Remedio para juntas comunes Por Ricardo Hernández Sandoval 1:00.
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Remedio para juntas Remedio para juntas comunescomunes
Por Ricardo Hernández SandovalPor Ricardo Hernández Sandoval
1:00
ÍNDICEÍNDICE
Por qué buscar un tratamientoPor qué buscar un tratamiento JuntasJuntas TratamientosTratamientos Junta tipoJunta tipo
¿Por qué buscar un ¿Por qué buscar un tratamiento?tratamiento?
A medida que las personas A medida que las personas ascienden de puestos el tiempo ascienden de puestos el tiempo que pasan en juntas aumentaque pasan en juntas aumenta
Si se estima una junta de una Si se estima una junta de una hora por día al año se tendrían hora por día al año se tendrían unas 200 horasunas 200 horas
Si existe un retrazo de 10 minutos en cada una se tienen unas 33 horas al año desperdiciadas.
¿Por qué buscar un ¿Por qué buscar un tratamiento? (2)tratamiento? (2)
Las juntas son las primer fuente para Las juntas son las primer fuente para la transmisión de información y toma la transmisión de información y toma de decisionesde decisiones
Una encuesta realizada por una Una encuesta realizada por una empresa de consultoría en empresa de consultoría en comunicaciones de negocios reveló comunicaciones de negocios reveló que más del 70% de los ejecutivos que más del 70% de los ejecutivos consideran que muchas de las juntas consideran que muchas de las juntas a las que asisten son una pérdida de a las que asisten son una pérdida de tiempo. A pesar de ello, el 67% de tiempo. A pesar de ello, el 67% de quienes respondieron informaron que quienes respondieron informaron que asistieron a más juntas que el año asistieron a más juntas que el año anterior (revista success)anterior (revista success)
¿Por qué buscar un ¿Por qué buscar un tratamiento? (3)tratamiento? (3)
Las juntas saludables propician Las juntas saludables propician un ambiente sano en las un ambiente sano en las empresasempresas
Este tipo de juntas están son Este tipo de juntas están son enfocadas a resolver un enfocadas a resolver un determinado objetivodeterminado objetivo
Las juntas saludables ahorran Las juntas saludables ahorran tiempo, energía y dinero.tiempo, energía y dinero.
ÍNDICEÍNDICE
Por qué buscar un tratamiento Por qué buscar un tratamiento JuntasJuntas TratamientosTratamientos Junta tipoJunta tipo
¿Qué es una junta?¿Qué es una junta?
Reunión de varias personas para Reunión de varias personas para tratar asuntos de interés comúntratar asuntos de interés común
Características de las Características de las juntasjuntas
Formatos de juntaFormatos de junta Cara a caraCara a cara VideoconferenciasVideoconferencias En líneaEn línea
¿Por qué hacer juntas?¿Por qué hacer juntas?
Intercambio de informaciónIntercambio de información Toma de decisionesToma de decisiones Presentación de resultadosPresentación de resultados Solución de problemasSolución de problemas Combinar responsabilidadesCombinar responsabilidades
Ventajas y desventajasVentajas y desventajas
Se obtienen diversas opiniones
Proporcionan oportunidades de participación
Se comparte información importante y actualiza a los grupos sobre la actividad de negocios
Inspiran y motivan a los asistentes
Aumentan las oportunidades para la interacción y desarrollo de redes entre los empleados
Se conocen mejor a los compañeros de trabajo
No sustituye a la acciónNo sustituye a la acción Son un desperdicio de
tiempo Son costosas Carecen de
congruencia o progreso Son una forma de
evitar la responsabilidad de la persona
Desalientan la creatividad
Aumentan la tensión de los empleados que ya tienen exceso de trabajo
¿Quiénes intervienen?¿Quiénes intervienen?
Facilitador
Asistentes
Tomador de tiempo
Apuntador
Convocante
¿¿Quién es responsable de tener y mantener una junta SALUDABLE?
¿Quiénes intervienen? ¿Quiénes intervienen? (2)(2)
Convocante: Persona que invita a la reuniónConvocante: Persona que invita a la reunión Facilitador: Persona neutral con la Facilitador: Persona neutral con la
responsabilidad de fomentar la participación, responsabilidad de fomentar la participación, guiar y estimular la discusión, sugiere guiar y estimular la discusión, sugiere acercamientos y resume las decisionesacercamientos y resume las decisiones
Tomador de tiempo: Se asegura de que la Tomador de tiempo: Se asegura de que la junta y los participantes no se extiendan en junta y los participantes no se extiendan en tiempo más de lo destinado para este fintiempo más de lo destinado para este fin
Apuntador: La persona que toma nota de lo Apuntador: La persona que toma nota de lo que se habla en la junta elaborando la minuta que se habla en la junta elaborando la minuta de la mismade la misma
Asistentes: Son los participantes de la junta y Asistentes: Son los participantes de la junta y su papel es contribuir con ideas y expresar su papel es contribuir con ideas y expresar opinionesopiniones
ÍNDICEÍNDICE
Por qué buscar un tratamiento Por qué buscar un tratamiento JuntasJuntas TratamientosTratamientos Junta tipoJunta tipo
Retrazo de asistentes
Sin estructura
Muy larga
Inasistencia de la gente clave
Sin un propósito
Desigual participación
Inadecuada facilitación
Uso Inadecuado de tecnología
Salidas antes de tiempo
Asistentes durmiendo
Síntomas de una junta no Síntomas de una junta no saludablesaludable
•Pérdida de tiempo/dinero/talento
•Consecuencias en lo laboral
•Enfrentar más y más juntas
