Rendición de Cuentas 2014 - archivogeneral.gov.co · en Línea Manual GEL 3.1. ... documental...

Rendición de Cuentas 20132014Subdirección de Tecnologías de la

Información Archivística y Documento Electrónico

TIADE

GPDMT

GIATIA

GGDAE

GEL

PAI

Plan de trabajo 2015

PE

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico

Rendición de Cuentas

2013

TIADEAsesorar a las dependencias de la entidad y a las instituciones públicas y

privadas que cumplen funciones públicas en la formulación y aplicación de

políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la modernización

de los archivos públicos del país y la gestión documental, a través del uso de

tecnologías de la información y las comunicaciones.

Actividades especí�cas:

• Prestar servicios de asesoría.

• Formulación de los lineamientos de documento electrónico en

la aplicación de las Tecnologías de la Información en la gestión

documental.

• Fomentar la adopción de estándares.

• Realizar estudios técnicos.

• Formular estrategias institucionales para la preservación a

largo plazo.

• Formular lineamientos relacionados con el documento elec

trónico y su aplicación en todas las entidades del Estado.

• Fomentar la investigación en materia de gestión de documen

tos electrónicos.

• Garantizar la implementación y el desarrollo del Sistema

Integral Nacional de Archivos Electrónicos -SINAE y del Archivo

Nacional Digital en el marco del Sistema Nacional de Archivos.

• Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre

las materias que les sean solicitadas

GIATIAGrupo de Innovación y Apropiación de tecnologías de la Información Archivística

Mediante la Resolución No.469 del 11 de Septiembre de 2013, se crea el Grupo de Innovación y

Apropiación de Tecnologías de la Información Archivística, el cual pertenece a la Subdirección de

Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, del Archivo General de la

Nación, Jorge Palacios Preciado. Su propósito principal es el de proponer, formular y ejecutar

proyectos de innovación para la modernización de los archivos y la gestión documental a través

del uso de tecnologías de la información archivística en materia de documento electrónico que

puedan ser aplicables en la entidad y replicables en otras entidades de la administración pública.

Fomentar la Innovación e investigación, mediante la

apropiación y aplicación de conocimiento, acorde con la

normatividad vigente y el establecimiento de acuerdos de

cooperación interdisciplinaria, contribuyendo efectiva-

mente con la formación de talento humano y la transfer-

encia conocimiento en materia de nuevas tecnologías y

gestión documental.

Para el año 2018 el Grupo de Innovación y Apropiación de

tecnologías de la Información Archivística, será reconoci-

do a nivel nacional e internacional por su aporte a la

solución de problemáticas en gestión documental

electrónica, desde la generación de nuevo conocimiento,

la evaluación de avances tecnológicos, Contribuyendo

activamente en la formación de talento humano y la

adopción de proyectos de innovación que contribuyan al

trabajo interinstitucional en gestión documental.

Misión

• Impulsar el trabajo colaborativo interinstitucional

aportando valor en base al conocimiento para enfrentar

los retos globales de gestión de información a través de la

innovación y apropiación de tecnologías de la información

archivística.

• Formular lineamientos técnicos y/o metodológicos en

torno a la innovación tecnológica en la gestión de

Archivos.

• Promover, facilitar y acompañar los procesos de

formulación, diseño e implementación de proyectos de

Retos Planteados

innovación y apropiación de tecnologías de la

información archivística por parte de entidades públicas

y privadas con funciones públicas.

• Fomentar la investigación, el desarrollo tecnológico y la

innovación en el Archivo General de la Nación en procura

de la optimización de los servicios de gestión de

documentación.

• Dinamizar la apropiación y transformación del

conocimiento.

Visión

GIATIA

Per�les del Grupo

Erika Lucia Rangel PalenciaCoordinadora grupo de Innovación

Jack Diana Zambrano GarcíaProfesional en sistemas de información, bibliotecología y archivística.

Pedro Antonio Gómez GuarínIngeniero de Sistemas

Ingeniera de sistemas, Especialista en Seguridad Informática de la Universidad Piloto de Colombia, Coordina-

dora Grupo de Innovación y Apropiación de tecnologías de la Información Archivística de la Subdirección de

Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico del Archivo General de la Nación.

Actualmente Trabaja en la formulación y ejecución de proyectos de innovación para la modernización de

archivos y la gestión documental a través del uso de tecnologías de la información archivista

Profesional en sistemas de Información, bibliotecología y archivística, con experiencia en temas de gestión

documental tanto en el sector público como en el sector privado. Estudiante de ingeniería de software y

aspirante al título de especialista en administración de tecnologías de información para la comunicación

virtual.

Actualmente integra el equipo multidisciplinario del Grupo de innovación y apropiación de tecnologías de la

información archivística del Archivo General de la Nación

Profesional en Ingeniería de Sistemas, con más de cinco años de experiencia profesional asesorando unidades

de información en la implementación de software y nuevas tecnologías.


información archivística del Archivo General de la Nación.

SINAEGIATIA

Leonardo Quintero RugeTecnólogo en Administración Documental

Juan Camilo Giron QuijanoTecnólogo Multimedia

Sandra Milena Diaz BermudezIngeniera de Sistemas

Tecnólogo en Administración Documental (SENA) 20 años de Servicio en el AGN en las áreas de División de

Servicios al Público (Grupo Depósitos), División de Reprografía y Automatización, Subdirección de Asistencia

Técnica y Gestión de Proyectos Archivístico (Grupo Proyectos Archivísticos), O�cina Asesora de Planeación.



Estudiante de Ingeniería en Multimedia, con experiencia en el desarrollo de estándares de ingeniería

computacional y multimedia para desarrollo de productos en términos de diseño, así mismo componentes

involucrados en la producción de medios digitales, desarrollo de sitios web interactivos, y desarrollo en arte

digital,


información archivística del Archivo General de la Nación

Profesional en Ingeniería de Sistemas, con alta experiencia en administración y diagnósticos de sistemas de

información implementando nuevas tecnologías y metodologías soportadas en GNU/Linux.



Yenny Milena Betancur P.Tecnólogo en Sistemas

Tecnólogo en Sistemas, cuatro años de Servicio en el Archivo General de la Nación, en las áreas de Sistemas

y en la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico. Brindando apoyo

en la ejecución de actividades de monitoreo y seguimiento para el cumplimiento de la estrategia de Gobierno

en Línea Manual GEL 3.1

GIATIA

Articular los actores de archivo, planeación y tecnología en torno a la generación y gestión de conocimiento pertinente y oportuno, que responda a las necesidades y tendencias, a través del monitoreo de modelos, metodologías, políticas, y buenas prácticas en gestión documental soportada en TIC’s y análisis de aplicabilidad bajo el contexto nacional.

Objetivo

Actividades

Línea 1: Investigación, Innovación y Desarrollo Tecnológico

Implementación Estrategia Gobierno en Línea

Apropiación de Tecnologíasen las entidades públicas en GD

Se llevaron a cabo actividades, tendientes a

contribuir con el cumplimiento de los componentes,

criterios y actividades establecidos en el Manual GEL

3.1. (Véase ítem GEL)

Informes estadísticos sobre apropiación de tecnologías de la información archivística.

Consolidación y categorización de información

recibida a través de comunicaciones o�ciales a �n de

establecer el nivel de apropiación en materia de

prácticas de manejo de información archivística en

medios electrónicos.

Generación de Instrumento que permite identi�car el

grado de apropiación en temas relacionados con:

�rma electrónica, interoperabilidad, estándares de

gestión documental y sistemas de gestión de

documentos electrónicos; en las Entidades Públicas.

Modelo de innovación y apropiación de tecnologías de la información en los archivos administrativos e históricos

El AGN trabajó en la elaboración de un documento

que enuncia modelos de innovación, dirigidos a

fomentar y promover una cultura dirigida a la

innovación para la región y el país y en el manejo de

sus archivos.

GIATIA

Guía Metodológica para de�nir, documentar y desarrollar proyectos deinvestigación, desarrollo e innovación en materia archivística y gestión de documentos electrónicos


Creación de guía metodológica que tiene como objetivo de facilitar el

desarrollo de iniciativas en torno a la gestión archivística en sus

diferentes procesos y fases acogiendo las recomendaciones desarrolla-

das por las normas técnicas NTC 5800 y 5802.

Línea 2: Herramientas Tecnológicas

Implementación LIDA: Laboratorio de Innovación Digital Archivística

A partir de la apropiación de metodologías, estándares, normas y recomendaciones creadas para generar una correcta y

e�ciente gestión, que garantice la autenticidad, integridad, inalterabilidad, �abilidad y disponibilidad de la información, el

Archivo General de la Nación desde el Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de la Información Archivística

creó un espacio web denominado LIDA: Laboratorio de Innovación Digital Archivística

url: http://lida.archivogeneral.gov.co/

Colombia ya cuenta con un Laboratorio de Innovación Archivistica

http://goo.gl/CDBg8b

La misión de LIDA es impulsar, promover y generar procesos de experimentación y gestión colectiva de conocimiento,

basados en procedimientos y metodologías aplicables a la gestión documental, haciendo uso de las tecnologías de

información y las comunicaciones, a través de demostraciones prácticas, publicación de contenidos, uso de software libre,

fundamentada en principios de participación e innovación, como una estrategia imperante para garantizar la igualdad de

acceso al conocimiento.

