Relaciones de Microsoft Access 2007

COLEGIO NACIONAL CAMILO

PONCE ENRÍQUEZ

DAVID JIMÉNEZ

6º INFORMÁTICA

HERRAMIENTAS CASE

LIC. DANIEL VIDAL

2014 – 2015

Tablas

Guía de relaciones de tablas

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de

los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en

muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A

continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para

recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos

comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso

correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y,

a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007.

Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base

de datos.

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a

Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea

necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y

se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,

formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por

ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada

de varias tablas:

La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de

Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto

viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la

tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para

recopilar información de cada una e incorporarla al formulario.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm




Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo

que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo

mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los

campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la

mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que

proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra

tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son

responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de

empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

... y como clave externa.

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Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Una relación uno a varios

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes

y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo

tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber

representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre

la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la

clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos

adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo,

agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le

denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del

cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relación de varios a varios

Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido

puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en

muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios

registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede

haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de

varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido

puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#backtotop

varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de

la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a

menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos

relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en

la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la

relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a

varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla

Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede

aparecer en muchos pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un

registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común

porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la

misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos

campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar

información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando

identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

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¿Por qué crear relaciones de tabla?

Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o

arrastrando un campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa

relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de

datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de

crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta

Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta

que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de

la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para

devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una

consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id.

de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que

desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office

Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación

de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará

la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle

selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores

predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe

Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información

recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien


fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las

opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los

registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a

otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a

un registro de un cliente que no existe.

Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales

tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas

relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave

principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de

varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal

y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de

que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

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Descripción de la integridad referencial

Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en

temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a

Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando

campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de

uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo

adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de

la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los

valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla

"uno".

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y

Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene

pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro

Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no

será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las

referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir

integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada,

Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa

relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el

destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una

referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de

cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos.

Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente

todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se

asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado

inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la

opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad


ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#9



referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a

continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos

los campos que hacen referencia a la clave principal.

También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los

registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos

relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en

cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la

opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un

registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará

automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

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Ver relaciones de tabla

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de

base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes.

Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera

vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.

Abra la ventana Relaciones.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones.

Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán

las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana

Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en

Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas

ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de

diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté

activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo

Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo

Guía del panel de exploración.



La clave principal

Esta línea representa la relación

La clave externa

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las

tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial

aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si

selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar

que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa

en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la

línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo

de la línea.

Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana

Relaciones está activa:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:

Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una

línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de

tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.

Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana

Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las

elimina.

Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de

datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la

ventana Relaciones.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:

Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar

tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.

Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.

Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la

tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.

Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la

base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que

tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de

verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo


Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana

Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.

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Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un

campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una

relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si

bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el

mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo

Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la

propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo,

puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la

propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos

campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la

propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones




Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de

diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga

clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la

base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente

las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en

Ambas.



Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar.

Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en

Cerrar.

Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo

común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla

CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la

relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo

campo de la lista.

Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación

Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad

referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir

integridad referencial.

Haga clic en Crear.

Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación

Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además,

sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número

1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de

infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

Notas

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos

de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa

que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si

ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación

(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto

significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin





duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice

único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la

propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados).

Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a

varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la

vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de

campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de

otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a

continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una

nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que

se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad

referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.

Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos



En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la

tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos

en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos

existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos

agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access

muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos:

Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La

primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la

que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la

tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre

de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar


un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en

la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos

existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a

un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja

de datos.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se

ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a

varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el

campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera

predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar

una relación de tabla para obtener más información.

Volver al principio

Eliminar una relación de tabla

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana

Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a

continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor

cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR.

Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa

relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la

creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.







Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana

Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de

diálogo, haga clic en Cerrar.


Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La

línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma

permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de

confirmación, haga clic en Sí.

Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás

por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como

puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar

todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

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Cambiar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a

continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación

y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece

con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga

doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la

ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones





Relaciones.






Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación.

Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación

Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos

que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de

exploración.



Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación

aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.


Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.


El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En

concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la

relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad

referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo

de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación.

Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una

opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.

Establecer el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan

el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a

continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona

automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos

especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados

iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los

correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias

tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores

predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y

resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo

coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación.

Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una

consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El

resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para

las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de

combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una

consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla

Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente.

Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna),

la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los

campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no

han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una

combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este

tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de

la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una

combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que

coinciden con las de la izquierda.

Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas

en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las

tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en

consecuencia.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#setjoin


Establecer el tipo de combinación

En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones

que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de

combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

Opción

Combinación

relacional

Tabla

izquierda

Tabla

derecha

1. Incluir sólo las filas donde los

campos combinados de ambas tablas

sean iguales.

Combinación

interna

Filas

coincidentes

Filas

coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de

'Clientes' y sólo aquellos registros de

'Pedidos' donde los campos

combinados sean iguales.

Combinación

externa

izquierda

Todas las

filas

Filas

coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de

'Pedidos' y sólo aquellos registros de

'Clientes' donde los campos

combinados sean iguales.

Combinación

externa

derecha

Filas

coincidentes

Todas las

filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta

flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación




Relaciones.








Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán

a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro

de diálogo Opciones de exploración.






O bien,



Haga clic en Tipo de combinación.

En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Exigir integridad referencial

El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y

mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan

referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es

preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará

todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla.

Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como



las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las

actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas

cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial




Relaciones.








Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their

relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the

Navigation Options dialog box.






O bien,



Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.


Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#cascade


No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada

si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso

contrario, se crean registros huérfanos.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes

en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado

de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin

embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros

relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en

cascada los registros relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea

registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla

Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos.

Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros

relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en

cascada los campos relacionados.

Notas

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse

las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial:

El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un

índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un

campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya

propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la

integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen

tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas

y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado

"uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente

todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la

actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con

algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye

la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad




Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por

ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa

compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los

registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de

verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina

automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al

eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada




Relaciones.








Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán

a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro

de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del

panel de exploración.




O bien,



Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o

Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.





Nota Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de

verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto

porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Crear, modificar o eliminar una relación

Mostrar todo

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a

Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea

necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y

se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,

formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y

eliminar una relación de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad

referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el tipo de

combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en

el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener

sincronizadas las referencias.

Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo

Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo

hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación

entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus

nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo

tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el

campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad

Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede

hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad

Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos

comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la

propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u

ocultar, haga clic en el botón Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro

de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo

Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y

consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en

Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver

ambas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en

Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ficha de

documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.

6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al

campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos,

presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación,

arrástrelos.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de

la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el

campo apropiado en la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de

verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información

sobre la integridad referencial, vea la sección

Además, vea el artículo

8. Haga clic en Crear.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de

verificación Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en

los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir

integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un

extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte

gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente

ilustración.

NOTAS

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes

(normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que

tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos

campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un

índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de

la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un

índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe

tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la

relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe

permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este

campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene

un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la

vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de

campos muestra los campos que están disponibles en las tablas relacionadas así como

los campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se

arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el

Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios

entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el


predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección para

obtener más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos


Abrir.


3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón)

en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación,

haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en

Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos

agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access

muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos:

Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras

tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la

tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas

con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un

nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para

agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a

la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en

Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+)

situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa

tabla.

3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en


4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se

ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a

varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el


predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar

una relación de tabla para obtener más información.

Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones

y, a continuación, modifíquela.




1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación,

haga clic en la línea para seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar

relaciones.


Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones


Abrir.




Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la

ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar

tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las

relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.

Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de

verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar

objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee

cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está

seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,


relaciones.


7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de

tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a

ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o

exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener

más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la

sección. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad

referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección

Configurar el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan

el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a

continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona

automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos

especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados

iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los

correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias

tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores

predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y

resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo

coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación.

Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una

consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El

resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para

las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de

combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una

consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla

Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente.

Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna),

la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los

campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no

han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una

combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este

tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de

la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una

combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que

coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las

tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos

Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las

tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en

consecuencia.

Configurar el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de

combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones

que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de

combinación y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

Opción Combinación relacional

Tabla izquierda

Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.

Combinación interna

Filas coincidentes

Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación externa izquierda

Todas las filas

Filas coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación externa derecha

Filas coincidentes

Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta

flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación


Abrir.



ocultar, haga clic en Relaciones.





4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las

relaciones.






Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el

artículo



seleccionada.


O bien,


relaciones.


7. Haga clic en Tipo de combinación.

8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una

opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Exigir integridad referencial

La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener

sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a

otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso

habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las

operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto

significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una

referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que

Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas

las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección

Activar o desactivar la integridad referencial


Abrir.









relaciones.







artículo



seleccionada.


O bien,


relaciones.


7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.


Aceptar.

Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla

relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla

principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros

coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el

registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese

empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un

registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación

activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese

cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número

de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido

en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un

registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación

activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos

relacionados.

NOTAS

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse

las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial:

El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener

un índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción:

un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo

Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir

la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de

origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que

están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado

"uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente

todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la

actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con

algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye

la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad




Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por

ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa

compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los

registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de

verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina

automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al

eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada


Abrir.









relaciones.







artículo



seleccionada.


O bien,


relaciones.


7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos

relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o

bien, active ambas.


Aceptar.

NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico:

tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena

automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se

agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id.

de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los

campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor

de un campo Autonumérico.

Eliminar una relación de tabla

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de

documentos Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y,

a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor

cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR.

Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa

relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la

creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.


Abrir.









relaciones.







artículo


eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está

seleccionada.

6. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en

Eliminar.

7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de

forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si

aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla,

quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto

como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación. Es preciso cerrar todos

los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Insertar una hoja de datos en un formulario

Mostrar todo

Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se

hace doble clic en una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access 2007 la

muestra como una hoja de datos. Gracias a su presentación compacta de los datos, las

hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios para mostrar los

datos del lado "varios" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación

entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla

principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios

registros de la tabla relacionada.). En este artículo se describe cómo se pueden agregar

hojas de datos a los formularios de Office Access 2007.

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario

Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de

productos y todos los productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla

Categorías representan el lado "uno" de la relación, mientras que los datos de la tabla

Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada categoría puede contener

numerosos productos.

El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.

La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.

Establecer relaciones entre tablas

Antes de diseñar un formulario con una hoja de datos, debe revisar la relación que

existe entre las tablas y agregar las relaciones que falten. De este modo, Access podrá

crear automáticamente los vínculos entre las hojas de datos y los formularios

principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre las tablas de una base de

datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en

Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los

vínculos que aparecen en la sección Vea también.

Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la

herramienta Formulario

Cuando se usa la herramienta Formulario para crear un formulario basado en una tabla

que está en el lado "uno" de una relación uno a varios, Access inserta automáticamente

una hoja de datos que muestra los datos del lado "varios" de la relación.

Por ejemplo, si se cumplen las condiciones siguientes, Access inserta una hoja de datos

que muestra todos los pedidos de cada cliente:

Se crea un formulario simple basado en la tabla Compradores.

Se ha definido una relación uno a varios con la tabla Pedidos que especifica que

un registro de la tabla Compradores se puede relacionar con varios registros de

la tabla Pedidos.

La tabla Compradores no está en el lado "uno" de ninguna otra relación uno a

varios.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla que está en el lado "uno" de la

relación uno a varios.

2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario con la hoja de datos en su parte inferior. Si Access no crea una

hoja de datos, eso significa que la tabla usada para el formulario no forma parte de una

relación uno a varios o que la tabla forma parte de más de una relación uno a varios.

NOTAS

Además de crear el formulario principal, este proceso no crea ningún otro

objeto de formulario. La hoja de datos es una vista directa de la tabla.