•Poca participación
•Resultados negativos
12
Efectos Efectos ocasionados ocasionados
por una por una junta no junta no
saludable sin saludable sin tratamientotratamiento
Prescripción para retrazo Prescripción para retrazo de asistentesde asistentes
Siempre, siempre inicia a tiempo
Envía un correo electrónico poco tiempo antes de la junta para recordar el compromiso
Efecto sillas
Efecto premio
Prescripción para falta de Prescripción para falta de estructuraestructura
Una junta-un objetivo, mantiene el control
Elabora una agenda con límites de tiempo
CAT-PET-CAT (Comienza a tiempo, permanece en tema, concluye a tiempo)
Ten una sola persona a cargo
Limitar las distracciones (celulares)
Tapar las bocas de los platicadores
Prescripción para juntas Prescripción para juntas muy largasmuy largas
Estar preparado
Distribuir material por anticipado
La agenda y tomador de tiempo son esenciales
Especifica la duración de la junta antes de su inicio
Proporciona resúmenes escritos sobre lo que se habla para evitar la toma de notas
Realiza prueba de las tecnologías antes de que la junta inicie
Prescripción para juntas Prescripción para juntas sin propósitosin propósito
Puntualiza los objetivos de la junta al inicio y expóngalos al final para saber si se cumplieron
Pregúntate a ti mismo el por qué de esta junta
Que los participantes voten sobre los puntos de la agenda
Ten una agenda
Prescripción para falta de Prescripción para falta de asistentesasistentes
Se flexible (Hora/lugar)
Da aviso y seguimiento de la hora de la junta
Usa correo electrónico, memos o llamada para recordar
Facilita el lugar de acuerdo a la
gente clave
Otorga diferentes roles a la gente
Prescripción para Prescripción para desigual participacióndesigual participación
Camine alrededor de la mesa y solicite participación
Ponga las sillas en forma estratégica
Use un facilitador
Apoya las diferentes formas de pensar
No influir en la opinión de los demás
Usar casos hipotéticos que involucren a asistentes
Evitar el que siempre participa y todo sabe dejando actuar al grupo o propiciando que cada miembro opine sobre lo que se dijo
Prescripción para malas Prescripción para malas facilidadesfacilidades
Piensa anticipadamente (qué será necesario)
Considera el número de participantes, tamaño del salón, luz, número de sillas, accesibilidad
Determine el equipo y materiales necesarios
Familiarícese con las características del salón
Considere la temperatura del lugar
Prescripción para mal Prescripción para mal uso de tecnologíauso de tecnología
Cheque el equipo antes de iniciar la junta
Tenga listo múltiples formatos para la presentación (diferentes dispositivos)
Si no se conoce la tecnología no practique en ese momento
Solo use lo más confortable
Hable a los departamentos de TI para que operen el equipo
Revisa todas tus diapositivas antes de iniciar la junta
Prescripción para salidas Prescripción para salidas previasprevias
Evite juntas en la hora de la comida o
al fin del día
Proporcione algunos refrigerios
Organice la agenda de tal manera que mantenga a todos en la junta
Coloque las sillas de forma que quienes
salgan temprano pasen enfrente del facilitador
Dé responsabilidades a quienes salgan temprano
Prescripción para Prescripción para asistentes dormidosasistentes dormidos
Asegúrate de que la junta es necesaria
Analiza que si los asistentes seleccionados son los que deben estar en la junta
Ten presente la temperatura del lugar
No tengas juntas justo después de comer
Presentación esperada al final
Evitar los problemas individuales
Eliminar redundancias
Marcar puntos con carga negativa
Efectos secundariosEfectos secundarios
Mejor apoyo por parte de los Mejor apoyo por parte de los jefes y del equipojefes y del equipo
Menos tiempo usado en juntasMenos tiempo usado en juntas Sentimientos positivos acerca de Sentimientos positivos acerca de
que el tiempo fue usado que el tiempo fue usado productivamenteproductivamente
Más tiempo para que los Más tiempo para que los empleados usen su tiempo empleados usen su tiempo positivamentepositivamente
Junta CortaJunta Corta
5:00 Chequeo inicial5:00 Chequeo inicial 40:00 Problema40:00 Problema 10:00 Asuntos generales10:00 Asuntos generales 5:00 Chequeo final5:00 Chequeo final
Junta LargaJunta Larga
5:00 Chequeo inicial5:00 Chequeo inicial 25:00 Problema 125:00 Problema 1 25:00 Problema 225:00 Problema 2 10:00 Receso10:00 Receso 25:00 Problema 325:00 Problema 3 10:00 Asuntos generales10:00 Asuntos generales 5:00 Chequeo final5:00 Chequeo final
ÍNDICEÍNDICE
Por qué buscar un tratamiento Por qué buscar un tratamiento JuntasJuntas TratamientosTratamientos Junta tipoJunta tipo
Junta tipoJunta tipo
Facilitador
Asistentes
Tomador de tiempo
Apuntador
Convocante
Orden del DíaOrden del Día
1:00 Chequeo inicial1:00 Chequeo inicial 2:00 Explicación del problema2:00 Explicación del problema 6:00 Lluvia de ideas6:00 Lluvia de ideas 2:00 Planeación2:00 Planeación 1:00 Chequeo final1:00 Chequeo final
Buena suerte en tu próxima juntaBuena suerte en tu próxima junta
FuentesFuentes
Barnes, Linda, et al. The cure for the common meeting. USDA Grad School Executive Leadership Program. Agosto 2003.
Taller de comunicación interpersonal. Núcleo 3: Manejo de coloquios. ICE-U.Z. Febrero-Marzo 2005.
Díaz, Alberto. Como conducir juntas. Limusa. 1991.
Presentación para manejo de juntas de la materia de Desarrollo de Habilidades Directivas.