LIDA tiene como visión constituirse en un laboratorio de análisis, investigación e innovación, que sirva como escenario de

interlocución e intercambio de experiencias y generación conocimiento derivados del análisis de tendencias en materia de

gestión documental. Posteriormente esperamos contar con el Laboratorio de Innovación Digital Archivística –LIDA, en

instalaciones físicas.

GIATIA


GIATIA


Alternativas de software en materia de descripción archivística y Gestión Documental

A �n de facilitar y promover la generación de conocimiento, en LIDA se ha diseñado un espacio para el intercambio de

experiencias y conocimiento asociado a la instalación, administración y uso de soluciones informáticas basado en el uso de

software libre.

Actualmente se encuentran instaladas las siguientes herramientas:

• Alfresco

• IcaAtom

• AtoM

• Omeka

• Nuxeo

• OpenKM

Donde el ciudadano dispone de un usuario y contraseña genéricos para el acceso sin tener que instalarlo.

Cada herramienta cuenta con acceso a publicaciones que incluyen los aspectos fundamentales de uso, administración y

con grupos de apoyo para resolver las dudas que de su aplicación se generen.

(Véase ítem HERRAMIENTAS)

Nota: El Archivo General de la Nación en cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica establece lineamientos

generales que deben aplicar las entidades obligadas de la ley 594 de 2000 en tal sentido el AGN no avala ni recomienda

ninguna solución tecnológica, las herramientas allí instaladas son el resultado de análisis de tendencias y referentes

trabajados al interior del Grupo de innovación, que no implican selección o recomendación de tecnología alguna.

Artículos publicados en L.I.D.A: laboratorio de innovación digital

L.I.D.A apuesta a la gestión colectiva de conocimiento a través de publicación de contenidos que impulsen el uso de

software libre, fundamentado en principios de participación e innovación, como una estrategia imperante para garantizar la

igualdad de acceso al conocimiento.

GIATIA



GIATIA

Herramientas

Nombre

Descripción Nombre del Manual

URL Manuales URL Instalación URL Grupo

Alfre

sco

ECM open source diseñado en java que posibilita la creación y gestión de contenidos desde una gran variedad de CMS, blogs y paquetes ofimáticos y herramientas colaborativas

Instructivo De Administrador Alfresco 4.2

http://goo.gl/4XjOEA http://goo.gl/YgNrBW http://goo.gl/GSx1u0

Instructivo de usuario Alfresco 4.2

http://goo.gl/IW7GTP

Instructivo de instalación y configuración de Alfresco 4.2

http://goo.gl/jzq1Fv

AtoM

Atom (Access to Memory) es una aplicación de código abierto para descripción archivística normalizada acogiendo los estándares descriptivos del Consejo Internacional de Archivos (CIA).

Instructivo Usuario – Atom

http://goo.gl/vm12FF http://goo.gl/X5Rg7W http://goo.gl/mBSIoX

Instructivo de Instalación – AtoM

http://goo.gl/EnOjHj

Omek

a

Software de código abierto que permite crear narrativas complejas y compartir colecciones digitales enriquecidas mediante publicaciones en la web utilizando el esquema de metadatos Dublín Core.

Instructivo de administración De Omeka

http://goo.gl/4IaVMs

http://goo.gl/OX1q9n http://goo.gl/FJMUIk

Instructivo Instalacion de Omeka

http://goo.gl/BMpYBL

Nuxe

o

ECM Open source diseñado como repositorio documental corporativo que aporta solución a las necesidades primarias en la gestión de contenidos empresariales con una gran usabilidad colaborativa

Instructivo Instalación Nuxeo

http://goo.gl/s35Nj5 http://goo.gl/3TFEiP http://goo.gl/s6BY21



Nota: Es importante aclarar que el Archivo General de la Nación en cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica,

no avala ni recomienda ninguna solución tecnológica. El laboratorio busca promover la generación de contenidos digitales

educativos públicos y gratuitos basados en sistemas, procesos y nuevas tecnologías en materia de gestión documental.

GIATIAOp

enKM

Sistema de gestión documental open source que integra en una única plataforma web, todas las funcionalidades para crear y gestionar documentos, proporcionando un sistema inteligente con capacidades completas de gestión documental, control de versiones, metadatos, escaneo, comentarios, foros sobre el documento, workflow, etc

Manual de Instalación Openkm

http://goo.gl/LZahJC http://goo.gl/4AXX6u http://goo.gl/1oZ893

Manual de Administración Openkm

http://goo.gl/E2WXh9

Manual de Usuario Openkm.

http://goo.gl/YgMvM0

Herramienta para el Seguimiento de la Implementación de la estrategia de Gobierno en línea

Análisis comparativo de herramientas de gestión documental basado en MOREQ 2

Consolidación y categorización de información

recibida a través de comunicaciones o�ciales a �n de

establecer el nivel de apropiación en materia de

prácticas de manejo de información archivística en

medios electrónicos.

Tomando como referencia los criterios mencionados

en la MOREQ 2 se analizaron diferentes herramientas

de software libre, a �n de veri�car su nivel de

proximidad al cumplimiento del modelo.

Análisis de tendencias sobre herramientas de software libre utilizadas en materia de GD

Este documento busca identi�car los diferentes

avances y soluciones que brindan las principales

casas de desarrollo de software a nivel internacional.


Se generó un documento de análisis de tendencias

sobre alternativas de software de código abierto: que

permite establecer un marco actualizado del

panorama tecnológico en materia de la gestión

documental y archivística, analizando las tendencias

que promueven los avances en el desarrollo de

herramientas de software que satisfacen la demanda

de automatización y sistematización de procesos.

Propuesta metodológica para la promoción de iniciativas innovadoras

Este documento tiene como propósito facilitar el

desarrollo de procesos de gestión del conocimiento

entorno a la temática de análisis en las entidades del

estado y con ello propender por la elevación de la

capacidad de gestión pública.


GIATIA

Semana de Innovación Digital



Con el propósito de la promoción y modernización de los archivos públicos del país por medio del desarrollo de la

innovación tecnológica y la aplicación de estrategias y actividades que propendan por una administración pública

transparente, e�ciente y eficáz que responda a las necesidades técnicas, organizacionales, administrativas, cultura-

les y jurídicas del país, el Archivo General de la Nación- AGN, realizó la “SEMANA DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA EN

ARCHIVOS”, la cual se llevó a cabo durante los días del 20,21 y 22 de agosto de 2014 en la ciudad de Bogotá.

Como aporte inicial a la planeación y programación de la semana de Innovación tecnológica archivística se

desarrollaron las siguientes actividades:

1. Apertura de campaña de expectativa, http://www.youtube.com/watch?v=nyTSmU9E6Hs

2. Encuesta de Participación Ciudadana, por los diferentes canales sociales del AGN.

3. Diseño de arquitectura y generación de micrositio de divulgación, y administración de contenidos

referente a la Semana de Innovación, denominado: http://innovacion.archivogeneral.gov.co/

Como parte de este evento se abrieron los siguientes espacios

20 y 21 de agosto de 2014

Espacio de interacción entre el sector público y privado que tuvo como �n fortalecer las bases conceptuales y técnicas relacionadas con el uso e implementación de las tecnologías de la información archivística, a través de la transmisión de experiencias y criterios relativos a la gestión documen-tal e innovación tecnológica.

20,21 y 22 de agosto de 2014

Espacio de interacción entre el sector público y privado que tuvo como �n fortalecer las bases conceptuales y técnicas relacionadas con el uso e implementación de las tecnologías de la información archivística, a través de la transmisión de experiencias y criterios relativos a la gestión documental e innovación tecnológica.

GIATIA

22 de agosto de 2014

El objeto del Workshop, es difundir a la comunidad experiencias de diferentes instituciones a nivel nacional e internacional utilizando como hilo conductor una metodología conversacional, con el objetivo de apalan-car procesos del interés de los participantes para conversar de manera estructurada sobre gestión documental y tendencias TIC. Se llevará a cabo durante el día 22 de agosto de 2014, en una jornada de 9:00am de 12:00am.

Línea 3: Formación y apropiación de conocimiento / Asistencia Técnica


Con el ánimo de llegar a una mayor población y facilitar los procesos de enseñanza-aprendizaje, se crea una

propuesta metodológica que permita brindar un escenario de apropiación hacia una cultura de autoaprendizaje,

recursividad, modernización

Acceso Herramienta Elearning: http://sitios.archivogeneral.gov.co/capacitaciones/

GIATIA

Disponer de mecanismos y contenidos que faciliten la transferencia de conocimiento en torno a la gestión documental.

