles financiamientos por parte

La oferta de precios competitivos da la mercadería. de los proveedores para la empresa.

La calidad de los productos que oferten.

4.2.5.4 Selección de los Proveedores

Para la selección correcta de los posibles proveedores potenciales de la empresa AUTO DIÉSEL

SUR. Se propone analizar cuidadosamente todas las cotizaciones presentadas, es de vital importancia

que el análisis de cada cotización sea evaluado de acuerdo con las ventajas y desventajas que tendría

la empresa si adquiere o no dicha cotización dentro de la línea de proveedores.

Que el encargado de cada departamento se encargue de informar las cualidades básicas que

debe tener los productos que necesita ser adquirido para la empresa.

Que el departamento financiero analice la capacidad adquisitiva que tiene la empresa antes

de la selección de un proveedor.

75

4.2.5.5 Políticas Adquisitivas

Para la empresa AUTO DIÉSEL SUR se propone políticas adquisitivas que le permitan el ahorro del

efectivo de la empresa tales como:

Analizar si la necesidad de compra de un producto beneficiara a la rentabilidad de la empresa.

Una vez identificada la necesidad de los clientes internos, se prosigue a realizar una orden

de pedido al Jefe de Bodega, considerando todos los materiales necesarios. Dentro de la

empresa se debe desarrollar:

o Elaborar un esquema que le permita a la empresa conocer sus necesidades diarias

dentro de todos los departamentos.

o Exponer las necesidades de la empresa y las proformas más favorables.

El Jefe de Bodega se encargará de revisar las cotizaciones que le brinden mayores ventajas,

y luego en conjunto con el Gerente, seleccionará la mejor propuesta para pasar a la

elaboración de la debida solicitud de pedio. Se debe considerar:

o Es importante investigar el área donde se ha enviado la solicitud de pedido de

manera que podamos elegir entre las diferentes opciones que tememos para escoger.

o Investigar las existencias de la mercadería a través de inventarios actualizados antes

de realizar una orden de pedido.

o Comparar las cotizaciones y proformas presentadas por los proveedores

seleccionados.

o Una orden de compra debe ser revisada cuidadosamente, por parte de los

responsables de la adquisición. Y de esta manera nos evitaremos problemas, gastos

innecesarios, tiempo en cambio o devoluciones de mercaderías.

o Evitar el desperdicio, la duplicidad y la obsolescencia de los bienes o servicios a

adquirir.

o Las adquisiciones deberán ser efectuadas a proveedores previamente evaluados y

calificados.

Toda compra se procesará con la factura original. Por lo tanto la recepción de mercadería

debe considerar:

o Tener mucho cuidado al momento de la recepción de la mercadería, revisar que los

productos o servicios que estamos adquiriendo estén de acuerdo con la orden de

pedido que hemos enviado. Tanto en la calidad, cantidad, y precio.

o Debe contar con la aprobación de todos los empleados de a cada uno de los

departamentos de la empresa.

76

De acuerdo con lo antes mencionado se propone que para la empresa AUTO DIÉSEL SUR

es importante que antes de ejecutar cualquier tipo de adquisición se realice un análisis previo

de las necesidades reales y prioritarias que tiene, para el desarrollo de sus actividades

inmediatas.

77

4.2.5.6 Flujograma del Procedimiento de Adquisición

INICIO

Identificar la necesidad

Seleccionar proveedores

Evaluar presupuesto para la compra

Se tiene presupuesto?

SIRealizar pedido NOBuscar otras opciones de proveedor

Ejecutar compra

FIN

Recibir el producto e ingresar a bodega

Figura: 4-8: Flujograma del Procedimiento de Adquisición

78

4.2.5.7 Proceso de Ventas

Para la empresa AUTO DIÉSEL SUR es de vital importancia la elaboración de un manual de

procedimiento de ventas. El mismo que le permitirá ejecutar la enajenación de sus productos o

servicios de tal manera que la transacción sea de benéfico tanto para el cliente como para la empresa,

acrecentando de esta manera las utilidades.

El principal objetivo para el diseño de un manual de procedimientos del proceso de ventas para la

empresa AUTO DIÉSEL SUR, es el de establecer las instrucciones que la empresa AUTO DIÉSEL

SUR debe emplear para efectuar la venta de un producto o servicio de manera que cumpla con las

políticas establecidas por el Gerente.

De tal forma, este manual determina la secuencia a seguir para la venta de los productos y servicios

que tiene la empresa. Tomando en cuenta las diferentes formas de pago y la entrega de los

documentos que habilita el proceso.

Tabla 4.2: Manual de Procedimientos Ventas

EMPRESA " AUTO DIÉSEL SUR"

MANUAL DE PRECEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO VENTAS FECHA: Quito, 15 de diciembre de 2015

FASES RESPONSABLE DESCRIPCION

PRIMERA FASE Agente de Ventas Tomar el pedido del producto o servicio que desea el cliente

SEGUNDA FASE

Jefe de bodega

Entregar la orden de pedido del producto o servicio que va

a ser vendido de acuerdo a la solicitud de pedido que

recibió.

TERCERA FASE

Caja

Facturación del producto o servicio que solicita el cliente,

emitiendo los respectivos comprobantes de ventas y

registros necesarios para avalar la venta.

Si la venta se realiza a crédito será en el menor tiempo

posible como máximo 30 días la fecha de pago.

Verificación de requisitos que los clientes necesiten para

acceder a un crédito. Como número de teléfono, RUC,

referencias comerciales.

dirección de domicilio o trabajo.

Si el crédito pasa de los 30 días, se cobrara un interés sobre

el monto establecido de la venta.

79

Nota: Detalla los procedimientos del proceso de ventas


4.2.5.9 Evaluación De Clientes

Para realizar una correcta evaluación clientes potenciales de la empresa es preciso conocer sus

necesidades y la capacidad de pago de cada uno de los clientes, para ello lo más recomendable para

la empresa AUTO DIÉSEL SUR seria aplicar una encuesta a los clientes potenciales en base a sus

prioridades y la satisfacción de los servicios recibidos por parte de la empresa.

4.2.5.10 Selección de los Clientes

Una vez realizado el análisis de las encuestas efectuadas podemos conocer las necesidades básicas

de los clientes así como también la capacidad de adquisición que tiene cada uno de ellos además de

confiabilidad que goza la empresa por parte de su clientela.

Es importante puntualizar que la empresa debe mejorar en muchos aspectos que le permitan generar

mayores ventajas competitivas.

La selección de los clientes se lo realizara tomando en cuenta el grado de necesidades y la capacidad

pago de cada uno, así como también la capacidad con la que cuenta la empresa para satisfacer las

necesidades de los clientes.

La frecuencia que tienen los clientes en la obtención de los servicios y productos de la empresa

ayudara para crear políticas de venta que nos ayuden a mejor el servicio y nos permita captar nuevos

clientes y asegurar la permanencia de los ya existentes.

4.2.5.11 Políticas de Venta

Las políticas de venta permiten conocer el proceso que deben realizar los vendedores de una

empresa a la hora de ejecutar una venta.

CUARTA FASE

Jefe del taller

Si el producto va a ser utilizado en el taller, darle el

mantenimiento necesario.

Constatando que los comprobantes de pago del producto

estén de acuerdo a las necesidades de cada cliente.


Grafico #



80

Para la empresa AUTO DIÉSEL SUR crear nuevas normas y reglamentos internos que amparen la

forma del comportamiento que tiene una venta de servicio o productos será de vital importancia. Ya

que le permitirá ofrecer mayores ventajas a los clientes satisfaciendo las necesidades básicas y

minimizando en menor grado el riesgo de pérdidas futuras.

Entre las principales políticas podemos puntualizar las siguientes:

Incrementar periódicamente capacitaciones a los vendedores sobre temas relevantes como.

o Atención al cliente

o Información básica del producto o servicio que oferta la empresa.

Incrementar un programa de concesión de créditos que beneficie el servicio agilitando su

financiamiento en menor tiempo y sin margen de riesgos.

Determinar el tiempo la capacidad del financiamiento que tiene la empresa antes de conceder

créditos.

Investigar el comportamiento de pago que tiene los clientes antes de entregar un crédito.

Incrementar los respectivos documentos necesarios para le legalización de la venta de

productos y servicios dentro del proceso de venta.

o Facturas

o Crear incentivos para la captación de nuevos clientes, los mismos que puede ser,

entre la entrega de garantías obsequios por la compra de productos, descuentos por

la cantidad de la compra de productos entre otros.

o Mantener horarios accesibles para la atención de los clientes.

o Mejorar la calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa.

Ofrecer asesoramiento técnico a los clientes antes de vender un producto o un servicio.

81

4.2.5.12 Flujograma del Proceso de Venta

INICIO

Reconocer necesidad del

cliente

Compra de repuesto o servicio de mantenimiento?

Cotizar servicioVerificar

existencia en inventario

PRODUCTO SERVICIO

Se tiene en inventario?

Se cuenta con todos los insumos?