Para ocultar una columna en una hoja de datos Haga clic con el botón

secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Ocultar

columna. Esta configuración se guarda. Si se guarda y se cierra el formulario

y, a continuación, se vuelve a abrirlo, la columna permanecerá oculta.

Para restaurar una columna oculta en una hoja de datos Haga clic

con el botón secundario del mouse en cualquier encabezado de columna de la

hoja de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas. Active la

casilla de verificación situada junto a cada columna que desee restaurar y, a

continuación, haga clic en Cerrar.

Crear un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista

Presentación

Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede crear

rápidamente un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista

Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un

formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente una

hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el

panel Lista de campos.

NOTA Si cierra el panel Lista de campos de manera fortuita, puede

volver a abrirlo siguiendo uno de estos procedimientos:

Presione ALT+F8.

O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar

campos existentes.

2. Haga clic en el signo más situado junto a la tabla que está en el lado "uno" de la

relación uno a varios y, a continuación, arrastre el primer campo que desee

incluir hasta el formulario.

Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones:

Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles

en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las

tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se

encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.

3. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre todos los

campos que desee hasta el formulario principal.

4. Desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, arrastre

hasta el formulario el primer campo que desee incluir en la hoja de datos.

Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.

5. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer

clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista

de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la

parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta vista,

arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando

arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra

de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el

botón del mouse.

6. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo

clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo

y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.

La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos

contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que

se basa el formulario o la hoja de datos seleccionados. Si se han definido todas las

relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos

de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para

el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el

formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso

especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el

panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones

predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro de diálogo

y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre

relaciones, vea el artículo

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista

Presentación

Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede agregar

rápidamente una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista

Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un

formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente una

hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

1. Abra el formulario existente en la vista Presentación haciendo clic con el botón

secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y, a

continuación, haciendo clic en Vista Presentación en el menú contextual.

Si no ve el panel Lista de campos:

Presione ALT+F8.

O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar

campos existentes.

Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones:

Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles

en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las

tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se

encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.

2. En la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda la

tabla que contiene el primer campo que desee incluir en la hoja de datos y

arrastre el campo hasta el formulario. Access crea una hoja de datos y le agrega

el campo.

3. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer

clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista

de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la

parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta vista,

arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando

arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra

de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el

botón del mouse.

4. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo

clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo

y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.

La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos

contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que

se basa el formulario seleccionado. Si se han definido todas las relaciones válidas entre

las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos de la sección Campos

disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el formulario que se

está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el formulario, Access

muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos

que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos

ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se

recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro de diálogo y volver a

examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones, vea

el artículo

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista

Diseño

Use este procedimiento para agregar una hoja de datos directamente basada en una

tabla o consulta a un formulario existente en la vista Diseño.

1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario del

mouse en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo

clic en Vista Diseño.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si está seleccionada la

herramienta Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella de modo

que no esté seleccionada.

¿Por qué?

3. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta

Subformulario/Subinforme.

4. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee

insertar la hoja de datos.

5. Para cambiar la posición y el tamaño del control de subformulario, arrastre los

controladores situados en los bordes y esquinas del control.

6. Para editar la etiqueta asociada del control de subformulario, haga clic en ella

y, a continuación, haga doble clic en ella para seleccionar su texto y luego

escriba una nueva etiqueta. Si prefiere eliminar la etiqueta, haga clic en ella y, a

continuación, presione SUPRIMIR.

7. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

8. Si no está seleccionado el control de subformulario, haga clic en él para

seleccionarlo.

9. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable

Objeto origen y, a continuación, haga clic en la tabla o consulta que desee

mostrar en la hoja de datos. Por ejemplo, si desea mostrar los datos de la tabla

denominada Pedidos, haga clic en Tabla.Pedidos.

10. Si ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar este procedimiento,

Access configurará automáticamente las propiedades Vincular campos

secundarios y Vincular campos principales con los valores correctos que

vinculen el formulario principal a la hoja de datos.

Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos

principales están en blanco

1. Abra el formulario principal en la vista Diseño.

2. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.

3. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4.

4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al

cuadro de la propiedad Vincular campos secundarios.

Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de

subformulario.

5. En las listas desplegables Campos principales y Campos

secundarios, seleccione los campos a los que desee vincular los

formularios. Si no está seguro de los campos, haga clic en Sugerir para

que Access determine los campos de vinculación. Cuando termine, haga

clic en Aceptar.

Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que

tenga que editar el origen de registros del formulario principal o

secundario para asegurarse de que contiene el campo. Por ejemplo, si el

formulario está basado en una consulta, asegúrese de que el campo de

vinculación está en los resultados de la consulta.

6. Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para

comprobar que el formulario funciona según previsto.

11. Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de

herramientas de acceso rápido o presionando CTRL+G.

12. Cambie a la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un

formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio

principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el

diseño de un formulario en esta vista.) y compruebe que la hoja de datos

funciona según previsto.

Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y

un formulario que contiene una hoja de datos

Un formulario que contiene una hoja de datos muestra datos de orígenes de datos

diferentes (si bien suelen estar relacionados). Por ejemplo, un formulario puede

mostrar empleados y puede tener una hoja de datos que muestra todas las tareas

asignadas a cada empleado. La hoja de datos tiene otro origen de datos que el

formulario que lo contiene. En cambio, un formulario dividido tiene dos secciones (un

formulario y una hoja de datos), pero en ambas secciones se muestran los mismos

datos. Las dos secciones están conectadas y ofrecen a la vez dos vistas distintas de los

datos.

Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido,

vea el artículo

Access > Consultas Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos

Mostrar todo

En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft

Office Access 2007 mediante consultas de actualización y de eliminación. Las consultas

de actualización se usan para eliminar campos individuales de los registros de una base

de datos, mientras que las consultas de eliminación se usan para quitar registros



completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que le otorga al registro un

carácter único. Cuando proceda, recuerde que Access también permite eliminar

manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras.

Para obtener más información sobre cómo eliminar manualmente registros, vea el

artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.