Objetivo

Para alcanzar el objetivo propuesto se desarrollaron las siguientes actividades

Actividades

Temas de Capacitaciones Grupo de Innovación 2014

Archivo personal digital

Objetivo: Establecer buenas prácticas para el manejo de documentos personales

Datos abiertos Qué son datos abiertos y cuándo se usan Documento Electrónico

Definición, características, firmas (digital, electrónica), casos prácticos

ISO NTC 16175-1 Socialización de la norma: Información y Documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina

ISO NTC 18492 Socialización de la norma: Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos

Ruta tecnológica Presentación de una propuesta para la implementación de tecnologías para el manejo documental en las entidades.

Tendencias TI en Gestión Documental

Presentación de conceptos y tendencias que han y están evolucionando en materia de Tecnología de la Gestión Documental.

Retos de la Gestión Documental

Presentación de 12 Grandes retos que enmarcan los procesos de la gestión documental

GIATIA

GGDAEGrupo de Gestión de Documentos y Archivos Electrónicos

Mediante la Resolución No.469 del 11 de Septiembre de 2013, se crea el Grupo de Gestión de

documentos y archivos electrónicos, el cual pertenece a la Subdirección de Tecnologías de la

Información Archivística y Documento Electrónico, del Archivo General de la Nación, Jorge

Palacios Preciado. Tiene dentro de sus funciones la formulación de lineamientos para la gestión

documental y los archivos electrónicos de las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas, así como impulsar su modernización mediante la adopción y aplicación de

buenas prácticas de gestión documental, en el marco de la transparencia de la información

pública nacional y la e�ciencia administrativa encaminada a la racionalización, simpli�cación y

automatización de los procesos, los procedimientos y los servicios ofrecidos por las áreas de

archivo de las entidades.

Su propósito es reglamentar, formular, diseñar y difundir

lineamientos y buenas prácticas en cuanto a la gestión de

documentos electrónicos de archivo y su implementación

al interior de las entidades.

Para el año 2018 el Grupo de Gestión de documentos y

archivos electrónicos, habrá ofrecido los lineamientos

requeridos para que las entidades públicas a nivel

nacional desarrollen e implementen su gestión documen-

tal electrónica haciendo uso de las mejores prácticas, y

garantizando de esta manera la disponibilidad y el acceso

a la información pública a nivel nacional en el marco de la

ley y los derechos de los ciudadanos.

Misión

• Fortalecer el desarrollo, implementación y difusión de la

política archivística nacional.

• Formular lineamientos técnicos y metodologías en torno

al desarrollo e implementación de la gestión de

documentos electrónicos de archivo.

• Fomentar la aplicación de los instrumentos archivísticos

en la documentación electrónica en las entidades.

electrónicos de archivo.

Retos Planteados

• Investigar, analizar y apropiar las tendencias y buenas

prácticas mundiales en cuanto a la gestión de

documentos

Visión

GGDAE

Per�les del Grupo

Jorge Eduardo Álzate CortesCoordinador grupo de Gestión de Documentos y Archivos Electrónicos

Wilson Ramiro Sánchez YopazaProfesional en sistemas de información, bibliotecología y archivística.

Profesional en Ingeniería de Sistemas con especialización en Informática para la Gerencia de Proyectos de la

Universidad Autónoma de Colombia, diplomado en Gerencia Pública en la Escuela Superior de Adminis-

tración Pública – ESAP, y en Tecnologías de la Información en la Gestión del Estado y la Información Pública, y

Generación de Valor Público a Través de Programas TI, en la Universidad Nacional de Colombia en convenio

con el Ministerio de las TIC.

Se ha desempeñado como Coordinador del Grupo de Sistemas del Archivo General de la Nación, y ha sido

Supervisor de las Primeras Fases de los Proyectos de Implementación del Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo – SGDEA, tanto en el Archivo General de la Nación, como en la Unidad de Gestión

General del Ministerio de Defensa Nacional. Actualmente se desempeña como Coordinador del Grupo de

Gestión de Documentos y Archivos Electrónicos de la Subdirección de Tecnologías de la Información

Archivística y Documento Electrónico – TIADE en el Archivo General de la Nación.

Profesional en sistemas de información, bibliotecología y archivística de la universidad de La Salle, con

diplomado en ISO 9001 del ICONTEC. Experto en normalización técnica con más de 8 años de participación en

los comités técnicos de normalización convenio ICONTEC-AGN. Docente universitario de pregrado en

materias de Gestión documental.

Líder en la implementación de Sistemas de gestión documental y asesor en la integración de la gestión

documental con los diversos sistemas de gestión. Con experiencia laboral en archivos universitarios y

�nancieros, de más de 8 años. Actualmente se desempeña como profesional universitario del Grupo de

Gestión de Documentos y Archivos Electrónicos de la Subdirección de Tecnologías de la Información

Archivística y Documento Electrónico – TIADE en el Archivo General de la Nación.

GGDAE

Carolina Muñoz RamírezProfesional en sistemas de información, bibliotecología y archivística.

Katherine Gómez PulidoSecretaria Ejecutiva

Profesional en sistemas de información, bibliotecología y archivística de la universidad de La Salle, especialista

en sistemas de información y gerencia de documentos de la misma universidad, con experiencia laboral en

implementación de proyectos de gestión documental en archivos universitarios, �nancieros y de servicios; se

ha desempeñado como asesor en el desarrollo de procesos de gestión documental para diferentes empresas.

Actualmente se desempeña como profesional universitario del grupo de Gestión de Documentos y Archivos

Electrónicos de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico –

TIADE en el Archivo General de la Nación.

Secretaria Ejecutiva de la Subdirección de tecnologías de la información Archivística, delegada de coordinar y

articular la gestión administrativa para desarrollo de los procesos de los Grupos de Documento electrónico e

Innovación y Apropiación de Tecnologías de la información archivística.

GGDAE

En el marco de la reglamentación del Decreto 2609 de 2012 y demás normativa relacionada con la gestión electrónica de documentos, se vislumbra la necesidad dereglamentar y dar directrices a las entidades para la adopción e implementación de instru-mentos y metodologías que servirán de base para de�nir los procesos, procedimientos y actividades conducentes a la optimización de la administración, manejo, uso, disponibilidad, seguridad, autenticidad, con�abilidad, inalterabilidad y preservación de la información, lo cual facilitará a las entidades la apropiación de los procesos de la gestión documental y contribuirá a la e�ciencia de las actividades y funciones propias de su naturaleza misional.

Objetivo

Actividades y/o Productos

Línea 1: Formulación de Lineamientos

Guía de metadatos Guía de interoperabilidad y gestión documental

Esta guía ofrece los lineamientos básicos para la

elaboración y gestión de un esquema de metadatos

para la gestión de documentos.

Guía de tablas de control de acceso

Esta guía proporciona una metodología para la

elaboración de las tablas de control de acceso como

instrumento archivístico.

Esta guía ofrece los lineamientos básicos para

desarrollar esquemas de interoperabilidad en la

gestión de documentos.

Metodología para la adopción del modelo de madurez del sistema de gestión documental (MMSGD)

Esta metodología permite a las entidades realizar un

proceso de autoevaluación para identi�car el estado

de su gestión documental como punto de partida

para una mejora continua.

Lineamientos generales para orientar a las entidades a alcanzar el nivel básico del MMSGD


Este documento ofrece lineamientos para que las

entidades puedan alcanzar el nivel 3 del MMSGD.

Elementos básicos de armonización del MMGD con otros modelos de gestión pública y de buenas prácticas

Esta herramienta identi�ca elementos básicos de

armonización del MMSGD, con otros modelos de

gestión pública.

GGDAE

Manual para la gestión de contenidos web

Establecer los lineamientos, directrices y

recomendaciones para publicación de los contenidos

en el Portal Web y en la Intranet del Archivo General

de la Nación Jorge Palacios Preciado, teniendo en

cuenta los lineamientos internos establecidos por la

entidad y las políticas y estándares de�nidas por el

gobierno nacional.


Línea 2: Adopción de Normas Técnicas

Objetivo

Prestar apoyo a los Comités Técnicos del SNA y en convenio con el ICONTEC se pretende avanzar con el proceso de normalización de estándares internacionales mediante la homologación y adopción de normas técnicas en el país, cuyo propósito se centra en dotar a las entidades de herramientas que orienten las mejores prácticas en gestión documental.


NOMBRE DESCRIPCIÓN TEMA ESTADO ISO 14533 - 2 Processes, data elements

and documents in commerce, industry and administration -- Long term signature profiles -- Part 2: Long term signature profiles for XML Advanced Electronic Signatures (XAdES).

Firmas Digitales Homologada como norma técnica NTC-ISO 14533-2: 16 de Julio de 2014.

ISO 16175 - 2 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems

Sistemas de información

En consulta pública desde el 1 de Octubre al 1 de Diciembre 2014.

ISO 23081-1: 2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles.

Metadatos En Consejo técnico del Icontec.