FIN

NO

Comunicar precio del repuesto al

cliente

SI

Cliente acepta precio?

NO

SI

NO

Gestionar insumos faltantes

con proveedor

Facturar repuesto requerido

Imprimir factura

Cobrar valor facturado

Despachar producto

SI

Brindar servicio

Cliente conforme con el

servicio?

Verificar calidad del servicio

Facturar el servicio brindado

Imprimir factura

SI

NO

Cobrar el valor del servicio

Autorizar la salida del vehículo del

tallerFIN

Cliente acepta precio?

NO

SI

Figura: 4-9 Flujograma del Proceso de Venta

82

4.2.5.13 Proceso de Manejo de Cartera

El manejo de cartera de una empresa comercial representa una de las mayores responsabilidades que

deben enfrentar los ejecutivos de cobranza, puesto que la mayoría de las empresas trabajan con un

margen de financiamiento que sobrepasa el 50% de sus utilidades.

Es decir que las ventas a créditos muchas veces son mayores que las ventas al contado las mismas

que generan un porcentaje considerable de las ganancias.

Se considera crédito al contrato verbal escrito que engendra la obligación de una promesa de pago

entre el deudor y acreedor, estableciendo un vínculo jurídico. Por su parte el deudor tiene la

obligación de pagar y por otra parte el acreedor el derecho de reclamar el pago.

Ante lo cual podemos determinar ventajas y desventajas del régimen crediticio.

Ventajas de la concesión de un crédito, son:

o Aumento del volumen de ventas.

o Apertura a nuevos mercados.

o Creación de nuevas fuentes de empleo.

Desventajas de la concesión de un crédito

o Riesgo de perder el capital de la empresa

o Riesgo de falta de liquidez de la empresa

o Carentes inventarios, por consecuencia del otorgamiento de créditos excesivos.

Además, se puede determinar que el principal objetivo de definir un proceso de cartera consiste en

la realización de un manual de procedimientos para el manejo de cartera, donde se establezcan

políticas hacia el financiamiento y de esta manera asegurar el retorno efectivo del capital.

Si hablamos de políticas, como primer punto tendremos que identificar el número de clientes

potenciales a través de una evaluación de mercado. Para de esta manera, tener un claro conocimiento

de las necesidades más apremiantes de los clientes, así como también el comportamiento de pago y

su capacidad adquisitiva.

Una vez avaluados los clientes potenciales con los que cuenta la empresa se procederá a la apertura

un de financiamiento. Teniendo en cuenta el flujo del efectivo de la empresa. Sin poner en riesgo

futuras inversiones por falta de liquidez. Por lo tanto, un manual de procedimientos del manejo de

cartera le permitirá facilitar el trabajo a los vendedores de la empresa al momento de una venta a

crédito, sin poner en riesgo la utilidad de la misma.

83

Tabla 4.3: Manual de Procedimientos Cartera

Nota: Detalla los procedimientos del proceso de cartera

EMPRESA " AUTO DIÉSEL SUR"


DEPARTAMENTO CARTERA FECHA: Quito, 15 de diciembre de 2015


PRIMERA FASE

Agente de venta Recibir la solicitud de un crédito de productos o servicios

por parte de los clientes.

Recopilar todos los documentes que garanticen el

financiamiento de la venta a los clientes

Referencias personales y bancarias.

Estipular el tiempo y el monto del financiamiento.

Contratos y garantías

SEGUNDA FASE

Agente de cobranza Analizar las referencias personales y bancarias de cada uno

de los clientes que aspiran al crédito.

Analizar la capacidad adquisitiva de cada uno de los clientes

que aspiran a un crédito.

Analizar la liquidez de la empresa

Analizar las existencias de los inventarios que cuenta la

empresa.

Analizar la cartera de créditos entregados antes de conceder

un nuevo crédito.

Analizar los estados financieros.

TERCERA FASE

Gerente general Autorizar la aprobación o negación del financiamiento

luego de un previo análisis de parte de cada uno de los

departamentos responsable en la ejecución responsable de

un crédito.


84


4.2.5.15 Calificación a los Clientes

Para calificar a los clientes que puedan acceder a un crédito dentro de la empresa será necesario

analizar el comportamiento de pago y la permanencia de cada uno de ellos.

Así como también las necesidades más importantes y su capacidad de endeudamiento.

Para realizar una correcta evaluación de los clientes lo más recomendable será elaborar una

investigación de los datos otorgados por parte de los clientes en los diferentes aspectos como:

Reputación crediticia: investigar dentro del círculo si el cliente ha tenido créditos anteriores y si

su cumplimiento de pago han sido en el tiempo y la cantidad estipulados.

Arraigo. Es necesario conocer si el solicitante del crédito goza de una estabilidad laboral mínima de

un año.

Capacidad mercantil. La capacidad que tiene el deudor para pagar el crédito.

Solvencia. Analizar si los clientes cuentan con liquidez para cumplir con sus responsabilidades de

pago en determinado momento.

Garantías. Analizar las garantías con las que cuenta el cliente para acceder al crédito.

4.2.5.16 Gestión y manejo de cobranza.

La gestión y manejo de cobranzas para la empresa comercial y de servicios AUTO DIÉSEL SUR se

realizara de tal forma que tanto los clientes como los beneficiarios gocen de una entera satisfacción,

permitiendo el incremento de la rentabilidad de la empresa así como también de la confiabilidad de

cada miembro.

Para ello seguiremos el siguiente proceso y políticas diseñadas para su total desempeño:

Se hará un análisis de todos los clientes que están siendo beneficiados en la actualidad por

un crédito.

Se procederá a realizar una investigación del comportamiento de pago de cada uno de ellos

(puntualidad con los pagos).

Analizar mediante informe el porcentaje que asciende el capital financiado de la empresa.

Analizar el grado de morosidad con la que cuenta la empresa.

Analizar la capacidad que tiene la empresa para financiar a sus clientes.

85

El proceso de cobranzas

Para el proceso de cobranzas de la empresa se asignará responsabilidades al personal de ventas el

que se encargará exclusivamente de la gestión de cobranza de las cuentas generadas por las ventas

realizadas. Siguiendo las políticas antes establecidas por los empleados de la empresa. Tomando en

cuenta los siguientes puntos:

Estar monitoreando diariamente el comportamiento de pago de los clientes.

Obtener una nómina actualizada de todos los beneficiarios de créditos.

Obtener al día los datos de la cartera vencida.

Incrementar políticas como de comparecencia de los clientes con créditos vencidos

estimulando un arreglo de cancelación de la deuda.

Visitas de cobranzas a los establecimientos de trabajo de los clientes de créditos vencidos

por más de 30 días.

Incluir un departamento legal si el vencimiento del crédito sobrepasa los 90 días.

86

4.2.5.17 Flujograma del Proceso de Cartera

INIICIO

Contabilidad

Solicitar detalle de cartera

vencida

Reunir facturas y recopilar datos de

clientes con valores vencidos

Contactar clientes con valores

vencidos

Se logro el contacto?

Llegar a convenio de pago

Una fecha o varias?

Concretar fecha de pagos

Generar cronograma de

pagos

UNA FECHA VARIAS

Hacer seguimiento al

pago o a los pagos

Cumple con fecha(s)?

Registrar el pago

SI

Calificar con categoría mala para créditos

futuros

NO

Registrar en cuentas

incobrables

Registrar y asumir pérdida

FIN

Figura: 4-10 Flujograma del Proceso de Cartera

87

4.2.5.18 Proceso de Recursos Humanos

La responsabilidad ineludible del departamento de recursos humanos es la administración del capital

humano de una empresa, por tal razón es imprescindible mantener un área de recursos humanos

calificada e idónea, especializada en la aplicación del proceso de reclutamiento de personal acorde

al perfil que necesité cada uno de los departamentos.

Para la empresa AUTO DIÉSEL SUR es necesario implementar un manual de procedimientos de

recursos humanos que establezcan las normas generales que rijan el proceso selección del personal

y contratación del personal para las diferentes áreas, tanto administrativas como técnicas.

El principal objetivo del manual procedimientos es obtener un alto rendimiento del capital humano

aprovechando al máximo todas las aptitudes de cada uno de los trabajadores, desarrollando la

capacidad innovadora que le permitirá fortalecer las áreas en que se desempeñan.

Con el propósito de acrecentar la rentabilidad de la empresa, se debe incrementar la productividad

del personal a través de procesos definidos, la prestación de servicios eficientes y la comercialización

de productos con estándares nacionales.

Tabla 4.4: Manual de Procedimientos Recursos Humanos

EMPRESA COMERCIAL Y DE SERVICIOS

" AUTO DIÉSEL SUR"


DEPARTAMENTO RECURSOS

HUMANOS FECHA: Quito, 15 de diciembre de 2015


PRIMERA FASE Asistente de

Recursos Humanos

Exponer la oferta de trabajo.

Recepción de solicitudes de empleo.

Recopilación de la respectiva documentación de los

postulantes.