En este artículo

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos

Planear la eliminación

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

Eliminar registros completos

Criterios de ejemplo para consultas de selección

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos

Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de

Access. La consulta elegida depende del tipo de eliminación que se desee realizar.

Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se

usa una consulta de actualización que cambie los valores existentes a un valor

nulo (es decir, no hay datos) o una cadena de longitud cero (un par de comillas

dobles sin espacio entre ellas).

Se usa una consulta de actualización para eliminar datos de campos

individuales porque, de forma predeterminada, las consultas de eliminación

quitan filas completas. La eliminación de datos mediante una consulta de

actualización se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de

selección asegurándose de que devuelve sólo los datos que desee eliminar. A

continuación, se convierte esa consulta en una consulta de actualización,

usando valores NULL o cadenas de longitud cero como valor de actualización.

Por último, se ejecuta la consulta para actualizar los datos existentes.














Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminación.

De forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan todos los datos

de cada campo, junto con el valor de clave que le otorga al registro un carácter

único. Cuando se ejecuta la consulta, siempre se quita la fila completa de la

tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de

selección, asegurándose de que devuelve los datos que desea eliminar. A

continuación, se convierte esa consulta en una consulta de eliminación y se

ejecuta para quitar los datos.

Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado

"uno" de una relación uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la relación

antes de ejecutar la consulta. En la sección Preparativos para eliminar datos

relacionados, más adelante en este artículo, se explica cómo llevar a cabo esa tarea. Es

preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada, Access

impide eliminar datos del lado "uno" de una relación uno a varios.

Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de

tablas, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear,

modificar o eliminar una relación.

Asimismo, recuerde que después de actualizar o eliminar parte de un registro o un

registro completo, no se pueden deshacer los cambios, por lo que se recomienda

realizar siempre una copia de seguridad de los datos antes de ejecutar una consulta de

eliminación. Vea Realizar una copia de seguridad de la base de datos, más adelante en

este artículo, para obtener más información.

En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cómo crear

consultas de actualización que quiten datos de campos individuales, y cómo crear

consultas de eliminación que quiten registros completos.

NOTA En general, las consultas de actualización y eliminación se usan para cambiar

o quitar rápidamente grandes cantidades de datos. Si desea quitar un número reducido

de registros (es decir, cualquier cantidad que sea fácil de eliminar manualmente), abra

la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos o las filas que desee eliminar y,

a continuación, presione SUPRIMIR.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096302.htm#2a







ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096302.htm#2b

Para obtener más información sobre otras formas de eliminar datos, vea el artículo

Planear la eliminación

La eliminación de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos

generales:

Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para

eliminar los datos, que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos

que usen las tablas en cuestión y, a continuación, haga una copia de seguridad

de la base de datos.

Asegúrese de que la base de datos reside en una ubicación de confianza o que

lleva una firma digital. Si no es el caso, puede optar por confiar en la base de

datos únicamente para la sesión actual. Recuerde que, de forma

predeterminada, Access bloquea todas las consultas de acción (consultas de

eliminación, consultas de actualización y consultas de creación de tabla) a

menos que se confíe primero en la base de datos. Para obtener información

sobre cómo confiar en una base de datos, vea, más adelante en este artículo.

Si desea eliminar datos de más de una tabla y esas tablas están relacionadas,

habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los

registros relacionados para cada relación. De este modo, la consulta podrá

eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y "varios" de la relación.

Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios

necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de

selección en una consulta de actualización, especifique NULL o una cadena de

longitud cero ("") como criterios de actualización y, a continuación, ejecute la

consulta.

Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de selección en una

consulta de eliminación y, a continuación, ejecute la consulta.

Preparativos generales

Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro

completo de una base de datos:

Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para ello, en el

Explorador de Windows, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón)

en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación,

haga clic en Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo

Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación

Sólo lectura.

Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de

la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador

del sistema o el diseñador de la base de datos.

Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás

usuarios de la base de datos.

Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios,

tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este

modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.

SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de

datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla de

nuevo en modo exclusivo. Para ello:

1. Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic

en Abrir.

2. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto

al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo

exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar

registros. Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea

una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.

Realizar una copia de seguridad de la base de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar

y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre y una

ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en

Guardar.

Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a

continuación, vuelve a abrir el archivo original.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie

su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original

para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la

copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el

nombre cambiado en Access.

Preparativos para eliminar datos relacionados

Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos

residen en el lado "varios" de una relación uno a varios, podrá eliminarlos sin tener que

cambiar la relación. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno" de una relación

uno a varios, es preciso modificar primero la relación. En caso contrario, Access

bloqueará la eliminación.

El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:

Determine qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen

en el lado "varios".

Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros

relacionados del lado "varios", debe habilitar un conjunto de reglas

denominado Integridad referencial y debe habilitar la eliminación en cascada.

En esta sección se explica la Integridad referencial y se indica cómo llevar a

cabo ambas tareas.

Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine

primero esa relación y, a continuación, elimine los datos.

O bien,

Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede

crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación.

En las siguientes secciones se explica cómo preparar los datos relacionados para la

eliminación.

Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles

residen en el lado "varios"



Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base

de datos así como las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. Cada

relación aparece como una línea que conecta las tablas entre los campos.

En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las

relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado

"varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y

el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se

eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la

relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una

relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".

Además, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de

reglas denominado Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las

claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave

externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna

de clave principal de otra tabla.

Obtener información sobre las reglas de integridad referencial

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de

una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal

de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el

campo de clave externa.

Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal

si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.

Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la

relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más

información, vea el siguiente procedimiento

Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla

principal si ese registro tiene registros relacionados.

No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en

la relación entre las tablas principal y secundaria.

Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma

predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir

primero las siguientes condiciones:

El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o

tener un índice único.

Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben

tener el mismo tipo de datos.

NOTA Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo

Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número si el

valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo de

tipo Número está establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo de

tipo Autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida

en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo de tipo Número

cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.

Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.

NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access.

Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las tablas

vinculadas y, a continuación, habilitar la integridad referencial. No se

pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas

vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft

Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la

integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.

2. Tome nota de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relación.

3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los

campos contienen efectivamente los datos que desea eliminar.