Manual para la gestión de contenidos web

GGDAE

Línea 3: Estudios técnicos de Sistemas de Información / Investigación

Objetivo

La �nalidad de este eje se orienta al fortalecimiento de la política de e�ciencia administrativa encaminada a la racionalización, simpli�cación y automatización de los procesos, los procedimientos y los servicios ofrecidos por las áreas de archivo de las entidades, promover la evidencia de las actuaciones de los servidores y empleados públicos en el marco de la transparencia de la información pública, mediante el desarrollo de guías metodológicas, infografías y objetos virtuales de aprendizaje que servirán como soporte para la planeación de la función archivística y la gestión documental.


Guía para el análisis y diseño de sistemas y formulación de proyectos informáticos en gestión electrónica de documentos

Esta guía brinda elementos básicos para la formulación de proyectos informáticos para la gestión de documentos

electrónicos.

Red de instituciones y profesionales especializados en gestión de documentos electrónicos

Proyecto que busca generar una red donde interactúan instituciones y profesionales especializados en temas de

documento electrónico y preservación digital.

Infografía No. 1: Derechos humanos Infografía No. 2: PINAR Infografía No. 3: Ley de transparencia Infografía No. 4: Instrumentos archivísticos Infografía No. 5: Preservación Infografía No. 6: Los archivos y los Derechos Humanos OVA No. 1: Guía de estándares de gestión documental: Esta

OVA brinda información sobre las normas técnicas nacionales e internacionales sobre gestión documental.

OVA No. 2: Cursos virtuales PGD-PINAR. OVA No. 3: Compilación normativa: Esta OVA brinda

información sobre legislación de gestión documental.

OVA No. 4: Guía de estándares de gestión documental.

GGDAE

Línea 4: Formación y Apropiación de Conocimiento / Asesoría

Objetivo

En virtud de la necesidad de impulsar el uso y trasferencia de conocimiento en las activi-dades y procesos de la gestión documental y promover las directrices relacionadas con la protección y difusión del patrimonio documental, se busca con esta línea estratégica que las entidades cuenten con un marco de referencia que les permita tomar adecuadas deci-siones mediante capacitaciones, asistencias y asesorías que servirán como soporte para la planeación de la función archivística, la adopción, normalización e implementación de los procesos de la gestión documental.


Curso Virtual Pinar: Brinda una metodología para la construcción del instrumento PINAR al interior de las entidades.

Curso Virtual PGD: Brinda una metodología para la construcción del instrumento PGD al interior de las entidades.

Sensibilización prueba piloto modelo de madurez 35 entidades el estado

Socialización del PGD, Instrumentos Archivísticos, Hoja de ruta tecnológica y preservación.

Talleres de Profundización: PINAR y PGD.

Socialización de Normalización:

NTC-ISO 30300 Sistema de gestión de documentos

NTC-ISO 16175-1_Sistemas de Información

NTC-ISO 18492 Preservación a Largo Plazo

NTC-ISO 15801_Veracidad y Con�abilidad

GGDAE

Publicaciones

Instrumento archivístico que brinda elementos básicos para planear, hacer seguimiento y articular los planes estratégicos, la función archivística al interior de las entidades.

Manual para la formulación del plan institucional de archivos (PINAR)

Formula los aspectos metodológicos básicos que sirven de soporte para la adopción e implementación de un Programa de Gestión Documental al interior de las entidades.

Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental PGD

Brinda un acercamiento teórico-práctico al archivamiento de medios sociales para que sirvan como referente en la estructura y planteamiento de estrategias de preservación de registros producidos enherramientas sociales.

Mini manual archivamiento web: conceptos básicos estrategias y mejores prácticas

Esta cartilla brinda elementos básicos para la gestión de documentos personales. Cartilla de

Archivo Personal Digital

GGDAE

Publicaciones

Esta guía ofrece lineamientos para la creación procesos de migración y conversión de documentos.

Guía de migración y conversión de documentos electrónicos

Formula los aspectos metodológicos básicos que sirven de soporte para la adopción e implementación de un Programa de Gestión Documental al interior de las entidades.

Metodología para el diseño general de unproyecto o programa de e-learning para el AGN.

Esta guía ofrece lineamientos para el diseño general de un proyecto o programa de e-learning para el AGN.

Mini manual archivamiento web: conceptos básicos estrategias y mejores prácticas

GGDAE

Intranet y Web

Se cuenta con una Intranet que fue desar-rollada de acuerdo con una arquitectura de información acorde con las necesidades de cada una de las áreas de la institución.

Intranet

Se cuenta con una página Web que permite el acceso de los ciudadanos a la infor-mación requerida de la entidad, en el marco de la ley de transparencia y acceso a la información pública nacional, y a los lineamientos de�nidos en el Manual de Gobierno en Línea.

Página Web

GGDAE

Capacitaciones Subdirección

CIUDADES USUARIOS ENTIDADES PERSONAS PROFUNDIZACION

BOGOTA 240 15 30 MEDELLIN 321 32 74 CUCUTA 292 57 80 BUCARAMANGA 312 34 58 VILLAVICENCIO 146 27 50 CALI 230 31 66 BOGOTA (interno AGN) 41 17 41 SAN ANDRES (especial) 98 16 38 BARRANQUILLA 249 36 65 BOGOTA (Sector Cultura) 39 15 39 IBAGUE 430 46 90 PASTO 343 27 54 NEIVA 105 40 60 POPAYAN 367 44 92 PEREIRA 180 17 52 TUNJA 213 33 50 TOTAL 3606 487 939

En el marco del Decreto 2609 de 2012 en el artículo 8 que trata de Instrumentos Archivísticos para la gestión documental, la Entidad ha venido adelantando un plan de capacitaciones en el territorio Nacional para socializar y dictar los talleres en Gestión Documental "Herramientas y Tendencias", con el objetivo de dar a conocer a las entidades, empresas y personas naturales y/o jurídicas las Herramientas que ha desarrollado la Entidad, para la aplicación y mejoramiento de la función archivística y la Gestión Documental.

GGDAE

GPDMTGrupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos

Mediante la Resolución No.469 del 11 de Septiembre de 2013, se crea el Grupo de Preservación

Digital y Medios Tecnológicos, el cual pertenece a la Subdirección de Tecnologías de la

Información Archivística y Documento Electrónico del Archivo General de la Nación, Jorge

Palacios Preciado, con la función principal de proponer e implementar estrategias

institucionales para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos y la conversión

digital de soportes impresos, sonoros, audiovisuales, fílmicos, magnéticos y en otros soportes.

Liderar dentro del Archivo General de la Nación el estudio

y la implementación de procedimientos, estrategias,

políticas y acciones que eviten la pérdida o el deterioro de

los documentos electrónicos que se generan en las

Entidades Estatales de todos los órdenes y de los

diferentes niveles, a �n de garantizarle al país, que en el

futuro contará con la información �el, íntegra y auténtica,

para construir la historia y como memoria de la actuación

del Estado.

En el 2018 se habrán sensibilizado todas las entidades del

estado sobre la necesidad de implementar Planes de

Preservación Digital y las entidades del nivel central ya

tendrán en ejecución dichos planes.

Misión Visión

GPDMT

Per�les del Grupo

Carlos Enrique Rojas NúñezCoordinador grupo de Preservación Digital y Medios Tecnológicos

Claudia Cecilia CastilloProfesional Especializado

Ingeniero Industrial con Especialización en archivística de la Ponti�cia Universidad Javeriana. Experiencia de

33 años en las instituciones archivísticas: Archivo Nacional de Colombia y Archivo General de la Nación,

preferencialmente en labores Reprográ�cas. Profesor de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de

Colombia y de la Universidad Nacional de Asunción en Paraguay. Actualmente se desempeña como

Coordinador del Grupo.

Egresada del programa de Conservación y Restauración de Bienes Muebles de la Universidad Externado de

Colombia, Facultad de Estudios del Patrimonio Cultural, especialista en Gerencia y Gestión Cultural de la

Universidad del Rosario.

Con experiencia en de 6 años en el Archivo General de la Nación, ha formado parte del Grupo de Gestión de

Proyectos Archivísticos, Grupo de Organización y Descripción de Archivos y actualmente ejerce el cargo de

Profesional Especializado.

Mario Farid Quiñones AbusaidTécnico Administrativo

Encarnación Quevedo RojasAuxiliar Administrativa

Comunicador Social, con 21 años de experiencia en el Archivo General de la Nación en la áreas de Reprografía

y Automatización, Servicios al Público y Sistema Nacional de Archivos. Actualmente se desempeña como

Técnico Administrativo.

Auxiliar Administrativa del Grupo, con 19 años de experiencia en el Archivo General de la Nación Jorge

Palacios Preciado, en las áreas de reprografía y Sistema Nacional de Archivos

GPDMT

Con fundamento en la Ley 594 de 2000 y Decreto reglamentario 2609 de 2012, artículo 18 y demás normatividad relacionada con la gestión electrónica de documentos y la Preservación Digital, se establece la necesidad de que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promueva en las entidades del Estado Colombiano la preservación de los documentos electrónicos para asegurar que en el futuro aquellos que tienen valores secundarios se encuentren de manera íntegra, �able, auténtica y accesible.

