José Antonio Rodríguez Gámez

Arturo Félix Hernández

Se clasifican dentro de los públicos externos. Sonaquellas empresas que proveen de insumos y recursosnecesarios para la producción y el rendimiento de unaorganización.

Los proveedores son auténticos socios de negocio delas empresas y en algunos casos forman parte de lavida cotidiana de éstas.

Los Proveedores

Los esfuerzos de las relaciones públicas, como actividad sistemática

para elevar el nivel de entendimiento, solidaridad y colaboración entre

una empresa y los grupos que conforman su entorno, generalmente

se enfocan a los públicos tradicionales, pero dificilmente se dirigen a

lograr un acercamiento con grupos como los proveedores.

En un análisis simplista de la importancia con este público, se podría

considerar que los más interesados en llevar a cabo actividades de

RP, son los propios proveedores, pues para ellos la empresa es su

cliente, sin embargo debe haber retroalimentación.

Importancia de las RP con los Proveedores

En la relación entre las empresas y algunos de sus proveedores existe

gran interdependencia, hay casos en que se torna simbiótica. No

olvidemos que la calidad de un producto depende de insumos de

calidad.

La interdependencia entre las empresas y sus proveedores se hace

evidente en la formalidad de entrega y los altos estándares de calidad

en los insumos, fundamentales para que las empresas cumplan con

sus programas de producción, ya que de ello depende que satisfagan

eficientemente las necesidades de sus clientes.

Los proveedores, importantessocios de negocio

Para cumplir con el abastecimiento oportuno que cumpla con losestándares de calidad, servicio eficiente y precio competitivo, losproveedores requieren información sobre las necesidades específicasque deben satisfacer sus productos, sobre la gama de productos quefabrica su cliente, y sobre las características de la empresa a la cualabastece. Esto con la finalidad de que comprendan la importancia de laempresa y del papel que desempeñan como protagonistas en susprocesos productivos.

Además, los proveedores ayudan a la organización en sugerencias enprecios, críticas constructivas sobre productos y/oservicios, tendencias de la moda, estadísticas y estudios demercado, ideas para publicidad, asesoría técnica, etc.

La mayoría de las empresas tienen un sin número de

proveedores, tanto de insumos como de servicios. Esta gran

diversidad obliga, como primer paso para iniciar un esfuerzo

sistemático de relación con los proveedores, a elaborar un

inventario de ellos y clasificarlos, con el fin de jerarquizarlos en

función de la importancia que tengan para la empresa como

socios de negocio.

Por ejemplo, para una empresa fabricante de automóviles, sus

proveedores de lápices no tienen la misma importancia que los de

acero o pintura.

Se deben elaborar y revisar las políticas corporativas de compras y

de pago a los proveedores, sin perder de vista los intereses y

situación económica de la empresa, ni las condiciones del mercado

en este rubro y las necesidades de los proveedores.

Una política de compras burocrática o poco competitiva puede

redundar en malas actitudes de los proveedores, impactando

negativamente a la empresa en situaciones extremas como escasez

de materias primas, caso en el que el apoyo de los proveedores

resulta vital.

Una vez clasificados los proveedores y revisadas las políticas de

compras y pagos, se debe iniciar una labor de acercamiento con ellos

para detectar las necesidades de información que tienen en relación

con la empresa, sus productos, políticas corporativas y requerimientos

vinculados con las capacidades de abasto de los propios proveedores.

Un buen medio para incrementar el conocimiento de la empresa en los

proveedores es la política de puertas abiertas. La visita de proveedores

seleccionados a las instalaciones de producción, sirve para estrechar

vínculos y detectar sus necesidades de información.

Un nivel de conocimiento mutuo, dará la pauta para acciones más

sofisticadas, como proveer insumos especializados y lograr así

estándares de calidad y servicio requerido, mediante

capacitación, transferencia de tecnología, trabajo conjunto de técnicos

especializados de ambas empresas, etcétera.

Las relaciones públicas con los proveedores deben basarse en los los

siguientes preceptos:

Los proveedores deben ser tratados de la misma manera en que la

organización desearía ser tratada por sus propios clientes, teniendo

en cuenta que las negociaciones con ellos no sólo son necesarias y

benéficas para los mismos, sino tambien para la organización.

“No se les hace un favor al comprarles, y por tanto pensar que se deben

atener a las condiciones que se les impongan”

Preceptos básicos

Es recomendable promover la concurrencia de diversos proveedores

para un mismo producto o servicio, a fin de elegir el mejor de ellos.

No solo se deben mantener relaciones públicas con las fuentes

actuales, sino tambien con otros proveedores potenciales, lo cual es

además una buena medida para preveer posibles urgencias.