SEGUNDA FASE Jefe de Recursos

Humanos

Análisis y comprobación de las referencias personales y

experiencia laboral de cada uno de los aspirantes.

Analizar la aptitud de cada uno de los aspirantes que

satisfaga el perfil necesario de cada área.

Analizar las competencias de los aspirantes

Analizar la capacidad técnica de cada aspirante que este

dentro de los requerimientos de la empresa.

88

Nota: Detalla los procedimientos del proceso de recursos humanos


4.2.5.20 Selección de Personal

La selección del personal de las diferentes áreas de la empresa AUTO DIÉSEL SUR se lo realiza

siguiendo los parámetros establecidos dentro de las políticas que fundamentan el manual de

procedimientos.

Se deberá tomar en cuenta ciertos aspectos:

El perfil del aspirante este de acorde con las necesidades del departamento en el que se va a

desempeñar.

El aspirante al puesto de trabajo cuente con la capacitación técnica requerida.

El aspirante demuestre solvencia y responsabilidad para dar cumplimientos con las tareas

que se le asigne.

4.2.5.21 Contratación

Según lo que determina el artículo 7º del Código del Trabajo, “el contrato individual de trabajo es

un acuerdo entre el trabajador y el empleador, por el cual el primero se compromete a prestar

servicios personales bajo subordinación y dependencia de un empleador, quien se compromete a

pagar una remuneración por los servicios prestados.”

Analizar la capacidad de trabajo en equipo de cada uno de

ellos.

analizar la capacidad de liderazgo.

TERCERA FASE Gerente general Autorizar la contratación del personal de trabajo

conjuntamente con el gerente.


89

De acuerdo con el artículo 7 del código de trabajo se puede establecer que el contrato individual de

trabajo. Dispone que exista un acuerdo entre las partes sobre la prestación de servicios de parte del

trabajador a cambio de una remuneración justa de parte del empleador. Bajo su dependencia

Para la empresa AUTO DIÉSEL SUR es necesario elaborar un contrato individual de trabajo que

garantice el cumplimiento de los derechos adquiridos bajo un muto acuerdo del empleador como del

trabajador.

4.2.5.22 Afiliación al IESS

El proceso de afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es obligatorio por parte del

empleador. Y se lo debe realizar desde el primer día de trabajo tomando como base a los afiliados

con relación de dependencia que se deben asegurar con el sueldo básico unificado de 340 dólares

americanos.

Los trabajadores podrán gozar de los beneficios que presta el IESS, como son: prestaciones médicas

y económicas (jubilación, préstamos, etc.).

Proceso de afiliación

Los requisitos a cumplir para el proceso de afiliación, siendo persona natural o jurídica, son:

Solicitud para obtener clave de empleador

Copia de cedula de identidad del patrono o representante legal

Copia del RUC actualizado

Copia actualizada de servicios básicos.

Las aportaciones se lo realizara con el cálculo del 20.60% sobre el SBU de $340,00

90

Planilla del IESS

La planilla es un comprobante de pago que contiene un detalle de todas las aportaciones que tiene

que desembolsar la empresa al IESS, valores generados por los beneficios sociales de los asegurados

y colaboradores que laboran dentro de la empresa.

Se la realizara mensualmente junto con el rol de pagos de los empleados, en el rol de pagos se

detallará el valor de la aportación por cada uno de los afiliados.

4.2.5.23 Rol de Pagos

Es un documento contable que las empresas lo elaboran para registrar las deducciones y los ingresos

de los empleados que se les atribuye por conceptos de remuneración.

Se lo realiza en forma mensual y se entrega al trabajador en pago de los servicios prestados dentro

de la empresa.

En el documento está estipulado el beneficio que recibe cada uno de los trabajadores.

IMPORTANCIA

Sirve como una constancia de pago de las remuneraciones percibidas por los trabajadores por parte

de la empresa.

A través de este documento podemos registrar los asientos contables por concepto de sueldos y

salarios y demás deducciones que forman parte de una remuneración

DÉCIMO CUARTO SUELDO

Es conocido como un bono escolar que equivale al pago de un salario mínimo vital. En la costa se

cancela en febrero y en la sierra en el mes de julio

Representa un periodo de 12 meses pero su pago se lo realiza proporcional al tiempo de trabajo.

DECIMO TERCER SUELDO

Conocido también como bono navideño. Este valor representa el total recibido durante el año y se lo

dividimos para 12 meses se deberá cancelar hasta el 25 de diciembre de cada año.

(Sueldos mensuales + sobre tiempos +comisiones)

91

FONDO DE RESERVA

Este valor constituye un. Ingreso para el trabajador (que es pagado a través del I.E.S, S., el cálculo

de la provisión es similar el del Décimo Tercer Sueldo.

(Sueldo mensual + Sobretiempos + Comisiones) /12

ESTRUCTURA DEL ROL DE PAGOS

El Rol de Pagos, se encuentra estructurado de la siguiente manera:

Encabezamiento

Datos Generales

Ingresos

Deducciones

Totales

Firmas de Responsabilidad

4.2.5.24 Políticas de Recursos Humanos

Las políticas de recursos humanos de una empresa permiten conocer el proceso que tiene que seguir

el gerente de recursos humanos para administrar el capital humano. Y alavés optimizar el rendimiento

de cada uno de los trabajadores, convirtiéndolo en ventajas competitivas para la empresa.

Para la empresa AUTO DIÉSEL SUR es recomendable implementar políticas que le permitan

mejorar la productividad de la empresa a través de una nómina calificada que se desempeñe en las

diferentes áreas.

Entre las cuales tenemos:

Implementar procesos adecuados para el reclutamiento del personal

Delegar los cargos que estén de acuerdo con el perfil profesional de cada funcionario.

Evaluar el rendimiento de cada uno de los trabajadores.

Delegar capacitaciones permanentes al personal de las diferentes áreas.

Llevar un control diario del desempeño del capital humano de la empresa.

Analizar la capacidad de liderazgo de los trabajadores, y optimizar su rendimiento.

Motivar la capacidad innovadora de los empleados y transformarlas en estrategias

competitivas dentro del mercado.

92

4.2.5.25 Flujograma de Procedimiento de Nomina

INICIO

Actualizar listado de trabajadores

Existen salidas de personal?

Registrar descuentos del IESS (aporte y

préstamos)

Realizar notificación de salida en el IESS

SINO

Registrar anticipos de

sueldo

Registrar otros descuentos

Realizar cálculo de provisiones

NO

Realizar acta de finiquito

Totalizar egresos

Registrar total ingresos

Calcular valor a recibir

Generar rol de pagos

Registrar acta en el Ministerio de

Relaciones Laborales

Aprobar rol

Contabilidad

FIN

Pagar rol

Figura: 4-11 Flujograma de Procedimiento de Nomina

93

4.2.5.26 Flujograma de Procedimiento de Selección y Contratación

INICIO

Se requiere contratación de

personal?

Administración del Talento

Humano

NO

Verificar requerimiento y perfil a contratar

SI

Receptar y registrar hojas de vida de aspirantes

Validar perfil de aspirantes de

acuerdo al perfil a contratar

Se tiene más de 5 aspirantes opcionados?

NO

Aplicar evaluación técnica a

aspirantes

Realizar entrevistas a

aspirantes

SI

Seleccionar el mejor puntaje

Contratar e ingresar a nómina

Acepta la propuesta?

Hacer aviso de entrada al IESS

NO

Figura: 4-12 Flujograma de Procedimiento de Selección y Contratación

94

CAPÍTULO V

5 CASOS PRÁCTICOS DE LA PROPUESTA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

En este capítulo se presentaran los casos prácticos de la aplicación de las propuestas de políticas y

procedimientos para las áreas de Adquisición, Ventas, Cartera y Recursos Humanos de la empresa

AUTO DIÉSEL SUR

Caso Práctico para el Área de Adquisiciones

5.1.1 Desarrollo

a. Realizar la solicitud del bien que se requiere.

El 11 de Noviembre del 2014, se va adquirir Turbos para las camionetas Mazda BT50 ya que según

inventario no tenemos en stock.

a) Realizar la solicitud de turbo que se requiere, el Jefe del Mecánico revisará y firmará la

solicitud.

b) Realizar la requisición de compra.

c) Solicitar cotizaciones a proveedores y seleccionar la mejor propuesta.

d) Realizar el pedido a los proveedores del bien requerido.

e) Receptar la factura de compra.

f) Procesar la factura y realizar la retención.

g) Contabilizar la compra correspondiente.

h) Emitir el comprobante de egreso para la cancelación.

i) Emitir el cheque respectivo.

j) Custodiar el cheque hasta que el proveedor lo retire.

95

a) Realizar la solicitud del bien que se requiere.

En el departamento de Comercialización se requiere la compra de un 1 Turbo RHV4 MAZDA

BT 50, para lo cual el Asistente de Contabilidad procederá a realizar la solicitud de bienes o

servicios, el Jefe del Departamento de Comercialización revisará y firmará la solicitud.

b) Realizar la requisición de compra.