Objetivo


Línea 1: Formulación de Lineamientos

Lineamientos de Preservación Digital a Largo Plazo

Preservación digital en nuevos medios tecnológicos

Documento de sensibilización sobre los riesgos de

obsolescencia tecnológica y demás de carácter

técnico que pueden traer como consecuencia la

pérdida de la documentación electrónica de las

organizaciones y su solución. Documento al

100% en proceso de publicación.

Guía sobre el uso del PDF 1.4 (PDF/A-1):

Documento en proceso de elaboración para

publicación en 2015, con el aporte del Comité de

Preservación Digital.

Documento que orienta sobre el uso de los soportes

digitales. Documento en proceso de elaboración con

un avance de 36%.

GPDMT

Coordinar el Comité Técnico del SNA Preservación Digital y en convenio con el ICONTEC, avanzar con el proceso de normalización de estándares internacionales mediante la homolo-gación y adopción de normas técnicas en el país, cuyo propósito se centra en dotar a las organizaciones de herramientas que orienten las mejores prácticas de gestión documental y en particular sobre la Preservación Digital a Largo Plazo

Objetivo


NTC ISO 13008 DE005-14 NTC ISO 14641-1 DE272-13

Información y documentación. Proceso de

conversión y migración de registros digitales.

Esta norma se homologó en el seno del Comité de

Preservación Digital. Proporciona recomendaciones

para la implementación y operación de sistemas de

gestión de documentos que pueden almacenar

información electrónica de una manera íntegra,

�able y usable/leíble a largo plazo. Esta guía es para

uso de cualquier organización que use un sistema de

gestión de documentos en donde se incorporan

políticas, procedimientos, tecnología y

requerimientos de auditoría que aseguran que la

integridad de la información electrónica se mantiene

durante el almacenamiento.

Archivo electrónico. Parte 1: Especi�caciones

relacionadas con el diseño y el funcionamiento de un

sistema de información para la preservación de

información electrónica. Esta norma se homologó en

el seno del Comité de Preservación Digital.

Proporciona recomendaciones para la captura, el

almacenamiento y el acceso de los documentos

electrónicos con miras a garantizar la integridad,

legibilidad y trazabilidad durante el tiempo que la

Gestión Documental determine que deben

permanecer. Esta guía es para uso de cualquier

organización que use un sistema de información para

la gestión de documentos electrónicos y que desee

implementar las mejores prácticas para la

preservación de los documentos electrónicos.

Línea 2: Adopción de Normas Técnicas

GPDMT

Fortalecer las políticas de e�ciencia administrativa, racionalización, simpli�cación y automatización de los procesos, garantizando que el uso de procesos automatizados y de Documentos Electrónicos no implique la pérdida a futuro de la información allí consignada por las organizaciones, tanto públicas como privadas.

Objetivo


Procedimiento de digitalización certi�cada para patrimonio documental

Informe Técnico de Preservación Digital a Largo Plazo de Archivos Audiovisuales, sonoros y Fotográ�cos

Orientado a aquella documentación que a pesar de

encontrarse en Archivos Históricos posee valores

primarios, como por ejemplo los protocolos notaria-

les. Documento en proceso de elaboración con un

avance del 20%.

Estudia los procedimientos a aplicar garantizar la

preservación digital en documentos de estas

características. Documento al 100% y en proceso de

publicación.


Prospectiva de la micro�lmación en Colombia y en el Mundo

Esta guía analiza la situación dela micro�lmación y

consigna recomendaciones sobre el uso actual de

este soporte. Documento al 100% en proceso de

publicación.

Red de instituciones y profesionales especializados en Preservación Digital:

Proyecto que busca generar una red donde

interactúan instituciones y profesionales

especializados en temas de documento electrónico y

preservación digital.

GPDMT

Infografía sobre Planes de Preservación Digital a Largo Plazo

Documento en Fase de Diseño.

A�anzar el conocimiento en procesos de Preservación Digital y Digitalización Certi�cada de Documentos con la protección y difusión del patrimonio documental, se busca con esta línea estratégica que las entidades cuenten con un marco de referencia que les permita tomar adecuadas decisiones mediante capacitaciones, asistencias y asesorías que servirán como soporte para la planeación de la función archivística, la adopción, normalización e implementación de los procesos de la gestión documental.

Objetivo

Actividades


WorkshopPreservación Digital Colombia 2014

Apoyo en Cursos del SNA

Evento con el apoyo de la Asociación

Latinoamericana de Archivos y la participación 190

funcionarios de las entidades gubernamentales

colombianas. Realizado en Abril de 2014.

Conferencias sobre Preservación Digital a Largo

Plazo, Digitalización Certi�cada, Micro�lmación,

Medición de Archivos. 24 Horas cátedra

GELGobierno en línea

Gobierno en línea es la estrategia del gobierno nacional, liderada

por el ministerio de tecnologías de la información y las

comunicaciones (TIC), que busca mejorar la calidad de los servicios

ofrecidos por las diversas entidades públicas a través de la

tecnología.

La Estrategia Gobierno en línea en Colombia, es el conjunto de

instrumentos técnicos, normativos y de política pública que

promueven la construcción de un Estado más e�ciente,

transparente y participativo, y que a su vez, preste mejores

servicios con la colaboración de toda la sociedad mediante el

aprovechamiento de la tecnología.

Planeación de Gobierno en Línea (Plan de Acción), que incluye las actividades relativas a la implementación de la estrategia GEL.

Esquema de Monitoreo y evaluación: permite evidenciar los avances de la implementación de la estrategia Gobierno en Línea en la entidad.

Plan de Capacitación en Gobierno en Línea, que incluye temas que contribuirán a institucionalizar el conocimiento en todos los servidores públicos.

Documento de análisis de la situación actual en seguridad de la información de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos de Gobierno en Línea.

Plan de trabajo para la Publicación de Datos Abiertos en el AGN.

Documento Política Editorial aprobado por el consejo directivo del AGN, mediante acuerdo Numero 08 del 10 de mayo de 2013.



El objetivo de este componente es incorporar el Gobierno en línea como parte de la cultura y de la estrategia de innovación organizacional.

Conocer las necesidades, tendencias de comportamiento y preferencias de los diferentes grupos de usuarios y aplicar este conocimiento a todos los momentos de interacción con estos, a la vez que se de�nen e implementan procesos de mejoramiento permanente en la gestión de tecnología e en la aplicación de un Sistema de Gestión de seguridad para la protección de los activos de información.

INSTITUCIONALIZAR LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA.

COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA

El Archivo General de la Nación, cuenta con la resolución

No. 196 de 27 de mayo de 2013, por la cual se crea y se

reglamenta el Comité Institucional de Desarrollo Adminis-

trativo del AGN y se dictan otras disposiciones relativas a su

funcionamiento.

PLANEACIÓN DE GOBIERNO EN LÍNEA

Plan de Acción GEL 2014, aprobado el 10 de febrero de

2014 por parte del Comité Administrativo Institucional, y se

encuentra publicado en la página web.


COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA

Sensibilizaciones en 2014 a los funcionarios y contratistas

del AGN:

Temas

Fecha Participación y Control Ciudadano 7 de Julio Tecnología Verde - Política Cero Papel 22 de Julio Estrategia de Gobierno en Línea 4 de Agosto Optimización de Procesos 21 de Agosto Medios electrónicos en el procedimiento administrativo 3 de Septiembre Accesibilidad y Usabilidad 17 de Septiembre Datos Abiertos y servicios de valor agregado 2 de Octubre

Transparencia y publicidad de la Información 12 de Noviembre Interoperabilidad y colaboración Institucional Fecha pendiente

por programar

MONITOREO Y EVALUACIÓN

Elaboración de un instrumento que facilita y permite el

seguimiento a la implementación de la Estrategia de

Gobierno en línea, sus actividades, componentes y criterios

con su porcentaje de cumplimiento de acuerdo al manual

GEL 3.1.


CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS

Caracterización de Usuarios de la Sala de Investigación y

Consulta del Archivo General de la Nación (Investigadores –

Fondos Documentales Históricos) y se publicó en página

web de la Entidad.

http://www.archivogeneral.gov.co/caracteri-

zaci%C3%B3n-de-usuarios

ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN

Divulgación por medio de papel tapiz y sensibilizaciones a

funcionarios y contratistas del AGN, sobre los temas relacio-

nados con Gobierno en línea

CENTRAR LA ATENCIÓN EN EL USUARIO

ACCESIBILIDAD Y ACCESIBILIDAD

Seguimiento mensual de veri�cación de cumplimiento de

criterios de Usabilidad y Accesibilidad en el Portal WEB,

INTRANET, y Laboratorio de Innovación Digital Archivística

LIDA a través de listas de chequeo elaboradas basadas en

las normas y lineamientos establecidos por MinTic.