4. Mantenga abierto el panel Relaciones y continúe con los pasos descritos en la

siguiente sección.

Modificar la relación

Siga estos pasos únicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de

una relación.

1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u


2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta

las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga

clic en Modificar relación en el menú contextual.


3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad

referencial.

4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados.

NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro

del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del

lado "varios" de la relación.

5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, después, continúe con los

siguientes pasos.

Eliminar una relación

1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.



2. Tome note de los campos implicados en la relación para poder restaurar la

relación después de eliminar los datos.

3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta

las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga

clic en Eliminar en el menú contextual.

O bien

Seleccione la relación y presione SUPR.

NOTA Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel

Relaciones y, a continuación, arrastre el campo de clave principal desde la tabla del

lado "uno" y colóquelo en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios".

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si la relación antigua exigía

integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y, a continuación,

haga clic en Crear. En caso contrario, sólo haga clic en Crear.

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no

resida en una ubicación de confianza, Access bloquea la ejecución de todas las consultas

de acción.

Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si

en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:

Habilitar el contenido bloqueado

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.

Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la barra de mensajes

Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el

grupoMostrar u ocultar, elija Barra de mensajes.

Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access,

vea el artículo

Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar

registros parciales (campos individuales) de tablas del lado "varios" de una relación uno

a varios. Estos pasos pueden seguirse asimismo para eliminar datos de tablas que no

están relacionadas con otros datos. Recuerde que ejecutar una consulta de

actualización para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a una cadena

de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), en función de los

criterios que haya especificado. Para obtener más información sobre cómo usar las

consultas de actualización, vea el artículo

Crear una consulta de selección

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro

de diálogo Mostrar tabla.

2. Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en

Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de

diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla.

En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

3. Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del

diseñador. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada

campo.

4. Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios

del diseñador.

Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se

desean eliminar. En caso contrario, la consulta de actualización establece en

NULL todos los registros de cada uno de los campos de la consulta. Para

obtener más información sobre el uso de criterios, vea más adelante en este

artículo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer

en NULL o en una cadena de longitud cero. Si es preciso, repita los pasos 3 a 5

y modifique los campos o criterios hasta que la consulta devuelva únicamente

los datos que desee cambiar.

6. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.

Convertir la consulta de selección en una consulta de actualización

1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de

consultas.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de actualización,

oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega

la fila Actualizar a.

En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de

longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas, "").

3. Haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme los cambios.

Si está muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en Sí para

cambiar los datos.

Eliminar registros completos

En esta sección se explica cómo usar una consulta de eliminación para eliminar

registros completos de una tabla.





2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a





3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la

cuadrícula de diseño.

Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar

registros completos (filas) de la tabla.

4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar

criterios.

Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar

todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos

registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula

de diseño.

5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la



desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los

registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior,

especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha

en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.

Para obtener más información sobre el uso de criterios, más adelante en este

artículo.

6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada

campo de criterio.


Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.


Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y

eliminar los datos


consultas.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación,


la fila Eliminar.

Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos)

aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas

usadas para criterios.

3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en

Ejecutar .

Access le pedirá que confirme la eliminación.

Haga clic en Sí para eliminar los datos.

Criterios de ejemplo para consultas de selección

En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en

las consultas de selección para asegurar que se eliminan únicamente los datos

correctos. Puede adaptar estos ejemplos para que pueda usarlos con sus propios datos.

En algunos de estos ejemplos se usan caracteres comodín.

Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín, vea el artículo

Access > Diseño de base de datos Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información

exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos

fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en

aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable

que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse

fácilmente.



En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos.

Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y

columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de

crear la primera base de datos.

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y

columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de

Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una

tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría

tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y

una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también

campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre

alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que

aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o

registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún

dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de

ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos

redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se

produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la

información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información

incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán

también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos

informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos

redundantes.

Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de

las tablas cuando así se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de

informes.

Volver al principio

El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.


Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos,

como los nombres de productos o los números de pedidos.

Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como

Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se

convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por

ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de

contratación.

Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se

utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id.

de pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las

demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar

las relaciones según sea necesario.

Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos

registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados

previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están

estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa

utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio

particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de

clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo

y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas

personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría

definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a

utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de

intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño.

Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de

tomar decisiones.

Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente.

Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la

información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos

documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada

casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar

uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el

formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un

listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha

podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y

número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de

una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente,

enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos,

pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea

producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de

productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario

con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar

cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas

o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera.

¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo

mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará

a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por

ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las

actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que

han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar

correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí

o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión

de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo

electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que

éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo

electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué

elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta

modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo,

las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un

elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado

Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar

el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de

información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder

utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para

ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes

estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar,

calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese

elemento en su propio campo.

Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo,

¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven

sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas

preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por

ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas

de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los

clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una

para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para

los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no

complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta

obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado

a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la

ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea.

Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como

hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección

del proveedor deben repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco.

Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y

luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del

proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor.

Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un

lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve

registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si

descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección

de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea

eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de

dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No

puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un

proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos

separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los

productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un

registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del

proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla

deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos

sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del

proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar

sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena

lista de columnas iníciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal,

Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla

contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre

el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico,

saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de

dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos

sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede

ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los

nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder

ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en

realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y

país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea

realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por

provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna

distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de

procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones

internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que

esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o

regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de

Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la

base de datos.

No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en

las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando

desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos

bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada

categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla

que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos

contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades

incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el

subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente

dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres

completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si

combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos

individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por

ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre

del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave

principal de cada tabla.

Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen

inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de

identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número

de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de

clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar

rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que

identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador

como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre

diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal.

Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los

nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en

la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede

quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede

utilizarlo como componente de una clave principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con

varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las

demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los

lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie

reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que

se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo,

puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este

número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir

una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el

tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access

asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no

contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este

tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave

principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre

de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica"

podría cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una

buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como

clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga

artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e

Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se

denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna Autonumérico

para cada una de las tablas que funcione como clave principal: Id Producto para la tabla

Productos, Id Pedido para la tabla Pedidos, Id Cliente para la tabla Clientes e Id

Proveedores para la tabla Proveedores.

Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la

información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye

información de varias tablas.

La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de

datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A

continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se

precise.

Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de

pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos

y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede

haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla

Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la

clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas

adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo,

agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos.

Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla

Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una

clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla

Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla

Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo

parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben

compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará

de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.

Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede

aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede

haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos

puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina

relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para

un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las

relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes

de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios.

Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si

intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la

tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un

registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la

información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría

lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema

aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros

en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la

relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave

principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera

tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un

pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las

claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede

utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos

de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por

lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el

campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los

dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se

relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de

pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa

en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:

La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a

varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está

asociado a un único pedido.

La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a

varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada

artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un

determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería

similar a la siguiente:

Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita

registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que

sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia,

y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para

todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al

igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave

principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una

relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro

coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas

deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede

incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún

motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede

representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación

utilizando la misma clave principal en ambas tablas.

Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija

una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra

tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las

tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios,

las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la

relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.

Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las

tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando

consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles

problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la

fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree

formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo

previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno,

modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede

mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:

¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a

alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal

vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de

información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir

de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa

información.

¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos

existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras

columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta

al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una

nueva columna.

¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así,

probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una

relación de uno a varios.

¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos

campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver

a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.

¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más

pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de

un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.

¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no

contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.

¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos

comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a

varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios

requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una

categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría

incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide

almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo

Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada

categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena

solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos,

con su propia tabla y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave

principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría

puede incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una

categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles.

Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

Id. de producto

Nombre

Id1 de producto

Nombre1

Id2 de producto

Nombre2

Id3 de producto

Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás

solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas

numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite

máximo de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un

nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea

administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan

menos que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán

en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de

realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a

dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una

para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos

(denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para

comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las

reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o,

simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información

y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han

dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización

no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para

empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño

adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales

ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este

artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría

de los diseños de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la

tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un

campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada

intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un

valor.

Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por

completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica

cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo,

que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de

producto forman la clave principal:

Id. de pedido (clave principal)

Id. de producto (clave principal)

Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de

producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende

de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que

pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de

toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean

independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave

principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las

siguientes columnas:

Id Producto (clave principal)

Nombre

PVP

Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP)

sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una

columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es

clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder

cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte

afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en

consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse

a otra tabla cuya clave sea PVP.

Para obtener más información

Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea

el artículo

Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros

siguientes:

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide

to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional.

2003.

Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database

Design. Addison-Wesley Professional. 1989.

Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley

Professional. 2005.

Access > Fundamentos de base de datos Eliminar uno o varios registros de una base de datos

Mostrar todo

Si se eliminan los datos obsoletos o inexactos, las bases de datos pueden llegar a ser

más rápidas y más fáciles de usar. Por ejemplo, si se mueven los datos del anterior

trimestre del calendario o trimestre fiscal a un conjunto de tablas de almacenamiento

en otra base de datos, se puede reducir el tamaño de la base de datos de trabajo y

ayudar a que funcione con mayor rapidez. Si se quitan los datos duplicados o inexactos,

se pueden reducir los costos de trabajo.

En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft

Office Access 2007. Se explica asimismo cómo se eliminan datos de campos

individuales, lo cual es un proceso relativamente sencillo, y cómo se eliminan registros

completos, lo cual es un proceso que puede ser mucho más complejo. En este artículo,



se explica también cómo se eliminan datos manualmente y cómo se usan las consultas

de eliminación.

NOTA Para comprender y usar la información incluida en este artículo, es preciso

comprender primero los conceptos de clave principal y clave externa. Para obtener

información introductoria sobre claves primarias y externas, vea el artículo

Eliminar datos

Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Se pueden eliminar

datos de puntos de datos individuales de un registro, eliminar registros completos de

una tabla y, también, eliminar tablas completas.

Se pueden eliminar valores individuales cuando se desea que algunos o todos los

puntos de datos de un registro se queden en blanco y que el propio registro (la fila) se

mantenga en la tabla. Eliminar un valor de datos de un campo es relativamente fácil: se

selecciona parte o todos los datos del campo y se presiona la tecla SUPR.

Cuando se elimina un registro completo, se quitan todos los datos de cada uno de los

campos así como el valor de clave que hace que el registro sea único. Mediante este

proceso, se quita toda la fila de la tabla. Se pueden eliminar registros individuales

manualmente o se pueden crear consultas de eliminación para quitar de golpe un gran

número de registros.

Si los registros que se van a eliminar no están relacionados con ningún otro dato de la

base de datos, el proceso de eliminación es bastante sencillo. Se puede seleccionar una

fila completa y, a continuación, presionar SUPR, o bien, se puede crear y ejecutar una

consulta de eliminación. Sin embargo, si los registros que se van a eliminar están

relacionados con otros datos y si residen en el lado uno de una relación uno a varios, es

preciso dar algunos pasos adicionales ya que, de forma predeterminada, Access no

permite eliminar datos relacionados. Además, recuerde que después de eliminar un

registro completo, no se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo siempre debe

realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos.

Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de

campos o eliminar registros completos, pero recuerde que al eliminarse una tabla

completa, se puede romper la funcionalidad de parte y, posiblemente, toda la base de

datos si se quita incorrectamente la tabla. Además, los datos de la tabla eliminada se

pierden de manera permanente. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de

seguridad de la base de datos antes de eliminar una tabla.

Por último, podrá eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende

el diseño de bases de datos relacionales. Si no está familiarizado con Access o con las

bases de datos relacionales en general, vea el tema

Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo se eliminan

datos de campos individuales, cómo se eliminan registros completos y cómo se

eliminan tablas completas. En cada sección se proporciona la información necesaria

para llevar a cabo una tarea determinada.