Se receptará la solicitud de compras, se analizará y revisará si se encuentra dentro del presupuesto

anual de compras de la empresa AUTO DIESEL SUR, luego realizar la requisición de compra de los

turbos, esta será aprobada y formara parte de nuestro inventario de mercadería.

SOLICITUDE DE BIENES 120

DEPARTAMENTO VENTAS

FECHA 11/11/2014

CANTIDAD MARCA

1 IZUZU

ELABRADO POR REVISADO POR RECIBIDO POR

LILIANA MORALES EDUARDO LEMA SANTIAGO NARANJO

FECHA 11/11/2014 FECHA 11/11/2014 FECHA 11/11/2014

EMPRESA AUTO DIESEL SUR

DETALLE

TURBO CHEVROLET FTR

96

c) Solicitar cotizaciones a proveedores y seleccionar la mejor propuesta.

Se aprobará la requisición de Compra y dependiendo de las características de la mercadería a adquirir,

solicitará las cotizaciones a los posibles proveedores previamente calificados y realizará el cuadro de

cotizaciones, para seleccionar a la mejor propuesta.

ORDEN DE COMPRA 25

PROVEEDOR TURBOMEKANICS

FECHA 13/11/2014

CANTIDAD COSTO UNIT

1 CAMIONETA MAZDA BT 50 850,00

NOMBRE SANTIAGO NARANJO NOMBRE EDUARDO LEMA

FECHA 13/11/2014 FECHA 13/11/2014


PRODUCTO

TURBO RHV4 MAZAD BT 50 850,00

COSTO TOTALDETALLE

JEFE DE VENTAS GERENTE PROPIETARIO

AUTO DIESEL SUR

CUADRO DE COTIZACIONES DE PROVEEDORES

FECHA 13/11/2014

PROVEEDOR GARANTIA COSTO

TURBOMEKANICS 2 años 850

ADECO 1 año 950

TURBO TECH 9 meses 980

Proveedor seleccionado TURBOMEKANICS

Observaciones El proveedor seleccionado presenta las mejores condiciones para la compra de la

mercaderia en precio y garantiaforama de paga 50% contado 50% credito


FECHA 11/11/2014 FECHA 11/11/2014


VENTAS COMERCIALIZACION

Turbo RHV 4 Mazda BT50



PRODUCTO FORMA DE PAGO

50% contado 50% credito 30 dias

Contado

Contado

AUTO DIESEL SUR

97

d) Realizar el pedido a los proveedores del bien requerido.

Realizada la orden de compra del bien a adquirir utilizando el Formulario, detallando el proveedor,

el producto, la cantidad y las características o especificaciones requeridas si la compra es de bienes

menores, el formulario lo revisará y firmará el Jefe de Ventas, y como en el caso práctico es la

adquisición de inventario autorizará también el Gerente Propietario.

e) Receptar la factura de compra.

La orden de compra del Turbo y es generada y entregada al proveedor, quien hace la entrega del bien

junto con la factura respectiva, la cual es receptada por el Asistente de Contabilidad, revisará que

cumpla con los requisitos de impresión y llenado, que los datos como Registro Único de

Contribuyente (RUC), la razón social, la dirección y teléfono sean correctos.

De igual manera verificará que lo que se detalla en la factura concuerde con lo pedido y se encuentre

entregado sin ninguna novedad.

ORDEN DE COMPRA 25

PROVEEDOR TURBOMEKANICS

FECHA 13/11/2014

CANTIDAD COSTO UNIT

1 CAMIONETA MAZDA BT 50 850,00


FECHA 13/11/2014 FECHA 13/11/2014


PRODUCTO

TURBO RHV4 MAZAD BT 50 850,00

COSTO TOTALDETALLE

JEFE DE VENTAS GERENTE PROPIETARIO

AUTO DIESEL SUR

99

f) Procesar la factura y realizar la retención.

Después de verificar que el pedido se encuentre completo y que la factura cumpla con los requisitos

de impresión, de llenado y los que dispone la Administración Tributaria, se procede al ingreso de la

factura al sistema Paquete Administrativo Contable y se emite el comprobante de retención

respectivo.

g) Contabilizar la compra correspondiente.

Después de que se emitió el comprobante de retención se procede realizar la contabilización de la

compra por parte del Asistente Contable en un diario general, deberá revisar que los datos a ingresar

estén correctos, como el número secuencial de diario, la fecha sea la correcta, el valor corresponda a

la adquisición realizada, después procede a imprimir dicho diario.

100

h) Emitir el comprobante de egreso para la cancelación.

Ya que se encuentra contabilizada la compra y emitido el comprobante de retención, se determina el

valor a pagar y se procede a emitir el comprobante de egreso tomando en cuenta la numeración

consecutiva, se ingresa los datos del proveedor y el número de cheque a utilizar, se adjunta el

comprobante de egreso, la factura y la retención para ser entregado al Departamento de Ventas.

i) Emitir el cheque respectivo.

El Departamento de comercialización recepta el comprobante de egreso, la factura y la retención para

la emisión del cheque del pago de la compra realizada tomando en cuenta el número secuencial, que

el beneficiario sea el correcto, el valor tanto en letras como en números, el lugar y la fecha

correspondan al comprobante de egreso.

PATENTE Provedatos del Ecuador S.A.

P R O V E E D O R

TIPO DE DOCUMENTO: FACTURA. NUMERO: 001-001-000004674

PROVEEDOR: TURBOMEKANICS FECHA: 13/11/2014 15:26

RUC: CODIGO: 1792463033001

VALOR TOTAL: 850.00 VENDEDOR: OFICINA

CONDICION de PAGO: VER VENCIMIENTOS USUARIO: LILI MORALES

NUMERO DOCUMENTO PROVEEDOR:001-001- 0002357 AUTORIZACION PROVEEDOR:1116049034

DOCUMENTO PROVEEDOR VALIDO:09/Dec/2015

TIPO: DC - DIARIO COMPRAS

CATEGORIA CUENTA DEBITO CREDITO DETALLE

110301 - Inventario para Venta 110301.01 - Inventario Mercaderias 758.93 TURBOMEKANICS C.A. No. 02357

110402 - CUENTAS FISCALES 110402.03 - IVA en Compras 91.07 TURBOMEKANICS C.A. No. 02357

210101 - CUENTAS POR PAGAR 210101.01 - Proveedores Nacionales 842.41 TURBOMEKANICS C.A. No. 02357

210104 - SRI POR PAGAR 210104.02 - Retencion en la Fuente por Pagar 7.59 TURBOMEKANICS C.A. No. 02357

TOTAL 850.00 850.00

C O N T A B I L I D A D

AUTODIESEL SUR- COMPRAS

CONSECUTIVO: 7951

CHEQUE NUMERO: 16427 ESTADO: GIRADO

PROVEEDOR: TURBOMEKANICS FECHA del CHEQUE:13/11/2014 12:40

CODIGO de PROVEEDOR: 1703090520001

DIR PROVEEDOR: AV MALDONADO Y AV JORGE VALDEZ

BANCO: BANCO PICHINCHA VALOR: 842.41

OCHOCIENTOS CUARENTA Y DOS CON 41/100

CUENTA No. DESCRIPCION DEBE HABER

110103.01 Bco. Pichincha - Cta. Cte. 30346116-04 842.41

210101.01 Proveedores Nacionales 842.41

PAGO TURBOMEKANICS COMPRA DE INVENTARIOS PARA INVENTARIO F.000002357 $8919.65,

CONTABILIDAD


COMPROBANTE DE EGRESO 125

GLOSA

101

j) Custodiar el cheque hasta que el proveedor lo retire.

El departamento de comercialización recepta el cheque, el comprobante de egreso, la factura y la

retención de la compra realizada para que se custodie el pago hasta que el proveedor retire el cheque.

El proveedor para retirar el cheque tiene que firmar y sellar el recibido en el comprobante de egreso

y de igual manera en el comprobante de retención, luego de lo cual se hace la entrega del comprobante

de retención al Proveedor junto con el cheque.

Después de cumplidos estos procedimientos se concluye con el proceso de Compras de

Bienes y Servicios.

102

Caso Práctico para el Área de Ventas

El 14 de Noviembre del 2014, se procede a la Facturación por concepto de ventas de dos turbos

para camión Chevrolet FTR por el valor de 1,000.00 c/u + IVA en transferencia a la cuenta corriente

Banco del Pichincha

a) Ingresar los datos del cliente.

b) Revisar que la transferencia está realizada.

c) Emitir la factura.

d) Emitir el reporte de facturación.

e) Entregar las facturas ya procesadas a Contabilidad.

f) Recibir las facturas.

g) Registrar la venta.

h) Realizar los comprobantes de ingresos.

i) Archivo de las facturas

5.2.1.1 Desarrollo:

a) Ingresar los datos del Cliente.