Como avance destacado del Archivo General de la nación

se tiene la Sede electrónica la cual cumple al 100% los

requisitos que pide la Norma NTC 5854.Se realizó la veri�-

cación con la herramienta http://examinator.ws/, el cual

evalúa los diferentes aspectos que debe tener una página,

servicio o portal web en referencia a la forma como una

persona con algún tipo de limitación capta los contenidos,

evaluándola en una escala del 1 al 10, obteniendo un

resultado 10 de 10.


PLANEAR EL AJUSTE TECNOLÓGICO

Realización Plan de ajuste tecnológico vigencia 2014-2015

Actualización de la Guía TIC verde y se publicó en el Sistema

Integrado de Gestión de la entidad, en este documento se

incluyen los requerimientos de seguridad de la infor-

mación.

PROTOCOLO IPV6

Segmentación de la red en iPV4, para mejorar la calidad de

trá�co de datos, y se está trabajando en las especi�caciones

técnicas para la implementación de iPV6 en la vigencia

IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE T.I.


SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (SGSI).

• Matriz de seguimiento a la implementación del plan de

tratamiento de los riesgos de la fase l del SGSI.

• Matriz de seguimiento para la implementación de las

políticas de seguridad.

• Actualización de la política general de seguridad.

• Controles seleccionados en el plan de tratamiento de los

riesgos.

• De�nición del Alcance del SGSI en la fase ll.

• Inventario de activos de información para el proceso

Inspección, control y vigilancia, proceso Administración del

acervo documental.

• Identi�cación de riesgos de activos del proceso Desarrollo

de la política archivística y del proceso Inspección, control y

vigilancia.

• Análisis de riesgos de los activos de información de los

procesos incluidos dentro del alcance de SGSI fase ll

• Establecimiento de la Política de tratamiento de datos

personales.

• Selección de controles para los riesgos de activos del

proceso Inspección, control y vigilancia y proceso Adminis-

tración del acervo documental.

• Plan de tratamiento de los riesgos de los activos dentro

del alcance del SGSI Fase II -2014.

• Declaración de aplicabilidad de los controles del Anexo A

de la Norma ISO 27001:2005.

• Procedimiento de Gestión de incidentes de seguridad de

la información.

• Formulario para Gestión de incidentes de seguridad de la

información.


PUBLICACION DE INFORMACION

POLITICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACION

Por medio del Acuerdo 08 de 2013, fue aprobada la Política

Editorial por la cual se establecen los lineamientos necesari-

os para que las publicaciones y material de difusión de la

Entidad desarrolladas por funcionarios, contratistas o en

apoyo a investigaciones, se conviertan en una herramienta

de transmisión de conocimiento, consulta y apoyo, en

cumplimiento de las disposiciones legales y en el marco de

una estrategia de divulgación, distribución, mercadeo y

acopio, tendientes al fortalecimiento del Sistema Nacional

de Archivos y la preservación del patrimonio documental.

PUBLICACION DE INFORMACION

El objetivo de este componente Garantizar, a través de web, el acceso de la ciudadanía a toda la información relativa a temas institucionales, misionales, de planeación, espacios de interacción, datos abiertos y gestión en general observando las reservas constitucionales y de ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad y estándares de seguridad. La información mencionada estará dispuesta de forma tal que sea fácil de ubicar y utilizar.

Sitio web para consulta de los ciudadanos: http://www.ar-

chivogeneral.gov.co/

Red informática institucional interna del AGN (INTRANET)

Laboratorio de Innovación Digital Archivística.


ACCESO MULTICANAL

Se realizaron programas vía televisión digital llamados "LA

MEMORIA DE LA NACIÓN" los cuales los encontramos en

YouTube

https://www.youtube.com/watch?v=u-qBN5V4t5g

https://www.youtube.com/results?search_query=la+me-

moria+de+la+nacion&page=2

Se cuenta con un Programa de radio “La Memoria de la

Nación” a través de C y C Radio, la emisora del Instituto Caro

y Cuervo Emisora: UN Radio

98.5 FM y En línea: tun.in/seFCS.

http://www.caroycuervo.gov.co/emisora/

http://tunein.com/radio/CyC-Radio-s224042/

El sitio Web de la entidad dispone de un aplicativo para

dispositivos móviles con la información de la entidad para

consulta de los usuarios.

CENTRAR LA ATENCIÓN EN EL USUARIO


INVENTARIO DE INFORMACION

Inventario de datos abiertos de los procesos: Sistema

integrado de Gestión, Política Archivística, Administración

del acervo documental y Servicios archivísticos.

APERTURA DE DATOS

Documento del plan de apertura de datos para el archivo

General de la Nación.2015.

PUBLICACION DE DATOS ABIERTOS


CONSULTA INTERACTIVA DE INFORMACION

La entidad cuenta con un servicio de consulta a bases de

datos que contienen información para el ciudadano,

garantizando la protección de la información y los datos

personales de cada uno de los usuarios, las bases de datos

son las siguientes:

-ArchiDoc Web

-Negros y Esclavos

-Fondos Documentales

-Biblioteca Digital

-Publicaciones

SERVICIO DE INTERACCIÓN

HABILITAR ESPACIOS DE INTERACCION

El objetivo de este componente es habilitar, implementar e integrar diferentes espacios de interacción con los usuarios a través de la sede electrónica y disponer de opciones de consulta interactiva de infor-mación y de soporte en línea.

Chat temático sobre Digitalización Certi�cada e

Instrumentos Archivísticos.

Divulgaciones por medio de RSS, facebook, twitter

Encuestas de opinión sobre diferentes temas trabajados en

la entidad.


SISTEMA DE CON-TACTO,PETICIONES, QUEJAS,RECLAMOS Y DENUNCIAS

Implementación del Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo, en su procedimiento de comunica-

ciones o�ciales el mejoramiento en el registro, control,

seguimiento del procedimiento de peticiones, quejas,

reclamos u denuncias. Para la tención vía página web se

puede acceder a través del dominio

sedeelectronica.archivogeneral.gov.co

SISTEMA MOVIL DE CONTACTO, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS

Implementación del SGDEA las personas naturales o

jurídicas que ingresen desde un dispositivo móvil con

acceso a Internet y que requieran realizar alguna petición,

queja, reclamo o denuncia pueden acceder por nuestra

página web archivogeneral.gov.co ingresando por la

sección atención al ciudadano o ingresando por el dominio


HABILITAR ESPACIOS PARA INTERPONER PETICIONES

SISTEMA INTEGRADO DE CONTACTO, PETICIONES, SISTEMA QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS

La entidad centralizo los canales de recepción (página web,

correo electrónico, fax, y presencial) para la radicación de

documentos relacionados con peticiones, quejas, reclamos

y denuncias que ingresan a la entidad obteniendo del

mismo sistema en tiempo real la asignación del

consecutivo único de comunicaciones o�ciales


FORMULARIOS PARA DESCARGA

La sede electrónica del Archivo General de la Nación cuenta

con trámite y un servicio los cuales tienen un formulario de

diligenciamiento con un mecanismo que permite veri�car

los errores cometidos en el proceso de diligenciamiento.


TRAMITES Y SERVICIOS EN LINEA

La Sede Electrónica del Archivo General de la Nación, pone

a disposición a los ciudadanos un nuevo trámite totalmente

en línea llamado REGISTRO UNICO DE SERIES DOCUMEN-

TALES "RUSD”, y nuevo servicio también totalmente en línea

llamado CAPACITACIÓN ARCHIVISTICA disponibles en el

Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo.

sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectronica/tra-

mites/browser.do;jsessionid=01F2AE006DC3103BCE16B34

D0C0CF315

DISPONER TRAMITES Y SERVICIOS EN LINEA

El objetivo de este componente es ofrecer a través de la sede electrónica todos los trámites y servicios que por su relación costo bene�cio puedan ser automatizados y organizar los servicios a través de ventanillas únicas, permitiendo a los usuarios realizar desde la solicitud hasta la obtención del producto de forma totalmente virtual.


BUENAS PRACTICAS

Documento de Guía TIC verde y se encuentra publica en la

carpeta SIG., en este documento se incluyen los requer-

imientos de seguridad de la información y borrado efectivo

de los dispositivos.

Instalación de 50 licencias del software Green Print a los

usuarios del AGN y se crea el usuario para el Gestor ambien-

tal.

Publicación y divulgación de documentos cuyo objetivo es

brindar a las entidades orientación que les permita avanzar

y garantizar la preservación del patrimonio documental

digital en Colombia, promover la estandarización de la

gestión de documentos electrónicos en el Estado.

HACER USO DE MEDIOS ELECTRONICOS EN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS Y ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

El objetivo de este componente es incrementar la e�ciencia en la ejecución de todos los procesos internos críticos de la entidad a través del uso de medios electrónicos y reducir el consumo de papel gracias a la implementación de la política de Cero Pape, así como implementar el intercambio de toda la información relacionada con cadenas de trámites y los requerimientos de otras entidades para el desarrollo de sus funciones.