Nunca se debe pedir a un proveedor una cotización o presupuesto, a

menos que en realidad se piense considerar seriamente su oferta.

No hace falta pedirla para evitar la insistencia de los vendedores o

para tener una cotización más.

Se debe comprar al precio justo del mercado considerando las

características del producto o servicio y las condiciones ofrecidas por

el proveedor. No presionar al proveedor para obtener un precio menor

a la cotización normal, de lo contrario no cumpliría con las

condiciones acordadas, por ejemplo, calidad de los

productos, cantidad, tamaño y empaque de las mercancías, los

tiempos de entrega. Otro factor es que al verse imposibilitado para

cumplir los pedidos, el proveedor dará prioridad a los clientes que le

pagan el precio justo.

Sólo excepcionalmente se debe permitir a los compradores hacer

contraofertas a los precios cotizados por los vendedores. Es posible

que haya otro proveedor que ofrezca el mismo producto o servicio

más barato y en las mismas condiciones; entonces, a ese debería

comprársele.

Se debe procurar la concentración de compras de un mismo producto

con un solo proveedor. Diversificar a los proveedores no suele tener

ventaja y si en cambio puede originar problemas como mayor trabajo

en la recepción de mercancías, mayor papeleo administrativo.

Además es bien sabido que a mayor volumen de compras se

obtienen mejores precios y mejores condiciones de adquisición.

Los términos de los pedidos o contratos convenidos, deben ser claros

y concisos, que no haya lugar a la menor duda respecto a las

condiciones aceptadas por ambas partes. Es necesario especificar

servicio, calidad, precio, fechas y condiciones de pago y de

entrega, descuentos y demás condiciones convenidas.

Cuando un proveedor se encuentre en dificultades y esté dentro de

las posibilidades de la empresa ayudarlo, se debe hacer. Por

ejemplo, si el proveedor no dispone temporalmente de equipo de

reparto y la empresa puede enviar quien recoja la mercancía sin

menores problemas, debe hacerlo. Esto creará vínculos positivos.

Se debe evitar cancelar los pedidos o devolver las mercancías sin

razones bien fundadas. A menudo se abusa de los privilegios de

devolución como medio engañoso para lograr descuentos, esto solo

perjudica las relaciones con los proveedores.

Todos los compradores deben conocer bien tanto las políticas de su

departamento como las generales de la organización y normar su

actuación con apego a ellas. Por su parte la dirección deberá revisar

periódicamente dichas políticas y actualizarlas de acuerdo con las

circunstancias reinantes.

Es necesario poner especial atención en evitar el soborno a los

compradores. Generalmente los proveedores empiezan haciendo

regalos que finalmente acaban siendo sobornos disfrazados. Se

deben crear normas estrictas para evitar estas situaciones y tomar

en cuenta que un comprador bien remunerado dificilmente acepta

tales situaciones.

Es recomendable que los compradores visiten a los proveedores de

vez en cuando. Estas visitas constituyen un excelente medio de

comunicación para mejorar las relaciones con este tipo de público;

pueden aliviar pequeñas desavenencias que pudieran existir más

fácilmente que otros medios más impersonales.

Los proveedores pueden ver con buenos ojos estas visitas, ya que

es posible que los compradores hagan observaciones interesantes o

sugerencias de valor al ver los procesos de producción, de

empaque, de distribución, etcétera.

Hay que evitar la práctica de comprar a una organización por el

hecho de que también sea nuestro cliente. Puede ser acertado

comprar a estas organizaciones, pero hay que considerar siempre

que las compras deben realizarse sobre la base de libre

competencia donde se consideran factores como el precio, la

calidad y otras condiciones ofrecidas por el proveedor. Comprarle

a las empresas por ser nuestros clientes también puede llevarnos

a una mala selección.

Ninguna organización podrá subsistir y mucho menos desarrollarse si no

mantiene relaciones armónicas con aquellas otras organizaciones que le

suministren materiales, productos o servicios para el desarrollo normal de

sus actividades

Actualmente el ritmo de las transacciones comerciales es de tal índole

que ninguna organización, tanto grande como pequeña, puede predecir

cuándo necesitará de los servicios de un proveedor determinado, de ahí

la importancia de que se mantengan relaciones con los otros públicos.

Además es necesario establecer contacto con proveedores potenciales.

En conclusión

Referencias

RELACIONES PÚBLICAS, Su Administración en las Organizaciones

Jorge Ríos Szalay, 1990, reimpr. 2006

Trillas

Págs. 69-73

RELACIONES PÚBLICAS, Factor de Competitividad para Empresas

e Instituciones

Carlos Bonilla Gutiérrez, 2002

Grupo Patria Cultural, S.A. de C.V.

Págs. 90-92