El Departamento de Ventas solicitará los datos del cliente para llenar la factura de venta, estos son

los nombres completos, número de cédula o ruc, dirección, teléfono.

El Departamento de Facturación revisa que la información proporcionada por el cliente sea la

correcta

DATOS DE CLIENTE

NOMBRE JORGE MORALES

RUC 1705616926

DIRECCION LA ARCADIA S42-91

TELEFONO 2974-733

b) Emitir la factura.

El departamento de Ventas realizara la factura de acuerdo a los precios establecidos luego de lo cual

revisa que se encuentre la factura llenada de forma correcta y se procede a la impresión del original

y la copia de la factura.

Hace la entrega de la factura al cliente para su revisión y firma, se le entrega el original y la copia se

adjunta la copia de la transferencia realizada previamente.

103

c) Emitir el reporte de facturación.

Al finalizar la jornada el jefe de ventas emite el reporte de facturación del día, lo cancelado con

efectivo, transferencias, etc. Verifica el secuencial de facturas procesadas en el día.

104

d) Entregar las facturas ya procesadas a Contabilidad.

Después que el Departamento de Ventas haya revisado y cuadrado el reporte de facturación lo firma

y lo adjunta con el cierre de lote de los ingresos, con las facturas utilizadas en el día para su entrega

al Departamento de Contabilidad.

e) Recibir las facturas.

El Asistente Contable recepta el reporte de facturación junto con las facturas procesadas, revisa que

la secuencia de facturas que consta en el reporte de facturación concuerde con las facturas físicas.

Revisará también que todas las facturas cuenten con los respaldos del pago como son las papeletas

de depósitos, luego de lo cual de no existir novedades le firma el Asistente Contable la recepción de

la información.

f) Verificación de los depósitos.

El Asistente Contable verificará que el cierre de lote de la tarjeta de crédito se encuentre completo y

lo cotejará los depósitos en el estado de cuenta, además realizará la conciliación de los depósitos de

cada una de las facturas.

AUTO DIESEL SUR - MATRIZ


DIARIO DE VENTAS

TIPO NUMERO FECHA CODIGO NOMBRE RUC CON I.V.A. TOTAL

FAC 001-001-00004991 14-nov-14 1705616926 JORGE MORALES 1720233483 2.000,00 240,00 2.240,00

TOTAL TIPO FACTURA 2.000,00 240,00 2.240,00

TOTAL EMPR AUTO DIESEL SUR 2.000,00 240,00 2.240,00

TOTAL EMPR VENTAS CON IVA 2.000,00 240,00 2.240,00

TOTAL EMPR VENTAS EXCENTAS DE IVA 0.00 0.00 0.00

Documentos Validos: 1

Documentos Anulados: 0

Documentos Total: 1

COBRADO/CONTADO 0.00

AUTO DIESEL SUR

105

g) Registrar la venta.

Se procede realizar la contabilización de la venta por parte del Asistente Contable en un diario

general, deberá revisar que los datos a ingresar estén correctos, como el número secuencial de diario,

la fecha sea la correcta, el valor corresponda a la venta realizada, después procede a imprimir dicho

diario.

106

h) Realizar los comprobantes de ingresos.

Luego de la revisión en el estado de cuenta tanto de las tarjetas de crédito como de las papeletas de

depósito, de la contabilización respectiva y de no presentar novedades se procede a realizar los

comprobantes de ingreso en el sistema



TIPO DE DOCUMENTO:FACTURA NUMERO: 001-001-00004991

CLIENTE: MORALES JORGE CODIGO: 2121212121

FECHA: 14/11/2014 0:00 VALOR TOTAL: 2,240.00

VENDEDOR: OFICINA CONDICION de PAGO: VER VENCIMIENTOS

TELEFONO 2974-733 CAMPO 2:

OBSERVACIONES

TOTAL DOCUMENTOFACTURA 001-001-00004991

DESTINO: MORALES JORGE

RG CODIGO PRODUCTO CANT. COST.U. VALOR PEDIDO

0 TURBO CHEVROLET FTR TURBO CHEVROLET FTR 2 1000 2,000.00

series S019567144M

TOTAL FACTURA 004-001-000016628 1

SUBTOTAL 1: 2,000.00

I.V.A. 12.00 %: 240.00

T O T A L: 2,240.00

TIPO: FV - FACTURA VENTA FECHA: USUARIO: MOROZCO

RG CATEGORIA CUENTA DEBITO CREDITO DETALLE

4 110201 - CUENTAS POR COBRAR 110201.01 - Clientes 2,240.00 MORALES JORGE 2121212121 FACTURA DE VENTA

2 4101.01 - VENTAS BODEGA CENTRAL 4101.01.01 - Ventas Bodega Central Tarifa 12 2,000.00 MORALES JORGE 2121212121 FACTURA DE VENTA

3 210104 - SRI POR PAGAR 210104.01 - IVA en Ventas 240.00 MORALES JORGE 2121212121 FACTURA DE VENTA

TOTAL 004-001-000016628 2,240.00 2,240.00

P R O D U C T O S


C L I E N T E



TIPO DE DOCUMENTO: 51 - INGRESO NUMERO: 004-001-000001629

FECHA: 14/11/2014 12:33 VAL.TOT.: 2240

RG CLIENTE RECIBO VALOR CR

0 MORALES JORGE 2,240.00

TOT.DOC. INGRESO 004-001-000001629 0 2,240.00

TIPO: I - INGRESO 14/11/2015 12:33

RG CATEGORIA CUENTA DEBITO CREDITO DETALLE

0 110103 - BANCOS 110103.01 - Bco. Pichincha - Cta. Cte. 30346116-04 2,240.00 103055608 DEPOSITOS PICHINCHA MORALES JORGE

1 110201 - CUENTAS POR COBRAR 110201.01 - Clientes 2,240.00 103055608 DEPOSITOS PICHINCHA MORALES JORGE

TOTAL 004-001-000001629 2,240.00 2,240.00


D O C U M E N T O

107

i) Archivo de las facturas.

Posteriormente del registro de las ventas se procede al archivo de las facturas de ventas, que será por

un periodo de siete años como lo dispone la Administración Tributaria.

Después de cumplidos estos procedimientos se concluye con el proceso de Facturación.

Caso Práctico Cartera

5.3.1 Desarrollo

Recibir la solicitud de un crédito de productos o servicios por parte de los clientes.

EMPRESA “AUTO DIÉSEL SUR”.

SOLICITUD DE CRÉDITO

Fecha : Año 2014 Mes 11 Día 26 N:Credito 00015

1. INFORMACIÓN PERSONAL

Nombres:

JOSE ANTONIO

Apellidos:

OTEIZA ZUÑIGA

N. ID. 1716314164 Dirección: La Arcadia S42-91

Teléfono residencia: 2974733 Cuidad: Quito Barrio: El beaterio

Teléfono celular 09876410166 Correo electrónico. [email protected]

Nombre de la empresa que trabaja:

Alti Electonics

Núm.: telf.: 2255460

2. Referencias familiares

Nombres y Apellidos: Ortiz Daniela Parentesco: Hermano

Teléfono: 2974733

Dirección Actual: La Arcadia Teléfono: 2974733 09987641016

3. información sobre el crédito

Articulo ( x )

Servicio ( )

Valor

Del

Monto financiado:

1500,00

Plazo: (meses)

3 ( X )

6 ( )

12 ( )

Periodo de Pago:

Quincenal: ( )

Semanal: ( )

Mensual: (X )

Grafico #



Grafico #



108

• Recopilar todos los documentes que garanticen el financiamiento de la venta a los cliente

Entre los documentos la empresa solicitara al cliente la cedula ya que por medio del número

podemos ver como esta su historial crediticio

• Referencias personales y bancarias.

Por medio copia de la cedula verificara si la persona que quiere acceder al crédito no tiene

morosidad en otras instituciones. E imprimirá esta certificación para anexar a sus documentos

Solicitará una certificación bancaría

• Estipular el tiempo y el monto del financiamiento.

Los plazos de crédito son 3, 6, 12 meses depende de monto solicitado

109

• Contratos Convenio de pago

CONVENIO DE PAGO

El deudor JOSE ANTONIO OTEIZA ZUÑIGA, con número de identificación N° 1008174100

y el acreedor HECTOR EDUARDO LEMA FLORES, con número de identificación oficial

8748794387954 suscribimos, a través de este documento, un “Convenio de pago” que

establece lo siguiente:

Primero: El deudor acepta y se compromete a pagar la deuda contraída con el acreedor, la cual

asciende a la cantidad de $1.500,00.

Segundo: De mutuo acuerdo se establece el siguiente plan de pagos:

El deudor pagará mensualmente $500,00 en un plazo no mayor a 3 meses a partir del inicio de

este convenio.

Tercera: Si el deudor incumple en algún pago o no cancela en su totalidad la deuda contraída

según el plazo estipulado, el acreedor puede iniciar inmediatamente las acciones legales que

mejor considere pertinentes para cobrar el monto establecido.