INFOGRAFIAS:

1-TRD/TVD

2-COMO ADMINISTRAR SU ARCHIVO PERSONAL DIGITAL

3-EXPEDIENTE DE ARCHIVO

4-PLANEACIÓN PGD+

DOCUMENTOS ELECTRONICOS

26 �rmas digitalizadas correspondientes a los certi�cados

digitales expedidos los cuales fueron seis (6).

Despliegue en preproducción de los �ujos documentales

de los procedimientos: conceptos técnicos, inspección y

vigilancia,

capacitación, registro único de series documentales. Se

procede a realizar pruebas de validación.

Procedimientos electrónicos de: Inspección, vigilancia y

control y Registro Único de Series Documentales, Capac-

itación y Conceptos técnicos. Se elaboraron los manuales

de usuario de cada uno de los procedimientos.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS ELECTRONICOS

Como parte del programa especí�co de Documento

Electrónico, en desarrollo del proyecto del Sistema de

Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA,

se encuentran a disposición los procedimientos nuevos o

los que se han

actualizado y están relacionados con servicios y tramites

que ofrece nuestra entidad, los cuales son:

1- Actualiza el procedimiento de atención a

Peticiones, Quejas Reclamos, Sugerencia y Denuncias

–PQRSD

2- Conceptos técnicos

3- Registro Único de Series Documentales

4- Capacitación archivística

5- Inspección Vigilancia y Control


SERVICIO DE INTERCAMBIO DE INFORMACION

El Archivo General de la Nación y el Fondo de Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones - FONTIC, por medio

del cual la entidad está vinculada a la Intranet Gubernamen-

tal, y el cual no genera ningún costo para la entidad.

Actualmente se tiene un ancho de banda de 3 MB con

opción de ampliación hasta 10 MB.

Por medio de este servicio se ofrece acceso a todos los

aplicativos de Gobierno en Línea, tales como:

• SUIT (Sistema Único de Información de Trámites)

• PEC (Portal del Estado Colombiano)

• SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera)

• PUC (Portal Único de Contratación)

• SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública)

• CHIP (Consolidador de Hacienda e Información Financiera

Pública),

Permitiendo de esta manera un acceso dedicado que ofrece

mayor velocidad de acceso y disponibilidad de todos los

servicios


ESTRATEGIA DE PARTICIPACIÓN POR MEDIOS ELECTRONICOS

Documento Plan de Participación y el correo electrónico:

[email protected]

Para validar se puede consultarlo en:

http://www.archivogeneral.gov.co/plan-de-participacion

Chat temáticos sobre: Digitalización Certi�cada la cual fue

dirigida por el Director General y el Subdirector de

Tecnologías de la Información y documento Electrónico

DEFINIR LA ESTRATEGIA DE PARTICIPACIÓN

El objetivo de este componente incrementar la legitimidad, focal-ización y respuesta a las necesidades de la ciudadanía a través de la conformación de espacios virtuales de participación en la construcción de políticas, planes, programas, proyectos, en la toma de decisiones y en la solución de problemáticas particulares, en un marco de innovación permanente y colaborativa.

USO DE MEDIOS ELECTRONICOS EN EL PROCESO DE LA CONSTRUCCIÓN NORMATIVA

La Dirección General puso a disposición para consulta

pública el proyecto de Acuerdo “Por el cual se establecen las

especi�caciones técnicas y los requisitos para la contratación

de los servicios de depósito, custodia, organización,

reprografía y conservación de documentos de archivo y

demás procesos de la función archivística en desarrollo de

los artículos 13º y 14º y sus parágrafos 1º y 3º de la Ley 594

de 2000" y el proyecto de acuerdo “Por medio del cual se

desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI

“Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”.

http://www.archivogeneral.gov.co/normas-en-elaboración

DEFINIR LA ESTRATEGIA DE PARTICIPACIÓN


USO DE MEDIOS ELECTRONICOS EN LOS ESPACIOS Y PROCESOS DE RENDICION DE CUENTAS

Se realizó por cada Subdirección una Rendición de Cuentas,

se hizo divulgación y promoción por medios electrónicos

para que la población participara, se publicaron las cartillas

con los resultados de la audiencia de rendición de cuentas

de la ciudadanía.

http://www.archivogeneral.gov.co/search/node/rendi-

cion%20de%20cuentas

PROMOCION DEL USO DE DATOS ABIERTOS

Inventario de datos abiertos de la entidad.

Publicación del inventario de datos abiertos en la página

web de la entidad, en la Ruta: Servicio al ciudadano –

Inventario de datos.

http://www.archivogeneral.gov.co/inventario-de-datos

ABRIR ESPACIOS PARA EL CONTROL SOCIAL.

ABRIR ESPACIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA

CONSULTA PARA SOLUCION DE PROBLEMAS

Con estas nuevas instalaciones, el AGN pone además al

servicio de entidades públicas y privadas salas de conferen-

cias dotadas técnicamente para reuniones y procesos de

capacitación, las cuales se podrán arrendar, permitiendo

generar mayores ingresos para la Entidad, cuyos recursos se

destinarán a los programas de capacitación internos y a

�nanciar la capacitación que ofrecemos de manera gratuita

en las diferentes regiones del país.

SEMANA DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA EN ARCHIVOS, los

días 20 y 21 de agosto de 2014.

Archivos de Puertas Abiertas para la participación de todos

las personas interesadas en nuestro Patrimonio

Documental

PAIPlan de Acción de Inversión

En lo relacionado con el presupuesto para inversión en los proyectos

del Sistema Nacional de Archivos – SNA y del Sistema Integral Nacional

de Archivos Electrónicos – SINAE, se adelantaron contrataciones por

valor de $145.080.000 y $244.284.062 respectivamente, en prestación

de servicios personales y contrataciones con un cumplimiento del

100% de las actividades contractuales planeadas en las respectivas

vigencias.

En la vigencia 2013 adicionalmente se apropiaron recursos del

proyecto del Sistema Nacional de Archivos, por valor de $257.000.000,

para el desarrollo de proyectos relacionados con el CENSO del Sistema

Nacional del Archivos y del Registro Único de Series Documentales –

RUSD, cuyas actividades fueron desarrolladas en un 100%.

PAI

PROYECTO RECURSO ASIGNADO RECURSO EJECUTADO% DE EJECUCIÓNSINAE 208.000.000$ 119.401.370$ 57%SISNA 36.284.062$ 31.951.745$ 88%

$208.000.000

[VALOR] - 57%

$36.284.062 [VALOR] -

88%

R E C U R S O A S I GN A DO R E C U R S O E J E CU T AD O

EJECUCI ON PRESUPUESTAL PAI 2014SINAE SISNA

Proyectos Estratégicos

PROYECTO ACCIONES PRODUCTOSRECURSOS

ASIGNADOS E INVERTIDOS

PORCENTAJE DE AVANCE

• Compilación Nacional e Internacional de normas en materia de documento electrónico y preservación a largo plazo.(SGDEA, Digitalizacion Certificada, Firma Digital e Interoperabilidad.)

100%

• Participación en la homologación de tres (3) Normas Técnicas Colombianas. • NTC-ISO 30300: Sistemas de gestión de registros : fundamentos y vocabulario.• NTC-ISO 30301: Sistemas de gestión de registros : requisitos.• GTC-ISO-TR 18492 Guía Técnica Colombiana: Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos

100%

2. Elaboración del modelo de madurez para el Sistema de Gestión Documental en Colombia

• Guia de uso para la aplicación del Modelo de Madurez del Sistema de Gestión Documental. 100%

• Manual para la implementacion de un Programa de Gestión Documental.

100%

• Manual del Plan Institucional de Archivos 100%• Matriz de normas técnicas de gestión documental

100%

• Metodología para la elaboración del Banco Terminológico de series, subseries y tipos documentales.

• Banco Terminológico en linea del Archivo General de la Nación.http://banter.archivogeneral.gov.co

100%

4. Lineamiento archivamiento Web y medios sociales.

• Cartilla de Archivamiento de Medios Sociales• Cartilla de Archivamiento Web

100%

• Maquetación y estructuración de contenidos finales, implementacion del CMS bajo el Dominio y servidor del SINAE, desarrollo de cartilla de consolidado de proyectos SubDirección para rendición de cuentas.• Actualizacion e implementación de contenidos en Landing page de Micrositio SINAE.

$15.450.000 100%

• Infografia Decreto 2578 de 2012• Infografia Decreto 2609 de 2012• Infografia Expedientes de Archivo• Infografia Archivo Personal Digital• Infografia TRD y TVD• Infografia Planeación del PGD

• OVA Compilacion Normativa• OVA PGD (ebook)

$21.630.000 100%

Convenio Interadministrativode Asociación No.446 de 2011 celebrado con el Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones, con el fin de articular las actividades y garantizarlas entregas.