Eliminar los datos de un campo

Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas abiertas

en la vista Hoja de datos y si hay formularios de entrada de datos abiertos en las

vistas Formulario y Presentación .

Eliminar datos de una hoja de datos

1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee

usar. Esto abrirá la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.

2. Seleccione los datos que desee eliminar.

Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en

el campo.

3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien,

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien,

Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea

necesario.

Eliminar datos de un formulario

1. En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar.

Esto abrirá el formulario en la vista Formulario.

O bien,

En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la

ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic

en Vista Presentación.

2. Seleccione los datos que desee eliminar.

Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en

el campo.

3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien,


O bien,

Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea

necesario.

NOTAS

Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los datos.

Hay varios factores que pueden detener la eliminación:

Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos

tipos de consultas Por ejemplo, no se puede editar los datos devueltos por

una consulta de tabla de referencias cruzadas ni editar o quitar campos

calculados (valores que calcula una fórmula al usar la base de datos, pero que

no residen en una tabla).

No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos Póngase

en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

El campo no acepta valores en blanco o valores nulos (campo nulo:

campo que contiene un valor Null. No se consideran nulos los

campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o el valor

0.) Si tiene los permisos necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y, a

continuación, cambie la propiedad de tabla Requerido (Required) de Sí a

No.

Está intentando eliminar información de una lista En una hoja de

datos de un formulario, siempre se puede ver una lista porque Access coloca

una flecha abajo en un extremo, como esta: . Para obtener

información sobre cómo eliminar valores de una lista, vea la siguiente sección

de este tema.

Eliminar los datos de una lista

Se pueden eliminar datos de dos tipos de lista: listas de valores y listas de búsqueda.

Las listas de valores muestran un conjunto de valores predefinidos; es decir, valores

que el usuario o el diseñador de la base de datos especifica manualmente. En cambio,

las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar valores de otra tabla o consulta

y, a continuación, esos valores devueltos rellenan la lista.

Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores

de un registro. En cambio, los datos de una lista de búsqueda residen en una o varias

tablas diferentes. Para quitar datos de una lista de valores, abra la tabla y edite los

elementos.

Quitar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales, y dichos pasos varían

dependiendo de si la consulta de las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla u

otra consulta. Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique

dicha tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la lista. A continuación

abra la tabla de origen y edite los datos de dicho campo.

Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en otra consulta, deberá abrir esa segunda

consulta, encontrar la tabla de origen y el campo de los que la segunda consulta toma

sus datos y cambiar los valores de dicha tabla.

En los siguientes procedimientos se explica cómo se eliminan datos de una lista de

valores y una lista de búsqueda.

Quitar datos de una lista de valores

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que

desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla

que contenga la lista de valores.

3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha Búsqueda y, a

continuación, busque la propiedad Origen de la fila (Row Source).

De forma predeterminada, los elementos de una lista de valores aparecen entre

comillas dobles y vienen separados por signos de punto y coma:

"Excellent";"Fair";"Average";"Poor".

4. Según sea necesario, quite elementos de la lista. No olvide eliminar las comillas

de cada elemento eliminado. No deje un signo de punto y como inicial, no deje

pares de signos de puntos y coma (;;) y si quita el último elemento de la lista,

elimine el último signo de punto y coma.

NOTA Si elimina un elemento de una lista de valores, y los registros de la

tabla ya usaban el elemento eliminado, éste seguirá formando parte del

registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, suponga que su compañía tiene un

almacén en la Ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de la

lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie dichos

valores.

Quitar datos de una lista de búsqueda

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que

desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de

búsqueda.

3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la ficha

Búsqueda y localice las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de

la fila.

En la propiedad Tipo de origen de la fila debe aparecer Tabla o consulta

y la propiedad Origen de la fila debe contener una consulta que haga

referencia a una tabla u otra consulta.

NOTA Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con

la palabra SELECT.

Normalmente, aunque no siempre, las consultas de selección tienen esta

sintaxis básica: SELECT

[nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM

[nombre_de_tabla_o_consulta].

En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera

hace referencia a una tabla y a un campo de dicha tabla; en cambio, la segunda

hace referencia únicamente a la tabla. Recuerde: la cláusula FROM siempre

indica el nombre de la tabla o consulta de origen. Las cláusulas SELECT no

siempre contienen el nombre de una tabla o consulta, si bien siempre

contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas

FROM tienen que hacer referencia a una tabla o consulta.

4. Siga uno de estos procedimientos:

Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta,

haga clic en el botón Generar (en la ficha Datos de la hoja de

propiedades, haga clic en a continuación) para abrir la consulta en la

vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección

superior del diseñador de consultas y proceda con el paso 4.

Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote

el nombre de la tabla y, después, continúe con el paso 4.

5. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en


6. Busque el campo que contenga los datos usados en la lista de búsqueda y, a

continuación, edite los datos como sea necesario.

Eliminar registros no relacionados de una base de datos

Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de

cada uno de los campos y se elimina asimismo el valor de clave; es decir, el valor que

hace que el registro sea único. Si el registro no está relacionado con ningún otro

registro (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro registro o tabla de la base

de datos), se puede eliminar el registro seleccionándolo y presionando la tecla SUPR. Si

se desea eliminar un gran número de registros no relacionados (es decir, un número

mayor del que se desea eliminar manualmente), se puede usar una consulta de

eliminación para quitarlos. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones,

se explica cómo llevar a cabo ambas tareas.

Eliminar manualmente un registro no relacionado

1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contenga los datos que

desee eliminar.

2. Busque el registro (la fila) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en el

botón Seleccionar todo, es decir, en el cuadrado ubicado a la izquierda o

derecha del registro. Puede seleccionar filas individuales, o hacer clic y

arrastrar para seleccionar un conjunto de filas contiguas, o presionar CTRL y

hacer clic con el botón del mouse (ratón) para seleccionar varias filas no

contiguas.

Access colocará un borde alrededor de todo el registro (toda la fila) o bloque de

registros seleccionados.

3. Presione SUPRIMIR.

O bien,


O bien,

Haga clic en con el botón secundario en el botón Seleccionar todo y haga clic

en Eliminar registro.