El presente convenio se establece a los 26 días del mes de Noviembre del año 2014 en la

ciudad de Quito.

José Antonio Oteiza Zuñiga Héctor Eduardo Lema Flores

110

Datos del Cliente

Referencias del Cliente

CEDULA RUC Apellidos: Telefono: Direccion Nro CasaTelefono

Casa:

Telefono

OficinaCelular

0501319198 JORGE ORLANDO MORALES MORALES 984506398 Barrio América, Río De Janeiro y Canadá Oe5-142 0994311505

1719088807 YANDUN REINA MARTIN ATAHUALPA 22419380 Guayacanes y Fresnos N5658 2419380 2255460 0995849839

1720238763 ISOIMPORT SANDRO MURILLO Y ASO 0984655570 Valle De Los Chillos, Calle Principal y Calle A 13 2322233 2430443 0984605820

1715286728 HERRERA CARDENAS VICTOR HUGO 969689830 Valle De Los Chillos, Guayas y Lote 33 2262041 0984951600

1721488391 RAUL ITURRALDE MONCAYO 2265744 El Labrador, Yacuambi y Bracamoros Oe122 2265744 2430443 0983345408

1710346733 CASTILLO TAPIA SILVIO RAMIRO 022640 677 La Magdalena, Arenillar y Razurazu 166 2640677 0987996643

1715206213 JOSE ANTONIO OTEIZA ZUÑIGA 995013775 Conocoto, Eugenio Espejo y Mejia N8-20 2073135 0984247404

1716783301 LUIS FERNADO LANDAZURI 0994021156 Conocoto, Leonidas Plaza y Segundo Nicanor Quiroz Oe3-219 2346811 2246036 0992842479

1710805373 BURBANO HERRERA GABRIELA LICET 0959179191 San Pedro Claver, Julio Larrea y Alfonso María Mora Adg 4 2531701 2430443 0997743167

1710889716 GUZMAN MARIA PATRICIA 2292037 San Carlos, Av. Fernandez Salvador y Av. Pedro De Alvarado Ed. Colta Numero 3022594853 2333079 0982234314

1714660493 VINTIMILLA PICON HUGO PATRICIO 2408454 / La Luz, Rafael Bustamante y Diogenes Paredes Bloque 14 4C 2409423 0999442499

CEDULA o RUC NOMBRE NOMBRE TELEFONO VALOR FACT:FORMA DE

PAGOTIEMPO

0501319198 YANDUN REINA MARTIN ATAHUALPA MARIA FLORES 2974733 2.240,00 4991 Credito 6

1719088807001 ISOIMPORT SANDRO MURILLO Y ASO ORTIZ DANIELA 2255460 1.500,00 4992 Credito 3

1720238763001 HERRERA CARDENAS VICTOR HUGO KARINA TORRES 2497303 850,00 4993 Credito 3

1715286728001 RAUL ITURRALDE MONCAYO JUAN MINANGO 2974733 1.000,00 4994 Credito 3

1721488391001 CASTILLO TAPIA SILVIO RAMIRO ANDRES CIFUENTES 2560145 1.200,00 4995 Credito 3

1710346733001 JOSE ANTONIO OTEIZA ZUÑIGA CAMILA ORQUERO 2789528 1.500,00 4996 Credito 3

1715206213 LUIS FERNADO LANDAZURI ANRIAN SECRERO 2658970 1.200,00 4997 Credito 6

1716783301001 BURBANO HERRERA GABRIELA LICET XAVIER CEVALLIS 345807 1.055,00 4998 Credito 6

1710805373001 GUZMAN MARIA PATRICIA BELEN TORRES 2760456 2.000,00 4999 Credito 6

1710889716 VINTIMILLA PICON HUGO PATRICIO ANDRE CIFUEENTES 2135486 1.500,00 5000 Credito 3

REF PERSONALES

111

Estados de Cuenta del Cliente

De las siguientes personas RAUL ITURRALDE MONCAYO y GUZMAN MARIA PATRICIA no se han acercado al pago por lo cual se

procede a localizarles para quedar a un convenio de pago para el siguiente mes.

El departamento de comercialización nos da un informe de como quedaron de acuerdo para el pago

FECHA NOMBRE VALOR PRÉSTAMO No MESES jul-14 ago-14 sep-14 oct-14 nov-14 SALDO ESTADO

21-jul-14 YANDUN REINA MARTIN ATAHUALPA 2.240,00 6 373,33 373,33 373,33 373,33 373,33 373,33 DEUDOR

30-ago-14 ISOIMPORT SANDRO MURILLO Y ASO 1.500,00 3 500,00 500,00 500,00 - CANCELADO

13-nov-14 HERRERA CARDENAS VICTOR HUGO 850,00 3 283,33 566,67 DEUDOR

25-nov-14 RAUL ITURRALDE MONCAYO 1.000,00 3 333,33 666,67 DEUDOR pendiente

26-nov-14 CASTILLO TAPIA SILVIO RAMIRO 1.200,00 3 400,00 800,00 DEUDOR

01-nov-14 JOSE ANTONIO OTEIZA ZUÑIGA 1.500,00 3 500,00 1.000,00 DEUDOR

12-nov-14 LUIS FERNADO LANDAZURI 1.200,00 6 200,00 1.000,00 DEUDOR

15-nov-14 BURBANO HERRERA GABRIELA LICET 1.055,00 6 175,83 879,17 DEUDOR

17-nov-14 GUZMAN MARIA PATRICIA 2.000,00 6 333,33 1.666,67 DEUDOR pendiente

18-nov-14 VINTIMILLA PICON HUGO PATRICIO 1.500,00 3 500,00 1.000,00 DEUDOR

112

Caso Práctico Recursos Humanos

5.4.1 Desarrollo

De acuerdo a necesidades de crecimiento se necesita contratar un asistente contable

El día 28 de noviembre de 2014 se publica en MULTITRABAJOS.

Importante empresa requiere incorporar a su equipo de trabajo 1Asistente Contables.

Requisitos:

Título: Ing. Contabilidad y Auditoría o carreras afines

Experiencia: mínima de 2 años

Conocimiento de Excel intermedio

Conocimientos: Contabilidad en procesos compras, ventas, ingresos, egresos manejos

de retenciones, análisis de cuentas, asientos contables

Competencias: Dinámico, Proactivo, Buenas Relaciones Laborales.

La empresa ofrece salario acorde a la experiencia laboral y beneficios de ley.

113

Se recepta currículos.

Se realiza un listado con los candidatos.

Se califica los méritos en base a los requerimientos.

Se realiza las entrevistas personales y se califica a los candidatos.

Se selecciona al candidato mejor puntuado de los entrevistados.

Se elabora el contrato de trabajo (Revisar Anexo #E)

Se registra el Aviso de Entrada (Revisar Anexo #F)

Se elabora el Rol de Pagos (Revisar Anexo # G.)

N° CEDULA NOMBRES Y APELLIDOS TITULO DOCUMENTOS

1 1712134277 ALVARADO GUERRA MAYRA PATRICIA Ingeniera en Contabilidad y Auditoria si

2 1709181604 HERRERA CHAVEZ MONICA VANESSA Ingeniera Comercial si

3 1703745008 LEON CORNEJO GILBERTO MARCELO Ingeniero en Contabilidad si

4 1755676846 MARTINEZ TUERO MAIKEL Licenciado en Contabilidad y Finanzas si

5 1713466447 MENDOZA FELICITA WILLIAM PATRICIO Ingeniero en Contabilidad y Auditoria si

N ° C ED ULA N OM B R ES Y A P ELLID OS D OC UM EN T OS N IVEL

A C A D EM IC O EXP ER IEN C IA

C A P A C IT A C I

ON P R UEB A S EN T R EVIST A TOTAL

1 1712134277 ALVARADO GUERRA MAYRA PATRICIA si 3 3 3 4 5 18

2 1709181604 HERRERA CHAVEZ MONICA VANESSA si 5 3 3 4 4 19

3 1703745008 LEON CORNEJO GILBERTO MARCELO si 5 3 2 3 4 17

4 1755676846 MARTINEZ TUERO MAIKEL si 5 3 2 2 3 15

5 1713466447 MENDOZA FELICITA WILLIAM PATRICIO si 5 3 2 2 4 16

N ° C ED ULA N OM B R ES Y A P ELLID OS D OC UM EN T OS N IVEL

A C A D EM IC O EXP ER IEN C IA

C A P A C IT A C I

ON P R UEB A S EN T R EVIST A TOTAL

1 1712134277 ALVARADO GUERRA MAYRA PATRICIA si 3 3 3 4 5 18

2 1709181604 HERRERA CHAVEZ MONICA VANESSA si 5 3 3 4 4 19

3 1703745008 LEON CORNEJO GILBERTO MARCELO si 5 3 2 3 4 17

4 1755676846 MARTINEZ TUERO MAIKEL si 5 3 2 2 3 15

5 1713466447 MENDOZA FELICITA WILLIAM PATRICIO si 5 3 2 2 4 16

114

CAPÍTULO VI

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Al realizar la presente investigación se encontró que la empresa no posee una estructura organizacional

bien definida, si bien es cierto, cuenta con una estructura sencilla pero sus funciones administrativas y

financieras se encuentran centralizadas entorpeciendo el avance dinámico de las actividades operativas,

es decir, decisiones de menor impacto deben ser delegadas a personal operativo.