• Reuniones de comités coordinadores del Convenio 446 de2011, efectuados los días 01, 08, 15 y 29 de abril de 2013.• Coordinación en la elaboración del borrador de plan detrabajo 2013, en estudio para aprobación del comitécoordinador del convenio.• Actualización al plan de socialización de las guías de CeroPapel a nivel nacional.• Seminario Guías Cero Papel y normatividad archivística y Planificación de la Gestión Documental. Propuesta socialización de guías entidades (AGN) yempresas privadas (MINTIC) Pendiente.

100%

Plan de Calidad del SISNA, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos del proyecto

Elaboración de la ficha técnica y Anexo para la implementación del Censo Nacional de Archivos en 32 entidades del territorio nacional.

Diseño y desarrollo de los Requerimientos Funcionales y No funcionales (22 casos de uso)

Ficha Tecnica y Anexo del RUSD

Procedimiento RUSD

SISNA

1. Elaboracion de (6) infografias, (1) Micrositio y (2) Objetos Virtuales de Aprendizaje para normas técnicas y Modelo de Madurez

CENSO Analisis, Diseño y Desarrollo del CENSO

PROYECTOS ESTRATEGICOS 2013

SINAE

1. Elaboración de normas técnicas de la política del Sistema de Gestión Documental para soportes electrónicos

$ 108.000.000

3. Elaboración de instrumentos de planeación para la implementación del Sistema de Gestión Documental

$ 257.000.000

100%

RUSID Analisis y Diseño del RUSID 100%

Proyectos Estratégicos

PROYECTO SUBACTIVIDAD ACCIONESPRODUCTOS

RECURSOS ASIGNADOS E INVERTIDOS

PORCENTAJE DE AVANCE

Guía de Estándares de Gestión Documental 100%

Procedimiento de gestion de contenidos Web

60%

Propuesta metodológica para la adopción del MMSGD en el gobierno colombiano

100%

Homologación para Colombia de la Norma ISO 14533-2 – Firma Digital Longeva. En consulta pública.

100%En Consejo Tecnico del

ICONTEC.Liderar proceso de homologación de la Norma Técnica 16175-2 con miras a su homologación para Colombia


ICONTEC.Liderar proceso de homologación de la Norma Técnica 14641-1 - Archivamiento Electrónico, con miras a su homologación para Colombia


ICONTEC.

Liderar proceso de homologación de la Norma Técnica 23081-1 Metadatos, con miras a su homologación para Colombia


ICONTEC.

ESTUDIOS TÉCNICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN / INVESTIGACION

* Plan de trabajo de Creación y mantenimiento de una red de instituciones y profesionales especializados en Documentos Electrónicos.* Montaje e implementacion de sistema en linea BuddyPress.

100%

Eventos de socialización y capacitación regional: Bogotá, Medellín, Cúcuta, Bucaramanga, Villavicencio, Cali, San Andrés, Barranquilla, Ibagué, Pasto, Neiva, Popayan, Pereira y Tunja.

100%

Propuesta y metodología para el diseño y desarrollo del curso virtual PINAR.

50%

Propuesta y metodología para el diseño y desarrollo del curso virtual PGD.

50%

CENSO - RUSID

* Programación de capacitaciones.* Desarrollo del Mapa de Ruta para el acompañamiento en la implementación del SISNA.*Se requiere adelantar proceso de contratación para acompañamiento en la implementación del sistema.*Realizar los análisis del sector y validar los estudios de mercado para el desarrollo e implementación del módulo II del Archivo Nacional Digital del SISNA, Observatorio del SNA y Banco de Proyectos.

42,80%

Elaboración de la arquitectura de la información del micrositio para el

evento de Preservación Digital como su adaptación a dispositivos móviles.

PAGINA WEB E INTRANET

* Gestion de contenidos de 160 fichas tecnicas para la Web.* Gestion de contenidos de 71 fichas tecnicas para la Intranet* Se requiere adelantar los proceso de contratación para el apoyo en la gestion de contenidos

92,70%

SISNA

Elaboración de objetos virtuales, diagramación y herramientas infografías

de sensibilización, capacitación y divulgación.

ELABORACIÓN DE OBJETOS VIRTUALES, DIAGRAMACIÓN Y

HERRAMIENTAS INFOGRAFÍAS DE SENSIBILIZACIÓN, CAPACITACIÓN Y

DIVULGACIÓN.

*Infografía Archivos y Derechos Humanos.*Infografia PINAR*Infografia Ley de transparencia*Infografia Preservación digital*Infografia Elementos de expediente electrónico*Infografia conservación y restauración*Ova Estandares de Gestión documental*Ova Archivo Personal Digital

$ 36.284.062 88,10%

PROYECTOS ESTRATEGICOS 2014

ADOPCIÓN DE NORMAS TÉCNICAS

FORMACIÓN Y APROPIACIÓN DE CONOCIMIENTO / ASESORÍA

$ 208,000,000

Análisis, investigación y formulación de modelos y herramientas que permitan

la identificación, apropiación e integraciòn de las tecnologías de la información y comunicaciones en la

Gestión Documental

Laboratorio de innovación digital archivística, para generación de

lineamientos en sistemas de gestión documental electrónico de archivo.

FORMULACIÓN DE LINEAMIENTOS

Plan de trabajo 2015

TIADESubdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico

Plan

de

trab

ajo

2015

LÍNEA 1Formulación de Lineamientos

Guía de Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA

De�nición de modelo de requerimientos mínimos para la implementación de SGR (basado en moreq, 15489, 16175).

Análisis de tipos de medios, formatos y estándares (preservación a largo plazo) – Audio, texto, video.

Guía de accesibilidad para documentos electrónicos (a nivel archivístico) Planeación, seguimiento a la Implementación GEL

Propuesta de Arquitectura de información Repositorio digital AGN.

Análisis de los mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos de Archivo

GIA

TIA

GG

DA

E

Para alcanzar el objetivo propuesto se desarrollaran las siguientes

actividades y/o productos:

Generación del Modelo de Interoperabilidad.

Generación del Esquema de metadatos.

Modelo de Articulación de Política de E�ciencia Administrativa con

los sistemas integrados de gestión.

Generación de la Guía de lineamientos para la producción

documental de DEA.

De�nición del esquema de certi�cación en Gestión Documental

sobre la Norma ISO 30301 en conjunto con ICONTEC.

Plan

de

trab

ajo

2015

GG

DA

E

Modelo de aplicación metodológica de la política archivística.

( Hoja de Ruta).

Modelado y Creación del Banco Terminológico de series, subseries

y tipologías documentales.

Lineamientos de gestión documental en la gestión de contenidos

en páginas Web e Intranet.

Homologación o adopción de tres normas técnica.

Desarrollo de la Guía para la emulación y refreshing de

documentos electrónicos.

Desarrollo de Guía de Integración del modelo de madurez.

Desarrollo de la Guía para la emulación y refreshing de

documentos electrónicos.

Desarrollo de Guía de Integración del modelo de madurez.

Proyecto de Acuerdo de Digitalización Certi�cada

Estudio Técnico de Formatos recomendados para Documentos que

requieran Preservación Digital a Largo Plazo

Guía Básica de Implementación del Plan de Preservación Digital

a Largo Plazo

GPD

MT

LÍNEA 1Formulación de Lineamientos

Plan

de

trab

ajo

2015

LÍNEA 2Herramientas Tecnológicas

Consolidación de L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística

Instalación y prueba de alternativas de software en materia de creación y distribuciones de colecciones digitales y preservación digital expuestas a través de L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística

Guías de instalación y uso de herramientas.

Crear y administrar grupos colaborativos

Términos de referencia para la Automatización Modelo de Madurez.

Repositorio Digital

Artículos publicados en L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística.

Análisis de Herramientas para la publicación búsqueda y el uso de datos abiertos.

Propuesta de Gestión de contenidos multimedia (DAMS)

GIA

TIA

Diseño del Modelo lógico y conceptual del procedimiento

automatizado de autenticación de protocolos notariales del AGN.

De�nición de la Arquitectura tecnológica del Archivo Nacional

Digital.

De�nición de lineamientos para de uso colaborativo del repositorio

documental público del AGN para entidades territoriales.

Mantenimiento de la red de profesionales.

GG

DA

E

Plan

de

trab

ajo

2015

LÍNEA 2Herramientas Tecnológicas

Con el concurso del Comité de Preservación Digital, realizar la

homologación de dos (2) normas técnicas sobre Preservación

Digital.

GPD

MT

Plan

de

trab

ajo

2015

LÍNEA 3Formación y Apropiación de Conocimiento/ Asistencia Técnica

Planeación y programación de la semana de innovación tecnológica

archivística

Talleres prácticos / Laboratorio de Innovación Digital Archivística

GIA

TIA

De�nición y formulación de cursos sobre Gestión Documental

Electrónica.

GG

DA

E

Estudio Técnico y Fichas Técnicas para la Implementación de un

Laboratorio de Preservación Digital en el AGN.

La Preservación Digital en Objetos Digitales. Convenio MINTIC.

Desarrollar Taller Virtual sobre Preservación Digital

GPD

MT

Rendición de Cuentas 2014 - archivogeneral.gov.co · en Línea Manual GEL 3.1. ... documental...

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