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Regreso a los Negocios: Recuperación Empresarial Después de la Alerta Epidemiológica1

ALEJANDRO DOMÍNGUEZ-TORRES DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE MÉXICO JADOMING@MAIL.UNITEC.MX, www.unitec.mx

Resumen

El presente documento analiza de forma general el efecto de la declaración y aplicación de alerta epidemiológica desde el punto de vista empresarial y, más aún, cuando las empresas no cuentan con planes de continuidad del negocio y ni mucho menos con planes de recuperación ante desastres. Así mismo, establece algunas estrategias para poder llevar a cabo la recuperación empresarial de una forma eficaz, eficiente y ordenada.

Los Primeros Días

La alerta epidemiológica generada por la presencia y consecuencia del virus A-H1N1 ha tomado por sorpresa a varios países: por supuesto, el más afectado ha sido México. La reacción de México ante la propagación del virus ha resultado en el cierre de actividades escolares, cancelación de eventos multitudinarios, cierre parcial de restaurantes, etc., mientras que en el entorno internacional diversos países están restringiendo a entrada viajeros (siendo los mexicanos los más afectados), cerrando las fronteras y previniendo a sus connacionales a no viajar a países con un alto índice de contaminados. Aún con estas restricciones, la realidad es que el virus ya se ha propagado en más de 15 países, al grado de que la Organización Mundial de la Salud ha elevado la alerta epidemiológica de nivel 3 a nivel 5 en menos de una semana.

La presencia y propagación del virus A-H1N1 en la población es diferente en varios sentidos a otro tipo de desastres como un sismo, una inundación, una amenaza de invasión o al ataque de un virus a la tecnología de información de una organización. En efecto, el desastre generado por el virus A-H1N1 tiene alcance nacional e internacional, puede durar varias semanas o aún meses y, lo que es peor aún, los afectados principales son las personas: el principal activo de cualquier empresa.

1 Artículo inédito. Abril de 2010.

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El hecho de que los afectados principales sean las personas tiene grandes consecuencias negativas en la actividad empresarial. En efecto, las personas están directamente relacionadas con la información, los procesos, la tecnología, la infraestructura y la oferta de productos o servicios a otras empresas y/o a la sociedad. Ante la ausencia del personal, ya sea por que ha sido afectada por el virus, por el temor a contraerlo o como medida de precaución, las actividades de los negocios se van reduciendo, degradando, interrumpiendo y desapareciendo conforme pasan los días (Ilustración 1).

Ilustración 1. Decaimiento de la actividad empresarial después de la alerta epidemiológica.

Análisis de la Situación

Después de un desastre de esta naturaleza, lo que cualquier organización desea es regresar a la actividad empresarial “normal” como antes del evento. Por lo general, se asume que entre más rápido se regrese a los negocios más rápido se pueden obtener ingresos, debido a que la información, los procesos, la tecnología, la infraestructura se reactivaran y los productos y/o servicios se podrán ofrecer de nueva cuenta. Sin embargo esto es un ideal (Ilustración 2), puesto que las personas requieren de un proceso de recuperación tanto psicológica como de la salud (en su caso), así como de una readaptación y recuperación de la situación laboral.

Sin embargo, para la mayoría de las empresas la realidad es otra puesto que, de acuerdo con un estudio realizado por Gartner sólo el 25% de las empresas cuenta con un Plan de Continuidad de Negocios (Business Continuity Plan: BCP) y un Plan de Recuperación ante Desastres (Disaster Recovery Plan: DRP).

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Ilustración 2. Regreso ideal a la actividad empresarial.

Ante esta situación, los directivos deben formular “al vapor” estrategias y proyectos de recuperación que les permitan regresar a los negocios tan pronto como sea posible, aunque ello traiga consigo un exceso de actividades y muchas horas de trabajo adicionales. Por supuesto, la eficacia y eficiencia de estas estrategias y proyectos serán los que determinen el nivel de recuperación.

Qué Hacer para Recuperarse al Desastre: Algunas Estrategias

Si no se cuenta con un BCP y un DRP, esta situación de alerta epidemiológica y la interrupción de la actividad empresarial generada no sólo pueden traer como consecuencia una sobrecarga de trabajo para recuperar dicha actividad. Más que generar sobrerreacciones, es también una oportunidad para revisar y generar un cambio organizacional en todos los sentidos y así mejorar la oferta de productos y servicios.

Algunas estrategias que son de utilidad ante esta situación dependen de la información que se conozca, de cuánto se conoce el negocio y su entorno, y de los métodos, técnicas y herramientas que se apliquen. No solo son de utilidad durante la alerta, sino también después de ella puesto que el regreso a la actividad empresarial no es inmediato:

1. Monitoree de forma frecuente las recomendaciones y acciones emitidas por las autoridades. No haga caso a rumores ya que estos sólo generan ruido en el entorno empresarial. Antes de reaccionar ante ellos, lo mejor es verificar la información utilizando una fuente confiable.

2. Evalúe los daños financieros debido a la interrupción en la venta de los productos y/o servicios. Esta evaluación quedará completa si se evalúa la pérdida económica generada por la ausencia temporal o definitiva de personas, la pérdida o falta de generación de información, la no ejecución de los procesos, la interrupción de la tecnología de información y la falta de mantenimiento de la infraestructura.

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3. Identifique la escasez actual y proyectada de productos y servicios críticos para la empresa. Así como su empresa ha sido afectada, lo mismo le ha ocurrido a otras, las cuales han reducido o dejado de ofrecer sus productos o servicios.

4. Identifique los procesos determinantes y su nivel de reactivación para dar continuidad al negocio y así empezar a recuperar los ingresos económicos.

5. Lleve a cabo reuniones en las cuales se determinen cuáles productos o servicios se pueden ofrecer de forma inmediata, cuáles se pueden mejorar y cuáles se pueden crear como oportunidades de negocio.

6. Una vez que se hayan determinado la mejora o creación de nuevos productos o servicios, visualice su realización como un conjunto de proyectos.

7. Asigne un único responsable para cada uno de los proyectos con líneas de comunicación abiertas y directas con usted.

8. Asegúrese de utilizar métodos, técnicas y herramientas probadas para la administración de los proyectos, aunque estas parezcan “muy académicas” o “recetas de libro”. En estas circunstancias lo mejor es no improvisar. Recuerde que un buen método, técnica y herramientas probadas permiten aumentar las posibilidades de éxito, pero este no es el caso de la improvisación.

9. De forma paralela a la reactivación, mejora o creación de nuevos productos y servicios, defina estrategias de mercadotecnia que conduzcan a promociones y acciones de venta novedosas. Por supuesto, estas estrategias también redundaran en proyectos a los cuales se les debe dar el tratamiento ya indicado.

10. Siempre mantenga presente que el activo principal de cualquier organización son las personas, por lo que es necesario que todo lo anterior se debe llevar a cabo en un ambiente apropiado para que saquen a flote lo mejor de su conocimiento, capacidades y habilidades. Por supuesto, el responsable de generar este ambiente es usted.

El seguimiento e instrumentación de las estrategias anteriores permitirá a las empresas llevar a cabo una recuperación en un menor tiempo y de una forma más ordenada. El aplicarlas de forma parcial o no hacerlo puede traer como consecuencia un retardo mayor en la recuperación o, peor aún, una interrupción definitiva de las actividades empresariales (Ilustración 3).

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Ilustración 3. Recuperación de la actividad empresarial con y sin la aplicación de estrategias de recuperación.