Existe la ausencia de un manual de procedimientos para el área administrativa y contable, cuyo efecto

se ve reflejado en los resultados financieros del manejo del servicio de mantenimiento y en la atención

de mostrador al cliente.

Los procedimientos establecidos deben implementarse para generar el ordenamiento adecuado, y

garantizar el entendimiento de los procesos propios de la empresa.

De acuerdo a la propuesta generada es imprescindible que todo el personal esté involucrado y capacitado

para eliminar la baja o pérdidas económicas por deficiencias y errores recurrentes en el servicio, por lo

tanto, la socialización de los documentos debe alcanzar a todos los niveles de la empresa.

Con la propuesta de mejoramiento de las operaciones o actividades, estas sean, administrativas,

contables, de cartera y de ventas, se puede lograr impulsar la imagen de la empresa, específicamente,

una mejora sustancial en la reputación de AUTO DIÉSEL SUR puede representar un incremento de la

participación de mercado a nivel local, y un posible reconocimiento a nivel nacional.

115

Recomendaciones

En esta investigación se proponen una serie de políticas y procedimientos que se pueden utilizar como

herramienta para el desarrollo de las actividades Administrativas y Contables adaptados a los

requerimientos de AUTO DIÉSEL SUR, facilitando el control y aprovechamiento de los recursos que

posee y de este modo obtener los resultados deseados en base a los objetivos propuestos.

La empresa no sólo necesita contar con procedimientos Administrativos y Contables, basados en las

necesidades de cada área es necesario desarrollar mejoras en las herramientas de trabajo y asignar

adecuadamente actividades y responsabilidades, buscando la sinergia de las adquisiciones y los

volúmenes de venta por servicio o venta directa.

Solicitar a la Gerencia el manejo y responsabilidad de los Procesos Administrativos Contables dentro de

la empresa para lo cual se requiere la implementación del Manual con el fin de que AUTO DIÉSEL SUR

consiga cumplir las metas propuestas.

Además de definir las secuencias de trabajo, es necesario generar la incorporación tecnológica en cada

proceso, facilitando la toma de decisiones basada en evidencias y análisis de mercado, además, impacta

directamente en el tiempo de respuesta de los colaboradores.

El uso adecuado de procedimientos debe permitir la revisión de metas y buscar incrementar las líneas

base de los objetivos institucionales.

Un complemento necesario a la estandarización de las operaciones es contar con personal capacitado y

actualizado, por lo tanto, la Gerencia debe impulsar un programa de capacitación y entrenamiento a todos

los niveles, desarrollando destrezas, habilidades o competencias propias de los perfiles de cada cargo.

Esto permite también, el involucramiento y compromiso de los empleados.

Si hablamos de personal y de funciones, la presente investigación permite fundamentar el análisis de

valor agregado de las actividades e identificar los costos operativos de la empresa, por lo tanto, como

análisis complementario se debe generar un cambio en el organigrama de la empresa y levantar, a través

de este cambio, un manual de funciones.

116

Al controlar los procesos se puede pensar en incluir productos o servicios relacionados con el

mantenimiento general, es decir, uno de los objetivos a plantearse por la Gerencia, después del

ordenamiento, es ampliar el abanico de productos o servicios que actualmente ofrece AUTODIESEL

SUR.

117

Bibliografía

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119

Anexos

Anexo A: Simbología usada en la realización de los diagramas de flujo

Documentación: Se utiliza para indicar que el output de una

actividad incluyó información registrada en papel.

Inspección: Círculo Grande. Se utiliza para indicar que el flujo

del proceso se ha detenido.

Operación: Rectángulo. Se utiliza cada vez que ocurra un

cambio en un ítem. Normalmente se debe incluir en el

rectángulo una breve descripción de la actividad.

Movimiento/transporte: Flecha ancha. Utilice para indicar el

movimiento del output entre locaciones.

Punto de decisión: Diamante. Coloque un diamante en aquel

punto del proceso en el cual deba tomarse una decisión.Espera: Rectángulo obtuso. Se utiliza cuando un ítem o persona

debe esperar. Almacenamiento: Triángulo. Se utiliza cuando exista una

condición de almacenamiento controlado y se requiera una

orden para que el ítem pase a la siguiente actividad

programada. Dirección del flujo: Se utiliza para denotar la dirección y el

orden que corresponden a los pasos del proceso

Conector: Círculo pequeño. Se emplea con una letra dentro del

mismo al final de cada diagrama de flujo para indicar que el

output de esa parte del diagrama de flujo servirá como el input

para otro diagrama de flujo.

Límites: Círculo Alargado. Se utiliza para indicar el inicio y el fin

del proceso.

Conector fuera de página

DIAGRAMA DE FLUJO

120

Anexo B: Encuesta dirigida a los empleados

INSTRUCCIONES:

Para responder las preguntas de esta encuesta, por favor llenar con una (x) en la opción que seleccione;

además, cabe recalcar que puede responder con total confianza y libertad ya que la información

proporcionada por usted es absolutamente confidencial y de mucha importancia para el mejoramiento de

la misma.

1.- ¿Cómo califica usted el cumplimiento del tiempo en los servicios que presta AUTO DISEL SUR?

BUENO ( ) EXCELENTE ( ) MALO ( )

2.- ¿Cómo califica usted la satisfacción de los clientes por los servicios recibidos en AUTO DIÉSEL

SUR?


3.- ¿Usted considera que la asesoría que reciben los clientes de AUTO DISEL SUR es?


4.- ¿Cómo califica usted la mano de obra que trabaja en la empresa?


5.- ¿Cómo califica la apertura de créditos con la que cuenta la empresa?


6.- ¿Cómo califica la tecnología existente en la empresa?


7.- ¿Considera que el espacio físico de la empresa le favorece para el servicio que presta?

Si ( ) No ( )

8.- ¿Cómo califica la atención que reciben los clientes por parte de la empresa?


9.- ¿Usted considera que la publicidad que utiliza la empresa le beneficia?

Si ( ) No ( )

10.- ¿La empresa cuenta con procesos financieros eficientes?

121

Si ( ) No ( )

11.- ¿Usted considera que la inestabilidad política y económica del estado le perjudica al crecimiento

de la empresa?

Si ( ) No ( )

12.- ¿La productividad de la empresa alcanza a satisfacer la demanda de los clientes?

Si ( ) No ( )

13.- ¿El incremento de nuevas empresas que presten los mismos servicios y a precios más bajos dentro

del mercado le está afectando a la captación de nuevos clientes?

Si ( ) No ( )

122

Anexo C: Encuesta dirigida a los clientes

INSTRUCCIONES:

Para responder las preguntas de esta encuesta, por favor llenar con una (x) en la opción que seleccione;

además, cabe recalcar que puede responder con total confianza y libertad ya que la información

proporcionada por usted es absolutamente confidencial y de mucha importancia para el mejoramiento de

la misma.

1. ¿Cómo califica la atención que brinda el personal de ventas de AUTO DIÉSEL SUR?

Excelente ( )

Bueno ( )

Malo ( )

2. ¿Cómo califica la calidad de los repuestos y los servicios que ofrece AUTO DIÉSEL SUR?

Excelente ( )

Bueno ( )

Malo ( )

3. ¿El proceso de ventas y el de servicios que presta AUTO DIÉSEL SUR le parece?

Satisfactorio ( )

Poco satisfactorio ( )

Demoroso ( )

4. ¿De las siguientes alternativas enumere de acuerdo a su importancia cual es la razón por la que usted

adquiere repuestos o el servicio en AUTO DIÉSEL SUR?

Precio ( )

Calidad ( )

Atención al Cliente ( )

5. ¿El trámite de otorgamiento de crédito en AUTO DIÉSEL SUR le parece?

Satisfactorio ( )

Insuficiente ( )

6. ¿Con qué frecuencia compra los repuestos y adquiere el servicio en AUTO DIÉSEL SUR?

Mensual ( )

Trimestral ( )

Semestral ( )

7. ¿AUTO DIÉSEL SUR le ha ofrecido algún tipo de promoción por su compra?

Descuentos ( )

Obsequios ( )

Rifas ( )

123

Anexo D: Formulario de solicitud de crédito

EMPRESA “AUTO DIÉSEL SUR”.