Si por algún motivo no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, sitúe

el cursor en un campo del registro. A continuación, en la ficha Inicio, en el

grupo Registros, haga clic en la flecha abajo al lado de Eliminar y haga clic

en Eliminar registro.

NOTA Puede que Access muestre un mensaje de error que indique que no

se puede eliminar el registro porque está relacionado con otros datos. Si

aparece este tipo de mensaje, haga clic en Aceptar y vaya a la siguiente

sección más adelante en este artículo.

4. Cuando Access pregunte si desea realmente eliminar el registro, haga clic en

Sí.

Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de eliminación

Cuando se usa una consulta de eliminación para quitar datos, el proceso es igual para

los registros relacionados y los no relacionados: primero se crea una consulta de

selección. A continuación, hay que asegurarse de que devuelve sólo los registros que

desea eliminar y, por último, se convierte la consulta de selección en una consulta de

eliminación. La información de referencia y los pasos de la siguiente sección explican

cómo eliminar registros relacionados.

Eliminar registros relacionados de una base de datos

El proceso de eliminación de registros relacionados se compone de los siguientes pasos

generales.

Planee la eliminación. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios

para eliminar los datos, asegúrese de que todos los demás usuarios han cerrado

todos los objetos que usen las tablas afectadas y, a continuación, cree una copia

de seguridad de la base de datos.

Cambie la relación entre las tablas implicadas en la operación de eliminación.

En concreto, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en

cascada los registros relacionados.

Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios

necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a

continuación, úsela para eliminar los datos.

En las secciones siguientes se explica este proceso.

Planear y preparar la eliminación

Realice las siguientes tareas antes de eliminar registros de una base de datos.

Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para comprobar el

estado de la base de datos, en el Explorador de Microsoft Windows, haga clic

con el botón secundario en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o

.mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En

el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la

casilla de verificación Sólo lectura.

Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de

la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador

del sistema o el diseñador de la base de datos.

Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás

usuarios de la base de datos.

Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios,

tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este

modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.

SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de

datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y abrirla de nuevo en modo

exclusivo. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga

clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha

situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo

exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar

registros. Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea

una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar

y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como,

especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a

continuación, haga clic en Guardar.

Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a

continuación, vuelve a abrir el archivo original.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie

su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original

para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la

copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el

nombre cambiado en Access.

Según sea necesario, identifique y compruebe las relaciones que impliquen la

tabla de la que se van a eliminar registros. Siga los pasos que se detallan a

continuación:



Aparece la ficha de documento Relaciones en el que se muestran todas las

tablas de una base de datos, además de las relaciones entre cada tabla y

todas las demás tablas. En la ficha, cada relación aparece como una línea

que conecta las tablas.

En la siguiente ilustración se ve un conjunto típico de relaciones. En la

ficha de documento Relaciones, se indica el lado "uno" con el número 1 y

el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). La siguiente figura muestra

una relación típica:

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación,

se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de

la relación. Si no es así, se crearán registros huérfanos, que no tienen

significado. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios"

de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".

La relación podría aplicar un conjunto de reglas denominado integridad

referencial. Esas reglas garantizan que las claves externas de una base de

datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna

cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal

de otra tabla.

Obtener información sobre las reglas de integridad referencial

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave

externa de una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en

la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede

especificar un valor nulo en el campo de clave externa.

Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla

principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.

Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la

relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más

información, vea el siguiente procedimiento.

Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla

principal si ese registro tiene registros relacionados.

No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una

propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Para

obtener más información, vea el siguiente procedimiento.

Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma

predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá

cumplir primero las siguientes condiciones:

Para agregar una relación entre dos tablas que ya tienen datos, los

datos existentes deben cumplir la reglas de la relación. Por ejemplo:

El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave

principal o tener un índice único.

Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada

deben tener el mismo tipo de datos.

NOTA Hay dos excepciones a esta regla. Un campo autonumérico

puede estar relacionado con un campo numérico si el valor de la

propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo

numérico está establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo

autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida

en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo numérico

cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de

réplica.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.

NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de

Access. Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las

tablas vinculadas y aplicar la integridad referencial. No se pueden

aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas vinculadas

de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office

Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la

integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.

2. Anote el nombre de los campos de tabla en cada lado de la relación.

3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los

campos contienen realmente los datos que desea eliminar.

4. Mantenga abierta la ventana Relaciones y continúe con los pasos descritos

en la siguiente sección.

Modificar la relación

1. Si aún no lo ha hecho, abra la ventana Relaciones.



2. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas

implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en

Modificar relación en el menú contextual.

O bien,


relaciones.


3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad

referencial.

4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados.

NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro

del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del

lado "varios" de la relación.

5. Haga clic en Aceptar, cierre la ventana Relaciones y, después, continúe con

los siguientes pasos.





2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a





3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la


Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar

registros completos (filas) de la tabla.

4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar

criterios.

Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar

todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos

registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula

de diseño.

5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la



desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los

registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior,

especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha

en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.

Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea más adelante en

este artículo.

6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada

campo de criterio.


Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.


Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y

eliminar los datos


consultas.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación,


la fila Eliminar.

Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos (*)

aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de

criterios.

3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en

Ejecutar .


Haga clic en Sí para eliminar los datos.

Eliminar tablas de una base de datos

Recuerde que si elimina una tabla de una base de datos, no podrá deshacer la

eliminación, por lo que se recomienda crear primero una copia de seguridad de la base

de datos. Para obtener información sobre cómo crear una copia de seguridad de una

base de datos, vea la sección que aparece anteriormente en este artículo.

1. Si la tabla está abierta en alguna de las vistas (como la vista Diseño u Hoja de

datos), ciérrela.

2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a

continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.


Haga clic en Sí.

Si esta tabla está relacionada con una o varias tablas adicionales, Access

preguntará si desea eliminar esas relaciones.

3. Haga clic en Sí.

Access elimina las relaciones y, a continuación, elimina la tabla.

Relaciones de Microsoft Access 2007

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