SOLICITUD DE CRÉDITO

Fecha : Año Mes Día N:Credito

1. INFORMACIÓN PERSONAL

Nombres:

Apellidos:

N. ID. Dirección:

Teléfono residencia: Cuidad: Barrio:

Teléfono celular Correo electrónico

Nombre de la empresa que trabaja:

Núm.:

2. Referencias familiares

Nombres y Apellidos: Parentesco:

Teléfono:

Dirección Actual: Teléfono:

3. información sobre el crédito

Articulo ( )

Servicio ( )

Valor

Del

Monto financiado:

Plazo: (meses)

3 ( )

6 ( )

12 ( )

Periodo de Pago:

Quincenal: ( )

Semanal: ( )

Mensual: ( )

AUTORIZACIÓN

Declaro que la información suministrada en este documento es de mi total responsabilidad y autorizo a

los empleados de la empresa realizar las investigaciones pertinentes, asumiendo la responsabilidad de la

misma.

En caso de ser aprobada mi solicitud autorizo bajo mi responsabilidad la consignación del valor a mi

cuenta de nómina:

Nombre

Núm.: de documento de identidad

Firma:

Grafico #



Grafico #



124

Anexo E: Contrato de Trabajo

CONTRATO DE TRABAJO

En la Ciudad de Quito, al 15 de Diciembre del 2014, comparece por una parte el Héctor Eduardo Lema

Flores, con Cédula de Identidad No. 0501147680, en su calidad de Representante Legal de Auto Diésel

Sur, a quien se le denominará como EL EMPLEADOR y por otra parte la Sra. Villarroel Veintimilla

Mónica Iralda, con Cédula de identidad No. 050204873-9, a quien en adelante podrá denominarse como

LA TRABAJADORA, libre y voluntariamente, convienen en celebrar el Contrato de Trabajo contenido

en las siguientes cláusulas:

PRIMERA: Objeto y Lugar de Trabajo.-

EL EMPLEADOR, para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su

actividad necesita contrata los servicios lícitos y personales de la Sra. Villarroel Veintimilla Mónica

Iralda, quien se compromete al cumplimiento de las funciones en calidad de ASISTENTE CONTABLE

y a la vez declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño del cargo indicado, en las

instalaciones del Auto Diésel Sur ubicado en la Av. Ayapamba OE321 y calle A y sus campus ubicados

en la ciudad de Quito, provincia de Pichincha.

SEGUNDA: Horario.-

LA TRABAJADORA cumplirá con su jornada de trabajo de ocho horas diarias desde las 08H30 hasta

17H30 con una hora de almuerzo, de lunes a viernes inclusive, con las que cumplirá las 40 semanales;

además laborará jornadas suplementarias o extraordinarias cuando se lo requiera EL EMPLEADOR las

mismas que serán pagadas con los recargos de Ley y constarán en el correspondiente rol de pagos.

TERCERA: Remuneración.-

EL EMPLEADOR pagará a LA TRABAJADORA la cantidad de ($. 400,00) Cuatrocientos Dólares

de los Estados Unidos de Norteamérica por concepto de remuneración mensual, más beneficios de

Ley.

El EMPLEADOR reconocerá también a LA TRABAJADORA las obligaciones sociales y los demás

beneficios establecidos en la legislación ecuatoriana.

CUARTA: Tiempo de Duración del Contrato.-

El presente Contrato de Trabajo tendrá una duración de un año a tiempo fijo renovable por un año más,

si ninguna de las partes lo ha dado por terminado mediante Desahucio. Se considerará renovado por un

125

año más, hasta cumplir el periodo de dos años a tiempo fijo de conformidad con el Artículo 184 del

Código de Trabajo. No obstante el presente Contrato podrá concluir libremente durante los primeros

noventa días de vigencia, período que se considerará de Contrato a Prueba, o antes del plazo pactado por

las causas previstas en el Artículo 169 del Código del Trabajo vigente.

QUINTA: Obligaciones.-

A demás de las Obligaciones establecidas en el Art. 45 del Código de Trabajo LA TRABAJADORA

debe cumplir con las siguientes:

a).- Concurrirá puntualmente al cumplimiento de sus labores diarias, notificando oportunamente a su

EMPLEADOR de cualquier causa justificada por la cual no pueda asistir a su trabajo.

b).- Mantendrá un comportamiento permanente de armonía y respeto con sus superiores y con sus

compañeros de trabajo.

c).- Cumplirá con eficiencia todos los trabajos que le fueran encomendados, comunicando

oportunamente e inmediatamente a su EMPLEADOR sobre cualquier obstáculo o inconveniente que le

impida hacerlo.

d).- Respetará el Reglamento Interno de Trabajo vigente en la Institución.

SEXTA: Prohibiciones.-

Además de las prohibiciones establecidas en el artículo 46 del Código de Trabajo LA TRABAJADORA

debe cumplir con las siguientes:

a).- No podrá encargar las actividades que son personales a ninguno de sus familiares, ya que la

prestación del servicio sólo admite reemplazos ocasionales autorizados por EL EMPLEADOR.

b).- No podrá retirar documentos ni equipos de trabajo de las instalaciones en que preste su servicio sino

previo conocimiento y consentimiento del EMPLEADOR.

c).- En ningún caso podrá ausentarse injustificadamente de su trabajo.

d).- En ningún caso podrá desobedecer las órdenes laborales establecidas desobedeciendo a órdenes

impartidas por EL EMPLEADOR.

e).- No podrá ingerir bebidas alcohólicas, estupefacientes o sustancias alucinógenas mientras esté

trabajando ni presentarse a su lugar de trabajo en estado de embriaguez o bajo los efectos de las sustancias

mencionadas anteriormente.

126

SÉPTIMA: Sanciones.-

De conformidad con el Art. 21 del Código del Trabajo vigente las partes acuerdan la presente escala

de sanciones:

a).- Primera falta leve: amonestación escrita.

b).- Reincidencia en falta leve: multa del 10% de la remuneración.

c).- Falta grave o queja: separación del puesto mediante terminación del presente Contrato de Trabajo,

de conformidad con el Art. 172 del Código del Trabajo vigente.

OCTAVA: Jurisdicción y Trámite.-

De existir dificultades no solventadas dentro del proceso de ejecución tanto con EL EMPLEADOR,

como con LA TRABAJADORA o de ambas partes, o de común acuerdo, podrán utilizar los procesos de

arbitraje y mediación que lleven a solucionar sus diferencias.

De surgir controversias en que las partes no concuerden someterlos a los procedimientos de mediación

y arbitraje y decidan ir a instancias Judiciales, el procedimiento se lo someterá voluntariamente al Juicio

Oral ante los Jueces Laborales de la ciudad de Quito.

Para constancia de lo expuesto firman las partes libres y voluntariamente y por triplicado el presente

contrato de trabajo.

127

Anexo F: Aviso de entrada

128

Anexo G: Rol de pagos y provisiones

N NOMBRES

DECIMO

TERCER

SUELDO

DECIMO

CUARTO

SUELDO

1 ESPINOSA SUBIA CARLOS 41,67 28,33

2 FLORES CISNEROS LUIS ANIBAL 41,67 28,33

3 LEMA FLORES HECTOR EDUARDO 66,67 28,33

4 PAEZ RAZA KATHERINE PAMELA 33,33 28,33

5 RUIZ FRANKLIN ADALBERTO 41,67 28,33

6 SARANGO PUCHA GRACE 41,67 28,33

7 VILLARROEL VEINTIMILLA MONICA IRALDA 33,33 22,66

TOTALES 300,00 164,31

ROL DE PROVISIONES

EMPRESA AUTO DIÉSEL SUR

N NOMBRES SUELDO50%HORA

S EXT

100%HOR

AS SUPLE

FONDO DE

RESERVA

APORTE

PATRONAL

DE 12,15%

TOTAL

INGRESOS

APORTE

PERSONAL

9.45

ANTICIPOS

TOTAL

DESCUEN

TOS

LIQUIDO

A

RECIBIR

FIRMAS

1 ESPINOSA SUBIA CARLOS 500,00 - - 41,65 60,75 541,65 47,25 50,00 97,25 444,40

2 FLORES CISNEROS LUIS ANIBAL 500,00 - - - 60,75 500,00 47,25 70,00 117,25 382,75

3 LEMA FLORES HECTOR EDUARDO 800,00 - - 66,64 97,20 866,64 75,60 - 75,60 791,04

4 PAEZ RAZA KATHERINE PAMELA 400,00 - - - 48,60 400,00 37,80 20,00 57,80 342,20

5 RUIZ FRANKLIN ADALBERTO 500,00 - - 41,65 60,75 541,65 47,25 47,25 494,40

6 SARANGO PUCHA GRACE 500,00 - - 41,65 60,75 541,65 47,25 47,25 494,40

7 VILLARROEL VEINTIMILLA MONICA IRALDA 400,00 - - - 48,60 400,00 37,80 37,80 362,20

TOTALES 3.600,00 - - 191,59 437,40 3.791,59 340,20 140,00 480,20 3.311,39

EMPRESA AUTO DIÉSEL SUR

ROL DE PAGOS

DESCUENTOSINGRESOS

129

Anexo H: Registro contable del Rol de Pagos

130

Anexo I: Planilla consolidada del IESS

131

Anexo J: Comprobante de pago aportes IESS

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